Tópico14-ProcessodeOrganização

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Tópico 14

Processo de

Organização

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1 - Processo de Organização

O processo de organizar ( ou processo de organização) consiste em dividir o trabalho e atribuir responsabilidades a pessoas. As principais etapas (ou decisões no processo de organizar são:

I- Analisar os objetivos e o trabalho a serem realizados.

II – Dividir o trabalho, de acordo com os critérios mais apropriados para a realização dos objetivos.

III – Definir as responsabilidades pela realização do trabalho IV – Definir os níveis de autoridade

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Análise dos Análise dos Objetivos Objetivos Análise dos Análise dos Objetivos Objetivos Divisão do Divisão do Trabalho Trabalho Divisão do Divisão do Trabalho Trabalho Definição de Definição de Responsabilidade Responsabilidade Definição de Definição de Responsabilidade Responsabilidade Definição da Definição da Autoridade Autoridade Definição da Definição da Autoridade Autoridade Desenho da Desenho da Estrutura Estrutura Organizacional Organizacional Desenho da Desenho da Estrutura Estrutura Organizacional Organizacional Principais etapas ou decisões do processo de organização

Principais etapas ou decisões do processo de organização

A estrutura organizacional é a síntese do processo de organizar. No estudo da estrutura organizacional.

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2- Divisão do Trabalho

Divisão do trabalho é o processo por meio do qual uma tarefa é dividida em pares, cada uma das quais é atribuída a uma pessoa ou grupo de pessoas. A A divisão do trabalho permite às organizações realizar objetivos complexos,

divisão do trabalho permite às organizações realizar objetivos complexos,

como montar equipamentos de grande porte, fabricar produtos em grande

quantidade e atender a diferentes tipos de clientes, em diferentes

localidades.

Em todas as organizações existe divisão do trabalho. Em uma pequena empresa, como um restaurante, os funcionários se especializam em tarefas distintas. Um prepara os alimentos, enquanto outro atende os clientes nas mesas. Outro cuida das mercadorias e do caixa. Nas grandes organizações, como cadeias de restaurantes, bancos ou companhias aéreas, há grande quantidade de pessoas especializadas em realizar essas e muitas outras tarefas.

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2.1-

Identificação das unidades de trabalho

Definidos os objetivos, o trabalho a ser realizado é dividido em unidades ou

blocos. Cada unidade ou bloco engloba as tarefas necessárias para realizar

um ou mais objetivos. um ou mais objetivos. Objetivo: Objetivo: Pesquisar modelos de Pesquisar modelos de

Administração em cinco empresas Administração em cinco empresas

Objetivo: Objetivo:

Pesquisar modelos de Pesquisar modelos de

Administração em cinco empresas Administração em cinco empresas

Bloco de trabalho: Pesquisa de campo Bloco de trabalho: Pesquisa de campo Bloco de trabalho: Pesquisa bibliográfica Bloco de trabalho: Pesquisa bibliográfica Bloco de trabalho: Redação do relatório Bloco de trabalho: Redação do relatório

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2.2-

Denominação das unidades de trabalho

Os blocos de trabalho podem ser chamados de departamentos. Cada

departamento realiza uma parte do trabalho total, que é necessária para

realização dos objetivos.

Departamento é uma designação genérica. Os departamentos podem ser

chamados de unidades, setores, divisões, gerências, diretorias, seções ou

áreas. Esses nomes são arbitrários e cada organização pode usar os nomes

que quiser.

Em certos casos, o departamento tem uma única função da organização (por

exemplo, departamento de administração de recursos humanos). Em outros,

um departamento concentra diversas funções (departamento de

administração de recursos humanos e de serviços gerais, por exemplo).

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3- Definição de Responsabilidade

Responsabilidades são obrigações ou deveres das pessoas pela realização de

tarefas ou atividades.

tarefas ou atividades. O conjunto das tarefas pelas quais uma pessoa é O conjunto das tarefas pelas quais uma pessoa é

responsável chama-se

responsável chama-se cargo.cargo. Normalmente, um departamento é um Normalmente, um departamento é um agregado de cargos. No entanto, como acontece em organizações de

agregado de cargos. No entanto, como acontece em organizações de

pequeno porte, um departamento pode corresponder a um único cargo.

Um cargo é a menor unidade de trabalho de uma organização.

Um cargo é a menor unidade de trabalho de uma organização. Um cargo Um cargo consiste em um conjunto de tarefas ou atividades que uma pessoa (ocupante

consiste em um conjunto de tarefas ou atividades que uma pessoa (ocupante

do cargo) deve desempenhar.

Um cargo é a menor unidade de trabalho de uma organização.

Um cargo é a menor unidade de trabalho de uma organização. Um cargo Um cargo

consiste em um conjunto de tarefas ou atividades que uma pessoa (ocupante

do cargo) deve desempenhar.

Os cargos têm títulos que identificam a tarefa principal (ou profissão) do

ocupante.

ocupante. O conteúdo do cargo especifica as tarefas ou responsabilidades, O conteúdo do cargo especifica as tarefas ou responsabilidades, também chamadas de funções do cargo, que o ocupante deve desempenhar.

também chamadas de funções do cargo, que o ocupante deve desempenhar.

Os cargos têm títulos que identificam a tarefa principal (ou profissão) do

ocupante.

ocupante. O conteúdo do cargo especifica as tarefas ou responsabilidades, O conteúdo do cargo especifica as tarefas ou responsabilidades, também chamadas de funções do cargo, que o ocupante deve desempenhar.

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PROJETO DE PESQUISA

PROJETO DE PESQUISAPROJETO DE PESQUISA

PROJETO DE PESQUISA Pesquisadores de campo Pesquisadores de campo Pesquisadores de bibliografia Pesquisadores de bibliografia Redatora Redatora

Definição de responsabilidades no grupo de estudantes

A relação das responsabilidades de um cargo chama-se descrição de A relação das responsabilidades de um cargo chama-se descrição de cargo.

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4- Autoridade

Além de dividir o trabalho, o processo de organizar envolve

atribuir autoridade a pessoa ou a unidade de trabalho.

atribuir autoridade a pessoa ou a unidade de trabalho. Autoridade Autoridade (a rigor, autoridade formal)

(a rigor, autoridade formal) é o direito legal que os chefes ou é o direito legal que os chefes ou gerentes têm de dirigir ou comandar os integrantes de sua equipe.

gerentes têm de dirigir ou comandar os integrantes de sua equipe.

A autoridade envolve também o poder de utilizar ou comprometer

os recursos organizacionais.

os recursos organizacionais. A autoridade pode ser atribuída a A autoridade pode ser atribuída a pessoas, unidades e trabalho de uma organização ou a

pessoas, unidades e trabalho de uma organização ou a

organizações, como departamentos de auditoria das empresas,

uma comissão de sindicância, a polícia ou poder judiciário.

A autoridade é a contrapartida da responsabilidade.

A autoridade é a contrapartida da responsabilidade.A autoridade é a contrapartida da responsabilidade.

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Coordenador de projeto de Coordenador de projeto de pesquisa pesquisa Coordenador de projeto de Coordenador de projeto de pesquisa pesquisa Pesquisadores de campo Pesquisadores de campo Pesquisadores de bibliografia Pesquisadores de bibliografia Analista e redatores Analista e redatores

Hierarquia

Amplitude de controle

Hierarquia e amplitude de controle, dois conceitos fundamentais do processo de atribuição de autoridade

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4.1-

Hierarquia

A autoridade divide-se verticalmente, em níveis. As pessoas que

estão em determinado nível têm autoridade sobre as que estão no

nível inferior. Inversamente, em qualquer nível, as pessoas têm

responsabilidades e prestam contas para as que estão acima.

Essa disposição da autoridade em níveis chama-se

Essa disposição da autoridade em níveis chama-se hierarquiahierarquia ou ou cadeia de comando.

cadeia de comando. A quantidade de níveis chama-se número de A quantidade de níveis chama-se número de escalões hierárquicos.

escalões hierárquicos.

Na maioria das organizações, os gerentes agrupam-se em três

níveis hierárquicos principais:

níveis hierárquicos principais: executivos, gerentes intermediários executivos, gerentes intermediários e supervisores ou equipes autogeridas.

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Executivos Executivos Supervisores de primeira linha Supervisores de primeira linha PRESIDENTE PRESIDENTE DIRETORES DIRETORES GERENTES GERENTES Equipes autogeridas Equipes autogeridas

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• Alta administração: _{Alta administração:} No alto da hierarquia, no primeiro escalão, No alto da hierarquia, no primeiro escalão, encontra-se os executivos, que ocupam cargos como diretor, encontra-se os executivos, que ocupam cargos como diretor, superintendente e presidente. Acima dos executivos encontram-se em superintendente e presidente. Acima dos executivos encontram-se em algumas organizações órgãos colegiados ou conselhos , que algumas organizações órgãos colegiados ou conselhos , que

representam acionistas ou membros de uma sociedade.

representam acionistas ou membros de uma sociedade. As tarefas As tarefas mais importantes da alta administração são a coordenação de mais importantes da alta administração são a coordenação de todos os departamentos, o planejamento estratégico, a avaliação todos os departamentos, o planejamento estratégico, a avaliação do desempenho global da organização, a indicação de gerentes do desempenho global da organização, a indicação de gerentes para os demais níveis e as decisões sobre investimentos, entre para os demais níveis e as decisões sobre investimentos, entre

outras. outras.

A hierarquia dos gerentes de muitas organizações divide-se em

três níveis principais.

• Gerentes intermediários: _{Gerentes intermediários:}Eles são responsáveis pela coordenação Eles são responsáveis pela coordenação das unidades de trabalho chamada departamentos, divisões ou das unidades de trabalho chamada departamentos, divisões ou gerências. São eles que transformam os grandes objetivos da alta gerências. São eles que transformam os grandes objetivos da alta administração em objetivos específicos, definem e mobilizam recursos administração em objetivos específicos, definem e mobilizam recursos

e controlam a realização das atividades.

e controlam a realização das atividades. Os gerentes intermediários Os gerentes intermediários cuidam de partes especializadas ou funções da organização: cuidam de partes especializadas ou funções da organização:

produção, finanças, marketing, recursos humanos. produção, finanças, marketing, recursos humanos.

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• Supervisores e equipes autogeridas: _{Supervisores e equipes autogeridas:}Líderes e supervisores são Líderes e supervisores são designações normalmente utilizadas para os que chefiam grupos designações normalmente utilizadas para os que chefiam grupos formados por funcionários operacionais, responsáveis pela realização formados por funcionários operacionais, responsáveis pela realização

de tarefas que fornecem produtos e serviços aos clientes.

de tarefas que fornecem produtos e serviços aos clientes. As equipes As equipes autogeridas têm responsabilidade e autoridade para tomar e autogeridas têm responsabilidade e autoridade para tomar e

implementar a maioria das decisões que cabiam aos supervisores. implementar a maioria das decisões que cabiam aos supervisores. A A

liderança dos grupos autogeridos podem desempenhar em regime de liderança dos grupos autogeridos podem desempenhar em regime de

revezamento. revezamento.

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4.2-

Amplitude de Controle

A amplitude de controle é o número de pessoas que integram a

equipe de um gerente, sobre os quais ele tem autoridade, ou que

ele supervisiona. A amplitude de controle varia de uma situação

para outra.

Há duas situações principais:

1ª. Estrutura achatada, com grande número de subordinados por

chefe, e um pequeno número de chefes.

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2ª. Estrutura aguda, muitos chefes e poucos subordinados por

chefe

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Para definir a amplitude ideal, é necessário usar critérios.

Para definir a amplitude ideal, é necessário usar critérios. CRITÉRIOS AMPLITUDE MENOR

(4 a 5 pessoas supervisionadas) (8 a 11 pessoas supervisionadas)AMPLITUDE MAIOR

Similaridade das tarefas

Similaridade das tarefas Os membros da equipe têm _{tarefas distintas uns dos outros}Os membros da equipe têm _{tarefas distintas uns dos outros} As tarefas dos membros da _{equipe são idênticas}As tarefas dos membros da _{equipe são idênticas}

Proximidade geográfica

Proximidade geográfica Equipe dispersaEquipe dispersa Todos juntosTodos juntos

Complexidade das tarefas

supervisionadas

supervisionadas Tarefas complexas e variadasTarefas complexas e variadas Tarefas simples e repetitivasTarefas simples e repetitivas

Necessidade de controle a equipe

Necessidade de controle a equipe Equipe precisa de controle e _direçãoEquipe precisa de controle e _direção Equipe é capaz de trabalhar _sozinhaEquipe é capaz de trabalhar _sozinha

Relações com outras equipes

Relações com outras equipes Muitas relações, exigindo esforço _{de coordenação}Muitas relações, exigindo esforço _{de coordenação} Relações mínimas com outras _equipesRelações mínimas com outras _equipes

Necessidade de planejamento

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5- Centralização e Descentralização de Autoridade

Uma organização em que a autoridade está concentrada em uma

pessoa, ou em poucas pessoas, é uma organização centralizada.

pessoa, ou em poucas pessoas, é uma organização centralizada. Uma organização na situação oposta, em que o poder de decisão

Uma organização na situação oposta, em que o poder de decisão

está distribuído, é descentralizada.

A autoridade é descentralizada quando os ocupantes de

determinados cargos transferem ou delegam parte de suas

atribuições e sua autoridade para os ocupantes de outros cargos.

Delegar é transferir problemas para outras pessoas, para que ela

os resolva. A delegação pode alcançar apenas tarefas específicas

ou um conjunto de tarefas.

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DELEGAÇÃO ENTRE PESSOAS

A delegação pode ser feita de uma pessoa para outra, com a

transferência de poder de decisão para a execução de tarefas

específicas.

específicas. Quanto mais tarefas e poder de decisão forem Quanto mais tarefas e poder de decisão forem

transferidos para uma pessoa, mais

transferidos para uma pessoa, mais autonomia ela tem. autonomia ela tem. A A delegação permite que um administrador supervisione mais delegação permite que um administrador supervisione mais pessoas.

pessoas.

DESCENTRALIZAÇÃO

A descentralização entre departamentos altera a divisão do

trabalho entre os cargos e os departamentos. Por causa disso, é

mais duradoura e tem mais alcance que a delegação entre

pessoas.

A descentralização da autoridade não deve ser confundida com a

descentralização de atividades, ou dispersão geográfica das operações.

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6- Estrutura Organizacional e Organograma

A estrutura organizacional é o resultado das decisões sobre a

divisão do trabalho e sobre a atribuição de autoridade e de

responsabilidades a pessoas e unidades de trabalho.

responsabilidades a pessoas e unidades de trabalho. É também o É também o

mecanismo de coordenação das pessoas e unidades de trabalho.

mecanismo de coordenação das pessoas e unidades de trabalho. A A estrutura organizacional é representada pelo gráfico chamado estrutura organizacional é representada pelo gráfico chamado

organograma. organograma.

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Divisão do trabalho e definição de responsabilidades.

Divisão do trabalho e definição de responsabilidades. Os retângulos Os retângulos

indicam como foi feita a divisão do trabalho. Cada retângulo

representa um bloco (ou unidade) de trabalho e, ao mesmo tempo,

as responsabilidades de cada pessoa ou grupo de pessoas pela

execução de atividades.

Autoridade e hierarquia.

Autoridade e hierarquia. No organograma, o número de níveis em No organograma, o número de níveis em

que os retângulos estão distribuídos mostra como a autoridade está

graduada, do gerente que tem mais autoridade, na base da estrutura.

Hierarquia é sinônimo de

Hierarquia é sinônimo de cadeia de comandocadeia de comando – o poder de dirigir – o poder de dirigir desce de cada nível para o imediatamente inferior, que tem por

desce de cada nível para o imediatamente inferior, que tem por

obrigação de obedecer.

Comunicação e coordenação.

Comunicação e coordenação. As linhas que ligam os retângulos As linhas que ligam os retângulos

mostram sua interdependência. O sistema de comunicação de uma

estrutura organizacional permite a ação coordenada dos blocos de

trabalho.

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