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C o t a ç ã o E l e t r ô n i c a
V i l l a r e s M e t a l s
M a n u a l d o F o r n e c e d o r
Manual do Fornecedor
Cotação Eletrônica
Página 2 de 19 08/2013Conteúdo
1. Introdução ... 3 2. Informações importantes ... 3 3. Acessando o portal ... 5 3.1. Página inicial ... 5 3.2. Entrar no sistema ... 5 3.2.1. Usuário inválido ... 63.3. Esqueci minha senha... 6
3.4. Alterar minha senha ... 7
4. Menu Funcional ... 8
4.1. Cotações ... 9
4.1.1. Respondendo uma cotação ... 9
4.1.2. Respondendo uma cotação de grupamento ... 12
4.2. Relação de Leilões Abertos ... 15
4.3. Pedidos ... 16
4.4. Preferências ... 17
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Cotação Eletrônica
Página 3 de 19 08/20131.
Introduçã o
Prezado fornecedor,A Villares Metals, alinhada às tendências de comércio B2B, está adotando em seu processo de compras o Portal de Cotação Eletrônica.
Através desta interface, sua empresa poderá ser convidada a participar de processos de concorrência para compras de materiais e/ou contratações de serviços, conforme seu ramo de atuação. Para não perder as oportunidades, solicitamos sua atenção lendo e conhecendo as funcionalidades desta ferramenta descritas neste manual.
Boa navegação! E, ótimos negócios!
Departamento de Compras Villares Metals S.A.
2.
Informãço es importãntes
Este Portal de Cotação Eletrônica é uma interface de relacionamento entre os fornecedores e a Villares Metals.
Trata-se de um meio de comunicação de demandas e ofertas, através de solicitações de cotação e propostas, porém sem constituir compromisso de compra. Os pedidos de compra e contratos formais continuam sendo o instrumento utilizado para firmar os compromissos de compra posteriormente ao fechamento do negócio.
O fornecedor, ao responder às solicitações, se responsabiliza por cumprir integralmente as condições comerciais ofertadas dentro do prazo definido de validade de tal proposta.
As modalidades de cotação do Portal são:
Tomada de Preço: Simples consultas ao mercado, utilizadas para conhecimento através da análise de preços e condições, para preparação e alocação de verbas, para uma possível compra futura.
Contrato: Pacotes de itens ou serviços a preços fixados, de consumo frequente, de caráter de média-longa duração. As solicitações para este tipo de contratação poderão ser para um novo contrato ou para inclusão de novos itens em contratos existentes. Nessa
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Página 4 de 19 08/2013 modalidade, serão informadas as quantidades de Consumo Médio Mensal - CMM, que constitui uma estimativa do consumo, para balizar a proposta, mas não constitui compromisso de compra. O resultado desta forma de cotação não será um pedido de compra, mas a emissão de um contrato ou a inclusão de um novo item em contrato existente. O efetivo fornecimento se dará para atendimento da emissão de pedido de contrato, diretamente pela área usuária, com prazo de entrega estabelecido em dias conforme acertado no contrato.
Requisição ERP: Necessidade de compra pontual na quantidade e data de entrega determinadas.
A Villares Metals reserva-se ao direito de consultar o mercado e comprar e/ou contratar materiais e/ou serviços ao melhor custo x benefício, exclusivamente a seu critério e avaliação.
O fornecedor se compromete a utilizar este Portal como única forma de envio de propostas à Villares Metals, sob o risco de ser notificado e suspenso temporária ou definitivamente da carteira de fornecedores desta empresa.
Previamente ao cotar, solicitamos que tome ciência dos seguintes documentos: - Código de Conduta para Parceiros de Negócios: disponível no site
www.villaresmetals.com.br, comprometendo-se ao integral cumprimento de suas disposições. - Manual de Diretrizes de Prestadores de Serviços e Contratados: disponível no site
www.villaresmetals.com.br, para consulta às regras e condições mínimas exigidas para a prestação de serviços internos à Villares Metals.
Qualidade e Meio Ambiente
A Villares Metals requer de seus fornecedores um desempenho de 100% no cumprimento do prazo de entrega de materiais e serviços.
Os fornecedores deverão cumprir a legislação ambiental brasileira pertinente à sua atividade. E, todos os materiais e/ou serviços fornecidos à Villares Metals deverão atender às exigências governamentais atuais relacionadas com segurança, materiais tóxicos, elétricos e eletromagnéticos.
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3.
Acessãndo o portãl
Para acessar o portal de compras, faz-se necessário a utilização do navegador Internet Explorer, para isto siga o passo abaixo.
Abra o navegador Internet Explorer, que é indicado em seu computador por um dos ícones mostrados abaixo:
Navegador Internet Explorer
3.1.
Pã ginã iniciãl
A página inicial do sistema é a interface de autenticação do usuário, nas quais haverá as seguintes opções: Escolher idioma, Usuário e Senha e Esqueci minha senha.
Página principal do sistema
3.2.
Entrãr no sistemã
Com as credenciais de acesso (login e senha) do portal, siga os passos abaixo:
Digite o seu login na opção Usuário e a sua senha no campo Senha, pressione a tecla Enter (teclado) ou clique no botão Entrar, para realizar a autenticação.
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Inserindo usuário e senha
Depois de a autenticação ser realizada com sucesso, o usuário terá acesso aos menus que fazem parte do perfil do usuário fornecedor:
Usuário autenticado
3.2.1.
Usuário inválido
A mensagem de “Usuário inválido” poderá aparecer caso o usuário digitar o login erroneamente, ou estar com a tecla Caps Lock (teclado) acionada, pois a senha deve ser digitada em letras minúsculas. Outra hipótese é a de o usuário não estar cadastrado no portal, neste caso, deverá entrar em contato com o administrador do sistema para informar o ocorrido. Caso não seja esse o problema, siga os passos na opção Esqueci minha senha.
3.3.
Esqueci minhã senhã
Ao solicitar a recuperação de senha, o usuário informará o login cadastrado no portal; em seguida, será enviado um e-mail com uma nova senha ao endereço de e-mail cadastrado vinculado ao login informado.
O sistema deverá validar o e-mail informado para recuperação de senha; o envio dos dados para recuperação será enviado somente se o e-mail existir no cadastro.
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Recuperando senha
A interface Esqueci minha senha será aberta. Digite o seu login, clique no botão Enviar.
Página Esqueci minha senha
Aguarde pelo e-mail disparado pelo sistema com a nova senha, e em seu novo acesso, não se esqueça de alterar a senha.
3.4.
Alterãr minhã senhã
Para alterar a senha, após logado:
Clique na opção (link) Alterar minha senha.
Figura – Link alterar minha senha.
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Página 8 de 19 08/2013 Digite sua senha atual.
Digite a nova senha. Confirme a nova senha. Clique no botão Enviar.
Página Alterar minha senha
4.
Menu Funcionãl
O menu funcional fica dolado esquerdo superior do sistema. Para ter acesso as opções que o menu dispõe, basta que o usuário clique na barra azul, localizada verticalmente, do lado esquerdo da tela.
Menu Funcional
Esta barra irá mover-se para direita da tela mostrando ao usuário os processos de compras disponíveis para o acesso. Clique no módulo para que o menu mostre as interfaces disponíveis.
Arrastando o mouse para fora do menu, ele retornará a posição inicial de forma automática.
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Menu funcional com os módulos disponíveis
Na página principal, o sistema trás uma lista com as pendências do portal:
Página Pendências no portal
4.1.
Cotãço es
Clique no Menu => clique em Cotações.
A Cotação Eletrônica permite a troca de dados estruturados entre compradores e fornecedores para a tomada de preços.
Na interface Relação de cotações abertas, o sistema trará, por padrão, as cotações que aguardam resposta e que estão no status ABERTA. É possível, também, visualizar cotações em outros status.
Existem dois tipos de cotações no portal: cotação normal e cotação de agrupamento.
4.1.1.
Respondendo uma cotação
Para ter acesso aos campos que devem ser preenchidos, o usuário deverá clicar no botão Exibir, para expandir a cotação. Se preferir, o usuário pode deixar parametrizado para que as cotações sempre venham abertas. Para isso, basta ir ao menu Preferências e selecionar a opção “Expandido” (ver item 5.4).
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Cotações disponíveis para o fornecedor
Exibir: Clique neste botão para visualizar os campos que devem ser preenchidos na cotação.
Det.: Detalhes da cotação.
Data de encerramento, hora do encerramento e observação do requisitante.
Descrição do Item: É o material que está sendo cotado, clique sobre ele para carregar seus detalhes.
Descrição, unidade de medida, quantidade.
Algumas informações são obrigatórias, tais como: preço unitário, dias para a entrega, alíquotas de impostos, validade da proposta, respondido por, telefone, frete / local designado, moeda, preço unitário e condição de pagamento.
Anexar arquivo e Observações são informações opcionais:
Cotação no modo expandido
Podem ser incluídos anexos na cotação, do tipo técnico ou comercial e outro, clicando no botão “Incluir Anexo”.
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Incluir anexo
Ao clicar no botão, será visualizado o pop-up, abaixo. É necessário procurar o arquivo, informar a descrição do anexo e selecionar o tipo do anexo. Após inserir essas informações, clique no botão Adicionar.
Inserindo anexos
Atenção:
Quando anexar, nunca enviar informações comerciais em anexos técnicos.
O fornecedor poderá também rejeitar a cotação, e para isso, deverá informar uma justificativa para o declínio.
Justificativa para declínio
Botão Enviar: Após aceitar ou rejeitar a cotação, é necessário enviar, clicando neste botão.
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Observação: O comprador pode encerrar a cotação a qualquer momento, independente do tempo que ainda falte para o seu término. Por isso, aconselhamos que o usuário responda à cotação o quanto antes.
4.1.2.
Respondendo uma cotação de grupamento
Para ter acesso aos campos que devem ser preenchidos, o usuário deverá clicar no botão Exibir, para expandir a cotação.
Figura – Cotação de agrupamento.
Para preencher a cotação de agrupamento, o usuário deverá “Aceitar” para abrir os itens que estão contidos nela. Se mudar de ideia e precisar declinar o grupamento, basta sair sem “Enviar”, para novamente abrir os detalhes e clicar no botão “Rejeitar”.
Algumas informações são obrigatórias, tais como: preço unitário, dias para a entrega, alíquotas de impostos, validade da proposta, respondido por, telefone, frete / local designado, moeda, preço unitário e condição de pagamento.
Na primeira etapa, o usuário deverá preencher as informações de “cabeçalho”, aplicáveis a todos os itens do grupamento. Anexar arquivo e Comentários são informações opcionais:
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Página 13 de 19 08/2013 Cabeçalho do grupamento Atenção:Quando anexar, nunca enviar informações comerciais em anexos técnicos.
O sistema permite ao usuário replicar os impostos para todos os itens contidos na cotação. Após utilizar esta funcionalidade, pode-se também alterar o preenchimento individualmente.
Clique na opção do imposto no qual deseja aplicar as alíquotas e digite a referida porcentagem.
Replicar alíquotas de impostos
Na segunda etapa, serão listados os itens solicitados na cotação. Para respondê-los, informe o prazo de entrega, o valor unitário e o NCM, quando se tratar de material.
Observações:
Campo ICMS: Se houver redução na base do ICMS, informar a alíquota já calculada sobre a base reduzida.
Outras alíquotas de impostos: quando não for aplicável ao que está sendo ofertado, preencher com “0” (zero).
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Página 14 de 19 08/2013 Prazo de Entrega: refere-se ao prazo mínimo de entrega do material ou do
serviço, em dias corridos, a ser contado a partir da data da confirmação do pedido.
Campos Frete / Local designado: São campos obrigatórios, mas não aplicáveis a fornecimentos de serviços. Nesse caso, preencher “CIF / Villares”. Esta informação não será relevante na análise e avaliação das propostas.
Respondendo o item da cotação de grupamento
Para rejeitar um item em específico, clique na opção “Aceitar” para desmarcá-la, e consequentemente habilitar a opção de declínio.
Insira a justificativa e continue respondendo a cotação.
Figura – Rejeitando o item na cotação de grupamento.
Outras informações na interface:
Itens Restantes: Quantidade de itens que precisam ser respondidos. Botão Fechar: Clique no botão para voltar à página Relação de cotações.
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Página 15 de 19 08/2013 Botão Continuar: Após preencher todos os itens da página, clique no botão
para continuar respondendo. O sistema salva os itens preenchidos da página anterior.
Botão Imprimir: Clique no botão para imprimir a listagem dos itens da cotação.
4.2.
Relãçã o de Leilo es Abertos
Clique no Menu => clique em Leilões.
A interface de Relação de Leilões Abertos permite a realização de filtro para a localização dos leilões que estão em andamento e/ou que já foram encerrados.
Interface de Leilões – Filtro
Escolha as informações que deseja e clique no botão Buscar (Lupa) – sinalizado na figura acima.
Leilões disponíveis para o fornecedor
Serão listados os leilões encontrados, de acordo com as opções de filtro que foram solicitadas. Clique no botão Exibir Lances – sinalizado na figura acima, para visualizar as informações do leilão em questão.
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Página 16 de 19 08/2013
Interface de resposta do leilão
Preencha os campos com as informações descrição, NCM, moeda, condição de pagamento, impostos, entre outros, e, na opção de “Aceitar”, preencha preço unitário, respondido por, telefone, validade e comentários); ou utilize a opção de “Rejeitar” para declinar (para esta opção será necessária uma justificativa).
Finalizadas as alterações, clique no botão Enviar – sinalizado na figura acima.
4.3.
Pedidos
Clique no Menu => clique em Pedidos.
No menu Pedidos são listados os pedidos fechados com sua empresa. Os filtros existentes nesta interface podem auxiliar na busca de um pedido específico.
Caso deseje visualizar um pedido de uma data anterior à que está sendo exibida, marcar a opção “Exibir pedidos de períodos anteriores”.
Interface de pedidos
Observações:
O valor do pedido nesta interface será o líquido (sem ICMS) e total do pedido em questão.
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Página 17 de 19 08/2013 Conforme procedimento padrão, mencionar o número do pedido na Nota
Fiscal ao faturar.
Código do pedido no SAP
4.4.
Prefere nciãs
No menu Preferências, o usuário poderá: Alterar sua senha;
Consultar dados cadastrais. Havendo necessidade de alteração de dados cadastrais, deverá ser solicitada à Villares Metals por e-mail, indicando o motivo da alteração. Não é possível fazer as alterações diretamente no Portal. Alterar as configurações de exibição dos módulos: Leilão, Cotação e Pedido.
Dica: Ao preencher cotações de grandes pacotes, utilize a configuração “Quantidade de itens na resposta de cotações de grupamento” para definir o número de itens por página. Dessa forma, será possível salvar a sua resposta a cada página, caso necessite interromper o preenchimento para posterior conclusão e envio.
Ao final das alterações, o usuário deve, sempre, clicar no botão Atualizar, para salvar as modificações.
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Preferências do Fornecedor
5.
Nãvegãr entre ãs pã ginãs
A paginação do sistema consiste na navegação entre as páginas do sistema.
Figura – Interface de Paginação do sistema
Abaixo, seguem as descrições dos botões/informações que realizam a paginação no sistema.
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Página 19 de 19 08/2013 Primeiro: Redireciona o usuário para a primeira página.
Anterior: Retrocede uma página. Próximo: Avança uma página.
Último: Redireciona o usuário para a última página. Lista de páginas: Escolha na lista a pagina desejada.
