ORIGINAL. Procedimento referente à negociação do serviço de transporte..

“A partir do momento da impressão deste documento, o mesmo torna-se uma cópia não controlada.”

CONTROLE:

ORIGINAL

DATA DE EMISSÃO : 11/03/13 DATA DE VIGÊNCIA : 11/03/15 NOME / ASSUNTO:

Procedimento referente à negociação do serviço de transporte.

.

CONTEÚDO:

 Atividade de negociação do serviço de transporte;  Análise crítica para aceitação do serviço;

 Registros de negociação;  Responsabilidades / Autoridades OBJETIVO:

O objetivo deste procedimento é descrever como se processa a atividade de vendas, incluindo utilização da documentação pertinente a atividade.

ABRANGÊNCIA:

Este procedimento é válido para todas as situações de venda em que os clientes exigem condições de serviço oferecido pela STARLOG OPERADOR LOGISTICO, sem, no entanto, extrapolar a capacitação operacional da empresa em atendê-los.

CONSIDERAÇÕES:

1. Considera-se aceita uma proposta de vendas de serviço de transporte a partir do momento em que o cliente der o aval na mesma;

2. Os clientes que passaram pelo processo de negociação do serviço de transporte adquirem o direito de exigir que as condições estabelecidas na mesma sejam atendidas;

3. Os clientes que solicitaram coleta ou entregaram a sua mercadoria no setor de recebimento da STARLOG OPERADOR LOGÍSTICO sem procederem a negociação do serviço de transporte não tem direito a fazer exigências, a não ser aquelas definidas pelas condições gerais do transporte rodoviário de cargas, desde que, as condições ali estabelecidas sejam obedecidas pelo cliente. Neste caso o cliente estará sujeito ao padrão geral de serviço prestado pela STARLOG OPERADOR LOGÍSTICO.

4. Vendedor – Consultores externos e internos – exercem a mesma função.

DESCRIÇÃO DA ÚLTIMA REVISÃO (RESUMO)

.

-

ELABORADO POR : _{DIR / EXE /GCO} LOCAL DE UTILIZAÇÃO:

Gerencia comercial

APROVADO POR : _DIR

“A partir do momento da impressão deste documento, o mesmo torna-se uma cópia não controlada.”

Procedimento:

A atividade de venda se inicia a partir do momento em que há o contato entre o cliente e o consultor, é neste instante que se inicia a negociação do serviço de transporte e do preço a ser cobrado pelo mesmo.

Durante a fase de negociação o vendedor deve obter todas as informações necessárias ao preenchimento dos documentos denominados: “Formulário de Pré-Venda” .

O pré-venda permite a empresa a:

 Obter informações sobre o cliente através dos seus dados ali preenchidos;  Formular tabela do serviço conforme análise do perfil de carga.

Condições especiais (exigências do cliente) para prestação de serviço devem ser inseridas no pré-venda.

Após a visita e a coletânea de dados junto ao cliente, o consultor preenche o formulário de pré-venda e, junto com o gerente comercial, monta uma proposta para ser confeccionada ao mesmo;

Este pré-venda, depois de elaborada a proposta a ser feita, é assinado pelo consultor e pelo gerente comercial e depois passada à assistente comercial para confeccionar a proposta;

Nas mãos da assistente comercial, este pré-venda é:

1. Consultado no SINTEGRA: para confirmação de dados cadastrais do cliente, quando necessário;

2. Consulta do cadastro do cliente no SERASA, via sistema;

2.1 Caso conste alguma restrição por ordem de título protestado ou similar, este pré-venda é devolvido ao gerente comercial para a sua análise. Onde o mesmo poderá ou não autorizar a realização da proposta;

3. Cadastro liberado a assistente irá montar uma proposta comercial no padrão da empresa onde completará com os dados informados na pré-venda;

4. Após a confecção da proposta, a assistente comercial data e assina o pré-venda também.

Nos casos de propostas que tenham a necessidade de um valor além da autonomia do vendedor/ gerente comercial, a mesma é enviada ao Diretor Comercial, para análise e posterior aprovação para envio ao cliente;

Caso o diretor não aprove os valores ali informados a proposta volta para o gerente comercial reformulá-la de acordo com as orientações do diretor comercial e depois enviada novamente a assistente para nova confecção;

Após a aprovação do diretor comercial via e-mail, é avisado ao consultor, que a sua proposta já está confeccionada, impressa em duas vias em papel timbrado, assinada pelo gerente comercial e na sua pasta de trabalho, aguardando ele vir buscar para protocolá-la junto ao cliente;

O Consultor assina um livro de protocolo comprovando que recebeu as vias de tabela para assinatura do cliente. No caso de consultores interno não há necessidade de protocolar, pois todas as tratativas são feitas via e-mail.;

A entrega da proposta deve ser acompanhada da devida explicação sobre o conteúdo e utilização dos mesmos. É imprescindível a discussão e o esclarecimento dos seguintes assuntos quando da entrega da proposta comercial:  Frete Peso  Frete Valor  Taxa do conhecimento  GRIS  Pedágio  SEFAZ  Cubagem  Reentrega

“A partir do momento da impressão deste documento, o mesmo torna-se uma cópia não controlada.”  Devolução

 TDE, e  TDEin

Enquanto a proposta não retornar assinada pelo cliente, todo o processo:  SINTEGRA (quando necessário);

 Pré-venda;

 Proposta comercial é arquivada em uma pasta denominada “Aguardando Aprovação do Cliente”, onde constam todas as propostas que estão aguardando o aceite do cliente;

O cliente aceitou a proposta comercial:

 O consultor traz de volta a via protocolada pelo cliente e é dada baixa na livro de protocolos assinado pelo consultor;

 A assistente comercial cadastra a tabela no sistema conforme a proposta aprovada;

 Após o cadastro, a assistente solicita a aprovação da tabela no sistema ao departamento NET via e-mail;

 Assim que o NET aprova a tabela no sistema é informada a assistente também por e-mail;  O processo do cliente que estava arquivado na pasta de “aguardando aprovação do cliente”

passa para uma pasta suspensa com o nome do cliente, o qual permanecerá por todo o tempo que estiver trabalhando conosco.

O cliente não aceitou ainda a proposta comercial:

 O processo do cliente que está arquivado na pasta de “aguardando aprovação do cliente” permanecerá ali, até o final do ano corrente.

 Ao final deste ano, a assistente envia um e-mail ao consultor contendo a relação dos clientes para que o mesmo reinicie as negociações ou encaminhe para o arquivo morto.

 O consultor informa, se deverá ser arquivado no arquivo morto ou deverá aguardar mais um pouco, pois está em negociação;

 Caso o consultor ainda estiver trabalhando o cliente, pleiteando uma aprovação, o processo continua na pasta “aguardando aprovação do cliente” por tempo indeterminado, isto é, lembrado a cada término de ano corrente ao consultor para verificar se continua ou sai desta pasta.

 Caso o processo for para arquivo morto, este é catalogado, encaixotado e enviado ao arquivo morto do comercial..

Análise crítica para aceitação do serviço:

Durante a fase de negociação do serviço, com as informações obtidas através do formulário de Pré-Venda, deve-se analisar criticamente algumas características desse para saber se a STARLOG OPERADOR LOGÍSTICO esta capacitada a realizá-lo. As características analisadas criticamente são:

 Cidade de destino - Durante a negociação deve-se solicitar que o cliente informe a localidade para a qual se destina a mercadoria. Caso esta cidade não seja atendida pela STARLOG OPERADOR LOGÍSTICO não deve-se aceitar realizar o serviço.

 Prazo de entrega: O prazo de entrega deve ser negociado com o cliente. Caso este solicite um prazo menor que o estabelecido pela STARLOG OPERADOR LOGÍSTICO e não for possível a atendê-lo, deve-se recusar o serviço no transporte rodoviário e oferecer o serviço aéreo .

 Tipo de produto: No ato da negociação o consultor deve perguntar o tipo de produto para o qual se deseja efetuar o serviço. De posse do tipo ou classificação do produto deve-se verificar se o mesmo consta na tabela de produtos não transportáveis. Caso o produto conste na tabela de produtos não transportáveis deve-se recusar a realizar o serviço.

Alterações de tabela:

As alterações de tabela são efetuadas quando o cliente solicita novas condições para a realização do serviço, neste caso a STARLOG OPERADOR LOGÍSTICO deve proceder a uma nova negociação seguindo o mesmo processo descrito neste procedimento, obviamente

“A partir do momento da impressão deste documento, o mesmo torna-se uma cópia não controlada.” desconsiderando as etapas que já foram realizadas quando da negociação anterior, como pré venda e sintegra.

Registro da negociação:

O registro da atividade de negociação é o Formulário de Pré-Venda e a Tabela de Frete.

T A B E L A D E C O N T R O L E D E R E G I S T R O

TIPO DE REGISTRO Formulário de Pré-Venda

LOCALIZAÇÃO Depto Comercial

MEIO DE ARQUIVAMENTO Arquivo físico de tabelas

INDEXAÇÃO Nome ou grupo do cliente / Ordem alfabética/ CNPJ cliente/por ano

TEMPO DE ARQUIVAMENTO Indeterminado

ACESSO AOS REGISTROS Executivo /Gerente Comercial / Vendedores/Ass Coml

MÉTODO DE COLETA Emissão no Próprio Setor

PERIODICIDADE DE COLETA Conforme a realização de uma nova venda, se necessário.

DISPOSIÇÃO Arquivo morto

IDENTIFICAÇÃO Arquivo físico de tabelas

T A B E L A D E C O N T R O L E D E R E G I S T R O

TIPO DE REGISTRO Tabelas de frete

LOCALIZAÇÃO Depto Comercial

MEIO DE ARQUIVAMENTO Sistema de informática/ Arquivo físico de tabelas

INDEXAÇÃO Nome ou grupo do cliente / Ordem alfabética/ CNPJ

TEMPO DE ARQUIVAMENTO Indeterminado

ACESSO AOS REGISTROS Executivo /Gerente Coml/ Consultor Comercial / Assist comercial

MÉTODO DE COLETA Emissão no Próprio Setor

PERIODICIDADE DE COLETA Conforme a realização de uma nova negociação

DISPOSIÇÃO Eliminado

“A partir do momento da impressão deste documento, o mesmo torna-se uma cópia não controlada.”

Responsabilidades / Autoridades

( Execução das atividades )

:

RESPONSÁVEL AUTORIZAD O E X E C U T I V O G E R C O M E R C I A L V E N D E N D O R A S S I S T E N T E C O M E R C I A L E X E C U T I V O G E R C O M E R C I A L V E N D E N D O R A S S I S T E N T E C O M E R C I A L NEGOCIAÇÃO DO PREÇÕ DAS CONDIÇÕES DE REALIZAÇÃO DO SERVIÇO DE

TRANSPORTE

X X X X X

OBTENÇÃO DAS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS PARA PREENCHER O

“FORMULÁRIO DE PRÉ-VENDA”

X X X X X

ANÁLISE CRÍTICA PARA ACEITAÇÃO DO SERVIÇO

X X X X X

ENTREGA DOS DOCUMENTOS RELATIVOS A VENDA DO SERVIÇO DE

TRANSPORTE

X X X X X

EXPLICAÇÃO DO CONTEÚDO DOS DOCUMENTOS RELATIVOS A VENDA DO

SERVIÇO DE TRANSPORTE

X X X X X

EXPLICAÇÃO DOS SEGUINTES CONCEITOS: TAXAS, GRIS, F. PESO, F. VALOR,

SEFAZ, TDE, PEDÁGIO, REENTREGA E OBSERVAÇÕES SOBRE CUBAGEM.

X X X X X X

RENEGOCIAÇÃO EM CASO DE ALTERAÇÃO DAS CONDIÇÕES DO SERVIÇO DE

TRANSPORTE

X X X X X

ARQUIVAMENTO E MANUTENÇÃO DOS REGISTROS DA NEGOCIAÇÃO

X X X X X X

FUNÇÕES