Gestão de Implementação do OpenMRS

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Gestão de Implementação

do OpenMRS

CHASS-SMT

5 Fevereiro de 2015

(2)

Estrutura da Apresentação

 Questão Principal

 Principais Desafios

 Forças para Mudança

 Intervenção Implementada

 Resultados

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Questão Principal

Como melhorar a gestão de

implementação de OpenMRS?

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Principais Desafios

 Baixo numero de PCs digitados no sistema

 Ausências frequentes dos digitadores

 Falta de supervisão

 Fraco conhecimento no uso de computador

 Falta

de

POPs

para

padronizar

certos

procedimentos importantes

 Falta de TdR dos digitadores com claras

expectativas do lado do trabalhador e supervisor

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Forças para Mudanças

 Pressão do lado do MISAU / USAID

 Equipe motivado

 Disponibilidade da equipe de digitadores SWATS

empregado pelo projecto (mais fácil gerir)

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Intervenção

 Contratação e disponibilização de uma equipe de

digitadores (SWAT)

 Formações de digitadores

 Criação de POPs para auxiliar a gestão de

implementação de OpenMRS

 Elaboração de instrumentos de gestão para

facilitar a prevenção, identificação e resolução de

problemas de gestão

(7)

POP 1: Instalação de OpenMRS

 Requisitos mínimos para a instalação do

OpenMRS;

 Requisitos de Hardware

 Requisitos de Software

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POP 1: Requisitos mínimos para a

instalação do OpenMRS

 Requisitos de Hardware

 O servidor deve possuir uma capacidade mínima de 500

GB de HDD

 Memoria RAM >= 8GB

 Processador : Quad-core (familia seria A)

 Requisitos de Software

 Ubuntu 12.04 LTS

 Tomcat 7

 Java 6

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POP 1: Instalação e configuração do OpenMRS

 Instalação do Mysql Server no Ubuntu

- A partir da consola do ubuntu (Terminal) digitar a seguinte instrução:

$ sudo apt-get install mysql-server

 Configuração do Mysql

- Criar a base de dados openmrs usando o comando:

mysql> CREATE DATABASE openmrs;

- Criar um usuário chamado esaude usando o comando:

mysql> CREATE USER ‘esaude’@’localhost’ IDENTIFIED BY ‘esaude’;

- Atribuir acesso ao usuário ‘esaude a bd openmrs com o comando:

mysql> GRANT ALL ON openmrs.* TO ‘esaude’@’localhost’ IDENTIFIED BY ‘esaude’;

- Restorar a base de dados openmrs com o comando:

(10)

POP 1: Instalação e configuração do OpenMRS (cont)

 Instalação de Tomcat 7

- A partir da consola do ubuntu digitar:

$ sudo apt-get install tomcat7

 Configuração do Tomcat

1. Criação de directorios

- $ sudo mkdir -p /usr/share/tomcat7/.OpenMRS/modules

- $ sudo gedit openmrs-runtime.properties /usr/share/tomcat7/.OpenMRS

ou sudo nano openmrs-runtime.properties /usr/share/tomcat7/.OpenMRS

(para ubuntu server)

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POP 1: Instalação e configuração do OpenMRS (Cont)

connection.url=jdbc:mysql://localhost:3306/openmrs?autoReconn

ect=true&sessionVariables=storage_engine=InnoDB&useUnicod

e=true&characterEncoding=UTF-8

module.allow_web_admin=true

connection.username=esaude

auto_update_database=false

connection.password=esaude

(12)

2. Copiar os módulos para o directório próprio com o comando:

$ sudo cp /path/*.omod /usr/share/tomcat7/.OpenMRS/modules

3. Certifique se o tomcat pode ler o directório através do comando:

$ sudo chown –R tomcat7:tomcat7 /usr/share/tomcat7/.OpenMRS

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 Configuração da memoria do tomcat

- Para configurar cria um ficheiro de nome “setenv.sh” com o comando:

$ sudo gedit(nano para ubuntu server) setenv.sh /usr/share/tomcat7/bin

e passa nele o seguinte conteúdo:

export JAVA_OPTS="-Dfile.encoding=UTF-8 -server -Xms256m -

Xmx768m –

XX:PermSize=256m -XX:MaxPermSize=512m“

 Configuração do setenv.sh para ser executável

- use o comando:

$ sudo chmod a+x /usr/share/tomcat7/bin/setenv.sh

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-

Copiar o ficheiro openmrs.war para o directorio /var/lib/tomcat7/webapps:

$ sudo cp /path/openmrs.war /var/lib/tomcat7/webapps

-

Testar a instalação

1. Reiniciar o tomcat através do comando:

$ sudo service tomcat7 restart

2. Digitar no navegador web (Chrome ou Mozila firefox) o seguinte

endereco

: http://localhost:8080/openmrs

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POP 2: Resolução de NIDs duplicados

1. Novos inscritos

 Causas da duplicação de NIDS

- Perca de ordem pelos conselheiros no momento da abertura

do processo;

- Perca do livro de registo ou páginas;

- Fraca coordenação para as US satélite ou periférica na

gestão da atribuição dos NIDs para descarregar no livro

principal;

(16)

(17)

POP 2: Resolução de NID’s duplicados

Proposta de Solução

 Reportar na recepção a existência do NID duplicado.

 Comparar nos livros de registo a sequencia de NIDs de acordo com as datas

de abertura no PC e no livro de registo.

 Tirar do livro todos os PCs com o mesmo NID e manter o NID do PC que

chegou primeiro a US.

 Documentar a necessidade de atribuir um novo NID aos restantes PC’s na

capa do PC e registar o novo NID no livro e PC ao lado do antigo NID com

a orientação que deverá ser actualizado na próxima visita.

• Se for o caso em que o livro não foi localizado, deve-se atribuir o mesmo

NID acrescido de uma letra, actualizando o NID no SESP.

(18)

(19)

POP 2: Resolução de NID’s duplicados

2. Transferidos

 Causas da duplicação

Fraco registo da proveniência, onde não são marcados e/ou destacados os

PCs dos pacientes transferidos de mas sim são abertos os

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POP 2: Resolução de NID’s duplicados (cont.)

Proposta de solução

 Para este caso deve se usar a mesma metodologia dos novos inscritos

 Para os casos de repetição deve-se actualizar o NID no código da US da

sua proveniência no SESP e na capa do PC, e depois actualizar o NID

completo no cartão do paciente durante a próxima visita.

(21)

(22)

POP 4: Backup, segurança e confidencialidade

 Procedimentos para fazer backup

 Procedimentos para garantir segurança de informação

 Procedimentos para garantir a confidencialidade de

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Procedimentos para fazer backup

 Criar um shell script com o nome backup.sh e nele inserir o seguinte

conteúdo: #!/bin/bash

date=$(date +%d-%m-%y_%Hh%Mm%Ss)

mysqldump -uroot –ppassword openmrs > backup-$date.sql ;

 Copie esse script para um directorio de backups

 Execute o script através do comando:

$ \. /path/backup.sh

Digitadores nao familiarizados com os commandos podem executar o

script fazendo um double click.

(24)

POP 4: Backup, segurança e confidencialidade

Procedimentos para garantir a segurança

 Cada usuário deve responder pelo uso exclusivo e

intransferível das suas senhas de acesso;

 Adquirir conhecimentos técnicos para a correcta

utilização dos recursos computacionais;

 Ligar sempre o computador ao estabilizador da

corrente eléctrica;

 Não desligar o computador através do botão

start/shutdown.

(25)

POP 4: Backup, segurança e confidencialidade

Procedimentos para garantir a confidencialidade

 Não discutir qualquer informação com alguém que não seja seu supervisor;

 Limitar acessos aos registos de pacientes;

 Não remover qualquer ficha do paciente da Unidade Sanitária sem

autorização;

 Não deixar registos de pacientes em locais onde pessoas sem autorização

podem acessá-los;

 Certifique-se que os processos são arquivados em armários de arquivos

com bloqueio ou em salas trancadas, quando terminar com registo;

 Limitar o acesso as bases de dados;

 Não compartilhe o seu nome de usuário e a sua senha com outras pessoas;

 Não deixe o seu computador sem sair do OpenMRS, sob o risco de outra

(26)

Instrumentos de Gestão de SESP

Produtividade

FICHA DE SEGUIMENTO DE DIGITAÇÃO NO OpenMRS

Distrito:

Nome do Supervisor:

____________________________________________________

Província:

Média de novos inscritos em Pre-TARV por semana

Média de consultas TARV de seguimento por semana:

Média de levantamentos de MARVs na farmácia por semana

Média de novos inícios em TARV por semana

Média de consultas Pre-TARV de seguimento por semana:

Nome do Digitador

META SEMANAL*

Semana 1

Semana 2

Semana 3

Semana 4

Total Mensal

TIPO DE LANÇAMENTOS

PRÉ

TARV

FILA

ACON.

LAB.

PRÉ

TARV

FILA

ACON.

LAB.

PRÉ

TARV

FILA

ACON.

LAB.

PRÉ

TARV

FILA

ACON.

LAB.

PRÉ

TARV

FILA

ACON.

LAB.

PRÉ

TARV

FILA

ACON.

LAB.

Total

(27)

Instrumentos de Gestão de SESP

Efectividade

A DIRECÇÃO,

___________

__________

Data:

_/_

/________

FICHA DE CONTROLE DA PRESENÇA DA EQUIPA DE DIGITADORES E SWAT

NOME DA UNIDADE SANITÁRIA: ____________________________________________

REFERENTE À SEMANA: ___ / _ / _ À _ / _ / ___

Nº de

DIAS DE SEMANA / PERIODO

Ordem

NOME COMPLETO DO DIGITADOR

2ª Feira

3ª Feira

4ª Feira

5ª Feira

6ª Feira

Manhã

Tarde

Manhã

Tarde

Manhã

Tarde

Manhã

Tarde

Manhã

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

(28)

Instrumentos de Gestão de SESP

Plano do Gestor de SESP

Julho

Agosto

Setembro

Outubro

Novembro

Dezembro

Responsável

Prazo Ponto de situação

Actividades

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

Dia

1

Avaliar o desempenho diário

1-25

2

Recolher os Backups

1-30

3

Participar na digitação dos dados

1/Semana

4

Apoiar na identificação dos problemas e sua solução

Semanal 5

Executar e rotação do pessoal (SWAT) que necessário

Mensal

6

Coordenar as acções do SESP com os ODM, e A das EP

Mansal

7

Avaliação do Fluxo de processos e reforço da digitação

1/Mes

8

Supervisão conjuntas CHASS-DPS (SESP)

1/Semana

9

Balanço mensal da digitação dos dados

1/Mes

10

Finalização da digitação retrospectiva

11

Elaboração da AQD do SESP

Semestre

12

Produção dos relatórios usando SESP

13

Em coordenação o IT do Chass envolver os IT´s da DPS no SESP

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Plano de trabalho dos digitadores

Plano de Trabalho dos Digitadores da US

CS 7 de Maio Data: 8 de Agosto de 2014 Nome dos Digitadores: 1) Neide Contacto:1) 82xxxxxxx 2) Leopoldina 2) 82xxxxxxx 3) Tecla 3) 82xxxxxxx 4) Cidalia 4) 82xxxxxxx

Supervisor dos Digitadores na USTécnica Contacto:82xxxxxxx

Supervisor dos Digitadores da CidadeTécnico Contacto:82xxxxxxx

Termos de Referência dos Digitadores

Tarefas

Recepção7:30 - 10 horas: 1 digitador da US tem que trabalhar na recepção para 1) receber os cartões dos doentes com consulta neste dia (para ser entregue ao arquivista); e 2) pesar os pacientes com consulta, MAS logo que não haja mais pacientes para pesar, tem que ajudar seus colegas na sala de arquivo para tirar

os PCs e os distribuir as gabinetes de consulta;

Sala de Arquivo dos PCs e OpenMRS

7:30 - 10 horas:

- 1 digitador da US tem que tirar os PCs dos arquivos dos pacientes com consulta, fazer a lista de pacientes por gabinete, e distribuir os PCs às gabinetes da consulta;

- 1 digitador da US tem que digitar os PCs na base de dados OpenMRS junto com os 2 digitadores da Equipe SWAT (usando o username dos digitadores da Equipe SWAT). Têm que trabalhar em equipe com 1 dos digitadores de SWAT, sempre garantindo que o digitador do SWAT mais rápido trabalha junto com o digitador da US. Devem priorizar a digitação retrospectiva dos PCs alvos da Equipe SWAT entre 7:30 até 10 horas, mas se houver risco de não conseguir completar a digitação dos PCs que tiverem consulta no dia anterior até 15:30, deveriam começar a digitação destes PCs antes das 10 horas;

10 horas - 15:30:

- 2 digitadores da US têm que lançar os PCs dos pacientes que tiverem consulta no dia anterior dentro dos livros de pre-TARV 1&2 e TARV 1&2. Depois têm que passar estes PCs para ser lançados na base de dados OpenMRS.

- 2 digitadores da US e 2 digitadores de SWAT têm que digitar os PCs dos pacientes que tiverem consulta no dia anterior, trabalhando abaixo do username dos digitadores da US. META DIÁRIA: digitar 1) todos os PCs que tiverem consulta de seguimento ou inscreverem em Pre-TARV no dia anterior; 2)

todos os NIDs no Livro Diário de MARVs da Farmácia que fizerem um levantamento no dia anterior;

- Todos os digitadores têm que arquivar os PCs depois que foram lançados na base de dados OpenMRS antes de sair no fim do dia. Se acabar cedo, os digitadores da US têm que ajudar a Equipe SWAT para digitar os PCs retrospectivos cacifo por cacifo. (SÓ PODE SAIR CEDO SE A BASE DE DADOS OpenMRS FOR 100% ACTUALIZADA, NÃO HAJA MAIS PCs QUE TIVEREM CONSULTA NO DIA ANTERIOR QUE PRECISAM SER ACTUALIZADOS NA BASE DE DADOS OpenMRS OU ARQUIVADOS, E NÃO TIVER ERROS DE DIGITAÇÃO PARA CORRIGIR)

Farmácia

7:30 - 10 horas:

- 1 digitador da US tem que trabalhar na farmácia para ajudar com o preenchimento das FILAS e Livro de Abandonos e Faltosos.

10 horas - 15:30:

- Caso for necessário ter alguém na farmácia durante este período, solicitar o apoio do Gestor de Caso para ajudar com as FILAS na farmácia durante este tempo

Gestor de Caso

7:30 - 10 horas:

- Rever os PCs cacifo por cacifo, procurando os pacientes faltosos e abandonos. Deveria priorizar a avaliação dos PCs das crianças expostas ao HIV, crianças em pre-TARV e TARV, mulheres grávidas, adultos em TARV e depois adultos em Pre-TARV (neste ordem).

10 horas - 15:30:

- Se estiver disponível, ajudar na farmácia ou na digitação dos NIDs do Livro Diário de MARVs da Farmácia dentro da base de dados OpenMRS.

Termos de Referência do Supervisor

Tarefas

Controle de Presença dos Digitadores1) Verificar que o Livro de Ponte foi assinado devidamente pelos digitadores da US;

2) Verificar que os digitadores estão a trabalhar dentro do sector onde deveriam estar a trabalhar de acordo com a agenda de divisão das tarefas;

Verificação das MetasTem que verificar que os digitadores estão a seguir este plano de trabalho, atingindo as metas diárias de acordo com a informação na base de dados OpenMRS;

Uso do SESPTem que saber como aproveitar dos relatórios de estatística e instrumentos de análise de dados para ajudar o sector de HIV melhorar a qualidade dos serviços prestados e garantir que os relatórios sejam submetidos atempadamente à Direcção de Saúde da Cidade de Chimoio

Plano Semanal de Rotação entre os Sectores (discriminar quem vai trabalhar onde em cada semana)

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5

Recepção (7:30 - 10)Neide Cidalia Tecla Leopoldina Neide

Arquivo de PCs (7:30-10)Leopoldina Neide Cidalia Tecla Leopoldina

Digitação (7:30-10)Tecla Leopoldina Neide Cidalia Tecla

Farmácia (7:30-10)Cidalia Tecla Leopoldina Neide Cidalia

Livro de Registo (10-15:30)Neide & Tecla Cidalia & Leopoldina Neide & Leopoldina Cidalia & Tecla Neide & Cidalia

Digitação (10-15:30)Cidalia & Leopoldina Neide & Tecla Cidalia & Tecla Neide & Leopoldina Tecla & Leopoldina

Fluxo de Pacientes no Sector de HIV

Nº de novos inscritos em Pre-TARV por dia: 30

* A meta diária de digitação de PCs e FILAs deve ser desagregado em 4 grupos: novos pre-TARV, novos TARV, consultas pre-TARV, consultas TARV, e FILAs Nº de consultas de seguimento Pre-TARV por dia: 30

Nº de novos inícios em TARV por dia: 45 Nº de consultas de seguimento TARV por dia: 70

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Instrumentos de Gestão de SESP

Diagnostico situacional da US

Unidades Sanitárias com SESP

Lista de Padrões

para os SESPs

HP

Tet

e

CS

n

1 C

S n

2 CS

n

3 CS

n

4 Comentários / Plano de Acção

Backups feito diariamente

s

Plano de trabalho dos digitadores documentado e afixado

s

Evidências que o plano de trabalho dos digitadores está sendo seguido

s

POPs de digitação claramente definidos e afixados

(para digitadores, supervisores e SWAT)

s

Evidências que os POPs de digitadores estão sendo seguido

s

Termos de Referência do supervisor definido e documentado

s

Evidências que os termos de referência do supervisor estão sendo

executados

s

Metas de digitação definidas, documentadas e afixadas

n

Data prevista de actualização do SESP

s

US está a cumprir com as metas de digitação

n

Porque as metas ainda por definir esperando o

preenchimento da ficha de produtividade

O SESP está funcional (hardware e software)

s

Avaliação de Qualidade de Dados (AQD) interna executada

n

(31)

Resultados Esperados

 POPs para implementação e gestão

 Menos problemas / maior qualidade dos dados devido a padronização dos procedimentos

rotineiros na implementação de OpenMRS e resolução dos problemas

 Menos NIDs duplicados

 Menos PCs excluídos do SESP (devido ao fluxo padronizado de digitação)

 Maior segurança e confidencialidade dos dados

 Instrumentos de Gestão dos SESPs

 Maior capacidade de prevenir problemas relacionados com a gestão dos SESPs

 Gestores capazes de identificar problemas antes que sejam graves e os resolver

atempadamente

(32)

Próximos passos (realização do AQD )

AQD no HPT



Metodologia

-

Foi usado o POP de AQD no SESP e PC (o mesmo desenhado pelo grupo

técnico).



Equipe

- Foi feita por uma equipe composta por 4 elementos (2 oficiais de M&A

do CHASS-SMT, 1 SWAT e 1 funcionário da US);

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Próximos passos(realização do AQD )



Indicadores Avaliados

- Dados pessoais (Data de abertura, NID, nome, sexo, distrito, bairro, estado civil,

data do diagnostico de HIV, proveniência, gravida, data prevista do parto)

- Anamnese (PTV ou TARV, antecedentes de TB pulmonar);

- Observação clinica (Data do exame clinico)

- Ficha de seguimento (Peso, altura, IMC, apoio nutricional, Estadio OMS (1º visita),

Estadio OMS (ultima visita), Rastreio da TB (tem sintomas sugestivos), Resultado da

investigação para TB (BK ou RX), Tratamento para TB (data início), Tratamento para

TB (data fim), CTZ (comparação válida a todos), INH (Válido pacientes sem TB),

Data de elegibilidade para inicio o TARV, Data da Próxima consulta (última visita) )