Curso
MS Project 2010
Este material tem como premissa preparar os usuários da ferramenta para operação adequada da mesma. Seu conteúdo e utilização esta destinado para profissionais de Planejamento e Projetos.
2013
Fabio Botelho
Terranova Planejamento & Projeto
Sumário Resumido
INTRODUÇÃO ... 7
INTERFACE APRIMORADA ... 7
NOVAS OPÇÕES DE EXIBIÇÃO ... 9
PERSONALIZAÇÃO MAIS FÁCIL DO MODO DE EXIBIÇÃO ... 10
AGENDAMENTO CONTROLADO POR USUÁRIO ... 11
COLABORAÇÃO FACILITADA ... 12
COMPATIBILIDADE COM VERSÕES ANTERIORES ... 13
VISÃO GERAL DE PROJETO ... 13
CONCEITOS:PROJETOS,PROGRAMAS E PORTFÓLIO ... 14
OAMBIENTE DO MSPROJECT ... 15
CAMINHO CRÍTICO ... 18
PARAMETRIZAÇÃO DA FERRAMENTA MSPROJECT 2010. ... 19
TIPO DE TAREFA ... 20
GUIA REVISÃO ... 23
CRIAÇÃO DE UM PROJETO ... 34
REALIZAREMOS NAS PÁGINAS SEGUINTES UM ESTUDO AVANÇADO SOBRE AS INFORMAÇÕES DAS TAREFAS E SUAS PROPRIEDADES. ... 43
INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA ... 43
TAREFAS RECORRENTES –TAREFAS PERIÓDICAS ... 47
AGRUPANDO ATIVIDADES ... 48
INFORMAÇÕES SOBRE O RECURSO ... 55
DICA:PARA VISUALIZARMOS UM RESUMO GERAL DO PROJETO SEGUIMOS CONFORME FIGURA ABAIXO: ... 59
AGRUPANDO RECURSOS ... 59
PLANEJADOR DE EQUIPE ... 60
CONFLITO DE RECURSOS ... 60
GRÁFICOS GERADOS NO MSPROJECT ... 62
Custo Acumulado... 63
Disponibilidade do Recurso ... 64
Custo do Recurso no Período ... 65
Gantt de Redistribuição ... 67
TAREFAS COM PREÇO FECHADO ... 68
FORMAS DE ACOMPANHAMENTO ... 71
ATABELA CONTROLE ... 72
ATUALIZAÇÃO AUTOMÁTICA ... 74
LINHA DE ANDAMENTO E DATA DE STATUS ... 74
EXIBINDO INFORMAÇÕES SOBRE O AGENDAMENTO DE TAREFAS ... 75
UTILIZAÇÃO DE TABELAS ... 77
REDE PERT ... 78
UTILIZAÇÃO DE FILTROS ... 78
RELATÓRIOS ... 79
EXERCÍCIO FINAL – RECAPITULANDO ... 81
SUBPROJETOS E PROJETOS CONSOLIDADOS ... 82
PROGRAM DETALHADO DE TREINAMENTO:
Conteúdo programático:
1. Princípios de Gerência de Projetos:
1.1. Visão Geral Macro de Gerenciamento de
Projetos
1.2. Entendendo o funcionamento do Project
1.3. Mercado de Trabalho
1.4. Sucesso de Projeto
1.5. Gerenciamento de Projetos no dia-a-dia
1.6. O que é o PMI?
1.7. Filiação ao PMI
1.8. Project Management Body Of Knowledge
1.9. PMBOK – Principais Conceitos
1.10. O que é a Certificação PMP?
2. Introdução ao Project: 2.1. Por que utilizar o Project?
2.2. Interface do Project
2.3. Parametrizando a Ferramenta
2.4. Entendendo Parametrizações
3. Preparando o Ambiente e o Calendário: 3.1. Personalizando a Faixa de Opções
3.2. Inserindo as propriedades do projeto
3.3. Configuração da Escala de Tempo
3.4. Aplicando Zoon em Gráfico de Gantt
3.5. Exibição da Tarefa Resumo e estrutura de
5. Trabalhando com Recursos. 5.1. Recursos
5.2. Tipos de Recursos
5.3. Especificar Pessoas e Equipamentos para
o Projeto
5.4. Campos da Planilha de Recursos
5.5. Atribuindo Recursos às Tarefas
5.6. Superalocação de Recursos
5.7. Localizando Recursos Superalocados
5.8. Detalhes da Superalocação
5.9. Gráfico de Recursos
5.10. Redistribuição de Recursos
5.11.Divisão de Tarefas para Resolução da Superalocação
5.12.Horas Extras 5.13.Cálculo da Duração 5.14.Tipo da Tarefa
5.15.Agendamento controlado pelo empenho 5.16.Tarefas Periódicas
5.17.Definindo a Linha de Base do Projeto 5.18.A Linha de Base no Gráfico de Gantt 5.19. Agrupamento de Tarefas
tópicos (EDT)
3.6. Definindo as Opções de Agendamento
(Manual e Automático).
3.7. Definindo a Data do Projeto
3.8. Informações sobre o Projeto
3.9. Calendários do Project
4. Inserindo Tarefas, Marcos (etapas) e
Fases, Dependências e Restrições.
4.1. As tarefas e o agendamento do Projeto
4.2. Agendamento Automático e Manual
4.3. Exemplificando a aplicação de Agendamentos
(Manual e Auto)
4.4. Durações suportadas pelo Project
4.5. Duração Decorrida
4.6. Exemplificando tipos de durações
4.7. Listar as Tarefas do Projeto
4.8. Organizar Tarefas em Fases conforme EAP
Gerencial
4.9. Milestones (Etapas) do Projeto
4.10.Definindo um Calendário para a Tarefa 4.11.Inserindo uma Anotação para a Tarefa – Dicionário de EAP.
4.12. Dependências - Links 4.13. Tipos de Dependências
4.14.Análise avançada de dependências (Exercício).
4.15. Sequenciamento das Tarefas
6. Analisando os Custos do Projeto.
6.1. Custo Total do Projeto
6.2. Tipos de Custo
6.3. Custos dos Recursos
6.4. Agrupamento de Custos
6.5. Custos dos Recursos nas Tarefas
6.6. Relatórios Financeiros
7. O Acompanhamento da execução do
Projeto.
7.1. Linhas de Andamento
7.2. Entendendo o % de Avanço
7.3. Atualizando Conforme o Planejado
7.4. Atualizando as Tarefas
7.5. Modo de Exibição para Controle do
Projeto
7.6. Entendendo o % de Avanço Físico
7.7. Atrasando a data de início da tarefa
7.8. Reagendar Trabalho não Concluído
7.9. Mover Projeto
7.10.Verificar o Progresso do Projeto (coluna Indicadora e Gantt de Controle)
7.11.Outras visões de Acompanhamento 7.12. Recuperando atrasos no projeto.
7.13.Análise avançada de atrasos e curtos. 8. Relatórios no Project.
4.17.Caminho Crítico
4.18. Análise CPM (Critical Path Method)
4.19.Representação acumulada de Tarefa. 4.20. Inserindo tarefa na Linha de Tempo
4.21.Como as Restrições afetam o Cronograma 4.22.Evitar o uso de Restrições
4.23.Prazos Finais (Deadline) 4.24. Configurando Gráfico de Gantt
8.3. Curva “S” do Projeto
8.4. Timeline (Linha do Tempo)
8.5. Compartilhando Informações (Importação
e Exportação)
9. Gerenciando Múltiplos Projetos. 9.1. Inserindo subprojetos em um Projeto
Mestre
9.2. Compartilhando Recursos - Pool de
Recursos
9.3. Comparando Projetos
MATERIAL ALUNO.
“A maioria ou grande parte de muitos projetos não planeja fracassar, fracassa por não planejar”
INTRODUÇÃO
Este material tem como premissa prepara aos usuários da ferramenta para operação adequada da ferramenta. Seu conteúdo e utilização estão voltados para profissionais de Planejamento e Projetos.
Qual objetivo da Ferramenta?
Planeje, colabore e entregue maneira eficiente.
O Microsoft Project Professional 2010 oferece uma maneira potente e visualmente aprimorada de gerenciar uma grande diversidade de projetos e programas de forma eficiente. Desde o cumprimento de prazos cruciais até a seleção dos recursos certos e a capacitação de equipes, o Project Professional 2010 oferece experiências novas e intuitivas para planejar, gerenciar e colaborar facilmente com indivíduos, equipes e com a empresa.
Conhecendo a Ferramenta
Recapitulando... Um pouco da história do MS Project
Criado pela Microsoft em 1985 (primeira versão). Nos anos posteriores sofreu profundas mudanças. Possui recursos relacionados à gestão de projetos. São vários os focos do Ms Project: tempo (datas, duração do projeto, calendário de trabalho), Gráfico de Gantt, modelo probabilístico (para cálculos relacionados à planejamento), Diagrama da Rede, Custos (fixos, não fixos, outros) e uma gama de relatórios.
Interface aprimorada
O Project 2010 apresenta vários recursos que melhoram substancialmente a maneira como você vê e trabalha com seu projeto.
APRESENTANDO A FAIXA DE OPÇÕES
Ao iniciar o Project 2010 pela primeira vez, você fica surpreso com o que vê. Os menus e as barras de ferramentas foram substituídos pela faixa de opções, que ajuda a localizar rapidamente os comandos necessários para concluir uma tarefa. Os comandos são organizados em grupos lógicos reunidos em guias.
No Project 2010, todas as guias e os grupos na faixa de opções são totalmente personalizáveis. Se a sua organização tem recursos exclusivos da sua empresa, você pode agrupá-los em sua própria guia na faixa de opções.
BEM-VINDO AO BACKSTAGE
Clique na guia Arquivo/ novo e você está no Backstage, um destino gráfico único para o gerenciamento dos arquivos de projeto. O Backstage inclui os mesmos comandos básicos disponíveis no menu Arquivo das versões anteriores do Microsoft Project para abrir, salvar e imprimir arquivos de projeto. Os usuários do Project Professional 2010 também podem utilizar o Backstage para gerenciar as conexões do Project Server, conferir e publicar projetos.
O comando Opções que ficava no menu Ferramentas foi movido para o Backstage. Esse comando abre a caixa de diálogo Opções do Project para você inserir, examinar ou alterar as preferências que controlam a exibição e o funcionamento do Microsoft Project.
LOCALIZAR RAPIDAMENTE OS COMANDOS
Os comandos usados mais frequentemente agora são encontrados com apenas um clique : um clique com o botão direito do mouse. Quando você clica com o botão direito do mouse em um item no modo de exibição, como barra, tabela, célula ou gráfico, é exibido uma minibarra de ferramentas com uma lista dos comandos mais usados. Quando estiver com pressa, esse recurso vai economizar seu tempo.
Novas opções de exibição
Também foram incluídos novos recursos de exibição para ajudá-lo a compreender com mais clareza como sua equipe está indo e detectar se há superalocação. O Project também apresenta uma visão geral (e possivelmente problemas de recursos importantes) a você e todos da sua organização com o modo de exibição da Linha do Tempo.
PLANEJADOR DE EQUIPE
Os usuários do Project Professional 2010 têm o planejador de equipe, um modo de exibição de agendamento de recursos que permite interagir com a sua agenda de forma jamais possível nas versões anteriores do Project. Com o modo de exibição do Planejador de Equipe, você pode ver rapidamente o trabalho dos membros da sua equipe e passar tarefas de uma pessoa para outra. É possível também exibir e atribuir um trabalho não atribuído, visualizar superalocações e ver nomes de tarefas e recursos : tudo em um modo de exibição eficiente. Nunca foi tão fácil gerenciar tarefas e recursos. Por exemplo, se um recurso está superalocado, basta você arrastar uma tarefa de um recurso para outro, e a superalocação desaparece.
Fig. 1 Uma tarefa atrasada. Essa tarefa pode ser arrastada para Carlos ou Isabel, que estão sem
nenhum trabalho.
Fig. 2 Uma tarefa que está no prazo.
Fig. 3 Tarefas não atribuídas que podem ser arrastadas para Carlos ou Isabel, que estão sem nenhum
trabalho.
LINHA DO TEMPO
O Project 2010 inclui um modo de exibição da linha do tempo, que aparece automaticamente sobre os outros modos de exibição, mostrando uma visão geral e concisa de toda a agenda. Você pode adicionar tarefas à linha do tempo e até imprimi-la para obter um relatório de resumo atraente de todo o projeto. Se preferir, cole-a em um email para um relatório simples e rápido.
Personalização mais fácil do modo de exibição
A manipulação dos modos de exibição sempre foi um desafio no Project. Não é mais. Descubra as novas formas de organizar a apresentação e controlar seu projeto.
CONTROLE DESLIZANTE DE ZOOM
O Project 2010 permite aplicar zoom rapidamente na parte do modo de exibição de divisão em fases usando o controle deslizante de zoom na barra de status. Basta mover o controle deslizante para a direita para ampliar sua agenda (mostrar intervalos de tempo menores, como dias ou horas) e para a esquerda para reduzir (mostrar intervalos maiores, como semanas ou meses). O controle deslizante de zoom funciona em gráfico de Gantt, diagrama de rede e nos modos de exibição calendário, além de todos os modos de exibição de gráfico.
Agendamento controlado por usuário
O Project 2010 apresenta várias melhorias de agendamento que aumentam o controle sobre a sua agenda. É possível também criar listas de tarefas iniciais no Microsoft Excel ou no Word e colá-las no Project sem ter que reformatá-las.
AGENDAMENTO MANUAL
O Project 2010 vem inovar o modo como os projetos são agendados. Alterações em fatores, como dependências de tarefas e o calendário do projeto, não ajustam mais automaticamente as datas da tarefa quando ela é agendada manualmente.
Você pode colocar uma tarefa agendada manualmente em qualquer local da agenda que o Project não vai movê-la.
Gerentes de projeto acostumados com o agendamento automático das versões anteriores do Project podem desabilitar o novo recurso de agendamento manual para determinadas tarefas ou para o projeto inteiro. Alguns projetos, principalmente os complicados, podem precisar do mecanismo de agendamento avançado do Project para cuidar do agendamento para você.
TAREFAS INATIVAS
Com o Microsoft Project Professional 2010, você cria tarefas inativas e as mantém no projeto. Geralmente, as tarefas inativas possuem informações críticas (como informações de custos e dados efetivos) que podem ser importantes para fins de arquivamento.
TAREFAS DE RESUMO DECRESCENTES
Os gerentes de projeto não precisam mais criar subtarefas e depois as acumularem em tarefas de resumo. No Project 2010, você pode criar tarefas de resumo primeiro, e elas podem ter datas que não correspondam exatamente às datas de acúmulo das subtarefas.
No início da fase de planejamento, os gerentes de projeto talvez só tenham algumas informações de alto nível sobre os resultados finais e as etapas importantes dos projetos. Usando o Project, você pode dividir os projetos em fases com base na linha do tempo e no orçamento geral. Isso significa que as datas de cada item de trabalho não precisam, necessariamente, alinhar-se com exatidão às datas das fases de alto nível.
COMPARAÇÃO ENTRE VERSÕES DO PROJECT
O recurso de comparação entre versões do Project 2010 agora inclui barras de Gantt e imagens gráficas que apresentam uma visão mais clara das diferenças entre uma versão e outra.
Colaboração facilitada
Os projetos não sobrevivem ao isolamento de outras pessoas da organização. O Project aprimorou as formas de se compartilhar informações do projeto.
MELHORIAS NA COLABORAÇÃO PELA SINCRONIZAÇÃO DE LISTA DO
SHAREPOINT
Os usuários do Project Professional 2010 podem exportar arquivos de projeto para uma lista do SharePoint, que é uma maneira rápida e simples para o gerente de projeto compartilhar o status ou criar relatórios para visualização em toda a organização. Você não precisa que o Project Web Access seja sincronizado com uma lista do SharePoint.
COPIAR E COLAR APRIMORADO
Você não poderia imaginar o quanto a colaboração era capaz de evoluir por meio de algo tão simples e antigo quanto copiar e colar informações do Project. Com a nova funcionalidade, você agora pode copiar e colar conteúdo dos programas do Office e do Project 2010 e manter sua formatação, seus
Compatibilidade com versões anteriores
O Project 2010 é compatível com as versões anteriores do Microsoft Project.
É possível criar arquivos no Project 2007 ou em versões anteriores e depois abri-los e editá-los no Project 2010 no modo de funcionalidade reduzida. É possível também criar arquivos no Project 2010 e depois convertê-los em formatos de arquivo do Project 2007 ou do Project 2000-2003. Seja como for,
não é preciso conversor!
OBSERVAÇÃO Recursos exclusivos do Project 2010, como tarefas agendadas manualmente e tarefas de resumo decrescentes, podem não aparecer como esperado quando exibidos em versões anteriores do Project.
Visão Geral de Projeto
Um projeto (AOS 1945: projeto) é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.
Os projetos são normalmente autorizados como resultado de uma ou mais considerações estratégicas. Estas podem ser uma demanda de mercado, necessidade organizacional, solicitação de um cliente, avanço tecnológico ou requisito legal.
As principais características dos projetos são:
Temporários, possuem um início e um fim definidos. Planejados, executado e controlado.
Entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos.
Desenvolvidos em etapas e continuam por incremento com uma elaboração progressiva. Realizados por pessoas.
Com recursos limitados.
Esse é um resumo da definição de projeto feita pelo Guia PMBOK®, um guia que identifica o subconjunto do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, amplamente reconhecido como boa prática na maioria dos projetos na maior parte do tempo e utilizado como base pelo Project Management Institute ( PMI®).
O contexto da gerência de projetos descreve o ambiente em que um projeto opera. Sua observação é fundamental, já que o gerenciamento das atividades do dia-a-dia é necessário, mas não é o suficiente para o sucesso do projeto.
Habilidade
Características
1. Liderança
Capacidade de estabelecer metas e de fazer cumpri-las.
2. Administrador do
Tempo
Capacidade de gerenciar o prazo das atividades do projeto.
3. Negociador
Capacidade em negociar com as várias entidades que
participam do projeto.
4. Técnico
Capacidade em definir o objetivo e escopo do projeto.
5. Comunicação
Capacidade em estabelecer um sistema de informação no
projeto
6. Relação com Cliente
Capacidade em contratar fornecedores e de se relacionar com
clientes
7. Relação Humana
Capacidade em gerenciar as relações humanas, resolvendo
conflitos e estimulando as pessoas.
8. Orçamento
Capacidade em elaborar e gerenciar planos financeiros e de
desembolso do projeto.
Habilidades do Gerente de Projetos
Projetos, Programas, PortfóliosPortfólio
Projetos
Programas
Conceitos: Projetos, Programas e Portfólio
Projeto é um esforço temporário realizado para criar
um produto ou serviço único.
Programa é um grupo de projetos gerenciados de
maneira coordenada para a obtenção de benefícios que não poderiam ser alcançados se gerenciados individualmente. Muitos programas também incluem elementos geralmente presentes em operações continuadas (Ex. Programa de Qualidade).
Portfólio é um conjunto de projetos e/ou programas
agrupados para facilitar o gerenciamento e a coordenação do trabalho de modo a potencializar o alcance de objetivos estratégicos.
O Ambiente do MS Project
O arquivo gerado pelo MS Project Standard possui a extensão .MPP. Sua estrutura interna é semelhante a um banco de dados dividido em 2 segmentos, como se fosse 2 grandes tabelas de informações: TAREFAS e RECURSOS. Cada tabela possui dezenas de campos (atributos) e destes campos apenas alguns poucos são utilizados para digitarmos informações ao MS Project, a maioria dos campos ele calcula através do que informamos a ele.
Dica: Uma sutil diferença entre as versões Standart e Professional: Na Standart não temos o comando de desativar tarefa. TAREFAS . Nome . Duração . Predecessora . Início . Término . Anotações RECURSOS . Nome . Tipo . Grupo . Unid. Máxima . Taxa Padrão . Taxa Extra
Projeto.mpp
Por traz da tela...
Não apenas nos conceitos de Gerenciamento de Projetos, mas como também na própria
ferramenta devemos seguir alguns conceitos nos quais farão a diferença. Seguir estas etapas do quadro abaixo é fundamental na elaboração de um bom cronograma.
Ms Project baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas na década de sessenta, mas totalmente superado.
Com base no sequenciamento das atividades e a inserção das durações o Project automaticamente calcula o caminho crítico do Projeto. E através da atualização do cronograma em caso de atraso de alguma outra sequencia de forma que a mesma ultrapasse os 40 dias conforme abaixo, o Project recalcula o caminho crítico e o demarca na área do Gráfico de Gantt.
Assim que abrimos a ferramenta como forma defaut o programa apresenta o Gráfico de Gantt. O Gráfico de Gantt é a visão mais utilizada e mais comum no MS Project. Ela é composta da tabela Entrada (banco de dados de tarefas) e do Gráfico de Gantt a direita. Este gráfico representa as tarefas com o formato de uma barra em uma escala de tempo, simbolizando o início e término de cada atividade.
Dica: No dia-a-dia de Planejamento o Gantt de Controle é o mais utilizado, pois o mesmo possui uma informação vital pra quem controla um cronograma, o Caminho Crítico do Projeto.
Caminho Crítico
O MS Project é baseado no método CPM, ou método do caminho crítico. Baseado na duração das tarefas do projeto e no relacionamento entre elas (predecessoras) ele calcula o caminho crítico, indicando quais são aquelas tarefas que não possuem folgas (tarefas críticas), ou seja, não podem se atrasar senão comprometem a data final do projeto. O Caminho Crítico, portanto é a sequencia e encadeamento de tarefas que definem a duração do projeto.
No Gantt de Controle (uma variação do Gráfico de Gantt ) as tarefas críticas são representadas na cor vermelha, enquanto aquelas que possuem alguma folga na cor azul.
Dica: As tabelas do Project são muito similares ao Excel, em muitos projetos o detalhamento Tabela de Entrada, na qual
detalhamos os pacotes, definimos os níveis de EAP e Duração das
atividades. Outras informações podem ser feita nesta mesma tabela,
bastando inserirmos as colunas conforme nossa necessidade.
Área do gráfico de Gantt, neste caso estamos vendo direto o Gantt de Controle, conforme marcado na vertical esquerda da tela.
Parametrização da Ferramenta MS Project 2010.
Para quem trabalha com alguma ferramenta, ou qualquer outro software seja um AutoCad, Bentley, Primavera etc, chega um momento na qual nos faz ganhar muito tempo é termos esta mesma ferramenta com os parâmetros de utilização de acordo com nosso dia-a-dia. Project também permite esta parametrização.
Para iniciarmos este processo vamos primeiramente fechar o projeto que foi criado automáticamente ao entrar na ferramenta clicando conforme indicado abaixo:
Agora seguiremos para a guia Arquivo/opções. Guia Geral
Nesta guia definiremos alguns parâmetros conforme figura abaixo:
Guia Exibir
Nesta guia é onde definimos as opções monetárias do projeto, configure conforme a moeda vigente de seu projeto.
Dicas:
1. Utilizar modo de exibição padrão o Gantt de controle. 2. Exibir um formato de data
na qual amostre hora, isso devido a muitas vezes termos nosso projeto começando em um horário diferente do horário de expediente pré-definido. 3. Mantenha as informações de usuário sempre preenchidas.
Guia Cronograma
Algumas configurações nesta aba deve ter uma certa atenção: Vejamos abaixo as dicas: As duas principais são:
1. Opções de calendário, pois nesta etapa o Project vai fazer os cálculos conforme estes parâmetros de início de trabalho e término da carga horária, assim como quantas horas por dia, semanas e meses.
2. Cronograma, mantenhamos inicialmente todas as novas tarefas criadas como Automáticas, o Project na versão 2010 permite um agendamento manual das atividades. Em capítulo seguinte falaremos das diferenças entre Automática e Manual.
Tipo de Tarefa
Indica o horário de início e término em que o Project irá começar a fazer o cálculo, assim como o número de horas por dia. Porém nada lhe impede de mudar estes números de acordo com a realidade de seu projeto.
Uma informação muito importante para os cálculos feitos pelo MS Project é definir o Tipo que utilizaremos nas tarefas de nosso projeto. Baseado neste Tipo o MS Project calcula, ou a duração da tarefa e/ou a carga de trabalho necessária para concluí-la na duração desejada.
Duração Fixa
Duração representa o intervalo de tempo de trabalho entre o início e o término de uma
tarefa. O Project baseia o cálculo da duração de uma tarefa na quantidade de trabalho e na quantidade de unidades de recursos a ela atribuídos. O tempo de trabalho de uma tarefa é definido pelo calendário do projeto, calendário de recursos, calendário de tarefas ou qualquer outro calendário personalizado estabelecido para o projeto.
Trabalho Fixo
Trabalho representa a quantidade de empenho, medida em unidades de tempo (como
horas ou dias), necessária para que um recurso conclua a tarefa. O trabalho total de uma tarefa é a soma de todas essas unidades de tempo, independentemente da quantidade de recursos atribuídos à tarefa.
Unidade Fixa
Unidades de Recursos indicam a quantidade de tempo disponível de um recurso, de
acordo com o calendário de recursos, que está sendo usada para trabalhar em uma determinada tarefa. Os recursos representam pessoas, equipamentos ou outros materiais utilizados para concluir uma tarefa. Em um cronograma de projeto, o empenho do recurso é expresso como unidades de atribuição e algumas vezes apenas como unidades.
Agendamento manual ou Automático?
A utilização de agendamento manual facilita em certo ponto, porém o mesmo nos deixa um tanto vulneráveis a alguns erros, pois muito fácil de esquecermos no dia-a-dia que tal tarefa é que estar segurando todo o cronograma devido a sua forma de agendamento ser manual. Ou mesmo uns erros de incoerência de execução. Analise a figura abaixo:
Neste caso as 3 atividades são sequenciais, 5 dias inicialmente programado para cada uma, acontece que a massa sofreu um atraso em seu término... A Lixa já terminou e ainda estamos pondo massa na parede. Mas claro que isso depende de cada projeto e de sua governança corporativa em aceitar algumas formas de agendamento nos quais podem prover de premissas contratuais.
A Lixa já terminou e ainda estamos pondo massa na parede. Isso está ocorrendo devido a atividade “Lixar” seu agendamento é Manual se fosse automático com o atraso da massa a mesma seria postergada assim como sua sucessora (Pintar). Podemos analisar pelas datas de término.
Indica que o MS Project sempre vai calcular o Custo Real (valor pago) á partir do %Concluído. Para fazermos a análise de valor agregado (Earned Value) devemos desligar esta opção e informar quanto já gastamos em cada atividade.
Com esta opção ligada (default) sempre que informarmos o %Concluído em uma atividade o MS Project calcula o Trabalho Real entendendo que as horas de trabalho foram consumidas conforme o planejado. Quando se desejar controlar horas trabalhadas em cada atividade aconselhamos desligar esta opção.
Guia Revisão
Nesta guia definimos as opções de autocorreção e revisão ortográfica. Guia Salvar
Muito comum no dia-a-dia de trabalho iniciarmos os serviços com a ferramenta e muitas vezes...travou, acabou a luz a bateria do Laptop acabou inesperadamente.
Dica: Mantém acionado uma configuração básica de auto salvamento.
Informe onde serão salvos seus arquivos conforme for trabalhando. Atento que não significa que está neste momento salvando o arquivo e sim indicando local onde o mesmo será salvo conforme sua configuração.
Guia Idioma
Definimos as configurações de idiomas em que iremos trabalhar com a ferramenta Guia Avançado.
Níveis de desfazer, ou “ Ctrl + z” . Para iniciantes podemos deixar os 20, conforme sua proficiência pode-se reduzir.
Ge
re
nc
ia
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nt
o de
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mpo
A partir deste ponto iremos seguir os Steps
Para darmos inicio na utilização da Ferramenta seguiremos os Stpes.
Principais Steps a serem seguidos para elaboração do Cronograma em MS Project.Este documento tem como auxiliar o usuário nas etapas de uso da Ferramenta.
1. Definir data de início do projeto
2. Preencher as Informações de Propriedades Avançados do Projeto 3. Definir períodos úteis do projeto (feriados e folgas).
4. Definir calendário semanal do projeto (definir dias da semana e horários) 5. Definir EAP do Projeto
6. Definir dicionário da EAP (Um descritivo de cada pacote do projeto). 7. Listas as atividades de cada pacote
8. Apontar o Calendário de cada tarefa 9. Estimar a duração das atividades
10. Realizar links entre as atividades (predecessoras e sucessoras)
11. Verificar se toda rede está fechada. Caso não esteja fechar a rede, por mais que não saiba qual sucessora link com final do Projeto.
12. Recursos - Listar todos os recursos a serem utilizados no projeto. 13. Estimar as unidades máximas dos recursos.
14. Verificar valores de hh de cada recurso. 15. Alocar os recursos às atividades
16. Verificar o gráfico de recursos para análise de recursos Superalocados.
17. Nivelar os recursos de acordo com os critérios financeiros do Projeto ou datas do projeto
18. Salvar linha de base.
Ge
re
nc
ia
me
nt
o de
Rec
uros
1- Definir dada de Início do Projeto.
Seja qual for o projeto devemos ter uma data de Início. Seguimos para o Menu
Arquivo/Informações a direita da tela o Project automaticamente põe uma data de início, porém podemos definir uma seja ela retroativa a data atual de hoje ou uma data futura.
2. Preencher as informações de Propriedades Avançadas do Projeto
Esta propriedade avançada nos auxilia para no futuro gerenciarmos o mesmo arquivo dentro de uma rede de TI ou caso a corporação venha utilizar um Project Server. Fiquemos atentos que ao Preencher o Título conforme figura abaixo este mesmo título vai ficar impresso na Linha 0 do Projeto no caso Tarefa resumo do Projeto.
Preencheremos conforme figura abaixo para termos uma sequência de todo o desenvolvimento dos exercícios.
3. Definir períodos úteis do projeto (feriados e folgas).
Quando instalamos a ferramenta o mesmo vem com um calendário Defaut pré-configurado na qual este mesmo calendário não contempla folgas, caso não apontarmos um calendário ao criar uma tarefa esta mesma tarefa seguirá as configurações do calendário Defaut.
Um dos primeiros e mais importantes passos ao se iniciar um projeto é definirmos o Calendário de Trabalho, ou seja, o nosso horário de trabalho e também definirmos as folgas, feriados etc. O MS Project já possui 3 calendários: o Padrão, o 24 Horas e o Noturno. Podemos alterá-los ou criarmos novos calendários:
Observe que o nome do calendário lá no topo Mudou para Projeto Prédio (Mês & Curso). Para inserirmos uma folga basta mudarmos para a aba Exceções.
Desde a versão 2007 o Ms Project nos possibilita também criarmos feriados ou folgas recorrentes. Por exemplo: Todo dia 7 de cada mês, não haverão expedientes nas obras que obedecerem este calendário. Vajamos abaixo a programação, pois a mesma pode seguir vários parâmetros conforme sua necessidade. Basta programar a primeira data conforme já realizado selecionar a mesma e irmos a detalhes:
Dica: A recorrência pode ser feita até o ano de 2049.
Para indicarmos uma data na qual não haverá expediente, feriados etc. basta irmos pra:
1. Aba exceções 2. Apontar a data
3. Na tabela escrever o nome do feriado e pressionar Enter.
Exercícios:
1) Insira 3 feriados que serão previstos nos próximos períodos. 2) Programe a recorrência dos feriados para os próximos 15 anos.
3) Crie o calendário chamado Canteiro de Obra utilizando um horário diferenciado e com trabalho nos finais de semana.
Podemos padronizar o nosso calendário para ser utilizados em todos os projetos da empresa. As padronizações podem ser feitas não somente para Calendários como também para qualquer estrutura criada no MS Project tais como Relatórios, Tabelas, Filtros, etc. Para isto existe um arquivo denominado GLOBAL.MPT que sempre é aberto quando entramos no MS Project. Ele possuiu toda a padronização do MS Project para a nossa empresa. Para padronizarmos os calendários criados e/ou alterados utilizamos a opção Arquivo/Informações/organizador:
O botão Definir como Padrão atualiza o arquivo Global.mpt deixando a opção válida para todos os novos projetos criados posteriormente.
4. Definir calendário semanal do projeto (definir dias da semana e horários) Seguiremos para: o Menu Projeto/Alterar Período Util/Semanas de Trabalho / Detalhes.
Nesta opção definiremos a carga horária de trabalho que o projeto irá cumprir durante a semana, com seus respectivos horários de início e término. Devemos configurá-lo de acordo com nosso projeto. O Project também permite criar padrões semanais com diferentes cargas horárias. Na figura abaixo estamos modificando o item 1 (Padrão).
Exercícios:
4) No calendário de Obra programe o padrão de horas diferente.
5) No calendário de Obra estipule uma semana com uma data de início e término um padrão de hora diferente do normal atribuído a este calendário.
Menu Projeto/Alterar Período útil/Semanas de Trabalho / Detalhes
Estudos de padrão semanal:
A) No primeiro pacote temos a seguinte configuração de calendário: Seg à sex 9h às 18 - Temos duas atividades cada uma com 5 dias Dando um período de duas semanas de trabalho e suas devidas datas de início e término.
B) No segundo pacote temos a seguinte configuração de calendário: Na Primeira semana e demais exceto a segunda temos Seg à sexta 9h às 18h. Na segunda semana (3/12 à 7/12) temos 09h às 12h. Por conta dessa diferença o Project programa o restante do período para a terceira semana e nesta terceira semana ele volta a obedecer o padrão 9h às 18h terminando a atividade no turno da manhã.
C) Analisando a duração de cada atividade na sequência (link término Início) temos então cada pacote com 10 dias uteis, trabalhados, porém se analisarmos de acordo com o intervalo de datas têm diferenças significativas em relação à quantidade de dias úteis no segundo pacote. Ou até mesmo se calcularmos em dias corridos ambos os pacotes tem diferenças em relação ao time, então ficamos atento: A COLUNA DURAÇÃO NOS INDICA DIAS TRABALHADOS NESTE EXEMPLO.
CRIAÇÃO DE UM PROJETO
5. Definir EAP do Projeto
Este é a EAP do projeto que será utilizado como exercício no curso:
Obs. Vale lembrar que neste exemplo estamos apenas estruturando um pequeno projeto Civil e ao mesmo não estamos apropriando metodologias construtivas.
Detalhe: EAP (Estrutura Analítica do Projeto) refere-se na figura abaixo apenas as que estão dentro de Retângulos, demais são as devidas atividades que estão compondo o pacote, deverão ser futuramente sequenciadas e suas devidas durações. Um segundo detalhe, no pacote de Construção Básica tem uma atividade “Escavar para Fundações” no processo de inserir as atividades de cada pacote não colocaremos esta atividade, a mesma é uma tarefa de outro projeto.
Neste caso abaixo a EAP está completa e já com suas devidas atividades.
Inserindo atividades na tabela de entrada.
Conforme informado anteriormente, a tabela de entrada é onde inserimos os pacotes conforme a EAP e sucessivamente as atividades de cada pacote da EAP.
Para inserirmos atividades basta escolhermos de acordo com a EAP a atividade Titulo do Pacote e digitar o nome do mesmo na coluna nome da tarefa, sucessivamente as atividades que pertencem a esta pacote e em terceiro lugar estabelecer o nível hierárquico.
Nível Hierárquico
Após termos relacionados as tarefas, selecionamos aquelas que serão sub-tarefas, ou seja, farão parte de uma fase ou resumo, e em seguida acionamos o ícone com uma seta verde para a direita (Recuo), como mostra a figura abaixo:
Definiremos agora os níveis da EAP conforme o quadro de EAP do projeto abaixo:
Para facilitar o entendimento desta etapa iremos inserir uma coluna chamada EDT (Estrutura de Tópicos) ao lado da coluna nome da Tarefa conforme abaixo:
6. Definir dicionário da EAP (Um descritivo de cada pacote do projeto).
Um breve descritivo de cada sumária. Para inserirmos o dicionário da EAP dê 2 cliks na atividade Fase 1 e vamos na guia anotações: Feito o descritivo cabe realizarmos o mesmo para as demais Sumárias.
A ficha Anotações pode colocar uma descrição de como realizar a tarefa, um check-list, dicas, etc. Além disso, também podemos colocar uma imagem como, por exemplo, uma planta do autocad, uma foto, etc. Este documento ou imagem pode ser adicionado com a opção de vínculo. Assim o projeto sempre ficará atualizado com a versão mais atual do documento.
Obs. Pra exibir a linha 0 do projeto seguir: Guia Formato e a direita superior marcar a caixa Mostrar tarefa resumo do Projeto
7. Listas as atividades de cada pacote
Os mesmo processos que utilizamos para inserir as atividades da EAP farão para inserir as tarefas dentro de cada pacote conforme abaixo. Ficamos atentos ao nível de cada atividade.
8. Apontar o Calendário das atividades
Dentro de um mesmo projeto podemos ter grupos de atividades com calendários diferentes, exemplo: Um determinado pacote do projeto com suas devidas atividades trabalham com calendário diferente dos demais.
Isso aplica-se até para grupos de atividades que possuem turnos de serviços diferentes, devemos apontar o calendário para a atividade conforme este critério.
Caso de não apontar o calendário para alguma atividade este seguirá automaticamente o calendário defaut do Project na qual pode não contemplar os feriados ou a carga horária semanal.
Existem duas formas de apontar calendário para as atividades:
a- Dando 2 click na atividade e irmos na guia avançado e lá escolhemos o calendário que a atividade irá obedecer.
b- Inserir a coluna Calendário na tabela de entrada, da mesma forma que inserimos antes a coluna EDT.
9. Estimar a duração de cada atividade
A duração pode ser informada em horas (h), dias (d), semanas (s) ou meses (mês). Importante ressaltar que a duração é liquida, ou seja, dias úteis respeitando o calendário do projeto.
Caso desejemos especificar uma duração cronológica, ou seja, que não respeite o calendário do projeto, podemos utilizar as seguintes opções:
dias decorridos (dd), horas decorridas (hd), semanas decorridas (sd).
Ao inserirmos no cronograma uma atividade como, por exemplo: 1 Mês, devemos ficar atendo que o project irá considerar 20 dias úteis de trabalho conforme configuração feita anteriormente na parametrização página 17, assim também ao lançar a duração de uma atividade no formato de Semana como exemplo 1 semana o project irá considerar um período de 40 horas, não quer dizer que serão então 7 dias, pois se lançarmos duração da atividade como exemplo 7 dias o project irá considerar 7 dias trabalhados (úteis).
Dica: Muito importante em Gerenciamento de contratos ficarmos atento à questão de duração dos serviços, devemos ter sempre a pergunta na ponta da língua quando se fala em duração: “Úteis ou corridos?”.
Esta simples questão dá um impacto imenso no cronograma. Vejamos e façamos uma análise na figura abaixo: Trata-se de uma mesma tarefa, porém com durações diferentes:
Etapas ou Eventos (Milestones)
São datas importantes no cronograma e são especificadas para o MS Project criando-se uma tarefa com duração igual a 0. A tarefa não terá horas de trabalho nem custo, apenas significa uma data importante como assinatura de um contrato, chegada de um material, data final do projeto, etc.
São utilizadas, por exemplo, para se indicar as principais datas de entrega (delivery), como fases terminadas, etc. bem como os principais eventos no projeto. Veja o exemplo abaixo:
As tarefas, Entrega do Material da Obra e Entrega da Obra estão como etapas (símbolo de um losango preto).
Exercício:
A- Qual a duração atual do projeto? (Caso esteja 0 pressione F9) B- Qual a tarefa de maior duração no projeto?
10. Realizar links entre as atividades (predecessoras e sucessoras) Predecessoras
É a informação mais importante para o MS Project! Significa o relacionamento entre as tarefas e o que vai possibilitar o cálculo do caminho crítico, e portanto o cálculo da duração do projeto. Para definirmos as precedências basta informarmos, na coluna Predecessora, o número da tarefa (id) que ela depende e qual o tipo de dependência. Existem os 4 tipos que são exemplificados abaixo:
TI (Término-Início)
TT (Término-Término)
II (Início-Início)
IT (Início-Término)
No exemplo a seguir exemplificamos um atraso, ou retardo, na ligação de precedência:
No exemplo acima a Tarefa C somente se iniciará 3 dias após ter encerrado a tarefa de número 2 (tarefa B), enquanto a Tarefa D iniciará quando faltar 50% para terminar a de número 2 (Tarefa B).
Id Nome da tarefa Duração Início Término Predecessoras
1 Tarefa A 5 dias 19/04/04 23/04/04
2 Tarefa B 5 dias 26/04/04 30/04/04 1
S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q 11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04
Id Nome da tarefa Duração Início Término Predecessoras
1
Tarefa A
5 dias
19/04/04 23/04/04
2Tarefa B
5 dias
19/04/04 23/04/04 1TT
S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q 11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04
Id Nome da tarefa Duração Início Término Predecessoras
1
Tarefa A
5 dias
19/04/04 23/04/04
2Tarefa B
5 dias
19/04/04 23/04/04 1II
S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q 11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04
Id Nome da tarefa Duração Início Término Predecessoras
1
Tarefa A
5 dias
19/04/04 23/04/04
2Tarefa B
5 dias
12/04/04 19/04/04 1IT
S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q 04/Abr/04 11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04
Id Nome da tarefa Duração Início Término Predecessoras 1 Tarefa A 5 dias 19/04/04 23/04/04
2 Tarefa B 5 dias 26/04/04 30/04/04 1
3 Tarefa C 3 dias 06/05/04 10/05/04 2TI+3 dias 4 Tarefa D 2 dias 28/04/04 30/04/04 2TI-50%
S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T 18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04 09/Maio/04
Exercício:
2) Neste exercício concluiremos a etapa de Gerenciamento de Tempo do nosso projeto, na qual faremos os seguintes Steps:
ID NOME DURAÇÃO PREDECESSORA
0 PROJETO PRÉDIO
1 Fase 1
2 Realizar Levantamento Topográfico 5 dias
3 Realizar Fundações 30 dias 2
4 Aprovar 2 dias 3
5 Comprar Material da Obra 1 sem 4
6 Data de Entrega do Material 0 dias 5TI+10 dias
7 Fase 2
8 Construcao Básica
9 Realizar Alvenaria 45 dias 4;6TI+1 dia 10 Realizar Telhado 25 dias 9TI-20%; 6TI+1 11 Realizar Inst. Hidráulicas 10 dias 9;10 12 Realizar Inst. Elétricas 12 dias 11II
13 Acabamentos
14 Colocar Pisos 2 sems 11;12
15 Realizar Pintura 1 dia 14
16 Realizar Decoração 5 dias 15
17 Fase 3
18 Fazer Acertos Finais 1 sem 14;15
19 Concluir Documentação 10 dias 11;12
20 Data de Entrega da Obra 0 dias 18TI+1 sem Duração do projeto: 147 dias
Exercícios:
a- Qual a data de início do Projeto? b- Qual a data de término?
11. Verificar se toda rede está fechada. Caso não esteja fechar a rede, por mais que
não saiba qual sucessora link com final do Projeto.
Analise ao final o Gráfico de Gantt e atente se há alguma atividade em aberto. Existem 4 formas de realizar o link entre as tarefas, dependendo da forma que optar pra fazer este link com certeza fará ganhar tempo na elaboração do Cronograma. Para fecharmos a rede, uma vez a rede aberta pode causar problemas no cronograma em relação as sumarias ou algum marco no projeto, podemos usar as seguintes formas:
a- Utilizando a coluna Predecessora (já fizemos).
b- Dar 2 click na atividade e ir na guia de predecessor , ali nesta apontar o ID da atividade, tipo de relacionamento e a latência.
c- Selecionar linhas do cronograma com o Ctrl apertado e pressionar em seguida Ctrl + F2, este processo fará o Link de Término início de acordo com a ordem de seleção. Ex:
Temos as seguintes atividades no cronograma: A,B,C,D . Faço a seleção na sequência A,C,D com o Ctrl apertado e pressionar em seguida Ctrl + F2, este processo fará o Link de Término início de acordo com a ordem de seleção
Neste momento conclui-se a etapa de gerenciamento e tempo no MS Project. Em muitos projetos tem-se por opção não gerenciar recursos com MS Project, se for para trabalhar neste nível de gerenciamento já pode salvar a linha de base e controlar o avanço das atividades.
Realizaremos nas páginas seguintes um estudo avançado sobre as informações das tarefas e
suas propriedades.
Informações Sobre a Tarefa
Ao efetuarmos um clique duplo sobre uma tarefa acionamos a tela Informações sobre a Tarefa, que exibe outros atributos (campos) da tarefa que não estão exibidos na tabela. Existem vários campos para configuração e ajustes nas tarefas, inclusive de datas, comentários, calendários diferenciados, etc: Neste caso estamos utilizando a tarefa Realizar Alvenaria.
Guia Geral:
% Cronológico da Atividade, ou seja, o quanto tempo da atividade já foi percorrido durante o projeto.
Utilizado para nivelamento dos recursos. Quando existem tarefas em paralelo podemos informar ao Project pra atrasar aquela que tiver menor prioridade. Esta prioridade pode vir da ponderação financeira da tarefa.
Ao marcarmos o Campo exibir na linha do tempo a mesma será
representado na linha do tempo acima do projeto.
O mesmo vale quando marcamos a Representação acumulada pois a mesma será representado no gráfico de gantt sob a tarefa Sumária.
Guia Predecessora:
Número da linha que identifica a atividade que
deve preceder a Alvenaria. Descritivo da Predecessora
Relacionamento de Precedência, neste caso TI e Latência , ou seja, a atividade Entrega do material quando terminar aguarda-se 1 dia e inicia a Alvenaria.
Guia Avançado:
É o deadline, ou seja, aquela data limite que se pretende encerrar a tarefa. Colocando uma data neste campo o MS Project põe uma seta verde no Gantt para alertar a data limite. Se o término da atividade exceder esta data ela torna-se crítica e é colocado um ícone de advertência na coluna Indicadores.
Tipo da tarefa: Duração Fixa, Trabalho Fixo ou Unidade Fixa. Ao lado informamos se a mesma é Controlada por Empenho.
Aqui informamos se a tarefa possui um calendário diferente daquele utilizado no projeto. Caso não possua nenhum horário ou data especial deixar assinalado a opção Nenhum, que utilizará o mesmo calendário do projeto
Aqui informamos as Restrições. Utilizamos esta opção quando a data de início ou término calculada pelo MS Project para aquela tarefa não nos satisfaz. Podemos então fazer ajustes do tipo Não Iniciar Antes de, Não Terminar Antes de, Deve Iniciar em, Deve Terminar em, etc.
Na mesma Guia Avançado temos a opção de marcar a atividade como Etapa, conforme imagem abaixo.
Analisando desenvolveremos o seguinte estudo:
a) Ambas as tarefas A e B tem as mesmas durações 5 dias.
b) Alocamos um recurso (Fabio) com valor de R$100 /h x 8h/d x 5 dias = R$4000. c) Demos um avanço de 50% automaticamente em cada uma delas Custo Real R$2000
d) A atividade B, marcamos como uma etapa, reparando a mesma atividade a sumária preenche o período de 5 dias porém só marca um marco de término.
e) A atividade quando marcada como etapa a mesma nos deixa colocar um prazo e alocar recurso, diferente do que marcar a atividade como um marco que geralmente tem duração de 0 dias consequentemente consegue-se alocar recurso mas não há como fazer o calculo dos valores devido a não ter unidades de tempo.
Exercício:
1) A tarefa Realizar Pintura vai ser do tipo Trabalho Fixo.
2) Para realizar a pintura do prédio deverão ser gastas 160 horas de pintores (Obs.: este valor não é
a duração da tarefa, mas o tempo de esforço necessário).
3) Critério para venda desta empreitada: Duração 5 dias, Trabalho 160horas, valor a ser pago R$560 4) Convém inserirmos a Coluna Chamada Trabalho na tabela de entrada. Ao Lado da Coluna duração
pressione o botão direito e siga para opção Inserir Coluna e inserir a coluna de custo e apontar os critérios do item 3.
Guia Anotações:
Já visto anteriormente, a mesma além de Servir para Colocarmos o descritivo de Dicionário da EAP, podemos também por informações sobre uma determinada tarefa, informações técnicas sobre a mesma, informações sobre recursos, checklist etc.
Tarefas Recorrentes – Tarefas Periódicas
São tarefas que se repetem em intervalos regulares em um projeto, como por exemplo reuniões quinzenais de avaliação do projeto. Na área soldas, uma tarefa recorrente é a inspeção de solda.
Dica: Atento que todas as tarefas recorrentes são tarefas com restrições, pois pode ocorrer de haver um replanejamento das atividades por sua vez antecipando o marco de fim do projeto e sua data final ficar presa devido a alguma atividade de tarefa recorrente ficar posterior à data de término exibida no marco de fim do projeto.
Seguiremos os passos: 1. Guia tarefa 2. Aba tarefa 3. Tarefa Periódica
4. Configure conforme sua necessidade
Agrupando Atividades
Quando estivermos acessando o Gráfico de Gantt, o Gantt de Controle ou qualquer outra visão que utilize uma tabela, podemos agrupar as atividades do projeto de acordo com um característica específica, á fim de proporcionar uma melhor visibilidade .
Dica: Para quem já tem um conhecimento de Excel, o processo de agrupamento é idêntico assim como os critérios para formar Mais Grupos caso o mesmo não esteja em vista. No decorrer de um projeto pode-se haver de ter que fazer muito uso deste recurso. Devemos ficar atento aos comandos de agrupar atividades que reorganizam todo o gráfico de Gantt, porém não há perda dos links entre as atividades.
Seguiremos os Passos: 1. Guia Exibição 2. Aba Grupo
FORMATAÇÃO DO GRÁFICO DE GANTT
É de suma importância que seja definido um formato padrão para o Gráfico de Gantt ou o Gantt de Controle, para ser utilizado em todos os projetos da empresa. Devemos configurar o gráfico para exibir as datas planejadas para cada tarefa, a linha base (assunto que será visto posteriormente), o executado, o caminho crítico, entre outras informações. Vale atentar que se trata de uma área gráfica onde devemos ter certa cautela em que informações deverão ser exibidas, devemos por informações indispensáveis para facilitar a interpretação do Gantt, pois pondo informações demais acabaremos por poluir e nos confundir em um emaranhado de linhas, letras e barras.
Para configurarmos o gráfico seguiremos conforme imagem abaixo:
Para esse projeto modelo faremos a seguinte formatação a nível de inserir texto nas atividades sumárias conforme abaixo:
Define o nome que será
impresso na legenda. Utilizado para se incluir qualquer informação junto a barra da tarefa (em cima, abaixo, á direita, á esquerda ou dentro).
Demais informações de textos dos nos outros modelos gráficos deixamos em branco.
Outras opções no menu para se configurar o Gantt são:
Formatar/Estilos de Texto : Permite que seja impresso na planilha cores e fonte diferentes para tarefas críticas, eventos, etc. Formatar/Linhas de Grade : Imprime linhas horizontais no Gantt, e também
inclui linhas verticais de início e término do projeto.
Arquivo/imprimir Página : Permite a configuração do cabeçalho a fim de incluir o logo da empresa. E na guia Modos de Exibição solicitar a impressão das anotações das tarefas.
Um processo simples mas de grande importância no MS Project a nível de controle do Projeto é visualizarmos no gráfico de Gantt a data de Status do Projeto, como defaut da ferramenta a exibição desta linha não vem habilitada, de fato faremos este processo conforme abaixo:
Nas etapas seguintes seguiremos os Steps que são referentes ao gerenciamento de recursos do Projeto, sejam eles recursos materiais, Pessoas e Máquinas.
12. Recursos - Listar todos os recursos a serem utilizados no projeto. 13. Estimar as unidades máximas dos recursos.
14. Verificar valores de hh de cada recurso.
O nosso próximo passo é cadastrar os recursos disponíveis para o projeto. Este cadastro é feito relacionando-se os recursos através da opção do menu Exibir/Planilha de Recursos.
Dica: Conforme falado no início de nossa apostila o Project tem algumas tabelas que são muito similares ao Excel, caso você já tenha alguma planilha com todos os recursos listados e seus devidos quantitativos e custos... Copie e cole direto!
Onde:
ID Número sequencial do recurso
Nome Nome do recurso
Tipo Pode ser Trabalho (quando se controla horas de trabalho) , Material (quando se trata de insumos) ou Custo (selecione esse tipo de recurso para controlar itens orçamentários, como custos de viagem, que não dependem da quantidade de trabalho ou da duração da tarefa)
Rótulo Utilizado quando tipo é Material. Deve-se informar a medida de consumo do material, por exemplo: m³, kg, saco, etc.
Grupo Utilizado para agruparmos nossos recursos. Unid. Máxima Quantidade máxima disponível do recurso. Taxa Padrão Custo de cada hora de trabalho do recurso. Taxa H. Extra Custo de cada hora extra de trabalho do recurso.
Custo/Uso É um custo fixo para utilização do recurso em cada tarefa, como por exemplo, uma taxa de alocação do recurso.
Acumular Como o recurso recebe se no fim de cada tarefa, se no início ou se será rateado.
Calendário Base Calendário utilizado pelo recurso.
Código Pode ser utilizado, por exemplo, para a matrícula do funcionário ou código do produto ou material.
Exercício:
Crie cadastro de recursos abaixo :
Nome do recurso Tipo Unidade do Material Grupo Unid. máximas Taxa padrão Taxa h.
extra Custo/usoAcumular
Calendário base
Brita
Material m3
Insumos
R$ 7,00
R$ 0,00 Rateado
Caminhão
Trabalho
Máquinas
3
R$
5,00/hr
R$
0,00/hr
R$ 0,00 Rateado
Projeto
Prédio
Cassio
Trabalho
Planejamentos
1
R$
40,00/hr
R$
0,00/hr
R$ 0,00 Rateado
Projeto
Prédio
Cedae
Trabalho
Empresa
1
R$
0,00/hr
R$
0,00/hr
R$ 0,00 Rateado
Projeto
Prédio
Cimento
Material Saco
Insumos
R$ 18,00
R$ 0,00 Rateado
Despesas
Extras
Custo
Rateado
Empresa A
Trabalho
Empresa
10
R$
3,00/hr
R$
0,00/hr
R$ 0,00 Rateado
Projeto
Prédio
Empresa B
Trabalho
Empresa
15
R$
2,50/hr
R$
0,00/hr
R$ 0,00 Rateado
Projeto
Prédio
Engenheiros Trabalho
Engenharia
2
R$
38,00/hr
R$
0,00/hr
R$ 0,00 Rateado
Projeto
Prédio
Geólogos
Trabalho
Engenharia
1
R$
35,00/hr
R$
0,00/hr
R$
300,00
Fim
Projeto
Prédio
Lucia
Trabalho
Planejamentos
1
R$
40,00/hr
R$
0,00/hr
R$ 0,00 Rateado
Projeto
Prédio
Luiz
Trabalho
Planejamentos
1
R$
40,00/hr
R$
0,00/hr
R$ 0,00 Rateado
Projeto
Prédio
Pintores
Trabalho
Serv. Gerais
3
R$
0,00/hr
R$
0,00/hr
R$ 0,00 Rateado
Projeto
Prédio
Ricardo
Trabalho
Compras
1
R$
18,00/hr
R$
0,00/hr
R$ 0,00 Rateado
Projeto
Prédio
Silvio
Trabalho
Planejamentos
1
R$
35,00/hr
R$
0,00/hr
R$ 0,00 Rateado
Projeto
Prédio
Telha
Material Milheiro Insumos
R$
380,00
R$ 0,00 Rateado
Trator
Trabalho
Insumos
2
R$
6,00/hr
R$
0,00/hr
R$ 0,00 Rateado
Projeto
Prédio
Informações Sobre o Recurso
Ao efetuarmos um clique duplo sobre um recurso acionamos a tela Informações sobre o Recurso, que exibe outros atributos (campos) do recurso que não estão exibidos na tabela. Existem vários campos para configurações adicionais como férias, valor hora diferenciado, anotações, etc.
Planejando os Custos do Recurso
Ao efetuarmos um clique duplo sobre um recurso acionamos a tela Informações sobre o Recurso, que exibe outros atributos (campos) do recurso que não estão exibidos na tabela. Existem vários campos para configurações adicionais como férias, valor hora diferenciado, anotações, etc.
Na guia Custos podemos definir valores diferenciados de custo como por exemplo insalubridade, serviços em viagem, etc. Além disso também podemos planejar reajustes no valor á partir de períodos pré-definidos.
Define a data à partir do qual será reajustado o valor hora.
Colocar o % de reajuste que será aplicado. O MS Project calcula o novo valor.
Programar novas tabelas de custos para ser utilizadas em
determinadas atividades especiais.
Para informarmos que tabela de custo será utilizada para determinado recurso em uma tarefa específica, devemos acessar a visão Uso da Tarefa, ir na tarefa desejada e executar um clique duplo no recurso desejado. Surgirá a tela abaixo e então basta definirmos a tabela que será utilizada para pagar este recurso.
15. Alocar os recursos às atividades
Existem algumas formas de se realizar a alocação de recursos, a forma que sugerimos é conforme explicação abaixo:
Desta forma temos em uma única tela todas as informações da tarefa, o recurso a ser alocado na mesma (neste caso... tem que ser um a um, pois muita coisa no Project pode ser feito via Copy/Paste, no caso alocar recursos não) e sua respectiva predecessora.
Seguiremos:
1. Vamos na guia exibição
2. Confira se estamos em Gantt de Controle
3. Marque a opção detalhes 4. Na tela de baixo botão direito e
selecione recurso e Predecessora 5. Selecione a Tarefa
6. Aponte qual ou quais recursos dela e suas unidades sejam horas ou unidades
Exercício:
Faça a alocação de recursos nas tarefas conforme a tabela abaixo:
TAREFA RECURSOS
Fazer Levantamento Topográfico
Geólogo: 1 , Luiz : 1 , Engenheiros : 1, Lúcia : 5h
Realizar Fundações Engenheiros: 1 , Caminhão : 4 , Trator : 1 , Cimento: 200 sacos, Empresa A: 10 , Brita : 100m
Aprovar Cassio : 1 , Lucia : 1 , Engenheiros : 1
Comprar Material da Obra Ricardo : 1
FASE 2 Despesas Extras [R$ 20.000,00]
Realizar Alvenaria Engenheiros : 1 , Empresa A : 10 , Empresa B : 2 , Cimento : 4/d , Trator : 1 , Caminhão : 1 ,
Cassio : 1
Realizar Telhado Trator : 1 , Engenheiros : 1 , Cassio : 1 ,
Empresa A : 6 , Empresa B : 4 , Telha : 5 Milheiro
Realizar Inst. Hidráulicas Cedae : 0 (apenas para indicar que será uma empreitada realizada pela CEDAE, mas não vai gerar horas de trabalho (h/h) para a mesma.
Lucia : 0,5 (indica que a Lúcia ficrá alocada ½ período por dia para acompanhar o trabalho da CEDAE)
Realizar Inst. Elétricas Engenheiros : 0,25 , Empresa B : 5 , Lucia : 0,5
Colocar Piso Empresa B : 8 , Luiz : 0,25
Realizar Pintura Pintores : 4
Realizar Decoração Cassio : 1 , Silvio : 1
Fazer Acertos Finais Empresa B : 5
Concluir Documentação Luiz : 1
Dica: Para visualizarmos um resumo geral do Projeto seguimos conforme figura abaixo:
Agrupando Recursos
Uma vez que na criação de nosso cadastro de recursos definimos a coluna Grupo e agrupamos nossos recursos por depto, tipo, etc. (Máquinas, Insumos, Fornecedores, Funcionários, etc.) podemos visualizar a nossa planilha fazendo no menu Projeto/Agrupar por: Grupo de Recursos:
O mesmo caminho utilizado para agrupar tarefas conforme visto anteriormente é o mesmo para recurso.
Seguimos: 1. Arquivo 2. Informações
3. Estatísticas e conferimos os números conforme exercício anterior.
Planejador de Equipe
Com o modo de exibição do Planejador de Equipe, você pode ver rapidamente o trabalho dos membros da sua equipe e passar tarefas de uma pessoa para outra. É possível também exibir e atribuir um trabalho não atribuído, visualizar superalocações e ver nomes de tarefas e recursos: tudo em um modo de exibição eficiente. Por exemplo, se um recurso está superalocado, basta você arrastar uma tarefa de um recurso para outro, e a superalocação desaparece.
Conflito de Recursos
Esta situação acontece quando em algum ponto do meu projeto utilizo mais recursos do que tenho disponível (campo Unid. Máxima), por exemplo, duas tarefas ocorrem em paralelo com o mesmo recurso, ou então aloquei duas máquinas perfuradoras em uma tarefa quando na verdade somente tenho uma na empresa!
Quando existe conflito de recursos, os recursos superalocados aparecem em vermelho na Planilha de Recursos:
16.Verificar o gráfico de recursos para análise de recursos Superalocados
Um dos pontos críticos da operação do MS Project é realizarmos uma análise em relação a Superalocação que ocorre com determinados recursos. Cabe nós analisarmos os gráficos dos recursos para sabermos:
Para verificarmos onde ocorrem os conflitos utilizamos os passos descritos abaixo:
1) Acione a opção do menu: Recurso/ Planejador de equipe/ Gráfico de Recursos em seguida menu Exibir e marque a opção Detalhes e selecione ao lado Gantt de controle.
