Gestão de Documentos
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• 1 - OBJETIVO
Definir as regras para a gestão e controlo de documentos, impressos e registos, de modo a torná-los uniformes,estruturados, coerentes e integráveis nas funções do Sistema de Gestão.
•
2 - ÂMBITO
Aplica-se a todas as atividades relacionadas com a elaboração, revisão, verificação e aprovação, difusão/distribuição e recolha da documentação de suporte do Sistema de Gestão da Qualidade e nomeadamente ao:
Manual da Qualidade (MQ)
Procedimentos da Qualidade (PROQUAL) Procedimentos de Inspecção (PROINST)
Procedimentos de Instalações e Equipamentos (PROINSTEQ) Documentos
Impressos Registos
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• 3 - DEFINIÇÕES
Para além das mencionadas na norma NP EN ISO 9000:2005, aplicam-se as seguintes: o Manual da Qualidade (MQ) - O Manual da Qualidade descreve a Política da Qualidade, a
organização da empresa, as responsabilidades associadas aos diversos órgãos descrevendo de forma sucinta, cada requisito da norma. Este documento está sujeito unicamente a novas edições.
o Procedimentos da Qualidade (Proqual) - Conjunto de Procedimentos que constituem a pasta
descrevem de forma exaustiva o modo como as atividades internas inerentes à Norma NP EN ISO/IEC 17020, devem ser organizadas e desempenhadas e respetivas responsabilidades e documentos e impressos afetos. Estes Procedimentos estão sujeitos unicamente a novas edições, sendo de divulgação restrita.
o Procedimentos de Instalações e Equipamentos (Proinsteq) - O conjunto de Procedimentos que constituem a pasta descrevem as ações a realizar sobre os equipamentos, de forma a garantir a sua operacionalidade e fiabilidade (Memória descritiva de cada equipamento, Procedimentos de
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o Procedimentos de Inspeção (Proinst) – O conjunto de Procedimentos que constituem a pasta descrevem as responsabilidades e práticas internas referentes à atividade de inspeção periódica de veículos de forma a uniformizar os critérios entre inspetores e garantir a competência técnica. Estes Procedimentos estão sujeitos unicamente a novas edições, sendo de divulgação restrita.
o Documento - Numa determinada estrutura preestabelecida, descreve-se ou controla-se a maneira como as operações devem ser feitas. É susceptível de ser revisto ao longo do ano, para reflectir circunstâncias de mudança.
o Registos – Documento que fornece evidência (prova) objectiva da actividade realizada ou do resultado obtido e que não pode ser revisto. Em regra é o resultado do preenchimento de um impresso.
o Impressos - Suporte concebido com determinada estrutura preestabelecida de forma a receber informações. Depois de preenchido, transforma-se em documento ou registo.
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o Documento Avulso - Aquele que é elaborado e redigido num momento determinado, não obedecendo a
uma estrutura preestabelecida. É o caso das declarações e das actas entre outros.
o Dados - Informação que pode ser armazenada em qualquer tipo de suporte. Os dados passíveis de
controlo distinguemse pela possibilidade de serem revistos, actualizados e reemitidos. Em oposição, os dados não passíveis de controlo são considerados registos, isto é, não podem ser revistos.
o Procedimento documentado - Modo especificado para executar uma atividade e que comporta
geralmente o objectivo e o campo de aplicação de uma actividade; o que deve ser feito e quem o deve fazer; quando, onde e como deve ser feito; materiais, equipamentos e documentos que devem ser utilizados; como deve ser registada e controlada.
o Indicador - Uma característica mensurável ou quantificável, ou um aspecto mensurável ou quantificável.
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• 5 - RESPONSABILIDADES
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• 6 - DOCUMENTOS
Os documentos e impressos afetos ao presente procedimento são os seguintes: o Circular Interna
o Protocolo de Distribuição / Envio de documentos o Lista de documentos controlados
o Lista de Impressos controlados
o Auto de Inutilização de Documentos do Sistema e Registos o Lista do Pessoal (Assinaturas e Rubricas)
o Cópia de Segurança - BACKUP
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• 7.3 - Documentos de origem externa
Existe um conjunto de documentos de origem externa que são submetidos a controlo interno, nomeadamente:
Legislação aplicável à actividade Circulares ITVA
Notas Técnicas do IMT, IP
Normas, Directivas Comunitárias e Circulares Técnicas IPAC Manuais Técnicos dos Equipamentos de Inspeção
Documentos disponibilizados por outra parte (cliente ou entidade reguladora) para utilização em inspeção.
Como fontes de informação referem-se as seguintes entidades:
IMT, IP – Circulares ITVA, Notas Técnicas ( envio direto ao Centro pelo IMT, IP e divulgação pela ANIVAP, ACE e ANCIA); IPQ – Normas e Circulares
IPAC – Circulares (envio directo ao Centro), Documentos de suporte à Acreditação (obtidos no site do IPAC). ANCIA – Informação geral aplicável à actividade (envio direto ao Centro)
Diretivas Comunitárias - (http://europa.eu.int/eur-lex/pt/index.html)
