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MANUAL - SISTEMA DE
GERENCIAMENTO DE CLUBES
REGIONAL
MDA
MINISTÉRIO DE DESBRAVADORES E AVENTUREIROS
DIVISÃO SUL-AMERICANA
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1 – LOGIN ... 5
2 - ATUALIZAÇÃO CADASTRO ... 6
3 – SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES (SGC) ... 7
4 – Módulo – CLUBE DE LÍDERES ... 9
R149 – Sub-Módulo – Membros ... 9
5 - Módulo - REGIONAIS ... 12
R100 – Sub-módulo – Aprovação ... 12
R098 – Sub-Módulo – Clubes ... 15
R150 – Sub-Módulo – Gerador de Relatórios ... 16
R152 – Sub-Módulo – Inscrições Região ... 17
R099 – Sub-Módulo – Newsletter ... 18
R127 – Sub-Módulo – Usuários ... 22
6 – Módulo – EXTRAS ... 26
6.1 – Sub-Módulo – Alterar minha senha ... 26
6.2 – Sub-Módulo – Alterar meu cadastro ... 27
6.3 – Sub-Módulo – Sugestões SGC ... 27
6.4 – Sub-Módulo – Dados do meu clube ... 28
6.5 – Sub-Módulo – Fornecedores oficiais ... 28
6.6 – Sub-Módulo – Página Inicial ... 29
6.7 – Sub-Módulo – Sair do sistema ... 29
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Apresentação
Este é o SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES da Divisão Sul-Americana da Igreja Adventista do Sétimo Dia, uma ferramenta on-line exclusivamente para os clubes de Desbravadores e Aventureiros.
O projeto começou em 2006 com o intuíto de facilitar o registo on-line para o Camporí de Desbravadores. Inicialmente, o trabalho para o projeto foi através de uma equipe de voluntários dirigidos pelo analista Rodrigo Dias Dorval, um regional da Associação do Mato Groso do Sul - UCOB. Em 2007, propuseram-se outros voluntários da Associação Sul Mato Grosense - UCOB para ampliar o projeto, com as ideias de novas possibilidades para os clubes de Desbravadores, como gerenciamento de unidades, gerenciamento de classes e especialidades. Desde 2009, a então Missão Sergipe-Alagoas - UNEB também implementou a ferramenta, e contratou RDORVAL SOLUÇÕES EM TECNOLGIA para dar apoio e continuar com o desenvolvimento do então projeto voluntário, transformando num produto comercial. Nesse mesmo ano, adotou-se para toda a União Nordeste Brasileira, para cumprir com todos os campos da União, de maneira integrada. Neste ano, esta ferramenta abre-se para outros segmentos do Ministério de Desbravadores e Aventureiros, e expande-se completamente como instrumento de gerenciamento, e a melhora das ferramentas para a inscrição on-line, a possibilidade do pagamento e cartão de crédito, além dos relatórios de membros.
Em 2010, a União Centro-Oeste Brasileira começou a utilizar a ferramenta em todo seu território, e se fizeram várias mudanças, já que até esse momento tinha desenvolvido sua própria ferramenta. A União compreendeu que poderiam colaborar, passar todo o código fonte e o conhecimento destes sistemas locais para a equipe de desenvolvimento e para o SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES, uma ferramenta que se utilizou anteriormente só na UNEB.
A ferramenta cresce, e desde 2012, a UNOB, USEB e UNB passam a fazer parte do projecto. Em 2013, a USB une-se ao grupo, e também colabora no desenvolvimento de novas características, a partir de um sistema desenvolvido internamente dentro de seu território no sul de Brasil.
Em 2014, a ferramenta põe-se a prova durante as inscrições do IV Camporí Sul-Americano em Barretos-SP, e após o evento, adaptar-se-á como a ferramenta oficial do Ministério de Desbravadores e Aventureiros da Divisão Sul-Americana, com sua implantação definitiva final em outros países da Sul-América que fazem parte de seu território.
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Seu desenvolvimento desde o princípio está em PHP e o banco de dados MySQL, e agora conta com uma equipe de programadores e analistas especializados, que conhecem a realidade da obra destes ministérios da IASD.
Quanto ao suporte, a ferramenta baseia-se na assistência através de e-mails, suporte on-line e chat para os usuários, além de uma central telefônica, e os telefones internos (*VOIP) como contato direto com as Uniões, Associações e Missões. Além disso, a equipe oferece um manual completo e detalhado, e um banco de dados de perguntas e respostas.
O pessoal de apoio e desenvolvimento adota a política de responder a tudo por gravidade de erro, com os prazos para a resolução de erros e características. Em constante evolução, à medida que lê este manual, está a preparar-se uma nova versão do SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES, bem como uma versão atualizada de cada manual. E as vantagens deste projeto não é só isso: 1 – O Gerenciamento de informação, de conteúdos e gerenciamento da configuração realiza-se mediante o próprio Campo, se está treinado adequadamente, tem plena liberdade de utilizar a ferramenta para administrar seus clubes;
2 - Ferramenta de melhora contínua, através de sugestões de todos os envolvidos, e aprovadas pela Divisão Sul-Americana;
3 – Disponibilidade da equipe de treinamento, para capacitar ao pessoal in-loco (secretárias, departamentais, regionais e diretores);
4 - Manutenção e monitoramento constante do SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES, bem como o Backup, disponibilidade, segurança e rendimento.
Seja muito bem-vindo à esta ferramenta que lhe pode dar a possibilidade de ter um controle total de seu Clube de Desbravador ou Aventureiro.
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1 – LOGIN
Esta é a tela de entrada do Sistema de Gerenciamento de Clubes. Seu Login – Onde você digitará o nome de Usuario. Ex: joana.silva
Sua Senha – A senha deve conter letras maiúsculas, minúsculas, números e caracteres especiais (@!$;). Ex: JS@1520!
Lembramos que para maior segurança dos dados as senhas são criptografagas e NÃO podem ser sequencial (123456) e nem começar com o número zero (0). A senha e o Login serão fornecidos por sua Associação/Missão.
Perdeu sua senha? – Quando esquecer sua senha, utilize este link (destaque vermelho) para receber no seu e-mail um link para redefinir sua senha.
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2 - ATUALIZAÇÃO CADASTRO
Esta tela é para atualização do cadastro, ela será aberta apenas no seu primeiro acesso, para que todos os seus dados sejam completos, sendo que após o primeiro acesso não será visualizado essa tela após o login, e sim, a tela inicial do Sistema de Gerenciamento de Clubes.
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3 – SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES (SGC)
Na tela inicial, na parte superior do lado esquerdo você visualiza seus dados e do lado direito as opções de “Início” (que volta à página inicial toda vez que solicitado) e “Sair” (que encerra o seu acesso à intranet).
Ao lado esquerdo os Módulos e ao meio as mensagens que estarão em sua Caixa de entrada, entre eles pode conter avisos importantes do seu campo, por isso a importância de ler sua caixa de mensagens com regularidade. Ainda verá as questões do Fórum e as opções de suporte por Chat (bonequinho), E-mail (Helpdesk), os Manuais e as Perguntas Frequentes (FAQ.). E mais abaixo estão os principais downloads disponibilizados por seu campo local, União ou Divisão.
Para participar do Fórum, basta clicar em “Novo post” para criar uma nova questão. Lembrando que o Fórum NÃO é uma ferramenta para suporte, é uma ferramenta para interação entre você e os demais diretores, regionais, secretárias de todas as Associações/Missão da Divisão Sul-Americana.
Assim que clicar em “Novo post” aparecerá a seguinte mensagem - Antes de criar um tópico, utilize a busca por assunto, somente se não encontrar, abra um novo! :
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Clique em “OK” e faça a busca do assunto que você queira interagir no Fórum:
Se a busca resultar em “Sem Registros” então você poderá criar um novo tópico, clicando em “Novo tópico”, caso contrário, interaja no tópico que aparecer se estiver relacionado ao seu assunto. Atenção às informações na hora de criar sua questão:
No último módulo Extras já irá aparecer os sub-módulos que são: Alterar minha senha, Alterar meu cadastro, Dados Gerais, Página inicial e Sair do sistema. Cujas funções são as seguintes:
Alterar minha senha – Como o próprio nome sugere, serve para alterar a sua senha.
Alterar meu cadastro – Também como o próprio nome sugere, serve para alterar qualquer dado de seu cadastro.
Dados do meu clube – São as informações em geral do seu clube. Onde constam dados como: logo do clube, endereço, histórico e informações adicionais.
Fornecedores oficiais – São as informações de contato de todos os fornecedores oficiais da Divisão.
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Página inicial – Essa opção exibirá a tela inicial mostrando os avisos importantes.
Sair do sistema – Encerra seu acesso à intranet.
Ao entrar em contato com a sua União, você receberá seus login e senha, e os devidos acessos customizados em seu login.
4 – Módulo – CLUBE DE LÍDERES
R149 – Sub-Módulo – Membros
Este sub-módulo serve para matricular os membros no seu clube de líderes.
Para realizar uma matrícula clique no botão “Matricular”.
Aparecerá uma nova tela com os nomes do clube que pertence à sua região e, clicando em cada clube, aparecerá os nomes dos membros cadastrados naquele clube que são aptos para o clube de líderes. Selecione o clube, o membro e clique em “Salvar”:
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Pronto! Você conseguirá visualizar os dados dos membros conforme a tela abaixo:
As informações que aparecem são, respectivamente: Ø ID - Código de cadastro no sistema;
Ø Nome - Nome da pessoa cadastrado no sistema;
Ø Função - Função cadastrada dentro do clube a qual o membro pertence; Ø Clube - Nome do clube que o membro pertence;
Ø Classes - É possível visualizar e cadastrar classes para esse membro; Para cadastrar uma nova classe, clique em “Novo”:
Selecione a classe, o nome do instrutor e a data de conclusão da classe. Por fim, clique em “Salvar”:
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Aparecerá o nome da classe, assim como o nome de quem cadastrou para aquele membro.
Também fica disponível a opção de “Excluir”.
Ø Especialidades - É possível visualizar e cadastrar especialidades para esse membro.
Para cadastrar uma nova especialidade, clique em “Novo”:
Selecione o departamento (desbravador ou aventureiro), a área da especialidade, a Especialidade, o nome do instrutor e a data de conclusão da especialidade. Por fim, clique em “Salvar”:
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Aparecerá o nome da especialidade, assim como o nome de quem cadastrou para aquele membro.
Também fica disponível a opção de “Excluir”. Ø Ver - Visualiza o cadastro do membro
Ø Excluir - Exclui o membro do clube de Líderes. Porém o membro ainda continua ativo no clube
5 - Módulo - REGIONAIS
R100 – Sub-módulo – Aprovação
O sub-módulo Aprovação permite que você aprove todos os relatórios feitos, desde que esteja com permissão para sua visualização. Geralmente quem faz um relatório é a secretária de campo e quem responde este relatório são os diretores da sua região. Agora cabe a você dizer se o que foi respondido está ou não de acordo com a verdade, para isso, você irá aprovar ou reprovar a questão. Lembrando que dependendo da sua resposta o clube ganhará ou não pontos no ranking.
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Aqui são visualizados os relatórios existentes:
Para aprovar o relatório basta ir no ícone “Participantes”, destacado pela seta na imagem acima.
Irá aparecer a tela com os clubes de sua região:
Agora você verá qual está pendente (clube em vermelho) e clicará em
“Aprovar” (coluna indicada pela seta).
Em seguida aparecerá a próxima tela:
Aqui aparece os dados do relatório e logo embaixo as opções de “Aprovar” ou “Reprovar”.
Ao clicar em “Reprovar” aparecerá outra tela para você dar uma justificativa. Na justificativa você dirá o porque está tomando tal decisão. Após justificar, clique em “Confirmar”:
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Lembre-se de que sua justificativa irá aparecer para o diretor do clube, então, seja cauteloso ao usar as palavras como justificativa para evitar futuras
complicações.
Pronto! Agora está confirmado os pontos do clube e aparecerá para secretária. Se por alguma eventualidade você errou na hora de dar sua posição (aprovar ou reprovar), clique em “Resultados”:
Selecione a opção “Apagar aprovação”:
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Depois é só preencher a Aprovação/Reprovação novamente.
R098 – Sub-Módulo – Clubes
No sub-módulo Clubes é possivel você visualizar todos os clubes cadastrados dentro da sua região.
Nesta tela você verá, respectivamente: Ø ID - Código do clube no sistema; Ø Título - Nomes dos clubes;
Ø Departamento -> Desbravadores ou Aventureiros; Ø Total - Total de mebros;
Ø Seguro - Total de membros assegurados;
Ø Membros - É possível visualizar os membros cadastrados em cada clube, cadastrar classes e especialidades;
Ø Unidades - São as unidades que cada clube contém;
Ø Ver - Visão geral do clube. Nesse item também tem a possibilidade de ver arquivos que são disponibilizados pelo clube.
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R150 – Sub-Módulo – Gerador de Relatórios
O sub-módulo Gerador de Relatórios te possibilita visualizar alguns relatórios de dados sobre os clubes cadastrados dentro da sua região.
Basta selecionar o relatório e clicar em “Executar”:
Aparecerá as informações solicitadas, com a opção de “Exportar dados” os dados para uma listagem em Excel.
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R152 – Sub-Módulo – Inscrições Região
Neste sub-módulo é possivel você visualizar todos os clubes que se inscreveram em eventos da Associação/Missão.
Basta selecionar a opção “Meus clubes” no evento em andamento:
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Ø Pago = quantidade de vagas pagas pelo clube;
Ø Inscritos = quantidade de membros inscritos pelo clube; Ø Isentos = quantidade de isentos inscritos pelo clube; Ø Total = quantidade Total de membros inscritos pelo clube;
Ø Sobra = quantidade de membros cadastrados no sistemas mas que estão fora do evento;
Ø Porcentagem = porcentagem de inscritos por membros do clube.
R099 – Sub-Módulo – Newsletter
Este sub-módulo serve para enviar e-mails para uma lista de pessoas. Assim que você clicar no sub-módulo aparecerá a seguinte mensagem:
Leia atentamente e clique em “OK”.
No exemplo abaixo vamos mostrar passo a passo, um exemplo de como enviar um email via mala direta para todos diretores de uma região:
1° Passo - Selecione a opção “Criar Lista”:
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Destacado em vermelho irá aparecer o seu endereço de e-mail. Em seguida tem as opções de filtragem. Se você quiser mandar uma mensagem para todos os membros de um clube, é só clicar na opção “Por clube”, selecionar o clube desejado e filtrar; Se você quiser mandar para determinada função, você clica na opção “Por função”; E assim por diante.
No nosso exemplo, vamos selecionar a função Diretor de Clube e clicar em “Filtrar dados”.
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Aguarde a mensagem de confirmação e opte pela opção “Fechar”:
Se desejar colocar mais que uma lista é só clicar em “Criar lista” e fazer os mesmos passos novamente, agora se já quiser enviar o Newsletter clique em “Enviar e-mails”:
Crie o e-mail que deseja preenchendo o título do e-mail, coloque sua mensagem e escolha a opção de receber ou não a confirmação de leitura:
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O diferencial desta ferramenta é que tem como você personalizar o seu e-mail! Basta usar o que chamamos de “hashtags” no começo e fim da palavra que você deseja personalizar (desde que esteja cadastrado dentro do quadro, no campo de mesclagem)
Exemplo:
IMPORTANTE! Fique atento ao usar as “hashtags”, pois não é aceito pontuação e nem acentuação... Exemplos: #mãe# = errado ; #mãe#. = errado ; #mae#, = errado; #mae# = certo!
Se desejar receber uma confirmação da leitura do e-mail, é só clicar na opção Receber confirmação de leitura se não selecione Não receber confirmação.
Terminando a mensagem é só clicar em “Enviar”. Pronto! E-mails enviados. Só aguardas a seguinte mensagem:
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R127 – Sub-Módulo – Usuários
Neste sub-módulo você poderá criar ou alterar um cadastro para usuários acessarem o Sistema de Gerenciamento de Clubes.
Lembrando que você só conseguirá criar e gerenciar dados de membros dos clubes que fazem parte da sua Região. Para cadastrar um usuário clique em “Novo”:
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Observe que foi criado o cadastro do usuário, agora o próximo passo é liberar os módulos de acesso deste usuário criado.
Para liberação dos módulos de acesso, clique no ícone na coluna “Módulos” do usuário cadastrado, abrirá uma pequena tela constando módulos liberados e módulos bloqueados.
Note que não existe nenhum modulo liberado para esse usuário. Para liberar é simples clique na aba Módulos bloqueados.
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Clique na opção “Todos” dentro dos módulos de clube e clique em “Liberar acesso”.
Organização de acesso aos módulos:
Módulos da União - São os módulos gerenciais onde é possível administrar todas as Associações/Missões, departamentos, usuários, eventos, etc.... Todo o módulo de União vem com a letra “U” precedido do código do módulo.
Módulos da Associação/Missão – São os módulos gerenciais do campo, onde é possível administrar todos os departamentos, usuários, eventos, relatórios,
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etc.... Todo o módulo de Associação vem com a letra “A” precedido do código do módulo.
Módulos do Regional – Módulos de uso do regional, onde é possível visualizar dados dos membros da região, e enviar e-mails para os membros e ter acesso aos relatórios. Todo o módulo de Regional vem com a letra “R” precedido do código do módulo.
Módulos do Distrital – Módulos de uso do distrital, onde é possível visualizar dados dos membros do distrito e ter acesso aos relatórios. Todo o módulo de Distrital vem com a letra “D” precedido do código do módulo.
Módulos do Diretor – São os módulos que são de uso dos líderes, onde podem cadastrar os membros, enviar e-mails, fazer inscrição on-line, preencher relatórios on-line, etc.... Todo o módulo de Clube vem com a letra “C” precedido do código do módulo.
6 – Módulo – EXTRAS
6.1 – Sub-Módulo – Alterar minha senha
Altera somente sua senha.
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6.2 – Sub-Módulo – Alterar meu cadastro
Altera somente seu cadastro.
Altere os dados necessários e clique em “Salvar”:
6.3 – Sub-Módulo – Sugestões SGC
Este sub-módulo é para mandar sugestões para o melhoramento do SGC.
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6.4 – Sub-Módulo – Dados do meu clube
São os dados gerais do seu clube.
Se precisar, atualize os dados do clube e clique em “Salvar”:
6.5 – Sub-Módulo – Fornecedores oficiais
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6.6 – Sub-Módulo – Página Inicial
Volta à página inicial.
6.7 – Sub-Módulo – Sair do sistema
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7 – Equipe de Suporte
Av. Eduardo Elias Zahran 374 - Sala 02 Campo Grande, MS | CEP 79050-000
Canais de atendimento: Telefone 1: (67) 3211-6006 Telefone 2: (67) 3204-0007 Celular 1: (67) 8161-4192 – VIVO Celular 2: (67) 9940-4516 - VIVO Voip 1: (*5) 0201578 Voip 2: (*5) 0652509 contato@rdorval.com www.rdorval.com ATENDIMENTO E SUPORTE Laís Jara Gasparetto
Geisiane Martini
Analistas de Suporte e Atendimento DESENVOLVIMENTO
Renan Maldonado
Analista de Sistemas e Desenvolvimento
ADMINISTRAÇÃO E TREINAMENTO Rodrigo Dias Dorval
