Manual Protocolo Virtual Versão 1.3. Sumário

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Manual Protocolo Virtual Versão 1.3

Sumário

1. Informações Iniciais

1.1. Sobre o sistema Protocolo Virtual - Segunda chamada 1.2 Sobre o sistema Protocolo Virtual - Trancamento

1.3 Sobre o sistema Protocolo Virtual - Ajuste Matrícula pelo Coordenador 2. Procedimento do pedido de segunda chamada de Avaliação

3. Aluno - Procedimentos do Pedido de Segunda Chamada no SIGA 3.1. Aluno acessar o sistema SIGA

3.2. Aluno acessar o Protocolo Virtual 3.2.1. Área 1 - Cadastro do processo 3.2.2. Área 2 - Consulta dos processos 4. Coordenador de Curso - Segunda chamada

4.1. Coordenador acessa o sistema SIGA 4.2. Coordenador acessa o Protocolo Virtual 4.3. Coordenador consulta os processos 4.4. Coordenador analisa os processos

5. Professor - Procedimento para analise da solicitação da Segunda Chamada 5.1. Professor acessar o sistema SIGA

5.2. Professor acessa o Protocolo Virtual 5.3. Professor consulta os processos 5.4. Professor analisa o processo 6. Procedimento do pedido de trancamento

6.1. Solicitação do Trancamento no SIGA

7. Procedimento para o Ajuste de Matrícula pelo Coordenador 7.1. Aluno - Cadastrar Solicitação

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1. Informações Iniciais

Para cadastrar o processo no Protocolo Virtual é necessário que o aluno, o professor e o coordenador sejam cadastrados no Sistema de Informações e Gestão Acadêmica (SIGA) da UFMT.

Para ter acesso ao SIGA, basta acessar o site da UFMT <www.ufmt.br>, clicar em “Sistemas” e escolher SIGA - AVANÇADO.

Caso o usuário e senha do aluno não estejam corretos, é necessário entrar em contato com o coordenador de curso para ter acesso a essas informações. Caso o coordenador de curso ou o professor precise de ajuda, sugerimos entrar em contato com o setor SPMA-STI.

Caso haja algum problema ou dúvida sobre o sistema, o aluno, o professor e o coordenador poderá entrar em contato pelo telefone (65) 3615-6278 ou (65) 3615-6214.

1.1. Sobre o sistema Protocolo Virtual - Segunda chamada

O sistema visa diminuir a grande quantidade de processos em papel, reduzindo custos, agilizando as solicitações e fornecer uma maior comodidade para alunos, professores e coordenadores de curso.

O fluxo do processo virtual é similar ao processo em papel:

1. O aluno fará a solicitação, que será encaminhada automaticamente ao coordenador de curso para apreciação;

2. O coordenador irá analisar a situação, consultando ou não colegiado de curso dependendo do motivo, e procederá o “Deferimento” ou “Indeferimento” da solicitação. Caso seja “Deferido”, o sistema encaminhará a demanda ao professor da disciplina;

3. O professor deverá acessar o SIGA para agendar a data e horário de realização da prova com tempo mínimo necessário para o aluno se preparar para a prova. Após a aplicação da avaliação, o professor deverá concluir o procedimento no SIGA, finalizando assim a solicitação.

1.2 Sobre o sistema Protocolo Virtual - Trancamento

A solicitação de trancamento virtual vai diminuir significativamente a quantidade de processos físicos encaminhado às coordenações de cursos. Os alunos que desejam solicitar trancamento e a sua situação se enquadra dentro das regras estipulada pelas resoluções/ofício, o aluno poderá trancar automaticamente sem a necessidade de avaliação do coordenador. Se o aluno não estiver dentro de alguma dessas normas, ele poderá fazer o processo fisicamente no Protocolo Central e encaminhar para a coordenação de curso

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1.3 Sobre o sistema Protocolo Virtual - Ajuste Matrícula pelo Coordenador

São os casos em que o aluno deseja realizar o cancelamento ou a matrícula em disciplina(s) após o período de rematrícula e ajuste de matrícula disponibilizado pelo SIGA, de acordo com o Calendário Acadêmico.

O Ajuste de Matrícula pelo Coordenador no Protocolo Virtual, visa a dinamicidade do aluno em montar seu processo, em que o discente poderá realizar o solicitação em qualquer horário e em qualquer lugar, respeitando o prazo estipulado no calendário do seu campus.

O aluno poderá cancelar alguma disciplina que esteja matriculado ou realizar pré-matrícula de alguma disciplina que foi disponibilizada a ele no sistema de Ajuste.

Essa solicitação só atende as disciplinas em que o aluno cumpra os pré-requisitos, os tipos de processo de Disciplinas Complementar, Optativa Livre e Quebra de pré-requisitos ainda continuarão a serem feitas via processo físico no Protocolo Central.

A classificação dos alunos para a(s) vaga(s) das disciplinas em oferta será feita pelo maior coeficiente e independente do curso do aluno. De acordo com as resoluções 14 e 52 do CONSEPE.

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2. Procedimento do pedido de segunda chamada de Avaliação

Ao aluno que não comparecer na data designada para verificação da

aprendizagem deverá ser concedida a segunda chamada, desde que comprovado

um dos seguintes motivos, conforme o disposto no art. 80 da Res. Consepe nº

14/1999 e art. 8º da Res. Consepe nº 27/1999::

1. Convocação pela Justiça Comum, Justiça Trabalhista ou Justiça Eleitoral;

2. Luto por parte de cônjuge ou parente de primeiro grau; 3. Impedimento atestado por médico ou dentista;

4. Serviço Militar;

5. Comparecimento a tribunais; 6. Religião;

7. Gala;

8. Participação em reunião como membro de Órgão Colegiado;

9. Demais casos previstos em Lei e outras situações à critério do

Colegiado de Curso.

A solicitação de segunda chamada deverá ser realizada virtualmente no

prazo máximo de dois dias úteis da data de realização da avaliação. O aluno deve

formalizar o pedido de segunda chamada no protocolo virtual disponível no sistema

SIGA da UFMT. O pedido será, automaticamente, encaminhado à Coordenação de

Ensino de Graduação do Curso que oferta a disciplina.

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3. Aluno - Procedimentos do Pedido de Segunda Chamada no

SIGA

3.1. Aluno acessar o sistema SIGA

O aluno para ter acesso ao sistema de protocolo virtual, deve acessar o sistema SIGA da UFMT, informando seu RGA e senha, demonstrado na Figura 1.

Figura 1 - Aluno acesso ao SIGA

3.2. Aluno acessar o Protocolo Virtual

Para acessar o Protocolo Virtual, basta clicar em “Protocolo” no menu “Alunos”. O botão está exemplificado na caixa vermelha da Figura 2.

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Após o aluno acessar o SIGA e clicar na opção “Protocolo”,a interface do sistema é exibida conforme mostra a Figura 3, dividida em duas áreas.

Figura 3 - Perfil do aluno

1. Na área 1 o aluno deve escolher o tipo de solicitação, neste caso _segunda chamada de prova_{e clicar no botão “Realizar” para prosseguir à próxima etapa.} 2. Na área 2 o aluno terá acesso aos seus processos e acompanhar a situação atual.

Para ter mais detalhes, basta clicar no botão “Visualizar”.

3.2.1. Área 1 - Cadastro do processo

Após o aluno clicar no botão “Realizar”, será apresentado o formulário de cadastro do processo, apresentado em duas áreas - A e B, conforme ilustra a Figura 4.

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Figura 4 - Cadastro do processo

A. Na área A são apresentadas as informações do solicitante, no caso o aluno (RGA, Curso, Data de solicitação e o Assunto). É importante que o aluno valide os dados informados, principalmente o Assunto do processo (Neste caso Segunda Chamada de Prova).

B. Na área B o solicitante deve fornecer as informações necessárias para efetivar o protocolo do pedido, declarando:

1. Motivo da falta, que se compreende entre:

a. convocação pela Justiça Comum, Justiça Trabalhista ou Justiça

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b. luto por parte de cônjuge ou parente de primeiro grau;

c. impedimento atestado por médico ou dentista;

d. serviço militar.

2. A disciplina que deseja realizar a avaliação. Salienta-se que a

solicitação será apreciada pela coordenação do curso ao qual a

disciplina está vinculada.

3. O professor da disciplina. Há casos em que uma disciplina pode ter mais de um professor.

4. A data exata da prova não realizada.

5. As observações necessárias como, por exemplo, os motivos e

esclarecimentos adicionais.

6. Anexar o comprovante oficial de justificativa da falta. O documento deve ser digitalizado no formato PDF.

Por fim, clicar no botão “Cadastrar” para submeter o pedido. Após esta etapa, o

comprovante do aluno será apresentado disponibilizado para download e se desejar

pode ser impresso (Figura 5). Será enviando um e-mail ao coordenador de curso avisando sobre a nova solicitação.

3.2.2. Área 2 - Consulta dos processos

Clicando no botão “Visualizar” (apresentado na Figura 3) as informações do processo serão exibidas ao aluno. A interface é dividida em três áreas, como ilustra a Figura 5.

A - Esta área apresenta os_{dados do aluno.}

B - Na área B temos a _{descrição da solicitação - data em que foi solicitado, curso,} disciplina, o professor responsável, motivo, o comprovante de justificativa do processo (para visualizar basta clicar em “Download”) e a data da prova.

C - Na área C encontra-se a _{avaliação do coordenador, que se refere ao resultado} do processo, exibindo as seguintes informações - a data em que se realizou a análise do processo, o resultado da avaliação (Deferido ou Indeferido) e as observações inseridas pela coordenação de curso.

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Figura 5 - Detalhes do processo

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4. Coordenador de Curso - Segunda chamada

4.1. Coordenador acessa o sistema SIGA

O coordenador para ter acesso ao sistema de protocolo virtual deve acessar o sistema SIGA da UFMT, informando seu login da coordenação de curso e sua senha, como ilustra a Figura 6.

Figura 6 - Coordenador acesso ao SIGA

4.2. Coordenador acessa o Protocolo Virtual

Para o coordenador acessar o Protocolo Virtual no SIGA, basta clicar em “Protocolo” no menu “Cadastros”. Este botão é exemplificado na caixa vermelha da Figura 7.

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4.3. Coordenador consulta os processos

Após o coordenador acessar o SIGA e clicar na opção “Protocolo”, as demandas para o coordenador serão apresentadas, conforme mostra a Figura 8.

Figura 8 - Perfil coordenador

Serão listados todos os processos solicitados, acompanhados das informações básicas de cada processo, como: Data de solicitação, Situação, Solicitante e Tipo de Solicitação.

Quando o status da solicitação (Situação) constar “Em análise”, estará habilitado o botão “Analisar” (em destaque na Figura 8) para o coordenador selecionar e visualizar o processo.

4.4. Coordenador analisa os processos

Após selecionar o botão “Analisar” no processo desejado, as informações do processo serão exibidas ao coordenador do curso. A interface é dividida em três áreas, como ilustra a Figura 9.

B - Na área B temos a _{descrição da solicitação - data em que foi realizada a} solicitação, curso, disciplina, o professor responsável, motivo, o comprovante de justificativa do processo (para visualizar basta clicar em “Download”) e a data da prova.

C - Na área C deve ser realizada a avaliação do processo pelo coordenador, informando o resultado do pedido (Deferir ou Indeferir) e incluir o parecer no campo Observação.

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Caso o coordenador de curso deferia o processo, será enviando um e-mail ao professor avisando que o mesmo acesse o SIGA e marque o dia e hora da nova prova.

Figura 9 - Analisar processo

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5. Professor - Procedimento para analise da solicitação da

Segunda Chamada

5.1. Professor acessar o sistema SIGA

O professor para ter acesso ao sistema de protocolo virtual deve acessar o sistema SIGA da UFMT, informando seu login e sua senha, como ilustra a Figura 10

Figura 10 - Professor acesso ao SIGA

5.2. Professor acessa o Protocolo Virtual

Para o professor acessar o Protocolo Virtual no SIGA, basta clicar em “Protocolo”. Este botão é exemplificado na caixa vermelha da Figura 11.

Figura 11 - Acesso ao Protocolo Virtual - Professor

5.3. Professor consulta os processos

Após o professor acessar o SIGA e clicar na opção “Protocolo”, as demandas para o professor serão apresentadas, conforme mostra a Figura 12.

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Figura 12 - Perfil professor

Serão listados todos os processos solicitados, acompanhados das informações básicas de cada processo, como: Data de solicitação, Situação, Solicitante e Tipo de Solicitação.

Quando o status da solicitação (Situação) constar “Deferido”, estará habilitado o botão “Analisar” (em destaque na Figura 12) para o professor visualizar o processo.

5.4. Professor analisa o processo

Após selecionar o botão “Analisar” no processo desejado, as informações do processo serão exibidas ao professor. A interface é dividida em três áreas, como ilustra a Figura 13.

B - Na área B temos a _{descrição da solicitação - data em que foi realizada a} solicitação, curso, disciplina, o professor responsável, motivo, o comprovante de justificativa do processo (para visualizar basta clicar em “Download”), a data da prova perdida e o parecer do coordenador deferindo a solicitação.

C - Na área C deve ser marcado a data e hora da realização da segunda chamada, o professor deve clicar em “Salvar a data da prova”. Em qualquer momento o professor pode abrir novamente a solicitação e remarcar a data ou a hora. Quando o professor salvar ou alterar a data e a hora da prova, será enviado e-mail ao aluno avisando sobre a nova prova.

D - Na área D depois que professor aplicar a prova, deve-se clicar em “Prova aplicada” para finalizar a solicitação, em que sua situação mudará para “Solicitação concluída”, encerrando o processo. Encerrando, será enviado um e-mail ao coordenador de curso, avisando sobre o encerramento do processo.

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6. Procedimento do pedido de trancamento

1. O aluno regularmente matriculado no período letivo corrente poderá requerer o trancamento de matrícula automático, por meio do Protocolo Virtual disponível no sistema SIGA (Sistema de Informações de Gestão Acadêmica da UFMT), nas seguintes situações:

1. Durante os trinta primeiros dias contados do início do período letivo, de acordo com o Calendário Escolar vigente, para os alunos no sistema de créditos;

2. Durante os sessenta primeiros dias contados do início do período letivo, de acordo com o Calendário Escolar vigente, para os alunos no sistema seriado. O aluno no sistema de créditos e seriado semestral poderá trancar a matrícula, no máximo quatro períodos letivos (4 semestres), intercalados ou não, não sendo estes períodos computados no prazo de integralização do curso.

O aluno no sistema seriado anual poderá trancar a matrícula, no máximo dois períodos letivos (2 anos), intercalados ou não, não sendo estes períodos computados no prazo de integralização do curso.

Ao confirmar o trancamento de matrícula automático no SIGA, o sistema registrará o evento no histórico escolar do aluno, automaticamente.

2. O trancamento de matrícula automático, não será permitido no período em que o aluno efetuou a sua primeira matrícula no curso, exceto para os casos previstos no item. 4º.

3. O trancamento de matrícula automático, não será permitido ao aluno que excedeu o prazo de integralização do curso.

4. O trancamento de matrícula poderá ser requerido em qualquer fase do curso, ou qualquer época do período letivo, mediante análise e decisão do Colegiado do Curso, nos seguintes casos:

1. Afastamento por motivo de doença mediante atestado por médico ou dentista;

2. Afastamento por licença de gestação, mediante Atestado Médico; 3. Afastamento para prestação do serviço militar;

4. Afastamento, comprovadamente, a serviço;

O pedido de trancamento de matrícula que demanda análise e decisão do Colegiado do Curso deve ser formalizado, fisicamente, no Protocolo Central da UFMT, desde que atenda os casos previstos no item. 4º.

5. O aluno deverá se matricular em disciplinas ou nas séries, no período subsequente ao trancamento de matrícula, e a sua não efetivação, caracterizará em

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6.1. Solicitação do Trancamento no SIGA

A solicitação de trancamento de matrícula no sistema será realizado na seguinte forma:

1. O aluno entrará no SIGA, no menu Alunos clicará na opção Protocolo Virtual, demonstrado na Figura 1 e na Figura 2 deste manual;

2. O sistema fará as validações automaticamente do aluno conforme explicado no capitulo 6 deste manual;

3. Caso não favorável, vai ser exibido ao aluno uma mensagem explicando o porque que sua solicitação não será feita automaticamente e solicitando que o aluno encaminhe seu pedido ao Protocolo Central;

4. Caso favorável, o aluno irá para tela que dará continuação ao procedimento,

conforme exemplificado na Figura 15. O sistema vai registrar no histórico do aluno o seu trancamento.

5. O coordenador poderá visualizar as solicitações dos alunos que trancaram sua matricula, mas não terá necessidade de avaliar, é somente um informativo. Para o aluno iniciar, deve selecionar a opção “Trancamento” e clicar no botão “Realizar”, conforme demonstrado na Figura 14.

Figura 14 - Opção Trancamento.

Por fim, caso o aluno esteja dentro das condições necessárias para realizar o pedido, conforme explicado no capitulo 6 desse manual, o aluno deverá descreve o motivo do seu trancamento e clicar no botão “Cadastrar”, conforme ilustrado na Figura 15. Sendo assim, o trancamento será cadastrado automaticamente no historio do aluno.

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Figura 15 - Cadastrando o trancamento.

Caso o aluno não esteja dentro das condições para realizar o trancamento automático, será exibido uma mensagem como o motivo da não aceitação e qual procedimento o aluno deverá tomar, conforme exibido na Figura 16.

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Figura 16 - Aluno não atende as condições

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7. Procedimento para o Ajuste de Matrícula pelo Coordenador

O aluno poderá solicitar Ajuste de Matrícula pelo Coordenador dentro do período determinado pelo Calendário Acadêmico do respectivo Campus do seu curso.

Nesta solicitação o aluno poderá cancelar uma das suas disciplinas e também realizar pré-matrícula de alguma disciplina que foi disponibilizada a ele. Vai ser

disponibilizado somente as disciplinas em que o aluno tenha cumprido o(s) pré-requisito(s) e que tenha vaga disponível no período vigente.

A classificação dos alunos para a(s) vaga(s) das disciplinas em oferta será feita pelo maior coeficiente e independente do curso do aluno. De acordo com a resoluções 14 e 52 do CONSEPE.

O discente após ter feito a solicitação não poderá editá-la. Para realizar outra solicitação de ajuste no período vigente, terá que esperar o coordenador analisar a solicitação anterior e só depois do coordenador concluir-la o aluno poderá solicitar novamente outro Ajuste de Matrícula.

7.1. Aluno - Cadastrar Solicitação

O aluno deverá acessar o SIGA e clicar no modulo do Protocolo Virtual, etapa que foi descrita nesse manual no item 3.1 e no item 3.2.

Selecione a opção Ajuste de Matrícula pelo Coordenador e clique no botão “Realizar”, conforme demonstrado na Figura 17.

Figura 17 - Inicia solicitação de Ajuste

Vai ser listado as disciplinas matriculada do aluno, podendo selecionar as disciplinas que deseja cancelar, conforme ilustrado na figura 18.

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Figura 18 - Cancelamento de disciplina

Os links no nome da disciplina, é para o aluno poder acessar o planos de ensino cadastrado no periodo anterior, para que o aluno possa ter informações mais detalhadas a respeito da disciplina. A baixo do nome da disciplina é exibido os dias e horários de aula.

Na mesma tela, depois das da tabela de Disciplinas Matriculadas, vai ser exibido as “Disciplinas Disponíveis”, são todas as disciplinas e suas coequivalencias em que possuem vagas no periodo vigente e que o aluno tenha atendido os pré-requisitos, nota-se na Figura 19 que o aluno poderá solicitar disciplinas em seu curso e também em outros cursos,

respeitando os critérios descritos anteriormente. As disciplinas que não possui vaga, o aluno não poderá incluir em sua solicitação.

Figura 19 - Disciplinas disponíveis

Na próxima tabela dessa tela, vai exibir as disciplinas que estão bloqueadas para a pré-matricula e o seu respectivo motivo, conforme demosntrado na figura 20.

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Figura 20 - Disciplinas bloqueadas

Caso haja alguma disciplina que esteja bloqueada por problemas de lançamento de notas, o aluno poderá entrar em contato com sua coordenação de curso e pedir que

regularise sua situação. Posteriormente, acessando novamente esse sistema, a disciplina já vai estar liberada para pré-matrícula, se também houver vaga(s). Lembrando que o aluno poderá entrar em contato com a coordenação do seu curso dentro do periodo vigente de ajuste para tirar dúvidas sobre vagas, turmas e disciplinas coequivalentes.

Depois que o aluno clicar no botão “Avançar”, o sistema vai verificar se há choque de horários e se há também alguma solicitação de ajuste em aberto. Caso haja choque de horário, vai ser marcado as disciplinas em choque, como demonstrado na Figura 21. Se houver solicitação em aberto, o aluno deverá entrar em contato com a coordenação do seu curso para que analise e assim o aluno poderá encaminhar uma nova solicitação.

Figura 21 - Choque de horário

Depois que o aluno clicar em Avançar e passar pelas validações já mencionadas, o aluno irá ver as disciplinas que pediu para cancelar, as que deseja fazer a pré-matricula e a prévia da sua possivel grade, há também um campo de observação em que o aluno poderá informar algo. O aluno estando de acordo, poderá finalizar a solicitação ou voltar para refazer a seleção. Finalizando, será enviado um email ao coordenador, avisando sobre essa

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Figura 22 - Finalizar solicitação

O fluxograma da forma que é analisado e processado a solicitação do aluno é descrito na Figura 23.

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Os alunos vão solicitar suas requisições individualmente, mas o coordenador vai analisar essas solicitações de Ajuste de Matrícula pelo Coordenador por disciplina. Para o coordenador acessar as disciplinas com demanda, ele tera duas formas, uma pela a solicitação do aluno que pode o encaminhar para a disciplina que o aluno deseja ou pelo botão “Ajuste Coordenador”, conforme descrito na Figura 24.

Figura 24 - Solicitações

O coordenador ao clicar na opção 1 da Figura 24, vai ser redirecionado para solicitação do aluno, conforme a Figura 25.

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Figura 25 - Solicitação

O coordenador poderá ver as disciplinas que o aluno deseja modificar e sua

observação, para acessar a disciplina o coordenador precisar clicar no link que é o nome da disciplina. Somente as disciplinas do curso do coordenador estarão habilitado, se houver disciplina de outro curso, o link no nome ficará desabilitado.

A opção 2 da Figura 24, vai abrir a tela descrita na Figura 26.

Figura 26 - Disciplinas

Nessa tela o coordenador irá visualizar quais disciplinas que há solicitações de Ajuste em aberto, juntamente com seu quantitativo e a situação das vagas. Para o

coordenador analisar as solicitações, é só clicar no nome da disciplina. Vai ser exibido de acordo com a Figura 27.

Figura 27 - Disciplina com cancelamento e sem matricula Vai ser listado todos os alunos que tenha algum tipo de solicitação para essa

disciplina, podendo ser de cancelamento ou de matrícula. Os pedidos de cancelamento será exibido primeiramente e as de matrícula posteriormente. O de cancelamento, o coordenador só precisa clicar em Deferir ou Indeferir. Deferindo a disciplina, instantaneamente vai ser

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solicitação do aluno, só precisa clicar no icone de papel marcado na Figura 27 e vai ser aberto em outra aba do navegador a solicitação do aluno, o coordenador tem total liberdade de deferir ou indeferir os pedidos.

Os pedidos de matricula vai ser exibido por ordem de coeficente independete do curso do aluno, o botão Deferir só vai ser exibido para os alunos que estão na classificação por coeficente e que estejam dentro do limite de vagas disponíveis. O coordenador poderá indeferir qualquer aluno listado, mesmo o aluno que esteja dentro do limite.

O deferimento da matricula, vai ser processado novamente a checagem de choque de horário, pois pode ocorrer a mudança de horário de alguma disciplina depois que o aluno tenha encaminhado a solicitação. Se houver choque, o sistema vai verificar se há um

pedido de cancelamento para essa disciplina conflitante na solicitação do aluno, se houver vai ser cancelado essa disciplina e fazer a matricula na solicitada. Caso não tenha uma solicitação de cancelamento para essa disciplina conflitante, vai ser exibido uma mensagem ao coordenador sobre esse conflito, nesse caso o coordenador pode indefeir o pedido de matricula, para que o aluno encaminhe uma nova solicitação.

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Figura 28 - Disciplina com matricula e sem cancelamento

Depois que o(s) coordenador(es) envolivdo(s) na solicitação analisarem todas as disciplinas envolvidas, o status da solicitação do aluno será alterada automaticamente para “Solicitação concluída” e vai ser enviado um email ao aluno para visualizar sua solicitação.

O fluxograma da forma que é analisado e processado a analise do coordenador é descrito na Figura 29.

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