PLANO ESTRATÉGICO PARA IMPLEMENTAR A CAF - PROJECTO PILOTO

Ministério do Turismo, Indústria e Energia

Direcção Geral da Indústria e Comércio

PLANO ESTRATÉGICO PARA IMPLEMENTAR

A CAF - PROJECTO PILOTO

1. OBJETIVOS DA AUTO-AVALIAÇÃO

A Direcção Geral da Indústria e Comércio (DGIC), serviço central do Ministério do Turismo, Indústria e Energia (MTIE), é responsável pela concepção, execução e avaliação de políticas sectoriais para a indústria e comércio, de aumento da competitividade e produtividade, bem como para a integração económica regional.

A DGIC é um dos serviços públicos contemplados com o Projecto-Piloto CAF que visa a implementação da Lei da Modernização Administrativa (LMA). O Projecto tem por objectivo geral o melhoramento dos serviços do Estado prestados aos utentes relacionados com o ambiente de negócios, mais concretamente pretende medir a qualidade dos impactos das reformas na prestação de serviços (acolhimento e atendimento, simplificação de procedimentos, informação prestada, capacidade de resposta, satisfação dos operadores, racionalização de recursos, entre outros).

Os principais objectivos da equipa de auto-avaliação/DGIC são os seguintes:  Mobilizar a instituição para a qualidade;

 Sensibilizar para a mudança organizacional no caminho da melhoria contínua;  Contribuir para uma maior responsabilização dos órgãos de gestão;

 Criar indicadores de desempenho;

 Conhecer os pontos fortes e as áreas a melhorar na DGIC;  Conhecer a evolução da instituição;

2. ÂMBITO DA AUTOAVALIAÇÃO

A implementação da LMA através da aplicação CAF no Ministério do Turismo, Indústria e Energia abrange numa primeira fase apenas a Direcção Geral da Indústria e Comércio (DGIC), que compreende os sectores de indústria e comércio, englobando assim os trabalhos de terreno como sejam as vistorias efectuadas aos estabelecimentos industriais e comerciais.

3. METODOLOGIA

Será utilizada a versão CAF 2006, através da metodologia descrita nas “Linhas de Orientação” do manual CAF 20106 – Manual de Apoio para Aplicação da Estrutura Comum de Avaliação (CAF), resumida na tabela indicada no quadro a seguir.

A DGIC sendo um serviço relacionado com o ambiente de negócios, será de todo muito importante adaptação de métodos de medição qualitativo, baseados em questionários, entrevistas e inquéritos de satisfação.

10 Passos para a aplicação da CAF

1 Planear a auto-avaliação 2 Criar a equipa de auto-avaliação 3 Divulgar o projecto de auto-avaliação 4 Organizar a formação

5 Realizar a auto-avaliação

6 Elaborar o relatório da auto-avaliação 7 Elaborar o plano de melhorias 8 Divulgar o plano de melhorias 9 Implementar o plano de melhorias 10 Planear a auto-avaliação seguinte

2.2 CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DO PROJECTO

Actividades a desenvolver Meses Observação

Abr Mai Jun Jul Ago Set

1. Planeamento 2. Formação e Sensibilização 3. Aplicação do Projecto 4. Adaptações e Aplicação 5. Seminário de divulgação 6. Avaliação do Projecto

Foi elaborado um cronograma mais abrangente e adaptado ao modelo apresentado, o qual se poder ver no anexo 1. Porém grande parte das acções foram preenchidas a título indicativo, estando sujeitas a alterações.

2.3 SISTEMA DE PONTUAÇÃO

O sistema de pontuação a utilizar na aplicação do Projecto CAF é sistema de pontuação avançado

4. EQUIPA DE AUTOAVALIAÇÃO

4.1 Composição da Equipa de auto-avaliação (EAA)

De acordo com a metodologia CAF em suas linhas de orientação descritas no ponto 3, foi composta uma equipa de auto-avaliação – EAA na DGIC que caberá a responsabilidade de seguir e acompanhar a implementação e cumprimento do referido Projecto CAF nos serviços da DGIC.

Os elementos que compõem a EAA/DGIC são afectos à todos os serviços que integram o departamento da indústria e comércio, pessoas com perfis e competências adequadas às suas funções, constituindo desta forma uma equipa dinâmica, competente e multifuncional. (ver quadro a seguir):

Nome Função/Área no Serviço Função EAA

Óscar Borges Director de Serviço Coordenador do Projecto

Alberto Silva Téc. Sup. – Indústria e Comércio Líder de Equipa AA

Zenaida Cunha Téc. Sup. – Comércio Membro EAA

Janjanin Dias Téc. Sup. – Sector de Indústria Membro EAA Jailson Semedo Téc. Sup. – Sector de Indústria Membro EAA

4.2 Plano de trabalho da EAA

Na selecção dos elementos da EAA foi tido em consideração o factor tempo e com isso a necessidade dos colaboradores serem dispensados das actividades correntes de forma a terem possibilidade de cumprir as tarefas da equipa, designadamente sobre a participação em workshops, acções de formação e as demais actividades do Projecto.

O quadro seguinte mostra o tempo de trabalho estimado que os elementos da equipa deverão disponibilizar às actividades do Projecto na DGIC. Dependendo das decisões a sair na fase de planeamento e formação, o quadro fica sujeito a correções, sendo por isso a título indicativo.

Plano de trabalho da EAA

Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro

Actividades a desenvolver Planeamento e acções internas de sensibilização Workshop e formação da EAA Aplicação do Projecto Aplicação do Projecto e adaptações Aplicação do Projecto e adaptações Divulgação e avaliação do Projecto Nº dias 2 5 2 2 2 Horário 10h00-16h00 09h00-16h00 10h00-16h00 10h00-16h00 10h00-16h00 09h00-16h00

Calendário 3ª e 5ª feiras 3ª e 5ª feiras 3ª e 5ª feiras 3ª e 5ª feiras

5. RECURSOS

Para a implementação do Projecto CAF na DGIC deverá ser disponibilizado à equipa de auto-avaliação, recursos materiais necessários à prossecução dos objectivos previamente traçados. Cada um dos elementos da EAA dispõe de computadores próprios de trabalho, devidamente ligados a internet, impressoras e telefone. O MTIE dispõe também de uma sala de reunião, portátil e projector, assim como viaturas e outros recursos que eventualmente poderão ser afectos às actividades do Projecto CAF na DGIC.

6. FORMAÇÃO E INFORMAÇÃO

A formação e a informação são aspectos cruciais num processo de auto-avaliação. Como tal deverá ser definido como a equipa de auto-avaliação da DGIC irá receber a formação adequada, bem como a realização de mini-ações (sessões informativas) para dirigentes e colaboradores da instituição, para garantir que todos se mantém informados e sentirem-se envolvidos no Projecto.

7. COMUNICAÇÃO

Na prossecução dos objectivos do Projecto CAF a EAA/DGIC deverá zelar pela comunicação e divulgação de informação administrativa, através da emissão de relatórios, boletins e panfletos, bem como a existência de linhas telefónicas a custo reduzidas ou nulas, afectas exclusivamente a EAA/DGIC para pedido de informação.

Será também muito importante facilitar a utilização de meios informáticos e multimédias (página na internet), onde podem ser publicados as suas actividades, projectos, programas e sua documentação em geral.

No anexo 2 pode-se encontrar um draft do Plano de Comunicação do Projecto CAF/DGIC, que prevê as várias acções e os suportes a utilizar para a divulgação de informação sobre o projecto de aplicação da CAF e os respectivos destinatários da informação para cada uma das suas fases. O referido Plano pode ser posteriormente rectificado e estendido à outras partes interessadas, como é o caso dos clientes e parceiros da organização.

8. RESULTADOS ESPERADOS

Com a implementação do Projecto CAF nos serviços da DGIC, espera-se poder alcançar resultados de apoio à gestão, tipo produção periódico de relatórios de auto-avaliação, plano de melhorias, plano de acção, entre outros indicadores. O Projecto permitirá também aos dirigentes conhecer melhor a própria instituição, a nível dos seus pontos fortes, pontos fracos e sua evolução.

A EAA/DGIC espera igualmente conseguir resultados de apoio à própria instituição, como por exemplo na modernização administrativa orientada para o cliente, designadamente sobre os seguintes objectivos:

 Simplificação de procedimentos administrativos;  Reduzir a máquina burocrática;

 Capacidade de respostas rápidas;

 Qualidade de acolhimento e atendimento público;  Aumentar a satisfação dos utentes;

 Entre outros…

Assim com a materialização do Projecto CAF nos serviços da DGIC, esperamos reforçar a importância dos princípios e objectivos da LMA e mostrar o potencial de mudança de paradigma no relacionamento com os cidadãos em geral e agentes económicos em particular.

ANEXO

1

Cronograma detalhado de execução do Projecto

Fases do

Projecto Acções a desenvolver

Data prevista para execução e

cumprimento das acções Observação

Abr Mai Jun Jul Ago Set

Planeamento da AA

i) Apresentação do Projecto CAF; ii) Reunião com gestores para

constituição da EAA; iii) Reunião da EAA para

homogeneizar os conhecimentos da CAF;

iv) Apresentação do Projecto aos dirigentes e colaboradores; X X X X Formação e Sensibilização

i) Acção de formação para a EAA; ii) Entrega de documentos

relevantes;

X

Aplicação do Projecto

i) Reunião da EAA para início das actividades;

ii) Apuramento de indicadores CAF; iii) Elaboração de questionários; iv) Diagnóstico individual da DGIC v) Recolha de evidências; X X X X X X X Adaptações e Aplicação i) Preenchimento da grelha de auto-avaliação;

ii) Elaboração de relatórios de AA; iii) Reunião para atribuição de

pontuação e divisão de tarefas;

X X X

Seminário de divulgação

i) Análise dos resultados; ii) Elaboração do relatório final e

plano de melhorias;

X X

Avaliação do Projecto

i) Apresentação dos resultados aos dirigentes e à instituição;

ii) Apresentação dos resultados aos colaboradores;

X X

ANEXO 2

Plano de Comunicação do Projecto – CAF/DGIC

DESTINATÁRIOS ACÇÕES RESULTADOS

Todos os colaboradores da

DGIC

Criar um placard informativo sobre “Notícias CAF” no hall de entrada Comunicar a todos os colaboradores da DGIC sobre o início do Projecto através de:

- Acções de informação/formação nos vários serviços; - Fixação de informação no placard informativo; - Envio de informação via correio electrónico.

Colaboradores informados; Diminuição de resistências;

Directores de Serviço e Chefes de

Divisão

Realizar acções de informação com dirigentes, através de: - Reuniões;

- Envio de informação via correio electrónico;

Linhas gerais do Projecto apresentadas e esclarecidas aos dirigentes;

Serviços e organismos do

MINISTÉRIO

Divulgar o início do Projecto através de colocação de uma notícia no site do Ministério;

Projecto divulgado em todo o Ministério.

Fase 2 - Condução da auto-avaliação

DESTINATÁRIOS ACÇÕES RESULTADOS

Todos os colaboradores da

DGIC

Informar sobre o andamento do Projecto através do envio de correio electrónico e uso de placard informativo;

(mensagens curtas e apelativas)

Colaboradores informados acerca do Projecto. Acções de colaboração; Recolha de evidências; Directores de Serviço

Enviar pontos de situação mensais por correio electrónico: - Documentos gerados;

- Indicadores de auto-avaliação;

Directores de Serviço informados sobre o andamento dos trabalhos

Fase 3 - Apresentação dos resultados da auto-avaliação

DESTINATÁRIOS ACÇÕES RESULTADOS

Gestão de topo Entregar o Relatório de AA e Plano de Melhorias; Autorização para a

implementação das AM

Colaboradores e dirigentes da DGIC

Realizar uma reunião com a presença de todos os colaboradores da DGIC para apresentação dos resultados da AA e Plano de Melhorias; Colocar o Relatório de auto-avaliação e Plano de Melhorias numa pasta acessível por todos os dirigentes;

Divulgar os principais resultados da AA: lições aprendidas, áreas a melhorar e próximos passos através do uso de placard informativo e correio electrónico;

Relatórios, Planos e Acções concluídos e divulgados; Adesão de todos no processo de mudança.

Serviços e organismos do

MINISTÉRIO

Divulgar os principais resultados e próximos passos através de colocação de um artigo no site do Ministério;

Demonstração dentro do Ministério