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1. OBJETIVO
Definir diretrizes e regras para elaboração e revisão do Planejamento Estratégico da empresa.
2. DA APLICAÇÃO
Esta política aplica-se a todas as áreas da empresa.
3. DOS DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
• Balanced Scorecard - A Estratégia em Ação, de David Norton, Robert Kaplan.
• Mapas Estratégicos - Balanced Scorecard:convertendo ativos intangíveis em Resultados Tangíveis. Robert S. Kaplan, Robert P. Norton.
4. DAS DEFINIÇÕES
• Book Estratégico: É um conjunto de documentos referentes à consolidação do Planejamento Estratégico composto por Mapa Estratégico, Metas de PLR, Objetivos e Indicadores Estratégicos, planilha "PE (ano) - Objetivos, Metas e Ações, Orçamento e Organograma da empresa.
• BSC (Balanced Scorecard): É uma ferramenta de planejamento estratégico na qual a empresa tem claramente definidas as suas metas e estratégias, visando medir o desempenho empresarial através de indicadores quantificáveis e verificáveis.
• Diretriz Estratégica: As diretrizes estratégicas são definidas pela missão, valores e visão, e traduzem o plano da organização para o alcance de resultados num determinado espaço de tempo, devendo ser desdobradas e funcionar como condutores do caminho.
• Indicador: É uma medida, de ordem quantitativa ou qualitativa, dotada de significado particular e utilizada para organizar e captar as informações relevantes dos elementos que compõem o objeto da observação.
• Mapa Estratégico: É a tradução da estratégia, fornecendo a representação visual para a integração dos objetivos da organização nas quatro perspectivas do BSC (Financeira, Cliente/Mercado, Processos Internos, Aprendizado e Crescimento).
• Meta: Uma meta é um alvo almejado que pode ser mensurado e claramente definido.
• Objetivo: É o desdobramento da Diretriz Estratégica, em objetivos menores de fácil conhecimento e gerenciável.
• Missão: Por que existimos. É a própria razão de existência da empresa.
• Organograma: É uma representação feita em diagramas para definir de forma hierárquica a organização de uma instituição, um negócio, uma empresa.
• PLR: Participação nos Lucros e Resultados é um tipo de remuneração variável, que auxilia no cumprimento das estratégias das organizações. Visa o alinhamento das estratégias organizacionais com as atitudes da pessoas dentro do ambiente de trabalho, pois só será feita a distribuição dos lucros aos colaboradores caso algumas metas pré-estabelecidas sejam cumpridas.
PO - Política Organizacional V 1.1 Página 2 de 5 • SWOT: Análise do contexto atual da empresa através da observação dos fatores internos e externos, sendo: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).
• Valores: O que é importante para nós. É um conjunto de princípios éticos em que devem se basear todas as ações da empresa.
• Visão: O que queremos ser. É um estado futuro para a organização, o que esta deseja alcançar.
5. DAS DIRETRIZES
5.1. DAS DELIBERAÇÕES GERAIS
5.1.1. É mandatória a revisão do Planejamento Estratrégico da PC Sistemas anualmente.
5.1.2. Durante elaboração ou revisão do Planejamento Estratrégico da PC Sistemas deve-se observar o alinhamento estratégico com as diretrizes gerais da Matriz TOTVS.
5.1.3. O Planejamento Estratégico, Planejamento Orçamentário e Estrutura Organizacional devem estar alinhados entre si.
5.2. DOS PRAZOS
5.2.1. A elaboração ou revisão do Planejamento Estratrégico é realizada de setembro a dezembro do ano corrente, com foco no ano subsequente.
5.2.2. As datas de início e fim dos trabalhos, bem como de cada encontro para elaboração ou revisão do Planejamento Estratrégico são definidas no Calendário Anual PC, disponibilizado no início do ano pela Diretoria Executiva às demais Diretorias.
5.3. DAS RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES
5.3.1. DA RESPONSABILIDADE DA DIRETORIA DE ESTRATÉGIA
• Definir/revisar o Processo de Gestão de Planejamento Estratégico;
• Garantir a execução do Processo de Gestão de Planejamento Estratégico, observando o cumprimento das etapas, prazos e entregáveis;
• Conduzir e consolidar elaboração ou revisão do Planejamento Estratrégico, junto aos Diretores da empresa;
• Consolidar a análise SWOT da empresa, por meio de levantamento do cenário atual e análise comparativa com exercícios anteriores;
• Consolidar Diretrizes Estratégicas; • Consolidar Objetivos;
• Consolidar indicadores globais com fórmulas de cálculo e metas; • Revisar com os Diretores a Missão, a Visão e os Valores;
• Garantir reuniões mensais de acompanhamento junto aos Diretores.
PO - Política Organizacional V 1.1 Página 3 de 5 • Realizar a análise SWOT da respectiva área, por meio de levantamento do cenário atual e análise comparativa com exercícios anteriores;
• Fazer análise de cenários futuros e projeções; • Propor Diretrizes Estratégica;
• Propor Objetivos;
• Propor iniciativas relativas à sua área;
• Propor indicadores globais com fórmulas de cálculo e metas;
• Garantir a execução das iniciativas estratégicas de sua responsabilidade;
• Garantir cumprimento das metas de sua responsabilidade, estabelecidas no Planejamento Estratégico;
• Alinhar e desdobrar objetivos, metas e iniciativas com sua equipe de trabalho, após fechamento do Planejamento Estratégico.
5.3.3. DA RESPONSABILIDADE DO DIRETOR EXECUTIVO
• Aprovar, durante a reunião com os Diretores, as propostas levantadas para o Planejamento Estratégico.
5.4. DAS ETAPAS
5.4.1. DA COMPOSIÇÃO OU REVISÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
• Realizar análise SWOT (identificação dos pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças) que gera insumos para a construção dos objetivos;
• Atualizar Mapa Estratégico:
o Revisar Missão, Valores e Visão.
o Identificar e avaliar as Diretrizes Estratégicas e suas perspectivas:
Financeira: descreve os resultados tangíveis da estratégia. Lucratividade, rentabilidade, valor para acionistas e geração de receita indicam se a estratégia da organização está caminhando conforme planejado.
Cliente / Mercado: proposição de valor que atinge a necessidade do cliente. Ex: qualidade, prazos.
Processos Internos: processos que exerçam maior impacto sobre a estratégia.
Aprendizado e Crescimento: ativos intangíveis mais importantes para a estratégia, ou seja, capital humano, clima organizacional e sistemas.
• Definir indicadores e metas para cada Objetivo. Onde e quando pretende chegar, e público-alvo de cada ação e cada objetivo;
• Formular a estratégia, identificando iniciativas, ações estratégicas, para alcançar as metas e objetivos definidos previamente, atentando-se aos recursos disponíveis, ou seja, orçamento, pessoas, infraestrutura etc, para a implementação da estratégia.
5.5. DOS ENTREGAVEIS
• Book Estratégico: o Mapa Estratégico;
PO - Política Organizacional V 1.1 Página 4 de 5 o Metas de PLR; o Painel de Objetivos; o Orçamento Corporativo; o Organograma da empresa. • Painel de Indicadores Estratégicos; • Tradução dos Objetivos;
• Portifólio de iniciativas estratégicas – 2014.
5.6. DO ACOMPANHAMENTO
Mensalmente devem ser realizadas três reuniões oficiais, com registro de Ata, para efeito de acompanhamento da estratégia da empresa, a saber: Reunião de Avaliação da área, Reunião Mensal de Resultados e Reunião Tática.
• Reunião de Avaliação da área: Antes da RMR (Reunião Mensal de Resultados) o Diretor Executivo juntamente com Gestor da Estratégia realizará reunião de avaliação das áreas com grupos Diretores, conforme a seguir:
o Produto;
o Suporte e Central de Relacionamento;
o Comercial, Marketing, Novos Mercados e Alianças; o Implantação e Treinamento;
o Talentos Humanos;
o Estratégia e Tecnologia da Informação; o Contabilidade e Administrativo/Financeiro.
• RMR: Os Gestores de Estratégia devem coletar os indicadores de resultados das áreas, fazer follow-up das ações e consolidar os dados para apresentação dos Diretores das áreas durante a RMR.
• Reunião Tática: Cada Diretor de área, após a RMR, deve realizar reunião com sua equipe para alinhar resultados, metas estratégicas e entregas.
6. DA COMUNICAÇÃO
6.1. A comunicação do Planejamento Estratégico e dos resultados estratégicos se darão por meio de: • E-mail: Divulgação da agenda dos trabalhos a serem realizados para o Planejamento Estratégico; • Intranet: Divulgação de resultados Estratégicos durante o ano subseqüente, quando pertinente; • Encontro Estratégico: Divulgação nos Encontros Estratégicos do resultado consolidado dos
indicadores estratégicos;
• Reuniões de Diretoria, Reuniões de Trabalho, Café com Bate Papo e/ou eventos internos, desde que alinhados pela Alta Adminstração.
6.2. Toda e qualquer divulgação interna de assuntos Estratégicos, deve: • Ser realizada pelo Endomarketing e/ou Diretoria de Estratégia; • Seguir os padrões estabelecidos pela Diretoria de Estratégia;
PO - Política Organizacional V 1.1 Página 5 de 5 • Ser validada antes da sua publicação pela Diretoria de Estratégia.
7. DA VIGÊNCIA
Este documento entra em vigor a partir da data da sua assinatura, sendo válida até a próxima revisão.
8. DO REGISTRO DE REVISÕES
Primeira versão do documento.
9. DAS APROVAÇÕES
Nome Cargo Data
Ronan Maia Diretor Executivo
