Registrar os procedimentos adotados no subprocesso analisado.

(1)

1. Finalidade

2. Conceituação

Neste capítulo estão registrados as principais conceituações das definições de procedimentos utilizados para a atividade de agendamento escolar / convênios.

2.1 - Referências 2.1.1 - Legislação

2.1.2 - Legislação Básica

Lei Federal nº 8.666 de 21 de junho de 1993

Regulamento Geral do Código de Administração Financeira e Contabilidade Pública do Município do Rio de Janeiro- RGCAF aprovado pelo Decreto nº 3.221 de 18 de setembro de 1981 com as alterações posteriores (última alteração pelo Decreto nº 31.043 de 03 de setembro de 2009);

2.1.3 - Legislação Específica

Lei nº 1.932 de 28 de dezembro de 1992 que autorizou a criação da Fundação Planetário da Cidade do Rio de Janeiro, dispôs sobre sua finalidade e outras providências

Decreto nº 11.966 de 15 de março de 1993 que instituiu a Fundação Planetário da Cidade do Rio de Janeiro e aprovou seu estatuto

Decreto nº 12.017 de 06 de abril de 1993 que dispôs sobre a codificação institucional da Fundação Planetário

Decreto nº 14.666 de 26 de março de 1996 que alterou a codificação institucional da Fundação Planetário

Decreto nº 29.985 de 14 de outubro de 2008 que dispôs sobre a estrutura organizacional e competência dos órgãos da Fundação Planetário

Decreto nº 34.306 de 18 de agosto de 2011 que altera a estrutura organizacional e dispôs sobre as competências dos órgãos da Fundação Planetário

(2)

.

MANUAL DE ATIVIDADES 200 FOLHA 02/11 Agendamento para Grupos de Empresas de Turismo 200.3

200.3

APROVAÇÃO

2.1.4 - Outras Fontes de Consulta(s)

Plano Estratégico da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro – PCRJ

Portaria “P” Planetário nº 28 de 03 de julho de 2012 que Estabelece metas e indicadores de desempenho e fixa critérios de distribuição, no âmbito da Fundação Planetário

Identificação organizacional dos órgãos Planejamento Estratégico dos órgãos

o _{Missão: Difundir a Astronomia e ciências afins através da utilização de} tecnologia de vanguarda em um ambiente acolhedor, oferecendo aos visitantes lazer e cultura de qualidade

o _{Visão: Ser uma Instituição de excelência reconhecida para quem procura} lazer cultural de qualidade na Cidade do Rio de Janeiro

o _{Linhas Prioritárias de Ação – LPAs:}

Ciência, educação e Cultura para todos: Garantir a difusão d astronomia e ciência em todas as classes da população carioca, com ênfase para aquelas consideradas menos favorecidas

Planetário de excelência: Posicionar a Fundação Planetário como instituição de excelência na difusão da Astronomia e ciências afins. Planetário sustentável: Diminuir o grau de dependência da Fundação

Planetário do caixa da Prefeitura

Estrutura organizacional (cargo/correspondências)

2.1.5 - Outros Processos Relacionados

Agendar Escolas de Convênio; Agendar Escolas Particulares

Agendar Vendas de Produtos e Serviços da CAV; Promover Eventos;

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3 – Competências

Capítulo que apresenta os órgãos e participantes do processo.

3.1 – Áreas envolvidas e atribuições

CAV – Central de Atendimento ao Visitante

Realiza as operações de planejamento dos agendamento, verificação dos contratos, valores e consolidação de relatórios.

Recepção

Verifica o checklist do processo no momento da chegada dos alunos e toda orientação de procedimento receptivo.

Astronomia

Realiza as sessões de cúpula, bem como a orientação do conteúdo de astronomia e ciências afins.

3.2 – Participantes do Processo

Público demandante;

Central de Atendimento ao Visitante - CAV Empresas de Turismo

Recepção Astronomia

(4)

.

MANUAL DE ATIVIDADES 200 FOLHA 04/11

Agendamento para Grupos de Empresas de Turismo

200.3 APROVAÇÃO

4 – Procedimento

Detalhamento do fluxo de processo e definições.

4.1 - Definições

Carta de visitação – Carta emitida pelo sistema Antares para ser preenchida pelas empresas de turismo visitantes

Depósito identificado – Depósito efetuado, na conta corrente da Fundação Planetário, com a identificação do CNPJ da Empresa de Turismo pagadora

Relatório de Programação Diária - RPD – Relatório emitido através do agendamento de visitas e eventos no Antares

4.2. Operação (as atividades são numeradas do menor para o maior número)

Público demandante

1. Através de telefonema, e-mail, convênio ou pedidos para eventos solicita ou recebe atendimento

Central de Atendimento ao Visitante – CAV 2. Recebe ou encaminha pedidos por e-mail

3. Classifica os pedidos conforme origem: Escolas de Convênio, Escolas Particulares, Grupos Oriundos de Empresas de Turismo, Vendas de Produtos e Serviços do CAV ou Promoção de Eventos da Astronomia. 4. Abre a tela de e-mails

Não há e-mail de solicitação

5. Finaliza a tela de e-mails

(5)

ou

Há e-mail de solicitação

6. Abre agenda

7. Verifica as Empresas de Turismo contatadas

Empresa de Turismo não cadastrada

8. Realiza o cadastro da Empresa de Turismo no sistema Antares. Continua na atividade 9

ou

Empresa de Turismo cadastrada

9. Verifica se a Empresa de Turismo está agendada. Continua na atividade 10 ou 11

Empresa de Turismo não agendada

10. Agenda a visita da Empresa de Turismo no sistema Antares. Continua na atividade 11

ou

Empresa de Turismo agendada

11. Encaminha, para a empresa de turismo, através de e-mail, os documentos emitidos pelo sistema Antares: carta de visita, programação da visita bem como os dados bancários da Fundação Planetário para depósito identificado

Empresa de Turismo

12. Recebe, através de e-mail, os documentos emitidos pelo sistema Antares

Informações não estão de acordo

13. Entra em contato com a Central de Atendimento ao Visitante – CAV do Planetário para agendar nova data de visita. Volta à atividade 10

ou

(6)

.

200.3 APROVAÇÃO

Não está no prazo de 10 dias após o agendamento

14. Aguarda o período de 10 dias, a partir da data do agendamento, e efetua o pagamento. Continua na atividade 15.

ou

Está no prazo de 10 dias após o agendamento

15. Efetua o pagamento através de depósito identificado na conta corrente da Fundação Planetário (os dados bancários foram informados na atividade 11)

16. Encaminha comprovante do pagamento à CAV. Continua na atividade 17 Central de Atendimento ao Visitante - CAV

17. Recebe o documento comprobatório do pagamento da visita

Pagamento efetuado

18. Confirma a visita no sistema Antares

19. Emite, pelo Antares, a agenda do dia (Relatório da Programação Diária – RPD) e disponibiliza para a recepção. Continua na atividade 25

ou

Pagamento não efetuado

20. Solicita arquivo de retorno do banco à Gerência Financeira – GFI

21. Confere o arquivo de retorno e lança ou não, o pagamento no sistema Antares

Pagamento está de acordo

22. Efetua a atividade 19

ou

Pagamento não está de acordo Continua na atividade 10 (novo agendamento)

ou 23

Efetua novo agendamento Continua na atividade 10 agendando nova data

(7)

ou

Não efetua novo agendamento

23. Cancela a agenda de visitação da empresa

24. Informa aos setores envolvidos o cancelamento da visita

Procedimento finalizado

Recepção

25. Consulta, pelo Antares, o Relatório da Programação Diária – RPD 26. Recepciona os grupos de visitantes agendados para o dia

Pagamento está pendente

27. Contata a CAV que efetua a atividade 20 e demais atividades seqüenciais

ou

Pagamento não está pendente

28. Confere a empresa e se há diferença no quantitativo de visitantes presentes e pagos

29. Recebe a carta da visita, emitida pelo Antares, preenchida

Quantitativo de visitantes não está a mais (quantitativo confere com a quantidade paga)

30. Emite bilhetes para os visitantes. Continua na atividade 37 ou 38.

ou

Quantitativo de visitantes a mais (quantitativo ultrapassa a quantidade paga)

31. Verifica com Astronomia a se há vagas nas áreas (Cúpulas, Nave Escola e Experimentos Interativos). para o quantitativo de visitantes excedentes. Continua na atividade 32

Astronomia

32. Verifica as vagas disponíveis nas áreas (Cúpulas, Nave Escola e Experimentos Interativos)

(8)

.

200.3 APROVAÇÃO

33. Os visitantes extras aguardam os demais encerrarem a visitação

ou

Há vaga disponível

34. Autoriza a bilhetagem (emissão dos bilhetes para o quantitativo excedente), mediante pagamento, pela recepção. Continua na atividade 35.

Recepção

35. Informa no Antares, o quantitativo excedente de visitantes, e informa a CAV 36. Emite bilhetes para os visitantes excedentes e emite recibo para a Gerência

Financeira. Continua na atividade 45

Não é o fim do turno

37. Acompanha os grupos de empresas de turismo à praça de acolhimento. Continua na atividade 41 ou 44

ou

É o fim do turno

38. Atualiza a diferença dos quantitativos de visitantes no Antares,

39. Encaminha documentos e a carta de visitação à Central de Atendimento do Visitante – CAV

40. Informa os grupos de Empresas de Turismo faltantes a CAV. Continua na atividade 49

Grupos com crianças até a 2ª série (3º ano) do Ensino Fundamental

41. Encaminha os alunos à Cúpula Galileu Galilei para assistir a sessão 42. Projeta a programação da sessão.

43. Finaliza a programação

(9)

Grupos com crianças maiores que a 2ª série (3º ano) do Ensino Fundamental

44. Encaminha o grupo de visitantes para se juntar aos demais grupos de outras Empresas de Turismo que estão na Astronomia. Continua na atividade 45

Astronomia

45. Recebe os grupos de visitantes oriundo de empresas de turismo vindo da atividade 44

Grupo da escola superior a 100 pessoas

46. Divide o grupo para três roteiros simultâneos de visitação: Cúpula Carl Sagan, Nave Escola e Experimentos Interativos. Continua na atividade 48 ou prossegue na atividade 47

ou

Grupo da escola inferior a 100 pessoas

47. Segue o roteiro estabelecido para a ordem de visitação da Cúpula Carl Sagan, a Nave Escola e os Experimentos Interativos. Continua na atividade 48.

È o fim do roteiro

48. Encaminha o grupo de visitantes para a saída

Não é o fim do roteiro prossegue na atividade 47

(10)

.

200.3 APROVAÇÃO

49. Recebe da recepção (atividade 40), a carta da visita e demais documentos dos grupos de Empresas de Turismo e a informação dos grupos que faltaram à visitação, arquiva os documentos dos grupos que efetuaram a visita e contata as Empresas de Turismo cujos grupos faltaram para agendar nova visita. Reefetua as atividades a partir da atividade 10

5 – Disposições Gerais

O manual de atividade do agendamento das para grupos de empresas de turismo prevê as seguintes disposições:

Disponibilizar detalhamento operacionais para as áreas e profissionais envolvidos.

O documento referenciado está sobre total tutela dos arquivos técnicos da FP.

Toda e qualquer alteração deste documento deverá ser previamente discutida na forma de deliberação descrita no manual de instruções (código 100).

Os grupos de turismos devem ser legalizados e não devem possuir vínculo partidário.

6 – Formulários

6.1 Sistemas Informatizados

Antares – Sistema informatizado que permite o agendamento de visitas e de locação de espaços para eventos

(11)

200.3

6.2 Documentos/Informações Internas

Cadastro de empresas de turismo no Antares Carta e programação de visita

Relatório de Programação Diária – RPD Movimento financeiro de bilheteria

6.3 Documentos/Informações Externas

E-mail solicitando o agendamento da visita

Comprovante de pagamento/depósito identificado, Arquivo de retorno do banco

7. Indicadores

Relatórios financeiros

Quantitativo de visitantes por empresa de turismo, faixa etária / ano escolar, bairro de origem, etc.