MINISTÉRIO DA JUSTIÇA. Ofício-circular nº 22/ de Abril de 2007 DGAJ/DAGD

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MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

DIRECÇÃO GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA

Exmo Senhor Secretário de Justiça

Ofício-circular nº 22/2007 11 de Abril de 2007 DGAJ/DAGD

Assunto: Arquivos judiciais: análise dos indicadores de actividade de 2006. Medidas a adoptar.

I. Antecedentes

O estabelecimento, em 2003, de indicadores de actividade nos arquivos judiciais procurou, como referido em anteriores ocasiões, chamar a atenção para uma área que habitualmente não se encontra no plano visível das instituições judiciárias, os arquivos e, por essa via, combater a ideia de que estes se vão formando e crescendo de modo inelutável, até atingirem dimensões que, no limite, põem em causa a preservação de recursos informativos relevantes seja do ponto de vista do funcionamento dos tribunais, seja da salvaguarda dos direitos dos cidadãos e do Estado, seja, ainda, do ponto de vista da investigação de natureza científica. II. Dados de 2006

Os dados relativos à actividade desenvolvida nos arquivos judiciais no ano de 2006 - 338 respostas de um total de 341 inquéritos enviados - podem ser sintetizados no quadro que a seguir se apresenta:

Indicadores Quantidades Nº de respostas

consideradas

1. Processos findos recebidos no arquivo 1.018.448 295

2. Processos findos por receber no arquivo 1.204.142 280

3. Registo de processos 911.711 221

4. Emissão de certidões 52.723 284

5. Processos eliminados 629.613 81*

6. Processos em condições de ser

eliminados 939.349 119

7. Processos remetidos para arquivo

distrital 169.535 32*

8. Processos em condições de ser

remetidos para arquivo distrital 475.000 92

9. Extensão de prateleiras 237.511 335

10. Extensão de documentação 181.516 335

11. Saldo (9-10) 55.995 335

* O número refere-se aos tribunais onde ocorreram operações de eliminação ou remessa de processos para arquivo distrital.

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Não obstante os valores referidos merecerem alguma reserva, já que alguns tribunais não estão em condições de fornecer, para algum itens, dado rigorosos, é possível constatar, para o ano de 2006, que:

a) No que se refere à entrada de processos findos nos arquivos judiciais, esta representa 46% do total de processos findos (indicador 1/indicadores1+2, ou seja, 1.018.448/2.222.590). b) O registo de processos entrados nos arquivos judiciais (indicador 3) corresponde a 90% do

número de processos que ali deram entrada (911.711/1.018.448), sendo no entanto de considerar que, na realidade, os valores sejam mais próximos, uma vez que se detecta que um bom número de tribunais que não fornece dados para este item, não o faz por considerar que os mesmos foram fornecidos na resposta à primeira questão do inquérito: processos findos recebidos no arquivo.

c) As operações de gestão de documentos relacionadas com o controlo do crescimento da documentação arquivada e com a sua conservação selectiva, traduziram-se, em 2006, na eliminação de 629.613 processos (indicador 5) e na remessa para arquivo distrital de 169.535 processos (indicador 7), perfazendo um total de 799.148 processos saídos dos arquivos judiciais.

d) 76% das prateleiras instaladas nos arquivos encontram-se ocupadas por documentos (indicador 10/indicador 9), sendo que se fossem eliminados e/ou remetidos para arquivo distrital os processos que as respostas afirmam encontrar-se nessa situação (1.414.349, dos indicadores 6+8)1, a percentagem de estantes ocupadas conheceria notável redução. De referir, ainda, a existência de 80 tribunais com o arquivo saturado (disponibilidade inferior a 10 m de prateleira).

III. Análise comparativa dos dados no período entre 2003 e 2006

Não sendo fácil a comparação dos valores ao longo dos anos, uma vez que, no período em apreço, o número e os tribunais que respondem às questões variam, é, ainda assim, possível assinalar:

a) O substancial aumento dos valores de processos findos recebidos no arquivo e dos processos findos por receber, face a anos anteriores, devido, essencialmente, às operações de tratamento, encetadas em 2006 e ainda em curso, na Pequena Instância Cível de Lisboa Liquidatária2 e da Pequena Instância Criminal de Lisboa e, por essa via, igualmente, um aumento dos valores referentes ao registo de processos. Ver gráfico nº 4 colunas referentes aos processos recebidos e aos processos por receber.

b) A descida, em 2006, do número de processos eliminados e do número de processos remetidos para arquivo distrital que, assim, se quedam por valores próximos dos de 2004:

1_{Para além deste valor, alguns tribunais referem em metros lineares ou em maços a documentação que têm em}

posição de sair dos seus arquivos. De referir ainda que apenas 119 tribunais indicam o número de processos em posição de ser eliminados e que também apenas 92 estão em posição de indicar a quantidade de processos em posição de ser remetidos para arquivo distrital, pelo que será de admitir a existência de muitos mais processos nessas situações.

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Critérios diferentes fizeram com que, em 2005, o Tribunal de Pequena Instância Cível Liquidatária não fosse contabilizado para efeitos destes valores (processos findos remetidos e processos findos por remeter). Esta alteração motiva, agora, um incremento de 150.000 processos findos remetidos para arquivo e de 300.000 processos findos por

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308.681 155.513 661.679 143.284 753.975 218.091 629.613 169.535 0 300.000 600.000 900.000 Nº de processos 2003 2004 2005 2006 Anos

Gráfico 1: Processos eliminados / processos remetidos

para Arquivo Distrital

Processos eliminados Processos remetidos para Arquivo Distrital

c) No seu conjunto, como referido, estas operações totalizaram, em 2006, 799.148 processos (indicadores 5+7), podendo a evolução do número de processos saídos nos arquivos judiciais, entre 2003 e 2006, ser sintetizada na representação que se segue:

Gráfico 2: Processos saídos 2003, 2004, 2005 e 2006

799.148 972.066 804.963 464.194 0 300.000 600.000 900.000 1.200.000 2003 2004 2005 2006 Anos Nº de Processos Processos saídos

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d) Este valor, 799.148 processos saídos dos arquivos judiciais em 2006, após um período de recuperação em 2005, volta, em larga medida pela razão atrás apontada, a ficar aquém do número de processos recebidos nos arquivos (1.018.448) e a revelar a sua fragilidade quando posto perante a soma dos indicadores 1 e 2 (processos findos recebidos + processos findos por receber), ao alcançar apenas 36% daquele valor (799.148 /2.222.590). 464.194 613.099 438.264 804.963 857.662 558.128 972.066 858.532 704.690 799.148 1.018.448 1.204.142 0 400.000 800.000 1.200.000 1.600.000 2.000.000 2.400.000 Nº de processos 2003 2004 2005 2006 Anos

Gráfico 3: Processos saídos / processos entrados + processos

por entrar

Processos saídos Processos entrados Processos por entrar

e) No entanto, apesar desta descida no número de processos saídos, é preciso notar que, em 2006, estiveram envolvidos 94 tribunais na realização de operações que culminaram na eliminação e/ou na incorporação de processos em arquivo distrital3, representando este valor um acréscimo sensível face a anos anteriores:

Anos 2003 2004 2005 2006 Nº de tribunais 38 65 79 94 Nº de eliminações 29 60 61 81 Nº de incorporações em arquivo distrital 11 20 35 32

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Em síntese, os indicadores referentes ao controlo do crescimento documental e à salvaguarda do património arquivístico dos tribunais têm, com base nos dados fornecidos em 2003, 2004, 2005 e 2006 a seguinte tradução gráfica:

613.099 438.264 308.681 155.513 944.575 646.897 857.662 558.128 661.679 143.284 1.052.437 880.801 858.532 704.690 753.975 218.091 827.172 624.534 1.018.448 1.204.142 629.613 169.535 939.349 475.000 0 500.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 2.500.000 3.000.000 Nº de Processos 2003 2004 2005 2006 Anos

Gráfico 4: Valores Acumulados

Recebidos Por Receber Eliminados

Remetidos A.D. Em condições de eliminar Em condições de remeter para AD.

IV. Medidas a adoptar

Perante este quadro que, em termos gerais, continua a revelar alguma insuficiência para fazer corresponder a cada fase do ciclo de vida do processo judicial um local diferenciado - da secção de processos até ao arquivo distrital, (ou eliminação, no caso de o processo não deter valor que justifique a sua conservação), passando pelo arquivo do tribunal - parece dever ser dada :

a) Prioridade à eliminação e à remessa de processos para o arquivo distrital, nos termos previstos na Portaria nº 1003/99, de 10 de Novembro, à semelhança do preconizado em anos anteriores, cabendo, no entanto, reconhecer o progressivo incremento destas operações nos tribunais nos últimos anos.

b) Atenção à remessa dos processos findos para arquivo, uma vez que os valores apresentados (indicadores 2 e 1), apontam para a recepção pelo arquivo de menos de metade dos processos findos.

Trata-se de funções intimamente relacionadas: sem a saída regular de processos, seja pela eliminação seja pela incorporação em arquivo distrital, a prazo comprometer-se-á a capacidade do arquivo para receber os processos findos, passando a coexistir, no espaço das secções, processos em curso e processos concluídos, com todos os inconvenientes que daí decorrem.

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