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Requisitos para qualquer organização que opere
na cadeia alimentar.
PREFÁCIO
As crescentes preocupações da sociedade ao nível da segurança alimentar têm sido acompanhadas quer pelas autoridades competentes, através da publicação de legislação comunitária, quer pelos agentes económicos deste sector em colaboração com a ISO (Organização Internacional de Normalização), através da publicação de uma norma agregadora dos requisitos de segurança alimentar, a ISO 22000: 2005.
Aplicando-se esta norma a qualquer organização que opere na cadeia de fornecimento alimentar, a publicação deste referencial significa que as organizações passam a beneficiar da mais valia associada à certificação segundo uma norma ISO, há muito aguardada, que harmoniza e reúne os requisitos existentes nos demais referenciais existentes nesta matéria, permitindo o reconhecimento global da organização em matéria de segurança alimentar. No que respeita ao cumprimento da legislação, a norma destina-se a organizações que pretendem ir para além do que é normalmente requerido pela legislação.
Pela abrangência deste referencial, e pela sua importância enquanto ferramenta para a segurança alimentar dos consumidores, a APCER considerou da máxima relevância a disponibilização de um Guia Interpretativo credível e transparente, que auxilie todas as empresas que desejem obter a certificação segundo este referencial, na aplicação dos seus requisitos.
Como entidade líder do mercado nacional na actividade de certificação, a APCER reforça, mais uma vez, o seu posicionamento na oferta de serviços de elevada credibilidade, e com efectivo valor acrescentado.
Por fim, é ainda devida uma palavra de agradecimento a todos os elementos que participaram neste projecto e que integraram as equipas de redacção e de revisão, pelo seu elevado contributo para a publicação deste documento. Convicta que a publicação deste documento é uma contribuição para uma sociedade cada vez melhor, a APCER dedica este Guia a todos os seus Clientes, Auditores, Associados e Sociedade em geral.
Leça da Palmeira, Abril de 2006
Gabriela Pinheiro Gestora de Produto da APCER
ÍNDICE
INTRODUÇÃO E OBJECTIVOS
Como utilizar este guia Abreviaturas
Documentos de referência
PARTE A – A NP EN ISO 22000:2005 – ENQUADRAMENTO E INFORMAÇÕES GERAIS
A NP EN ISO 22000:2005 na família de normas
A compatibilidade com a NP EN ISO 9001:2000 e a interligação com outros referenciais A NP EN ISO 22000:2005 como referencial de certificação
PARTE B – GUIA INTERPRETATIVO DA NP EN ISO 22000:2005 4. Sistema de gestão da segurança alimentar
4.1 Requisitos gerais 4.2 Requisitos da documentação 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Controlo documentos 4.2.3 Controlo registos 5. Responsabilidade da gestão 5.1 Comprometimento da gestão 5.2 Política da segurança alimentar
5.3 Planeamento do sistema de gestão da segurança alimentar 5.4 Responsabilidade e autoridade
5.5 Responsável da equipa da segurança alimentar 5.6 Comunicação
5.6.1 Comunicação externa 5.6.2 Comunicação interna
5.7 Preparação e resposta à emergência 5.8 Revisão pela gestão
5.8.1 Generalidades
5.8.2 Entradas para a revisão 5.8.3 Saída da revisão
6. Gestão de recursos
6.1 Provisão de recursos 6.2 Recursos humanos
6.2.1 Generalidades
6.2.2 Competência, consciencialização e formação 6.3 Infra-estrutura
6.4 Ambiente de trabalho
7. Planeamento e realização de produtos seguros
7.1 Generalidades
7.2 Programa de pré-requisito (PPR) 7.3 Etapas preliminares à análise de perigos
7.3.1 Generalidades
7.3.2 Equipa da segurança alimentar 7.3.3 Características do produto
7.3.3.1 Matérias-primas, ingredientes e materiais para contacto com o produto 7.3.3.2 Características dos produtos acabados
6 7 7 8 9 9 9 11 14 15 15 18 18 19 20 23 23 24 25 27 28 29 29 30 31 32 32 33 33 35 35 35 35 36 38 39 40 40 42 44 44 44 45 45 46
7.3.4 Utilização prevista
7.3.5 Fluxogramas, etapas do processo e medidas de controlo 7.3.5.1 Fluxogramas
7.3.5.2 Descrição das etapas do processo e das medidas de controlo 7.4 Análise de perigos
7.4.1 Generalidades
7.4.2 Identificação de perigos e determinação de níveis de aceitação 7.4.3 Avaliação dos perigos
7.4.4. Selecção e avaliação das medidas de controlo
7.5 Estabelecimento de programas pré-requisito operacionais (PPR operacionais) 7.6 Estabelecimento do plano HACCP
7.6.1 Plano HACCP
7.6.2 Identificação dos pontos críticos de controlo (PCC)
7.6.3 Determinação de limites críticos para os critérios de controlo 7.6.4 Sistemas de monitorização dos pontos críticos de controlo 7.6.5 Acções a empreender quando existem desvios aos limites críticos
7.7 Actualização da informação preliminar e dos documentos que especificam os PPR e o plano HACCP 7.8 Planeamento da verificação
7.9 Sistema de rastreabilidade 7.10 Controlo da não conformidade
7.10.1 Correcções 7.10.2 Acções correctivas
7.10.3 Tratamento dos produtos potencialmente não seguros 7.10.3.1 Generalidades
7.10.3.2 Avaliação para liberação
7.10.3.3 Disposições relativas dos produtos não conformes 7.10.4 Retiradas
8. Validação, verificação e melhoria do sistema de gestão da segurança alimentar
8.1 Generalidades
8.2 Validação das combinações de medidas de controlo 8.3 Controlo da monitorização e medição
8.4 Verificação do sistema de gestão de segurança alimentar 8.4.1 Auditoria interna
8.4.2 Avaliação dos resultados individuais da verificação 8.4.3 Análise dos resultados das actividades de verificação 8.5 Melhoria
8.5.1 Melhoria contínua
8.5.2 Actualização do sistema de gestão da segurança alimentar
47 48 48 48 49 49 49 51 52 54 55 55 55 57 58 59 59 60 61 62 64 64 66 66 67 67 68 70 70 71 72 74 74 76 77 77 77 79
INTRODUÇÃO E OBJECTIVOS
O presente guia interpretativo visa partilhar a perspectiva e experiência da APCER na actividade de certificação em Sistemas de Gestão da Segurança Alimentar, actividade que desenvolve desde 2001, de acordo com o Codex Alimentarius e DS 3027E:2002, e mais recentemente de acordo com a NP EN ISO 22000:2005 num conjunto
alargado de organizações pertencentes à cadeia alimentar. Este guia tem como objectivos:
•Providenciar uma base de entendimento comum e partilhada entre a APCER (representada pelos seus técnicos e auditores) e as organizações clientes, sobre a norma NP EN ISO 22000:2005 como referencial de certificação. •Comunicar a experiência da APCER na certificação de sistemas de gestão da segurança alimentar, informando sobre as não conformidades mais expectáveis.
•Comunicar as expectativas da APCER, enquanto organismo de certificação, no processo de avaliação do sistema e da procura de evidências.
•Informar sucintamente sobre aspectos relevantes (com impacto no serviço) associados ao processo de certificação, aos guias relevantes para a acreditação do serviço que estejam em elaboração e às normas relacionadas (outros sistemas, NP EN ISO 19011:2003).
•Comunicar a posição da APCER sobre as orientações definidas na ISO/TS 22004:2005.
Sendo a norma aplicável a todas as organizações da cadeia alimentar, ela permite que o cumprimento dos requisitos possa ser assegurado, mediante a adopção de diferentes metodologias, práticas, ferramentas, etc. Nenhuma é melhor do que outra desde que as mesmas sejam eficazes para cumprir os objectivos da organização e assegurem o cumprimento dos requisitos normativos. Enquanto certificadores e auditores de terceira parte é fundamental, para o exercício credível da nossa actividade, mantermos a independência, a imparcialidade e a abertura de espírito que nos permita avaliar cada sistema de gestão no contexto específico da organização.
Este guia não define orientações sobre a forma de implementar um sistema de gestão da segurança alimentar de acordo com a NP EN ISO 22000:2005.
De modo a constituir uma visão partilhada este guia foi elaborado e revisto por um conjunto alargado de pessoas, abrangendo colaboradores internos e externos da APCER, que lidam regularmente com processos de análise, auditoria e decisão de certificação na NP EN ISO 22000:2005.
COMO UTILIZAR ESTE GUIA
A interpretação da NP EN ISO 22000:2005 é apresentada na parte B deste Guia.
A interpretação centra-se nos capítulos 4 a 8, sendo estes os únicos utilizados em auditoria para avaliar o sistema de gestão. A interpretação é feita por cláusula e/ou sub-cláusula, tendo sempre em perspectiva que uma abordagem sistemática implica a existência de inter-relações entre requisitos, pelo que a interpretação de uma frase um requisito não pode ser efectuada isoladamente. A interpretação divide-se em 4 aspectos fundamentais:
•Finalidade – Qual o propósito de cada conjunto de requisitos agrupados na cláusula ou sub-cláusula visa alcançar;
•Interpretação – A interpretação da APCER, definida na perspectiva da avaliação e certificação de sistemas de gestão da segurança alimentar. Esta interpretação pode ser suportada com exemplos, quando oportuno e complementada com recomendações. Os exemplos e recomendações não são vinculativos, pretendendo apenas referir eventuais boas práticas possíveis existentes ou outras situações relevantes.
•Evidências – as requeridas, necessárias ou expectáveis, da implementação, realização, actualização e controlo das actividades/processos associados ao cumprimento dos requisitos em análise, segundo as metodologias de auditoria definidas na NP EN ISO 19011:2003.
•Não conformidades mais expectáveis – as situações que, de acordo com a experiência da APCER poderão ser constatadas com mais frequência em auditoria. Utiliza-se o termo “expectáveis” uma vez que a norma é muito recente e ainda não existe um historial.
Na parte A deste guia é feito, a título informativo, um enquadramento da NP EN ISO 22000:2005, face a outras normas e respectivo processo de certificação.
Em relação à Introdução, capítulos 1, 2, e 3 da NP EN ISO 22000:2005 é feita uma breve explicação sob a informação neles contida e o modo como se articulam com os capítulos 4, 5, 6, 7, e 8.
ABREVIATURAS
APCER – Associação Portuguesa de Certificação; ESA – Equipa de Segurança Alimentar;
ISO – International Organization for Standardization;
SGSA – Sistema de Gestão da Segurança Alimentar; PCC – Ponto Crítico de Controlo;
PDCA – Plan - Do - Check – Act, Planear – Executar – Verificar - Actuar;
DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
Para a elaboração do presente guia foram consultados os seguintes documentos:
•NP EN ISO 22000:2005 – Sistemas de gestão da segurança alimentar – Requisitos para qualquer organização que opere na cadeia alimentar;
•ISO 22000:2005 – Food safety management systems – Requirements for any organization in the food chain;
•ISO/CD TS 22003 – Food safety management systems – Requirements for bodies providing audit and certification of food safety management systems;
•ISO/TS 22004:2005(E) – Food Safety management systems – Guidance on the application of ISO 22000:2005.
•NP EN ISO 9001:2000 – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos;
•NP EN ISO 19011:2003 – Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão da qualidade e/ou de gestão ambiental;
•Basic Texts on Food Hygiene, CAC/RCP1-1969 Rev.4 – 2003, Codex Alimentarius Comission, 1997;
•Matriz de comparação ISO 22000:2005 – DS3027E:2002. APCER, Março 2006; •Guia Interpretativo APCER da DS3027E:2002. APCER, Agosto 2005;
•Guia interpretativo ISO 9001:2000. APCER Dezembro de 2003; •ISO 9001:2000 – Interpretation Package (FDIS Version);
PARTE A – A NP EN ISO 22000:2005
ENQUADRAMENTO E INFORMAÇÕES GERAIS
A NP EN ISO 22000:2005 NA FAMÍLIA DE NORMAS
A NP EN ISO 22000:2005 foi elaborada por colaboração entre o comité técnico da ISO, ISO/TC 34 “Agricultural Food products” e o Comité de Normalização Europeia CEN/SS C01 “Food products”, pelo que a norma publicada
a 1 de Setembro é simultaneamente uma norma internacional, ISO e uma norma europeia EN. A norma define os requisitos que podem ser objectivamente auditados para efeitos de certificação.
Em Portugal o Instituto Português da Qualidade (IPQ) é o Organismo Nacional de Normalização (ONN), coordenando a actividade de normalização. A normalização pode ser desenvolvida com a colaboração de Organismos de Normalização Sectorial (ONS), reconhecidos pelo IPQ para o efeito. No sector alimentar a FIPA, Federação das Indústrias Portuguesas Agro-Alimentares é a ONS para o sector alimentar tendo assegurado a tradução da norma, cuja versão portuguesa foi publicada em Novembro de 2005.
Também em Novembro de 2005 a ISO/TC 34 “Food products” publicou a ISO/TS 22004:2005 – Food Safety management systems – Guidance on the application of ISO 22000:2005 para ajudar as organizações a
implementar a ISO 22000:2005. Não sendo normativa, o seu conteúdo é orientador.
Dentro da família das normas ISO 22000 encontram-se em desenvolvimento pela ISO/TC 34 “Food products” as
seguintes normas:
•ISO/DIS 22005 – Traceability in the feed and food chain – General principles and basic requirements for system design and implementation – encontra-se em fase de inquérito e a data de publicação prevista
é Dezembro 2006.
•ISO/AWI 22006 – Guidelines on the application of ISO 9001:2000 for crop production –
se em fase de preparação e a data de publicação prevista é Junho 2009.
•ISO/CD 22008 – Food irradiation - Good processing practices for the irradiation of foods intended for human consumption – encontra-se em fase de análise para passagem à versão DIS e a data de
publicação prevista é Novembro 2008.
Paralelamente, a definição dos requisitos para os organismos certificadores de sistemas de gestão da segurança alimentar ISO/CD TS 22003 – Food safety management systems – Requirements for bodies providing audit and certification of food safety management systems – ainda se encontra em fase de estudo e a data
de publicação prevista é Setembro 2006, podendo ser alvo de alterações.
A COMPATIBILIDADE COM A NP EN ISO 9001:2000 E A INTERLIGAÇÃO COM OUTROS REFERENCIAIS
A NP EN ISO 22000:2005 permite às organizações alinhar o SGSA com outros sistemas de gestão que pretendam vir a implementar ou que tenham implementado, integrando os diferentes sistemas num sistema de gestão único. Embora não explicitado na NP EN ISO 22000:2005, a abordagem por processos está implícita na estrutura da norma e na metodologia HACCP, sendo recomendada pela ISO/TS 22004. Este princípio de gestão da qualidade é adoptado pela NP EN ISO 9001:2000. A principal vantagem da abordagem por processos “é o controlo passo a passo que proporciona sobre a interligação dos processos individuais dentro do sistema dos processos, bem como sobre a sua combinação e interacção”. Assim “um resultado desejado é atingido de forma mais eficiente quando as actividades e os recursos associados são geridos como um processo”.
Adicionalmente, a metodologia “Plan-Do-Check-Act” (PDCA), pode também ser aplicada à NP EN ISO 22000:2005.
Plan - Planear – estabelecer os objectivos e os processos necessários para apresentar resultados de acordo com
os requisitos do cliente e as políticas da organização;
Do - Executar – implementar os processos;
Check - Verificar – monitorizar e medir processos e produto em comparação com políticas, objectivos e requisitos
para o produto e reportar os resultados;
Act - Actuar – empreender acções para melhorar continuamente o desempenho dos processos.
Em seguida é apresentado um esquema do ciclo PDCA aplicado ao sistema de gestão da segurança alimentar de acordo com a NP EN ISO 22000:2005.
Figura 1 – Ciclo PDCA aplicado à NP EN ISO 22000:2005.
Actualização
Monotorização,
verificação e melhoria
Implementação dos\
PPR operacional(is) e
plano HACCP
Planeamento
1º Etapas preliminares à análise de perigos 2º Análise de perigos 3º Validação das combinações das medidas de controlo 4º Definição PPR operacional (is) e plano HACCPA NP EN ISO 22000:2005 baseia-se nos princípios HACCP do Codex Alimentarius internacionalmente reconhecidos
e foi alinhada com a NP EN ISO 9001:2000. Estas relações encontram-se, respectivamente nos Anexos A e B da norma. Como existe um grupo significativo de organizações portuguesas com um SGSA implementado, certificado ou não, segundo a DS 3027E:2002 a APCER disponibiliza uma matriz de relação entre estas duas normas, facilitando o processo de transição.
A NP EN ISO 22000:2005 foi alinhada com a NP EN ISO 9001:2000 para melhorar a compatibilidade entre as duas. Elas alinham-se e complementam-se mas não se substituem. Uma organização com um sistema de gestão da qualidade de acordo com a NP EN ISO 9001:2000, poderá complementar o seu sistema com a NP EN ISO 22000:2005, integrando-os.
Para isso poderá ser utilizado como documento de suporte o Anexo I da última norma. Estas Normas encontram-se alinhadas de modo a facilitar a sua compatibilidade encontram-seguindo uma estrutura idêntica. Tal como referido na sua introdução, “os sistemas de segurança alimentar mais eficazes são estabelecidos, operados e actualizados dentro de um quadro de um sistema de gestão estruturado e integrados nas actividades globais da organização. Isto proporciona o máximo benefício para a organização e para as partes interessadas.”
O enfoque da NP NP EN ISO 22000:2005 é a segurança alimentar no momento do consumo humano, tratando unicamente de aspectos de segurança alimentar, embora proponha que a mesma abordagem seja adoptada para tratar de aspectos alimentares específicos, como questões éticas e de consciencialização dos consumidores. Uma entidade certificada por esta norma demonstra ao mercado que tem um SGSA planeado, implementado, mantido e a operar, com capacidade de fornecer produtos seguros para o consumidor quando usados segundo a utilização prevista, em conformidade com requisitos estatutários, regulamentares e do cliente relacionados com a segurança alimentar.
O enfoque da NP EN ISO 9001:2000 é a satisfação do cliente, demonstrando a sua aptidão para proporcionar produto que vá de encontro aos seus requisitos e aos regulamentares aplicáveis, visando aumentar a sua satisfação num processo de melhoria contínua. O seu carácter é mais abrangente que o da NP EN ISO 22000:2005. A segurança alimentar é uma dimensão dos requisitos do cliente, nos quais se incluem também outros requisitos, de qualidade, de serviço e de preço, não só do cliente final como de outros clientes ao longo da cadeia: do produto (organolépticos, dietéticos, nutricionais, etc.), da embalagem (dimensão, optimização de transporte, apresentação), de serviço (distribuição, disponibilidade, prazos de entrega), etc. A NP EN ISO 9001:2000 gere todos os requisitos dos clientes, incluindo a segurança alimentar, enquanto requisito de cliente e requisito legal. Contudo, sendo de aplicação geral a todos os sectores não propõe uma abordagem específica para a segurança alimentar. Consequentemente, a certificação pela NP EN ISO 9001:2000 não demonstra de forma clara a adopção de um sistema HACCP de acordo com requisitos específicos.
Complementarmente a certificação segundo NP EN ISO 22000:2005 demonstra a conformidade com a abordagem HACCP, a legislação e requisitos do cliente em matéria de segurança alimentar, promovendo a melhoria contínua.
A NP EN ISO 22000:2005 COMO REFERENCIAL DE CERTIFICAÇÃO
A APCER disponibiliza auditorias de acordo com a NP EN ISO 22000:2005 a todas as organizações directa ou indirectamente envolvidas na cadeia alimentar. São disso exemplo: produção primária, rações, indústria alimentar, restauração e catering, transporte, armazenamento e distribuição, comércio, fornecedores de equipamento, produtos de limpeza e higienização, materiais de embalagem ou outros materiais que entrem em contacto com os alimentos. Estes exemplos não pretendem ser exaustivos.
O processo de certificação envolve as seguintes etapas: 1. Pedido de Certificação;
2. Instrução do Processo; 3. Visita Prévia (Opcional);
4. Auditoria de Concessão – 1.ª fase; 5. Auditoria de Concessão – 2.ª fase;
6. Resposta da Organização – Plano de acções correctivas; 7. Análise do Relatório e Resposta;
8. Decisão de Certificação;
9. Manutenção da Certificação (Auditorias anuais de Acompanhamento e Auditoria de Renovação ao fim de 3 anos). A APCER faculta aos seus clientes a possibilidade de solicitarem uma visita prévia antes da auditoria de concessão. A visita prévia é de carácter facultativo e destina-se a avaliar a adequação do sistema de gestão da segurança alimentar e informar a empresa sobre o estado de preparação da mesma para a auditoria de concessão. Esta avaliação é efectuada de acordo com as metodologias de auditoria aplicáveis, sendo o seu resultado independente do processo e decisão de certificação.
A auditoria de concessão é efectuada em duas fases. Com base na informação recolhida e na resposta da organização a eventuais não conformidades é tomada uma decisão de certificação, sendo o certificado válido por três anos durante os quais são realizadas auditorias anuais de acompanhamento.
A auditoria de concessão 1ª fase consiste numa análise documental realizada nas instalações da organização, com o objectivo de avaliar o estado de preparação da organização para a concessão da certificação que será o objectivo da 2ª fase, analisando o SGSA no contexto da identificação e avaliação dos perigos efectuada pela organização bem como no seu plano HACCP, programas de pré-requisito, política e objectivos.
Todos os locais são auditados na auditoria de concessão, podendo em circunstâncias determinadas ser aplicada uma amostragem quando os locais de actividade executam as mesmas actividades, assegurando, no mínimo, que todos esses locais são auditados num período de cinco anos.
Em situações excepcionais, determinadas pela APCER, e fundamentadas em factores como a dimensão da organização, localização, considerações de risco para a segurança alimentar da organização, conhecimento prévio da mesma, ou outras, a auditoria de concessão 1ª fase pode não compreender uma visita ao local ou locais, baseando-se apenas na análise da documentação do SGSA. Nesta situação é enviado um relatório de auditoria sobre as conclusões da auditoria de concessão 1ª fase, correspondente a uma duração de auditoria definida pela APCER. Nesta situação a organização é alertada que tal prática compreende um maior risco para a auditoria de concessão 2ª fase. A realização da auditoria de 1ª fase sem visita ao local não implica uma redução da duração global da auditoria de concessão, repartida pelas duas fases. O intervalo de tempo entre as duas fases é no máximo de 1 ano. A auditoria de concessão 2ª fase decorre nos locais da organização e são auditados todos os requisitos da norma de referência, e o objectivo é avaliar a implementação e eficácia do SGSA. Qualquer parte do SGSA que tenha sido avaliada na 1ª fase, tendo a EA determinado que se encontra plenamente implementada, eficaz e em conformidade com os requisitos pode não necessitar de ser auditada na segunda fase, desde que a EA assegure que não foram alvo de alteração, registando em relatório quais os requisitos cuja conformidade foi apenas avaliada na 1ª fase. Qualquer auditoria realizada pela APCER dá origem a um relatório que formaliza as principais conclusões sobre o sistema de gestão da organização auditada, em particular sobre a implementação, conformidade face aos requisitos normativos e ao âmbito de certificação, relatando eventuais não conformidades e oportunidades de melhoria. As não conformidades, devem ser motivo de acções correctivas apropriadas por parte da organização auditada. Após recepção do relatório de auditoria e do plano de acções correctivas elaborado pela organização auditada, a APCER procede à análise desses documentos. Caso estejam reunidas as condições necessárias, a APCER procede à emissão do Certificado de Conformidade (Concessões e Renovações), que tem uma validade de 3 (três) anos. Durante o período de validade do Certificado de Conformidade, a APCER realiza auditorias de acompanhamento ao sistema de gestão da segurança alimentar da organização certificada, com vista à verificação da manutenção das condições que deram lugar à concessão do referido certificado. Na generalidade, as auditorias de acompanhamento são realizadas anualmente, estando prevista a realização de auditorias semestrais em função dos resultados da última auditoria. As auditorias de acompanhamento são feitas nas instalações da organização, com amostragem aos diferentes locais, se aplicável. Não abrangem todos os requisitos da norma, sendo assegurada uma amostragem que permita obter confiança de que o sistema continua a cumprir os requisitos.
Antes do final do ciclo de três anos é realizada uma auditoria de renovação, com características e objectivos semelhantes à auditoria de concessão, mas realizada apenas numa fase, reiniciando novo ciclo de certificação. As auditorias da APCER são realizadas por auditores qualificados, pertencentes à Bolsa de Auditores da APCER, e de acordo com as metodologias de auditoria definidas na norma NP EN ISO 19011:2003.
A APCER solicitará a acreditação do serviço de certificação em segurança alimentar de acordo com a ISO 22000 e em função da disponibilidade dos acreditadores. De referir que a norma de acreditação ISO/TC 34 N 1157. 2005-08-30. ISO/PDTS 22 003 - Food safety management systems – Requirements for bodies providing audit and certification of food safety management systems, ainda não se encontra na sua versão final.
Os principais benefícios de um SGSA são:
•Maior confiança de clientes e consumidores, pela adopção de padrões elevados de conformidade alimentar; •Evidência do empenho da organização na obtenção de produtos de qualidade e seguros para o consumidor final;
•Optimização dos recursos e melhoria da eficiência do controlo;
PARTE B – GUIA INTERPRETATIVO DA NP EN ISO 22000:2005
1. INTRODUÇÃO
No texto da Introdução da NP EN ISO 22000:2005 podemos encontrar: •Contextualização da segurança alimentar na cadeia alimentar;
•Apresentação dos elementos chave de suporte à construção da norma: comunicação interactiva, gestão do sistema, programas pré-requisito, princípios HACCP;
•Reconhecimento que os sistemas de gestão da segurança alimentar mais eficazes estão estruturados e integrados nas actividades globais de gestão da organização, pelo que foi efectuado o alinhamento e a compatibilidade com a NP EN ISO 9001:2000;
•Esclarecimento que a norma pode ser aplicada independentemente de outras normas ou alinhada e integrada com as mesmas;
•Informação que a norma integra os princípios do Sistema de Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controlo (HACCP) e as etapas de aplicação desenvolvidas pela Comissão do Codex Alimentarius;
•Esclarecimento sobre o papel da norma enquanto referencial auditável que pode ser utilizado para certificação, reforçando a liberdade de escolha de métodos e abordagens necessários para cumprir os seus requisitos remetendo as organizações para a leitura da ISO/TS 22004:2005 quando necessitem de orientações gerais sobre a implementação;
•Referência à possibilidade de utilizar esta norma para organizar e dar resposta a outros aspectos alimentares específicos, tais como questões éticas e consciencialização dos consumidores;
•Possibilidade de uma organização, em particular um organização pequena e/ou menos desenvolvida, implementar uma combinação de medidas de controlo desenvolvidas externamente;
•Explicitação do objectivo de harmonização global dos requisitos para a gestão da segurança alimentar pelos operadores da cadeia alimentar; orientado para as organizações que pretendem um sistema de gestão da segurança alimentar mais focado, coerente e integrado do que o normalmente requerido pela legislação, reforçando a necessidade da organização cumprir os requisitos estatutários e regulamentares.
A leitura do resumo que acabamos de fazer não substitui a leitura integral do texto. A sua leitura, antes de avançar directamente para os capítulos 4 a 8, que estabelecem os requisitos a cumprir, pode ser muito útil, pois facilita o entendimento da norma e a sua interpretação.
1. OBJECTIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO
O texto constante na norma é muito explícito e não necessita qualquer interpretação adicional.
2. REFERÊNCIA NORMATIVA
A única referência normativa efectuada é à ISO 9000:2000. As referências a esta norma aparecem no Capítulo 3 Termos e definições. Quando é feita uma referência não datada implica que deve ser utilizada a versão mais recente desta norma, ou seja a edição de 2005. Quando as referências são datadas (correcção, verificação e acção correctiva) aplica-se a definição constante na edição de 2000.
3. TERMOS E DEFINIÇÕES
Os termos e definições aqui estabelecidos são normativos. Os requisitos da norma que são utilizados enquanto critérios de auditoria são os definidos nos capítulos 4 a 8. Contudo, quando os termos definidos no capítulo 3 são aí utilizados, são usados no sentido e com o significado que foi estabelecido nesta secção e não com o significado que poderia ser eventualmente atribuído em linguagem comum. A compreensão e entendimento dos termos aqui definidos e consequente utilização dos mesmos no sistema de gestão da segurança alimentar são fundamentais para a correcta interpretação dos requisitos explícitos nos capítulos 4 a 8.
Em particular alertamos para a leitura cuidada das notas que acompanham algumas das definições, quer porque constituem parte integrante da definição, quer pela sua relevância.
4. SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR 4.1 REQUISITOS GERAIS
Finalidade
Assegurar que a organização define o campo de aplicação do seu sistema, identificando os produtos ou categorias de produtos, processos e locais, incluindo processos eventualmente subcontratados. Assegurar que o sistema de gestão da segurança alimentar cumpre a globalidade dos requisitos da NP EN ISO 22000:2005, com particular enfoque nos requisitos associados às metodologias relevantes para a garantia da segurança alimentar no momento do consumo humano.
Interpretação
Esta cláusula faz o enquadramento de todos os requisitos definidos nesta norma para estabelecer, documentar, implementar, manter e actualizar um sistema de gestão da segurança alimentar, requerendo:
•A aplicação de todos os requisitos da norma, ao campo de aplicação definido, não havendo requisitos passíveis de exclusão (parágrafo 1) não limitando, no entanto, a extensão da sua aplicabilidade;
•A definição do campo de aplicação do SGSA, especificando os produtos ou categorias de produtos, processos e locais definidos pela organização, independentemente de serem ou não subcontratados;
•A garantia do controlo, sobre processos subcontratados (quando existentes), identificando e documentando esse controlo.
Para além da exigência de aplicabilidade de todos os requisitos normativos, é reforçada a necessidade da organização assegurar, para o campo de aplicação que definiu, a garantia do cumprimento dos aspectos relacionados com:
•A identificação, avaliação e controlo dos perigos razoavelmente expectáveis;
•A comunicação da informação apropriada sobre questões de segurança alimentar dos seus produtos, ao longo da cadeia alimentar;
•A comunicação interna, relativa ao desenvolvimento, implementação e actualização do sistema;
•A avaliação e actualização periódicas, quando necessário, do sistema de modo a assegurar que este reflecte permanentemente a actividade da organização e incorpora as informações mais recentes sobre os perigos para a segurança alimentar.
Os requisitos relativos a estas questões são detalhados noutras cláusulas e sub-cláusulas desta norma. A sua referência aqui reforça o papel chave destes requisitos na garantia da produção de alimentos seguros no momento do consumo humano (a finalidade da norma), independentemente da norma ter de se aplicar em toda a sua globalidade.
O campo de aplicação do SGSA, independentemente do posicionamento da organização na cadeia alimentar deve ser sempre efectuado pela identificação dos produtos ou categorias de produto, dos processos e dos locais, tendo em conta a finalidade da norma.
A DEFINIÇÃO DO ÂMBITO E A CERTIFICAÇÃO
A definição do campo de aplicação, também referido por âmbito, tem implicações importantes ao nível da certificação, quer porque constará do certificado quer porque pode colocar restrições na utilização da marca de certificação, quando a organização não se certifica na globalidade.
A informação sobre o âmbito não pode conduzir a interpretações ambíguas ou enganosas sobre os produtos, processos e locais geridos pelo SGSA. Para assegurar a credibilidade dos processos de certificação são definidas, ao nível dos acreditadores, orientações para estabelecer critérios de aceitação de âmbitos a certificar. Embora ainda não estejam definidas para a NP EN ISO 22000:2005 é importante referir aqui alguns exemplos (demonstrativos e não exaustivos) de aspectos comuns associados ao âmbito, independentemente do referencial normativo. Exemplo 1 – A organização abrange todos os produtos, processos e locais.
Exemplo 2 – A organização implementa o SGSA apenas a um produto ou categoria de produtos, um determinado processo ou um local de actividade.
O primeiro exemplo ilustra a situação mais comum e mais pacífica pois não há dúvidas quanto à integralidade do âmbito, havendo apenas que salvaguardar uma correcta redacção. Nesta situação, o uso da marca de empresa certificada pode ser directamente associado a toda a organização sem conduzir a situações enganosas. No segundo exemplo há três aspectos a salvaguardar para efeitos de certificação:
1. Coerência/integralidade do âmbito definido:
A organização limita o âmbito a apenas uma categoria de produtos pelo que é necessário verificar que todos os processos necessários (incluindo os subcontratados) e todos os locais envolvidos na sua produção estão incluídos no campo de aplicação.
Se os produtos incluídos são distintos dos produtos excluídos e não se encontram na mesma cadeia de fornecimento, há uma coerência/integridade do campo de aplicação.
Se a organização exclui do campo, produtos, processos ou locais da organização que estão na cadeia de fornecimento daqueles que incluiu, o que pode acontecer quando define o campo de aplicação a um produto ou categoria de produto, ou mais frequentemente a um processo ou local específico, não se pode esquecer que a sua finalidade é a segurança alimentar no momento do consumo.
2. Definição correcta das vizinhanças do sistema dentro da organização
Quando a organização restringe o campo de aplicação do SGSA deve identificar correctamente as vizinhanças do sistema, sobretudo quando a exclusão se refere a produtos ou categorias de produto, processos ou locais da organização que estejam na cadeia de fornecimento daqueles que foram definidos para o campo de aplicação. Estes devem ser adequadamente contemplados no sistema, como elementos da cadeia alimentar, seja a montante ou a jusante, como fornecedores ou clientes. A organização deve reflectir nas vantagens efectivas desta solução.
A aceitabilidade de um determinado campo de aplicação, para efeitos de certificação é competência dos organismos certificadores e faz parte integrante do processo de avaliação e certificação, sendo decidida em função das circunstâncias específicas e justificações apresentadas pela organização, da credibilidade da delimitação definida em relação à política alimentar estabelecida, e da garantia que não vão induzir interpretações enganosas. 3. Informação ao público e uso da marca empresa certificada NP EN ISO 22000:2005
Se o campo de aplicação definido é coerente e as vizinhanças estão definidas não induzindo interpretações ambíguas, reflectindo adequadamente os produtos ou categorias de produto, processos ou locais, efectivamente geridos, então é passível de ser certificado. Contudo a informação sobre o estatuto de empresa certificada NP EN ISO 22000:2005 e uso da marca respectiva, não pode ser directamente associada a toda a organização.
4. Alterações no âmbito
Finalmente, para as organizações que já estão certificadas, sempre que há alterações, nos produtos e/ou processos e/ou locais, as mesmas devem ser prontamente comunicadas ao certificador, uma vez que podem ter um impacto directo na informação que está a ser transmitida ao público através do certificado e do uso da marca.
Caso a Organização pretenda, pode ser sempre realizada uma extensão ao âmbito de certificação, para incluir novos produtos ou categorias de produtos, novos processos ou novos locais de actividade. A auditoria de extensão pode ser realizada numa auditoria, no âmbito do ciclo normal de auditorias, ou numa auditoria extraordinária, realizada para o efeito.
A ISO/TS 22004:2005 reforça, nesta cláusula, a propósito da subcontratação de processos, a possibilidade de qualquer organização, com particular enfoque nas pequenas e médias organizações, recorrer a competências externas para:
•Desenvolver e implementar o sistema de acordo com a NP EN ISO 22000:2005;
•Implementar uma combinação de PPR, PPR operacionais e planos HACCP desenvolvida e definida externamente e adaptada à organização.
Para tal a organização deve assegurar que os processos subcontratados cumprem os requisitos da NP EN ISO 22000:2005.
Evidência
•Identificação e descrição do campo de aplicação.
•As evidências desta cláusula são encontradas ao longo de todo o SGSA tendo como essenciais as associadas à:
o Identificação, avaliação e monitorização de perigos em conformidade com a sub-cláusula 7.4; o Comunicação externa de acordo com a sub-cláusula 5.6.1;
o Comunicação interna de acordo com a sub-cláusula 5.6.2. • Identificação e controlo dos processos subcontratados.
Não conformidades mais expectáveis
•Campo de aplicação inadequado ou sem a informação exigida pela norma. •Processos subcontratados não incluídos no SGSA.
•Utilização inadequada da marca de certificação.
Nota: Não conformidades associadas à identificação, avaliação e monitorização de perigos, comunicação, desenvolvimento e actualização do SGSA, encontram-se em geral, indexadas nas cláusulas normativas
directamente associadas a essas matérias. Uma não conformidade directamente indexada a esta cláusula seria associada ao incumprimento sistemático e generalizado de todos os requisitos associados ao SGSA ou daqueles que aqui são considerados essenciais à segurança alimentar, sendo necessariamente não conformidades críticas ou maiores.
4.2 REQUISITOS DA DOCUMENTAÇÃO 4.2.1 GENERALIDADES
Finalidade
Estabelecer a documentação mínima necessária para o sistema de gestão da segurança alimentar.
Interpretação
O desenvolvimento, implementação e actualização eficazes do SGSA devem ser assegurados através de um sistema documentado e não através de um sistema de documentos, pois a documentação é um meio e não um fim. A documentação de suporte deve incluir, para a utilização de todas as partes interessadas:
•A política da segurança alimentar;
•O(s) objectivo(s) relacionados com a segurança alimentar; •Os procedimentos documentados;
4.2.2 Controlo dos documentos; 4.2.3 Controlo dos registos; 7.10.1 Correcções;
7.10.2 Acções correctivas; 7.10.4 Retiradas;
8.4.1 Auditoria interna;
•Quaisquer outros documentos necessários para a organização assegurar o desenvolvimento, a implementação e a actualização eficazes do SGSA.
A norma identifica, ao longo do texto das cláusulas e sub-cláusulas as necessidades de documentação. A extensão do sistema documental, para além do requerido nesta norma dependerá de vários factores tais como a natureza e dimensão da organização, complexidade dos processos, número e tipo de colaboradores envolvidos, devendo ser determinada pela organização com a finalidade de assegurar a existência da documentação necessária e suficiente para um SGSA permanentemente eficaz.
A necessidade de documentar a política e os objectivos, pela sua importância estratégica, é de interpretação linear. Quanto ao porquê dos seis procedimentos documentados requeridos convém referir que os mesmos definem requisitos associados a práticas fundamentais do funcionamento do sistema que garantem o estabelecimento, implementação, manutenção e permanente actualização de um SGSA eficaz e orientado para a segurança do consumidor final e para a melhoria contínua, permitindo a sua avaliação objectiva.
Ressalva-se, para estes procedimentos documentados, que não são requeridos seis documentos distintos, ou que não possa haver mais do que um procedimento documentado para o mesmo requisito. O que se pretende é que as práticas que dão resposta a essas cláusulas estejam definidas e documentadas (quem, como, quando, onde e às vezes o porquê). A organização deve definir e documentar esses procedimentos de modo ajustado às suas necessidades e dos seus utilizadores.
Evidência
•Deve existir um SGSA documentado que abranja a política, os procedimentos documentados e os documentos, internos ou externos, requeridos pela norma ou considerados necessários pela organização, incluindo a documentação exigida pelo cliente ou para cumprimento de requisitos legais.
Não conformidades mais expectáveis
•Inexistência de documentos requeridos pela norma, associados a cláusulas específicas.
4.2.2 CONTROLO DOCUMENTOS Finalidade
Assegurar o controlo da documentação relevante para o SGSA, interna ou externa à organização, garantindo que a versão actual e aprovada de todos os documentos está disponível e é utilizada no local e momento em que é necessária.
Interpretação
A metodologia adoptada para o controlo de documentos tem de estar documentada em procedimento, e devem estar identificadas as responsabilidades pela gestão do controlo documental ao nível da elaboração, verificação e aprovação (quando requeridas ou consideradas importantes para a qualidade documental), actualização, distribuição, salvaguarda e arquivo dos documentos em vigor e/ou obsoletos.
Os documentos, externos ou internos, sujeitos a controlo devem ser objectivamente identificados.
O controlo dos documentos pode variar em função do seu tipo: externo ou interno, procedimento, instrução, plano, especificação, contrato, PPR, PPR operacionais, plano HACCP, entre outros. O seu controlo pode ser facilitado, definindo uma tipologia e estabelecendo a metodologia adequada para cada tipo.
A definição de regras de elaboração ou de conteúdos tipo é um meio que pode assegurar a qualidade uniforme na produção de documentação e garantir que determinados aspectos não são esquecidos.
Quando apropriado, podem ter um código/referência e uma designação, sendo que a sua identificação deve ser inequívoca e adequada ao tipo, extensão e características da documentação de suporte ao SGSA, facilitando a sua gestão.
A cláusula 4.2 (“Requisitos da documentação”) da NP EN ISO 22000:2005 não explicita o formato ou meio dos documentos. Contudo, ao adoptar as definições da ISO 9000, compreende a aceitação que um documento pode estar em qualquer formato ou tipo de meio. A definição de “documento” na NP EN ISO 9000:2005, 3.7.2, dá os seguintes exemplos:
•Papel; •Magnético;
•Electrónico ou disco óptico de computador; •Fotografia;
•Amostra de referência;
•Ou uma das suas combinações.
Os documentos obsoletos devem ser removidos dos locais de utilização e identificados de forma apropriada, se forem retidos por qualquer propósito (ex. exigências legais, manutenção do know-how e histórico, …).
Todas as alterações propostas na documentação devem ser revistas antes de implementadas para analisar o seu efeito na segurança alimentar e impacto sobre o SGSA.
Quando a organização determina a existência de um documento original validado em formato papel deve estar definido onde se encontra o original de cada documento, a partir do qual são feitas as reproduções (físicas e/ou electrónicas) necessárias para distribuição. Quando a organização recorre a aplicações informáticas para a emissão de documentos válidos, deve ser prevenida a possibilidade de adulteração dos documentos por pessoas não autorizadas.
A distribuição dos documentos deve ser controlada, garantindo, sempre que há uma actualização, que os documentos, internos e externos, são distribuídos às pessoas e/ou locais determinados. Admitindo-se reproduções não controladas, situação frequente quando os documentos estão acessíveis electronicamente, estas devem ser facilmente identificadas como tal.
São aceitáveis alterações manuscritas nos documentos distribuídos, quando efectuadas e aprovadas pelas funções autorizadas e cumprirem os circuitos estabelecidos, assegurando que os originais são prontamente alterados, bem como as outras cópias existentes. Se adoptada esta prática deve constar do procedimento documentado.
Evidência
•Procedimento documentado para controlo dos documentos, que defina o modo como são garantidos na organização os requisitos estabelecidos nesta sub-cláusula da norma, para os documentos requeridos pelo SGSA em 4.2.1.
•A disponibilização de documentos adequados e aprovados, incluindo a indicação correcta do estado de revisão, nos locais adequados.
Não conformidades mais expectáveis
•Documentos obsoletos em utilização.
•Documentos com alterações ou modificações não autorizadas. •Documentação externa não actualizada (ex. legislação). •Documentos de origem externa não controlados.
4.2.3 CONTROLO REGISTOS Finalidade
Assegurar que os registos associados ao SGSA proporcionam a informação adequada à gestão e evidenciam a conformidade com os requisitos e a operação eficaz do SGSA.
Interpretação
A norma de referência requer a existência dos seguintes registos (como mínimo):
Cláusula/Sub-cláusula/Requisito 5.6.1 5.8.1 6.2.1 6.2.2 g) 7.2.3 7.3.1 7.3.2 Registo Exigido Comunicações externas Revisões pela gestão
Acordos ou contractos com peritos externos Formação e competências
Verificações e modificações dos PPR
Informações relevantes e necessárias para a condução da análise de perigos Conhecimentos e experiência da equipa da segurança alimentar
Cláusula/Sub-cláusula/Requisito 7.3.5.1 7.4.2.3 7.4.3 7.4.4 7.5 f) 7.6.1 g) 7.6.4 2 7.8 7.9 7.9 7.10.1 0 7.10.2 7.10.4 7.10.4 8.3 8.3 8.4.3 8.5.2 Registo Exigido Fluxogramas verificados
Justificação e resultado do nível de aceitação de um perigo no produto acabado Resultados da avaliação do perigo
Resultados da avaliação das medidas de controlo Resultados da monitorização dos PPR operacionais Resultados da monitorização dos PCC
Registos determinados como relevantes para o sistema de monitorização (ex. registos de medição ou observação)
Resultados de verificação Processamento e entrega Rastreabilidade
Correcção, incluindo a natureza da não conformidade, as suas causas e consequências
Resultados de acção correctiva
Resultados, causas e dimensão de retirada Avaliação da eficácia do programa de retirada
Resultados de calibração e verificação de equipamento e métodos de medição Resultados da avaliação, e acções resultantes, de equipamento não-conforme Resultados da análise, e actividades resultantes, da verificação
Acções de actualização do sistema
Os registos específicos necessários a cada organização serão diferentes tanto em número como em conteúdo. Pode ser necessário que a organização mantenha outros registos, de modo a demonstrar conformidade com a norma ou com exigências legais, mesmo se aqueles não estiverem especificamente mencionados na NP EN ISO 22000:2005. Um controlo apropriado significa o estabelecimento dos critérios e responsabilidades, em procedimento documentado, para:
•Identificação dos registos a gerir no âmbito do SGSA;
•Acesso aos registos: consulta e utilização por cada registo ou tipo de registo, em função da confidencialidade e/ou acordado contratualmente;
•Arquivo e armazenamento: local, suporte e condições de armazenamento; •Manutenção: cuidados a ter para manter a integridade,
•Inutilização: forma de eliminação em função do grau de confidencialidade associado a cada registo;
•Retenção: tempos de retenção por cada registo ou tipo relacionados com a segurança alimentar, em função da legislação aplicável, condições contratuais e/ou rastreabilidade definida;
Evidência
•Procedimento documentado para controlo dos registos que pode ser parte integrante do procedimento documentado para controlo de documentos, que defina as práticas estabelecidas pela organização para cumprir os requisitos desta sub-cláusula.
•A disponibilização dos suportes definidos para os registos incluindo a indicação correcta do estado de revisão (impressos, livros de registo, equipamentos informáticos, etc.) nos locais onde são necessários.
•A disponibilização de registos retidos dentro dos prazos estabelecidos para essa retenção.
Não conformidades mais expectáveis
•Inexistência de registos formalmente requeridos pela NP EN ISO 22000:2005, ou dos definidos pela própria organização no âmbito do SGSA.
•Disponibilização de versões obsoletas nos locais de trabalho.
•Tempos de retenção inadequados à natureza e utilização dos registos.
Nota: Não conformidades associadas ao controlo de registos podem ser igualmente indexadas às restantes cláusulas e sub-cláusulas da NP EN ISO 22000:2005, quando se constata que a não conformidade documental põe em causa a conformidade dessas cláusulas ou sub-cláusulas.
5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO 5.1 COMPROMETIMENTO DA GESTÃO Finalidade
Reforçar a importância da gestão de topo e da sua liderança no desenvolvimento, implementação e melhoria contínua de um SGSA eficaz, definindo as actividades, sob sua responsabilidade, que devem ser claramente evidenciadas para demonstrar o seu compromisso.
Interpretação
Por gestão de topo entende(m)-se a (s) pessoa (s) que desempenha(m) funções executivas ao mais alto nível da organização. Se analisarmos o organigrama, considera-se como gestão de topo a Administração/Gerência/Direcção Geral e todos os colaboradores que a ela reportem directamente (normalmente directores ou responsáveis de departamentos/áreas), com autoridade no âmbito do SGSA, os quais gerem a organização na sua actividade corrente. Relativamente aos conceitos de “envolvimento” e de “comprometimento”, o primeiro é normalmente utilizado para enquadrar a participação de qualquer colaborador da organização no SGSA, o segundo considera uma participação mais activa e dinâmica, à qual está directamente associada a implementação, adequação e desempenho do SGSA. Este requisito lista, de entre as diversas responsabilidades da gestão, as que evidenciam o seu compromisso, reforçando o papel das iniciativas de liderança e consciencialização.
Evidência
•A política da segurança alimentar é estabelecida pela gestão de topo.
•Os objectivos comerciais da organização suportam a política da segurança alimentar.
•Comunicar à organização a importância de cumprir com os requisitos relacionados com a segurança alimentar: da norma NP EN ISO 22000, estatutários e regulamentares, cliente, etc.
•A gestão de topo revê o SGSA em intervalos planeados, tendo conhecimento do estado do SGSA, dos seus pontos fortes e das áreas de melhoria, e assegurando a permanente actualização da política.
•Registos das revisões pela gestão (ver 5.8.1).
•A gestão de topo disponibiliza os meios necessários (ver 6.).
Nota: O comprometimento da gestão de topo pode ser confirmado/reforçado através de observações e entrevistas com os demais colaboradores da organização.
Não conformidades mais expectáveis
Nota: não conformidades associadas à evidência do comprometimento da gestão de topo no SGSA são, em geral, indexadas às restantes cláusulas e sub-cláusulas dos capítulos 5 e 6 desta norma. Uma não conformidade directamente indexada a esta cláusula seria suportada por um conjunto de evidências, abrangendo vários dos requisitos listados de a) a e) que levantem dúvidas razoáveis sobre o compromisso da gestão de topo no que respeita ao inequivocamente requerido pela norma.
5.2 POLÍTICA DA SEGURANÇA ALIMENTAR Finalidade
Estabelecer as orientações para toda a organização em matéria de segurança alimentar.
Interpretação
A Política da Segurança Alimentar deve ser entendida como o conjunto das grandes linhas de orientação estabelecidas pela gestão de topo para todas as actividades ou operações que tenham influência na segurança alimentar dos produtos incluídos no âmbito do SGSA, pelo que deve ser um documento táctico estratégico tendo em vista o papel da organização na cadeia alimentar, devendo ser documentada e comunicada a toda a organização.
Assim, devem ser definidas orientações que podem ser passíveis de modificação em função de, mas não limitando: •Alterações legais aplicáveis;
•Exigências dos clientes e do mercado; •Concorrência;
•Desenvolvimentos tecnológicos que tenham influência na segurança alimentar dos produtos; •Estratégia da organização;
•Evolução dos próprios sistemas de gestão. A Política da Segurança Alimentar deve:
•Ser definida tomando em consideração a dimensão, complexidade, dispersão geográfica, produtos/serviços principais e mercados, os requisitos estatutários e regulamentares e os requisitos do cliente;
•A sua adequação deve ser analisada periodicamente (ver 5.8); •Ser revista sempre que apropriado (ver 5.8);
•Ser clara, concisa e precisa, de forma a ser facilmente apreendida por todos os colaboradores; •Ser comunicada a todos os colaboradores, de forma a ser por eles compreendida.
•Recomendação: Embora a norma não especifique que o documento da política explicite um compromisso da gestão de topo, a política pode ser um meio adequado à divulgação de compromissos em matéria de segurança alimentar, desenvolvimento e implementação do sistema, conformidade legal e com os requisitos do cliente, e melhoria contínua.
Em suporte à Política da Segurança alimentar devem ser definidos objectivos a atingir pela organização, normalmente associados à melhoria de um ou mais aspectos do sistema. Esses objectivos devem ser:
•Específicos; •Mensuráveis; •Reais; •Relevantes; •Actuais;
•Coerentes com os objectivos do negócio da organização e com os requisitos dos clientes, autoridades e da própria organização.
Os objectivos não têm de ser parte integrante do documento da Política, embora tenham de ser documentados e deva ser clara a relação entre os dois.
Evidência
•Declaração documentada, aprovada pela gestão de topo e actualizada da Política da Segurança Alimentar. •Existência de objectivos de suporte à política mensuráveis.
•Revisão da política da segurança alimentar e respectivos objectivos (ver 5.8.3) (quando necessário). •Entrevista à gestão de topo para avaliar o modo como foi comunicada a todos os níveis da organização e como é avaliada a sua implementação e manutenção.
•Entrevista aos colaboradores para evidenciar conhecimentos sobre o conteúdo da Política da Segurança Alimentar.
Não conformidades mais expectáveis
•A Política da Segurança Alimentar não define orientações apropriadas ao papel da organização. •Os objectivos definidos não são mensuráveis.
•Não é assegurada a compreensão da política por todos os colaboradores, seja por deficiente comunicação, seja pelo texto da mesma não ser adequado.
5.3 PLANEAMENTO DO SISTEMA DE GESTÃO DA SEGURANÇA ALIMENTAR Finalidade
Assegurar que a política e os objectivos são alcançados, estabelecendo os planos para que os recursos e métodos necessários se encontrem disponíveis.
Interpretação
O desenvolvimento, actualização e revisão do sistema devem resultar de um planeamento que estabeleça os meios e métodos para ir ao encontro dos objectivos estabelecidos em 5.2, assegurando a resposta aos requisitos da norma, com particular enfoque nos requisitos destacados em 4.1.
Seja na fase de desenvolvimento e implementação inicial, seja em posteriores revisões ou actualizações do sistema face a alterações organizacionais (alterações nos recursos, na gestão, nos processos, nos produtos, nos locais, na legislação aplicável, nos requisitos do cliente, nas matérias-primas, etc.), é necessário planear o modo como os objectivos vão ser alcançados.
É expectável que para cada um dos objectivos traçados (5.2) haja uma definição do modo como o objectivo vai ser alcançado, em que tempo e quais as responsabilidades pelo seu alcance.
A seguinte abordagem pode ser aqui empregue, pela resposta para cada um dos objectivos às seguintes questões: •Quem é responsável?
•O que vai ser feito?
•Quando tem de estar pronto? •Onde deve ser feito?
•Como deve ser feito?
•Quanto? De que recursos necessita?
O planeamento é um dos elementos do ciclo PDCA. Acompanhando o ciclo concluímos que o resultado e desempenho da organização depende, em larga medida, da forma como o planeamento é efectuado, tanto ao nível da gestão como ao nível operacional.
A norma não requer que o planeamento do sistema esteja documentado. A organização deve decidir, face a factores como a sua dimensão e complexidade, e através da identificação do impacto das alterações a introduzir no SGSA, entre outros; o modo como vai assegurar o correcto planeamento do sistema garantindo, sempre que necessário, a correcta definição das acções, dos responsáveis, dos meios necessários e respectiva calendarização das metas a atingir para alcançar os objectivos.
Na prática, verifica-se também que algumas organizações limitam o planeamento a algumas actividades como a formação, auditorias internas, calibração, etc….
O planeamento deve ser considerado numa perspectiva geral abrangendo todas as actividades do SGSA.
É comum as organizações responderem a este requisito pela própria implementação do SGSA e pela referência aos mecanismos previstos para proceder ao planeamento na eventualidade de uma alteração. Numa fase inicial de desenvolvimento do sistema, desde que se demonstre eficaz, ou seja, que os objectivos sejam alcançados e desde que o sistema vá de encontro aos requisitos da norma é aceitável, face ao estritamente exigido pela norma. Contudo, pode não ser a melhor prática na garantia da integridade quando são introduzidas alterações, sendo relativamente comum, que os mecanismos de planeamento previstos não sejam aplicados, ou não se demonstrem eficazes, quando há alterações, relembrando-se aqui que as actividades de planeamento são constantes.
Evidência
•A gestão de topo deve estar apta a demonstrar de que modo vai ao encontro da Política de Segurança Alimentar, dos objectivos de suporte a essa política e do cumprimento dos requisitos da norma de referência. •Em presença de alterações (ex. estrutura organizacional, mudança de equipamentos de processo, alteração nas instalações) a organização deve demonstrar que as mesmas foram planeadas e executadas de modo a ir de encontro ao cumprimento dos requisitos da norma e dos objectivos que estabeleceu.
Não conformidades mais expectáveis
•Ausência de planeamento para o alcance dos objectivos definidos em 5.2.
•Alterações na organização, sem evidência de qualquer planeamento e com evidências de desadequação do SGSA face às alterações introduzidas.
5.4 RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE Finalidade
Assegurar que são definidas, documentadas e comunicadas as responsabilidades e as autoridades para assegurar a efectiva operacionalidade do SGSA.
Interpretação
Entende-se por responsabilidades as actividades que os colaboradores têm de desempenhar. Entende-se por autoridade o que os colaboradores podem decidir autonomamente.
A organização deve definir as responsabilidades e as autoridades para as funções que estejam relacionadas com o SGSA e que tenham implicações ao nível da segurança alimentar.
É requerido por esta norma a designação e consequente definição de responsabilidades e/ou autoridades para:
5.4 5.5 5.6.1 7.5 7.6.1 7.6.4 7.6.4 7.8 7.10.1 7.10.2 7.10.2 7.10.2 7.10.4 7.10.4 8.4.1 8.4.1
Relatar os problemas relacionados com o SGSA Responsável da equipa da segurança alimentar Comunicação externa
Actividades incluídas no(s) PPR operacional(is) Actividades incluídas no plano HACCP
Monitorização do(s) PCC
Avaliação dos resultados da monitorização do(s) PCC Actividades de verificação
Aprovação de correcções
Avaliação dos resultados da monitorização do(s) PCC
Avaliação dos resultados da monitorização do(s) PPR operacional(is) Iniciar acções correctivas
Início à retirada Executar a retirada
Planear e conduzir auditorias
Reportar resultados e manter registos das auditorias
Dentro do âmbito do SGSA devem ser definidas outras responsabilidades e autoridades, implicitamente descritas na norma.
As responsabilidades e autoridades devem
•Contemplar o desencadeamento e registo de acções;
Deve ser definido e comunicado a toda a organização que todos os colaboradores têm a responsabilidade de relatar os problemas relacionados com o SGSA à(s) pessoa(s) identificada(s) (ver 5.6.2).
Pode ser utilizado um organigrama hierárquico para suportar a apresentação da estrutura organizacional e este pode ser complementado com a descrição de funções e responsabilidades. Os procedimentos e instruções documentados podem complementar a definição de responsabilidades, pormenorizando-as.
Evidência
•A organização deve evidenciar as responsabilidades e autoridades estabelecidas e como foram comunicadas dentro da organização.
Não conformidades mais expectáveis
•Não terem sido atribuídas e comunicadas as responsabilidades e autoridades de auditores internos e formadores. •Responsabilidades e autoridades relevantes para o SGSA (ex. controlo documental, revisão pela gestão, participação em correcções e acções correctivas, etc.) não atribuídas.
5.5 RESPONSÁVEL DA EQUIPA DA SEGURANÇA ALIMENTAR Finalidade
Assegurar que é nomeado pela gestão de topo um responsável da equipa da segurança alimentar e são definidas as suas responsabilidades e autoridades.
Interpretação
A gestão de topo deve designar um responsável da equipa da segurança alimentar, que será o elemento central do SGSA.
A ISO/TS 22004:2005 recomenda que esse elemento seja interno à organização, mas tal não é requerido como obrigatório na norma de referência. A norma, na sub-cláusula 6.2.1, define requisitos relativamente à contratação de peritos externos (Nota: O Codex prevê a utilização de peritos externos na equipa, embora não como responsáveis
da mesma). A organização pode recorrer a peritos externos se os mesmos assegurarem, com eficácia, as responsabilidades que lhe são atribuídas. No entanto, independentemente da importância que poderão ter no desenvolvimento externo de medidas de controlo, não é recomendável a designação, para responsável da equipa, de um elemento externo à organização, que não assegura a presença e proximidade necessária com a organização. É recomendável que o elemento designado reúna conhecimentos básicos sobre:
•Questões de segurança alimentar da organização; •Gestão da higiene;
•Metodologia HACCP;
•Capacidade de dinamização e liderança necessários para a coordenação de uma equipa multidisciplinar (ver 7.3.2.).
As suas responsabilidades e autoridades devem estar definidas e devem englobar, sem limitar, todas as actividades descritas de a) a d) desta norma e poderão incluir as ligações entre a organização e os parceiros externos em assuntos relacionados com a segurança alimentar.
Quando o responsável pela equipa da segurança alimentar tem outras responsabilidades fora do SGSA, essas não devem entrar em conflito com as responsabilidades relacionadas com a segurança alimentar.
Evidência
•Evidência da nomeação formal do responsável da equipa da segurança alimentar.
•Registos das responsabilidades e autoridades do responsável da equipa da segurança alimentar.
Não conformidades mais expectáveis
•Não estar formalmente nomeado o responsável da equipa da segurança alimentar.
•Deficiências verificadas ao nível da informação que é reportada à gestão de topo (ver 5.8.2).
5.6 COMUNICAÇÃO
5.6.1 COMUNICAÇÃO EXTERNA Finalidade
Assegurar a comunicação interactiva com a cadeia alimentar sobre questões relacionadas com a segurança alimentar para garantir que os perigos relevantes são controlados nalgum ponto ao longo da cadeia alimentar.
Interpretação
A comunicação entre a organização e os restantes elementos externos da cadeia de alimentar (fornecedores e contratados, clientes ou consumidores, autoridades e outras organizações que têm impacto ou podem ser afectadas pelo SGSA) deve ser alvo de planeamento de modo a assegurar a informação eficaz ao longo da cadeia, sobre questões respeitantes à segurança alimentar.
A responsabilidade e autoridade pela comunicação externa, devem estar definidas e atribuídas a pessoal designado. Pela sua importância, a informação obtida é uma entrada para a actualização do sistema (8.5.2) e revisão pela gestão (5.8.2).
Por comunicação externa, a ISO/TS 22004:2005 entende que é o método em que a organização e as entidades externas acordam, através de contratos ou outros meios, as questões respeitantes para a segurança alimentar, incluindo, mas não limitando:
•O nível de segurança alimentar requerido;
•Capacidade de cumprimento dos requisitos acordados.
Para facilitar a compreensão desta sub-cláusula a mesma norma refere alguns exemplos de comunicação externa a seguir transcritos:
•Com o(s) interveniente(s) da cadeia alimentar, a montante e a jusante, para garantir que o(s) perigo(s) vante(s) não controlado(s) pela organização são controlados ao longo da cadeia;
•Com o(s) cliente(s), as autoridades estatutárias e regulamentares e outras organizações, para informar e promover a aceitação pública dos requisitos da segurança alimentar, construindo a confiança na organização. A organização deve ter em conta que, numa situação em que uma ou mais das suas actividades (ex. armazenamento, transporte) estão fora do campo de aplicação do SGSA (ver 4.1 definição do campo de aplicação), devem ser mantidas as evidências da comunicação com essas actividades como de comunicação externa se tratasse.
Evidências
•Plano(s) de comunicação externa, abrangendo todos os elementos da cadeia alimentar identificados de a) a d) na norma.
•Evidência de que, quando um perigo não é controlado pela organização, esta informação foi transmitida às partes interessadas e de que está estabelecido, entre as mesmas, quem assegura o seu controlo.
•Existência de canais de comunicação estabelecidos com as partes interessadas identificadas.
•Registos das comunicações que veiculem, entre outras: informação sobre o produto e segurança alimentar, incluindo instruções referentes à utilização prevista, requisitos específicos de armazenagem e, quando necessário, prazo de validade.
•Registo dos requisitos da segurança alimentar provenientes das autoridades regulamentadoras dos clientes. •Inquéritos, contratos, tratamento de encomendas, incluindo alterações.
•Registos do retorno de informações pelos consumidores, incluindo reclamações.
•Responsabilidades e autoridades definidas para o(s) colaborador(es) com funções de comunicação com o exterior (ver 5.5 e 6.2.2).
Não conformidades mais expectáveis
•Incumprimento do plano de comunicação externa.
•Ausência de comunicação sobre questões de segurança alimentar com as outras organizações da cadeia alimentar.
5.6.2 COMUNICAÇÃO INTERNA Finalidade
Assegurar que as questões e dados relevantes para a segurança alimentar são comunicadas a todos os colaboradores envolvidos em actividades com impacto para a segurança alimentar. Definir a informação mínima que deve ser comunicada, pela organização, à equipa da segurança alimentar.
Interpretação
Deve ser definido um plano dentro da organização para comunicação de questões relacionadas com a segurança alimentar.
O responsável pela equipa da segurança alimentar deve ter um papel relevante no processo da comunicação interna, para garantir que a informação transmitida é clara e fornecida atempadamente a todos colaboradores cujas actividades têm impacto na segurança alimentar.
A organização deve definir o modo como assegura que a equipa da segurança alimentar é informada, clara e atempadamente, de todas as alterações que potencialmente possam ter impacto na segurança alimentar descritas na norma de a) a m).
É recomendável que o modo como a organização assegura a informação atempada à equipa esteja documentado e seja claro para todos os elementos responsáveis pela comunicação de alterações.
Evidência
•Plano de comunicação interna de questões com impacto sobre a segurança alimentar, incluindo a informação a transmitir à equipa.
•Evidências da disponibilização de informação definida de a) a m) deste requisito, em tempo útil, à equipa da segurança alimentar para actualização do sistema (ver 8.5.2).
•Evidências da disponibilização de informação definida de a) a m) deste requisito, à gestão de topo para ser utilizada como entrada para a revisão pela gestão (ver 5.8.2).
