RBC Referencial Brasileiro de Competencias 2005 v.1.1

Texto

(1)ABGP - Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos IPMA - International Project Management Association. REFERENCIAL BRASILEIRO DE COMPETÊNCIAS EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS. (RBC) BRAZILIAN NATIONAL COMPETENCE BASELINE. J. Amaro dos Santos Hélio Gomes de Carvalho Nuno Ponces de Carvalho. I PM A. Inte rnational Proje ct Ma nagement Associati on. AB GP JANEIRO 2005. Assoc iaç ão Brasileira de Gerenciam ento de Projetos.

(2) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Versão 1.1 – janeiro de 2005 Comentários e sugestões devem ser enviados para: amaro@ufpr.br e helio@cefetpr.br. Ficha Catalográfica SANTOS, J. A.; CARVALHO, H. G.; CARVALHO, A. N. P. Referencial Brasileiro de Competências em Gerenciamento de Projetos. Curitiba, Brasil: ABGP, 2005. 1. Gerenciamento de projetos. 2. Certificação. ISBN requerido. © Os direitos e benefícios do uso deste documento são propriedade da Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos (ABGP). Ele é baseado principalmente no ICB (IPMA Competence Baseline), publicado pela organização International Project Management Association (IPMA), e destina-se a ser utilizado exclusivamente no Programa de Certificação em Gerenciamento de Projetos da ABGP. É proibida a divulgação ou a reprodução parcial deste texto, bem como a modificação de sua formatação original (total ou parcialmente), por qualquer meio (manual, mecânico, eletrônico ou outro) sem prévia autorização, por escrito, da ABGP.. 2.

(3) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. AGRADECIMENTOS Os editores agradecem a valiosa contribuição dos diversos profissionais de empresas e da academia, envolvidos com Gerenciamento de Projetos, para a elaboração e revisão deste documento, em especial, Prof. Dr. Darli Rodrigues Vieira (UFPR), Gilles Caupin (AFITEP), Dalton Valeriano, Rui Wagner Sedor (Siemens), Silvio Aurélio de Castro Wille (Projexpert) e Marcos Varella, bem como o apoio da APOGEP (Associação Portuguesa de Gestão de Projetos.. 3.

(4) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. RESUMO A Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos – ABGP é filiada à Associação Internacional de Gerenciamento de Projetos (International Project Management Association IPMA) desde junho de 2002. A IPMA é responsável por manter um sistema universal para validação dos programas nacionais e para coordenação e harmonização das certificações em Gerenciamento de Projetos neste sistema. Os objetivos do Programa de Certificação ABGP/IPMA são: • certificar profissionais em Gerenciamento de Projetos, com base no conhecimento, na experiência e nas atitudes pessoais, com a validação internacional da IPMA; • desenvolver o Gerenciamento de Projetos em todas suas modalidades e incentivar o melhoramento da prática da profissão, no Brasil e no exterior; • contribuir para a formação e a educação em Gerenciamento de Projetos. Os benefícios do Programa de Certificação ABGP/IPMA são: • para os profissionais do Gerenciamento de Projetos: o reconhecimento internacional de sua qualificação e competência; • para a organização: a demonstração da qualificação e da competência de seus colaboradores; • para os clientes: maior certeza de obter, de seus fornecedores, serviços da mais alta qualidade, praticados por gerentes de projeto profissionais. A certificação ABGP/IPMA avalia as competências dos profissionais de Gerenciamento de Projetos, com base em: • Conhecimento • Experiência • Atitudes pessoais O profissional de Gerenciamento de Projetos pode ser certificado pela ABGP/IPMA em quatro níveis: IPMA - Level A (Diretor de Projetos Certificado), capaz de coordenar todos os projetos de uma empresa, unidade de negócio ou programa. IPMA - Level B (Gerente de Projetos Sênior Certificado), capaz de gerenciar projetos complexos de maneira autônoma. IPMA - Level C (Gerente de Projetos Certificado), capaz de gerenciar projetos não complexos e apoiar o gerente de um projeto complexo, em todos os elementos e aspectos do Gerenciamento de Projetos. IPMA - Level D (Associado em Gerenciamento de Projetos Certificado), possui conhecimento dos elementos e aspectos do Gerenciamento de Projetos e pode aplicá-los em determinados campos do projeto, atuando como um especialista. O presente documento contém a descrição dos processos de Gerenciamento de Projetos que, segundo o RBC (Referencial Brasileiro de Competências), constituem a base para a avaliação dos conhecimentos técnicos dos candidatos à certificação como Gerentes de Projeto, nos quatro níveis.. 4.

(5) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. SUMÁRIO Capítulo A: Apresentação Capítulo B: Conhecimento e Experiência 1. PROJETOS E GERENCIAMENTO DE PROJETOS........................................................................... 16. 2. IMPLEMENTAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS........................................................ 18. 3. GERENCIAMENTO POR PROJETOS.................................................................................................. 20. 4. ABORDAGEM SISTÊMICA E INTEGRAÇÃO ................................................................................... 22. 5. CONTEXTO DO PROJETO.................................................................................................................... 24. 6. FASES E CICLO DE VIDA DO PROJETO ........................................................................................... 26. 7. DESENVOLVIMENTO E AVALIAÇÃO DO PROJETO .................................................................... 28. 8. OBJETIVOS E ESTRATÉGIAS DO PROJETO ................................................................................... 30. 9. CRITÉRIOS DE SUCESSO E INSUCESSO DO PROJETO................................................................ 32. 10. INICIAÇÃO DO PROJETO .................................................................................................................... 34. 11. ENCERRAMENTO DO PROJETO ........................................................................................................ 36. 12. ESTRUTURAS DO PROJETO................................................................................................................ 38. 13. CONTEÚDO E ESCOPO ......................................................................................................................... 40. 14. PROGRAMAÇÃO DO TEMPO .............................................................................................................. 42. 15. RECURSOS................................................................................................................................................ 46. 16. CUSTOS E FINANCIAMENTO DO PROJETO ................................................................................... 48. 17. CONFIGURAÇÃO E MODIFICAÇÕES................................................................................................ 52. 18. RISCOS DO PROJETO............................................................................................................................ 54. 19. MEDIDA DO DESEMPENHO................................................................................................................. 56. 20. CONTROLE DO PROJETO.................................................................................................................... 58. 21. INFORMAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E REPORTING ........................................................................ 60. 22. ORGANIZAÇÃO DO PROJETO............................................................................................................ 62. 23. TRABALHO EM EQUIPE....................................................................................................................... 64. 24. LIDERANÇA ............................................................................................................................................. 66. 25. COMUNICAÇÃO...................................................................................................................................... 68. 5.

(6) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos 26. CONFLITOS E CRISES........................................................................................................................... 70. 27. AQUISIÇÕES E CONTRATOS............................................................................................................... 72. 28. QUALIDADE DO PROJETO .................................................................................................................. 76. 29. INFORMÁTICA EM PROJETOS (ICB 29) ........................................................................................... 78. 30. NORMAS E REGULAMENTAÇÕES (ICB 30)..................................................................................... 82. 31. NEGOCIAÇÃO E REUNIÕES (ICB 32) ................................................................................................ 86. 32. MARKETING E GERENCIAMENTO DE PRODUTOS (ICB 38)...................................................... 88. 33. SEGURANÇA, SAÚDE E MEIO AMBIENTE (ICB 40)....................................................................... 90. 34. ASPECTOS LEGAIS (ICB 41)................................................................................................................. 92. 35. GESTÃO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS......................................................................................... 96. 36. TRABALHO COLABORATIVO À DISTÂNCIA ................................................................................. 98. 37. GESTÃO DO CONHECIMENTO EM PROJETOS ........................................................................... 100. Capítulo C: Atitude Pessoal Capítulo D: Sistemas de Classificação (Taxonomia) Capítulo E: Referências bibliográficas. 6.

(7) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Capítulo A: Apresentação Neste capítulo, são apresentados os objetivos e os conceitos da Certificação em Gerenciamento de Projetos da IPMA (International Project Management Association), no qual se baseia a Certificação em Gerenciamento de Projetos da ABGP (Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos).. 7.

(8) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos 1. Histórico IPMA A instituição IPMA (International Project Management Association), registrada na Suíça, é uma associação sem fins lucrativos, cujo objetivo é promover internacionalmente o Gerenciamento de Projetos. Ela foi criada em 1965 com o nome INTERNET, como fórum de troca de experiências entre gerentes de projetos internacionais. Sua primeira conferência internacional ocorreu em 1967, em Viena, e desde então a IPMA tem se desenvolvido constantemente, da mesma forma que o Gerenciamento de Projetos. Os membros da IPMA são principalmente as Associações Nacionais dedicadas ao Gerenciamento de Projetos (33 países, em dezembro de 2003). Estas associações nacionais atendem às necessidades dos profissionais de Gerenciamento de Projetos em seus respectivos países e idiomas. A IPMA atua desta forma no nível internacional. As Associações Nacionais de Gerenciamento de Projetos (filiadas à IPMA) são responsáveis: • pelo desenvolvimento e administração de seus próprios programas de certificação; • pela implantação de seus respectivos órgãos de certificação. A IPMA se ocupa do sistema de validação dos programas nacionais, coordena e harmoniza as ações de acordo com a estrutura e os princípios globais. 2. Objetivos e conceitos da certificação Por ocasião de sua reunião de Junho de 1998 em Ljubljana, Eslovênia, o Conselho da IPMA aprovou o conceito do Sistema Universal para a Certificação de Pessoas em Gerenciamento de Projetos. Foi decidido: • implantar progressivamente os Programas de Certificação IPMA de 4 níveis, em todos os países; • estabelecer contatos com as instituições PMI (Project Management Institute) na América do Norte e AIPM (Australian Institute for Project Management) na Austrália, com objetivo de estabelecer uma plataforma comum para implantação de programas de certificação de quatro níveis. Os programas de certificação devem constituir um incentivo para os gerentes de projetos e para os membros das equipes de gerenciamento de projetos, para: • melhorar e expandir seus conhecimentos, sua experiência e suas atitudes pessoais; • continuar sua formação; • melhorar a qualidade do gerenciamento de seus projetos; • satisfazer melhor aos objetivos de seus projetos. Os benefícios desses programas de certificação são: • para os profissionais do Gerenciamento de Projetos: o reconhecimento internacional de sua qualificação e competência; • para a organização: a demonstração da qualificação e da competência de seus colaboradores; • para os clientes: maior certeza de obter de seus fornecedores serviços da mais alta qualidade, praticados por gerentes de projeto profissionais.. 8.

(9) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos É por isso que o Programa de Certificação IPMA procura avaliar uma grande gama de qualificações e de competências em Gerenciamento de Projetos, com base em: • Conhecimento • Experiência e • Atitudes pessoais Neste processo, avalia-se também a Impressão Geral sobre o profissional de Gerenciamento de Projetos. A IPMA desenvolveu um Programa de Certificação em 4 Níveis, esquematizado na Figura 1. Os programas de certificação nacionais seguem as regras da IPMA, são reconhecidos pela IPMA, devem ser validados, bem como revalidados regularmente por esta instituição. Level-Titulo. Competência. Processo de Certificação Fase 1. A. Diretor de Projetos Certificado (IPMA-Level A). B. Opcional pela ABGP. A Competência =. Gerente de Projetos Conhecimento Sênior Certificado + Experiência (IPMA-Level B) + Atitude. B. Fase 2. -Candidatura, -Currículo, -Autoavaliação, -Referências -Lista de projetos. Fase 3. Validade. Relatório de projetos 5 anos. p.ex.. Entrevista. workshop, seminário. C. Gerente de Projetos Certificado (IPMA-Level C). D. Associado em Gerenciamento de Projetos Certificado (IPMA-Level D). Prova e memorial de projeto. C. Conhecimento. D. Candidatura currículo, autoavaliação. Prova. 5 anos. Validade ilimitada. Figura 1. Certificação IPMA em 4 níveis. Os 4 níveis foram criados com base nas atividades, responsabilidades e exigências típicas da prática. As principais competências exigidas em cada nível (Level) são:. 9.

(10) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos IPMA - Level A Diretor de Projetos Certificado (Certified Projects Director): capaz de coordenar todos os projetos de uma empresa, unidade de negócio ou programa. IPMA - Level B Gerente de Projetos Sênior Certificado (Certified Senior Project Manager): capaz de gerenciar projetos complexos de maneira autônoma. IPMA - Level C Gerente de Projetos Certificado (Certified Project Management): capaz de gerenciar projetos não complexos e apoiar o gerente de um projeto complexo, em todos os elementos e aspectos do Gerenciamento de Projetos. IPMA - Level D Associado em Gerenciamento de Projetos Certificado (Certified Project Management Associate): possui conhecimento dos elementos e aspectos do Gerenciamento de Projetos e pode aplicá-los em determinados campos do projeto, atuando como um especialista. A principal diferença entre os níveis C e B no sistema de Certificação IPMA de 4 níveis é a exigência de que um IPMA – Level B (Gerente de Projetos Sênior Certificado) seja capaz de coordenar projetos complexos, o que não é exigido de um IPMA – Level C (Gerente de Projetos Certificado). Esta diferenciação responde a uma procura no mercado pelos dois níveis de gerentes de projeto: de um lado os pequenos e médios projetos pedem profissionais em grande número; de outro lado, o gerenciamento de grandes projetos necessita pessoas que tenham conhecimento e experiência maior e atitudes pessoais diferenciadas. Para ser considerado "complexo", um projeto deve possuir, ao mesmo tempo, as seguintes características: • Numerosos subsistemas/ subprojetos e elementos inter-relacionados serem considerados no projeto e nas ligações deste com o contexto; • Várias entidades ou empresas serem envolvidas no gerenciamento do projeto; • Várias áreas do conhecimento participarem do projeto; • Várias fases diferentes, com durações mínimas bem determinadas, estarem presentes no projeto; • A maior parte dos métodos, técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos conhecidos (mais de 60 a 80%) ser empregada. Não é necessário ou suficiente que o projeto seja importante (em termos de abrangência ou de orçamento) para ser considerado "complexo". A ordem de grandeza é apenas uma indicação da complexidade do projeto. Por exemplo, um projeto orçado acima de R$ 500.000,00 no setor de Tecnologia de Informação, ou R$5.000.000,00 no setor de Construção Civil, tende a ser complexo; mas este aspecto deve ser confirmado pelos critérios mencionados anteriormente. Em outros setores, a caracterização de projeto complexo deve se basear em valores característicos dos projetos do setor. Um princípio básico da certificação IPMA é que qualquer um dos seus níveis de certificação contempla todos os elementos do Gerenciamento de Projetos. Portanto, partes não-complexas de um projeto complexo podem ser empregadas como base para a certificação de um Gerente de Projetos (IPMA - Level C), desde que ele empregue a maior parte dos elementos do Gerenciamento de Projetos, no nível de certificação pretendido.. 10.

(11) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos Os níveis não constituem uma simples hierarquia. Um Associado em Gerenciamento de Projetos (IPMA – Level D) pode (além de possuir conhecimentos fundamentais em Gerenciamento de Projetos), ser um especialista extremamente qualificado, experiente e reconhecido em um determinado campo – por exemplo, na Gestão de Custos. Um mesmo trabalho pode ser realizado nos diversos níveis de certificação IPMA, considerando-se os limites dos respectivos campos de atividade e de decisão. Isso vale para projetos de todos os setores da economia e da sociedade, seja no âmbito local, regional, nacional ou internacional. Além disto, os níveis de certificação IPMA constituem um modelo adequado para planos de carreira e outros modelos de competência, assim como para programas de desenvolvimento de pessoal em uma empresa ou qualquer outra organização. O IPMA – Level D contempla as exigências das associações profissionais para a formação básica em Gerenciamento de Projetos. 3. Estrutura Geral e Princípios A estrutura geral da Certificação da IPMA é apresentada no documento "IPMA Competence Baseline" (ICB). Esta estrutura define os Domínios, as Competências e os Sistemas de Classificação (taxonomias) do Gerenciamento de Projetos, para a avaliação de conhecimento, experiência, atitudes pessoais e impressões gerais, nos 4 níveis da certificação IPMA. O ICB é trilingüe, escrito em inglês, francês e alemão. Ele foi produzido com base nas seguintes obras de especificação de competências nacionais (NCB-National Competence Baseline): • • • •. Body of Knowledge - APM (Reino Unido) Beurteilungsstruktur - VZPM (Suíça) PM Kanon - PM ZERT (Alemanha) Critères d'analyse - AFITEP (França). As especificações para certificação do Project Management Institute (PMI), dos Estados Unidos, é o "Guide to Project Management Body of Knowledge" (PMBOK Guide). O PMBOK Guide refere-se essencialmente aos "conhecimentos" em Gerenciamento de Projetos. No ICB, não somente os elementos dos conhecimentos em Gerenciamento de Projetos são descritos; ele também contém uma estrutura ampla para a avaliação das competências do profissional de Gerenciamento de Projetos. A estrutura de avaliação é constituída por descrições e um sistema de classificação (taxonomia). Os critérios cobrem os seguintes temas, relacionados com o Gerenciamento de Projetos: conhecimentos gerais, princípios de projetos e Gerenciamento de Projetos, competências organizacionais e sociais, métodos e procedimentos, gerenciamento geral, assim como atitudes pessoais e impressão geral. As exigências nestes domínios são compostas por um sistema de classificação (taxonomia) de aproximadamente 40 elementos de Conhecimentos e Experiência, assim como por cerca de 20 aspectos de Atitudes Pessoais e de Impressão Geral. Cada elemento é dividido e medido por critérios. Para a entrevista do candidato, os avaliadores preparam uma seleção dos elementos e aspectos.. 11.

(12) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos Cada associação nacional tem a responsabilidade pela elaboração detalhada de suas próprias especificações de competência (National Competence Baseline - NCB) em coerência com o ICB e a cultura local. As especificações nacionais podem incluir novos elementos, detalhar ou simplificar os elementos já descritos no ICB, de maneira razoável (20% dos itens), de modo a contemplar particularidades da cultura local e novas tendências. O NCB representa a compreensão e as práticas nacionais do Gerenciamento de Projetos e contém uma bibliografia simplificada sobre Gerenciamento de Projetos. No Brasil, o NCB é denominado Referencial Brasileiro de Competências em Gerenciamento de Projetos (RBC). As seguintes fases são obrigatórias no processo de certificação ABGP/IPMA: Level A, Level B: 1. Candidatura, auto-avaliação, proposta de memorial de projetos, comprovação de experiência. 2. Relatório de projetos. 3. Entrevista. Level C: 1. Candidatura, auto-avaliação. 2. Memorial de projetos. 3. Exame formal (com questões objetivas e tarefas intelectuais). 4. Entrevista. Level D: 1. Candidatura. 2. Exame formal (com questões objetivas e/ou dissertativas). Os certificados que exigem comprovação de Experiência com Gerenciamento de Projetos possuem validade limitada no tempo e devem ser periodicamente renovados. Já o certificado de formação fundamental (Level D) é considerado uma iniciação em Gerenciamento de Projetos e tem validade ilimitada. A renovação da certificação é uma exigência para a garantia de que os conhecimentos profissionais em Gerenciamento de Projetos sejam mantidos e atualizados constantemente. Neste processo são consideradas também as reclamações provenientes da prática, sobre o candidato. Se estas reclamações forem graves, pode-se exigir a repetição do processo de certificação, ou mesmo proceder ao cancelamento do certificado existente. 4. Organização e Administração O Conselho da IPMA consolidou uma organização de validação da certificação, explicada a seguir e representada na Figura 2. As unidades desta organização são:. 12. •. Os Órgãos Nacionais de Certificação, designados pelas associações nacionais, e que são responsáveis pelos programas de qualificação e certificação. No Brasil, a ABGP é o principal órgão certificador e responsável pela designação dos demais, com base em convênios específicos.. •. O Painel de Validação da Certificação IPMA, formado no Brasil pelos representantes dos órgãos nacionais de certificação e seus assessores, com o objetivo.

(13) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos do intercâmbio de experiências e da geração de recomendações para o melhoramento do sistema de certificação e validação IPMA. •. Os Validadores (Validators), responsáveis por visitar os órgãos nacionais de certificação, auditar seus programas de qualificação e certificação, bem como recomendar melhoramentos.. •. O Conselho Gestor da Certificação e Validação IPMA (IPMA Certification Validation Management Board), responsável pela operação e melhoramento do sistema universal para qualificação e certificação IPMA em 4 níveis.. •. O Conselho Executivo IPMA (IPMA Executive Board) e o Conselho IPMA (IPMA Council), responsáveis pelas decisões gerais relativas aos programas de qualificação e certificação, bem como pela eleição do Conselho Gestor.. A IPMA mantém um registro público de todas as pessoas certificadas pelo sistema IPMA. Informações mais detalhadas podem ser obtidas nas associações locais de certificação, em cada país. As associações locais são responsáveis pela documentação confidencial dos candidatos, das pessoas certificadas, bem como dos examinadores do processo de certificação.. Conselho IPMA Conselho Executivo IPMA. IPMA Conselho Gestor da Certificação e Validação. Rede de Associações. Validadores Órgãos Nacionais de Certificação com Painel de Validação da Certificação. BR. ABGP. Figura 2: Validação da Certificação IPMA. 5. Cooperação Mundial A IPMA concentra, atualmente, seus esforços para a implementação da certificação nas associações nacionais e no estabelecimento de acordos com outros organismos empenhados na certificação em Gerenciamento de Projetos (principalmente PMI nos EUA e AIPM na Austrália) para estabelecer ligações entre os diversos sistemas e uma federação de associações internacionais de Gerenciamento de Projetos.. 13.

(14) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos 6. ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos No final de 2001, foi criada a ABGP, com a finalidade de permitir o acesso do Brasil a uma consagrada rede internacional de certificação em Gerenciamento de Projetos, da qual participam mais de 30 países. Desta forma o Brasil passou a ser o único país da América do Sul integrante desta rede. A ABGP tem apoiado eventos nacionais e internacionais (seminários, palestras entre outros), bem como cursos (MBA, treinamento, workshops) em Gerenciamento de Projetos, abertos ao público e in company. Seu programa de certificação em Gerenciamento de Projetos, em quatro níveis, adaptado ao contexto e às necessidades específicas do Brasil, constitui uma proposta exclusiva e diferenciada, em certificação. A sede da ABGP está localizada em Curitiba e sua página eletrônica é: www.abgp.org.br.. 14.

(15) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Capítulo B: Conhecimento e Experiência Este capítulo contém os 37 Elementos de Base para a Certificação ABGP/IPMA, classificados da seguinte forma: • 28 Elementos de Base, comuns a todas as Associações Nacionais IPMA; •. 6 Elementos Adicionais do ICB;. •. 3 Elementos Adicionais Específicos para a Certificação Brasileira.. Cada elemento é apresentado em três itens: • Conceito: descrição resumida do elemento. • Níveis de Conhecimento: exigências de conhecimento teórico sobre o elemento. • Níveis de Experiência: exigências de experiência prática com o elemento.. 15.

(16) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. 1 PROJETOS E GERENCIAMENTO DE PROJETOS Conceito Existem diversas definições de Projeto. Todas elas explicam, de um modo geral, o conceito de projeto pelas suas características diferenciadoras face às demais atividades realizadas pelas organizações, que globalmente podemos designar por Operações de Rotina. Considera-se Projeto um empreendimento caracterizado, principalmente, pela singularidade das condições em que é realizado, especialmente no que diz respeito ao escopo, aos prazos, aos custos, às pessoas e à qualidade. Um projeto pode também ser definido como uma conjugação de esforços em que recursos humanos, materiais e financeiros são organizados de forma inovadora para realizar um tipo único de trabalho, de acordo com especificações previamente definidas, com limitações de custos e de tempo, seguindo um ciclo de vida padrão e tendo em vista a obtenção de uma mudança benéfica para a organização, definida por objetivos quantitativos e qualitativos. Um projeto é um conjunto único de atividades coordenadas, com datas de início e fim bem definidas, empreendidas por um indivíduo ou uma organização, para alcançar objetivos específicos, dentro de um calendário determinado, com parâmetros de custos e de desempenho. Outros atributos de um projeto são a inovação, a complexidade, as condições jurídicas, a interdisciplinaridade e a divisão do trabalho entre elementos provenientes de diversas funções, dentro da organização ou de outras organizações. Os projetos podem ser classificados pelo seu tipo (por exemplo: de investimento, de pesquisa e desenvolvimento, de mudança organizacional, de desenvolvimento de sistemas de informação) ou por outros critérios (por exemplo: internos/externos, nacionais/internacionais). O Gerenciamento de Projetos é constituído por um conjunto de processos de gerenciamento voltados para o planejamento, a organização e o controle de todos os aspectos de um projeto, bem como para a motivação de todos os elementos envolvidos, com o intuito de alcançar, com segurança e dentro dos prazos acordados, os objetivos estabelecidos.. 16.

(17) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Níveis de Conhecimento Elevado: • Conhecimento profundo dos aspectos técnicos de projetos. • Conhecimento profundo dos processos de gestão envolvidos na execução de um projeto. • Conhecimento profundo com os conceitos básicos e técnicas do Gerenciamento de Projetos. • Conhecimento da evolução dos projetos, desde sua definição e concepção, até a entrega e a operação (de preferência em mais de um setor de atividade). Médio: • Conhecimentos necessários para a avaliação dos principais aspectos técnicos do projeto. • Conhecimentos necessários para a aplicação dos conceitos e técnicas do Gerenciamento de Projetos. • Conhecimento amplo das características dos projetos, cobrindo uma parte significativa do seu ciclo de vida (no mínimo em um setor de atividade). Fraco: • Conhecimento dos conceitos básicos e técnicas do Gerenciamento de Projetos.. Níveis de Experiência Elevado: • Experiência com vasto conjunto de projetos, incluindo projetos complexos, urgentes e importantes para a organização. • Experiência ampla com a utilização da maioria dos conceitos e técnicas de Gerenciamento de Projetos. Médio: • Experiência com um conjunto limitado de projetos, não incluindo necessariamente projetos complexos. • Experiência com utilização dos principais conceitos e técnicas de Gerenciamento de Projetos. Fraco: • Experiência com pequenos projetos com baixo grau de complexidade. • Contato com os conceitos básicos e técnicas de Gerenciamento de Projetos.. 17.

(18) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. 2 IMPLEMENTAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS Conceito Dependendo do tipo de organização, a implementação do Gerenciamento de Projetos pode abranger a conscientização, a sistematização ou a melhoria de atividades de Gerenciamento de Projetos já praticadas, ou uma introdução inédita destas práticas, de modo a reformular a organização para projetos. O crescimento dinâmico dos mercados e a conseqüente necessidade de flexibilidade e foco nos clientes, assim como o aumento da complexidade e a necessidade de internacionalização, são fatores que levam à necessidade de implementar e controlar processos inovadores. Melhorias contínuas dos processos de negócio mais importantes para a organização, particularmente daqueles que apresentam uma elevada especificidade, constituem o ponto de partida de uma abordagem orientada para projetos. A adoção de atividades profissionais em Gerenciamento de Projetos evita alguns dos erros mais comuns na realização dos objetivos do projeto. A implementação do Gerenciamento de Projetos segue, freqüentemente, as seguintes etapas: •. Decisão da Direção Geral.. •. Desenvolvimento de um modelo para a implementação e para a formação (qualificação dos elementos da organização que atuam em Gerenciamento de Projetos ou se interessam por esta disciplina).. •. Realização de um projeto piloto, selecionado com cuidado.. •. Avaliação de resultados e transferência dos ensinamentos obtidos para outros projetos.. Complementarmente, devem ser desenvolvidas diretivas adequadas às especificidades da organização e um Manual de Gerenciamento de Projetos. Cada projeto possui particularidades que exigem a implementação do Gerenciamento de Projetos de maneira específica. Esta condição se traduz no planejamento e otimização das tarefas específicas do projeto, dos seus objetivos, dos custos, dos tempos, bem como na escolha do pessoal responsável pelas tarefas de Gerenciamento do Projeto. No decorrer do ciclo de vida do projeto, devem ser avaliados, controlados e melhorados tanto o projeto como seu próprio gerenciamento, o qual pode ser considerado como uma tarefa ou um sub-projeto. Os gerentes de projeto devem aplicar os princípios, processos e as ferramentas do Gerenciamento de Projetos, incluindo a Gestão da Qualidade, nas tarefas da responsabilidade da equipe de gerenciamento do projeto.. 18.

(19) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Níveis de Conhecimento Elevado: • Conhecimento profundo dos diferentes tipos de estruturas organizacionais e das vantagens e desvantagens de cada uma delas, para o Gerenciamento de Projetos. • Conhecimento profundo dos processos de gerenciamento envolvidos na execução de um projeto. • Conhecimento profundo dos conceitos, técnicas e ferramentas do Gerenciamento de Projetos. • Conhecimento da evolução dos projetos, desde sua definição e concepção, até a entrega e a operação (de preferência em mais de um setor de atividade). Médio: • Conhecimentos necessários para a avaliação dos principais processos do Gerenciamento de Projetos. • Conhecimento amplo com a aplicação dos conceitos e com as técnicas e ferramentas do Gerenciamento de Projetos. • Conhecimento amplo das características dos projetos, cobrindo parte significativa de seu ciclo de vida (em mais de um setor de atividade). Fraco: • Conhecimento dos conceitos básicos e das técnicas e ferramentas do Gerenciamento de Projetos.. Níveis de Experiência Elevado: • Responsável pela implementação do Gerenciamento de Projetos em diferentes tipos de organizações. • Experiência ampla com a utilização da maioria dos conceitos e técnicas de Gerenciamento de Projetos. Médio: • Colaboração na implementação do Gerenciamento de Projetos em pelo menos uma organização. • Experiência com um conjunto limitado de projetos, não incluindo necessariamente projetos complexos. • Experiência com a utilização dos principais conceitos e técnicas de Gerenciamento de Projetos. Fraco: • Contato com os conceitos básicos e técnicas de Gerenciamento de Projetos.. 19.

(20) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. 3 GERENCIAMENTO POR PROJETOS Conceito O Gerenciamento por Projetos é um conceito base para a direção de uma organização permanente, especialmente organizações orientadas para a execução de projetos. Estas organizações baseiam a quase totalidade de seu trabalho na realização de projetos, os quais podem ser dos mais variados tipos e apresentar diferentes níveis de complexidade. A direção da organização e o Gerenciamento de Projetos atuam usualmente em paralelo e muitas vezes compartilham dos mesmos recursos. Esta forma de organização do trabalho assegura um desenvolvimento contínuo da organização e, conseqüentemente, sua sobrevivência. O Gerenciamento por Projetos aumenta a flexibilidade e o dinamismo da organização, permite uma melhor utilização dos recursos, descentraliza as responsabilidades da Gerência Operacional, apóia o processo de aprendizado e facilita os processos de mudança organizacional. Outros conceitos de Gerenciamento (tais como o Gerenciamento por Objetivos) podem ainda ser integrados e implementados neste conceito. O Gerenciamento por Projetos é também usado como uma metodologia para diversas organizações engajadas em atividades em comum (por exemplo, um programa ou unidades de negócio de empresas virtuais, convergentes para um resultado único). Um Programa consiste em um conjunto de propostas específicas e inter-relacionadas (projetos ou outras tarefas adicionais), que em conjunto convergem para uma finalidade comum, segundo uma determinada estratégia abrangente. O Gerenciamento de Projetos Múltiplos harmoniza todos os projetos de uma organização ou de um setor, por meio da avaliação e seleção, do planejamento, do controle e do encerramento. A divisão de um projeto complexo em sub-projetos faz parte do Gerenciamento de Projetos convencional. O Controle de Programas exige recursos adicionais, tais como: •. o gerenciamento do programa;. •. um comitê de direção (steering committee);. •. um controle centralizado dos projetos;. •. um escritório de apoio a projetos (Project Office) e um diretor de projetos;. •. uma equipe de gerentes de projetos.. Os processos utilizados para garantir o compartilhamento de experiências e harmonizar os eventuais desvios das estratégias, entre os diferentes projetos, compreendem: a análise de carteira (portfolio) de projetos, a coordenação dos marcos (milestones), a Gestão do Orçamento, a Gestão de Recursos, a Gestão de Alterações e a Gestão de Riscos. O Gerenciamento por Projetos permite o compartilhamento de experiências pessoais, relacionadas com os métodos e ferramentas desta área, bem como assegura a melhoria da qualidade do próprio Gerenciamento de Projetos.. 20.

(21) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Níveis de Conhecimento Elevado: • Conhecimento profundo do conceito de Gerenciamento por Projetos. • Conhecimentos necessários para a identificação das organizações em que o Gerenciamento por Projetos pode ser aplicada. • Conhecimento profundo dos processos de gerenciamento envolvidos no planejamento e controle de programas. • Conhecimento dos métodos e processos necessários para a implementação de um Escritório de Projetos (Project Office). • Conhecimentos necessários para a coordenação, apoio (coaching) e planejamento de carreiras de Gerentes de projeto. Médio: • Conhecimento do conceito de Gerenciamento por Projetos. • Conhecimentos necessários para a avaliação das vantagens do Gerenciamento por Projetos. • Conhecimento dos processos de gerenciamento necessários à implementação do Gerenciamento por Projetos em uma organização. Fraco: • Conhecimento dos conceitos básicos do Gerenciamento por Projetos.. Níveis de Experiência Elevado: • Experiência com planejamento e controle de programas. • Responsabilidade pela definição e implementação de, pelo menos, um Escritório de Projetos (Project Office). • Experiência com a seleção e coordenação de Gerentes de projeto. • Experiência com a análise de carteira (portfolio) de projetos, na identificação e coordenação dos marcos (milestones) do programa, no gerenciamento de orçamentos de programas, no gerenciamento global das alterações, dos riscos e da qualidade de um programa. Médio: • Experiência com Gerenciamento por Projetos, em projetos compostos por sub-projetos ou englobados em programas. • Colaboração na implementação de um escritório de projetos, ou experiência de apoio técnico e administrativo a um grupo de gerentes de projeto. Fraco: • Colaboração, com nível reduzido de responsabilidade, no Gerenciamento de Programas ou de projetos articulados em subprojetos.. 21.

(22) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. 4 ABORDAGEM SISTÊMICA E INTEGRAÇÃO Conceito Um sistema consiste em um número de elementos, concretos ou pouco tangíveis, que estabelecem relações recíprocas e, eventualmente, com o contexto do sistema. Esses elementos interagem e formam uma unidade funcional. Os sistemas podem ser relativamente pequenos e simples, ou de grande dimensão e complexidade. A elaboração e execução de um projeto se justificam para sistemas complexos, por exemplo, organizações, sistemas de informação ou sistemas homem-máquina. A abordagem sistêmica consiste em uma perspectiva interdisciplinar e holística das circunstâncias globais e das relações complexas. Ela possibilita a modelagem destinada a simplificar o entendimento da realidade do projeto. O Gerenciamento de Sistemas abrange a elaboração de especificações relativas à tecnologia, à organização, aos custos, ao tempo e a outros parâmetros de um sistema (por exemplo, um projeto ou um programa); além disso, inclui a conseqüente gestão do planejamento, da concepção, da aquisição, da implementação e dos ensaios e testes necessários para a operação do sistema. Ele compreende, também, as atividades prévias de análise, de concepção e de desenvolvimento do sistema. Com a integração, diferentes atividades, iniciativas, interesses e resultados, bem como a coordenação e o controle destes, são reunidos e harmonizados, de modo a garantirem os objetivos e o sucesso do projeto. A integração é considerada como uma das funções-chave que distinguem a atividade do Gerente de Projetos. Uma integração efetiva exige personalidade apropriada e conhecimentos técnicos adequados, bem como capacidade de organização, de gerenciamento e habilidades para tratar com pessoas.. 22.

(23) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Níveis de Conhecimento Elevado: • Conhecimento profundo da literatura de gerenciamento sistêmico e com os correspondentes princípios e práticas (tanto com a literatura generalista ou educacional como com a literatura específica dos setores específicos de atividade). • Conhecimento técnico suficientemente profundo para compreender as dificuldades de implementar um sistema que corresponda às especificações estabelecidas. • Conhecimento amplo da tecnologia envolvida nos projetos da área de atividade em que opera. • Conhecimento profundo da organização de projetos e de avaliação das pessoas envolvidas. • Conhecimento profundo do Gerenciamento de Projetos. Médio: • Conhecimento amplo dos conceitos de Gerenciamento com abordagem sistêmica, com os procedimentos e com as práticas específica dos setores de atividade. • Conhecimentos da tecnologia envolvida nos projetos da área de atividade em que opera. Fraco: • Conhecimento dos conceitos e práticas de gerenciamento com abordagem sistêmica, da organização de projetos, dos processos de Gerenciamento de Projetos e da tecnologia envolvida.. Níveis de Experiência Elevado: • Experiência com o estabelecimento e implementação de um programa de gerenciamento com abordagem sistêmica. • Experiência com a integração de equipes envolvendo grupos com origens distintas (com interesses diferentes ou de várias nacionalidades e culturas), bem como tecnologias complexas. Médio: • Experiência de trabalho com um projeto ou programa que utiliza abordagem sistêmica. • Experiência com a integração de diferentes grupos em um mesmo projeto. Fraco: • Contato direto ou indireto com os métodos do gerenciamento com abordagem sistêmica. • Contato com os aspectos de integração em um projeto.. 23.

(24) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. 5 CONTEXTO DO PROJETO Conceito Um projeto é formulado, avaliado, desenvolvido e executado em um determinado contexto (ambiente do projeto), o qual direta ou indiretamente e exerce influências no projeto. Estas influências, tais como normas, problemas a solucionar, tendências e forças, tanto internas como externas à organização, têm impacto decisivo na forma como um projeto é concebido e desenvolvido. São exemplos de influências externas no projeto os aspectos geofísicos, ecológicos, sociais, psicológicos, culturais, políticos, econômicos, financeiros, jurídicos, contratuais, organizacionais, tecnológicos e estéticos. Stakeholders são pessoas, grupos de pessoas ou entidades que participam ou influem no projeto e que, direta ou indiretamente, têm interesses em sua evolução, ou que são atingidas pelos seus resultados. De um modo geral, eles têm um interesse bem fundamentado tanto no sucesso do projeto (ou da organização) como no contexto em que este projeto (ou organização) se insere. São exemplos de stakeholders os clientes, os fornecedores, os contratantes, o gerente do projeto, os membros da equipe de projeto, os usuários do produto ou serviço resultante do projeto, os facilitadores, as comunidades locais, os grupos de pressão, as famílias, a mídia, o governo e os financiadores. O monitoramento sistemático, antecipado e voltado para o futuro, das influências positivas (apoios) e negativas (distúrbios) do ambiente do projeto, consiste em um fator importante do sucesso do projeto. Ele é parte integrante da análise do projeto e representa uma pré-condição para: a avaliação de conseqüências, a adoção de medidas corretivas e o planejamento e controle do contexto do projeto, de modo que o projeto alcance seus objetivos.. 24.

(25) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Níveis de Conhecimento Elevado: • Conhecimento profundo dos aspectos geográficos, econômicos, sociais, culturais, políticos, estéticos e outros aspectos do ambiente dos projetos, bem como da forma como estes aspectos podem influenciar o desempenho do projeto (no mínimo, para um ramo de atividade principal). • Conhecimentos necessários para a identificação dos stakeholders de um projeto e o tipo de influência que estes poderão ter no projeto, ao longo do seu ciclo de vida. Médio: • Conhecimento básico dos fatores de influência de diferentes cenários do ambiente de um projeto e com a forma como estes podem influenciar o desempenho do projeto (no mínimo para um setor de atividade principal). • Conhecimentos necessários para a identificação dos principais stakeholders de um projeto. Fraco: • Conhecimento básico dos fatores de influência de diferentes cenários do ambiente capazes de condicionar o desempenho do projeto.. Níveis de Experiência Elevado: • Experiência considerável com a influência de diferentes contextos no desempenho de projetos. • Experiência com a análise de influência dos diferentes stakeholders do projeto, na criação de planos de contingência para resposta aos fatores de influência negativos e no controle sistemático destas influências. Médio: • Experiência com a influência de diferentes contextos no desempenho de projetos. Fraco: • Experiência com a identificação de ações pontuais no contexto do projeto que podem influenciar o projeto e contato com os impactos potenciais no projeto.. 25.

(26) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. 6 FASES E CICLO DE VIDA DO PROJETO Conceito Cada fase do projeto é um período da duração do projeto, tecnicamente separado de outros períodos. As fases são limitadas pelo tempo e incluem atividades relacionadas, bem como resultados específicos destinados a atingir objetivos pré-definidos. A divisão do projeto em fases depende do setor de atividade ou do tipo do projeto. Um exemplo da divisão do projeto em fases é mostrado a seguir: • estudos iniciais (avaliação preliminar das alternativas do conceito do projeto); • análise da viabilidade (pesquisa detalhada da viabilidade do conceito do projeto); • detalhamento do projeto (construção por inteiro e das partes); • contratação (aquisição, contratos); • execução (implementação, fabricação, realização); • colocação em operação; • transferência, comissionamento, aceitação e encerramento. Os Milestones (marcos), ou marcos de referência, constituem eventos com significado especial para o projeto. Eles usualmente definem mudanças de fase, quando se decide pela passagem para a fase seguinte, repetição da última fase ou interrupção do projeto. O ciclo de vida do projeto é a seqüência de fases pelas quais passa um projeto, desde sua concepção até atingir seus resultados finais. Na prática do Gerenciamento de Projetos, eventualmente ocorrem superposições entre fases. O ciclo de vida de um sistema (instalação, produto) é diferente do ciclo de vida de um projeto. Muitos projetos podem ser realizados durante o ciclo de vida de um sistema. A duração de um sistema não é usualmente pré-determinada.. 26.

(27) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Níveis de Conhecimento Elevado: • Conhecimento profundo do conceito de ciclo de vida do projeto, aplicados em vários setores de atividade. • Conhecimento profundo dos critérios dos critérios para o estabelecimento e controle de marcos (milestones). Médio: • Conhecimento do conceito de ciclo de vida do projeto, aplicado em pelo menos um setor de atividade. • Conhecimento dos critérios dos critérios para o estabelecimento e controle de marcos (milestones).. Fraco: • Conhecimento básico da natureza do trabalho de duas ou três fases do ciclo de vida de projetos, em pelo menos um setor de atividade.. Níveis de Experiência Elevado: • Experiência com tarefas de identificação do ciclo de vida de projetos, de definição do trabalho envolvido em cada uma das diferentes fases e dos critérios de finalização de cada fase. • Experiência com o Gerenciamento de todas as fases de projetos e no controle dos marcos (milestones) associados à finalização de cada fase. • Experiência com o Gerenciamento de Projetos com diferentes ciclos de vida. • Experiência com Gerenciamento de Projetos com prototipagem, em casos onde se utilizam protótipos (por exemplo, áreas de Pesquisa e Desenvolvimento, Sistemas de Informação e outras). Médio: • Experiência com o gerenciamento de várias fases do ciclo de vida do projeto e conhecimento razoável de todas as outras fases, no mínimo em um setor de atividade. • Experiência com a identificação e controle dos principais marcos (milestones) de um projeto. Fraco: • Experiência com uma ou duas fases do ciclo de vida do projeto e do seu relacionamento com a seqüência global do projeto.. 27.

(28) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. 7 DESENVOLVIMENTO E AVALIAÇÃO DO PROJETO Conceito Uma avaliação realista do projeto é importante principalmente nas fases iniciais. Ela servirá de base para decidir sobre a continuação do projeto ou sua interrupção. A verificação da exeqüibilidade e da viabilidade do projeto é crucial, tanto para a promoção do projeto como para seu sucesso. O projeto deve ser revisto detalhadamente pelas várias partes nele envolvidas. A avaliação do projeto (na fase inicial) prevê o estudo da viabilidade e da rentabilidade. Além da avaliação técnica e da análise econômica e financeira, a avaliação do projeto pode ainda incluir outros domínios de análise, por exemplo, a avaliação do impacto ambiental, da segurança, das especificações de desempenho etc. Os resultados do projeto são avaliados de acordo com diferentes aspectos: • sucesso econômico; • exeqüibilidade; • viabilidade; • vantagens e desvantagens para os diferentes grupos de interesse (stakeholders); • conformidade com as expectativas dos stakeholders; • riscos e interferências; • capacidade de financiamento. Exemplos de métodos utilizados na avaliação dos projetos são: • análise de rentabilidade; • análise do valor agregado (EVA); • análise de cenários; • valor presente líquido; • fluxo de caixa; • taxa interna de retorno do investimento; • período de retorno financeiro; • análise do impacto do projeto em seu ambiente. O projeto deve ser avaliado não apenas no início e no final. No decorrer do ciclo de vida do projeto devem ser realizadas: • auditorias de parte ou de toda a organização do projeto; • revisões de componentes do projeto, em diferentes ocasiões. Essas auditorias e revisões usualmente não são realizadas por pessoas diretamente envolvidas no projeto, mas que o conhecem bem. A avaliação pós-encerramento do projeto considera os objetivos alcançados (verificação dos critérios de sucesso), a conclusão da documentação do projeto (relatório final) e as lições aprendidas.. 28.

(29) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Níveis de Conhecimento Elevado: • Conhecimento profundo de técnicas de avaliação financeira, tais como, valor atual líquido, fluxo de caixa, taxa de retorno do investimento etc. • Conhecimento profundo da interação entre a avaliação financeira e diversos métodos de planejamento de negócios. • Conhecimento amplo da análise de impacto no ambiente do projeto Médio: • Conhecimento amplo com técnicas básicas de avaliação financeira e de planejamento de negócios. • Conhecimento amplo com o impacto no ambiente do projeto Fraco: • Conhecimento de técnicas básicas de avaliação financeira, de planejamento de negócios e do processo de análise de impacto no ambiente do projeto.. Níveis de Experiência Elevado: • Experiência considerável com a avaliação de projetos de diferentes tipos e em diversas situações. • Responsável pela avaliação global de projetos em diferentes circunstâncias. Médio: • Experiência com algumas avaliações de projetos de diversos tipos. Fraco: • Contato com técnicas básicas de avaliação de projetos.. 29.

(30) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. 8. OBJETIVOS E ESTRATÉGIAS DO PROJETO. Conceito A estratégia do projeto descreve como a totalidade dos vários objetivos específicos do projeto deverá ser alcançada, considerando os resultados esperados e os processos a serem executados. Os resultados obtidos são avaliados com base em métricas quantitativas e qualitativas. As definições do projeto descrevem as tarefas e as condições básicas do projeto. Os objetivos do projeto abrangem todos os aspectos relevantes para o seu sucesso, tanto técnicos como organizacionais, financeiros, de tempo e qualidade, de segurança, recursos humanos, logísticos, contratuais. Eles consistem de três aspectos principais: resultados (produtos e serviços com qualidade especificada), tempo (duração e datas) e despesas (horas e custos). A estratégia de um projeto deve ser estabelecida nos estágios iniciais do projeto, ser o mais compreensível possível e abranger todos os fatores críticos . Durante o desenvolvimento do projeto, a estratégia deverá ser progressivamente revisada e atualizada (revisão da estratégia do projeto). É essencial que a estratégia do projeto reflita todos os fatores externos condicionantes que possam afetar sua viabilidade. O Gerenciamento de Projetos fornece um conjunto de métodos para estabelecer e avaliar a estratégia e os objetivos do projeto.. 30.

(31) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Níveis de Conhecimento Elevado: • Conhecimento profundo da maioria das áreas/sistemas que contribuem para a estratégia do projeto, relativa a, pelo menos, um setor de atividade. • Conhecimento profundo do processo de planejamento estratégico de projetos. Médio: • Conhecimento da maioria das áreas/sistemas que contribuem para a estratégia do projeto, relativa a, pelo menos, um setor de atividade. • Conhecimento amplo com o processo de planejamento estratégico de projetos. Fraco: • Conhecimento básico do processo de planejamento estratégico de projetos.. Níveis de Experiência Elevado: • Experiência, com papel preponderante, com a preparação do planejamento estratégico de um número significativo de projetos. Médio: • Experiência com o desenvolvimento de planejamento estratégico, para um projeto ou mais projetos. Fraco: • Contato com o planejamento estratégico de projetos.. 31.

(32) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. 9 CRITÉRIOS DE SUCESSO E INSUCESSO DO PROJETO Conceito Os critérios de sucesso e de insucesso de um projeto são aqueles que possibilitam a avaliação dos resultados do projeto. É fundamental a definição clara e objetiva destes critérios. Para cada projeto e para cada cliente, eles devem ser especificamente estabelecidos e avaliados. Podem ser identificados três grupos básicos de critérios: • aqueles relativos à organização promotora do projeto, i.e., o dono do projeto ou o utilizador final; • os critérios tradicionais ou clássicos do Gerenciamento de Projetos: no prazo, dentro do orçamento e de acordo com as especificações; • a contribuição do projeto para a concretização dos objetivos individuais de seus participantes. Os critérios de sucesso e de insucesso estão interligados, mas avaliados de maneira independente. Além disso, eles podem mudar com o tempo, particularmente com a evolução das condições de mercado. O fato de não se alcançarem os objetivos iniciais de um projeto nem sempre significa que seja um fracasso. Exemplos de critérios de sucesso de um projeto: • entrega da funcionalidade especificada; • cumprimento dos prazos, do orçamento e das exigências da qualidade; • a rentabilidade alcançada pelas partes contratantes; • satisfação das necessidades e expectativas dos stakeholders; • cumprimento dos objetivos pré-definidos. Exemplos de critérios de insucesso de um projeto: • ultrapassagem dos prazos ou dos custos; • falta de qualidade; • desconsideração de pedidos ou de reclamações. Em especial, fatores qualitativos têm sido cada vez mais apontados como críticos para o sucesso ou insucesso de um projeto, por exemplo: • qualificação do pessoal envolvido no projeto; • comportamento orientado para a resolução de conflitos; • motivação no trabalho; • estilo de gerenciamento.. 32.

(33) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Níveis de Conhecimento Elevado: • Conhecimento profundo dos diferentes tipos de critérios e modelos de avaliação da medida de sucesso de um projeto. • Conhecimento profundo dos critérios operacionais de sucesso do projeto, critérios de avaliação da capacidade comercial e financeira dos fornecedores e do conjunto de processos de Gerenciamento de Projetos. Médio: • Conhecimento amplo dos os diferentes critérios de medida do sucesso e do insucesso de projetos. Fraco: • Conhecimento básico do processo de medição do sucesso e do insucesso de projetos.. Níveis de Experiência Elevado: • Experiência com a identificação e na avaliação dos fatores que contribuem para o sucesso ou insucesso de projetos, tanto do ponto de vista do dono do projeto como do fornecedor e dos stakeholders. Médio: • Experiência com a avaliação do sucesso e do insucesso de projetos. Fraco: • Participação no processo de avaliação do sucesso e do insucesso de projetos.. 33.

(34) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. 10 INICIAÇÃO DO PROJETO Conceito A iniciação do projeto constitui a fase preliminar do gerenciamento, na qual as condições iniciais de um projeto bem sucedido são criadas e os fundamentos para a execução do projeto são definidos. Esta fase caracteriza-se por expectativas ainda pouco definidas, grande incerteza quanto à chance de sucesso e pressão por delimitação de prazos. As tarefas mais importantes da fase de iniciação de um projeto são: • mobilização da equipe do projeto; • planejamento de disponibilidade de equipamentos e instalações; • definição da finalidade, dos objetivos e do escopo do projeto; • entendimento e especificação das condições base para a execução do projeto; • preparação e definição da organização do projeto; • definição dos procedimentos de trabalho e de comunicação; • estabelecimento dos planos iniciais; • criação e formalização do project charter.1 A iniciação do projeto exige, portanto, grande atenção, participação ampla e decisões amadurecidas. O planejamento do Gerenciamento de Projetos é uma condição importante para a iniciação do projeto. A iniciação do projeto abrange, principalmente, a criação da equipe do projeto. Os objetivos do processo de formação da equipe, durante esta primeira fase do projeto, são: • criar uma visão compartilhada, ou missão, para o projeto, com base na identificação de seu contexto, sua finalidade e seus objetivos; • obter a aceitação2 dos planos de ação, definindo o escopo do trabalho, a organização do projeto, bem como as restrições da qualidade, de custos e de tempo; • colocar em funcionamento a equipe de projeto, através do estabelecimento de metodologias de trabalho e canais de comunicação; • orientar sistematicamente a equipe de projeto para a finalidade do projeto e a forma de alcançar seus objetivos. A reunião de iniciação do projeto (kick-off meeting) ou o workshop de lançamento (startup-workshop) são exemplos de tarefas incluídas no processo de iniciação do projeto. 1. Nota do editor: o project charter tem sido traduzido, em vários textos, como “mapa do projeto” ou “proposta executiva”. É um documento formal que reconhece a existência do projeto e a autoridade do gerente do mesmo, emitido por pessoa externa ao projeto. Ele contém os requisitos-chave a que o projeto deve satisfazer e inclui uma descrição sucinta de seus produtos. 2 Nota do editor: Esta aceitação deve ser obtida também dos stakeholders.. 34.

(35) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. Níveis de Conhecimento Elevado: • Conhecimento profundo das tarefas de iniciação de um projeto, necessárias para criar e aprovar um project charter. • Conhecimento profundo de práticas de mobilização de equipes de projeto. Médio: • Conhecimento do conteúdo de um project charter. • Conhecimento de práticas de mobilização de equipes de projeto. Fraco: • Conhecimento básico de um project charter. • Conhecimento básico de práticas de mobilização de equipes de projeto.. Níveis de Experiência Elevado: • Experiência ampla com a formação de equipes e o gerenciamento dos recursos materiais necessários à iniciação do projeto. • Experiência com a mobilização de equipes para o início dos trabalhos de um projeto. • Experiência com o gerenciamento de expectativas e de incertezas. • Experiência com a elaboração de project charters e com o gerenciamento de sua revisão e aprovação. Médio: • Experiência com a formação de equipes e no gerenciamento dos recursos materiais necessários para a iniciação de um projeto. • Experiência com a mobilização de equipes para o início dos trabalhos de um projeto. • Colaboração na elaboração de project charters. Fraco: • Participação nos processos de formação de uma equipe de projeto e de início dos trabalhos.. 35.

(36) ABGP – Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos. 11 ENCERRAMENTO DO PROJETO Conceito O encerramento do projeto consiste na conclusão ou término dos trabalhos, uma vez atingidos os resultados do projeto. O encerramento combina dois processos: o primeiro, a entrega dos resultados do projeto ou de seu produto final, bem como sua aceitação formal pelo cliente; o segundo, a documentação formal dos resultados do projeto e das lições aprendidas. A entrega dos produtos finais de um projeto segue um procedimento acordado entre o cliente e o gerente do projeto. As principais atividades desta fase são: • apresentação de documentação relativa ao produto desenvolvido (manuais de utilização, protocolos de testes e ensaios, relatórios de inspeções etc.); • avaliação final dos resultados financeiros do projeto (demonstrativo pós-projeto); • relatório de encerramento do projeto e documentação final do projeto; • lista de questões em aberto e de trabalhos em andamento; • lista de reclamações; • acordos sobre treinamentos, garantias e responsabilidades. No âmbito de uma reunião de encerramento do projeto pode ser realizado um processo de revisão de experiências, tendo como propósito o melhoramento contínuo de processos, o qual inclui: • geração, verificação e validação de todos os dados e informações relevantes para o projeto, por exemplo, tabelas de dados e configurações; • identificação de acontecimentos importantes, tais como interferências externas e ações de controle; • constituição ou atualização de bases de dados com informação histórica sobre os projetos realizados; • avaliação da satisfação do cliente e dos membros da equipe de projeto; • avaliação do desempenho do projeto e dos objetivos alcançados; • produção de recomendações e de propostas de melhoria. O encerramento é a última fase do ciclo de vida do projeto, imediatamente anterior ao início das operações. Existem termos sinônimos para “encerramento” tais como entrega, comissionamento, transferência, close out etc.. 36.