Uso de um sistema de suporte à decisão para auxiliar empresas de
produção por encomenda em relação à estimação de custos e formação
de preços
Antônio Artur de Souza (UFMG) artur@face.ufmg.br Ewerton Alex Avelar (UFMG) ewerton@face.ufmg.br João Otávio Montanha Endrici (UEM) joao_endrici@bs2.com.br
Luciano Takao Toyshima (UEM) takao@bs2.com.br Rafael Alessandro Gatto (UEM) ragatto@din.uem.br
Taciana Berti (UEM) taciana@bs2.com.br
Resumo
Este artigo descreve a funcionalidade do Sistema CEPSS (Cost Estimation and Pricing Support System - Sistema de Apoio ao Processo de Estimação de Custos e Formação de Preços), principalmente do módulo de Estimação de Custos, em relação aos processos de Estimação de Custos (EC) e Formação de Preços (FP) em Empresas de Produção por Encomenda (EPEs). Este sistema foi desenvolvido, paulatinamente, com base nas informações coletadas dos profissionais responsáveis pela EC e FP. Tem por objetivo primordial disponibilizar informações precisas para auxiliá-los quando envolvidos com tais processos. A utilização de ferramentas computacionais tem sido uma constante na realidade das empresas, pois estas têm sido capazes de proporcionar agilidade e credibilidade aos complexos processos administrativos com os quais os tomadores de decisões defrontam-se diariamente. Portanto, a utilização de sistemas de informações como o CEPSS não constitui apenas uma vantagem competitiva, mas também uma garantia de permanência no mercado, que tem se apresentado cada vez mais instável e imprevisível.
Palavras-chave: Estimação de custos; Formação de preços; Sistema de suporte à decisão.
1. Introdução
A estimação de custos (EC) é um processo de suma importância para as empresas, uma vez que a formação de preços (FP) e a negociação com os clientes dependem, em alto grau, de sua eficácia, no sentido de ser rápida e precisa. Em empresas de produção por encomenda (EPE), nas quais a produção, além de ser orientada pelos pedidos dos clientes, apresenta características específicas a cada pedido, a EC e a FP constituem tarefas complexas e de difícil mensuração. Para lidar com essa particularidade das EPEs, os profissionais utilizam-se de heurísticas, que podem levar a erros e imprecisões na tomada de decisão. A fim de tornar a tomada de decisão relativa aos processos de EC e FP mais precisa, a utilização de Sistemas de Suporte à Decisão (SSDs) apresenta-se como uma solução viável.
Os benefícios da utilização de um SSD são destacados por diversos autores. Turban (1995) ressalta que os SSDs são capazes de dar suporte a uma ampla variedade de processos de tomada de decisão e estilos de decisões, e procuram melhorar tanto a eficácia da tomada de decisões (acuracidade, tempo e qualidade) quanto sua eficiência (o custo de tomar uma decisão). Um SSD pode permitir o acesso a diversas informações relevantes de forma “integrada” e dirigida. Além disto, podem-se representar em um SSD as etapas do processo de tomada de decisão de EC e de FP, assim como os diversos fatores que devem ser considerados neste processo. As técnicas de pesquisa operacional e management science e as
técnicas de programação matemática são empregadas em SSDs para modelagem e processamento. Diversas técnicas computacionais também podem ser empregadas em SSDs para torná-los mais robustos em termos de modelagem de processos de tomada de decisão, de processamento de dados e de informações. Dentre estas técnicas, podem ser citadas: data
mining, algoritmos genéticos, redes neurais e sistemas especialistas.
Em resposta a esse anseio, o Sistema CEPSS, um sistema híbrido, foi desenvolvido, paulatinamente, a partir de uma pesquisa realizada em EPEs, no período de 2002 a 2004. Este artigo objetiva demonstrar a funcionalidade do Sistema CEPSS em relação ao tratamento das informações associadas aos processos de EC e FP em EPEs. Objetiva também destacar a incontestável contribuição de ferramentas computacionais, como Sistemas Especialistas (SE) e SSDs no auxílio à tomada de decisões.
2. EPEs e o tratamento de informações nos processos de EC e FP
As EPEs têm sistema de produção por ordem. Seu sistema de produção destina-se a atender as encomendas de clientes de acordo com determinações/especificações especiais. Isto é muito diferente da produção contínua, em que a empresa trabalha produzindo produtos iguais de forma contínua e, fundamentalmente, para estoque. Como exemplo de empresas que usualmente trabalham por ordem, podem-se citar: indústrias pesadas, fabricantes de grandes bens, como navios e aviões, empresas do setor gráfico e fábricas de embalagens. Diversas empresas prestadoras de serviços também trabalham por ordem, tais como empresas organizadoras de eventos e empresas que prestam serviços de segurança e de limpeza, além de outros serviços, geralmente terceirizados.
Observa-se, portanto, que em EPEs os processos operacionais são bastante diversos. Da mesma forma, os pedidos específicos dos clientes também variam, fazendo com que este tipo de empresa necessite de um processo de EC e FP essencialmente dinâmico, que possibilite trabalhar com tal variedade de pedidos. Essa diversidade nos pedidos exige um trabalho constante dos profissionais responsáveis pela EC e FP, pois requer a análise de uma quantidade considerável de informações, as quais sofrem influência direta de diversos fatores internos e externos que atuam sobre as EPEs, dificultando ainda mais a sua análise.
Com o rápido crescimento das tecnologias de sistemas informacionais, as empresas podem tirar grande proveito da assistência de programas computadorizados. Esses sistemas são capazes de solucionar questões complexas tais como a integração na tomada de decisões entre os diferentes níveis de uma empresa e a veracidade e velocidade no processamento de dados. Os sistemas informacionais se tornam obrigatórios, não mais como forma de se obter uma vantagem competitiva, mas para que estas empresas sobrevivam num mercado cada vez mais competitivo e usuário destes sistemas. Daí a incontestável importância dos sistemas de informações.
3. Sistemas de informações
Nas EPEs, as informações são geradas nos seus mais diversos setores (departamentos). A todo o momento a empresa gera um fluxo de informações em seu ambiente interno, que é influenciado pelo ambiente externo. Nesse contexto de fluxo informacional, o profissional responsável pela EC e FP precisa de todas as informações possíveis de forma rápida e concisa, sistematicamente organizadas. Para suprir esta necessidade, torna-se necessária a utilização de um sistema de informações que o auxilie quando estiver decidindo a respeito desses processos.
Para que seja considerada adequada, de acordo com Stair (1998), a informação deve ser: precisa (não ter erros); completa (conter todos os fatos importantes); econômica (ter custo de produção relativamente baixo, que seja compensado pelos benefícios gerados); flexível (ser passível de utilização para diversas finalidades); confiável (ser gerada a partir de dados fidedignos ou ser de fonte confiável); relevante (ser importante para o tomador de decisões); simples (não ser exageradamente complexa, sofisticada e detalhada); em tempo (ser disponibilizada para o tomador de decisão no momento necessário); e verificável (ser passível de verificação em termos da fonte, dos dados que lhe deram origem e dos procedimentos utilizados para o processamento).
As decisões em uma empresa são complexas e inter-relacionadas, e dependem de uma análise conjunta de seus diferentes níveis (estratégico, gerencial e operacional) para que o resultado desejado seja alcançado. Conseqüentemente, estas decisões não podem ser tomadas isoladamente; ou seja, precisam ser integradas em toda a empresa. É justamente por causa desta necessidade de integrar e tratar as informações em que a utilização de um sistema de informações eficaz se torna obrigatória, uma vez que esses sistemas são conjuntos de componentes inter-relacionados, trabalhando juntos para, entre outras funções, facilitar a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações (LAUDON & LAUDON, 1999).
Em EPEs, é de suma importância a estimação correta e precisa dos custos, a fim de que se possa estabelecer o melhor preço para os clientes. Deste modo, tornam-se importante também a veracidade, a precisão e a rapidez com que os dados são obtidos, processados e transformados em informações úteis para os tomadores de decisão. Em busca de informações tratadas de forma que apresentem todas estas características desejadas, um número cada vez maior de empresas está utilizando SSDs e SEs no auxílio à gerência dos negócios e, conseqüentemente, à tomada de decisão.
4. Sistemas de Suporte à Decisão (SSDs)
Segundo Zwass (1992), um SSD é desenvolvido para suportar diretamente o processo de decisão, estando apto para solucionar problemas, tanto estruturados como não estruturados, que podem ser facilmente programados. Seu principal objetivo é melhorar a efetividade da tomada de decisão nesses tipos de problemas. Geralmente, é utilizado quando o problema a ser solucionado é complexo ou quando a informação necessária para a tomada de decisão é de difícil obtenção. Enquanto os sistemas de informações do tipo operacionais dizem respeito a decisões envolvendo problemas bem estruturados e de curto prazo, os SSDs, usualmente, referem-se a problemas relativamente não estruturados e de longo prazo, sempre requerendo a participação de um ou mais gerentes (tomadores de decisão).
As seguintes características e capacidades dos SSDs são apresentadas por Turban (1995): suporte a vários níveis gerenciais, desde a cúpula executiva até a linha gerencial; suporte tanto para pessoas individuais quanto para grupos de trabalho; suporte para decisões interdependentes e/ou seqüenciais; o sistema envolve todas as fases do processo de tomada de decisão: inteligência, design, escolha e implementação; o sistema é capaz de dar suporte a uma ampla variedade de processos de tomada de decisão e estilos de decisões; o sistema procura melhorar a eficácia da tomada de decisões (acuracidade, tempo e qualidade), tanto quanto sua eficiência (o custo de tomar uma decisão); o tomador de decisão tem o controle total de todos os passos no processo de tomada de decisão para a resolução de um problema; e o sistema é capaz de aprender num processo contínuo de desenvolvimento e melhoria.
Os SSDs são ferramentas que possibilitam a “combinação” do conhecimento explícito para o conhecimento explícito, isto é, a passagem de um tipo de conhecimento para outro (NONAKA; TAKEUCHI, 1997). Isto é possível se os processos de EC e FP forem
representados no SSD e se este for constantemente atualizado com a representação do conhecimento explícito gerado na rotina operacional da empresa. São sistemas complexos que têm se desenvolvido a partir da integração e desenvolvimento de diversas áreas de pesquisa, como Ciência da Computação, Sistemas de Informações, Ciências Administrativas e Pesquisa Operacional. O conceito de SSD tem se desenvolvido ao longo dos anos, seguindo os avanços destas áreas. Os SSDs podem ter seu funcionamento complementado por outros sistemas; ou seja, podem se tornar sistemas híbridos.
Como mencionado anteriormente, em EPEs a peculiaridade do processo produtivo dificulta os processos de EC e FP. Devido a esses fatores, os problemas relativos a esses processos tendem a ser semi-estruturados ou desestruturados. Pode-se classificar como estruturado um problema rotineiro cuja forma de solucioná-lo seja normalmente a mesma. O problema desestruturado refere-se a situações nas quais os procedimentos de solução não são conhecidos; ou seja, não é um problema rotineiro. Os problemas semi-estruturados têm operações bem conhecidas, mas também fatores incertos, que devem ser levados em consideração (SHIMIZU, 2001).
Muitas vezes, devido ao fato de a natureza das informações ser desestruturada, são cometidos erros e imprecisões na tomada de decisão. Em geral, os SIs operacionais não suportam decisões não rotineiras e não programadas, pois os relatórios gerados são predeterminados e projetados para decisões rotineiras e que são tomadas com base em políticas e regras normal formalmente estabelecidas. Logo, a fim de tornar a tomada de decisão relativa aos processos de EC e FP mais precisa, a utilização SSDs apresenta-se como uma solução viável.
5. Sistema Especialista (SE) e sua combinação com SSDs
Os SEs são uma subárea da inteligência artificial que nos últimos 20 anos tem recebido maior atenção comercial no campo da gerência administrativa. Segundo Hayes-Roth (1988), um SE é definido como um programa de conhecimento intensivo que soluciona problemas que normalmente requerem especialistas humanos. Um SE também pode ser definido como um sistema que emprega o conhecimento de especialistas na memória de um programa de computador com o objetivo de imitar o processo racional que os especialistas utilizam para resolver problemas específicos.
Os SEs diferem dos sistemas convencionais principalmente porque usam avançadas técnicas de programa e algoritmos para suportar suas operações lógicas, comparar modelos, procurar estratégias e gerar hipóteses e inferências que são parte de uma racionalização lógica automatizada. E, também, porque os SEs requerem uma compreensão mais profunda de sua aplicação no que diz respeito a conhecimento e a racionalidade. A Contabilidade vem utilizando os SEs como um importante instrumento de pesquisas em auditorias, impostos, gerência financeira e contábil.
No que se refere a EC e EP em EPEs, poucos esforços vêm sendo empenhados na pesquisa e desenvolvimento de SEs. Além disso, os poucos estudos nesta área não têm contemplado o processo de tomada de decisões dos gerentes a fim de identificar as considerações feitas pelos profissionais responsáveis pela EC e FP. Eles têm se concentrado em formalizar os métodos teóricos, principalmente de livros e manuais.
Apesar das diferenças, SEs e SSDs podem ser integrados de forma a que um sirva de complemento ao outro. Assim, o SE poderia ser integrado ao componente de interface ao usuário do SSD, a fim de proporcionar uma interface mais amigável com os usuários do SE. Sistemas que integram tecnologias de SEs e SSDs, incorporando o conhecimento de um especialista e a racionalidade e a funcionalidade de um SSD, são chamados SSE (Sistemas de Suporte Especialistas). Este novo sistema tem uma aplicação potencial na gerência contábil, onde existem problemas de má estruturação de sistemas. A seguir, será apresentado um sistema de suporte à decisão híbrido, denominado CEPSS.
7. O Sistema CEPSS
No intuito de contribuir para minimizar a problemática enfrentada pela EPEs no que se refere à EC e à FP, o Sistema CEPSS foi desenvolvido. Este sistema está em sua terceira versão. A primeira resultou de uma pesquisa realizada no período de 1991 a 1995 e a segunda foi produzida no período de 1996 a 2001 (Souza et al., 2003). A versão atual do sistema foi desenvolvida com base em uma pesquisa realizada no período de 2002 a 2004. Representa uma evolução da versão 2, incorporando características derivadas da pesquisa de campo sobre os processos de EC e FP, e também de testes realizados com um protótipo da segunda versão. Em outras palavras, pode-se dizer que o CEPSS está sendo operacionalizado na forma de um SSD conjugado com técnicas de SEs, sendo desenvolvido para atender às necessidades de EPEs. Seu objetivo principal consiste em disponibilizar informações aos tomadores de decisão para possibilitar uma FP mais rápida, precisa e competitiva.
Em síntese, o CEPSS incorpora técnicas de SE ao modelo tradicional de SSDs. É composto por seis módulos principais: 1) Estimação de Custos; 2) Regras; 3) Ajuste; 4) Bases de Conhecimento; 5) Base de dados; e 6) Manutenção do Sistema de Custeio. A FIG. 1 mostra a tela principal do Sistema CEPSS.
Figura 1 - Tela principal do Sistema CEPSS
O CEPSS tem seu funcionamento centrado no módulo de Regras, desenvolvido a partir das heurísticas (regras de decisão) levantadas em pesquisas com profissionais responsáveis pela EC e FP em EPEs. Isto é, foi criado a partir do conhecimento pessoal dos profissionais utilizado no desempenho de suas funções. Por meio das regras, os profissionais responsáveis pela EC e pela FP são capazes de analisar os fatores que, caso conhecidos, dificultariam ou tornariam imprecisos esses processos.
O Sistema CEPSS apresenta também várias ferramentas úteis para os processos de EC e FP, visando torná-los mais precisos e, conseqüentemente, possibilitar a formação de preços mais competitivos. O módulo de Estimação de Custos permite o registro das estimativas de custos dos produtos. Mais especificamente, este módulo permite: distribuir o custo estimado aos departamentos apropriados; fazer o registro dos tempos estimados (para as atividades) por diferentes profissionais responsáveis pela EC; manter registrado quem faz cada estimativa; registrar o custo dos materiais necessários à fabricação do produto; e registrar o fator de confiança que represente quão seguro o profissional está sobre a precisão da estimativa, o fator de similaridade (tamanho, função operacional, processo de manufatura e uso de materiais diretos) do componente ou serviço sendo estimado e o fator de experiência. A FIG. 2 mostra a tela principal do módulo de Estimação de Custos. Esta tela apresentará as estimativas de custos e as atividades relacionadas com o produto que estiver sendo orçado. Antes de começar a registrar as estimativas, é necessário que os custos e as atividades, assim como os direcionadores, estejam devidamente cadastrados e relacionados com valores reais. As estimativas são registradas por meio dos direcionadores (por exemplo: tempo para concluir determinada atividade), mas os valores em reais são calculados tomando por base os valores históricos, isto é, os valores reais relativos às encomendas já atendidas pela empresa.
Figura 2 - Tela principal do Módulo de Estimação
O Sistema de Custeio (FIG. 3) faz parte do módulo de Estimação. Visa controlar as informações relacionadas aos custos dos produtos/serviços.
Figura 3 - Sistema de Custeio
O primeiro passo para a utilização deste sistema é cadastrar os direcionadores de atividades e de custos, como demonstrado na FIG. 4.
Figura 4 - Cadastro de Direcionadores de Atividade e Cadastro de Direcionadores de Custo
O cadastro das atividades e dos custos é a próxima etapa a ser realizada. Como se pode ver na FIG. 5, este cadastro possui o campo ‘Direcionador’ onde se deve selecionar uma opção cadastrada na etapa anterior. Os direcionadores das atividades e dos custos identificam a maneira como os produtos/serviços “consomem” (utilizam) as atividades/custos.
Figura 5 - Cadastro de Atividades e Cadastro de Custos
Depois de registradas as atividades/custos e seus direcionadores, a próxima etapa é apurar o custo de cada direcionador de atividades. Estes custos são calculados com base em valores reais registrados neste mesmo módulo de gestão de custos. Para tanto, é necessário que o profissional responsável pela EC informe a quantidade de ocorrência dos direcionadores de custos por período (mês). Para o cálculo do custo unitário do direcionador (CUD), divide-se o custo total da atividade pelo número de direcionadores. No cálculo do custo da atividade atribuído ao produto (CAAP), multiplica-se o custo unitário do direcionador pelo número de direcionadores. E, para o cálculo do custo da atividade por unidade de produto (CAUP), divide-se o CAAP pela quantidade produzida.
Devem ser considerados, ainda, o módulo de Ajuste e o módulo de Bases de Conhecimento. O módulo de Ajuste permite realizar a análise dos custos históricos e dos custos reais, a qual leva em consideração todos os dados registrados na sua estimação. Assim, é possível identificar os motivos das variações/discrepâncias entre custos estimados e custos reais. O módulo de Bases de Conhecimento é composto de duas bases: concorrentes e consumidores. Seu objetivo é manter acumuladas informações cruciais que passaram a subsidiar a EC e a FP. É por este motivo que se utiliza à expressão “bases de conhecimento” em vez de “bases de dados”. A prerrogativa é que esses conhecimentos sejam atualizados constantemente e que novas regras sobre competidores e clientes sejam incluídas à medida que forem surgindo na prática.
A descrição do Sistema CEPSS neste artigo focou principalmente o módulo de Estimação de Custos. Porém, o módulo de Regras pode ser considerado como o principal do sistema, e os demais módulos agregam várias ferramentas úteis para o processo de FP.
8. Conclusão
Durante o desenvolvimento do Sistema CEPSS, foi observado que algumas decisões de produção necessitam de informações relacionadas à EC. Essas decisões, como as demais em EPEs, tendem a ser desestruturadas. Assim, a utilização de um sistema que organize e auxilie a EC e no qual sejam modeladas as heurísticas utilizadas pelos profissionais, de modo que possa ser simulado o processo de tomada de decisão, torna-se essencial.
O Sistema CEPSS, descrito neste trabalho, visa cumprir essa missão, pois trata-se de um SSD que trabalha com base em dois módulos principais: o de Regras e o de Estimação de Custos. Ambos visam auxiliar o profissional, simulando as etapas do processo decisório relativo à EC e à FP. Mais especificamente, o módulo de Estimação de Custos permite que o profissional estime os custos dos produtos de forma orientada, metodologicamente fundamentada, de acordo com o método de Custeio ABC. Um fator de total relevância é que esses processos, depois de completados, são armazenados no sistema para que possam apoiar estimações posteriores que sejam similares.
Verifica-se, portanto, a utilidade de sistemas de informações como o CEPSS, pois são capazes de garantir agilidade e credibilidade no processo de EC e FP. A utilização dessas ferramentas tem seu valor realçado se for levado em consideração o ambiente instável e imprevisível no qual as empresas competem atualmente. Desta forma, em EPEs a utilização de sistemas de informação para a EC e a FP deixa de ser apenas uma vantagem competitiva e passa a ser um fator de sobrevivência destas empresas no mercado. Por fim, pode-se concluir que o Sistema CEPSS constitui-se em ferramenta útil aos profissionais que trabalham em EPEs e que necessitam de informações de custos precisas e que auxiliem o processo de tomada de decisão relativo à EC e FP.
Referências
HAYES-ROTH, F (1998) - Knowledge-based expert systems: the state of the art. Management expert systems, edited by C. J. Ernst, Addison-Wesley.
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NONAKA, I.; TAKEUCHI, H. (1997) - A criação de conhecimento na empresa. Campus. Rio de Janeiro. SHIMIZU, T. (2001) - Decisão nas organizações: introdução aos problemas de decisão encontrados nas organizações e nos sistemas de apoio à decisão. Atlas. São Paulo.
SOUZA A. A.; NOVELI, M.; ENDRICI, J. O. M. (2003) – Incertezas e vieses nas decisões relativas aos
processos de estimação de custos e formação de preços. In: XXVII ENANPAD. São Paulo. CD-ROM.
STAIR, R. M. (1998) - Princípios de sistemas de informação: uma abordagem gerencial. Livros Técnicos e Científicos. Rio de Janeiro.
TURBAN, E (1995). Decision Support System and Expert Systems. Englewood Cliffs. New Jersey. ZWASS, V (1992). Management information systems. Wm. C. Brown Publishers. Dubuque.
