Regulamento para oferta de Evento – CENEX/BU
A DIRETORIA DA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA, no uso de suas atribuições estatutárias estabelece os procedimentos operacionais referentes à oferta de evento.
Art. 1º Para oferta de evento o coordenador deverá preencher todos os itens do formulário de proposta de evento e enviá-lo para o Centro de Extensão – CENEX/BU - juntamente com o projeto do mesmo e aguardar parecer. (Formulário disponível no sitewww.bu.ufmg.br/cenex/)
Art. 2º Após o recebimento da demanda o CENEX/BU marcará reunião com a Diretoria da Biblioteca Universitária – BU - para aprovação, a qual assinará o termo de aprovação de ações de extensão pela congregação ou órgão de deliberação superior da unidade.
Art. 3º Será instituída uma comissão coordenadora para o evento, composta por servidores técnico-administrativos em educação e os membros da comissão indicará o coordenador geral conforme Regimento do CENEX/BU.
Art. 4º A coordenação do evento deverá fazer a juntada dos documentos para a Fundação de apoio responsável pela gestão financeira do evento, nesse caso a Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa - FUNDEP. Os documentos a serem preenchidos são:
I. Ficha de gestão: deve ser preenchida e assinada pelo Diretor da BU e pelo coordenador geral do evento; (Ficha disponível no site www.bu.ufmg.br/cenex/)
II. Protocolo de oferta do evento: deve ser preenchido e assinado pelo coordenador geral; (Protocolo disponível no site www.bu.ufmg.br/cenex/)
III.Registro SIEX – Sistema de Extensão: o evento deve ser registrado no SIEX. O registro deve ser impresso e anexado juntamente com os
demais documentos; (Procedimento para preenchimento disponível no sitewww.bu.ufmg.br/cenex/)
IV. Formulário da Resolução 01/2011: deve ser preenchido em conformidade com o Ofício Circular GR nº 19/2012. Especificar os membros que compõem a equipe executora do evento, com o respectivo valor de bolsa a ser recebido. O formulário deverá ser preenchido de acordo com a orientação da FUNDEP e conter no campo 1 os membros que irão exercer função científica no evento, as atribuições que os mesmos irão realizar devem ser informadas em documento a parte. Os membros que irão exercer função sem qualificação científica, dentre eles servidores técnicos administrativos, Celetistas e autônomos devem ser informados no campo 3; (Formulário disponível no sitewww.bu.ufmg.br/cenex/) V. Planilha de orçamento: deve ser preenchido na planilha que compõe
o Formulário de Proposta do evento. Ressaltam-se os seguintes aspectos:
a) Fazer um orçamento mínimo para viabilização do evento e um orçamento máximo;
b) Fazer planilha dos materiais que serão necessários para realização do evento, sendo indicado a relação dos fornecedores para aquisição dos mesmos, o orçamento deve ser realizado em papel timbrado da empresa fornecedora;
c) Todos esses dados deverão ser lançados no portal da FUNDEP, após a obtenção do valor mínimo para viabilidade do evento. O orçamento em papel timbrado deve ser anexado em PDF no campo específico referente às despesas, deve-se informar ainda o local, a data e o responsável pelo recebimento das mercadorias.
IMPORTANTE:
¹ O prazo para cotação e compra dos materiais pelo setor da FUNDEP é de 7 dia úteis.
² As notas fiscais entregues ao responsável pelo recebimento das mercadorias, devem ser entregues para a FUNDEP para pagamento dos fornecedores. Após a conferência de toda mercadoria recebida deve-se informar no verso da nota o número de registro do projeto na FUNDEP, a data de recebimento e assinatura de quem recebeu. A coordenação deverá entregar uma cópia das notas juntamente com relatório final para o CENEX/BU para fins de prestação de contas. Art. 5º Após a juntada de documentos a coordenação deverá marcar reunião com o setor da FUNDEP responsável pela avaliação de Propostas.
Art. 6º Os coordenadores dos minicursos deverão preencher o formulário de proposta para minicursos. Após preenchimento deverá enviá-lo para a coordenação do evento e para o CENEX/BU. (Formulário disponível no sitewww.bu.ufmg.br/cenex/)
Art. 7º O coordenador deverá entregar uma cópia do documento da ficha de gestão, do formulário da Resolução 01/2011, dos contratos firmados com os membros da equipe executora do evento e da planilha de orçamento no CENEX/BU para fins de controle, arquivamento e prestação de contas. Art. 8º Deverão ser destinadas pelo menos 10% das vagas para participação gratuita de candidatos carentes e de servidores da UFMG nos cursos com carga horária acima de 8h que sejam oferecidos no evento, sempre que aprovados em processo seletivo, conforme Resolução nº 07/2004 e Regulamento para Concessão de Bolsas CENEX/BU.
Art. 9º O procedimento do processo seletivo referente à concessão de bolsas deve ser divulgado de forma transparente nos veículos de comunicação utilizados para divulgação do evento.
Art. 10 O CENEX/BU receberá e encaminhará ao coordenador geral as solicitações de bolsa.
Art. 11 A coordenação deverá repassar para FUNDEP os nomes dos candidatos contemplados com bolsa e os mesmos deverão procurar um dos
postos de atendimento da Fundação para efetivar a matrícula, dentro dos prazos informados no site e no material de divulgação.
Art. 12 O coordenador geral é o responsável em acessar assiduamente o portal da FUNDEP para verificar o número de inscrições realizadas para viabilização do evento.
Art. 13 Quando o evento for cancelado por não atingir o número mínimo de inscrições, caberá a Coordenação no prazo de 15 (quinze) dias úteis da data prevista para realização do evento informar ao CENEX/BU a situação para que os participantes matriculados tenham conhecimento, com antecedência, sobre o cancelamento. Caberá ainda a Coordenação do Evento juntamente com a Fundação de apoio realizar o procedimento de restituição dos valores das inscrições já pagos pelos participantes.
Art. 14 O coordenador geral deverá informar ao CENEX/BU a relação dos nomes dos alunos matriculados, para a confecção das listas de presença. Art. 15 Caberá à coordenação entregar para os alunos o formulário de avaliação do evento. Após a avaliação os formulários deverão ser entregues para o CENEX/BU. (Formulário disponível no site www.bu.ufmg.br/cenex/)
Art. 16 O coordenador geral é o responsável em lançar no portal da FUNDEP o nome dos membros da equipe executora do evento, dos membros dos minicursos que irão receber as bolsas, ressalta-se que a fatura de pagamento de pessoal da FUNDEP tem um prazo para fechamento, nesse caso o coordenador deve se informar com o Analista responsável pelo evento. Para efetivação do recebimento das bolsas o Coordenador Geral deve imprimir contrato referente a cada membro no portal da FUNDEP, colher assinatura e enviar documento físico para a mesma.
Art. 17 Critérios para emissão de certificados no CENEX/BU:
I. Para cada certificado emitido no CENEX/BU é deduzido a taxa de R$ 8,00 reais. O montante total deve ser informado na planilha de orçamento;
II. Para a emissão de certificado caberá ao coordenador lançar a despesa referente a essa rubrica no portal da FUNDEP e solicitar a transferência do valor montante dos certificados para a conta única da BU. Enviar a confirmação da transferência para o e-mail do CENEX/BU; ([email protected])
III.Os coordenadores do minicurso deverão entregar diariamente a lista de presença no CENEX/BU, para que gradualmente possa ser realizado o procedimento para certificação;
IV. No caso de contratempos os certificados poderão ser emitidos pelo CENEX/BU até no prazo de 45 dias após o recebimento da relação dos concluintes e/ou participantes do curso de extensão, bem como todas as informações que constarão no certificado entregue pelo coordenador após o término do evento;
V. A emissão de certificados para os membros da equipe executora deve ser solicitada pelo coordenador do minicurso para o CENEX/BU. O coordenador geral é o responsável em solicitar os certificados referentes aos membros da equipe da comissão coordenadora e dos palestrantes, para tanto se faz necessário, em ambos os casos, informar a função exercida por cada membro;
VI. Os certificados serão entregues mediante assinatura de recebimento; VII.Certificados personalizados deverão ser confeccionados com recursos do evento em questão e deverão ser previamente aprovados pelo CENEX/BU nos moldes do Padrão UFMG;
VIII. Para eventos de grande porte os certificados deverão ser emitidos eletronicamente, seguindo os moldes do padrão UFMG. A coordenação do evento é a responsável pela emissão dos certificados nesse tipo de formato.
I. Para eventos de grande porte a coordenação poderá contratar uma empresa de eventos, para ser responsável pelos os seguintes itens: cerimonial, buffer, orientar os patrocinadores sobre a disposição dos stands, recepcionar e dar suporte aos palestrantes, distribuir os brindes, limpeza do local (manutenção dos banheiros). Ressalta-se que tal contratação deve ser contemplada no orçamento prévio do evento;
II. Para eventos de pequeno e médio porte o CENEX/BU auxiliará a coordenação do evento:
a) No orçamento e encomenda de lanche. A coordenação juntamente com o coordenador geral deve contemplar essa despesa na planilha de orçamento;
b) Na elaboração da pauta do cerimonial. A coordenação deve indicar servidor técnico – administrativo para ser chefe do cerimonial, o qual exercerá essa função no dia do evento; c) Na organização do ambiente segundo padrão UFMG: mesa de
honra, colocação de bandeiras de acordo com o tipo de evento, Hino nacional, afixação dos banners da UFMG e da BU, sendo opcional a colocação do banner do evento, o qual deve ser entregue pela coordenação para o CENEX/BU com 2 dias de antecedência do evento;
d) Na escolha dos palestrantes e dos coordenadores dos minicursos.
III.A coordenação deverá enviar e-mail para o CENEX/BU com a relação dos palestrantes escolhidos;
IV. Caberá à coordenação assegurar, via orçamento, as passagens e hospedagem dos palestrantes. Essa despesa poderá ser gerenciada pela Fundação de apoio, ou pelo Setor de Compras da BU com autorização do diretor. A quantia referente a essa categoria de despesa, deverá ser repassada para a diretoria da BU após aprovação do orçamento para aquisição do serviço. A coordenação deverá orientar os palestrantes sobre a apresentação dos comprovantes de
despesa, para fins de prestação de contas; (formulário disponível no site www.bu.ufmg.br/cenex/)
V. Os palestrantes deverão assinar o Termo de autorização para uso de imagem e documento textual. A coordenação deve entregar os termos assinados para o CENEX/BU. (Termo disponível no site www.bu.ufmg.br/cenex/)
Art. 19 Infraestrutura:
I. Sendo o espaço utilizado localizado nas dependências do Prédio da Biblioteca Central, caberá ao Setor de Apoio Operacional após comunicado do CENEX/BU, reservar o espaço, verificar a quantidade de assentos e os demais equipamentos solicitados (data show, computador, mesa de som, microfones), como ainda providenciar jarras com água, garrafas de café e copos descartáveis. Equipamentos como mesa de som, microfones, multimídia e computadores devem ser operados por profissional capacitado, o custo referente a esse serviço e a conservação desses equipamentos é de responsabilidade da coordenação do evento;
II. Caberá ao Coordenador do evento enviar para o CENEX/BU a lista dos participantes inscritos para que a portaria do prédio possa fazer o controle da entrada dos mesmos;
III.Caberá ao Setor de Automação providenciar acesso à internet nos computadores e verificar funcionamento do data show;
IV. Solicitação de uso da copa deverá ser realizada com antecedência, para que o Setor de Apoio Operacional possa tomar todas as providências;
V. A limpeza do local e dos banheiros deverá ser solicitada com antecedência para o Chefe do Setor de Apoio Operacional. No caso do evento se estender no final de semana e feriado o custeio pela limpeza é de responsabilidade da coordenação;
VI. A despesa da decoração do espaço deverá ser contemplada na planilha orçamentária;
VII.Reservar espaço em dependências de outras unidades da UFMG: o Setor de Apoio Operacional fará contato com a Secretaria da Diretoria da respectiva unidade, para a reserva do espaço e do aparato de infraestrutura física e computacional necessário. Deve-se ainda solicitar a permissão de uso dos equipamentos caso estiverem disponíveis, não havendo os mesmos deverão ser providenciados pelo Setor de apoio operacional da BU. O Diretor da BU poderá solicitar a equipe de automação da BU, para que faça a verificação do funcionamento dos computadores e data show. A operação dos demais equipamentos deverá ser realizada pelo responsável indicado pela coordenação. A equipe de automação deverá apresentar a autorização para o chefe do Setor Operacional da unidade em que se realizará o evento para seguir com os procedimentos operacionais; VIII. O Setor de Apoio Operacional da BU deverá emitir autorização
para os responsáveis pelos procedimentos operacionais do evento em outra unidade;
IX. O uso adequado e a preservação de todo patrimônio é de responsabilidade da coordenação;
X. Caberá à coordenação tomar todas as providências com relação a Reserva de espaço externo a UFMG.
Art. 20 Divulgação:
I. Caberá à Divisão de Comunicação fazer a divulgação do evento no site da BU e no portal UFMG, desde que aprovado pelo Centro de Comunicação da UFMG – CEDECOM - como ainda com as Entidades ligadas a área de Biblioteconomia e Ciência da Informação. O CENEX/BU auxiliará na divulgação externa;
II. A Divisão de Comunicação auxiliará a coordenação do evento na elaboração da arte gráfica, convite e banners.
Art. 21 Caberá ao coordenador entregar o Relatório final do evento para o CENEX/BU, em formulário próprio, e ainda lançar as informações dos resultados no registro do SIEX e se o evento não for ocorrer novamente deve-se concluí-lo no sistema, no prazo de até 15 dias corridos após o término da atividade. (formulário disponível no site www.bu.ufmg.br/cenex/)
Art. 22 Os casos omissos deste Regulamento serão resolvidos pela Coordenação Geral do CENEX/BU e, por decisão desta, pela Diretoria da Biblioteca Universitária.
Art. 23 Este Regulamento entrará em vigor após sua aprovação pela Diretoria da Biblioteca Universitária.
Belo horizonte, 16 de outubro de 2014. Wellington Marçal de Carvalho
Diretor da Biblioteca Universitária Anália das Graças Gandini Pontelo Vice-diretora da Biblioteca Universitária
