Plano de Gestão de Riscos de Corrupção P á g i n a 1. Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça

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Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça

Plano de Gestão de Riscos de Corrupção P á g i n a | 1

ÍNDICE

Introdução ... 2

Parte I ... 3

Caracterização da IGSJ ... 3

Natureza e regime jurídico ... 3

Missão e atribuições ... 3

Competências e organização interna ... 4

Organograma ... 5

Recursos financeiros ... 6

Recursos humanos ... 6

Parte II ... 7

Identificação dos riscos de corrupção e infrações conexas ... 7

Definição de risco e gestão de risco ... 7

Probabilidade e gravidade da ocorrência ... 8

Matriz de risco ... 9

Parte III ... 9

Medidas de prevenção dos riscos ... 9

Parte IV ... 9

Estratégias de aferição da efetividade, utilidade, eficácia e eventual correção de medidas propostas ... 9

Anexos ... 11

Anexo I – Quadro I – Identificação dos riscos de corrupção e infrações conexas e das medidas de prevenção por áreas de missão ... 12

Anexo I – Quadro II – Identificação dos riscos de corrupção e infrações conexas e das medidas de prevenção por área de atuação (DSAGI) ... 13

Anexo II – Desenvolvimento do mapa de Recursos financeiros ... 18

Anexo III – Declaração de inexistência de impedimentos ... 19

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Introdução

O Conselho de Prevenção da Corrupção deliberou recomendar a todas as entidades gestoras de dinheiros, valores ou patrimónios públicos a elaboração de um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas (cfr. Recomendação n.º 1/2009, publicada no DR II Série, n.º 140, de 22 de julho).

O plano de prevenção de riscos de corrupção e de infrações conexas é um instrumento de gestão dinâmico que carece de aperfeiçoamento e de manutenção constante. A prevenção de riscos assume-se como um processo contínuo e em permanente desenvolvimento.

Nesse contexto elaborou a DSAGI, uma revisão do plano, acrescentando ao anterior o processo de monitorização do plano.

Assim, sob proposta do Diretor da DSAGI, determino o seguinte:

1 – Aprovo a revisão do plano de prevenção de riscos de corrupção e de infrações conexas;

2 – Dê-se conhecimento a Sua Exa. a Ministra da Justiça;

3 – Dê-se conhecimento ao Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC); 4 – Publique-se no site da Internet da IGSJ.

IGSJ, 5 de novembro de 2013

O Inspetor-Geral,

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Parte I

Caracterização da IGSJ

Natureza e regime jurídico

A Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça, doravante designada por IGSJ, é um serviço central da administração direta do Estado, dotado de autonomia administrativa.

Missão e atribuições

A IGSJ tem por missão desempenhar as funções de auditoria, inspeção e fiscalização, relativamente a todas as entidades, serviços e organismos, dependentes, ou cuja atividade é tutelada ou regulada pelo Ministério da Justiça. Constituem atribuições da IGSJ:

 Realizar inspeções, auditorias, sindicâncias, inquéritos, averiguações, peritagens e outras ações inspetivas que lhe sejam ordenadas ou autorizadas, assegurando o acompanhamento das recomendações emitidas;

 Realizar inspeções com vista a avaliar o cumprimento das missões, das normas legais e regulamentares e das instruções governamentais aplicáveis à atividade dos serviços e entidades;

 Apreciar queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições e realizar ações inspetivas, na sequência de indícios apurados ou de solicitações de outras entidades do Estado que lhe sejam apresentadas por eventuais violações da legalidade ou por suspeitas de irregularidades ou deficiência no funcionamento dos órgãos, serviços ou organismos do MJ;

 Auditar os sistemas e procedimentos de controlo interno dos serviços e organismos do MJ, no quadro das responsabilidades cometidas ao sistema de controlo interno e participar no Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado;

 Propor a instauração e instruir processos disciplinares, de inquérito e de averiguações que forem determinados pelo Ministro da Justiça ou que por ele sejam avocados e assegurar a realização de outras ações inspetivas que lhe sejam atribuídas por lei, ou por aquele determinadas;

 Avaliar a qualidade dos sistemas de informação de gestão, incluindo os indicadores de desempenho, bem como os resultados obtidos em função dos meios disponíveis, propor medidas relativas à organização e ao funcionamento dos órgãos, serviços e organismos do MJ, visando a simplificação de processos,

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circuitos e comunicações e verificar a realização dos objetivos definidos em programas de modernização administrativa;

 Apresentar propostas de medidas legislativas ou regulamentares que, na sequência da sua atuação, se afigurem pertinentes, bem como propor a adoção de medidas tendentes a assegurar ou restabelecer a legalidade dos atos praticados por parte dos serviços e organismos do MJ;

 Participar aos órgãos competentes para a investigação criminal os factos com relevância jurídico – criminal e colaborar com aqueles órgãos na obtenção de provas, sempre que isso for solicitado;

 Exercer as demais competências que lhe forem atribuídas por lei ou determinadas superiormente no seu âmbito de atuação.

Competências e organização interna

A IGSJ é dirigida por um Inspetor-Geral, coadjuvado por uma Subinspetora-Geral, a quem compete substituir o inspetor-geral nas suas faltas e impedimentos e exercer as competências que por este lhe sejam delegadas ou subdelegadas.

Ao Inspetor-Geral, sem prejuízo das competências que lhe forem conferidas por lei ou nele delegadas, compete:

 Promover a realização das ações superiormente aprovadas, bem como dos controlos cruzados necessários ao cabal desempenho das ações;

 Representar a IGSJ no conselho coordenador do Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado;

 Elaborar os planos de atividades da IGSJ e submetê-los a aprovação do Ministro da Justiça;

 Avaliar a atividade da IGSJ, elaborar os respetivos relatórios e submetê-los a apreciação do Ministro da Justiça;

 Propor à Sra. Ministra da Justiça a adoção das medidas que tiver por convenientes no âmbito das suas competências de acompanhamento da execução das decisões proferidas pelo Ministro da Justiça nos processos instruídos pela IGSJ;

 Representar a IGSJ, designadamente em atos e contratos, e assegurar as suas relações com o Ministro da Justiça, com os serviços do MJ e, em geral, com todas as entidades externas.

A organização interna dos serviços da IGSJ obedece ao seguinte modelo estrutural misto:

 Nas áreas de missão, o modelo de estrutura matricial, através da constituição de equipas de inspeção multidisciplinares;

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 Na área de suporte, o modelo de estrutura hierarquizada, através da Direção de Serviços de Administração, Gestão e Informática (DSAGI), à qual compete gerir os recursos humanos, financeiros, patrimoniais e informáticos, assegurar as funções relativas ao expediente e arquivo e promover a aplicação de medidas de desenvolvimento organizacional e de modernização administrativa. A DSAGI é dirigida por um Diretor de Serviços.

Organograma Inspetor-Geral Subinspetora-Geral Serviço de Inspeção DSAGI

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Recursos financeiros Orçamento de funcionamento1 Agrupamentos Pagamentos efetuados Dezembro 2011 Dezembro 2012

Despesas com pessoal 764.094,57 86,0% 719.404,58 88,5% Aquisição de bens e serviços 111.582,74 12,5% 91.667,14 11,3% Aquisição de bens de capital 13.259,82 1,5% 1.488,65 0,2%

Total 888.937,13 100,0% 812.560,37 100,0%

Recursos humanos

Relação Jurídica de emprego

Cargo/Carreira Nomeação definitiva CT em funções públicas por tempo indeterminado Comissão de serviço no âmbito da LVCR Total Dirigente superior 2 2 Dirigente intermédio 1 1 Técnico superior 1 1 Assistente técnico 2 2 Assistente operacional 1 1 Informático 1 1 Pessoal de inspeção 10 10 Total 10 5 3 18

A IGSJ conta, atualmente, com 18 efetivos para desempenhar as funções acima descritas: 14 na área de missão e apoio à direção superior, e 4 na área de suporte.

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Parte II

Identificação dos riscos de corrupção e infrações conexas Definição de risco e gestão de risco2

O risco pode ser definido como a combinação da probabilidade de um acontecimento e das suas consequências3 (ISO/IEC Guide 73). O simples facto de existir atividade, abre a possibilidade de ocorrência de eventos ou situações cujas consequências constituem oportunidades para obter vantagens (lado positivo) ou então ameaças ao sucesso (lado negativo). A gestão de riscos é cada vez mais identificada como dizendo respeito aos aspetos positivos e negativos do risco. A gestão de riscos é um elemento central na gestão da estratégia de qualquer organização. É o processo através do qual as organizações analisam metodicamente os riscos inerentes às respetivas atividades, com o objetivo de atingirem uma vantagem sustentada em cada atividade individual e no conjunto de todas as atividades. O ponto central de uma boa gestão de riscos é a identificação e tratamento dos mesmos. O seu objetivo é o de acrescentar valor de forma sustentada a todas as atividades da organização.

A identificação dos riscos tem como objetivo identificar a exposição de uma organização ao elemento de incerteza. Esta identificação exige um conhecimento profundo da organização.

O objetivo da descrição dos riscos centra-se na apresentação dos riscos identificados num formato estruturado, por exemplo, através de uma tabela.

A identificação dos riscos deve ser abordada de forma metódica, de modo a garantir que todas as atividades significativas dentro da organização foram identificadas e todos os riscos delas decorrentes definidos.

As atividades e decisões podem ser classificadas de várias forma, entre as quais:  Estratégicas - Relacionadas com os objetivos estratégicos da organização a

longo prazo;

 Operacionais - Relacionadas com os assuntos quotidianos com os quais a organização é confrontada quando se esforça para atingir os seus objetivos estratégicos;

2

Elementos extraídos da “Norma de Gestão de Riscos” da FERMA – Federation of European Risk Management Associations, disponível em

http://www.exatec.unisinos.br/~leo/arquivos/seginfo/Texto01_GR.pdf

3

Terminologia para o risco definida pela Organização Internacional de Normalização (ISO) no seu documento ISO/IEC Guide 73 Risk Management – Vocabulary Guidelines for use in standards

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 Financeiras - Relacionadas com a gestão e controlo eficazes dos meios financeiros da organização.

Probabilidade e gravidade da ocorrência

O grau de risco é o resultado da combinação entre a probabilidade e a gravidade da respetiva ocorrência.

Tabela I - Probabilidade de ocorrência

Alta

(Provável) Com possibilidade de ocorrência no prazo de 1 (um) ano.

Média

(Possível) Com hipótese de ocorrência no prazo de 2 (dois) anos.

Baixa (Remota)

Sem possibilidade de ocorrência no prazo de 2 (dois) anos.

Escala de probabilidade: Alta = 3; Média = 2; Baixa = 1

Tabela II - Gravidade da ocorrência

Alta

Impacto significativo sobre a estratégia ou atividades operacionais da organização. Grande preocupação dos intervenientes Impacto financeiro igual ou superior a € 5 000

Média

Impacto moderado sobre a estratégia ou atividades operacionais da organização. Preocupação moderada dos intervenientes Impacto financeiro igual ou superior a € 1 000 e inferior a

€ 5 000

Baixa

Baixo impacto sobre a estratégia ou atividades operacionais da organização.

Pouca preocupação dos intervenientes Impacto financeiro inferior a € 1 000

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Matriz de risco

Tabela III - Matriz de risco Probabilidade

Gravidade

Baixa Média Alta

Alta Moderado Elevado Elevado

Média Fraco Moderado Elevado

Baixa Fraco Fraco Moderado

Escala de risco: Elevado = 3, Moderado = 2; Fraco = 1

Parte III

Medidas de prevenção dos riscos

O quadro I, em anexo, centra-se na apresentação estruturada dos riscos de corrupção e de infrações conexas, classificados de acordo com a probabilidade, gravidade da ocorrência e grau de risco. Contém ainda as medidas propostas para prevenir a sua ocorrência.

Parte IV

Estratégias de aferição da efetividade, utilidade, eficácia e revisão das medidas propostas

Com o objetivo de aferir da efetividade, utilidade, eficácia e revisão das medidas propostas, propõe-se:

 Aprofundar o manual de procedimentos da DSAGI;

 Realizar ações de controlo interno de forma a aferir o cumprimento das medidas constantes deste plano, bem como do manual de procedimentos;

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 Monitorizar o plano, através do seguinte processo:

 Divulgar a todos os trabalhadores os resultados dessas ações;

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Anexo I – Quadro I

Quadro I - Identificação dos riscos de corrupção e infrações conexas e das medidas de prevenção por áreas de missão Área de

Missão Atividade Risco

Probabilidade da Ocorrência Gravidade da Ocorrência Grau de Risco Medidas de Prevenção Prazo de Execução Responsáveis Ações de auditoria, inspeção e fiscalização

Realizar auditorias e inspeções com vista a avaliar o cumprimento das missões, das normas legais e

regulamentares - Insuficiente fundamentação na seleção _{das entidades a auditar, inspecionar e} fiscalizar

- Deficiente cumprimento de normas procedimentais aplicáveis nas ações a desenvolver

- Incorreta aferição da existência de responsabilidade

- Insuficiente identificação dos

responsáveis por factos relacionados com a gestão dos dinheiros públicos

- Uso indevido de informação confidencial

- Ausência de objetividade,

imparcialidade e isenção na instrução dos processos 1 3 2 Manual de Procedimentos Medidas executadas Inspetor-Geral (IG) Inspetor Coordenador Ações de acompanhamento

Avaliar o grau de cumprimento das recomendações anteriormente formuladas pela IGSJ

1 3 2 Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado Auditar os sistemas e

procedimentos de controlo interno dos serviços e organismos do ministério, no quadro das responsabilidades cometidas ao sistema de controlo interno

1 3 2

Atendimento ao público, queixas, reclamações e visitas

Atender ao público, apreciar queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições e realizar ações inspetivas, na sequência de indícios apurados

1 3 2

Ação disciplinar

Propor a instauração e instruir processos disciplinares, de inquérito e de averiguações que forem determinados pelo Ministro da Justiça

- Incumprimento de deveres na tramitação processual

- Tentativas de aliciamento para omissão de deveres - Omissão de diligências 1 3 2 Manual de Procedimentos Medidas executadas Inspetor-Geral (IG) Inspetor Coordenador

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Anexo I – Quadro II

Quadro II - Identificação dos riscos de corrupção e infrações conexas e das medidas de prevenção por área de atuação (DSAGI)

Área de

Atuação Atividade Risco

Probabilidade da Ocorrência Gravidade da Ocorrência Grau de Risco Medidas de Prevenção Prazo de Execução Responsáveis Gestão de Recursos Humanos Recrutamento e seleção de pessoal

De favorecimento dos candidatos que

mantenham relações de proximidade, relações familiares ou de parentesco, com elementos do júri

1 3 2

- Entrega de declaração de inexistência de impedimentos (conforme modelo constante do anexo III) Antes da abertura do procedimento DSAGI Registo individual dos trabalhadores

De acesso indevido aos processos individuais dos

trabalhadores 1 3 2

- Digitalização dos processos individuais dos trabalhadores, para possibilitar o acesso via eletrónica

- Acesso restrito a alguns trabalhadores da DSAGI e dos próprios aos processos individuais

Medidas

executadas DSAGI

De falhas no registo da assiduidade 1 2 1 - Conferência do mapa mensal de registo da assiduidade

Medida

executada DSAGI

Processamento das retribuições

De falhas no processamento de abonos e

descontos 2 3 3 - Conferência da folha de vencimentos - Segregação de funções Medidas executadas DSAGI

De recurso à prestação de trabalho extraordinário

sem autorização prévia 1 2 1

- Despacho de autorização da prestação de trabalho extraordinário

Medida

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Anexo I – Quadro II (Continuação)

Área de

Probabilidade da Ocorrência Gravidade da Ocorrência Grau de Risco Medidas de Prevenção Prazo de Execução Responsáveis Gestão de Recursos Financeiros e Patrimoniais Operações de tesouraria

De falhas na cobrança da receita 2 1 1

- Consultar classificação económica da receita

- Confirmar classificação económica da receita antes de proceder à autorização

Medidas

executadas DSAGI

De utilizar indevidamente o fundo de

maneio 1 2 1

- Aplicação dos procedimentos

constantes do Regulamento do Fundo de Maneio

Medida

executada DSAGI

Pagamento das despesas

De assumir despesa sem registo de

cabimento prévio 1 2 1

- Registo da informação de cabimento prévio

Medida

executada DSAGI

De efetuar despesa sem autorização do

responsável 1 2 1

- Despacho de autorização da realização da despesa

Medida

executada IG

De proceder à inadequada classificação

económica da despesa 1 1 1

- Consultar classificador económico das receitas e das despesas do estado - Confirmar classificação económica antes de proceder ao cabimento

Medidas

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Área de

Probabilidade da Ocorrência Gravidade da Ocorrência Grau de Risco Medidas de Prevenção Prazo de Execução Responsáveis Gestão de Recursos Financeiros e Patrimoniais Pagamento das despesas

De efetuar pagamentos sem verificar as situações tributária e contributiva do fornecedor

1 1 1

- Consulta das situações tributária e contributiva do fornecedor

- Pedido das certidões das situações tributária e contributiva ao fornecedor - Anexar as certidões ao Pedido de Autorização de Pagamento

Medidas

executadas DSAGI

De realização de pagamentos indevidos

ou por valor superior ao devido 1 2 1

- Conferência do Pedido de Autorização de Pagamento com o respetivo

documento de suporte em anexo

Medida

executada DSAGI

De falhas no registo dos dados dos

fornecedores 2 2 2

- Conferência do registo dos dados na aplicação Sistema de Informação Contabilística e das fichas de identificação enviadas pelos fornecedores

Medida

executada DSAGI

Contratação de bens e serviços

De favorecimento dos fornecedores no

processo de contratação pública 1 3 2

- Entrega de declaração de interesses (conforme modelo constante do Anexo IV)

Medida executada

IG DSAGI

De falhas na validação das faturas 1 3 2

- Conferência da fatura com a requisição oficial/clausulado do contrato

- Segregação de funções

Medida

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Área de

Probabilidade da Ocorrência Gravidade da Ocorrência Grau de Risco Medidas de Prevenção Prazo de Execução Responsáveis Gestão de Recursos Financeiros e Patrimoniais Organização do cadastro e do inventário

De falhas no registo e organização do

cadastro e inventário dos bens públicos 1 2 1

- Verificação dos registos contabilísticos - Elaboração de contagens físicas anuais - Atualização da aplicação CIBE

- Elaboração de propostas de abate

Medida

executada DSAGI

Gestão das viaturas

De gestão ineficiente da frota de veículos 2 1 1

- Verificação do cumprimento das normas constantes do Regulamento do Uso de Veículos da IGSJ

- Atualização da informação no site da ANCP

Até ao 10.º dia útil de

cada mês

DSAGI

De utilização indevida dos veículos 1 1 1 - Despacho de autorização para condução da viatura do serviço

Medida

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Área de

Probabilidade da Ocorrência Gravidade da Ocorrência Grau de Risco Medidas de Prevenção Prazo de Execução Responsáveis Gestão de Recursos Tecnológicos Gestão do equipamento

De furto dos computadores portáteis e consequentemente perda, modificação ou adulteração da informação

2 3 3 - Manter a informação na área de rede da IGSJ Medida a incluir no manual de procedimentos DSAGI Gestão das licenças

De deficiente atualização das licenças de

software e de hardware 2 3 3 - Identificação das necessidades da IGSJ

Antes da elaboração da proposta de orçamento DSAGI Gestão Documental e Arquivo Organização da biblioteca

De deficiente controlo na guarda e no acesso às publicações expostas na biblioteca da IGSJ

2 3 3

- Ações regulares de contagem das publicações

- Definição de formas de controlo do acesso às publicações Medida a incluir no manual de procedimentos DSAGI

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Anexo II

Orçamento de funcionamento

Agrupamentos

Pagamentos efetuados

Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça

Dezembro 2011 Dezembro 2012

111 112 129 212 Total 111 112 129 212 Total

Despesas com pessoal 616.772,85 0,00 147.321,72 0,00 764.094,57 86,0% 719.404,58 0,00 0,00 0,00 719.404,58 88,5% Aquisição de bens e serviços 111.582,74 0,00 0,00 0,00 111.582,74 12,5% 91.667,14 0,00 0,00 0,00 91.667,14 11,3% Aquisição de bens de capital 10.349,64 0,00 0,00 2.910,18 13.259,82 1,5% 1.488,65 0,00 0,00 0,00 1.488,65 0,2% Total 738.705,23 0,00 147.321,72 2.910,18 888.937,13 100,0% 812.560,37 0,00 0,00 0,00 812.560,37 100,0%

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Anexo III

Declaração de inexistência de impedimentos

... (1), titular do bilhete de identidade/cartão do cidadão n.º ..., na qualidade de membro do júri, declara, sob compromisso de honra que não existem impedimentos, que possam comprometer os deveres de isenção e imparcialidade, inerentes ao exercício das suas funções, no âmbito do procedimento relativo a (2) ...

Mais declara, caso venha a encontrar-se em situação de impedimento, dela dará imediatamente conhecimento, por escrito, ao presidente do júri de que faça parte.

IGSJ, ... de ... de ...

(1) Identificação do membro do júri

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Anexo IV

Declaração de interesses

... (3), titular do bilhete de identidade/cartão do cidadão n.º ..., na qualidade de ... (4), declara, sob compromisso de honra que não tem interesses diretos e indiretos, relacionados com a empresa ... (5), pessoa coletiva n.º ………., capazes de afetar o exercício das suas funções no processo de contratação pública.

Mais declara, caso surja qualquer alteração da situação acima descrita, comprometer-se a completar, nesse sentido, esta declaração de interesses.

IGSJ, ... de ... de ...

(3) Identificação do dirigente/trabalhador (4) Identificação do cargo/função