NORMA OPERACIONAL/IFTM Nº 01, DE 05
O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei 11.892/2008 e pelo Decreto de 14 de dezembro de 2015, publicado no Diário Oficial da
Considerando o que dispõe a Constituição Federal sobre direitos e deveres individuais e coletivos, assim como competência da União, no que diz respeito ao acesso e à proteção aos documentos públicos;
Considerando o que dispõe a
nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;
Considerando o que dispõe o Decreto 4.073, de 03 de Janeiro de 2002, que regulamenta a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que
Considerando o que dispõe a Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art.
Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;
Considerando o que dispõe o Decreto 7.724, de
12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição;
Considerando o que dispõe a Lei 12.582, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;
Considerando o que dispõe as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivo sobre os procedimentos a serem adotados no tra
interesse público;
Considerando o que dispõe a Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015, que regulamenta os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protoc
órgãos e entidades da Administração Pública Federal;
Considerando o que dispõe a Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, que determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, relativos às Atividades
Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências;
Considerando o que dispõe a Portaria ME
normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino;
Considerando a Portaria nº 1.042, de 04 de novembro de 2015, e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação;
NORMA OPERACIONAL/IFTM Nº 01, DE 05 DE MAIO DE 201
Dispõe sobre procedimentos
arquivo no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro.
O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei 11.892/2008 e pelo Decreto de 14 de dezembro de 2015, publicado no Diário Oficial da União de 15 de dezembro de 2015;
Considerando o que dispõe a Constituição Federal sobre direitos e deveres individuais e coletivos, assim como competência da União, no que diz respeito ao acesso e à proteção aos
Considerando o que dispõe a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;
Considerando o que dispõe o Decreto 4.073, de 03 de Janeiro de 2002, que regulamenta a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;
Considerando o que dispõe a Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art.
Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;
Considerando o que dispõe o Decreto 7.724, de 16 de maio de 2012, que Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição;
ue dispõe a Lei 12.582, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;
Considerando o que dispõe as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivo sobre os procedimentos a serem adotados no tratamento e uso dos documentos arquivísticos públicos ou de
Considerando o que dispõe a Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015, que regulamenta os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protoc
órgãos e entidades da Administração Pública Federal;
Considerando o que dispõe a Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, que a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e o de Documentos de Arquivo, relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá
Considerando o que dispõe a Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino;
Considerando a Portaria nº 1.042, de 04 de novembro de 2015, que dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação;
DE 2017
Dispõe sobre procedimentos de protocolo e âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do
O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei 11.892/2008 e pelo
dezembro de 2015; Considerando o que dispõe a Constituição Federal sobre direitos e deveres individuais e coletivos, assim como competência da União, no que diz respeito ao acesso e à proteção aos
159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política
Considerando o que dispõe o Decreto 4.073, de 03 de Janeiro de 2002, que regulamenta a Lei dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados; Considerando o que dispõe a Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;
16 de maio de 2012, que Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição;
ue dispõe a Lei 12.582, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração
Considerando o que dispõe as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivo sobre os tamento e uso dos documentos arquivísticos públicos ou de
Considerando o que dispõe a Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015, que regulamenta os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos
Considerando o que dispõe a Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, que a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá
C nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior
Considerando o que dispõe a
Federal do Triângulo Mineiro, que dispõe sobre a obrigatoriedade de tramitação de processos por meio do sistema ERP IFTM/MAD-PROTOCOLO; e
Considerando a decisão do Colégio de Dirigente 2017, RESOLVE:
Art. 1º - Expedir a presente Norma Operacional com o objetivo de regulamentar os procedimentos de protocolo e arquivo no âmbito do IFTM, adequando as rotinas internas de gestão de documentos e arquivo às diretrizes estabelecidas pela legislação arquivística nacio
Art. 2º - Para a interpretação da presente norma, considerar os seguintes conceitos:
1. Anexação: União definitiva de documento(s), avulso(s) ou processo(s) a outro processo, desde que relacionados ao mesmo assunto e intere
2. Apensação: União temporária de processo(s) a outro processo para fins de referência, instrução ou uniformidade de tratamento em matéria semelhante, podendo ser relacionados a um mesmo interessado ou não;
3. Arquivamento: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou a produção do documento;
4. Arquivo: conjuntos dos documentos produzidos ou recebidos pela instituição no exercício de suas atividades;
5. Arquivo corrente: conjunto dos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados, devendo, portanto, serem conservados junto aos setores de trabalho;
6. Arquivo intermediário: Conjunto dos documentos provenientes do arquivo corrent
cumpriram os objetivos principais para os quais foram criados, sendo pouco consultados, que aguardam o prazo previsto em Tabela de temporalidade para destinação final;
7. Arquivo permanente: Conjunto dos documentos que, pelos valores que apresenta conteúdo, histórico, probatório ou informativo, devem ser preservados permanentemente;
8. Autoridade competente: Qualquer agente público que tenha a competência para executar a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do c
9. Autuação: Procedimento de formalização de um processo, por meio do registro em sistema informatizado ou, excepcionalmente, em formulário e reunião dos documentos que irão formá 10. Avaliação: Processo de análise dos documentos, por meio d
guarda e a destinação final de acordo com os valores atribuídos;
11. Classificação por assunto: atribuição de código e descritores a documento(s), avulso(s) ou processo(s), resultantes de uma mesma função ou atividade, de f
localização e o desenvolvimento das atividades de gestão documental;
12. Classificação quanto ao grau de sigilo: Atribuição de grau de sigilo aos documentos, conforme a legislação, de forma a impedir os danos que o acesso irrestrito pos
aos projetos desenvolvidos;
Considerando o que dispõe a Portaria Normativa nº 001, de 31 de maio de 2016, do Instituto que dispõe sobre a obrigatoriedade de tramitação de processos por meio PROTOCOLO; e
Considerando a decisão do Colégio de Dirigentes, em sessão realizada no dia 05
Expedir a presente Norma Operacional com o objetivo de regulamentar os procedimentos de protocolo e arquivo no âmbito do IFTM, adequando as rotinas internas de gestão de documentos e arquivo às diretrizes estabelecidas pela legislação arquivística nacional.
CAPÍTULO I Dos conceitos
Para a interpretação da presente norma, considerar os seguintes conceitos:
Anexação: União definitiva de documento(s), avulso(s) ou processo(s) a outro processo, desde que relacionados ao mesmo assunto e interessado, de forma a dar continuidade às ações; Apensação: União temporária de processo(s) a outro processo para fins de referência, instrução ou uniformidade de tratamento em matéria semelhante, podendo ser relacionados a um mesmo
Arquivamento: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou a produção do documento;
Arquivo: conjuntos dos documentos produzidos ou recebidos pela instituição no exercício de
Arquivo corrente: conjunto dos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados, devendo, portanto, serem conservados junto aos setores de trabalho;
Arquivo intermediário: Conjunto dos documentos provenientes do arquivo corrent
cumpriram os objetivos principais para os quais foram criados, sendo pouco consultados, que aguardam o prazo previsto em Tabela de temporalidade para destinação final;
Arquivo permanente: Conjunto dos documentos que, pelos valores que apresenta conteúdo, histórico, probatório ou informativo, devem ser preservados permanentemente;
Autoridade competente: Qualquer agente público que tenha a competência para executar a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do cargo ou função;
Autuação: Procedimento de formalização de um processo, por meio do registro em sistema informatizado ou, excepcionalmente, em formulário e reunião dos documentos que irão formá Avaliação: Processo de análise dos documentos, por meio do qual são estipulados os prazos de guarda e a destinação final de acordo com os valores atribuídos;
Classificação por assunto: atribuição de código e descritores a documento(s), avulso(s) ou processo(s), resultantes de uma mesma função ou atividade, de forma a facilitar a sua localização e o desenvolvimento das atividades de gestão documental;
Classificação quanto ao grau de sigilo: Atribuição de grau de sigilo aos documentos, conforme a legislação, de forma a impedir os danos que o acesso irrestrito possa causar à administração ou aos projetos desenvolvidos;
Normativa nº 001, de 31 de maio de 2016, do Instituto que dispõe sobre a obrigatoriedade de tramitação de processos por meio
s, em sessão realizada no dia 05 de maio de
Expedir a presente Norma Operacional com o objetivo de regulamentar os procedimentos de protocolo e arquivo no âmbito do IFTM, adequando as rotinas internas de gestão de
nal.
Para a interpretação da presente norma, considerar os seguintes conceitos:
Anexação: União definitiva de documento(s), avulso(s) ou processo(s) a outro processo, desde ssado, de forma a dar continuidade às ações; Apensação: União temporária de processo(s) a outro processo para fins de referência, instrução ou uniformidade de tratamento em matéria semelhante, podendo ser relacionados a um mesmo
Arquivamento: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e
Arquivo: conjuntos dos documentos produzidos ou recebidos pela instituição no exercício de
Arquivo corrente: conjunto dos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados, devendo, portanto, serem conservados junto aos setores de trabalho;
Arquivo intermediário: Conjunto dos documentos provenientes do arquivo corrente e que já cumpriram os objetivos principais para os quais foram criados, sendo pouco consultados, que aguardam o prazo previsto em Tabela de temporalidade para destinação final;
Arquivo permanente: Conjunto dos documentos que, pelos valores que apresentam o seu conteúdo, histórico, probatório ou informativo, devem ser preservados permanentemente; Autoridade competente: Qualquer agente público que tenha a competência para executar a ação
argo ou função;
Autuação: Procedimento de formalização de um processo, por meio do registro em sistema informatizado ou, excepcionalmente, em formulário e reunião dos documentos que irão formá-lo;
o qual são estipulados os prazos de
Classificação por assunto: atribuição de código e descritores a documento(s), avulso(s) ou orma a facilitar a sua
Classificação quanto ao grau de sigilo: Atribuição de grau de sigilo aos documentos, conforme a sa causar à administração ou
13. Desapensação: Separação de processo(s) anteriormente juntado(s) a outro processo por Apensação;
14. Desarquivamento: Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa;
15. Desentranhamento: Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa do solicitante;
16. Desmembramento: Retirada de folhas/documentos de um processo para formação de um novo processo, mediante justificativa da autoridade competente;
17. Despacho: Forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos;
18. Distribuição: Primeira tramitação do docu ocorre dentro do órgão ou entidade;
19. Documento avulso: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está reunida e ordenada em processo;
20. Documento de arquivo: documento produzid relacionado ao exercício de suas atividades;
21. Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, produzido, movimentado, armazenado e acessado por sistema computacional;
22. Documento híbrido: Document
23. Documento não digital: Documentos em suportes convencionais como o pape;
24. Documento ostensivo: Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso; 25. Documento sigiloso: Documento, avulso ou p
restrição de acesso, conforme legislação em vigor;
26. Documentos urgentes: Documentos em que as ações registradas envolvem prazos a serem cumpridos, como os licitatórios e judiciais, e que, portanto, devem se
registro e distribuição. Normalmente vêm identificados com etiqueta ou carimbo;
27. e-ARQ BRASIL - Modelo de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e p
documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade;
28. Empréstimo: Cessão temporária de documentos, avulsos ou processos, para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição;
29. Juntada: União de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo. Realiza por Anexação ou Apensação;
30. Processo: Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma un
31. Processo híbrido: Processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente indivisível;
Desapensação: Separação de processo(s) anteriormente juntado(s) a outro processo por
Desarquivamento: Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação quando houver continuidade da ação administrativa;
Desentranhamento: Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa do solicitante;
Desmembramento: Retirada de folhas/documentos de um processo para formação de um novo processo, mediante justificativa da autoridade competente;
Despacho: Forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos;
Distribuição: Primeira tramitação do documento, avulso ou processo, para o destinatário, que ocorre dentro do órgão ou entidade;
Documento avulso: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está reunida e ordenada em processo;
Documento de arquivo: documento produzido ou recebido por uma pessoa física ou jurídica relacionado ao exercício de suas atividades;
Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, produzido, movimentado, armazenado e acessado por sistema computacional;
Documento híbrido: Documento constituído de parte digital e parte não digital; Documento não digital: Documentos em suportes convencionais como o pape;
Documento ostensivo: Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso; Documento sigiloso: Documento, avulso ou processo, que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor;
Documentos urgentes: Documentos em que as ações registradas envolvem prazos a serem cumpridos, como os licitatórios e judiciais, e que, portanto, devem ser privilegiados para fins de registro e distribuição. Normalmente vêm identificados com etiqueta ou carimbo;
Modelo de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e p
documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua
Empréstimo: Cessão temporária de documentos, avulsos ou processos, para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição;
Juntada: União de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo. Realiza por Anexação ou Apensação;
Processo: Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento;
Processo híbrido: Processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente Desapensação: Separação de processo(s) anteriormente juntado(s) a outro processo por
Desarquivamento: Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação quando houver
Desentranhamento: Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva,
Desmembramento: Retirada de folhas/documentos de um processo para formação de um novo
Despacho: Forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação
mento, avulso ou processo, para o destinatário, que
Documento avulso: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está
o ou recebido por uma pessoa física ou jurídica
Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, produzido, movimentado,
o constituído de parte digital e parte não digital; Documento não digital: Documentos em suportes convencionais como o pape;
Documento ostensivo: Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso; rocesso, que pela natureza de seu conteúdo sofre
Documentos urgentes: Documentos em que as ações registradas envolvem prazos a serem r privilegiados para fins de registro e distribuição. Normalmente vêm identificados com etiqueta ou carimbo;
Modelo de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua
Empréstimo: Cessão temporária de documentos, avulsos ou processos, para fins de referência,
Juntada: União de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo. Realiza-se
Processo: Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de
Processo híbrido: Processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente
32. Registro: Cadastramento das informações
documentos, avulsos ou processos, produzidos em um órgão ou entidade;
33. Sistema informatizado: Ambiente digital que processa eletronicamente um conjunto de elementos/dados intelectualmente organizados;
34. Suporte: Base física sobre a qual a informação é registrada;
35. Tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como movimentação;
36. Unidade administrativa: Unidade instrumento normativo;
37. Unidade de Protocolo: Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou proc porém, não possui como atribuição a autuação de documentos para formação de processos; 38. Unidade Protocolizadora: Unidade administrativa que, além de exercer as atividades típicas de
uma unidade de protocolo, possui como atribuição a atuação de docum processos;
39. Unidade de arquivamento: Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificação (1), arranjo e armazenamento.
Das atribuições e atividades dos setores de Art. 3º - Compete às unidades protocolizadoras
1. O recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes;
2. Controlar o recebimento e a expedição de documentos de malote, correios ou em mãos;
3. Tramitar os processos e documentos com celeridade, dando prioridade aos documentos identificados como urgentes;
4. Fiscalizar e orientar as atividades relacionadas a documentos e processos realizadas por outros setores, cumprindo e fazendo com que se cumpram as orientações desta Norma;
5. Prestar informações sobre os documentos recebidos, distribuídos e expedidos, verbalmente por e-mail, quando solicitadas;
6. Zelar pela segurança dos processos e documentos recebidos ou expedidos, tomando ou solicitando as medidas necessárias para o alcance de tal objetivo;
7. Manter os Relatórios gerenciais da área de competência atualizados;
Registro: Cadastramento das informações com o objetivo de controlar a tramitação dos documentos, avulsos ou processos, produzidos em um órgão ou entidade;
Sistema informatizado: Ambiente digital que processa eletronicamente um conjunto de elementos/dados intelectualmente organizados;
Base física sobre a qual a informação é registrada;
Tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como movimentação;
Unidade administrativa: Unidade formal, integrante de um órgão ou entidade, criada por
Unidade de Protocolo: Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou proc porém, não possui como atribuição a autuação de documentos para formação de processos; Unidade Protocolizadora: Unidade administrativa que, além de exercer as atividades típicas de uma unidade de protocolo, possui como atribuição a atuação de documentos para a formação de
Unidade de arquivamento: Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificação (1), arranjo e armazenamento.
CAPÍTULO II
Dos procedimentos de Protocolo Seção I
Das atribuições e atividades dos setores de protocolo Compete às unidades protocolizadoras:
O recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos
decorrentes;
Controlar o recebimento e a expedição de documentos, correspondências e processos por meio de malote, correios ou em mãos;
Tramitar os processos e documentos com celeridade, dando prioridade aos documentos identificados como urgentes;
lizar e orientar as atividades relacionadas a documentos e processos realizadas por outros setores, cumprindo e fazendo com que se cumpram as orientações desta Norma;
Prestar informações sobre os documentos recebidos, distribuídos e expedidos, verbalmente mail, quando solicitadas;
Zelar pela segurança dos processos e documentos recebidos ou expedidos, tomando ou solicitando as medidas necessárias para o alcance de tal objetivo;
Manter os Relatórios gerenciais da área de competência atualizados;
com o objetivo de controlar a tramitação dos
Sistema informatizado: Ambiente digital que processa eletronicamente um conjunto de
Tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como movimentação;
formal, integrante de um órgão ou entidade, criada por
Unidade de Protocolo: Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, porém, não possui como atribuição a autuação de documentos para formação de processos; Unidade Protocolizadora: Unidade administrativa que, além de exercer as atividades típicas de
entos para a formação de
Unidade de arquivamento: Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificação (1),
O recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos
, correspondências e processos por meio
Tramitar os processos e documentos com celeridade, dando prioridade aos documentos
lizar e orientar as atividades relacionadas a documentos e processos realizadas por outros setores, cumprindo e fazendo com que se cumpram as orientações desta Norma;
Prestar informações sobre os documentos recebidos, distribuídos e expedidos, verbalmente ou
8. Desempenhar outras atividades de responsabilidade do Setor. § 1º Às unidades de protocolo competem
da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, exceto a autuação de document para a formação de processos físicos.
Art. 4º - As atividades de protocolo independentemente do suporte.
Do recebimento de documentos e processos
Art. 5º - Quanto ao recebimento de documentos e processos, os seguintes procedimentos deverão ser observados pelos setores de protocolo:
A. Verificar se o documento, avulso ou processo, destina Mineiro, independentemente de o dest
comprovante de recebimento, este deverá ser datado, assinado ou emitido por sistema informatizado e devolvido. Caso o mesmo não se destine ao Instituto, providenciar a sua devolução;
B. Verificar se o invólucro do documento, avulso ou processo, encontra
no invólucro, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar imediatamente à autoridade competente, emissora do documento;
C. Separar os documentos avulsos de caráter oficial
os particulares diretamente aos destinatários, sem a necessidade de registro;
D. Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como "Urgente", que precisa ser priorizado para fins de classificação, r
E. Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente para que seja providenciado o envio dos itens nã
F. Classificar os documentos, avulsos ou processos, se relativos à atividade meio, de acordo com o Código de classificação aplicado as atividades meio, elaborado pelo Conarq; e os documentos e processos relacionados às atividades
documentos de arquivos relativos às atividades G. Registrar o documento, avulso ou processo, no
formulário. Quando o documento já houver sido caso de recebimento por meio de sistemas integrados;
H. Caso o documento avulso ainda não possua NUP (número único de protocolo), nem seja objeto de autuação, apor na margem superior direita da primeira folh
carimbo, sem prejuízo da informação registrada, contendo os seguintes dados: Nome do órgão ou entidade
NUP: ... Data: .../.../... Assinatura do servidor: ... Matrícula: ...
Desempenhar outras atividades de responsabilidade do Setor.
§ 1º Às unidades de protocolo competem o recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, exceto a autuação de document para a formação de processos físicos.
As atividades de protocolo são aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos,
Seção II
Do recebimento de documentos e processos
Quanto ao recebimento de documentos e processos, os seguintes procedimentos deverão ser observados pelos setores de protocolo:
Verificar se o documento, avulso ou processo, destina-se ao Instituto Federal do Triângulo Mineiro, independentemente de o destinatário ser ou não ocupante do cargo indicado. Havendo comprovante de recebimento, este deverá ser datado, assinado ou emitido por sistema informatizado e devolvido. Caso o mesmo não se destine ao Instituto, providenciar a sua
invólucro do documento, avulso ou processo, encontra-se íntegro. Havendo danos no invólucro, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar imediatamente à autoridade competente, emissora do documento;
Separar os documentos avulsos de caráter oficial daqueles de caráter particular, encaminhando os particulares diretamente aos destinatários, sem a necessidade de registro;
Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como "Urgente", que precisa ser priorizado para fins de classificação, registro e distribuição;
Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente para que seja providenciado o envio dos itens não enviados;
Classificar os documentos, avulsos ou processos, se relativos à atividade meio, de acordo com o Código de classificação aplicado as atividades meio, elaborado pelo Conarq; e os documentos e processos relacionados às atividades-fim, de acordo com o Código de classificação de documentos de arquivos relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino;
Registrar o documento, avulso ou processo, no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário. Quando o documento já houver sido registrado, efetuar o recebimento no Sistema, no caso de recebimento por meio de sistemas integrados;
Caso o documento avulso ainda não possua NUP (número único de protocolo), nem seja objeto de autuação, apor na margem superior direita da primeira folha do documento etiqueta ou carimbo, sem prejuízo da informação registrada, contendo os seguintes dados:
NUP: ... Data: .../.../... ... Matrícula: ...
Seção III Do registro
recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, exceto a autuação de documentos
são aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos,
Quanto ao recebimento de documentos e processos, os seguintes procedimentos
se ao Instituto Federal do Triângulo inatário ser ou não ocupante do cargo indicado. Havendo comprovante de recebimento, este deverá ser datado, assinado ou emitido por sistema informatizado e devolvido. Caso o mesmo não se destine ao Instituto, providenciar a sua
se íntegro. Havendo danos no invólucro, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar imediatamente à autoridade
daqueles de caráter particular, encaminhando os particulares diretamente aos destinatários, sem a necessidade de registro;
Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como "Urgente", que precisa ser
Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente
Classificar os documentos, avulsos ou processos, se relativos à atividade meio, de acordo com o Código de classificação aplicado as atividades meio, elaborado pelo Conarq; e os documentos e om o Código de classificação de fim das Instituições Federais de Ensino;
Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em registrado, efetuar o recebimento no Sistema, no
Caso o documento avulso ainda não possua NUP (número único de protocolo), nem seja objeto a do documento etiqueta ou carimbo, sem prejuízo da informação registrada, contendo os seguintes dados:
Art. 6º - Todos os documentos de arquivo produzidos ou recebidos no âmbito do IFTM deverão ser registrados no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário. Os seguintes procedimentos devem ser seguidos:
A. Ler o documento, identificando o seu assunto, a origem ao mesmo e o interessado;
B. Preencher atentamente os campos destinados ao registro no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário, conforme as informações transmitidas pelo documento analisado.
Art. 7º - Do registro, no sistema eletrônico ou em formulário, deverá constar os seguintes dados identificadores:
1. Espécie/tipo do documento;
2. O número e a data de produção do documento; 3. A data de recebimento do documento;
4. O identificador de que o doc 5. O Número Único de Protocolo 6. O número de anexo(s); 7. O número de volume(s);
8. O código de classificação e seu respectivo descritor ou o assunto a 9. O remetente/interessado/representante legal;
10. O destinatário.
Art. 8º - Todos os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, deverão ser tramitados pelo sistema eletrônico ou, excepcionalmente, por meio de formulário, seja
protocolos que efetuarem o recebimento, seja pelas unidades protocolizadoras que efetuarem a autuação ou pelas unidades administrativas que os produzirem.
Art. 9º - No caso dos processos físicos, também deverão ser registradas na capa dos mesmos, em campo apropriado, as movimentações realizadas, para fins de referência.
Art. 10 - Os setores que tramitarem processos ou documentos deverão exigir que os destinatários efetuem o registro da entrada dos documentos ou processos no Sistema, caso ainda não o tenha feito, para que as movimentações fiquem registradas.
Art. 11 - Aos setores recebedores dos documentos ou processos, caberá a conferência da regularidade do conteúdo e a confirmação da entrada dos mesmos no sistema.
Todos os documentos de arquivo produzidos ou recebidos no âmbito do IFTM deverão ser registrados no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário. Os seguintes procedimentos
Ler o documento, identificando o seu assunto, a Instituição ou unidade administrativa que deu origem ao mesmo e o interessado;
Preencher atentamente os campos destinados ao registro no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário, conforme as informações transmitidas pelo documento
Do registro, no sistema eletrônico ou em formulário, deverá constar os seguintes dados
Espécie/tipo do documento;
O número e a data de produção do documento; A data de recebimento do documento;
O identificador de que o documento é avulso ou processo; O Número Único de Protocolo – NUP;
O número de volume(s);
O código de classificação e seu respectivo descritor ou o assunto a que se refere o documento; O remetente/interessado/representante legal;
Seção IV
Da tramitação e da distribuição
Todos os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, deverão ser tramitados pelo sistema eletrônico ou, excepcionalmente, por meio de formulário, seja
protocolos que efetuarem o recebimento, seja pelas unidades protocolizadoras que efetuarem a unidades administrativas que os produzirem.
No caso dos processos físicos, também deverão ser registradas na capa dos mesmos, em campo apropriado, as movimentações realizadas, para fins de referência.
Os setores que tramitarem processos ou documentos deverão exigir que os efetuem o registro da entrada dos documentos ou processos no Sistema, caso ainda não o tenha feito, para que as movimentações fiquem registradas.
Aos setores recebedores dos documentos ou processos, caberá a conferência da údo e a confirmação da entrada dos mesmos no sistema.
Seção V
Da autuação e numeração de processos
Todos os documentos de arquivo produzidos ou recebidos no âmbito do IFTM deverão ser registrados no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário. Os seguintes procedimentos
Instituição ou unidade administrativa que deu
Preencher atentamente os campos destinados ao registro no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário, conforme as informações transmitidas pelo documento
Do registro, no sistema eletrônico ou em formulário, deverá constar os seguintes dados
refere o documento;
Todos os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, deverão ser tramitados pelo sistema eletrônico ou, excepcionalmente, por meio de formulário, seja pelas unidades protocolos que efetuarem o recebimento, seja pelas unidades protocolizadoras que efetuarem a
No caso dos processos físicos, também deverão ser registradas na capa dos mesmos,
Os setores que tramitarem processos ou documentos deverão exigir que os efetuem o registro da entrada dos documentos ou processos no Sistema, caso ainda não o
Art. 12 - A autuação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas e será realizada pelas unidades protocolizadoras, no caso dos processos físicos, conforme a existê
seguintes circunstâncias:
A. Diretamente pela unidade protocolizadora, quando existir regulamentação interna sobre a necessidade de abertura de processo, quando o documento recebido tratar de determinado assunto;
B. Por solicitação da Unidad
C. Por solicitação da autoridade competente; D. Por solicitação do interessado.
Art. 13 - O processo deverá ser iniciado, sempre que possível, por documento avulso original, não digital ou digital. Quando da necessidade do uso de cópia, não digital ou digital, a mesma deverá ser autenticada administrativamente ou em cartório.
Art. 14 - Quando não existir fluxo regulamentado que determine para qual setor o processo será encaminhado após a autuação, a Unidade administrativa ou autoridade competente deverá informar, no documento que solicita a abertura, para qual setor o processo será encaminha
Art. 15 - Antes de proceder com a autuação, o responsável pela unidade protocolizadora deverá realizar uma pesquisa no sistema sobre a existência ou não de processos que versem sobre o mesmo assunto e interessado,
evitando-Art. 16 - A autuação de processos não digitais somente poderá ser efetuada pela unidade protocolizadora, mediante solicitação de abertura de processo ou documentos com fluxo regulamentado. Após a implantação do processo eletrônico, tais procedimentos poderão ser realizados diretamente por usuários autorizados das unidades administrativas no sistema informatizado, sendo os procedimentos monitorados pela unidade protocolizadora.
Art. 17 - Os processos não digitais que pertençam aos
protocolizadoras deverão ser autuados apenas com o documento de solicitação de abertura de processo ou qualquer outro documento com fluxo regulamentado. Após a autuação, a unidade protocolizad tramitará o processo à unidade solicitante da abertura para que esta faça a inserção dos demais documentos necessários ao devido andamento processual.
Art. 18 - Os seguintes procedimentos devem ser seguidos, quando da formação de processos não digitais:
A. Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, padronizada, com grampo trilho plástico para duzentas folhas, na margem esquerda, obedecendo à ordem cronológica, do documento mais antigo para o mais recente;
B. Apor na capa do processo etiqueta Nome do ministério ou órgão equivalente Nome do órgão ou entidade
Nome da unidade protocolizadora
Nº do processo (NUP): ... Autuado em: Interessado: ...
Código de classificação e descritor / resumo do assunto: ...
A autuação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas e será realizada pelas unidades protocolizadoras, no caso dos processos físicos, conforme a existência de alguma das
Diretamente pela unidade protocolizadora, quando existir regulamentação interna sobre a necessidade de abertura de processo, quando o documento recebido tratar de determinado
Por solicitação da Unidade administrativa; Por solicitação da autoridade competente; Por solicitação do interessado.
O processo deverá ser iniciado, sempre que possível, por documento avulso original, não digital ou digital. Quando da necessidade do uso de cópia, não digital ou digital, a mesma deverá ser autenticada administrativamente ou em cartório.
do não existir fluxo regulamentado que determine para qual setor o processo será encaminhado após a autuação, a Unidade administrativa ou autoridade competente deverá informar, no documento que solicita a abertura, para qual setor o processo será encaminhado após o procedimento.
Antes de proceder com a autuação, o responsável pela unidade protocolizadora deverá realizar uma pesquisa no sistema sobre a existência ou não de processos que versem sobre o mesmo
-se a duplicidade de processos criados e a repetição de procedimentos. A autuação de processos não digitais somente poderá ser efetuada pela unidade protocolizadora, mediante solicitação de abertura de processo ou documentos com fluxo regulamentado. a implantação do processo eletrônico, tais procedimentos poderão ser realizados diretamente por usuários autorizados das unidades administrativas no sistema informatizado, sendo os procedimentos monitorados pela unidade protocolizadora.
essos não digitais que pertençam aos Campi que possuam unidades protocolizadoras deverão ser autuados apenas com o documento de solicitação de abertura de processo ou qualquer outro documento com fluxo regulamentado. Após a autuação, a unidade protocolizad tramitará o processo à unidade solicitante da abertura para que esta faça a inserção dos demais documentos necessários ao devido andamento processual.
Os seguintes procedimentos devem ser seguidos, quando da formação de processos
Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, padronizada, com grampo trilho plástico para duzentas folhas, na margem esquerda, obedecendo à ordem cronológica, do documento mais antigo para o mais recente;
Apor na capa do processo etiqueta padronizada contendo os dados identificadores do processo; Nome do ministério ou órgão equivalente
Nome da unidade protocolizadora
Nº do processo (NUP): ... Autuado em: .../.../... Interessado: ...
Código de classificação e descritor / resumo do assunto: ...
A autuação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas e será realizada pelas ncia de alguma das
Diretamente pela unidade protocolizadora, quando existir regulamentação interna sobre a necessidade de abertura de processo, quando o documento recebido tratar de determinado
O processo deverá ser iniciado, sempre que possível, por documento avulso original, não digital ou digital. Quando da necessidade do uso de cópia, não digital ou digital, a mesma deverá ser
do não existir fluxo regulamentado que determine para qual setor o processo será encaminhado após a autuação, a Unidade administrativa ou autoridade competente deverá informar, no
do após o procedimento. Antes de proceder com a autuação, o responsável pela unidade protocolizadora deverá realizar uma pesquisa no sistema sobre a existência ou não de processos que versem sobre o mesmo licidade de processos criados e a repetição de procedimentos. A autuação de processos não digitais somente poderá ser efetuada pela unidade protocolizadora, mediante solicitação de abertura de processo ou documentos com fluxo regulamentado. a implantação do processo eletrônico, tais procedimentos poderão ser realizados diretamente por usuários autorizados das unidades administrativas no sistema informatizado, sendo os procedimentos
que possuam unidades protocolizadoras deverão ser autuados apenas com o documento de solicitação de abertura de processo ou qualquer outro documento com fluxo regulamentado. Após a autuação, a unidade protocolizadora tramitará o processo à unidade solicitante da abertura para que esta faça a inserção dos demais
Os seguintes procedimentos devem ser seguidos, quando da formação de processos
Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, padronizada, com grampo trilho plástico para duzentas folhas, na margem esquerda, obedecendo à ordem cronológica, do
padronizada contendo os dados identificadores do processo;
C. Apor, no canto superior direito, na frente da primeira folha do processo, etiqu
substituirá a numeração inicial, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informação registrada;
Nome do ministério ou órgão equivalente Nome do órgão ou entidade
Nome da unidade protocolizadora
Nº do processo (NUP): ... Autuado em: .../.../... Assinatura do servidor: ... Matrícula: ...
D. Numerar as demais folhas do processo usando carimbo específico para numeração, sem prejuízo dos dados contidos dos documentos. O espaço a ser utilizado para numeração é o canto superior direito da peça documento;
E. Apor, no canto superior direito, na frente da última folha autuada pela unidade protocolizadora, carimbo ou etiqueta em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informação registrada;
Nome da unidade protocolizadora Autuado em: .../.../...
Nº do processo (NUP): ... Assinatura do servidor: ... Matrícula: ...
F. Os carimbos da primeira, assim como o da última folha autuada, têm como objetivo delimitar o âmbito de atuação da unidade protocolizadora, ou melhor, indicam os documentos avulsos que foram autuados e que deram origem ao processo;
G. As demais folhas deverão ser numeradas pelas unidades pelas quais o processo tramitar e ao qual forem adicionados documentos, usando carimbo específico para numeração;
H. O verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como referência a letra "v", da palavra verso, seguida da indicação do número da folha;
I. No caso do servidor que estiver numerando a folha cometer erro de numeração, será utilizado um "X" para inutilizar a numeração incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo informação registrada;
Apor, no canto superior direito, na frente da primeira folha do processo, etiqu
substituirá a numeração inicial, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informação registrada;
Nome do ministério ou órgão equivalente Nome da unidade protocolizadora
Nº do processo (NUP): ... Autuado em: .../.../... Assinatura do servidor: ... Matrícula: ...
Numerar as demais folhas do processo usando carimbo específico para numeração, sem prejuízo dos dados contidos dos documentos. O espaço a ser utilizado para numeração é o canto superior direito da peça documento;
superior direito, na frente da última folha autuada pela unidade protocolizadora, carimbo ou etiqueta em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da
Nome da unidade protocolizadora
Autuado em: .../.../... Folha nº: …... Nº do processo (NUP): ... Assinatura do servidor: ... Matrícula: ...
Os carimbos da primeira, assim como o da última folha autuada, têm como objetivo delimitar o âmbito de atuação da unidade protocolizadora, ou melhor, indicam os documentos avulsos que foram autuados e que deram origem ao processo;
folhas deverão ser numeradas pelas unidades pelas quais o processo tramitar e ao qual forem adicionados documentos, usando carimbo específico para numeração;
O verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como referência etra "v", da palavra verso, seguida da indicação do número da folha;
No caso do servidor que estiver numerando a folha cometer erro de numeração, será utilizado um "X" para inutilizar a numeração incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo
Apor, no canto superior direito, na frente da primeira folha do processo, etiqueta ou carimbo que substituirá a numeração inicial, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo
Numerar as demais folhas do processo usando carimbo específico para numeração, sem prejuízo dos dados contidos dos documentos. O espaço a ser utilizado para numeração é o
superior direito, na frente da última folha autuada pela unidade protocolizadora, carimbo ou etiqueta em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da
Os carimbos da primeira, assim como o da última folha autuada, têm como objetivo delimitar o âmbito de atuação da unidade protocolizadora, ou melhor, indicam os documentos avulsos que
folhas deverão ser numeradas pelas unidades pelas quais o processo tramitar e ao qual forem adicionados documentos, usando carimbo específico para numeração;
O verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como referência
No caso do servidor que estiver numerando a folha cometer erro de numeração, será utilizado um "X" para inutilizar a numeração incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo da
J. É vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de líquido corretivo e a diferenciação utilizando
K. Nos processos originados em outros órgãos ou entidades da Administração Pública Federal, deve-se, quando da anexação de folhas, prosseguir com a numeração existente, apondo o carimbo da unidade administrativa responsável pela operação;
L. No caso de se detectar
ocorrido, deve-se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a numeração. Na impossibilidade de dar continuidade à matéria tratada, o processo deverá ser devolvido ao remetente, por meio de despacho, informando a ocorrência, para as devidas correções;
M. Qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada por meio de despacho no referido processo;
N. No caso da existência de espaço em branco na frente e
inutilizado com um traço diagonal para evitar a inclusão indevida de informações;
O. Apor o carimbo "Em Branco", no verso das folhas que não contenham informações registradas; P. As folhas com o verso em branco de proce
interministerial nº 1677, de 07 de Outubro de 2015, do Ministério da Justiça e do Ministério do Planejamento, poderão ter o verso carimbado pela unidade protocolizadora sempre que for exigido. A ocorrência deverá ser justificada mediante despacho, que indicará a autoridade competente solicitante, o motivo, a data da solicitação e as folhas a serem carimbadas. A partir da vigência desta Portaria, os versos das folhas que forem inseridas e não contiverem informações deverão ser obrigatoriamente carimbados.
§ 1º É vedada a rasura, utilização de líquido corretivo ou qualquer outro meio utilizado para alteração de documentos que não seja regulamentado. Eventuais erros de conteúdo procedimentos deverão ser informados por meio de despachos.
Art. 19 - Quando da formação dos processos eletrônicos, os seguintes procedimentos deverão ser observados:
A. Registrar o processo no sistema, preenchendo os dados necessários para identificação, conforme a legislação vigente;
B. Associar os documentos digitais, de forma que os documentos integrantes do processo sejam apresentados sempre na mesma sequência;
C. Registrar no sistema informatizado a unidade administrativa na qual o processo será instruído. Essa informação é obrigatória para cada distribuição/tramitação do processo. As informações de trâmites deverão ser apresentadas sempre junto com as demais informações de identificação do processo digital;
D. Garantir a numeração sequencial dos documentos, sem falhas, não se ad documentos diferentes recebam a mesma numeração;
E. A inserção de novos documentos deverá ser feita sempre após o último, não sendo permitida alteração da numeração sequencial dos documentos, quando da anexação de documento avulso ao processo;
F. Todas as operações realizadas com o processo deverão ficar registradas no sistema com identificação de quem as efetuou e da data e horário em que foram realizadas.
É vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de líquido corretivo e a diferenciação utilizando-se letras e números;
processos originados em outros órgãos ou entidades da Administração Pública Federal, se, quando da anexação de folhas, prosseguir com a numeração existente, apondo o carimbo da unidade administrativa responsável pela operação;
No caso de se detectar erro na numeração cometido por terceiros e se não houver registro do se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a numeração. Na impossibilidade de dar continuidade à matéria tratada, o processo deverá ser do ao remetente, por meio de despacho, informando a ocorrência, para as devidas
Qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada por meio de despacho no
No caso da existência de espaço em branco na frente e no verso da folha, o espaço deverá ser inutilizado com um traço diagonal para evitar a inclusão indevida de informações;
Apor o carimbo "Em Branco", no verso das folhas que não contenham informações registradas; As folhas com o verso em branco de processos constituídos anteriormente à vigência da Portaria interministerial nº 1677, de 07 de Outubro de 2015, do Ministério da Justiça e do Ministério do Planejamento, poderão ter o verso carimbado pela unidade protocolizadora sempre que for ncia deverá ser justificada mediante despacho, que indicará a autoridade competente solicitante, o motivo, a data da solicitação e as folhas a serem carimbadas. A partir Portaria, os versos das folhas que forem inseridas e não contiverem informações deverão ser obrigatoriamente carimbados.
É vedada a rasura, utilização de líquido corretivo ou qualquer outro meio utilizado para alteração de documentos que não seja regulamentado. Eventuais erros de conteúdo
ser informados por meio de despachos.
Quando da formação dos processos eletrônicos, os seguintes procedimentos deverão
Registrar o processo no sistema, preenchendo os dados necessários para identificação, vigente;
Associar os documentos digitais, de forma que os documentos integrantes do processo sejam apresentados sempre na mesma sequência;
Registrar no sistema informatizado a unidade administrativa na qual o processo será instruído. rigatória para cada distribuição/tramitação do processo. As informações de trâmites deverão ser apresentadas sempre junto com as demais informações de identificação do
Garantir a numeração sequencial dos documentos, sem falhas, não se ad documentos diferentes recebam a mesma numeração;
A inserção de novos documentos deverá ser feita sempre após o último, não sendo permitida alteração da numeração sequencial dos documentos, quando da anexação de documento avulso
Todas as operações realizadas com o processo deverão ficar registradas no sistema com identificação de quem as efetuou e da data e horário em que foram realizadas.
É vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de
processos originados em outros órgãos ou entidades da Administração Pública Federal, se, quando da anexação de folhas, prosseguir com a numeração existente, apondo o
erro na numeração cometido por terceiros e se não houver registro do se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a numeração. Na impossibilidade de dar continuidade à matéria tratada, o processo deverá ser do ao remetente, por meio de despacho, informando a ocorrência, para as devidas
Qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada por meio de despacho no
no verso da folha, o espaço deverá ser inutilizado com um traço diagonal para evitar a inclusão indevida de informações;
Apor o carimbo "Em Branco", no verso das folhas que não contenham informações registradas; ssos constituídos anteriormente à vigência da Portaria interministerial nº 1677, de 07 de Outubro de 2015, do Ministério da Justiça e do Ministério do Planejamento, poderão ter o verso carimbado pela unidade protocolizadora sempre que for ncia deverá ser justificada mediante despacho, que indicará a autoridade competente solicitante, o motivo, a data da solicitação e as folhas a serem carimbadas. A partir Portaria, os versos das folhas que forem inseridas e não contiverem
É vedada a rasura, utilização de líquido corretivo ou qualquer outro meio utilizado para alteração de documentos que não seja regulamentado. Eventuais erros de conteúdo ou de
Quando da formação dos processos eletrônicos, os seguintes procedimentos deverão
Registrar o processo no sistema, preenchendo os dados necessários para identificação,
Associar os documentos digitais, de forma que os documentos integrantes do processo sejam
Registrar no sistema informatizado a unidade administrativa na qual o processo será instruído. rigatória para cada distribuição/tramitação do processo. As informações de trâmites deverão ser apresentadas sempre junto com as demais informações de identificação do
Garantir a numeração sequencial dos documentos, sem falhas, não se admitindo que
A inserção de novos documentos deverá ser feita sempre após o último, não sendo permitida alteração da numeração sequencial dos documentos, quando da anexação de documento avulso
Todas as operações realizadas com o processo deverão ficar registradas no sistema com identificação de quem as efetuou e da data e horário em que foram realizadas.
Art. 20 - Quanto à formação dos volumes dos processos físicos, os seguintes procedimentos deverão ser observados:
A. Cada volume de um processo deverá ter no máximo 200 folhas, incluindo o Termo de encerramento de volume. Portanto, os
centésima nonagésima nona folha do volume, para que na ducentésima folha seja incluso o termo de encerramento;
B. O encerramento e a abertura de volumes deverão ser solicitados mediante despacho à Unidade protocolizadora;
C. A unidade solicitante também deverá realizar o trâmite do processo à unidade protocolizadora via sistema para que fique registrada a movimentação, assim como encaminhar o volume físico a ser encerrado;
D. Quando da inclusão de folhas em um processo for verificado que
duzentas folhas permitidas por volume, a autoridade competente do órgão ou entidade em que estiver tramitando o processo deverá solicitar à unidade protocolizadora, por meio de despacho, a abertura de um novo volume. O volume anteri
Será permitida a inclusão de documento avulso, ultrapassando as duzentas folhas do volume, somente se este for dar conclusão ao processo e desde que o documento não contenha mais de vinte folhas;
E. Documento avulso que contenha, originalmente, mais de duzentas folhas deverá ser dividido; F. Após o recebimento do volume físico e no sistema, a unidade protocolizadora deverá
elaboração do Termo de Encerramento de volume, conforme modelo padronizado (ANEXO I ser anexado após a última folha do processo, numerando
G. Lavrar o Termo de Abertura de Volume, conforme modelo padronizado primeira folha do primeiro volume, numerando
H. Apor na capa do volume criado etiqueta padronizada, contendo os dados para identificação; Nome do ministério ou órgão equivalente
Nome do órgão ou entidade Nome da unidade protocolizadora
Nº do processo (NUP): ... Autuado em: ... ... volume, aberto em .../.../...
Interessado: ...
Código de classificação e descritor / resumo do assunto: ...
I. Registrar a operação de encerrame em formulário;
J. Providenciar a devolução dos volumes do processo à unidade solicitante, registrando a movimentação no Sistema eletrônico.
Art. 21 - Nos processos eletrônicos, não é necessária a formação de volumes. Seção VI
Do encerramento e abertura de volumes
Quanto à formação dos volumes dos processos físicos, os seguintes procedimentos
Cada volume de um processo deverá ter no máximo 200 folhas, incluindo o Termo de encerramento de volume. Portanto, os despachos (ANEXO I) deverão ser inclusos, em regra, na centésima nonagésima nona folha do volume, para que na ducentésima folha seja incluso o
O encerramento e a abertura de volumes deverão ser solicitados mediante despacho à Unidade
solicitante também deverá realizar o trâmite do processo à unidade protocolizadora via sistema para que fique registrada a movimentação, assim como encaminhar o volume físico
Quando da inclusão de folhas em um processo for verificado que serão ultrapassadas as duzentas folhas permitidas por volume, a autoridade competente do órgão ou entidade em que estiver tramitando o processo deverá solicitar à unidade protocolizadora, por meio de despacho, a abertura de um novo volume. O volume anterior será encerrado com as folhas que contiver. Será permitida a inclusão de documento avulso, ultrapassando as duzentas folhas do volume, somente se este for dar conclusão ao processo e desde que o documento não contenha mais de
lso que contenha, originalmente, mais de duzentas folhas deverá ser dividido; Após o recebimento do volume físico e no sistema, a unidade protocolizadora deverá elaboração do Termo de Encerramento de volume, conforme modelo padronizado (ANEXO I ser anexado após a última folha do processo, numerando-a sequencialmente;
Lavrar o Termo de Abertura de Volume, conforme modelo padronizado – (ANEXO III), que será a do primeiro volume, numerando-a, conforme a sequência do volume ante
Apor na capa do volume criado etiqueta padronizada, contendo os dados para identificação; Nome do ministério ou órgão equivalente
Nome da unidade protocolizadora
Nº do processo (NUP): ... Autuado em: .../.../... ... volume, aberto em .../.../...
Interessado: ...
Código de classificação e descritor / resumo do assunto: ...
Registrar a operação de encerramento e abertura de volume no sistema ou, excepcionalmente,
Providenciar a devolução dos volumes do processo à unidade solicitante, registrando a movimentação no Sistema eletrônico.
Nos processos eletrônicos, não é necessária a formação de volumes. Seção VII
Da Juntada por anexação
Quanto à formação dos volumes dos processos físicos, os seguintes procedimentos
Cada volume de um processo deverá ter no máximo 200 folhas, incluindo o Termo de r inclusos, em regra, na centésima nonagésima nona folha do volume, para que na ducentésima folha seja incluso o
O encerramento e a abertura de volumes deverão ser solicitados mediante despacho à Unidade
solicitante também deverá realizar o trâmite do processo à unidade protocolizadora via sistema para que fique registrada a movimentação, assim como encaminhar o volume físico
serão ultrapassadas as duzentas folhas permitidas por volume, a autoridade competente do órgão ou entidade em que estiver tramitando o processo deverá solicitar à unidade protocolizadora, por meio de despacho, or será encerrado com as folhas que contiver. Será permitida a inclusão de documento avulso, ultrapassando as duzentas folhas do volume, somente se este for dar conclusão ao processo e desde que o documento não contenha mais de
lso que contenha, originalmente, mais de duzentas folhas deverá ser dividido; Após o recebimento do volume físico e no sistema, a unidade protocolizadora deverá proceder à elaboração do Termo de Encerramento de volume, conforme modelo padronizado (ANEXO II), a
a sequencialmente;
(ANEXO III), que será a a, conforme a sequência do volume anterior; Apor na capa do volume criado etiqueta padronizada, contendo os dados para identificação;
nto e abertura de volume no sistema ou, excepcionalmente,
Providenciar a devolução dos volumes do processo à unidade solicitante, registrando a
