PAGAMENTOS (SIAFI)
1 APRESENTAÇÃO
1.1 O subsistema Contas a Pagar e a Receber (CPR) do Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI) que permite o gerenciamento de compromissos de pagamento e recebimento, a partir do registro dos documentos que os originam, tais como notas fiscais, recibos, etc. Ele possibilita ainda a emissão automática das ordens bancárias e dos documentos de recolhimento de tributos e contribuições correspondentes aos compromissos
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1.1.1 O CPR permite o cadastramento de contratos, notas fiscais, recibos e outros documentos hábeis, cuja contabilização é efetuada por eventos de sistema. Estes documentos geram compromissos de pagamento e de recebimento que montarão o fluxo financeiro. Outros documentos do SIAFI, como a Nota de Empenho (NE) e a Programação Financeira (PF), também geram compromissos para as Unidades Gestoras (UG) dos órgãos que utilizam o CPR.
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1.1.2 As consultas, tanto ao fluxo de caixa como ao demonstrativo ou consolidado dos compromissos, podem ser direcionadas por diversas chaves de seleção e classificação (fonte/categoria de gasto, credor/devedor, UGR etc). A partir da consulta ao demonstrativo dos compromissos, o usuário poderá comandar os pagamentos e recebimentos, em modo "batch"(programado) ou on-line, gerando automaticamente os documentos Ordem Bancária (OB), Nota de Sistema (NS), Guia de Recolhimento da Previdência Social (GRPS) ou Documento de Arrecadação Financeira (DARF).
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2 CONCEITOS BÁSICOS
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2.1 DOCUMENTO DE ORIGEM: é o recibo, nota fiscal ou qualquer outro documento (papel), emitido pela unidade ou pelo fornecedor, que será cadastrado no sistema.
2.2 DOCUMENTO HÁBIL (DH): é o documento cadastrado no sistema que gera compromissos de pagamento ou de recebimento, podendo ser de previsão(Nota de Empenho(NE),
Contrato, Proposta de Programação Financeira etc.) ou de Realização (Nota Fiscal(NF), Recibo, Folha de Pagamento, Programação Financeira Aprovada etc)
2.3 DOCUMENTO DE REFERÊNCIA: é um documento hábil cujos dados servirão de base para um outro documento hábil, que, ao ser cadastrado, baixará os compromissos do primeiro no valor correspondente; ex.: A Nota de Empenho(NE) é um documento de referência para a Nota Fiscal de Pagamento.
2.4 SITUAÇÃO: é o indicador que determina o que será contabilizado quando da liquidação e realização ou cancelamento do documento hábil, bem como seu relacionamento com o documento de referência(exigência, tipo, equivalência de valor etc.); é a situação que indica os eventos a serem aplicados.
2.5 DEDUÇÃO/ENCARGOS: corresponde às retenções de impostos e contribuições, bem como de descontos, cujos valores serão deduzidos do valor do documento, ou encargos decorrentes da emissão de documentos ficais.
2.6 UG PAGADORA/RECEBEDORA: é a unidade gestora responsável pelo pagamento/recebimento dos compromissos gerados pelo documento hábil de realização, inclusive os decorrentes de retenções/encargos.
.2.7 CREDOR/DEVEDOR: identifica a entidade credora do compromisso, se documento de pagamento ou retenção/encargos, ou devedora, se documento de recebimento;
2.8. COMPROMISSOS: são os valores a pagar ou a receber gerados a partir do cadastramento de um documento hábil, podendo ser também de previsão(anterior à liquidação) ou de realização(já liquidado).
3 NOVO CPR
Ao se acessar o novo sistema de contas a pagar e receber (CPR), será visualizada a tela inicial de loguin do SIAFI, onde deverão ser informados os dados de acesso: código usuário(CPF) e senha de acesso, conforme imagem a seguir:
Na tela inicial do módulo CPR do SIAFI é possível verificar: – Mensagens Novas;
– Usuário e UG;
– Acesso de funcionalidades por linha de comando;
– Acesso aos menus de funcionalidades;
O processo de pagamento no novo CPR inicia-se pela inclusão do Documento Hábil no SIAFI, documento esse que gerará o compromisso para posterior pagamento. A inclusão do documento hábil poderá ser feita a partir da linha de comando digitando “INCDH” ou a partir do menu lateral “ Menu Geral>Contas a Pagar e Receber>Documento Hábil>Incluir Documento
Hábil”, conforme figura a seguir.
Obs. Antes de iniciar o procedimento de pagamento, o ideal é consultar se há saldo
na respectiva conta do empenho para realizar o pagamento, caso o saldo seja insuficiente ou não tenha saldo disponível, será necessário solicitar a descentralização de crédito à SPO.
Usuário e UG
Mensagens novas Funcionalidades por linha
de comando
Funcionalidades por Menus Acesso a partir do Menu Geral, localizado no canto esquerdo do painel.
Uma vez acessado o menu de inclusão de documento hábil, será aberta uma tela para que sejam preenchidos os dados referentes ao documento.
O primeiro passo é preencher o tipo de documento que será incluído, no caso deve ser preenchido com a sigla da nota de pagamento (NP) e clicar em confirmar, não sendo necessário preencher o campo “número”, que será gerado automaticamente ao se clicar no botão “confirmar”.
Linha de comando para acesso: INCDH
Acesso para inclusão de documento hábil.
Deve ser Preenchido com NP(nota de pagamento).
Número que será gerado ao clicar em confirmar.
Botão para confirmação de inclusão da “NP”.
Após clicar em confirmar uma nova tela será aberta contendo 8 abas, porém somente 4 deverão ser preenchidas, de acordo com os parâmetros do documento a ser pago, as abas são as seguintes:
– Dados básicos
– Principal Com Orçamento
– Principal Sem Orçamento
– Deduções
– Encargo
– Ajuste
– Dados Do Pagamento
– Resumo
Vejamos detalhadamente cada uma dessas abas, com seus respectivos campos de preenchimento.
3.1 DADOS BÁSICOS
Essa aba do módulo CPR deve ser preenchida com as informações básicas contidas no documento a ser pago como: data de emissão, data de vencimento, n° do processo, CNPJ do Credor, valor da nota.
Preencher com a data atual. Verificar na capa do processo. Data de ateste no verso da N. fiscal. Valor bruto da despesa (soma das N. fiscais, se houver mais de uma). CNPJ da empresa credora. Dados Básicos
Após inserir todos os dados destacados na figura anterior, deverá ser incluído o documento de origem a partir do botão “incluir”, podendo, se necessário for, ser incluído mais de um documento de origem ( nota fiscal, recibo, fatura, boleto) clicando no botão “incluir”, destacado na figura anterior.
Os seguintes campos serão disponibilizados, a serem preenchidos com as informações do documento de origem a ser cadastrado: “emitente”, “data da emissão do documento”, “número do documento” e o “valor do documento”.
O campo “Observação” deve ser preenchido com os seguintes dados: nº da NF; descrição detalhada do serviço; mês ou período de referência; nº do processo; nº e ano do contrato.
Uma vez preenchida e confirmada a aba “Dados básicos ”, deve se passar ao preenchimento da aba “Principal com Orçamento”, clicando sobre a respectiva aba.
CNPJ do emitente do doc. de origem. Data de emissão do Documento. N° do documento. Valor Bruto. Confirmar Inclusão do Doc. de origem Confirma a aba.
3.2 PRINCIPAL COM ORÇAMENTO
Após o preenchimento das abas “dados básicos” e “principal com orçamento” já é possível registrar o compromisso para posterior conclusão.
Principal c/Orçamento Insira a situação "DSP001" para serviços. .Havendo serviço continuado c/contrato, marque "SIM". Complete a conta de contrato que tenha saldo para essa empresa.(>conrazao) Número do empenho e respectivo subitem, consultar no processo ou no SIAFI(>conne). Valor total da despesa a deduzir do empenho informado.
3.3 DEDUÇÕES
A próxima aba a ser preenchida é a aba de “Deduções”. Nessa aba serão registradas todas as deduções referentes a impostos federais e estaduais(ISS,INSS,etc.). A aba poderá ser acessada dando um clique sobre ela.
Após o preenchimento dos dados de recolhimento dos tributos federais, deverão ser especificados na linha “Recolhedores” os dados dos recolhedores, devendo ser informado: CNPJ do recolhedor, a base de cálculo e valor da receita, conforme figura acima. No caso de mais de um recolhedor, não será necessário incluir outra dedução “DDF001”, bastando clicar no botão “incluir” para inclusão de novo recolhedor.
Após inclusão de cada recolhedor, deve ser confirmada a inclusão clicando no botão “confirmar”. Havendo feito a inclusão de todos os recolhedores deverá ser confirmada a aba, no botão “confirmar” no final da tela, conforme destacado na imagem acima.
Data de vencimento do DARF: é o 3º dia útil da semana seguinte à do pagamento (normalmente é a quarta-feira da próxima semana). Data do pagamento da despesa,data atual. Código de recolhimento conforme tabela no anexo 2 da IN RFB 1.234/12. (MUITA AT ENÇÃO!!)
Valor total dos tributos federais de todos os recolhedores, havendo um ou mais.
Inclua um recolhedor e
insira o CNPJ. Base de cálculo dos
tributos (geralmente é o valor da nota fiscal). Confirme a janela da lista
de recolhedores. Confirme a janela
do DARF.
Se houver mais de um recolhedor, não precisa incluir outra dedução DDF001. Basta incluir na lista.
3.3.1 Pré-Doc
Uma vez confirmada a “aba” será disponibilizada a opção para preenchimento do “Pré-doc”. O Pré-doc é do documento que contém as instruções para o pagamento, como: vinculação do recurso, o período de apuração, a base de cálculo, o processo e as observações referentes ao recolhimento dos impostos federais do documento hábil, conforme imagem abaixo.
Após o preenchimento das informações deverá ser confirmada a janela, passando-se ao preenchimento dos dados referentes a dedução do “ISS”, conforme a seguir:
Clique para preencher o “Pré-doc”. Outras despesas correntes (3). Data correspondente ao sábado da semana de emissão do DARF. Número que consta na capa do processo. Cole a observação e substitua "LIQUIDAÇÃO" por "TRIBUTOS FEDERAIS" Confirme a janela. Inclua a dedução "DDR001" para o ISS. Confirme.
Quando o botão “confirmar” da tela anterior for clicado, a seguinte tela será mostrada:
Após confirmar a inclusão do “DAR” (documento de arrecadação de receita), será necessário o preenchimento das informações do “Pré-doc”, referente ao “DAR” inserido, que poderá ser acessado clicando no ícone “Pré-doc”, conforme a seguir:
Data atual Data atual
Código do município que vai arrecadar o ISS. Brasília é "9701". Código da receita do ISS é sempre "1782". Valor total de ISS de todos os recolhedores, havendo um ou mais.
Inclua um recolhedor e insira o CNPJ.
Valor total de ISS recolhido em nome do recolhedor em questão
Outras despesas correntes (3).
Mês de emissão da nota. Ano de emissão da nota. UG do CNMP, sempre
590003.
Código do município de domicílio da empresa que emitiu a nota. Clique na lupa para encontrar o município.
Número da Nota Fiscal (Corpo da Nota).
Data de emissão da NF (Corpo da Nota).
Alíquota do ISS.
Valor da nota fiscal ou da maior, se houver mais de uma.
Confirme a janela da lista de recolhedores.
Para concluir o “Pré-Doc”, deve ser preenchida a observação, conforme tela abaixo.
Após preenchidas todas as informações, confirme o “Pré-doc” no botão “confirmar”. Será necessário agora inserir a dedução referente ao INSS, o código da dedução é o “DGP001”,conforme imagem abaixo.
Cole a mesma observação já preenchida nas outras abas e substitua "LIQUIDAÇÃO" por "ISS". Se a base de cálculo for diferente do valor da nota informado acima, inclua esse valor ao final da observação.
Inclua a dedução "DGP001" para o INSS e clique confirmar.
Após a inclusão da dedução “DGP001” serão disponibilizados os campos para preenchimento com os dados da dedução.
Após preenchidas as todas as informações, confirme a janela da “GPS” no botão confirmar. Será disponibilizada a opção de preenchimento do “Pré-doc” referente a “GPS”
Dia 20 do mês seguinte ao de emissão da nota Data atual Código de recolhimento do INSS, sempre 2640.
Valor total de INSS de todos os recolhedores, havendo um ou mais.
Inclua um recolhedor e insira o CNPJ.
Valor total de INSS recolhido em nome do recolhedor em questão. Confirme a janela da lista de recolhedores. Outras despesas correntes (3). Mês de emissão da nota. Ano de emissão da nota.
Número que consta na capa do processo.
Cole a observação e substitua
"LIQUIDAÇÃO" por "ISS". Se a base de cálculo for diferente do valor da nota informado acima, inclua esse valor ao final da observação
3.4 DADOS DE PAGAMENTO
Incluídas todas as deduções e confirmadas, deverá ser acessada a aba “Dados de Pagamento”, dando um simples clique sobre a aba, que abrirá a seguinte tela:
Nessa tela inicial da aba “Dados de Pagamento” não será necessário o preenchimento de nenhum campo, sendo necessário somente a conferência dos valores e CNPJ do favorecido, se estiverem corretos, clique em confirmar para habilitar a opção do preenchimento do “Pré-doc” referente a Ordem Bancária (OB), conforme tela abaixo.
Preencher com a opção OB de Crédito.
Número que consta na capa do processo. Dados bancários do favorecido, podem ser inseridos
individualmente, ou consultados pelo CNPJ na lupa disponível no campo conta corrente. Cole a mesma observação já preenchida nas outras abas e substitua "LIQUIDAÇÃO" por "PAGAMENTO".
Após preenchidas as informações necessárias, conforme acima, confirme a janela do “Pré-doc”.
Está é a última aba a ser preenchida, agora é necessário verificar a consistências das informações inseridas em todas as abas, janelas, Pré-docs, etc. Para verificar se todos os dados necessários ao pagamento estão inseridos, para tanto, basta clicar no botão “Verificar Consistências”, conforme imagem abaixo.
Se algum dado estiver inconsistente, será mostrado na janela, conforme imagem acima, sendo necessário corrigir as inconsistências para registrar o documento. Tudo correto, basta clicar no botão “Registra” para registrar as informações do documento.
Verifique a consistência do pagamento, pode
Pronto!!!! Sua “NP” foi incluída com sucesso. Será gerado o número para sua NP, conforme imagem a seguir:
É importante anotar os números dos documentos gerados, pois será necessário gerenciar os compromissos referentes a NP registrada. A opção de gerenciar compromissos pode ser acessada por meio da linha de comando “GERCOMP” ou por meio do menu lateral:
“Menu_Geral>Contas_a_Pagar_e_Receber>Compromissos>Gerenciar_Compromissos”. Anote na capa do processo o número da NS (NS495). Anote na capa do proceddo o número da NP (NP354).
3.5 GERENCIAR COMPROMISSOS
Será aberta uma janela com os parâmetros de pesquisa da opção “Gerenciar documentos”, geralmente é necessário o preenchimento apenas da data, pois poucos são os documentos pendentes, geralmente os que acabaram de ser gerados.
Clicando em pesquisar serão mostrados os compromissos pendentes, conforme tela acima:
Após selecionar os compromissos que serão realizados, basta clicar no botão executar. Será aberta uma janela na qual deve ser informada a “vinculação”, que será sempre 400,
Deverá ser escolhida a opção “realizar totalmente” “R”
Tipo dos Documentos, importante conferir. Valores individuais de cada documento inseridos, importante conferir os valores. Número dos documetos, veririficar o número, deve ser o mesmo da NP registrada.
conforme a próxima imagem.
Após confirmar as vinculações, será gerado o número dos seguintes documentos:
– NP – NS – OB – DF – DR – GP
Esses documentos devem ser anotados na capa do processo, nessa ordem, somente por organização.
Pronto!! O procedimento no novo “CPR” termina aqui, mas será necessário acessar o SIAFI (Emulador) para impressão dos documentos gerados.
4 IMPRESSÃO DOS DOCUMENTOS
Por meio da linha de comando do SIAFI (Emulador) deverá ser acessada a opção “>CONDOC”, conforme tela seguir:
A seguinte tela será mostrada, bastado inserir o número dos documentos para se proceder a consulta do documento e impressão.
Ex: – NS000495 – DF800754 – DR800745 – GP800254 – OB800351 – RE800752
Após impressos todos os documentos devem ser anexados ao processo, deverá ainda ser feito um despacho para Conformidade Documental, conforme abaixo, que o modelo encontra-se disponível em:
