GUIA PRÁTICO SOBRE
ADMINISTRAÇÃO
DE CONDOMÍNIO
E-BOOK
1. Introdução
2. Quais os modelos de gestão de condomínios? 2.1. Autogestão
2.2. Administradora de Condomínios 3. Conheça as atribuições da administradora
de condomínios e quais tipos de serviços são de sua responsabilidade
3.1. Como apresentar a prestação de contas do condomínio?
3.2. Quais são os encargos do condomínio? 3.3. Conheça as cláusulas que não podem faltar no
documento do contrato com a sua administradora
Índice
4. Entenda os perigos para um condomínio que opta pela autogestão
4.1. Quais são os perigos da autogestão? 5. Por que sua administradora de condomínio
precisa ser associada da AABIC e SECOVI-SP? 6. Sobre o PROAD
7. Por que sua administradora de condomínio precisa ter o SELO de Qualidade PROAD?
7.1. O que é o SELO PROAD e quais os benefícios que um condomínio poderá desfrutar? 7.2. Por que a minha administradora deve ser
certificada pelo PROAD? 8. Conclusão 11 12 13 14 15 16 16 17 03 04 04 05 06 08 10 10
A Lei 4.591 de 16 de dezembro de 1954, atualizada pelo atual Código Civil – Lei 10.406/02 – Capitulo VII – Do Condomínio Edilício, alterado pela Lei 10.931/2004, dispõe sobre o
Condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias. Todo condomínio precisa ter regimentos internos, uma Especificação e uma Convenção de Condomínio, além das competências, deveres e definição de um representante legal. A “Lei do Condomínio” (como também é conhecida) e as demais leis vigentes sobre o mercado, só reforçam cada vez mais a ideia de proximidade entre as administrações dos condomínios e as gestões empresariais.
O fato é que a expansão do setor se torna mais evidente a cada ano. E, até mesmo para os leigos, essa é uma realidade de fácil compreensão. Ou seja, bastam algumas voltas pelas grandes
cidades e é possível constatar o quanto os condomínios se tornaram de vez parte do cenário urbano.
E, na história da humanidade, compreendemos que tão rápido quanto o crescimento urbano também deve ser a organização e a estruturação de pontos chaves. Dessa forma, para que os condomínios cumpram o papel de espaços seguros para os seus moradores se faz necessária a aplicação correta de conceitos administrativos. Afinal, é por meio de uma gestão eficiente que todos os condôminos entendem de forma transparente todos os seus direitos e deveres, não é mesmo?
Por isso, preparamos este guia prático com todas as informações pertinentes sobre administração de condomínios.
Tenha uma excelente leitura!
1. Introdução
2. Quais os modelos de gestão de condomínios?
Todo condomínio precisa ter um representante legal para dar formalidade e legalidade á sua administração.
Isso, por si só, já ajuda a entender a importância de uma gestão séria e competente. Porém, os benefícios podem ir além, dependendo muito do modelo de assistência aplicada. No geral, existem dois tipos de gestão de condomínios:
2.1 - Autogestão
Cada vez menos adotada, em virtude da complexidade da gestão atual de condomínios, na autogestão, toda administração é feita pelo síndico, eleito em assembleia e por um grupo de moradores. Ou seja, o síndico fica responsável por todas as tarefas administrativas e pessoais do local, por exemplo:
· Contratação de funcionários / folha de pagamento e rotinas relacionadas; · Pagamentos obrigatórios (água, luz, gás etc) / retenções de impostos; · Prestação de contas.
· Cobrança de inadimplentes etc...
Além de ser importante por cobrir algumas questões, como as acima mencionadas, a autogestão é interessante por ser realizada pelos próprios condôminos, que também auxiliam o síndico. Todavia, a pouca experiência administrativa e o baixo conhecimento técnico do síndico podem trazer alguns problemas no futuro nesse modelo de gestão.
2.2 - Administradora de Condomínios
A maior importância de uma administração exercida por uma empresa é a inserção do caráter profissional nas rotinas e monitoramento do condomínio. Basicamente, uma empresa administradora cobre todos os quesitos de uma autogestão, com o adicional de uso da tecnologia, conhecimentos técnicos e atualizados sobre o setor.
De uma maneira simples, a empresa administradora é o preposto do síndico. E é ela quem o auxilia e aponta os caminhos mais viáveis para o cumprimento das metas e para a melhoria geral, executando centenas de rotinas administrativas e consultoria.
Lembre-se, a gestão continua sendo do Condomínio, como a tomada de decisões e definição de prioridades, e as rotinas de administração ficam delegadas às empresas administradoras.
Confira no próximo tópico, como, de fato, funciona este modelo.
3. Conheça as atribuições da
administradora de condomínios
e quais tipos de serviços são de
sua responsabilidade
Como já citamos acima, a gestão por administradora acontece quando uma empresa é contratada para gerenciar administrativamente um condomínio. Ela trabalha tanto para auxiliar o síndico em diferentes questões, como também é responsável por pontos específicos, tais como: gestão de recursos humanos, gestão financeira, gestão administrativa e gestão de assuntos jurídicos. Conheça quais são os serviços executados
dentro de cada atribuição:
Gestão de Recursos Humanos
• Recrutamento e seleção de funcionários; • Admissão e procedimentos de registros;
• Coordenar e controlar todas as rotinas trabalhistas de acordo com a legislação atual, gerenciando e transmitindo as informações diárias à plataforma do eSocial;
• Atualização e confecção do quadro de horário de trabalho;
• Controle e concessão de salário-família e outros benefícios;
• Elaboração de escala de revezamento e férias; • Confecção e entrega de crachás e controle de ponto; • Homologação de rescisões contratuais;
• Preenchimento e controle de documentações para concessão de aposentadoria;
• Controle e verificação de atestados de afastamento para concessão de auxílio doença, entre outros.
Gestão Financeira
• Elaboração e acompanhamento de questões orçamentárias;
• Emissão de boletos bancários; • Criação do quadro de rateios;
• Cobrança administrativa de inadimplentes – via cartas, e-mails e telefone;
• Controle de vencimentos de contas a pagar e emissão de cheques;
• Gestão de retenções de tributos sobre pagamentos e recolhimento;
• Prestação de contas - pasta, portal e app.
Gestão Administrativa
• Atendimento aos moradores, com fornecimento e esclarecimento de dúvidas sobre eventuais problemas administrativos;
• Supervisão e controle sobre os mandatos do síndico e do conselho consultivo;
• Monitoramento junto ao síndico sobre espaços e áreas comuns do edifício, gerindo qualquer planejamento de mudanças;
• Administração sobre o CNPJ, CCM e Certificado Digital do condomínio garantindo atualização e regularização sobre eventuais questões jurídicas; • Transcrição das atas do livro administrativo para
documentos reconhecidos em cartório.
Gestão de Assuntos Jurídicos
• Consultoria fiscal, tributária e trabalhista; • Emissão de notificações judiciais;
• Atualização e detalhamento sobre a legislação administrativa de condomínios;
• Emissão e atualização de relatórios sobre ações jurídicas;
• Monitoramento sobre cobranças judiciais referente a devedores.
3.1 - Como apresentar a prestação de contas do condomínio?
Mesmo que os condomínios, atualmente, sejam vistos e gerenciados como empresas ainda estamos falando de moradias e sonhos. O tratamento aqui é direto com os condôminos. Por isso, é preciso muita atenção na hora da prestação de contas.
Comumente, os planejamentos e as metas para um condomínio são definidos em assembleias. Por isso, a melhor forma de apresentar o balanço do trabalho é em outra reunião de mesmo porte.
Documentos Essenciais
Existem documentos que não podem faltar em uma prestação de contas, pois são vitais para comprovar o trabalho do gestor quanto ao que foi acordado. Confira:
• Certificado da brigada de incêndios, cópias das NRs 5,7 e 9, RIA dos elevadores, certificado de seguro do condomínio e dos funcionários;
• Atestados de limpeza das caixas d’aguas e da potabilidade da água comprovante sobre o serviço de dedetizações;
• Certidões negativas da Receita Federal, INSS, FGTS, da administradora, do condomínio e de eventuais empresas terceirizadas;
• Demonstrativo de despesas (bem explicado e detalhado);
• Balanço contábil (com informações sobre salários de funcionários e outras contas obrigatórias, como luz, telefone, água, entre outros
• Balanço sobre a receita e gastos (neste caso dividindo os itens em moradores inadimplentes e adimplentes).
Apresentação
Obter todos esses documentos é o primeiro passo para prestar contas de forma coesa e transparente. Porém, a forma de conduzir a reunião também é importante para que todas as informações sejam compreendidas por todos.
Sendo assim, é interessante que se siga alguns passos: • Distribuir previamente um documento informando
sobre todos os assuntos que serão discutidos na reunião;
• Dividir os assuntos por tópicos;
• Fazer comparativos entre o que foi acordado na assembleia anual com os serviços efetuados.
3.2 - Quais são os encargos do condomínio?
O conceito corporativo em um condomínio também pode ser visto quando analisamos os encargos obrigatórios. Eles referem-se a questões legais e taxas que todo condomínio deve arcar para evitar problemas judiciais. Saiba, logo abaixo, quais são os principais.
Encargos de Funcionários
Todos os funcionários do condomínio precisam ser registrados em carteiras, tendo os seus direitos de salários e benefícios devidamente cumpridos. Além disso, devem ser recolhidos as taxas de FGTS, PIS, entre outros.
INSS do Síndico
O síndico é uma questão a parte para o condomínio, pois o recolhimento do INSS se faz obrigatório ainda que os ganhos do síndico se resumam a isenções de taxas.
Encargos de Empresas
Em toda e qualquer contratação de empresas, o condomínio deve recolher valores referentes às taxas do COFINS, INSS, CSLL, PIS e ISS.
3.3 - Conheça as cláusulas que não podem faltar no documento do contrato com a sua administradora
Antes de se firmar um contrato, todas as ponderações devem ser revisadas e confirmadas. Em um acordo entre a administradora e o condomínio não é diferente.
Veja quais cláusulas são essenciais: • Valores dos honorários mensais; • Contratação de funcionários; • Tipo de conta a ser utilizada (mista ou
própria/vinculada); • Seguros;
• Pagamento das contas e multas; • Contratação de fornecedores; • Previsão orçamentária;
• Formato do atendimento jurídico.
4. Entenda os perigos para
um condomínio que opta
pela autogestão
Como discutido anteriormente, os condomínios que optam pela autogestão são aqueles gerenciados pelo síndico e por um grupo de moradores.
Para entender melhor como funciona a administração de autogestão, basta ter em mente que, todas as obrigações até aqui apresentadas (encargos, questões financeiras, jurídicas, prestação de contas etc), devem ser cumpridas pelo síndico.
Ou seja, como representante legal do condomínio, o síndico toma para si o que foi acordado nas assembleias e monta um planejamento para executar os processos e alcançar os resultados.
4.1 Quais são os perigos da autogestão?
Em um primeiro momento, a autogestão parece ser vantajosa, principalmente, em relação à questão de redução de custos. De fato, sempre é possível encontrar exemplos de condomínios bem-sucedidos utilizando a autogestão.
Todavia, sem o conhecimento técnico necessário e um profissionalismo elevado, esse modelo de administração pode trazer grandes riscos para o condomínio e para os moradores. Um dos principais perigos com certeza é a ideia do “síndico amigo”. Caso o representante seja também um condômino, ele pode se tornar um refém da convivência com os outros moradores tendo as suas decisões influenciadas pela emoção.
Além disso, a autogestão apresenta outros riscos, tais como: • Falta de conhecimento do síndico sobre questões
trabalhistas, contábeis, entre outros;
• Desistência do grupo de apoio deixando o síndico isolado com as suas obrigações;
• Aplicação de soluções “caseiras” para assuntos corriqueiros (utilização de áreas públicas, reformas etc.); • Custos não são tão inferiores - contadores, advogados
etc oneram o quadro de despesas.
Por isso, é imperativo que a opção pela autogestão seja tomada de forma coletiva e consciente. Devem ser colocados os prós e os contras e definir de acordo com o voto da maioria.
5. Por que sua administradora de condomínio precisa
ser associada da AABIC e SECOVI-SP?
A Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo AABIC é a principal representante dos administradores de condomínio e imóveis junto à sociedade em geral e ao poder público. Em 1978, essa Associação foi quem organizou e direcionou corretamente o trabalho de muitas empresas do ramo em São Paulo. Hoje, a AABIC é uma referência para todo país. Além disso, a AABIC oferece treinamentos e sessões de aperfeiçoamento para os seus associados, garantindo maior conhecimento e atualização do setor.
O Sindicato de Habitação de São Paulo (Secovi-SP) tem como missão principal o fortalecimento do setor imobiliário em São Paulo e consequentemente no Brasil. O Secovi-SP faz história desde 1946 e cumpre seu compromisso com o Estado de São Paulo por meio do
desenvolvimento do setor urbano ao lado de parceiros públicos, corporativos e da grande mídia. É por isso que sua atuação é tão forte em questões como melhorar a oferta de moradia, trabalho, emprego, lazer e segurança. Hoje, mais de 90 mil empresas são representadas pelo Secovi-SP. Um resultado alcançado com trabalho e muita dedicação. Atualmente, as ações da entidade beneficiam milhões de pessoas,
direta e indiretamente. Portanto, ser afiliada a estas entidades, é uma garantia de idoneidade, qualificação e constante atualização. Além do compromisso assumido de ética e transparência com os clientes.
6. Sobre o PROAD
Desenvolvido pela AABIC e o SECOVI-SP, o programa tem como objetivo certificar empresas especializadas em administração de condomínios, considerando a conduta e os aspectos profissionais, operacionais e técnicos dos serviços prestados. O PROAD visa destacar no mercado as empresas que atuam com foco na qualidade de vida dos moradores, no convívio social e na valorização patrimonial dos imóveis, com ética, profissionalismo e responsabilidade.
7. Por que sua administradora de condomínio
precisa ter o SELO de Qualidade PROAD?
Até este ponto, já foi possível confirmar o quanto a administração de condomínios exige diferentes conhecimentos e um nível técnico avançado. Apenas com essa preparação é possível manter um padrão de serviço elevado.
É para afirmar esse trabalho diferenciado que o Selo de Qualidade PROAD foi criado. Com essa aprovação, uma administradora certifica para os seus parceiros que possui as habilidades necessárias para gerir seus condomínios. Em outras palavras, ter uma administradora com Selo PROAD, significa para o síndico:
· Contar com uma administração capacitada; · Obter transparência na gestão de processos; · Trabalhar com uma empresa inovadora e inteligente
e com uma gestão preditiva.
ADMINISTRADORA
multinacional da área de certificação e auditoria de processos;
• Contando com um programa apoiado pela OAB - SP
(participante do conselho do PROAD); • Trabalhando com uma administradora
referência no mercado.
7.2 - Por que a minha administradora deve ser certificada pelo PROAD?
As empresas que são certificadas pelo PROAD passam por um processo de auditoria externa, sendo reconhecida como apta a prestar um serviço de excelência na administração de condomínios.
7.1 - O que é o SELO PROAD e quais os benefícios que um condomínio poderá desfrutar?
O termo PROAD significa Programa de Autorregulamentação da Administração de Condomínios, que consiste em um processo de certificação de qualidade que atesta o trabalho diferenciado das administradoras de condomínios. As empresas certificadas pelo PROAD têm a oportunidade de se destacarem no segmento e serem reconhecidas como prestadoras de serviços de qualidade e excelência, mostrando aos síndicos e condôminos a importância de contar com administradoras comprometidas com a gestão patrimonial e passando maior credibilidade e segurança aos seus parceiros.
Somado a isso, o condomínio assistido por uma administradora certificada pelo PROAD se beneficia: • Tendo uma gestão aprovada em 160 procedimentos
diferentes, gerida pelo Bureau Veritas, empresa
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8. Conclusão
Não há dúvidas como uma administração de qualidade e assertiva faz toda diferença para manter o condomínio dentro do padrão de excelência esperado pelos moradores. Além disso, hoje, muitos condomínios já contam com uma arrecadação igual ou superior de algumas empresas pequenas, o que demanda cada vez mais uma administração profissional, a fim de assegurar um alto nível patrimonial.
Sendo assim, é imprescindível que você, enquanto condômino ou síndico, exija que a sua administradora seja certificada no PROAD e tenha o selo de qualidade administrativa. E você, administrador, transformar a sua empresa em referência no estado de São Paulo. A sua administradora de condomínios já é certificada pelo PROAD? Se ainda não, acesse www.proadsp.com.br
