Escola Secundária de Paços de Ferreira
Departamento Comercial
Escola Secundária de Paços de Ferreira
2009/2010
Departamento Comercial
Trabalho realizado por:
Filipe Cabral n.º8
Tânia Leão n.º19
Escola Secundária de Paços de Ferreira
2009/2010
Departamento Comercial
Trabalho realizado por:
Filipe Cabral n.º8
Diferença de Aprovisionamento e Compra
O aprovisionamento é um conjunto de actividades, tendo como objectivo, colocar à disposição da empresa os bens e serviços de que necessita para exercer a sua actividade, na quantidade necessária, no momento oportuno e ao menor custo possível.
A função aprovisionamento abrange, fundamentalmente, as seguintes áreas de actividade:
ü As compras – ou seja, a procura contínua e dinâmica das possibilidades que, quer o mercado interno, quer o externo oferecem à empresa visando a satisfação das suas necessidades ao menor custo e nas melhores condições possíveis;
ü O armazenamento – abrange as actividades físicas e administrativas e tem em vista não só a protecção dos bens, evitando a sua deterioração e roubo, mas ainda fazendo com que os gastos com tal protecção sejam reduzidos ao estritamente necessário, o que implica estudos aturados sobre a localização e instalação em armazém.
ü A gestão de Stocks – tem em vista a manutenção das existências a um nível tal que se mantenha o abastecimento regular da empresa aos mais baixo custo possível e em condições óptimas;
ü Os transportes – têm como finalidade a movimentação rápida, segura e económica de todos os bens necessários ao abastecimento da empresa.
No caso de compras de bens, o serviço deverá especificar o meio de transporte a utilizar e simultaneamente controlar o andamento e recebimento dos bens transportados. A escolha do meio de transporte
utilizado pela empresa depende, da urgência, da segurança ou do custo desse meio de transporte.
Outra tarefa importante a cargo de um serviço de transportes é a de controlar o andamento e o comprovar as facturas da companhia transportadora. Este trabalho pressupõe a verificação de que as quantidades e os preços das tarifas dos bens transportados estão correctos; a rota utilizada pela empresa transportadora é a adequada; e os custos totais apresentados na factura da companhia transportadora estão exactos.
Da noção ressaltam logo como elementos essenciais do aprovisionamento:
ü a determinação da quantidade de bens e serviços a adquirir – o que implica, de imediato, o conhecimento: da rapidez de utilização dos bens e serviços; do período de tempo que medeia entra a formulação de uma encomenda e a sua entrega nos armazéns da empresa; da vantagem ou desvantagem que há entre o adquirir-se determinada quantidade de bens face ao custo adicional resultante do stocks elevados; e também das previsões de vendas a curto e médio prazo.
ü a quantidade dos bens a adquirir – que deve ajustar-se perfeitamente aos requisitos preestabelecidos pelos serviços da empresa. Daí que a qualidade do bem seja um factor decisivo a ter em conta na sua aquisição. O bem a adquirir deve ser de boa qualidade, mas já é um exagero a empresa abastecer-se com bens de qualidade superior á necessária;
ü prazos de entrega – é de primordial importância saber-se o fornecedor tem capacidade para efectuar o fornecimento dos bens no prazo previamente acordado, uma vez que o não cumprimento dos prazos pode não
só provocar paragens no funcionamento da empresa como também denegrir a sua imagem por contactos que esta, por sua vez, venha a não cumprir;
ü preços dos bens – ter em atenção que artigos de baixo preço são, geral, de baixa qualidade, mas que o facto de os artigos terem um preço elevado não é garantida de boa qualidade, isto é, a empresa não deve necessariamente efectuar as suas aquisições à empresa que oferece os melhores preços;
ü tempo certo para adquirir – para que a empresa não crie stocks demasiadamente elevados, não fique com os stocks esgotados, o que lhe acarretaria paragens no processo de fabrico ou a impossibilidade de responder às solicitações dos seus clientes.
Funções de um serviço de compras
Compete ao serviço de compras conseguir o máximo de fornecimentos com os recursos disponíveis. Para isso, obtém da função comercial as previsões de vendas, revê as requisições internas e examina sistematicamente as condições externas para conhecer as tendências de preços, qualidade e serviços do mercado abastecedor. Compete-lhe ainda coordenar as rotinas administrativas para evitar notas de encomenda, seguir o andamento das entregas e dar luz verde à contabilidade, para o processo de pagamento ao fornecedor, do material recebido.
O departamento de compras da empresa funciona como interface entre a empresa e os seus fornecedores, para quem a empresa é um cliente, sujeita, portanto, às respectivas estratégias comerciais. Internamente, a função compras recebe as requisições das unidades operacionais, transforma-as em encomendas, controla as entregas e reabastece os departamentos, de forma a manter os serviços em actividade.
O funcionamento adequado do serviço de compras exige um fluxo constante de informação com os fornecedores e com todo o conjunto de departamentos internos interessados.
O serviço de compras terá que dispor de um completo sistema de informação, constituído por ficheiros de fornecedores e ficheiros de materiais. Estes ficheiros encontram-se normalmente informalizados, facilitando uma consulta e actualização rápidas.
Ficha do fornecedor
Firma Morada
Telefones Telefax (es) Pessoa (s) a contratar
Horário de atendimento ____ h às ____ h e ____ h às ____
Produtos Nossos Códigos
Condições comerciais Observações
Nenhuma empresa pode funcionar sem adquirir bens e serviços. Tal facto implica que:
ü a empresa comercial, ao adquirir as mercadorias, pense sempre nos possíveis clientes, porque espera que estes irão adquirir o que irá pôr à venda;
ü a empresa industrial, a abastecer-se de matérias, procure fontes seguras e especializadas que a abasteçam a um preço razoável, na qualidade e qualidade desejadas, dentro dos prazos combinados;
ü as empresas, ao adquirirem os bens de equipamento, comprovem se os mesmos são apropriados para os fins em vista e se estão adaptados às estruturas existentes.
As etapas para efectivação de uma compra
Segundo Campos, Silva e Castro (1996)1O processo completo de uma compra inicia-se com a decisão de comprar materiais e termina quando o material é aceite pelo departamento a que se destina. A responsabilidade do Serviço de Compras, em ligação com outros departamentos e com o mercado abastecedor, abrange todo o processo, que subdividimos em seis fases.
1. Receber as requisições – As áreas funcionais da empresa dispõem de impressos próprios – Requisição de Material – para indicar a quantidade e qualidade dos materiais pretendidos, incluindo geralmente uma coluna para indicar a quantidade disponível, obrigando o requisitante, que assina a requisição, a verificar se realmente necessita desse material. O original é enviado ao Serviço de Compras e o duplicado fica no serviço requisitante;
2. Rever as requisições – O Serviço de Compras não tem geralmente autoridade para substituir ou modificar os materiais pedidos pelas áreas funcionais, mas tem a responsabilidade de questionar as requisições e sugerir alternativas, num esforço de cooperação com as áreas técnicas para descobrir novos meios e avaliá-los em função do conhecimento que tem do mercado abastecedor;
3. Seleccionar o fornecedor – O processo de selecção do fornecedor faz-se com base nas fontes de informação disponíveis, procurando seguir de perto a actuação dos fornecedores existentes e o aparecimento de novos. A complexidade do processo de selecção é variável conforme se trate de
encomendas muito grandes, muito pequenas ou contínuas. No primeiro caso, as negociações são conduzidas com vários fornecedores, podendo prolongar-se por muito tempo. Nos outros casos, ao agente de compras competirá entrar em contacto com um reduzido número de fornecedores autorizados para obter informações sobre preços e condições de compra.
4. Fazer a encomenda – Trata-se de formalizar a escolha do fornecedor. Ainda que já tenha havido vários contactos, por telefone ou por FAX, por exemplo, e praticamente se considere confirmada, a escolha é sempre formalizada através de documento próprio, nota de encomenda, geralmente em quatro vias, sendo o original enviado ao fornecedor. No Serviço de Compras fica uma cópia, outra é remetida à Contabilidade, para se organizarem os futuros pagamentos, e outra aos Serviços de Recepção, que têm de programar a recepção das entregas. A nota de encomenda deverá ser preenchida com o máximo de elementos e condições – de entrega, liquidação ou pagamento, prazos, condições de rejeição, etc. – de forma a garantir a defesa dos interesses da empresa.
5. Seguir as encomendas – O Serviço de Compras abre uma ficha para cada encomenda em curso, onde se regista toda a informação que permite, em qualquer momento, conhecer a situação da encomenda, isto é, os dados da nota de encomenda, a forma de expedição, as quantidades já recebidas, os dados das guias de remessa, as anomalias verificadas, as reclamações apresentadas, etc.
6. Controlar as entregas – Na fase de recepção das encomendas são envolvidos diferentes departamentos, para além do Serviço de Compras, de forma a garantir-se o controlo total da situação, a identificação de eventuais desvios e a medida tomada das medidas correctivas:
O Serviço de Recepção, a funcionar junto dos locais de armazenagem, faz uma primeira verificação qualitativa e quantitativa dos materiais,
confronta com a cópia de nota de encomenda em seu poder e com a Guia de
Remessa que acompanhou os materiais no transporte. Deverá imediatamente
comunicar ao Serviço de Compras qualquer anomalia verificada. Caso tudo esteja em ordem, o responsável pela recepção rubrica a Guia de Remessa, junta-a à cópia da Nota de Encomenda em seu poder e envia tudo para o Serviço de Compras.
Serviço de Compras aguarda a chegada do documento que formaliza o débito ao fornecedor – Factura -, procedendo a um último controlo para confirmar se as condições de preços, descontos e formas de pagamento são as estabelecidas na encomenda. Caso isso não se verifique, poderão ser emitidas Guias de Devolução e Notas de Débito ou Notas de Crédito para corrigir anomalias ou lapsos verificados. Rectificados todos os valores e esclarecidas todas as situações, o Serviço de Compras rubrica e envia toda a documentação para a Contabilidade: Factura, Nota de Encomenda e Guia de Remessa.
A Contabilidade verifica a documentação, regista a compra a prepara, com a Tesouraria, a respectiva liquidação ou pagamento ao fornecedor, encerrando-se o processo.
Segundo Lousã, Pereira e lambert existe 4 fases:
1º - Constatação da necessidade de compra
O serviço de compras não deve efectuar qualquer compra, sem que para tal seja solicitado e autorizado. Tal não significa, no entanto, que o serviço de compras não deva informar vários departamentos, quando as condições de venda de determinado artigo se estão a alterar.
O trabalho de compra começa com a solicitação ao serviço de compras de um determinado bem. Esta solicitação é formalizada num documento, a
requisição, emanada do serviço que necessita do bem e donde constam,
fundamentalmente, a quantidade e qualidade do bem a adquirir, devendo vir assinada, quer pelo chefe do serviço quer pela pessoa que o pediu.
A requisição é emitida pelo serviço que necessita do bem e o número de cópias varia de empresa para empresa, devendo ser emitida pelo menos em duplicado, seguindo o original para o serviço de compras e ficando o duplicado na posse dos serviços requisitantes para que possam comprovar se o material que pediram é o que irão receber.
2º - Pesquisa do fornecedor
Na posse da requisição, o serviço de compras pode saber de imediato onde adquirir os bens ou, pelo menos, onde procura-los. Para tal deve possuir:
Um ficheiro por bens comprados, devendo cada ficha resumir o historial das compras anteriores, pelo que deve conter o nome do artigo e as empresas em que o mesmo tem sido adquirido com informações referentes a preços, descontos, prazos de pagamento, qualidade de bens, qualidade do serviço prestado e outras informações, justificando a adjudicação das encomendas;
Um ficheiro de fornecedores, com a indicação da morada, número de telefone e telex, nome das pessoas a contactar, lista de artigos que fornece, prazos de entrega, condições de venda, qualidade dos seus produtos ou serviços;
Catálogos e lista de preços e outras informações que vá recebendo dos fornecedores.
3º - Escolha do fornecedor e efectivação do pedido
Uma vez escolhido o fornecedor, a empresa compradora deverá formalizar, por escrito, a encomenda num documento, a nota de encomenda, mesmo que tenha contactado verbalmente com o fornecedor.
O número de cópias da nota de encomenda varia de empresa para empresa, sendo, no entanto, de aconselhar, pelo menos, 4 cópias para que:
O original possa ser enviado à empresa fornecedora;
Uma cópia seja enviada aos serviços de recepção, a fim de que esta possa ser confrontada com a guia de remessa quando esta chegar a estes serviços;
Uma cópia permaneça no próprio serviço de compras;
Uma quarta via do documento seja enviada aos serviços de contabilidade.
4º - A recepção e controlo das entregas
A recepção e controlo das entregas é efectuada por três serviços: O serviço de recepção – recebe a compara os bens chegados com os registos constantes da guia de remessa e da nota de encomenda. As anormalidades verificadas deverão ser comunicadas ao serviço de compras;
O serviço de compras – que ao receber a guia de remessa dos serviços de recepção a agrafa juntamente com a nota de encomenda até à chegada a factura, é conferida com o guia de remessa e nota de encomenda e se não houver nada opor, envia-a ao serviço de contabilidade;
O serviço de contabilidade – recebe a factura já conferida pelo serviço de compras e procede ao pagamento da importância em divida.
Bibliografia
Lousã, Aires; Pereira, Paula Aires; Raul Lambert “Técnicas de Organização Empresarial” S/D, Porto Editora
Campos, Ana Rita; Silva, Maria Amélia; Castro, Rosa “Técnicas de organização Empresarial, 1996, Edição Asa
