Estratégia. A8: Documentação

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A8: Documentação

Membros do time:

Lider do time

• Tom Verhaeghe Janssen R&D EU

Outros membros

• Eric Woolf Merck NA • Hollie Barton PPD NA

• Marian Kelley Mkelley Consulting NA • Myriam Salvadori ChromAnalysis LA • Richard Hucker Pfizer EU • Srinivasa Reddy Piramal APAC • Hisanori Hara Novartis APAC/EU • Franck Picard Novartis EU

No escopo

–Definições de diferentes tipos de relatório

–Relatório de validação do método

–Protocolo do estudo/plano

–Relatório do estudo

–Investigação de falhas e documentação

–Documentação no laboratório analítico (incluindo geração de dados, manuseio e geração de relatório)

–Definições de dados brutos (eletrônico e papel) incluindo cadeia de custódia para amostras e padrões de referência, registros no computador, uso de instrumentos, manutenção, validação de sistemas, registros dos freezers, etc..

–Arquivamento e recuperação de dados, período de armazenamento dos dados

–Documentos dos resumos bioanalíticos, p.ex. CTD seções 2.7.1. e 2.6.5.

–Plataformas tecnológicas para os relatórios

For a do escopo

- Relatórios de estudos clínicos

- Documentação de desenvolvimento de métodos - Modelo harmonizado para relatórios de validação e

de estudo

Interdependências com outros times – se houver

–Fator de diluição/ULOQ: S1

–Avaliação do padrão interno: S1/S2/S3

–Carry-over: S1/S2

–Validação sob GLP?: A1 1

• Verificar os requisitos atuais de diferentes guias: FDA, EMEA, ANVISA, Health Canada, SFDA (China), PMDA (Japão), TGA (Austrália), nenhuma orientação específica para a Índia (baseia-se principalmente na guia do FDA) • Destacar as diferenças significativas entre as guias

• Atenção às normas da ANVISA, que são muito detalhadas e por vezes confusas

• Destacar sobreposições com outros times • Destacar áreas de não-consenso dentro do time

• A filosofia não é impor um formato restrito, mas sim discutir o conteúdo dos relatórios. O time sente que isso poderia evitar a necessidade de

documentos especializados, como CSBE para o Canadá ou os requisitos detalhados da Anvisa.

• Os seguintes itens foram discutidos: relatório analítico, relatório de validação, investigações de falhas, plano de estudo e dados brutos

Estrat

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• COA do padrão: incluir como apêndice do relatório

• Cadeia de custódia das amostras: datas de envio; condições de recebimento; armazenamento das amostras, Cs e QCs (freezer /ultrafreezer com

temperatura definida); incluir declaração de que a amostra de estabilidade de longa duração cobre todo o período de armazenamento das amostras • Tabela das corridas analíticas: normalmente disponiveis no sistema LIMS;

incluir todas as corridas, inclusive as reprovadas

• Datas das análises das amostras dos voluntários; Anvisa pede horário da primeira e última injeção para cada corrida analítica – o time não considera necessário; recomendação: listar corridas em que as análises foram interrompidas por problemas técnicos

• Data de preparo dos QCs: inserir declaração de que os QCs foram utilizados dentro do período de estabilidade de longa duração

• Tabela de resultados de calibradores e dados das curvas; modelo de regressão

Relat

Relató

ó

rio analí

rio anal

ítico

tico

• Tabela de resultados dos QCs com cálculos de precisão (intra e inter) e exatidão (só das listas aprovadas)

• Limites de quantificação: LIQ e LSQ. Discussão: deveria ser mencionado o fator de diluição ou a concentração do QC de diluição? Verificar com outro time

• Reanálises: listar apenas amostras repetidas que fazem parte de uma corrida analítica aceita. Canadá, Brasil e agora também EMA solicitam o número de repetições como % do número total de amostras. Não houve consenso sobre o que deveria ser incluído: apenas amostras repetidas por PK ou também repetições por razões analíticas, ou de diluição? Essa % poderia ser medida de robustez do método, mas a % de lotes reprovados é forma mais adequada de acessar a robustez do ensaio. Não houve consenso sobre esse item • Cromatogramas: selecionar os 5 primeiros ou 20% dos voluntários incluindo

respectivas curvas e QCs

• Avaliação do padrão interno: depende do resultado do time S1

Relat

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• Tabela de resultados: geralmente num formato específico

• Declaração da garantia de qualidade: atende aos estudos clínicos; uma proposta de texto poderia ser: “O relatório XXXXX e respectivos dados brutos foram auditados e verificados quanto à conformidade com as

regulamentações governamentais aplicáveis e implementados

procedimentos operacionais padrão internos pela unidade XXXX de XXX. Podemos com segurança confirmar que o relatório de validação reflete os dados brutos e os procedimentos do projeto“.

• POPs: incluir POP do método analítico; ANVISA exige que outros POPs sejam anexados ao relatório - o time desaconselha; POPs estão disponíveis mediante solicitação

Relat

Relató

ó

rio analí

rio anal

ítico

tico

• Muitos comentários feitos para o relatório analítico também são aplicáveis ao relatório de validação

• Uma tabela resumo dos dados experimentais é considerada muito útil para facilitar a compreensão do auditor; um modelo está disponível no guia EMA CPMP/EWP/QWP/1401/98

• Carry-over: alinhar com as recomendações do time S2

Relat

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• Não é necessário fazer relatório para cada corrida reprovada; investigação simples pode ser descrita no próprio relatório da validação ou do estudo

• Se foi feita uma investigação mais aprofundada, é útil documentá-la em relatório a parte, que irá como apêndice do relatório da validação ou do estudo.

• É importante ter um POP que descreva a conduta em caso de investigação de falhas

• O time não é favorável a propor um lista de tópicos para conduzir a investigação

Investiga

ç

ão de falhas e documenta

ç

ão

• A maioria das companhias considera boa prática ter plano de estudo para trabalhos terceirizados; não é necessário para estudos internos • Discussão sobre a necessidade de plano de estudo para validação,

tendo em vista o novo guia da EMA; se for necessário conduzir validação de estudos não clínicos sob GLP, então será necessário o plano de estudo

• O time não vai propor modelo para plano de estudo

Plano de estudo

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• Todos os dados precisam de ser recuperados para permitir a reconstrução do estudo. • No futuro, mais dados serão armazenados eletronicamente; atenção especial para

arquivamento e recuperação desses dados uma vez que as plataformas dos equipamentos e de softwares mudam ao longo do tempo. Deve haver um plano para contornar essa situação

• Com o uso crescente de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos nos laboratórios, as cópias eletrônicas deverão ser consideradas de igual valor às cópias em papel

• Algumas agências reguladoras exigem data loggers para monitorar o envio das amostras; se os procedimentos do courier garantem a integridade das amostras durante o transporte, o time considera isso suficiente, embora algumas companhias usem loggers para estudos de BE

Dados brutos

• Grupos de bioanálises recebem muitos questionamentos em torno de documentação das condições de armazenamento em sítios clínicos; o grupo BA pode instruir os clínicos com relação às condições de armazenamento, mas não é responsável por confirmar as condições do local. Esses sítios estão sob GCP e as condições de armazenagem nesses locais devem ser documentadas de forma compatível com GCP • O time recomenda que as inspeções sejam notificadas com 48 horas de antecedência para que seja possível reunir os dados brutos que frequentemente estão armazenados fora da empresa

• O laboratório deve definir em POP quais são os dados brutos (em papel ou eletrônico); no caso de ensaios cromatográficos os dados eletrônicos são geralmente

considerados como dados brutos.

Dados brutos

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• Sem uniformidade sobre onde bioanálises são documentadas: alguns documentam em 2.7.1, outros em 5,3 por causa das limitações no ponto 2.7.1.

• Explicações sobre alterações no método: relatar no histórico do ensaio

• Alguns outros tópicos foram discutidos, porém ainda sem conclusão.

CTD

• Continuar a discussão sobre o conteúdo da CTD • Incorporar o feedback dessa reunião

• Fazer contato com outros times para finalizar alguns itens abertos • Anotar a nossa proposta em um documento de recomendação • Devemos finalizar até Junho