PUBLIC (PÚBLICO) 2021-10
Criando e gerenciando folhas de registro de serviços
SAP Ariba Buying and Invoicing SAP Ariba Buying
SAP Ariba Invoice Management SAP Ariba Contract Invoicing
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Conteúdo
Criando e gerenciando folhas de registro de serviços. . . .3
Tópicos sobre a criação e o gerenciamento de folhas de registro de serviços. . . .4
Comprando itens de serviço. . . 4
Sobre as folhas de registro de serviços. . . .5
Acumulação da folha de registro de serviços em relação a pedidos. . . .6
Funções de usuário da folha de registro de serviços. . . 7
Informações contábeis em folhas de registro de serviços. . . 8
Categoria de atribuição de conta para itens de serviço (aplicável para sites integrados com SAP) . . . .9
Excluindo folhas de registro de serviços do processamento de pedidos para itens de serviço. . . 10
Editar e reenviar ação para folhas de registro de serviços com falha. . . 10
Sobre folhas de registro de serviços retificadoras. . . .11
Como criar uma folha de registro de serviços retificadora. . . .11
Visão geral do fluxo de trabalho para processos de folha de registro de serviços. . . 13
Fluxo de trabalho: gerenciando folhas de registro de serviços enviadas pelo fornecedor em Soluções SAP Ariba Procurement. . . 14
Fluxo de trabalho: criando e gerenciando folhas de registro de serviços em sua solução de compras. . . .16
Fluxo de trabalho: gerenciando folhas de registro de serviços em SAP Ariba Invoice Management . . . 18
Fluxo de trabalho: gerenciando folhas de registro de serviços em SAP Ariba Contract Invoicing . . . .20
Fluxo de trabalho: Criando folhas de registro de serviços com base em cópias de pedido no SAP Ariba Buying and Invoicing (intercalado com SAP Ariba Invoice Management). . . .22
Comparação de processos da folha de registro de serviços em diferentes soluções da SAP Ariba. . . .23
Como criar uma folha de registro de serviços. . . 25
Como procurar por e exibir folhas de registro de serviços.. . . 28
Como editar informações contábeis da folha de registro de serviços. . . .29
Como aprovar ou rejeitar uma folha de registro de serviços. . . 30
Como cancelar folhas de registro de serviços. . . .31
Como forçar a rejeição de folhas de registro de serviços. . . .32
Fluxo de status da folha de registro de serviços. . . .33
Opções de configuração de site para criar e gerenciar folhas de registro de serviços. . . .35
Criando e gerenciando folhas de registro de serviços
Este guia destina-se a usuários compradores da SAP Ariba que criam e gerenciam folhas de registro de serviços nas Soluções SAP Ariba Procurement.
As folhas de registro de serviços são documentos que descrevem as mercadorias e os serviços que os fornecedores fornecem quando processam uma ordem de serviço.
Este guia aplica-se a:
● SAP Ariba Buying
● SAP Ariba Buying and Invoicing
● SAP Ariba Invoice Management
● SAP Ariba Contract Invoicing
Guias relacionados
Guia de Compras para Profissionais de Compras Criando e gerenciando faturas
Procurement data import and administration guide
Criando e gerenciando folhas de registro de serviços Criando e gerenciando folhas de registro de serviços
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Tópicos sobre a criação e o gerenciamento de folhas de registro de serviços
Comprando itens de serviço [página 4]
Sobre as folhas de registro de serviços [página 5]
Sobre folhas de registro de serviços retificadoras [página 11]
Visão geral do fluxo de trabalho para processos de folha de registro de serviços [página 13]
Comparação de processos da folha de registro de serviços em diferentes soluções da SAP Ariba [página 23]
Como criar uma folha de registro de serviços [página 25]
Como procurar por e exibir folhas de registro de serviços. [página 28]
Como editar informações contábeis da folha de registro de serviços [página 29]
Como aprovar ou rejeitar uma folha de registro de serviços [página 30]
Como cancelar folhas de registro de serviços [página 31]
Como forçar a rejeição de folhas de registro de serviços [página 32]
Comprando itens de serviço
Um item de serviço é um item em uma ordem que representa um serviço a ser executado por um fornecedor.
A compra de serviços (ou compra de itens de serviço) é um conjunto de recursos que permite aos compradores e fornecedores gerenciarem ordens para itens de serviço desde a requisição, a ordem, o controle ao faturamento de uma forma colaborativa.
O fluxo básico para comprar um item de serviço é o seguinte:
Na compra de serviços, os compradores podem fazer as ordens com base em contratos para projetos grandes que abrangem períodos significativos de tempo. As ordens de serviço podem descrever projetos grandes e podem exigir várias folhas de registro de serviços para descrever os serviços e as mercadorias que os fornecedores fornecem durante períodos de serviço específicos. Também é efetuada a correspondência entre essas ordens e os contratos associados em seu site para determinar se os itens de linha da ordem correspondem ou não a catálogos existentes para o contrato, de modo que todos os itens de linha sejam identificados como itens de catálogo ou itens não catalogados.
As folhas de registro de serviços são associadas a ordens de serviço e fornecem uma forma de monitorar a qualidade do serviço mediante:
● Configurações de tolerância e validação automática para rejeitar automaticamente folhas de registro de serviços com preços demasiado altos e outros problemas.
● Fluxos de aprovação para garantir que as pessoas que conhecem os detalhes do projeto e entendem o que fornecedor entregou podem aprovar ou rejeitar folhas de registro de serviços.
Após o faturamento das folhas de registro de serviços, elas são também vinculadas às faturas e aos documentos de reconciliação de fatura associados.
Referências adicionais
● Guia de Compras para Profissionais de Compras para obter informações sobre a criação e o gerenciamento de requisições de serviço e ordens de serviço.
● Criando e gerenciando faturas para obter informações sobre a criação de faturas com base em folhas de registro de serviços.
Sobre as folhas de registro de serviços
As folhas de registro de serviços são documentos que descrevem as mercadorias e os serviços que os fornecedores fornecem quando processam uma ordem de serviço.
As folhas de registro de serviços podem ser criadas de uma das seguintes formas:
● Se você for um membro do grupo Usuário de entrada da folha de registro de serviços, você pode criar folhas de registro de serviços com referência a uma ordem de serviço no SAP Ariba Buying and Invoicing ou SAP Ariba Buying. Quando as folhas de registro de serviços estiverem totalmente aprovadas, você poderá criar faturas para essas folhas de registro de serviços.
● Os usuários-fornecedores (contratados de campo) podem criar folhas de registro de serviços no Ariba Network usando o assistente de folhas de registro de serviços ou carregar arquivos CSV de folhas de registro de serviços para compradores que suportam o carregamento CSV de folhas de registro de serviços. Eles também podem transmitir folhas de registro de serviços a partir de sistemas ERP de terceiros por meio do Ariba Network como documentos cXML. Essas folhas de registro de serviços são depois validadas e devem ser aprovadas em seu site ou em um sistema ERP externo antes de um fornecedor poder criar uma fatura para as mesmas. Os fornecedores não podem atualizar ou cancelar folhas de registro de serviços enviadas.
Nota
(Para SAP Ariba Invoice Management) Para garantir que os fornecedores conseguem enviar com êxito folhas de registro de serviços no Ariba Network, o parâmetro
Application.Base.UseServiceProviderIDForCommonCredential (definido pelo suporte SAP Ariba) deve estar desabilitado para o seu site usar o código do Ariba Network do comprador como
credencial comum no cXML da folha de registro de serviços. Para obter ajuda com essa configuração, entre em contato com o suporte SAP Ariba.
Dependendo da configuração de seu site e das regras de transação padrão definidas em sua conta de comprador do Ariba Network, você pode determinar se os fornecedores podem realizar as seguintes tarefas ao criarem folhas de registro de serviços:
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● Adicionar itens não catalogados a folhas de registro de serviços durante o PunchIn do Ariba Network.
● Editar informações contábeis em folhas de registro de serviços
● Editar os preços unitários de itens baseados em contrato em folhas de registro de serviços após o PunchIn do Ariba Network.
● Modificar o preço unitário em folhas de registro de serviços para itens de linha provenientes de contratos ou pedidos de compra de serviço.
● Aumentar quantidades do item em folhas de registro de serviços.
● Alterar unidades de medida em folhas de registro de serviços.
● Gerar automaticamente folhas de registro de serviços
Para obter maiores informações sobre a definição de regras de transação da folha de registro de serviços para seus fornecedores em sua conta, consulte Guia de Administração de Compradores do Ariba Network.
Nota
Você não pode criar uma folha de registro de serviços em sua solução de compras sem referenciar uma ordem de serviço. Para fornecedores que enviam folhas de registro de serviços, o Ariba Network rejeita
automaticamente folhas de registro de serviços que referenciam códigos de pedidos de compra de serviços inválidos ou inexistentes.
Informações relacionadas
Acumulação da folha de registro de serviços em relação a pedidos [página 6]
Funções de usuário da folha de registro de serviços [página 7]
Informações contábeis em folhas de registro de serviços [página 8]
Excluindo folhas de registro de serviços do processamento de pedidos para itens de serviço [página 10]
Acumulação da folha de registro de serviços em relação a pedidos
As folhas de registro de serviços efetuam a acumulação em relação a pedidos de compra da mesma forma que os avisos de entrega fazem após seu envio. As linhas não planejadas em folhas de registro de serviços só efetuam a acumulação em relação ao pedido de compra baseado em subtotais; não existe uma verificação dos preços unitários ou das quantidades para linhas não planejadas no Ariba Network.
As folhas de registro de serviços mostram a seguinte acumulação em relação a pedidos de origem:
● Faturado: a parte do valor máximo do pedido de compra para a qual uma folha de registro de serviços aprovada foi faturada e a reconciliação de fatura foi aprovada.
● Não faturado: a parte do valor máximo do pedido de compra para a qual as folhas de registro de serviços ou faturas foram enviadas, mas nenhuma reconciliação de fatura foi aprovada.
● Não quitado: a parte do valor máximo do pedido de compra para a qual não existem folhas de registro de serviços e que ainda pode ser quitada.
Uma folha de registro de serviços efetua a acumulação em relação a um pedido assim que é enviada. Se a folha de registro de serviços for aprovada, a acumulação permanece. Se a folha de registro de serviços for rejeitada, a acumulação é removida.
Nota
(Se o seu site não estiver ativado para aprovações externas para folhas de registro de serviço) No caso de ordens de serviço que não incluem um valor máximo para um item de linha, sua solução da SAP Ariba considera o valor da linha para calcular a acumulação de folhas de registro de serviços.
Funções de usuário da folha de registro de serviços
As folhas de registro de serviços e as faturas de serviço incluem informações sobre as organizações do comprador e do fornecedor. No entanto, uma vez que as ordens para itens de serviço podem exigir uma colaboração especial entre compradores e fornecedores, as folhas de registro de serviços incluem informações sobre quem realiza funções específicas do serviço.
Função do usuário/grupo Definição de função Usuário de entrada da folha de registro
de serviços
Os membros deste grupo podem criar folhas de registro de serviços no SAP Ariba Buying and Invoicing e no SAP Ariba Buying. Eles também podem editar as folhas de registro de serviços que criam.
Engenheiro de campo O engenheiro de campo é uma pessoa na organização do comprador que observa o trabalho do fornecedor e conhece detalhes sobre o trabalho realizado. Os membros deste grupo podem procurar por e exibir folhas de registro de serviços, exibir os valo
res máximos para itens de serviços em ordens e podem aprovar essas folhas que os incluem no fluxo de aprovação.
Administrador de serviço de campo Os membros deste grupo podem gerenciar regras de aprovação da folha de registro de serviços, exibir folhas de registro de serviços para todos os usuários, cancelar e forçar a rejeição de folhas de registro de serviços e remover nós dos gráficos de aprovação de folhas de registro de serviços das quais eles são aprovadores na solu
ção da SAP Ariba.
Contratado de campo O contratado de campo é uma pessoa na organização do fornecedor que supervi
siona ou presta o serviço no local de trabalho. Normalmente, o contratado de campo é o usuário que cria e envia folhas de registro de serviços do lado do fornecedor. O contratado de campo é exibido no cabeçalho da folha de registro de serviços e tam
bém pode ser incluído nos relatórios da folha de registro de serviços.
Aprovador O aprovador é um usuário na organização do comprador que aprova folhas de regis
tro de serviços para faturamento. Especialmente no caso de pedidos não planejados, o aprovador frequentemente sabe mais sobre os detalhes do pedido do que a pessoa que criou o pedido (o solicitante do pedido de compra) e por isso tem maior capaci
dade para responder a perguntas ou resolver problemas relativos ao mesmo. No Ariba Network, os compradores podem definir regras de transação padrão para exi
gir que os fornecedores adicionem informações de contato do aprovador às folhas de registro de serviços para facilitar a consulta.
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Função do usuário/grupo Definição de função
Editor da folha de registro de serviços No fluxo de aprovação padrão, a solução da SAP Ariba adiciona um editor da folha de registro de serviços ao fluxo de aprovação para corrigir erros de validação se uma fo
lha de registro de serviços incluir informações contábeis inválidas. Os membros deste grupo podem procurar por ou exibir folhas de registro de serviços e editar in
formações contábeis no nível da linha.
Informações contábeis em folhas de registro de serviços
As folhas de registro de serviços incluem informações contábeis padrão com base nos documentos de aprovação pendente de origem e nos dados carregados para a contabilidade padrão em seu site.
As informações contábeis para os itens de linha em uma folha de registro de serviços são provenientes das seguintes fontes:
● O pedido de compra ou a cópia do pedido de compra associado à folha de registro de serviços (só SAP Ariba Buying and Invoicing, SAP Ariba Buying e SAP Ariba Invoice Management).
● As informações contábeis associadas ao produto, se existirem, que se baseiam no código de mercadoria.
● As informações contábeis padrão do solicitante.
Em algumas circunstâncias, as informações contábeis podem ser editadas por vários usuários ou podem ser adicionadas usando a configuração contábil padrão de seu site. A tabela a seguir descreve essas circunstâncias:
Circunstância Contabilidade padrão e possibilidade de edição
O fornecedor cria uma folha de registro de serviços no Ariba Network.
Todas as informações contábeis são copiadas das linhas do pedido de compra para as folhas de registro de serviços cria
das a partir delas. Os fornecedores não podem editar as infor
mações contábeis nas folhas de registro de serviços no Ariba Network.
O fornecedor adiciona um item não catalogado a uma folha de registro de serviços no Ariba Network.
Os fornecedores não podem editar as informações contábeis nas folhas de registro de serviços no Ariba Network. As linhas da folha de registro de serviços não catalogados usam quais
quer informações contábeis definidas para o grupo de itens do pedido de compra ao qual elas são adicionadas.
Circunstância Contabilidade padrão e possibilidade de edição Os fornecedores entram na solução da SAP Ariba para adicio
nar itens do contrato ou do catálogo a uma folha de registro de serviços.
Por padrão, as informações contábeis para itens do contrato ou do catálogo são adicionadas a esses itens com base em pa
drões contábeis. Se ativado para seu site, os fornecedores po
dem editar informações contábeis para os itens que adicionam a folhas de registro de serviços de catálogos ou contratos du
rante o PunchIn.
Nota
Nenhuma informação contábil em uma folha de registro de serviços é validada quando um fornecedor entra a par
tir do Ariba Network na solução da SAP Ariba para adicio
nar itens do catálogo ou do contrato.
O fornecedor cria uma folha de registro de serviços no Ariba Network e envia-a.
A folha de registro de serviços no Ariba Network mostra infor
mações contábeis padrão para itens adicionados durante o PunchIn e informações contábeis do pedido de compra para todos os outros itens.
A folhas de registro de serviços é aprovada na solução da SAP Ariba.
Os usuários no grupo Editor da folha de registro de serviços têm permissão para editar informações contábeis durante o processo de aprovação. Para folhas de registro de serviços en
viadas pelo fornecedor, as informações contábeis revisadas não são enviadas de volta aos fornecedores no Ariba Network.
No entanto, os usuários na organização do comprador podem vê-las na sua visão da folha de registro de serviços enviada em suas caixas de entrada.
No fluxo de aprovação padrão, as informações contábeis inválidas em uma folha de registro de serviços adiciona um Editor da folha de registro de serviços ao fluxo de aprovação para corrigir erros de validação (só SAP Ariba Buying and Invoicing, SAP Ariba Buying e SAP Ariba Invoice Management).
Categoria de atribuição de conta para itens de serviço (aplicável para sites integrados com SAP)
Em algumas situações de compra, quando os usuários não têm a certeza da categoria de atribuição de conta apropriada para itens de serviço em requisições, eles podem especificar o valor para o campo Atribuição de conta como U (Desconhecida) para garantir que a solução de compras lhes permite enviar as suas requisições. A solução de compras só aciona validações quando você ou os usuários-fornecedores enviam folhas de registro de serviços para garantir que o valor U (Desconhecida) é substituído pelo valor de categoria de atribuição de conta apropriado. Para obter maiores informações sobre a especificação da categoria de atribuição de conta
Desconhecida para itens de linha em requisições, consulte Guia de Compras para Profissionais de Compras.
Sua solução de compras também pode ser configurada para padronizar o valor da categoria de atribuição de conta da primeira linha para as outras linhas consecutivas em folhas de registro de serviços criadas por usuários-
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fornecedores. Quando esse recurso está ativado, o campo Atribuição de conta só é editável na primeira linha na folha de registro de serviços. Qualquer alteração feita a esse valor de campo na primeira linha é propagado para o resto das linhas e todos os valores de campos contábeis associados também serão reinicializados. Os usuários- fornecedores ainda podem editar os outros campos relacionados à contabilidade. Contudo, em certos casos em que as informações contábeis na folha de registro de serviços são herdadas do pedido de compra associado, talvez você queira restringir a edição de informações contábeis por usuários-fornecedores. Está disponível uma opção de configuração de site para configurar essa funcionalidade.
Excluindo folhas de registro de serviços do processamento de pedidos para itens de serviço
Em algumas transações comerciais, o requisito principal é ter faturas aprovadas completamente para processar pagamentos para fornecedores. Nesses casos, a criação de folhas de registro de serviços pode não ser necessária como pré-requisito para permitir a criação de faturas.
Se configurado para seu site, você não precisa criar folhas de registro de serviços como pré-requisito para poder criar faturas baseadas em ordens de serviço. Além disso, você também pode optar por configurar seu site para incluir ou excluir o processo de folha de registro de serviços para seguir um destes fluxos de trabalho:
● Excluir folhas de registro de serviços do fluxo de trabalho de compras e criar faturas diretamente com base em pedidos de compra.
● Enviar faturas com base em pedidos de compra e deixar que a solução da SAP Ariba gere essas faturas para gerar automaticamente folhas de registro de serviços. Estas faturas não são submetidas a aprovações, mas elas se deslocam para a próxima fase no fluxo de aprovação só depois de as aprovações para as folhas de registro de serviços geradas automaticamente estarem totalmente concluídas.
Na ausência de folhas de registro de serviços, a solução da SAP Ariba valida faturas para limites de valor máximo especificados nos pedidos associados antes de você poder enviar faturas.
Nota
Esse recurso pode ser configurado para os processos de faturamento de serviço iniciados pelo comprador e para os processos de faturamento gerenciado pelo fornecedor.
Editar e reenviar ação para folhas de registro de serviços com falha
No caso de sites configurados para incluir aprovações pendentes adicionais para folhas de registro de serviços em sistemas externos, depois de o último aprovador aprovar uma folha de registro de serviços, a solução da SAP Ariba exibe um status Falha no sistema externo se a folha de registro de serviços falhar por causa de erros no sistema externo.
Você pode editar uma folha de registro de serviços com falha e enviá-la para aprovação. Você também pode optar por rejeitar uma folha de registro de serviços com falha.
Nota
Quando você edita uma folha de registro de serviços com falha, você não pode adicionar novos itens de linha ou alterar as quantidades dos itens de linha na folha de registro de serviços.
Nota
Se ativado para seu site, quando a transmissão da folha de registro de serviços falhar, a solução da SAP Ariba tenta efetuar novamente a transmissão um máximo de 10 vezes. Você pode configurar o parâmetro do site Application.ServiceSheet.MaxRetryCountforResendingServiceSheettoERP para alterar o número de novas tentativas. Consulte Opções de configuração de site para criar e gerenciar folhas de registro de serviços [página 35].
Sobre folhas de registro de serviços retificadoras
Sua solução da SAP Ariba pode ser ativada para permitir que os usuários criem folhas de registro de serviço retificadoras com base em folhas de registro de serviços processadas, para as quais são criadas faturas.
Você pode especificar quantidades de item negativas em folhas de registro de serviços retificadoras (também conhecidas como folhas de registro de serviços negativas) para fazer ajustes para quantidades de item sobrefaturadas especificando valores negativos. Quando as folhas de registro de serviços retificadoras são totalmente aprovadas, a solução da SAP Ariba cria automaticamente avisos de crédito no nível de linha para reverter valores sobrefaturados e acumulações em relação a limites de pedidos de compra.
Informações relacionadas
Como criar uma folha de registro de serviços retificadora [página 11]
Como criar uma folha de registro de serviços retificadora
As folhas de registro de serviços retificadoras podem ser criadas para itens ERS e não ERS para reverter quantidades de itens que foram sobrefaturadas inadvertidamente.
Pré-requisitos
● A fatura correspondente à folha de registro de serviços para a qual você deseja criar uma folha de registro de serviços retificadora deve estar no estado Aprovado ou Em reconciliação.
● O parâmetro de autosserviço para as folhas de registro de serviços retificadoras está desativado por padrão.
Entre em contato com o administrador de clientes do seu site para ativar este recurso em seu site de teste ou de produção.
Criando e gerenciando folhas de registro de serviços
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● Uma folha de registro de serviços retificadora inclui itens de linha copiados da folha de registro de serviços a partir da qual ela é criada. Você não pode adicionar novos itens de linha a uma folha de registro de serviços retificadora. Além disso, se você excluir itens de linha de uma folha de registro de serviços retificadora, você não pode voltar a adicioná-los. Em uma situação em que você exclua todos os itens em uma folha de registro de serviços retificadora, você só poderá excluir a folha de registro de serviços retificadora e criar uma nova, se necessário.
● Você pode criar uma ou mais folhas de registro de serviços retificadoras com referência a uma folha de registro de serviços para a qual foi criada uma fatura. A solução da SAP Ariba permite a você reverter não mais do que toda a quantidade de um item de linha na folha de registro de serviços referenciada. Por exemplo, suponha que a quantidade para “Item 1” em uma folha de registro de serviços é 10 unidades. Se você criar uma folha de registro de serviços retificadora para esse item com a quantidade de 6 unidades, você poderá criar uma ou mais folhas de registro de serviços para esse item com a quantidade máxima de 4 unidades.
Contexto
As folhas de registro de serviços retificadoras só permitem valores negativos para quantidades de itens. O valor negativo corresponde à quantidade que você precisa reverter. Por exemplo, você percebe que a quantidade fatura de um item de linha em uma folha de registro de serviços está incorretamente especificada como 20 em vez de 12.
Você pode especificar -8 como a quantidade para esse item de linha na folha de registro de serviços retificadora para fazer uma correção para a quantidade sobrefaturada.
Procedimento
1. Abra a folha de registro de serviços em relação à qual você deseja criar uma folha de registro de serviços retificadora.
2. Clique em Criar folha de registro de serviços retificadora para gerar uma folha de registro de serviços retificadora a partir da folha de registro de serviços faturada.
A página Criar folha de registro de serviços retificadora é exibida.
3. Insira os valores apropriados para os itens de linha necessários para especificar a quantidade que deve ser revertida.
4. Preencha outros campos necessários para enviar a folha de registro de serviços e clique em Enviar.
Resultados
A solução da SAP Ariba cria automaticamente um aviso de crédito de item de linha para itens ERS após a aprovação total da folha de registro de serviços retificadora.
Visão geral do fluxo de trabalho para processos de folha de registro de serviços
Fluxo de trabalho: gerenciando folhas de registro de serviços enviadas pelo fornecedor em Soluções SAP Ariba Procurement [página 14]
Fluxo de trabalho: criando e gerenciando folhas de registro de serviços em sua solução de compras [página 16]
Fluxo de trabalho: gerenciando folhas de registro de serviços em SAP Ariba Invoice Management [página 18]
Fluxo de trabalho: gerenciando folhas de registro de serviços em SAP Ariba Contract Invoicing [página 20]
Fluxo de trabalho: Criando folhas de registro de serviços com base em cópias de pedido no SAP Ariba Buying and Invoicing (intercalado com SAP Ariba Invoice Management) [página 22]
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Fluxo de trabalho: gerenciando folhas de registro de
serviços enviadas pelo fornecedor em Soluções SAP Ariba Procurement
Segue-se uma descrição do fluxo de trabalho de compra de serviços de alto nível para descrever como as folhas de registro de serviços enviadas pelo fornecedor são gerenciadas em Soluções SAP Ariba Procurement:
1. Um comprador cria uma requisição para itens de serviço e as Soluções SAP Ariba Procurement criam um pedido de compra de serviços depois de a requisição ter sido totalmente aprovada.
2. O Ariba Network recebe o pedido e envia-o ao fornecedor.
Opcionalmente, o fornecedor confirma o pedido de compra e inicia o trabalho.
3. No Ariba Network, o fornecedor cria uma folha de registro de serviços com base no pedido. O fornecedor pode adicionar itens à folha de registro de serviços nas seguintes circunstâncias:
○ Se as Soluções SAP Ariba Procurement estiverem configuradas para o PunchIn do fornecedor, o fornecedor pode entrar para adicionar itens de contrato ou de catálogo. Se o comprador o permitir, o fornecedor também pode adicionar itens não catalogados ao carrinho de compras da folha de registro de serviços durante o PunchIn. Os compradores podem permitir que os fornecedores editem as informações contábeis para esses itens.
○ Se ativado para o PunchIn do fornecedor e se o comprador permitir itens não catalogados, o fornecedor pode adicionar itens não catalogados à folha de registro de serviços no Ariba Network.
4. No Ariba Network, o fornecedor envia a folha de registro de serviços. O Ariba Network envia a folha de registro de serviços para Soluções SAP Ariba Procurement.
5. As Soluções SAP Ariba Procurement validam a folha de registro de serviços e, se essa passar a validação, entra no fluxo de aprovação.
6. Se necessário, um membro do grupo Editor da folha de registro de serviços identificado no fluxo de
aprovação da folha de registro de serviços edita as informações contábeis para as linhas da folha de registro de serviços.
7. Um membro do grupo Engenheiro de campo aprova a folha de registro de serviços. Outros aprovadores para a folha de registro de serviços concluem as respectivas aprovações.
8. Ocorre um dos seguintes passos:
○ Se não for necessária a aprovação em um sistema ERP externo, a folha de registro de serviços é aprovada.
O respectivo status é então Processado.
○ Se for necessária a aprovação em um sistema ERP externo, a solução de compras envia a folha de registro de serviços para o sistema ERP externo onde ela será aprovada. O sistema ERP envia uma atualização de status para a solução de compras. O status da folha de registro de serviços muda para Processado.
9. (Para o SAP Ariba Buying and Invoicing) O fornecedor cria uma fatura para uma ou mais folhas de registro de serviços aprovadas.
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Fluxo de trabalho: criando e gerenciando folhas de registro de serviços em sua solução de compras
Segue-se uma descrição do fluxo de trabalho de compra de serviços de alto nível que envolve o processo de criação de folhas de registro de serviços em sua solução de compras:
1. Um comprador cria uma requisição de serviço para itens de serviço e a solução de compras cria um pedido de compra de serviços depois de a requisição ter sido totalmente aprovada.
2. O fornecedor cria opcionalmente uma confirmação do pedido e confirma os itens de nível superior.
3. O fornecedor começa o trabalho e confirma as tarefas concluídas.
4. Um membro do grupo Usuário de entrada da folha de registro de serviços cria uma folha de registro de serviços para o pedido associado na solução de compras e envia essa folha para aprovação.
5. Se necessário, um membro do grupo Editor da folha de registro de serviços identificado no fluxo de
aprovação da folha de registro de serviços edita as informações contábeis para as linhas da folha de registro de serviços.
6. Um membro do grupo Engenheiro de campo aprova a folha de registro de serviços. Outros aprovadores para a folha de registro de serviços concluem as respectivas aprovações.
7. Ocorre um dos seguintes passos:
○ Se não for necessária a aprovação em um sistema ERP externo, a folha de registro de serviços é aprovada.
O respectivo status é então Processado.
○ Se for necessária a aprovação em um sistema ERP externo, a solução de compras envia a folha de registro de serviços para o sistema ERP externo onde ela será aprovada. O sistema ERP envia uma atualização de status para a solução de compras. O status da folha de registro de serviços muda para Processado.
8. (Para o SAP Ariba Buying and Invoicing) Um usuário de faturamento cria uma fatura para uma ou mais folhas de registro de serviços aprovadas.
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Fluxo de trabalho: gerenciando folhas de registro de serviços em SAP Ariba Invoice Management
O gráfico a seguir mostra um fluxo de trabalho de alto nível sobre como as folhas de registro de serviços com base em cópias de pedido são criadas em SAP Ariba Invoice Management:
1. Se o comprador estiver usando contratos com ordens de serviço, o comprador carrega os dados do contrato de liberação para SAP Ariba Invoice Management de sistemas ERP externos manualmente usando a tarefa de importação de dados ou automaticamente usando o kit de ferramentas de integração da SAP Ariba.
2. O comprador envia um pedido de compra aprovado com pelo menos uma linha de serviço (uma linha que requer uma folha de registro de serviços) a partir de um sistema ERP integrado para Ariba Network.
3. O Ariba Network recebe o pedido, envia-o para o fornecedor e envia uma cópia de pedido para o SAP Ariba Invoice Management.
4. No Ariba Network, o fornecedor confirma opcionalmente o pedido de compra e, em seguida, cria uma folha de registro de serviços para isso. O fornecedor pode adicionar itens à folha de registro de serviços nas seguintes circunstâncias:
○ Se o site de SAP Ariba Invoice Management estiver configurado para o PunchIn do fornecedor, o fornecedor pode entrar para adicionar itens de contrato ou de catálogo. Se o comprador o permitir, o fornecedor também pode adicionar itens não catalogados ao carrinho de compras da folha de registro de serviços durante o PunchIn. Os compradores podem permitir que os fornecedores editem as informações contábeis para esses itens.
○ Se o site de SAP Ariba Invoice Management não estiver configurado para o PunchIn do fornecedor, o fornecedor pode adicionar itens não catalogados à folha de registro de serviços no Ariba Network se o comprador permitir itens não catalogados.
5. No Ariba Network, o fornecedor envia a folha de registro de serviços. O Ariba Network envia a folha de registro de serviços para SAP Ariba Invoice Management.
6. O SAP Ariba Invoice Management valida a folha de registro de serviços e, se essa passar a validação, entra no fluxo de aprovação.
7. Os aprovadores no fluxo de aprovação de SAP Ariba Invoice Management editam informações contábeis para as linhas da folha, se necessário, e aprovam a folha de registro de serviços.
8. Um dos passos seguintes ocorre:
○ Se não for necessária a aprovação em um sistema ERP externo, a folha de registro de serviços é aprovada.
O respectivo status é então Processado. O SAP Ariba Invoice Management envia uma atualização do status para o Ariba Network.
○ Se for necessária a aprovação em um sistema ERP externo, o SAP Ariba Invoice Management envia a folha de registro de serviços para o sistema ERP externo, onde será aprovada. O sistema ERP envia uma atualização do status para o Ariba Network, que envia a atualização do status de volta para o SAP Ariba Invoice Management. O status da folha de registro de serviços é depois Processado.
9. No Ariba Network, o fornecedor fatura uma ou mais folhas de registro de serviços aprovadas. O Ariba Network envia a fatura para o SAP Ariba Invoice Management.
10. O SAP Ariba Invoice Management cria uma reconciliação de fatura para a fatura. Os usuários apropriados reconciliam quaisquer exceções, editam informações contábeis e aprovam a reconciliação de fatura.
11. O SAP Ariba Invoice Management envia a reconciliação de fatura para o sistema ERP externo. Se não for necessária uma aprovação externa da reconciliação de faturas, a fatura é reconciliada. Se for necessária a aprovação externa da reconciliação de faturas, um usuário no sistema ERP reconcilia qualquer exceção e, por fim, aprova aí a reconciliação de faturas.
Se uma folha de registro de serviços for rejeitada em qualquer ponto nesse fluxo de trabalho, durante a validação ou por um aprovador no SAP Ariba Invoice Management ou no sistema ERP externo, o fornecedor pode editar e reenviar a folha de registro de serviços rejeitada no Ariba Network usando um número da folha de registro de serviços diferente. Nesse ponto, o Ariba Network envia-a novamente para o SAP Ariba Invoice Management e inicia novamente o processo de validação e aprovação.
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PÚBLICO 19
Fluxo de trabalho: gerenciando folhas de registro de serviços em SAP Ariba Contract Invoicing
O gráfico a seguir mostra um fluxo de trabalho de alto nível sobre como as folhas de registro de serviços são gerenciadas em SAP Ariba Contract Invoicing:
1. Se o comprador estiver usando contratos com ordens de serviço, o comprador carrega os dados do contrato de liberação para SAP Ariba Invoice Management de sistemas ERP externos manualmente usando a tarefa de importação de dados ou automaticamente usando o kit de ferramentas de integração da SAP Ariba.
2. O comprador envia um pedido de compra aprovado com pelo menos uma linha de serviço (uma linha que requer uma folha de registro de serviços) a partir de um sistema ERP integrado para Ariba Network.
3. O Ariba Network recebe o pedido, envia-o para o fornecedor e envia uma cópia de pedido para o SAP Ariba Contract Invoicing.
4. No Ariba Network, o fornecedor confirma opcionalmente o pedido de compra e cria uma folha de registro de serviços para o mesmo, entrando no SAP Ariba Contract Invoicing para adicionar itens do contrato ou do catálogo ou, se o comprador permitir, itens não catalogados ao carrinho de compras da folha de registro de serviços.
5. No Ariba Network, o fornecedor envia a folha de registro de serviços. O Ariba Network envia a folha de registro de serviços para SAP Ariba Contract Invoicing.
6. O SAP Ariba Contract Invoicing só valida a folha de registro de serviços para o preço em relação ao catálogo ou ao contrato e envia uma atualização do status de volta ao Ariba Network indicando se a folha de registro de serviços passou a validação ou não.
7. Se a folha de registro de serviços for válida, o Ariba Network envia-a para o sistema ERP integrado.
Posteriormente, a restante aprovação e manuseio da folha de registro de serviços e das faturas relacionadas são processados por sistemas ERP externos. Se a folha de registro de serviços não passar a validação, ela é mostrada como Rejeitado no Ariba Network. O fornecedor pode editar e reenviar a folha de registro de serviços rejeitada no Ariba Network usando um número da folha de registro de serviços diferente, momento em que inicia novamente o processo de validação.
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Fluxo de trabalho: Criando folhas de registro de serviços com base em cópias de pedido no SAP Ariba Buying and Invoicing (intercalado com SAP Ariba Invoice Management)
O gráfico a seguir mostra um fluxo de trabalho de alto nível sobre como as folhas de registro de serviços com base em cópias de pedido são criadas em SAP Ariba Buying and Invoicing (intercalado com SAP Ariba Invoice
Management):
Segue-se uma descrição passo a passo do fluxo de trabalho envolvido na criação de folhas de registro de serviços com base em cópias de pedido em SAP Ariba Invoice Management e SAP Ariba Buying and Invoicing (intercalado com SAP Ariba Invoice Management):
1. Se o comprador estiver usando contratos com ordens de serviço, o comprador carrega os dados do contrato de liberação para SAP Ariba Invoice Management de sistemas ERP externos manualmente usando a tarefa de importação de dados ou automaticamente usando o kit de ferramentas de integração da SAP Ariba.
2. O comprador envia um pedido de compra aprovado com pelo menos uma linha de serviço (uma linha que requer uma folha de registro de serviços) a partir de um sistema ERP integrado para Ariba Network.
3. O Ariba Network recebe o pedido, envia-o para o fornecedor e envia uma cópia de pedido para a solução de faturamento.
4. No Ariba Network, o fornecedor conclui as seguintes ações:
○ Opcionalmente confirma o pedido de compra.
○ Efetua o trabalho e confirma as tarefas concluídas.
5. Um membro do grupo Usuário de entrada da folha de registro de serviços cria uma folha de registro de serviços para a cópia de pedido associada na solução da SAP Ariba e envia essa folha para aprovação.
6. Se necessário, um membro do grupo Editor da folha de registro de serviços identificado no fluxo de
aprovação da folha de registro de serviços edita as informações contábeis para as linhas da folha de registro de serviços.
7. Outros aprovadores no fluxo de aprovação para a folha de registro de serviços concluem as respectivas aprovações.
8. (Para SAP Ariba Invoice Management) A folha de registro de serviços é aprovada e o seu status altera para Processado.
9. (Para SAP Ariba Buying and Invoicing) Ocorre um dos seguintes passos:
○ Se não for necessária a aprovação em um sistema ERP externo, a folha de registro de serviços é aprovada.
O respectivo status é então Processado.
○ Se for necessária a aprovação em um sistema ERP externo, o SAP Ariba Buying and Invoicing envia a folha de registro de serviços aprovada para o sistema ERP externo, onde ela será aprovada. O sistema ERP envia a atualização de status para o SAP Ariba Buying and Invoicing. O status da folha de registro de serviços é depois Processado.
Comparação de processos da folha de registro de serviços em diferentes soluções da SAP Ariba
O processo da folha de registro de serviços passa pelos sistemas ERP integrados, o Ariba Network e as soluções da SAP Ariba. O PunchIn do fornecedor e a validação da folha de registro de serviços ocorrem sempre em soluções da SAP Ariba.
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A tabela a seguir descreve brevemente a diferença entre as soluções da SAP Ariba:
Recurso SAP Ariba Buying
SAP Ariba Buying and Invoicing
SAP Ariba Invoice Management
SAP Ariba Con
tract Invoicing Notas Suporte para folhas
de registro de servi
ços
X X X X As tolerâncias e as
regras das folhas de registro de servi
ços são definidas na conta do com
prador do Ariba Network.
Os compradores podem criar folhas de registro de servi
ços
X X - - Controlado pela as
sociação de grupo nas soluções de compras Os fornecedores
podem adicionar itens não cataloga
dos (não planeja
dos) às folhas de registro de serviços mediante o Pun
chin do Ariba Net
work
X X X X Definido usando os
parâmetros na so
lução da SAP Ariba
Validação do preço das folhas de regis
tro de serviços em relação a contratos e catálogos corres
pondentes.
X X X X
Os fornecedores podem editar pre
ços unitários de itens de contrato em folhas de regis
tro de serviços
X X X X Definido usando os
parâmetros na so
lução da SAP Ariba
Tolerâncias de quantidade e valor da folha de registro de serviços para itens planejados
X X X X Definido usando re
gras na conta de comprador do Ariba Network
Recurso SAP Ariba Buying
SAP Ariba Buying and Invoicing
SAP Ariba Invoice Management
SAP Ariba Con
tract Invoicing Notas Tolerâncias de
preço da folha de registro de serviços para os itens plane
jados nos pedidos de compra de servi
ços
X X X X Definido usando re
gras na conta de comprador do Ariba Network
Tolerâncias de preço da folha de registro de serviços para os itens não planejados adicio
nados a partir de contratos ou catá
logos
X X X - Definido usando os
parâmetros na so
lução da SAP Ariba
Relatório analítico, incluindo os relató
rios personalizados e predefinidos
X X X -
Grupos de usuários Engenheiro de campo,
Administrador de serviço de campo, Editor da folha de registro de serviços e Gerenciador de relatórios
X X X -
Como criar uma folha de registro de serviços
As folhas de registro de serviços podem ser criadas por fornecedores ou por usuários no SAP Ariba Buying and Invoicing ou no SAP Ariba Buying.
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Pré-requisitos
● Você deve ter a associação do grupo Usuário de entrada da folha de registro de serviços para poder criar folhas de registro de serviços.
● Para evitar erros de contabilidade, recomendamos que você tenha um acordo mútuo com o fornecedor para garantir que você ou o fornecedor cria folhas de registro de serviços para um pedido.
● A ordem de serviço para a qual você quer criar uma folha de registro de serviços deve estar no estado Pedido.
● Você não pode adicionar itens do Ariba Spot Buy, itens do kit e itens PunchOut a uma folha de registro de serviços.
● A soma do valor total para os itens que você adiciona a uma folha de registro de serviços e as acumulações totais de folhas de registro de serviços não pode ser maior que o valor máximo especificado no pedido de compra de serviço associado.
● Você pode optar por configurar seu site para garantir que a moeda para uma linha raiz em uma requisição de serviço é igual às respectivas linhas derivadas. Para ajudá-lo com esta configuração, peça ao seu contato de suporte designado que registre uma solicitação de serviço e um representante do Suporte ao cliente SAP Ariba entrará em contato com você.
● Se você tiver configurado seu site integrado com SAP para adicionar limites em requisições de serviços para itens não planejados:
○ Se o pedido de compra tiver especificado o limite de contrato, a soma do valor total para os itens de contrato não planejados que você adiciona a uma folha de registro de serviços e o total de acumulações de folha de registro de serviços para itens de contrato não planejados não poderá ser maior que o limite de contrato especificado no pedido de compra de serviço associado.
○ Se o pedido de compra tiver especificado os outros limites para itens extracontratuais não planejados, a soma do valor total para os itens extracontratuais não planejados que você adiciona a uma folha de registro de serviços e o total de acumulações da folha de registro de serviços para itens extracontratuais não planejados não pode ser maior que os outros limites especificados no pedido de compra de serviço associado.
Para obter maiores informações, consulte Adicionando limites em requisições de serviço para itens não planejados para sites integrados com SAP.
Procedimento
1. Abra o pedido de compra de serviço para o qual você quer criar uma folha de registro de serviços e clique em Criar folha de registro de serviços.
2. Insira informações para os campos na área de cabeçalho da folha de registro de serviços.
A tabela a seguir descreve os campos de nível de cabeçalho padrão em uma folha de registro de serviços:
Campo Descrição
Nº da folha de registro de serviços Refere-se a ao número da folha de registro de serviços.
Data da folha de registro de serviços A data de criação da folha de registro de serviços.
Data inicial do serviço A data inicial do serviço.
Campo Descrição
Data final do serviço A data final do serviço.
Engenheiro de campo Corresponde a um membro do grupo Engenheiro de campo. O engenheiro de campo é uma pessoa na organiza
ção do comprador que observa o trabalho do fornecedor e conhece detalhes sobre o trabalho realizado.
Nome do prestador de serviços em campo Nome do prestador de serviços em campo.
E-mail do prestador de serviços em campo O código de e-mail do prestador de serviços em campo.
Valor da folha de registro de serviços O valor total da folha de registro de serviços. Esse valor é uma soma dos valores dos itens incluídos na folha de regis
tro de serviços.
Data de referência Só aplicável se o item de linha na folha de registro de servi
ços referenciar um contrato de pedido sem liberação. Este campo especifica a data com base na qual a solução da SAP Ariba aplica o preço baseado em condições ao item para de
terminar o respectivo preço unitário.
Por padrão, este campo é preenchido com a data de criação da folha de registro de serviços. Se a data de referência não estiver especificada, a solução da SAP Ariba considera a data inicial do serviço para determinar as condições do preço para o item.
A data de referência deve estar entre as datas de efetivação e vencimento dos contratos.
Aprovador Por padrão, este campo se refere ao usuário que cria a folha de registro de serviços. Você pode especificar outro usuário para este campo.
Código de referência externo Aplicável somente se a solução da SAP Ariba estiver inte
grada ao sistema ERP externo para transmitir folhas de re
gistro de serviços aprovadas ao sistema ERP para aprova
ções adicionais.
Este campo é preenchido com o número de referência exclu
sivo atribuído à folha de registro de serviços pelo sistema ERP externo quando o sistema ERP recebe uma cópia da fo
lha de registro de serviços totalmente aprovada da solução da SAP Ariba.
3. Clique em Adicionar itens e adicione itens de catálogo ou itens não catalogados a partir do carrinho de compras.
Na seção Itens de linha, o item de serviço é exibido como linha raiz e inclui o nível aninhado de itens derivados que você adicionou a partir do carrinho de compras.
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PÚBLICO 27
4. Para adicionar um comentário no nível do documento, adicione seus comentários na caixa Comentários, na seção Comentários - Folha de registro de serviços inteira.
5. Para adicionar um anexo no nível do documento, clique em Adicionar anexo e procure o local apropriado para adicionar o arquivo.
6. Clique em Enviar para enviar a folha de registro de serviços para aprovação.
Como procurar por e exibir folhas de registro de serviços.
Você pode exibir folhas de registro de serviços a partir dos resultados de pesquisa, dos blocos de ação Tarefas, do item de conteúdo Meus documentos em seu painel de instrumentos, e das faturas associadas.
Pré-requisitos
Você deve ser um membro do grupo Editor da folha de registro de serviços, Engenheiro de campo ou Administrador de serviço de campo para exibir folhas de registro de serviços. Adicionalmente, para ver as acumulações de folhas de registro de serviços em relação a um pedido de compra de serviço, você deve ser um membro do grupo Engenheiro de campo. Para folhas de registro de serviços criadas na solução da SAP Ariba, você pode exibir as folhas de registro de serviços que você criou ou as folhas de registro de serviços para as quais você é um aprovador.
Procedimento
1. Na barra de pesquisa do painel de instrumentos, clique no menu do tipo de conteúdo à esquerda do campo de pesquisa e selecione Folha de registro de serviços.
2. Pressione Enter ou clique no ícone de pesquisa . A página Filtros de pesquisa é aberta.
3. Insira qualquer valor do filtro de pesquisa que você deseja usar para os filtros de pesquisa padrão ou clique em Opções de pesquisa e selecione os filtros de pesquisa para adicionar à pesquisa.
4. Clique em Pesquisar.
Os resultados de pesquisa exibem uma lista de folhas de registro de serviços que cumprem seus critérios de pesquisa.
5. Para exibir uma folha de registro de serviços, clique no respectivo link nos resultados da pesquisa.
Como editar informações contábeis da folha de registro de serviços
As folhas de registro de serviços podem incluir informações contábeis de nível de linha.
Pré-requisitos
● Os membros dos grupos Editor da folha de registro de serviços, Editar aprovações pendentes e Aprovador executivo podem editar informações contábeis em folhas de registro de serviços.
● (Para folhas de registro de serviços criadas em sua solução de compras ) Se um aprovador rejeitar uma folha de registro de serviços, o preparador da folha de registro de serviços não pode editar a folha de registro de serviços para fazer alterações e reenviá-la para aprovação. Nesse caso, o preparador deve criar uma nova folha de registro de serviços e enviá-la para aprovação.
Contexto
As informações contábeis da folha de registro de serviços podem se basear nas seguintes origens:
● O pedido de compra a partir do qual a folha de registro de serviços foi criada
● Itens de contrato ou catálogo que os fornecedores adicionaram durante o PunchIn do Ariba Network
● Edições de fornecedor durante o PunchIn do Ariba Network, se seu site estiver configurado para permitir que os fornecedores editem as informações contábeis durante o PunchIn.
● Contabilidade padrão configurada em seu site
● Edições realizadas por outros aprovadores
Procedimento
1. No painel de instrumentos , clique em Gerenciar Minhas tarefas .
2. Selecione Folha de registro de serviços a partir do menu suspenso Tipo de aprovação pendente.
3. Na lista Minhas tarefas, clique no link do código para a folha de registro de serviços para abri-lo.
4. Na folha de registro de serviços, selecione uma ou várias linhas cujas informações contábeis você deseja editar.
5. Clique em Editar.
6. Edite os detalhes do item de linha conforme necessário.
7. Clique em Concluído.
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PÚBLICO 29
Como aprovar ou rejeitar uma folha de registro de serviços
Você aprova uma folha de registro de serviços para enviá-la para o passo seguinte no fluxo de aprovação ou rejeita a folha para enviá-la de volta ao fornecedor para correções.
Pré-requisitos
Os membros dos grupos Editor da folha de registro de serviços, Editar aprovações pendentes e Aprovador executivo podem editar informações contábeis em folhas de registro de serviços.
Contexto
Se você estiver incluído no fluxo de aprovação para uma folha de registro de serviços, você receberá uma notificação por e-mail e o documento será listado em seu item de conteúdo Minhas tarefas no painel de instrumentos. Se você for o primeiro aprovador para a folha de registro de serviços, os links na notificação por e- mail abrirão um navegador e você terá que acessar sua solução de compras antes de aprovar ou rejeitar a folha de registro de serviços.
Procedimento
1. No painel de instrumentos, clique em Gerenciar Minhas tarefas .
2. Selecione Folha de registro de serviços a partir do menu suspenso Tipo de aprovação pendente.
3. Na lista Minhas tarefas, clique no link do código para a folha de registro de serviços para abri-lo.
4. (Opcional) Clique em Editar, edite as informações contábeis para linhas da folha de registro de serviços e clique em Concluído.
5. Clique em Aprovar para aprovar a folha de registro de serviços ou em Rejeitar para rejeitá-la.
6. (Opcional) Insira comentários no campo Comentários.
Se você estiver rejeitando uma folha de registro de serviços, insira comentários para informar ao fornecedor como corrigir erros antes de a reenviar.
7. Clique em Enviar.
Resultados
Quando uma folha de registro de serviços estiver totalmente aprovada, o fornecedor poderá ver o status atualizado no Ariba Network e poderá faturá-la. No caso de uma folha de registro de serviços rejeitada, o fornecedor pode corrigir os erros e reenviá-la com um código diferente.
Como cancelar folhas de registro de serviços
Você pode cancelar uma folha de registro de serviço que está no estado Enviado, Em composição, Aguardando aprovação externa ou Enviando ao sistema externo em sua solução de compra.
Pré-requisitos
● Seu site deve ser ativado para permitir o cancelamento de folhas de registro de serviços. Para obter ajuda com essa configuração, entre em contato com o Suporte ao cliente SAP Ariba.
● Você deve ter a associação do grupo Administrador de serviço de campo para poder cancelar folhas de registro de serviços.
Nota
Itens de linha individuais em folhas de registro de serviços não podem ser cancelados. Além disso, você não pode cancelar as folhas de registro de serviços que estão nos estados Processado, Rejeitado ou Faturado.
Contexto
Quando as folhas de registro de serviços são canceladas, a solução de compras da SAP Ariba atualiza automaticamente os valores e as quantidades do item nos pedidos de compra associados para seus valores anteriores.
Procedimento
1. No painel de instrumentos, clique em Gerenciar Meus itens pendentes .
2. A partir do menu suspenso Tipo de aprovação pendente, selecione Folha de registro de serviços.
3. Na lista Meus itens pendentes, clique no link do código para a folha de registro de serviços para abri-lo.
4. Clique em Cancelar.
O status da folha de registro de serviços muda para Cancelado.
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PÚBLICO 31
Como forçar a rejeição de folhas de registro de serviços
Você pode forçar a rejeição de folhas de registro de serviços que os aprovadores designados aprovaram anteriormente.
Pré-requisitos
● O status da folha de registro de serviços deve ser Processado.
● Você deve ter a associação do grupo Administrador de serviço de campo para poder forçar a rejeição das folhas de registro de serviços.
Contexto
Quando é efetuada a rejeição forçada das folhas de registro de serviços, a solução da SAP Ariba atualiza automaticamente os valores e as quantidades do item nos pedidos de compra associados para os valores anteriores.
Procedimento
1. No painel de instrumentos, clique em Gerenciar Meus itens pendentes .
2. A partir do menu suspenso Tipo de aprovação pendente, selecione Folha de registro de serviços.
3. Na lista Meus itens pendentes, clique no link do código para a folha de registro de serviços para abri-lo.
4. Clique em Forçar rejeição.
O status da folha de registro de serviços muda para Rejeitado.
Fluxo de status da folha de registro de serviços
Sua solução de compras atualiza o status das folhas de registro de serviços em diferentes fases do fluxo de trabalho de compras.
Atividade Status da folha de registro de serviços
Status de encaminhamento/status da folha de registro de serviços do Ariba Network
Um comprador criou uma folha de regis
tro de serviços, mas não a enviou para aprovação.
Em composição n/a
Um comprador enviou uma folha de re
gistro de serviços para aprovação.
Em composição -> Enviado n/a
Um fornecedor tentou enviar uma folha de registro de serviços a partir de Ariba Network, mas a transmissão não foi con
cluída.
n/a Falhou/Falhou
Um fornecedor enviou uma folha de re
gistro de serviços de Ariba Network, mas sua solução de faturamento não conse
guiu recebê-la devido a um erro de da
dos.
Em composição -> Rejeitado Enviado/Falha
Um fornecedor enviou uma folha de re
gistro de serviços e sua solução da SAP Ariba recebeu essa folha.
Em composição -> Enviado Enviado/Recebimento confirmado
(O fornecedor enviou folhas de registro de serviços) Sua solução da SAP Ariba rejeitou a folha de registro de serviços porque esta não passou na validação.
Em composição -> Rejeitado Recebimento confirmado/Rejeitado
Um fornecedor no Ariba Network enviou uma folha de registro de serviços, mas o sistema ERP não conseguiu receber a fo
lha de registro de serviços devido a um erro de dados ou de validação.
Em composição -> Falha no sistema externo
Enviado/Recebimento confirmado
Um fornecedor no Ariba Network cance
lou uma folha de registro de serviços.
Aprovado -> Cancelado Enviado/Obsoleto
Um fornecedor no Ariba Network cance
lou uma folha de registro de serviços.
Aprovado -> Cancelado Falha/Obsoleto
Criando e gerenciando folhas de registro de serviços Fluxo de status da folha de registro de serviços
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PÚBLICO 33
Atividade Status da folha de registro de serviços
Status de encaminhamento/status da folha de registro de serviços do Ariba Network
Nos sites configurados de modo a neces
sitarem a aprovação externa, todos os aprovadores aprovaram a folha de regis
tro de serviços e ela foi enviada para o sistema ERP externo para aprovação.
Aprovado -> Aguardando aprovação externa
Recebimento confirmado/Enviado
Um aprovador forçou a rejeição de uma folha de registro de serviços aprovada.
Aprovado -> Rejeitado Recebimento confirmado/Rejeitado
Em sites configurados para exigir aprova
ção externa, a folha de registro de servi
ços falha no sistema externo depois de ser totalmente aprovada.
Enviado -> Aguardando aprovação externa -> Falha no sistema externo
n/a
Em sites configurados para exigir aprova
ção externa, um usuário edita uma folha de registro de serviços com falha e envia- a para aprovação.
Falha no sistema externo -> Enviado n/a
Um usuário rejeitou uma folha de registro de serviços com falha.
Falha no sistema externo -> Rejeitado Recebimento confirmado/Rejeitado
Um aprovador rejeitou a folha de registro de serviços durante o processo de apro
vação.
Enviado -> Rejeitado Recebimento confirmado/Rejeitado
Um aprovador aprovou a folha de registro de serviços e não é necessária mais ne
nhuma aprovação.
Aprovado -> Processado Recebimento confirmado/Aprovado
Em sites configurados para exigir aprova
ção externa, um aprovador no sistema ERP externo rejeitou a folha de registro de serviços.
Aguardando aprovação externa ->
Rejeitado
Recebimento confirmado/Rejeitado
Opções de configuração de site para criar e gerenciar folhas de registro de serviços
A SAP Ariba define algumas das opções de configuração de site para você e você pode configurar as que estão ativadas para autosserviço.
Recurso Opção de configuração
Ignorar padronização da conta para itens de linha não planeja
dos em folhas de registro de serviços.
Application.ServiceSheet.SkipTemplateAccount
DefaultingForUnplannedLines (set by SAP Ariba Support)
Determina se a padronização da conta deve ser ignorada para itens adicionados diretamente em folhas de registro de serviços (itens não planejados). Este parâ
metro se aplica a sites que usam regras de determinação de deta
lhes de aprovação pendente para padronizar campos de linha e campos contábeis em folhas de registro de serviços. Essas regras são configuradas pela SAP Ariba.
Defina esse parâmetro como Sim para garantir que a contabilidade em linhas não planejadas vem do arquivo de entrada do mapa de exportação de mercadorias (CEME) com base no código de mercadoria do item não plane
jado.
Se o parâmetro
Application.ServiceSheet.
DefaultAccountingFromFirs tLine estiver habilitado, ele terá precedência sobre
Application.ServiceSheet.
SkipTemplateAccountDefaul tingForUnplannedLines.
A categoria da conta para itens de linha não planejados é padroni
zada para a categoria do item de linha raiz.
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Opções de configuração de site para criar e gerenciar folhas de registro de serviços
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PÚBLICO 35
Recurso Opção de configuração Permitir que os usuários marquem itens de linha em requisi
ções como itens de serviço.
Application.Procure.EnableServiceItemFieldInRe
quisition (enabled for self-service)
Especifica se os usuários podem marcar itens de linha de requisi
ção como itens de linha de ser
viço. Se definido como Sim, os usuários podem marcar um item de linha em uma requisição como um item de serviço, especifique um valor máximo para o item de linha e opcionalmente adicione itens de linha filho para essa li
nha. Este parâmetro deve estar definido como Sim para ativar o processo da folha de registro de serviços para pedidos de compra de serviços. O valor padrão deste parâmetro é Não.
