Princípios fundamentais dos Sistemas de Informação: introdução, sistemas e níveis organizacionais e as TICs Prof. MSc Hugo Vieira L.

Princípios fundamentais dos Sistemas de Informação: introdução, sistemas e níveis organizacionais e as TICs

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© Hugo Vieira Lucena de Souza, 2014

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❑Introdução aos níveis organizacionais

❑Infraestrutura organizacional: conceito e motivação;

❑Níveis organizacionais: estratégico, gerencial e operacional; ❑Empresa x Organização: características globais e locais;

❑Processos organizacionais

❑Processos e rotinas administrativas;

❑Modelo de Negócio e Processos de Negócio; ❑Áreas de gerenciamento organizacionais;

❑Tecnologia da Informação

❑Introdução aos Sistemas de Informação: fundamentos e conceitos

❑Sistemas de Informação e Logística: conceito e motivação

❑Tecnologias de Informação e Comunicação: TICs e o mercado;

❑Referências

Introdução aos níveis organizacionais

❑Vamos começar a estudar a partir das próximas aulas vários conteúdos que abrangem uma visão crítica acerca da formação e configuração das empresas e organizacionais que temos atualmente no mercado;

❑Diante do entendimento do que possa ser expresso como organização,

processos, tecnologia, dentro outros termos comuns que iremos falar, e

conhecer aos poucos nesta unidade, estarão alguns fatores importantes a serem abordados, tais como sistemas, mídias e informação, fundamentais para a integração dos mecanismos atuais de crescimento e expansão;

❑Portanto, é importante que todos se dediquem, exigindo de si próprios uma concepção acerca das novas ideias que iremos traçar, tendo como norte de partida as técnicas, regras e conhecimentos contábeis, integrados as ferramentas e métodos provindos da sistematização e informação;

Introdução aos níveis organizacionais

❑Sabemos que o surgimento de uma empresa é provindo de uma combinação de fatores importantes alinhados. Dentre estes fatores, podemos citar:

❑Formalização de uma ideia: a ideia é algo diferencial, percebido e tratado pelo seu idealizador, dependendo, em tese, da sua expansão para ser adotada;

❑_{Planejamento de um projeto: a ideia só pode ser posta em prática, quando seu} idealizador pode e consegue especificar um plano [simples ou não] de execução. Isso significa dizer que não basta termos uma ideia, mas também, um foco de como a mesma poderá ser desempenhada;

❑Analise ambos os pontos citados e observe que larga parte destas decisões envolvem os donos, diretores ou pessoas influentes de uma

empresa. Quando temos um nível de abrangência, que justamente aborda

Introdução aos níveis organizacionais

❑O nível estratégico é aquele que fica no topo da pirâmide estrutural da empresa [veremos em breve]. É possível perceber, que todas e quaisquer empresas estão estruturas em vários níveis, obtendo como foco aplicar as ideias que são propostas por suas lideranças, que também podem ser CEOs, líderes, acionistas ou até mesmo investidores;

❑Outra característica fundamental do nível superior de uma empresa é que todos os riscos possíveis e decisões estão subsidiadas aos seus componentes. Imagine que as ações são desencadeadas apenas pelos profissionais deste nível, mas que que efeito pode ser denotado por todos dos demais níveis; ❑O nível gerencial, também conhecido como tático, é aquele que fica

abaixo na hierarquia organizacional, mas que exerce um papel fundamental ao ter como propósito condensar as ideias e ações estratégicas em operações;

Introdução aos níveis organizacionais

❑_{As operações compreendem os processos, atividades e tarefas,} estruturas fundamentais pelos quais as empresas estão configuradas para que possam reportar um funcionamento eficaz;

❑_{Neste segundo nível atuam gerentes, líderes de projeto e demais papéis} que tem como responsabilidades:

❑ Avaliar as diretrizes e a capacidade de trabalho da empresa, mediante aos projetos que podem ser desenvolvidos;

❑ Avaliar as limitações, considerando aspectos estruturais [infraestrutura física], pessoais [mão-de-obra], além de tempo, custos, e outros fatores que influenciam nas ações das empresas;

❑ Atuar como um facilitador, integrando a alta cúpula da empresa aos funcionários de operações;

❑Portanto, observe que o trabalho e o esforço empenhados por um gerente não é algo simples a ser realizado, visto que o mesmo serve com elo de ligação entre as ideias e a rotina de trabalho pesada das empresas;

Introdução aos níveis organizacionais

❑O terceiro nível de uma empresa é conhecido como nível operacional. Este nível é caracterizado pelo fato de que os profissionais atuam seguindo instruções que já são definidas pelos gerentes, seguindo uma ordem, processo ou ciclo de repetitividade para que possam ser desempenhadas;

❑O nível operacional, é típico por ser composto por profissionais que exercem atividades de produção, elaboração de serviços, dentre outros trabalhos que buscam alcançar resultados previamente estimados;

❑Desta forma, um dos objetivos principais dos operadores é atingir o máximo de desempenho e resultados, tendo como base um conjunto de metas traçadas;

Introdução aos níveis organizacionais

❑

Nesta visão hierárquica, uma empresa é uma espécie de pirâmide,

em que em um primeiro momento pode-se observar que é composta

por uma estrutura similar a um organograma – Visão vertical;

❑

Entretanto, algo importante a ser considerado é que em cada nível

torna-se necessário configurar os processos locais para garantir a

retroalimentação entre os demais níveis – Visão horizontal;

❑

Além de que, em cada nível há processos que podem ser mapeados ou

rastreados a um ou grupos de processos que estão em níveis

espaçados. O que isto significa?

❑Um processo estratégico pode abranger dois gerenciais e um operacional; ❑Uma área de gestão pode abranger duas gerenciais e uma operacional; ❑Cada processo pode conter atividades dependentes entre os níveis;

Introdução aos níveis organizacionais

❑

Estrutura organizacional de uma empresa;

Introdução aos níveis organizacionais

❑

A especificação e configuração dos níveis a infraestrutura

organizacional. A infraestrutura consiste na identificação de todos os

níveis, arcabouços, processos, atividades, procedimentos, etc. que

compõem a formação das instituições que postulam produtos,

serviços ou resultados afins;

❑

Vamos entender melhor? Observe a seguinte figura:

Introdução aos níveis organizacionais

❑Algo que também precisamos entender e saber diferenciar está relacionado aos conceitos de empresa e organização. Entendam que ambos os termos são fundamentais para a aquisição de sistemas de informação, algo que estudaremos em breve, obtendo como principal diferença:

❑_{A empresa: é uma instituição, que compreende todo o escopo que falamos nos} slides anteriores, estando bem definida e estruturada para alcançar a prestação de um serviço ou produto;

❑A organização: é um conglomerado de empresas, ou apenas uma empresa, que subsidiam um conjunto de associações de produtos e serviços, formando uma cadeia de processos e atividades que se complementam com um objetivo maior;

❑Vejamos o seguinte exemplo:

❑_{Uma loja de fast food é formada por uma associação de empresas que se} complementam;

Introdução aos níveis organizacionais

❑

Vendo o exemplo que falamos sobre a lanchonete de fast food,

percebe-se que a integração e a colaboração são fatores

fundamentais para a obtenção do sucesso;

❑

Tanto o primeiro, quanto o segundo fator, exigem que os profissionais

decomponham corretamente os processos da empresa. Entretanto,

também se torna de extrema importância que entendamos como os

processos podem ser classificados;

❑

A abordagem dos processos, em um contexto organizacional, releva

princípios e regras importantes. Os objetivos pela qual o processo é

criado, sua abrangência, dentre outras características são

representadas considerando como áreas de aplicação nas empresas:

❑ Gestão: consiste nos processos/grupos de processos da gestão empresarial;

❑ Negócios atividades de fluxo e comunicação, que podem ou não incluir os processos de gestão ❑ Melhoria: consiste nos processos que buscam obter ou medir a qualidade;

Processos organizacionais

❑

Os processos de gestão também são conhecidos como rotinas ou

rotinas administrativas. Esta categoria de processos é abrangente, e

pode ser renomeada de acordo com o modelo de gestão ou ciclo de

gestão, que pode reportar vários mecanismos para que as empresas

tenham uma visão bem elaborada da sua infraestrutura;

❑

Podemos citar como alguns modelos que especificam requisitos e

modelos de gestão focadas com o uso de processos:

❑Gestão e Qualidade – Modelos de Qualidade e Sistematização: ISO 9001; ❑Gestão e Qualidade – Modelos de Qualidade Ambiente: ISO 14001;

❑_{PDCA: ciclo de vida que busca integrar a repetitividade e avaliação dos} processos;

Processos organizacionais

❑_{Outro segmento [tipo] comum de processos a serem adotados pelas} empresas respalda não somente a gestão, mas o conhecimento e o entendimento acerca de seus negócios;

❑_{Desta forma, da mesma forma que temos processos de gestão} organizacionais, temos processos que podem denominados como

processos de negócio;

❑_{Os processos de negócio são aqueles que buscam delimitar os} procedimentos e atividades relacionadas para proverem um serviço ou produto obtendo como foco o cliente. Na prática, os processos de negócio são entidades comuns, complexas e que precisam serem bem descritas para que possam representar corretamente um conjunto de fatores, estando dentre eles ações provenientes do marketing, vendas, contabilidade, etc.;

Processos organizacionais

❑_{Processos de Negócios e ativos a serem geridos;}

Processos organizacionais

❑

Os processos de negócio são especificados baseados em um Modelo

de Negócios. O Modelo de Negócios pode ser conceituado como um

conjunto de regra que policiam todo o escopo de um projeto ou de

uma infraestrutura organizacional para que as empresas possam atuar

na produção de um serviço ou produto;

❑

O modelo abrange vários componentes, variando desde os mais

simples aos mais complexos. Em tese, um modelo básico de negócios

contém pelo menos:

❑_{Plano de implementação, conhecido como Plano de Negócios, responsável por} elencar todas as operações que podem ser desempenhadas para o fornecimento de um produto ou serviço;

❑_{Regra de negócio, que aborda todas as diretrizes e limitações, além das} políticas de expansão do negócio [visão, missão, objetivos, etc.];

❑_{Especificação do arcabouço dos processos de negócios: consiste na} diagramação e numeração dos processos que compõem a regra de negócio;

Processos organizacionais

❑Quando a organização é estruturada por processos mais complexos, que exigem uma certa atenção em relação a sua formação, os profissionais precisam tomar algumas medidas importantes para garantir que as ações que poderão gerar resultados satisfatórios;

❑Isso se deve ao fato de que o crescimento de uma empresa demanda a estipulação de processos e de uma gestão direcionada. E o que significa isso?

❑Imagine que em uma empresa de um porte considerado instável, haverão processos que abordarão:

❑ _{Pessoas: os componentes que atuam nos níveis organizacionais estratégico, gerencial e operacional;} ❑ _{Processos: em todos os níveis são compactuados atividades e tarefas;}

❑ _{Projeto: engloba todos os projetos organizados por processos e idealizados por pessoas;}

❑Portanto, como podemos garantir que a ordem e a coesão sejam adquiridas?

Processos organizacionais

❑

As áreas de conhecimento são variações acerca de grupos de

processos que focam e tem como objetivo prover uma abordagem

voltada para o gerenciamento e para a denominação de fluxo,

hierarquia e demais aspectos que estruturam uma empresa,

considerando os fatores de projeto, pessoas e processos;

❑

As áreas podem variar de empresa para empresa, não tendo um

padrão para que possam ser guiadas. Isso significa que cada empresa

pode abranger o que considera como suficiente para garantir um

crescimento plausível;

❑

Além disso, cada área pode focar um direcionamento específico,

desde que estejam classificados dentre um dos seguintes grupos,

como podemos ver no próximo slide:

Processos organizacionais

❑_{Gerenciamento/Gestão de integração: aborda a preparação da empresa}

acerca de um estudo de viabilidade para a implementação de mudanças;

❑_{Gerenciamento/Gestão do escopo: aborda o estudo e o gerenciamento}

da infraestrutura da empresa, desde fatores considerados técnicos quanto não técnicos;

❑_{Gerenciamento/Gestão de tempo do projeto: o tempo é dinheiro. Esse}

é um slogan considerado como mandamento para os profissionais exercerem um papel diferencial acerca do planejamento do cronograma;

❑Gerenciamento/Gestão de custos do projeto: os custos precisam ser

levados a sério, pois quase tudo em uma empresa está relacionado a gestão e ao capital de investimentos financeiro;

❑Gerenciamento/Gestão da qualidade do projeto: a qualidade busca

atingir níveis de excelência implícitos e explícitos mediante as demandas do cliente;

Processos organizacionais

❑Gerenciamento/Gestão de Recursos Humanos: corresponde a

atuação de profissionais para que possam tangenciar e qualificar a mão-obra de sua empresa, tano em aspectos técnicos quanto não técnicos;

❑Gerenciamento/Gestão da comunicação: corresponde ao conjunto de

estratégias para monitorar e estipular as ações acerca da comunicação. É uma das áreas mais importantes a serem tratadas pela empresa;

❑Gerenciamento/Gestão de riscos: corresponde a análise dos possíveis

eventos previsíveis ou não, sendo benéficos ou não, com as ações desempenhadas pelas empresas;

❑Gerenciamento/Gestão de aquisições: corresponde as estratégias de

aquisição de insumos para facilitar a operacionalização dos procedimentos da empresa;

Processos organizacionais

❑

Exemplo das áreas de conhecimento, segundo o PMBoK;

Tecnologia da Informação

❑Quando as empresas adotam medidas que auxiliam o uso de novas ferramentas métodos e demais mecanismos que possibilitam a inovação em seu funcionamento, muitos destes recursos são provindos da

tecnologia;

❑Isso significa dizer que o funcionamento da empresa deixa de ser/passa a ser:

❑Mecanizado/Manual: são os procedimentos considerados artesanais ou sem o uso de recursos avançados para a produção de informação ou compartilhamento de dados nas ações que podem ser desempenhadas;

❑_{Automação/Informatização: são os procedimentos que utilizam todos os meios que} fornecem técnicas, ferramentas e mecanismos que fazem uso de recursos computacionais para que as ações possam ser realizadas;

❑Quando adotamos este processo de conversão de procedimentos artesanais e utilizamos mecanismos computacionais, consideramos que a empresa adota o que podemos denominar como Tecnologia da

Tecnologia da Informação

❑A Tecnologia da Informação abrange vários aspectos que englobam a produção, processamento e compartilhamento da informação. A produção da informação está remetida a todo um conjunto de possíveis tipos de dados que podem ser gerados com ferramentas, gramáticas e demais tecnologias que surgem no dia-a-dia e são utilizadas pelas empresas; ❑O processamento é a atividade fundamental que caracteriza a T.I.,

abreviatura do termo. Os software são o exemplo, disso, sendo conceituados como soluções digitalizadas para as demandas e problemas dos clientes;

❑O compartilhamento e o gerenciamento da informação são dois aspectos importantes. Considerando que a T.I. fornece inúmeras vantagens para torná-la como uma peça-chave em uma organização, podemos considerar que seu uso é um diferencial para o mercado competitivo e globalizado como o atual;

Tecnologia da Informação

❑_{Quando a T.I. proporciona que as empresas obtenham soluções} inteligentes com o uso de suas técnicas, e que, a partir de uma análise de um cenário aborda fatores considerados funcionais [técnicos] e não funcionais [políticas], estamos falando dos Sistemas de Informação;

❑Um Sistema de Informação é um sistema que envolve o desenvolvimento de aplicativos, considerando como fatores fundamentais para a realização desta atividade a integração de pessoas, clientes, métodos, dentre outros fatores relevantes para que os processos manuais se tornem automatizados com o uso de computadores e tecnologias afins;

❑Na prática, um sistema de informação pode ser representado não apenas por um software, mas por um conjunto de ferramentas complexas, adotadas pelas empresas para que abordem a gestão, os negócios, ou, caso preciso, todo o escopo empresarial, desde a produção até a gestão organizacional:

Tecnologia da Informação

❑_{Integração dos Sistemas de Informação a uma infraestrutura} organizacional;

Tecnologia da Informação

❑

A evolução dos Sistemas de Informação seguir gradativamente ao

longo dos anos. Para a área de negócios, mais especificamente, o

desenvolvimento das tecnologias alavancou várias mudanças na

configuração das empresas, culminando na mudança de

comportamento, hábitos e até mesmo nas estratégias de mercado;

❑

Algumas das principais contribuições que impulsionaram o uso destas

tecnologias podem ser listadas como:

❑Mudança nos moldes para elaboração dos modelos de mercado, principalmente de negócios, e nas regras de funcionamento;

❑_{Melhoria e fluidez dos processos, em várias instâncias, administrativas,} operacionais, de produção, de certificação, além claro, da infraestrutura organizacional;

❑Simplificação de muitas atividades e objetividade na comunicação. Demais áreas de gestão foram beneficiadas como estudarmos mais a frente;

Tecnologia da Informação

Planejamento de recursos empresariais e inteligência de negócios: 2000-2010

Exploração de dados e visualização de dados de aplicativos de interface comum em toda a empresa, gestão de relacionamento, gestão da cadeia de suplementos

Comércio e negócios eletrônicos: 1990-2000

Sistemas de comércio e negócios eletrônicos com base na internet. Empresas habilitadas pela web e operações de negócios eletrônicos globais e e-commerce na internet, em intranet e outras redes

Suporte estratégico e ao usuário final: 1980-1990

Sistemas de computação do usuário final. Sistemas de Informação executiva. Sistemas especialistas. Sistemas de Informação Estratégicos.

Apoio a Decisão: 1970-1980:

Sistemas de Apoio à decisão. Apoio ad hoc interativo ao processo de tomada de decisão competitiva

Relatório gerencial: 1960-1970:

Sistemas de Informação Gerencial. Relatórios gerenciais de Informação pré-especificadas para apoio à tomada de decisão.

Processamento de dados: 1950-1960:

Sistemas de processamento eletrônico de dados. Processamento de transações, registro e aplicativos contábeis tradicionais.

Tecnologia da Informação

❑

Várias tecnologias surgiram ao longos dos anos e foram fundamentais

para a evolução das demais áreas de conhecimento, dentre elas, a

administração, como pudemos ver no slide anterior;

❑

Os sistemas de informação foram classificados, como veremos nas

próximas aulas, e alinhados as demandas emergenciais e diretrizes

das empresas, baseados nas mudanças que transcorreram ao longo

dos anos com o fortalecimento da automatização da informação;

❑

Outro segmento que surgiu, e também evoluiu, foram as Tecnologias

da Informação e Comunicação. As TICs, como são conhecidas, são

ferramentas, métodos e tecnologias que facilitam justamente a

automação da informação, focando a reprodução das mesmos pelos

meios digitais, dentre sites, blogs, redes sociais, etc.;

Tecnologia da Informação

❑E qual a diferença entre as TICs e os Sistemas de Informação?

❑Os sistemas de informação buscam fatores organizacionais, focados para gestão e integração empresarial;

❑Os sistemas de informação abordam tecnologias adjacentes de vários segmentos, e, de certa forma, que exigem conhecimento dos processos e do funcionamento das empresas, e sua configuração;

❑As TICs buscam a integração das empresas com os clientes, apesar, de que, os sistemas de informação podem desenvolver os meios necessários para prestar este apoio;

❑As TICs estão presentes em vários níveis das empresas, que funcionam como tecnologias que compartilham informações;

❑Para concluirmos nossa primeira aula sobre os Sistemas de Informação, é

importante que todos saibam que a evolução organizacional, em fatores de melhoria na qualificação das pessoas e de seus papéis, dependeram em tese de toda esta teoria que vimos nos slides. Veremos mais a seguir em que aspectos a informação e sua devida gestão contribuíram para isto;

Referências

[1] MITH. Foto-reprodução Os três níveis organizacionais. Disponível em < http://www.mith.com.br/

themes/site_themes/default_site/upload/artigos/fig08_artigos_3niveis.jpg > Acesso em 19 ago. 2014

[2] PAGANO, Robin. Ambiente de competição: fatores internos. Foto-reprodução pública. Disponível

em: < http://blog.intelligentia.com.br/ambiente-de-competicao-fatores-internos/ > Acesso em 19 ago.

2014

[3] SOF Informática. Foto-reprodução pública. Disponível em: < http://www.sof.com.br/

processos_negocios.html > Acesso em 20 ago. 2014

[4] SOFT EXPERT. Foto-reprodução pública. Disponível em: <

http://www.softexpert.com.br/norma-pmbok.php > Acesso em 20 ago. 2014;