PF – Agente Administrativo
Noções de
Administração
de Recursos Materiais
Rafael Ravazolo
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• Noções de Administração de Recursos Materiais: ‒Compras. Modalidades de compra. Cadastro de
fornecedores.
‒Gestão de estoques. Recebimento e armazenagem. Entrada. Conferência. Critérios e técnicas de armazenagem.
‒Classificação de materiais. Tipos de classificação. • Principais autores usados pelo CESPE:
‒Marco Aurélio Dias ‒João José Viana
‒Hamilton Pozo
Materiais
• Instrução Normativa 205/88 da SEDAP
‒ Material é a “[...]designação genérica de equipamentos,
componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral,
matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais[...]”.
• Em suma: é todo o bem que pode ser contado, registrado e que tem por função atender às necessidades de produção ou de prestação de serviço de uma organização pública ou privada.
Materiais
• Materiais de Consumo X Permanentes
‒Portaria n° 448, de 13/09/2002, da STN. ‒Instrução Normativa n. 142 DASP
• Material Permanente
‒ Aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua
identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.
‒ Bem adquirido especificamente para compor o acervo patrimonial da Instituição.
Materiais
• Material de Consumo
I - Durabilidade - perde ou tem reduzidas suas condições de
funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
II - Fragilidade – estrutura quebradiça ou deformável, causando
irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III - Perecibilidade – sujeito a modificações (químicas, físicas) ou que se
deteriora ou perde sua característica normal de uso;
IV - Incorporabilidade - destinado à incorporação a outro bem, não
podendo ser retirado sem prejuízo do principal;
V - Transformabilidade - adquirido para fim de transformação.
Administração de Materiais
• É o conjunto de atividades que tem por objetivo planejar, executar e controlar, da forma mais eficiente e econômica
possível, os materiais adquiridos e usados por uma organização com base nas especificações dos produtos necessários.
Tem por finalidade o abastecimento de materiais para a
organização no tempo certo, na quantidade certa, na qualidade solicitada e ao menor custo possível.
Administração de Materiais –
áreas/atividades
• Dias (2009): controle de estoques; compras; almoxarifado;
planejamento e controle da produção; importação; transportes e distribuição.
Administração de Materiais
•
Principais objetivos:
‒ Preço Baixo
‒ Alto Giro de Estoque
‒ Baixo Custo de Aquisição e Posse ‒ Continuidade de Fornecimento ‒ Consistência de Qualidade
‒ Qualificação, ou Maximização do uso dos recursos ‒ Relações favoráveis com Fornecedores
‒ Aperfeiçoamento de Pessoal ‒ Bons registros
‒ Bom nível de serviço
Questões CESPE:
A gestão ou administração dos estoques é responsável por equilibrar as necessidades de recursos das organizações.
A administração de materiais pode ser conceituada como um sistema
integrado que garante o suprimento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo. A área de administração de materiais pode atuar como conciliadora de interesses conflitantes entre as áreas de vendas e de administração
financeira, uma vez que desenvolve técnicas de planejamento para garantir 100% da entrega dos pedidos realizados pelos clientes.
Uma das metas da gerência financeira é a minimização dos estoques; para a gerência de vendas, ao contrário, é desejável um estoque elevado, para melhor atender aos clientes.
Compras
• Aquisição de um bem ou de um direito pelo qual se paga um preço estipulado.
‒Visão antiga = setor burocrático, operacional ‒Visão moderna = setor estratégico
oCompetitividade oRedução de custos oParcerias
Compras
•
Objetivo do setor de compras:
‒comprar todos os produtos e serviços necessários para a produção e o funcionamento da organização.
•
Atributos:
‒melhor qualidade possível ‒quantidade correta
‒no prazo estabelecido
Compras
• Metas do setor de compras:
‒ Atender o cronograma de produção – fornecimento contínuo.
‒ Mínimo de investimento em estoques, sem comprometer a segurança da produção;
‒ Prazos de pagamento superiores à velocidade das vendas, reduzindo a necessidade de capital de giro.
‒ Evitar multiplicidade de itens similares, desperdício, deterioração e obsolescência;
‒ Atender às especificações a baixo custo;
‒ Procurar as melhores condições, sempre mediante negociações justas; ‒ Analisar/avaliar os fornecedores e buscar parcerias de longo prazo,
visando ao crescimento mútuo e formando cadeias de suprimento (supply chain).
Compras
• Lógica de compras: o que comprar? Quanto? Quando? Onde? Como? • Processo (Viana, 2006):
1. determinação do que, de quanto e de quando comprar;
2. estudo dos fornecedores e verificação de sua capacidade técnica, relacionando-os para consulta;
3. promoção de concorrência, para a seleção do fornecedor vencedor; 4. fechamento do pedido, mediante autorização de fornecimento ou
contrato;
5. acompanhamento ativo durante o período que decorre entre o pedido e a entrega;
6. encerramento do processo, após recebimento do material, controle da qualidade e da quantidade.
Etapas do Processo
1. Preparação - recebimento da Requisição de Compras
2. Planejamento - manutenção do cadastro de fornecedores + definição de critérios de compra
3. Seleção - consulta aos fornecedores + recebimento das propostas 4. Concorrência - análise das propostas + escolha + negociação
5. Contratação - emissão do contrato / pedido de compras
6. Controle da entrega - acompanhamento do pedido (follow-up) + recebimento do material + aprovação para pagamento.
• O pedido de compra tem força de contrato e sua aceitação pelo
fornecedor implica o atendimento de todas as condições aí estipuladas, tais como: quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços e local de entrega.
Organização do setor de Compras
• Dias (2009): independentemente do porte da empresa, os seguintes
princípios básicos de organização constituem-se em normas
fundamentais:
‒Autoridade para compra;
‒Registro de compras, de preços, de estoques e de consumo; ‒Cadastro de fornecedores;
‒Arquivos de produtos e de especificações técnicas (catálogos).
• Um setor de compras eficaz deve manter um arquivo onde deve registrar
a vida do produto, controlando todas as fases do processo de compra, as variações de preço, as modificações das quantidades solicitadas, a
indicação de uma nova condição de pagamento e as entradas de mercadorias correspondentes ao pedido colocado.
Organização do setor de Compras
•
Atividades típicas: pesquisa, aquisição e gestão.
•
Pesquisa
‒Estudo do mercado ‒Estudo dos materiais
‒Análise econômica e de custos
‒Análise de embalagens e transporte
‒Investigação das fontes de fornecimento
‒Desenvolvimento de fontes de fornecimento
Organização do setor de Compras
•
Aquisição (ações de suprimento)
‒Conferência das requisições de compras ‒Cotação e decisão sobre compras
‒Negociação de contratos ‒Efetuar encomendas
Organização do setor de Compras
•
Gestão/Administração
‒Manutenção de estoques baixos ‒Transferência de materiais
‒Cuidados com excessos e obsolescência
‒Desenvolvimento e orientação dos compradores ‒Integração com outras áreas da organização
‒Intercâmbio de informações com áreas e fornecedores ‒Avaliação do desempenho dos fornecedores
Organização do setor de Compras
•
Atividades compartilhadas com outros setores:
‒Determinação de fabricar ou comprar ‒Padronização e normalização
‒Especificação e substituição de materiais ‒Testes de qualidade
‒Recebimento e controle de estoques ‒Programas de produção
Centralização x Descentralização
•
Centralização
‒Área de compras ‒Comitê
•
Descentralização
Centralização x Descentralização
•
Vantagens Centralização
‒ Visão do todo quanto à organização do serviço; ‒ Análise do mercado com eficácia - especialização; ‒ Melhor aproveitamento e controle das verbas;
‒ Redução dos preços médios pela aquisição em escala;
‒ Facilitação do relacionamento estratégico com fornecedores; ‒ Homogeneidade na qualidade dos materiais;
•
Comitê
‒ Decisões tornam-se mais técnicas;
‒ O nível de pressões sobre compras é mais baixo;
‒ A coparticipação das áreas cria um ambiente favorável tanto do ponto de vista político, como profissional.
Centralização x Descentralização
•
Descentralização
‒Unidades independentes em diversos locais/regiões ‒Aquisição mais rápida
‒Menor custo de transporte
‒Facilidade de contato com fornecedores ‒Peculiaridades regionais
Fazer ou Comprar
•
Make or Buy
‒Verticalização: estratégia que prevê que a empresa tentará produzir internamente tudo o que puder.
‒Horizontalização: estratégia de comprar de terceiros o
máximo possível dos serviços necessários e dos itens que compõem o produto final.
Perfil do Comprador
•
O comprador moderno:
‒vê a função como estratégica e geradora potencial de lucro/economia;
‒acredita que deve contribuir para os planos de longo prazo da organização;
‒possui conhecimentos técnicos e utiliza ferramentas de planejamento;
‒possui metas bem definidas para atingir objetivos; ‒é criativo;
Negociação
Elementos característicos de disputa
X
Necessidades mútuas a serem atendidas
•
Negociação ganha-ganha
‒Baseada em credibilidade, confiança e ética
Organização do setor de Compras
•
Características de um sistema adequado de compras:
‒Sistema de compras a três cotações
oSegurança e justiça no preço
oBusca e incentiva novos fornecedores.
‒Sistema de preço objetivo
oConhecimento prévio do preço justo
oDupla verificação – mostra realidade do mercado
‒Duas ou mais aprovações
Modalidades de compra
• Três situações de compra típicas: ‒Nova Compra
‒Recompra Simples
‒Recompra Modificada
• Quanto ao trâmite: normal; de emergência; contratadas • Quanto ao objetivo: para investimento; para consumo • Quanto à origem/ local de aquisição: locais; importadas • Quanto à formalização: formais e informais
