SISTEMA ADM ERP - MANUAL DO USUÁRIO
Nota Fiscal Eletrônica
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Sumário
1. Introdução às Notas Fiscais eletrônicas ... 3
1.1 Conceito ... 3
1.2 Funcionamento ... 3
1.3 Conhecimentos básicos para emissão de NF-e ... 4
1.4 Como acessar a tela de notas fiscais eletrônicas do sistema ADM ERP ... 4
2. Conhecendo a tela de Notas Fiscais ... 5
2.1 Emitindo uma Nota Fiscal Eletrônica ... 6
2.2.1 Removendo um item de uma lista de produtos ... 11
2.3 Cancelando uma NF-e ... 12
2.3.1 Cancelamento dentro do prazo de 24 horas ... 12
2.3.2 Cancelamento após o prazo de 24 horas ... 14
2.4 Utilizando documentos auxiliares ... 15
2.4.1 Fazendo uma Nota Fiscal (carregando Pedidos de um cliente específico) ... 17
2.5 Emitindo uma Carta de Correção Eletrônica ... 18
2.6 Enviando arquivos XML para a contabilidade ... 19
2.7 Consultando notas fiscais eletrônicas emitidas no site da Secretaria da Fazenda ... 21
Data da última atualização deste manual: quinta-feira, 4 de julho de 2013
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1. Introdução às Notas Fiscais eletrônicas
1.1 Conceito
De acordo com o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica:
“Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.”
1.2 Funcionamento
1. O sistema ADM ERP instalado no contribuinte gera um arquivo XML e faz o envio para um servidor da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
2. Se o arquivo XML gerado não possuir inconsistências ele é autenticado e enviado de volta ao computador do contribuinte;
3. Com o XML autenticado o sistema é capaz de gerar o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e o contribuinte pode imprimi-lo.
Contribuinte Servidor SEFAZ XML não autenticado XML autenticado DANFE
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1.3 Conhecimentos básicos para emissão de NF-e
Além das configurações realizadas pelos técnicos da ADM Informática Ltda no momento da instalação do sistema, referentes à utilização do certificado digital para emissão das NF-e existem algumas definições importantes que devem ser conhecidas pelos usuários que utilizarão o módulo de emissão de documentos fiscais eletrônicos, pois impactam diretamente no procedimento de emissão das NF-e. São as seguintes:
1. Certificado Digital: converse com seu contador a respeito do certificado digital. Ele é necessário para o procedimento de autenticação da NF-e.
2. CRT – Código do Regime Tributário: Existem 03 (três) situações possíveis de enquadramento do contribuinte: Simples Nacional (CRT 0), Simples Nacional com Excesso de Receita Bruta (CRT 1) e Regime Normal (CRT 2);
3. CST ou CSOSN (conforme regime tributário da empresa): Caso o contribuinte estiver enquadrado no simples nacional deverá utilizar os códigos de CSOSN. Em caso de regime normal, utilizar os códigos CRT.
4. Cadastro do cliente completo: Para que não haja inconsistências no processo de emissão da NF o cadastro do cliente deve estar preenchido corretamente, com nenhum campo obrigatório em branco. Os campos obrigatórios estão destacados em negrito na tela de cadastro de clientes.
5. Cadastro da transportadora completo: No caso de informar transportadora da nota seu cadastro deve estar preenchido por completo.
1.4 Como acessar a tela de notas fiscais eletrônicas do sistema ADM ERP
A emissão de notas fiscais eletrônicas nunca foi tão fácil. O ADM ERP permite integrar a ela o processo de controle de estoque e títulos a receber. Para emitir uma nota fiscal, acesse o menu Vendas, opção Nota Fiscal, ou utilize o botão Nota Fiscal da barra de atalhos.
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2. Conhecendo a tela de Notas Fiscais
A tela de notas fiscais pode ser acessada através do menu Vendas opção Nota Fiscal. Abaixo, uma visão geral da tela de Notas Fiscais:
A janela Nota Fiscal possui duas abas:
Cadastro: Possui os campos a serem preenchidas acerca das informações sobre a venda, tais como: cliente, local de cobrança, itens, etc.
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2.1 Emitindo uma Nota Fiscal Eletrônica
1. Preencha as informações do cabeçalho (Natureza de Operação, Cliente, Vendedor...).
Natureza de Operação: são códigos numéricos que identificam as respectivas naturezas das operações de circulação de mercadorias. Elas representam os motivos reais pelos quais as saídas ou entradas de mercadorias ou produtos estão sendo realizadas. Se você não souber quais naturezas utilizar solicite orientação de seu contador. A ADM Informática não se responsabiliza por erros de lançamento.
ISS: apenas para empresas prestadoras de serviço. No caso da nota fiscal eletrônica esse valor deve permanecer zero, pois a emissão de notas eletrônicas de serviço está sendo realizada através de sistema da prefeitura do seu município.
Cliente: caso o cadastro do cliente esteja incompleto o sistema exibirá um alerta, indicando a necessidade de preenchimento dos campos obrigatórios;
Observações: utilize para qualquer informação complementar necessária à nota.
2. Adicione os produtos/serviços à nota. Use o botão de busca ( ) para localizá-los caso não saiba o seu código. Indique seu preço e quantidade e clique em Adicionar item ( );
3. Após terminar de adicionar os itens, clique no botão Seguinte (F8) , para passar para a próxima parte da nota fiscal;
4. Nos campos de Tributação, verifique se as informações geradas pelo sistema estão corretas. Caso negativo possivelmente o cadastro do produto possui algum valor de tributação (alíquota, CST ou CSOSN, ICM) incorreto;
7 6. Nos campos Financeiro, preencha as informações relevantes para o sistema gerar a movimentação (no caso
de venda à vista) ou os títulos a receber (no caso de venda à prazo);
7. Na escolha da Condição de Pagamento é possível gerar os desdobramentos em caso de vendas à prazo. Para isso, clique em “Parcelas”. Uma tela com campos para desdobramento das datas será aberto;
8. Clique em Finalizar Nota ( ). Será exibida uma mensagem de confirmação para salvar o registro, selecione Sim;
9. Em seguida, uma mensagem para confirmação de envio para títulos a receber. Selecione Sim ou Não; 10. Será exibida uma mensagem de confirmação de que a nota foi salva com sucesso. Clique OK;
8 12. Será aberta a tela de envio de notas fiscais eletrônicas, conforme a imagem abaixo:
13. O primeiro passo é clicar em Carregar. Nesse momento o sistema realizará uma verificação interna de consistência de dados;
14. Caso não hajam falhas no processo de carregamento uma mensagem Consistência realizada com sucesso. Será exibida;
15. Clicando em Pré-Visualizar é possível pré-visualizar a nota antes de enviá-la para o servidor da Secretaria da Fazenda;
16. Clique em Enviar para realizar o envio do arquivo XML para o servidor da SEFAZ;
17. O primeiro passo que o sistema realizará será enviar o arquivo XML para a secretaria da fazenda. Caso esse procedimento ocorra com sucesso uma mensagem de confirmação de chegada do arquivo XML ao servidor da SEFAZ será exibida. No campo Status Descrição deve aparecer a mensagem Lote recebido com sucesso;
9 18. A segunda e última mensagem é a de confirmação de retorno do XML. No campo Status Descrição deve
aparecer a mensagem Lote processado;
19. Clicando Ok para a última mensagem será exibida a opção de visualização do DANFE. Certifique-se de que a opção Preview está selecionada. Clique Ok para visualizar;
10 21. Após imprimir feche a janela no botão Exit Viewer. Uma mensagem de envio realizado com sucesso será
exibida;
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2.2.1 Removendo um item de uma lista de produtos
Caso um item seja incluído por engano na lista de produtos, este pode ser removido.
1. Selecione o produto que deseja remover;
2. Clique em Remover. O produto não constará mais na lista, e os valores (total de nota, total de produtos) serão corrigidos automaticamente.
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2.3 Cancelando uma NF-e
Existem algumas limitações em relação ao procedimento de cancelamento de NF-e. De acordo com o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica:
“Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 24 horas (1 dia), contado a partir da autorização de uso.”
2.3.1 Cancelamento dentro do prazo de 24 horas
Para realizar o cancelamento dentro do prazo de 24 horas siga os seguintes passos: 1. Acesse a tela de Notas Fiscais (Vendas > Notas Fiscais);
2. Vá para a aba Consulta e dê duplo clique sobre a nota que deseja cancelar. Seus dados serão mostrados; 3. Clique no botão Opções da NF e selecione a opção Cancelar esta nota (conforme imagem a seguir);
4. O sistema questionará “Deseja realmente cancelar esta nota?”. Selecione “Sim”;
5. Uma nova tela solicitando a justificativa do cancelamento será exibida. Informe o motivo do cancelamento, que deve possuir mais de 15 caracteres e clique “Ok”;
13 7. Uma nota tela com o status descrição “Cancelamento de NF-e homologado” deve ser exibida. Caso a
descrição seja diferente um erro no processo de cancelamento pode ter ocorrido;
8. Uma pergunta “Deseja excluir os títulos?” será exibida. Caso você selecione “Sim” os títulos a receber gerados pela nota serão eliminados do sistema;
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2.3.2 Cancelamento após o prazo de 24 horas
Após o prazo de 24 horas a correção deve ser realizada através da emissão de NF-e de ajuste (estorno e/ou entrada), com as seguintes características:
a) finalidade de emissão da NF-e = “3 - NF-e de ajuste”;
b) descrição da Natureza da Operação = "999 - Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal"; c) referenciar a chave de acesso da NF-e que está sendo estornada;
d) dados de produtos/serviços e valores equivalentes aos da NF-e estornada;
e) códigos de CFOP inversos aos constantes na NF-e originária (que está sendo estornada);
f) informar a justificativa do estorno nas Informações Adicionais de Interesse do Fisco (campo infAdFisco).
Para realizar o cancelamento após o prazo de 24 horas siga os passos: 1. Acesse a tela de Notas Fiscais (Vendas > Notas Fiscais);
2. Informe a natureza de operação (deve ser inversa à utilizada na nota a ser corrigida. Ex.: 5102 1102); 3. Informe o cliente (deve ser o mesmo da nota a ser corrigida);
4. Clique em Opções da NF e selecione “3 – NF-e Ajuste”. Uma tela para selecionar o XML da nota a ser ajustada será exibida. Selecione o XML;
5. No campo de Observações descreva o motivo do ajuste;
6. Informe todos os produtos constantes na nota a ser ajustada, mas com CFOP inversa (essencialmente a nota de ajuste é a emissão de uma nota de entrada de mercadorias, na qual as mercadorias retornam para o estoque da empresa);
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2.4 Utilizando documentos auxiliares
Visando eliminar o retrabalho o sistema ADM ERP permite o aproveitamento das informações de documentos auxiliares de venda, de forma a carregar dados como lista de produtos e dados do cliente para a Nota Fiscal. Os documentos auxiliares que possuem integração (até o momento) são:
Pedidos de Venda;
Ordens de Serviço;
Ordem de carregamento;
Orçamentos;
Notas Fiscais de entrada;
Notas Fiscais emitidas;
Cupons fiscais importados (com utilização do módulo ADM ECF);
Solicitações de Compra (com utilização do módulo externo ADM Associados);
1. Na tela de Notas Fiscais clique em Adicionar Documento. Um menu suspenso será exibido, carregando todas as opções disponíveis;
2. Uma janela de seleção de documento será aberta. Selecione o documento e clique OK ( );
3. Será exibida uma coluna no lado esquerdo da janela de Nota Fiscal, na qual são listados os produtos do pedido chamado;
16 4. Para incluir um produto do pedido na nota, clique sobre ele e em Adicionar Item ( ). Se desejar
incluir todos os produtos do pedido, clique em Adicionar tudo ( ); 5. Novos produtos podem ser adicionados à nota, além dos chamados pelo pedido;
6. Após terminar de adicionar os itens, clique no botão Seguinte (F8) para passar para a próxima parte da nota fiscal;
7. Dentro da própria aba Cadastro novos campos serão exibidos, possibilitando informar datas e valores de parcelas, cálculo de imposto e transportador/volumes transportados. Comece informando a condição de pagamento. O programa calculará as datas e valores das parcelas, que podem ser alteradas manualmente; 8. Nos campos de Cálculo do Imposto, informe os valores;
9. Nos campos Transportador/Volumes transportados, informe os valores;
10. Clique em Finalizar Nota (F8). Será exibida uma mensagem de confirmação para salvar o registro, selecione “Sim”;
11. Em seguida, uma mensagem para confirmação de envio para títulos a receber. Selecione “Sim” ou “Não”; 12. Será exibida uma mensagem de confirmação de que a nota foi salva com sucesso. Clique OK;
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2.4.1 Fazendo uma Nota Fiscal (carregando Pedidos de um cliente específico)
Na tela da Notas Fiscais, ao clicar no botão Adicionar Documento há duas opções de carregamento de pedidos de venda de clientes em específico:
Para utilizar essas opções é necessário primeiro informar um cliente na nota e funcionam da seguinte forma:
Buscar pedidos deste cliente: abre uma janela de busca na qual é possível buscar um pedido vinculado ao cliente selecionado. Após selecionar o pedido desejado, basta clicar OK. Será aberto um painel do lado esquerdo da tela, contendo os produtos do pedido selecionado;
Adicionar todos os pedidos abertos deste cliente: adiciona à nota todos os produtos de todos os pedidos vinculados ao cliente selecionado.
O procedimento de emissão de nota após adicionar essas informações é igual ao procedimento realizado na geração de notas com documento auxiliar.
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2.5 Emitindo uma Carta de Correção Eletrônica
A emissão de uma carta de correção eletrônica está sujeita a condições de uso de acordo com a Nota Técnica 2011/003 do Projeto Nota Fiscal Eletrônica:
“A Carta de Correção é disciplinada pelo § 1º-A do art. 7º do Convênio S/N, de 15 de dezembro de 1970 e pode ser utilizada para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com: I - as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação; II – a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário; III - a data de emissão ou de saída”.
Para emitir uma carta de correção siga as seguintes instruções:
1. Acesse o menu Vendas > Exportações > Nota Fiscal Eletrônica;
2. Na tela Nota Fiscal Eletrônica clique em Avançado e selecione a opção Carta de Correção;
3. Na tela Visualizar escolha a nota fiscal cuja qual deseja vincular a carta de correção;
4. Na tela Carta de Correção Eletrônica descreva os dados que deseja corrigir, sempre obedecendo as condições de uso;
19 5. Clique no botão Enviar Carta de Correção.
2.6 Enviando arquivos XML para a contabilidade
1. Acesse o menu Vendas > Exportações > Nota Fiscal Eletrônica; 2. Clique no botão Avançado;
20 4. Informe o mês (exemplo: 10) e clique Ok;
5. Informe o ano (exemplo: 2011) e clique Ok;
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2.7 Consultando notas fiscais eletrônicas emitidas no site da Secretaria da Fazenda
As notas fiscais eletrônicas emitidas em Santa Catarina, atualmente, ficam armazenadas nos servidores da SEFAZ do Rio Grande do Sul. Para consultar essas informações siga os passos:
1. No navegador de sua preferência acesse o endereço:
www.sefaz.rs.gov.br
2. No lado direito da tela clique em “Docs Fiscais Eletrônicos”. Uma nova tela será exibida; 3. Clique em “Nota Fiscal Eletrônica – NF-e”. Uma nova tela será exibida;
4. Clique em “Consultas”. Uma nova lista de opções será aberta; 5. Clique em “Nota Fiscal Completa”. Uma nova página será carregada;
