Metodologia para dimensionamento de equipes com foco na manutenção preventiva em
equipamentos médicos hospitalares
Rodrigo Henrique França Mendes
Abstract: The document aims to present a methodology to dimension the size of teams, focusing on preventive maintenance of hospital medical equipment in a medical facility. It is a tool that will provide the manager the arguments that justify the requirement and the quantity of human resource to the activities of preventive maintenance.
Resumo: O documento visa apresentar uma metodologia para dimensionamento de equipes, com foco na manutenção preventiva em equipamentos médicos hospitalares de um EAS (Estabelecimento de Assistência a Saúde). Trata-se de uma ferramenta para proporcionar ao Gestor argumentos que justifique o recurso humano solicitado para as atividades de manutenção preventiva.
Palavra chave: Dimensionamento, equipe, manutenção preventiva, equipamentos médicos.
I - INTRODUÇÃO
O dimensionamento de equipes não é uma tarefa fácil para a maioria das empresas, principalmente quando a atividade fim não corresponde ao trabalho que a equipe se propõe a executar, que podem ser atividades meio ou acessórias, que no nosso caso refere-se à prestação de serviços de saúde. Quando falamos em manutenção de um ambiente hospitalar, há certa dificuldade em assimilar a importância das atividades de manutenção tanto na área de infraestrutura predial quanto na área de equipamentos médicos. Percebemos que os próprios gestores de um EAS - Estabelecimento de Assistência a Saúde não possuem conhecimento suficiente das atividades de manutenção que são realizadas, e ainda, se estas são realmente necessárias. Porém os gestores têm ciência de que são co-responsáveis pelas atividades que são desenvolvidas dentro da instituição, motivo pelo qual devem buscar a excelência para essa atividade “não considerada fim”. Baseado nessa condição, apresentamos uma metodologia voltada para a área de equipamentos médicos hospitalares visando demonstrar como dimensionar o recurso humano necessário para a execução das manutenções preventivas.
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Instituto Nacional de Telecomunicação, como parte dos requisitos para obtenção do Certificado de Pós-Graduação em Engenharia Biomédica e Engenharia Clínica. Orientador: Prof. Marco Túlio Perlato. Trabalho aprovado em 09/2013.
Não será abordado neste trabalho o dimensionamento de equipe para atendimento das manutenções corretivas, pois está sendo considerado a inexistência do histórico das manutenções anteriores.
II - METODOLOGIA
Para a execução de serviços de manutenção é necessário considerar o nível de qualidade a ser alcançada na prestação dos serviços. Para a maximização da qualidade em níveis ótimos demandam-se recursos, principalmente o humano, porém não é qualquer mão de obra disponível no mercado de trabalho que irá atender às necessidades, e sim de especialistas com conhecimento técnico específico em atividades e rotinas de manutenção para a área hospitalar. Os profissionais formados em cursos técnicos, principalmente os de eletrônica e de mecânica optam por trabalhar na indústria devido aos benefícios oferecidos que são bem mais atrativos que na área hospitalar. A maioria dos profissionais de manutenção que trabalham na área hospitalar já executava atividades em cargos operacionais e ou tiveram oportunidade em estágios oferecidos dentro dos estabelecimentos assistenciais e assim continuaram na área.
Diante da escassez de mão de obra qualificada, faz-se necessário buscar soluções para iniciar a formação de uma equipe de profissionais na área de manutenção. Para dar inicio a essa equipe podemos considerar a capacitação da mão de obra dos setores operacionais, bem como mesclar funcionários experientes com estagiários e ou ajudantes em inicio de carreira.
Formada a equipe, o próximo passo será a elaboração de um plano de trabalho. Este definirá a estratégia que será adotada para a manutenção dos equipamentos, e para tanto, é preciso levar em consideração nessa escolha alguns fatores como: as recomendações do fabricante; a segurança do trabalho e meio ambiente, as características do equipamento e o fator econômico.
Recomendações do fabricante: é necessário se ater ao que o projetista do equipamento nos diz sobre a sua conservação, a periodicidade de manutenção, os ajustes e calibrações, os procedimentos de correção de falhas, etc.
[1]
Segurança do trabalho e meio ambiente: as exigências legais para manuseio de equipamentos devem ser observadas, bem como sua interação com o meio ambiente, objetivando sempre a integração perfeita entre Homem – Maquina – Meio Ambiente. [1]
Característica do Equipamento: Deve-se observar as características da falha, tempo médio entre falhas, vida mínima e modalidade de falha. As características do reparo devem ser também levadas em consideração, bem como o tempo médio do reparo, o tempo disponível após a pane antes que a área assistencial seja afetada, e o nível de redundância (disponibilidade de equipamentos no EAS). [1]
Fator Econômico: O custo da manutenção é composto dos custos de recursos humanos, de material, da interferência na assistência e dos desperdícios. O custo da interferência na assistência é o impacto ocasionado a um paciente quando deixa-se de atendê-lo devido ao tempo de parada de um equipamento. [1]
Após analise destes fatores podemos escolher a melhor estratégia de manutenção para tratar as falhas e assim dimensionar a equipe mantenedora, conforme a necessidade do momento.
Para a elaboração do plano de trabalho faz-se necessário, também, ter informações sobre os equipamentos existentes na instituição, ou seja, do parque tecnológico.
Conhecendo o parque é possível executar o agrupamento dos equipamentos por compatibilidade e assim determinar o perfil do profissional a ser contratado. [2]
O agrupamento dos equipamentos por compatibilidade é importante para a divisão das tarefas e assim delegar as responsabilidades para cada funcionário. Deverá ser realizada a descrição das atividades de manutenção necessária para cada equipamento existente. Com as atividades descritas, deverá ser realizada a cronometragem do tempo necessário para a execução de cada atividade. [3]
O recomendável é iniciar o trabalho pelos equipamentos considerados críticos para a saúde e ou pelos equipamentos considerados essenciais e estratégicos para o EAS. [4]
Os equipamentos que podem ser considerados essenciais e estratégicos são aqueles imprescindíveis para o resultado final da área assistencial. Como exemplo, podemos dizer que um cardioversor se torna essencial e estratégico para um hospital de pronto socorro no momento em que há apenas um equipamento na unidade, ou seja, a falta de um equipamento para back-up traz um alto risco para o atendimento assistencial.
A metodologia proposta para o dimensionamento do recurso humano será aplicada neste trabalho com foco nas manutenções preventivas.
Manutenção preventiva é a atuação realizada de forma a reduzir ou evitar a falha ou queda do desempenho, obedecendo a um plano previamente elaborado, baseado nos intervalos definidos de tempo. [5]
Para a quantificação da Mão de obra necessária para execução de manutenção preventiva podemos utilizar a tabela I.
TABELA I
ATIVIDADES PARA MANUTENCAO PREVENTIVA DE CARDIOVERSOR
Item
01 Atividade
02
Periodicidade
03
Unidade
04
Tempo para execução
da atividade
(horas)
05
Responsável pela execução
06
Mensal Trimestral Semestral Anual Técnico Oficial de manutenção Auxiliar de manutenção Administrativo
01
Agendar data da manutenção junto ao setor
responsável X Unidade 00:08 X
02 Buscar equipamento no
setor X Unidade 00:15 X
03 Executar limpeza externa
geral X Unidade 00:20 X
04 Verificar as condições
físicas da carcaça X Unidade 00:02 X
05
Verificar as condições das botoeiras de controle e
chave on/off
X Unidade 00:02 X
Continua
Continuação 06
Verificar as condições das luzes (LEDs) indicadoras de
carga e funcionamento das botoeiras
X Unidade 00:02 X
07 Verificar as condições
físicas do painel frontal X Unidade 00:02 X
08 Verificar as condições
físicas do cabo de força X Unidade 00:02 X
09
Verificar as condições físicas dos portas fusíveis, se necessário substituí-los.
X Unidade 00:02 X
10
Executar a abertura do equipamento, retirando os
parafusos.
X Unidade 00:05 X
11
Verificar as condições internas do equipamento,
realizando a limpeza das placas de controle e seus componentes se necessário
X Unidade 00:05 X
12
Verificar a presença de solda fria nas placas de controle, se houver executar
novas soldas
X Unidade 00:05 X
13
Verificar a presença de sal na placa de controle decorrente de umidade, se
houver executar limpeza com água corrente e secá-la
X Unidade 00:05 X
14 Verificar as condições dos
conectores internos X Unidade 00:05 X
15
Executar o fechamento do equipamento, recolocando
os parafusos.
X Unidade 00:05 X
16
Realizar os testes de funcionamento com o equipamento ligado a rede
elétrica C.A.
X Unidade 00:05 X
17 Realizar análise do nível de
energia com as pás externas X Unidade 00:05 X
18
Executar os procedimentos para prover a segurança
elétrica e realizar as calibrações
X Unidade 00:10 X
19 Preencher relatórios e
etiquetar o equipamento X Unidade 00:15 X
20 Entregar o equipamento
para o setor X Unidade 00:15 X
Total 02:30 01:20 00:32 00:30 00:08
Orientações para o preenchimento da tabela I:
Campo 01 – Item: refere-se a uma enumeração seqüencial para identificação das atividades realizadas;
Campo 02 – Atividade: refere-se à descrição da tarefa necessária para realizar a manutenção do equipamento;
Campo 03 – Periodicidade (Mensal, trimestral, semestral e anual): refere-se ao período no qual ocorrera a execução da atividade;
Campo 04 – Unidade: parâmetro de medição adotado para possibilitar a quantificação dos serviços e à aferição dos resultados;
Campo 05 – Tempo para execução da atividade (horas):
refere-se à quantificação do tempo necessário para executar a tarefa;
Campo 06 – Responsável pela execução (Técnico, Oficial de manutenção, Auxiliar de manutenção, Administrativo):
refere-se ao profissional responsável pela execução da atividade.
TABELA II
DADOS PARA O CÁLCULO DA MÃO DE OBRA NECESSÁRIA PARA A MANUTENÇÃO DOS CARDIOVERSORES Total de
Equipament os existentes
no EAS
Quantidade de manutenções
preventivas por ano
Quantidade total de manutenções preventivas considerando a execução em todos os equipamentos
Quantidade de horas necessárias para a execução
da manutenção preventiva do equipamento
Quantidade de horas necessárias para a manutenção preventiva de
todos os equipamentos
10 2 20 2h30min 50 horas
Após encontrar a quantidade de horas por ano em que cada profissional dedica para a execução da manutenção preventiva dos equipamentos, neste caso do cardioversor, será possível calcular a quantidade de profissionais necessários.
Para esse cálculo temos:
- Quantidade de horas dedicadas pelo técnico para a execução da manutenção preventiva de dez equipamentos duas vezes por ano = 10 x 2 x 1h20min = 26h40min.
- Quantidade de horas dedicadas pelo oficial de manutenção para a execução da manutenção preventiva de dez equipamentos duas vezes por ano = 10 x 2 x 32min = 10h40min.
- Quantidade de horas dedicadas pelo auxiliar de manutenção para a execução da manutenção preventiva de dez equipamentos duas vezes por ano = 10 x 2 x 30min = 10h00min.
- Quantidade de horas dedicadas pelo administrativo para a execução da manutenção preventiva de dez equipamentos duas vezes por ano = 10 x 2 x 8min = 2h40min.
TABELA III
QUANTIDADE DE HORAS DE DEDICAÇÃO DE CADA PROFISSIONAL PARA MANUTENÇÃO DOS CARDIOVERSORES
Responsável
pela execução Horas Técnico 26h40min Oficial de
manutenção 10h40min Auxiliar de
manutenção 10horas Administrativo 2h40min
Após calcular a quantidade de horas de dedicação de cada profissional para manutenção preventiva do cardioversor deverá ser executado o cálculo para os outros equipamentos. Como o exemplo abaixo:
TABELA IV
QUANTIDADE DE HORAS DE DEDICAÇÃO DE CADA PROFISSIONAL PARA MANUTENÇÃO DOS EQUIPAMENTOS CÁLCULO DO QUANTITATIVO
Item Manutenção preventiva Técnico Oficial de
manutenção
Auxiliar de
manutenção Administrativo
01 Cardioversor 26h40min 10h40min 10 horas 2h40min
02 Aparelho de anestesia 17 horas 5 horas 8 horas 2 horas
03 Monitor multiparàmetros 55horas 20 horas 35 horas 10 horas
04 Ventilador pulmonar 50 horas 16h40min 23h20min 6h40min
05 Bisturi elétrico 8h40min 2h40min 4horas 1h20min
06 Eletrocardiógrafo 44 horas 16 horas 24 horas 8 horas
Total 201h20min 71horas 104h20min 30h40min
Para o cálculo final será necessário considerar as horas em que os funcionários não estão disponíveis, ou seja, nos feriados (mínimo de 10 = 80 horas), nas férias anuais (160 horas) e na média de dias que o funcionário pode adoecer (40 horas). O valor será de 280 horas.
Para esse cálculo temos:
- Quantidade de horas dedicadas pelo técnico para a execução da manutenção preventiva de todos os equipamentos mais a quantidade de horas que o funcionário não esta disponível: 201h20min + 280 horas
= 481h20min
- Quantidade de horas dedicadas pelo oficial de manutenção para a execução da manutenção preventiva de todos os equipamentos mais a quantidade de horas que o funcionário não esta disponível: 71horas + 280 horas = 351horas
- Quantidade de horas dedicadas pelo auxiliar de manutenção para a execução da manutenção preventiva de todos os equipamentos mais a quantidade de horas que o funcionário não esta disponível: 104h20min + 280 horas = 384h20min
- Quantidade de horas dedicadas pelo administrativo para a execução da manutenção preventiva de todos os equipamentos mais a quantidade de horas que o funcionário não esta disponível: 30h40min + 280 horas = 310h40min
A produtividade também deve ser considerada, pois embora os profissionais estejam presentes no local de trabalho, nem sempre estão executando efetivamente as suas tarefas. De acordo com a literatura (Bronzino, 1992) sugere aplicar um valor aproximado de 70% para a produtividade.
Para esse cálculo temos:
- Quantidade de horas dedicadas pelo técnico para a execução da manutenção preventiva de todos os equipamentos mais a quantidade de horas que o funcionário não esta disponível mais 30% de sua improdutividade: 481h20min + 30% = 625h44min - Quantidade de horas dedicadas pelo oficial de manutenção para a execução da manutenção preventiva de todos os equipamentos mais a quantidade de horas que o funcionário não esta disponível mais 30% de sua improdutividade: 351horas + 30% = 456h18min
- Quantidade de horas dedicadas pelo auxiliar de manutenção para a execução da manutenção preventiva de todos os equipamentos mais a quantidade de horas que o funcionário não esta disponível mais 30% de sua improdutividade: 384h20min + 30% = 499h38min - Quantidade de horas dedicadas pelo administrativo para a execução da manutenção preventiva de todos os equipamentos mais a quantidade de horas que o funcionário não esta disponível mais 30% de sua improdutividade:: 310h40min + 30% = 403h52min
TABELA V
QUANTIDADE TOTAL DE HORAS DE CADA PROFISSIONAL PARA MANUTENÇÃO DOS EQUIPAMENTOS DE UM EAS
Profissional necessário Tempo necessário para execução das atividades ao longo de um ano (horas)
Técnico 625h44min
Oficial de manutenção 456h18min
Auxiliar de manutenção 499h38min
Administrativo 403h52min
Considerando que o total das horas de trabalho/ano (40 horas/semana x 52 semanas) é de 2.080 horas, podemos dizer que para a execução da manutenção preventiva dos equipamentos relacionados na tabela, um profissional de cada será suficiente para a execução das manutenções ao longo do ano. A manutenção preventiva dos equipamentos deverá ser planejada de modo que não haja coincidência nos dias nos quais ocorrerão as intervenções preventivas. Para isso, e necessário elaborar um cronograma para a execução dos serviços de manutenção preventiva.
III - CONCLUSÃO
Com as informações levantadas e as tabelas apresentadas neste documento o gestor de manutenção poderá utilizar essa metodologia como ferramenta para justificar a
adequação do recurso humano necessário para a execução das manutenções preventivas no EAS.
IV- REFERÊNCIA
[1] Viana, Herbert Ricardo Garcia, PCM Planejamento e controle da manutenção, Rio de Janeiro: Qualitymark Ed., 2002.
[2] Couto, Renato Camargos; Pedrosa, Tania Moreira Grillo, HOSPITAL Acreditação e Gestão em Saúde – 2.ed. – Rio de Janeiro:
Guanabara Koogan, 2007.
[3] Calil, S. J.; Teixeira M. S. Gerenciamento de Manutenção de Equipamentos Hospitalares - Série Saúde & Cidadania – Faculdade de Saúde Pública da Universidade de São Paulo, São Paulo: Fundação Peirópolis, 1998. v11.
[4] BRASIL. Ministério da Saúde, Agência Nacional de Vigilância Sanitária, Manual de Tecnovigilância: Abordagens de vigilância sanitária de produtos para a saúde comercializados no Brasil - Série A.
Normas e Manuais Técnicos, Brasília: Anvisa, 2010.
[5] Pinto, Alan Kardec; Xavier, Julio Aquino Nascif Manutenção Função Estratégica, Rio de Janeiro: Qualitymark Ed., 2001.
[6] BRONZINO, J.D. Management of Medical Technology - A Primer for Clinical Engineers. Butterworth-Heinemann, USA, 1992.
Rodrigo Henrique França Mendes, nasceu em Belo Horizonte, Minas Gerais, em 13 de novembro de 1976.
Possui os seguintes títulos: Engenheiro Eletricista (Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais, 2006), Pós-graduado em Engenharia de manutenção (Instituto de Educação Continuada IEC-PUC MG, 2008).
Trabalho na FUNDEP – Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa, desde julho de 2006, no cargo de Coordenador de Engenharia Hospitalar, responsável por toda a equipe de reformas e ampliações e também pela manutenção predial e equipamentos médicos hospitalares, no Hospital Risoleta Tolentino Neves, e na UPA CS (Unidade de Pronto Atendimento Centro Sul em Belo Horizonte).
