Lyout - apresentações

(1)

(2)

CONTEÚDOS

TEMÁ

TICOS

•

•Verificação de contas e auditoriaVerificação de contas e auditoria

1.Tipos de verificação 1.Tipos de verificação 2.Trabalhos preparatórios 2.Trabalhos preparatórios 3.Programas de auditoria 3.Programas de auditoria

4.Processos gerais de verificação 4.Processos gerais de verificação 5.Padrões de auditoria 5.Padrões de auditoria 6.Relatório de auditoria 6.Relatório de auditoria 7.Erros e fraudes 7.Erros e fraudes •

•Controlo internoControlo interno

1.Princípios gerais e sistemas de controlo interno 1.Princípios gerais e sistemas de controlo interno 2.Planeamento do trabalho de auditoria

2.Planeamento do trabalho de auditoria

3.Verificações parciais das principais contas do balanço 3.Verificações parciais das principais contas do balanço 4.Princípios legais de fiscalização de empresas

4.Princípios legais de fiscalização de empresas 5.Princípios gerais da planificação contabilística 5.Princípios gerais da planificação contabilística

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CONTEÚDOS

TEMÁ

TICOS

•

•Verificação de contas e auditoriaVerificação de contas e auditoria

1.Tipos de verificação 1.Tipos de verificação 2.Trabalhos preparatórios 2.Trabalhos preparatórios 3.Programas de auditoria 3.Programas de auditoria

4.Processos gerais de verificação 4.Processos gerais de verificação 5.Padrões de auditoria 5.Padrões de auditoria 6.Relatório de auditoria 6.Relatório de auditoria 7.Erros e fraudes 7.Erros e fraudes •

•Controlo internoControlo interno

1.Princípios gerais e sistemas de controlo interno 1.Princípios gerais e sistemas de controlo interno 2.Planeamento do trabalho de auditoria

2.Planeamento do trabalho de auditoria

3.Verificações parciais das principais contas do balanço 3.Verificações parciais das principais contas do balanço

(4)

TIPOS DE AUDITORIA

Auditoria

Interna

Financeira

Operacional

Gestão

Informática

Externa

(5)

Auditoria Interna

A

A Auditoria

Auditoria Interna

Interna tem

tem por

por missão

missão básica,

básica, assessorar

assessorar

a Administração no desempenho das suas funções e

responsabilidades voltada para o exame e avaliação da

adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de

controle, bem como da qualidade do desempenho das

áreas em relação às atribuições e aos planos, metas,

objetivos e políticas definidos para

(6)

Auditoria Interna Financeira



Realizada por um funcionário da empresa



Independente em relação aos órgãos e

funções que examina (mas não da empresa)



Verifica se a estrutura do controlo interno está

devidamente concebida e opera com eficácia e

efectividade e que as

DF’s

apresentam

(7)

Auditoria Interna Operacional

Tem como objetivo verificar se os procedimentos e os métodos operacionais da empresa são eficientes e eficazes.

Tipos de ineficiências que podem ser detetadas em

auditorias operacionais:

• Aquisição de bens e serviços mais onerosos para a

empresa (Na empresa não existem procedimentos

adequados para a seleção de fornecedores com preços

mais baixos)

(8)

Auditoria de Gestão

• Verifica como os recursos postos à disposição

dos gestores são aplicados com maior

economicidade, eficácia e eficiência

• Mede a eficácia e eficiência com que a

administração tem conduzido as actividades da

empresa

(9)

Verifica se existem controlos adequados no

input, processamento e output das transações

que ocorrem no sistema informático da

empresa.

(10)

Auditoria Externa

• Exame das demonstrações financeiras (

DF’s

)

• De acordo com determinadas normas

• Por um profissional Qualificado e Independente

• Com o fim de expressar uma opinião

• Sobre a razoabilidade da informação contida nas

DF’s

• Tendo em conta as Normas e Princípios em que as

(11)

NOÇÃO

A auditoria financeira consiste, genericamente, na

análise exaustiva da informação financeira de

uma determinada organização, efectuada por

uma entidade qualificada e independente, com o

objectivo de avaliar se a referida informação

traduz de forma correcta e fidedigna a posição

financeira dessa organização no período de

tempo considerado e no âmbito das regras

vigentes na sociedade onde ela se insere.

(12)

Apenas pode exercer a actividade de Auditor Financeiro os Revisores Oficiais de Contas Inscritos na respectiva Ordem.

QUEM PODE EXERCER ?

Artigo 123.º

Obrigatoriedade de inscrição*

Os revisores oficiais de contas e as sociedades de revisores só poderão

exercer as

funções respectivas

depois de

inscritos

em lista

designada «lista dos revisores oficiais de contas».

(13)

(14)

(15)

COMO VAI EXERCER?

No exercício da sua profissão os ROC estão obrigados a seguir o normativo técnico nacional imposto pela própria ordem e que é constituído por:

• Normas Técnicas de Revisão/Auditoria. As Normas Técnicas de Revisão/Auditoria,

que compreendem as Normas Gerais, Normas de Trabalho de Campo e Normas de Relato, são de aplicação obrigatória depois de aprovadas em Assembleia Geral da OROC, e constituem os princípios básicos e os procedimentos essenciais a cumprir pelos revisores/ auditores no desenvolvimento dos trabalhos por elas abrangidos.

• Diretrizes Revisão/Auditoria. Conjunto de diretrizes sobre como os ROC devem proceder. • Interpretações Técnicas. À Comissão Técnica das Normas têm vindo a ser postas

questões relacionadas com aspetos técnicos da profissão, às quais tem dado as respostas que em seu entendimento julga apropriadas. Reconhecendo-se que muitos dos assuntos abordados têm um interesse geral, achou-se conveniente passar a divulgar sistematicamente

(16)

Assumem particular importância as Directrizes de Revisão/Auditoria seguintes:

230 Papéis de Trabalho (Revoga a RT 20) 300 Planeamento

310 Conhecimento do Negócio

320 Materialidade de Revisão/Auditoria 400 Avaliação do Risco de Revisão/Auditoria 410 Controlo Interno

500 Saldos de Abertura (Revoga a RT 2)

510 Prova de Revisão/Auditoria (Revoga a RT 20)

511 Verificação do Cumprimento dos Deveres Fiscais e Parafiscais

841 Verificação Das Entradas Em Espécie Para Realização De Capital Das Sociedades

(17)

Assinatura Do Contrato Execução Programas e Mapas Relatório Planeamento

(18)

(19)

Conhecimento do Negócio Conhecimento dos Sistemas Contabilístico e de Controlo Interno Risco e Materialidade Coordenação , Direção Supervisão e Verificação Tecnologia s de Informação a Utilizar e Utilizada

(20)

(21)

Conhecimento dos Sistemas Contabilístico

E de Controlo Interno

(22)

Risco de serviço ao cliente

O cliente cria expectativas muito fortes quanto à qualidade e rigor do trabalho

desenvolvido. Existe uma carga de compromisso muito forte por parte do

auditor em relação ao cliente.

Risco de auditoria

Possibilidade de ocorrência de erros ou irregularidades significativas ao nível

das demonstrações financeiras, ou de qualquer outra situação objecto de

auditoria, que não sejam detectadas no decurso do trabalho

Risco e Materialidade

Risco profissional

A

credibilidade

e

a

competência

são

características fundamentais do auditor. Qualquer

erro evidenciado no relatório de auditoria potencia

uma imagem negativa em relação ao trabalho

desenvolvido e ao próprio auditor.

(23)

Risco e Materialidade

A

materialidade refere-se à magnitude ou

natureza de uma omissão ou erro na informação financeira quer

individualmente, quer em termos de agregado

que, nas circunstâncias, torna provável que,

como consequência, o julgamento de uma

pessoa

confiando

na

informação

seria

(24)

Natureza Tempestividade e

(25)

Procedimentos de Auditoria

Conjunto de métodos e técnicas usadas pelos

auditores para determinar se a informação

financeira é de facto fidedigna ou de outra

forma são o conjunto de tarefas que executam

de forma a reunirem as provas necessárias

para a emissão do seu parecer.

(26)

Entrevistas/

Perguntas Observação Inspeção

Confronto/ Comparação Análise

Confirmação

(27)

Entrevistas /

Perguntas

Torna-se indispensável ao auditor fazer todas as

perguntas que entender necessárias a fim de

obter

os

esclarecimentos

inerentes

à

prossecução do seu exame. As perguntas

podem ser feitas a qualquer trabalhador de uma

empresa e podem assumir um carácter mais ou

menos formal.

(28)

CO-FINANCIADO POR:

Observação

Consiste na capacidade do auditor estar atento a tudo o que o rodeia na empresa, com o objetivo de avaliar como são aplicadas na prática as funções atribuídas a cada pessoa e, em geral, como são cumpridos os normativos em vigor. Deve-se ter em atenção alguns aspetos:

Seguir as diversas fases e circuitos de um documento ou de uma operação;  Apreciar os procedimentos de controlo adotados;

Verificar as regras de segurança;

Verificar a carga de trabalho dos empregados;

 Apreciar a forma de organização da documentação; Observar o nível de arrumação das instalações;

Estar atento ao modo como se fazem as conferências.

O sucesso deste procedimento depende essencialmente da experiência detida pelo auditor.

Embora seja um procedimento que não permite tirar conclusões definitivas, constitui um bom instrumento para a formação da opinião do auditor, sendo portanto, de extrema importância para a eficiência do trabalho de auditoria.

(29)

Inspeção

Consiste na verificação de bens ou documentos, no âmbito do trabalho de auditoria.

Inspeção

Física

Identificar os bens;

 Verificar a sua propriedade;

 Verificar a conformidade dos bens com os

registos contabilísticos e documentais de suporte;

 Verificar o seu estado de uso e de depreciação;  Apreciar a valorização que lhes está atribuída;  Avaliar a sua utilidade e potencial de

utilização face à atividade da empresa.

 Verificar a autenticidade do documento;

 Confirmar a regularidade processual, incluindo os

antecedentes e os factos subsequentes;

 Verificar a existência de todos os elementos

(30)

Confronto/ Comparação

Refere-se a todos os tipos de comparações que possam ser realizadas com base nas informações contabilístico-financeiras e de gestão.

Tais comparações devem ser feitas em valores absolutos e relativos e referem-se a:

Valores reais relativos a períodos idênticos; Valores reais vs valores orçamentados;

(31)

Análise

Trata-se sobretudo da análise dos movimentos e saldos das contas e de

outros registos contabilísticos com o fim de se constatar a credibilidade

que merece a informação divulgada em determinadas demonstrações

financeiras.

Neste processo a auditoria percorre o caminho inverso da contabilidade.

Esquematicamente temos:

(32)

Confirmação

É o processo de obtenção de elementos de prova na empresa ou diretamente de terceiros, como forma de validar determinado saldo, facto ou informação. Confirmação Interna Documentação Emitida Pela Empresa Documentação Enviada à Empresa Por Terceiros Externa Circularizações Certidões Obtidas Através de Requerimento

Exemplo: nota de encomenda para um fornecedor

Exemplo: fatura de um fornecedor

Exemplo: resposta de um fornecedor a um pedido de confirmação dos valores em dívida;

Exemplo: confirmação da propriedade de um imóvel obtido junto da conservatória do registo predial.

(33)

Conferência

Engloba não só as verificações aritméticas mas também o grau de afectação das demonstrações financeiras face a acontecimentos subsequentes.

 A existência de prova de conferência efetuada pela empresa não constitui prova da exatidão das

operações ou dos saldos;

 A exatidão da soma não garante a veracidade do conteúdo das parcelas;

_{A fita de máquina do cliente junto de um conjunto de documentos não constitui prova credível para}

o auditor quanto à sua veracidade e exatidão;

 A existência de procedimentos informatizados não garante a veracidade do processamento;

(34)

Assinatura do Contrato

(35)

Execução da Auditoria

Depois de ter sido assinado o contrato de prestação de serviços entre os auditores e a empresa o supervisor encarregado do trabalho, após reunião com a empresa dará inicio ao respectivo planeamento.

Se procede à

:

 Elaboração de uma previsão de horas a despender por cada técnico e por cada área

de trabalho;

 Determinação dos períodos e datas em que deve ser realizado o trabalho de campo;

(36)

Programas de Trabalho/Auditoria

São documentos escritos destinados fundamentalmente a servir de guia à execução da auditoria. Dossier Permanente Dossier Corrente O dossier permanente engloba todas as informações que o auditor considera importante e que tenham de ser consultadas ao longo das auditorias presentes e futuras. O dossier corrente engloba toda a documentação relativa a cada auditoria específica e podem ser agrupados em dois grandes grupos: os programas de trabalho e os mapas de trabalho.

(37)

Dossier Permanente

_{Documentos da Empresa}

 _{Escritura de constituição e alterações ao pacto social;}  _{Registo Comercial;}

 _{Relação dos sócios ou accionistas e respectiva participação no capital;}  Composição dos órgãos sociais, período dos mandatos e sua evolução ao

longo dos anos;

 _{Relação dos principais quadros não pertencentes aos órgãos sociais;}  Espécimen das assinaturas dos dirigentes e quadros;

 _{Breve Evolução da actividade operacional da empresa, incluído a}

localização de todas as suas instalações;

 Investimentos Financeiros;

 _{Elementos Patrimoniais Onerados;}  Garantias e compromissos assumidos;  _{Resumo de Actas;}

 _{Recortes de imprensa sobre a empresa;} Legislação aplicada à empresa:

 _{Relativa ao sector económico em que se insere;}  _Laboral;

Contratos e documentos importantes:  _{Acordos com a segurança social;}  _{Acordos com o fisco;}

Declarações Obrigatórias; _{Controlo Interno;}

 _Organigrama;

 Descrição de Tarefas;

(38)

Dossier Corrente

São documentos escritos destinados São documentos escritos destinados fundamentalmente a servir de guia à execução fundamentalmente a servir de guia à execução dos

dos testes de conformidadetestes de conformidade e dose dos testestestes substantivos.

substantivos.

São mapas onde o São mapas onde o auditor deixa a auditor deixa a prova dos testes ou prova dos testes ou procedimentos que procedimentos que efectuou. efectuou. Os testes de Os testes de conformidade são os que conformidade são os que se destinam a confirmar se destinam a confirmar se os procedimentos se os procedimentos contabilísticos e as contabilísticos e as medidas de controlo medidas de controlo interno sobre os quais a interno sobre os quais a auditoria se irá basear, auditoria se irá basear, sendo adequados, se sendo adequados, se encontram a ser encontram a ser aplicados. aplicados. Os testes substantivos Os testes substantivos são aqueles que se são aqueles que se destinam a confirmar o destinam a confirmar o adequado processamento adequado processamento contabilístico no que contabilístico no que concerne à totalidade, concerne à totalidade, exactidão e validade dos exactidão e validade dos dados, expressão dados, expressão financeira e suporte financeira e suporte documental de saldos e documental de saldos e operações específicas. operações específicas. O dossier corrente inclui

(39)

Relatório

Os conteúdos dos relatórios de auditoria constam da

DRA 700.

O objetivo desta DRA

O objetivo desta DRA é o

é o de estabelecer as normas e

de estabelecer as normas e

proporcionar orientação quanto à forma e conteúdo

dos relatórios de revisão/auditoria.

(40)

Relatórios de Auditoria

O relatório de revisão/auditoria

O relatório de revisão/auditoria deve ser

deve ser

emitido

emitido em papel normalizado que

em papel normalizado que

contenha, no mínimo, os seguintes

elementos identificadores:



Nome do ROC ou firma da SROC;



Número de inscrição na lista dos ROC ou

das SROC; e



(41)

O relatório de revisão/auditoria deve conter os seguintes

elementos básicos:



Título;



Parágrafo de introdução;



Parágrafos sobre responsabilidades;



Parágrafos sobre o âmbito;



Parágrafo da opinião;



(42)

CO-FINANCIADO POR:

41

Relatórios de Auditoria

Parágrafo de Introdução

Neste

parágrafo

devem

ser

identificadas

as

demonstrações financeiras que foram examinadas,

referindo-se a entidade, a data e o exercício a que se

reportam, bem como as quantias relativas ao total do

balanço, ao total do capital próprio e ao resultado

líquido neste incluído.

(43)

Parágrafo de Responsabilidades

Nos parágrafos sobre responsabilidades deve constar:



que é da responsabilidade do órgão de gestão da entidade a

preparação e apresentação das demonstrações financeiras,

bem como a adopção de políticas e critérios contabilísticos

adequados e a manutenção de um sistema de controlo

interno apropriado; e



que é da responsabilidade do revisor/auditor expressar uma

(44)

CO-FINANCIADO POR:

43

Relatórios de Auditoria

Parágrafo do Âmbito

No parágrafo sobre o âmbito deve constar:



que a revisão/auditoria foi efectuada de acordo com as

Normas Técnicas e as Directrizes de Revisão/Auditoria

da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas;



que estas Normas e Directrizes exigem que a

revisão/auditoria seja planeada e executada com o

objectivo de obter um grau de segurança aceitável sobre

se as demonstrações financeiras estão isentas de

distorções materialmente relevantes; e

(45)

Relatórios de Auditoria

Parágrafo da Opinião

Neste parágrafo deve ser expressa, de forma clara e inequívoca, a

opinião do revisor/auditor sobre as demonstrações financeiras

tomadas como um todo.

Data

A data do relatório de revisão/auditoria deve ser a do dia em que o

revisor/auditor concluiu o seu exame, não podendo ser anterior à

data da emissão do relatório de gestão e das demonstrações

financeiras.

(46)

CO-FINANCIADO POR:

45

Relatórios de Auditoria

Assinatura e nome

Sob a assinatura do ROC executor e, quando aplicável, sob a do

ROC responsável ou a do sócio responsável da SROC, deve

constar o nome profissional que utilizam.

(47)

Relatórios de Auditoria

Não modificado

Modificado

Matérias que não

afectam a opinião

do

(48)

CO-FINANCIADO POR:

47

Relatórios de Auditoria

Matérias que não afectam a opinião do revisor/auditor;

Matérias que afectam a opinião do revisor/auditor;

 A derrogação excepcional, justificada e

adequadamente divulgada de princípios contabilísticos destinada a assegurar a imagem verdadeira e apropriada;

 As alterações de políticas contabilísticas justificadas

e adequadamente divulgadas, que afectando o princípio da consistência e a comparabilidade, se destinam a assegurarem a imagem verdadeira e apropriada;

Outras situações consideradas necessárias para

uma melhor compreensão das demonstrações financeiras;

Por limitação no âmbito do exame, ou

Por desacordo no tocante à aceitabilidade

das políticas contabilísticas adoptadas, ao método da sua aplicação ou à adequação das divulgações nas demonstrações financeiras.

(49)

•Por limitação no âmbito do exame •

Impostas

pela

entidade;

•

Impostas

pelas

circunstâncias;

no entendimento do revisor/auditor, os registos contabilísticos

ou a documentação de suporte sejam inadequados ou o sistema de controlo interno seja inexistente ou ineficaz e ele não possa obter prova apropriada e suficiente através de qualquer procedimento de revisão/auditoria; ou

o revisor/auditor se veja inibido de aplicar procedimentos que

considere indispensáveis e não possam ser substituídos por procedimentos alternativos

à aplicação dos princípios contabilísticos adoptados

como referencial;

(50)

CO-FINANCIADO POR:

49

ERROS E FRAUDES

(51)

Controlo Interno

Entende-se por sistema de controlo interno o plano de

organização e todos os

métodos e procedimentos

adoptados

pela administração/gerência de uma

entidade

para auxiliar a entidade a atingir os

objectivos de gestão, nomeadamente a salvaguarda

dos activos, a prevenção e detecção das fraudes e

erros.

(52)

CO-FINANCIADO POR:

51

Controlo Interno

Objetivos do

Assegurar que:



Todas as transacções que devam ser registadas, o são de

facto;



Eventuais transacções fictícias ou duplicadas não são incluídas

nos registos;



Os valores monetários atribuídos às transacções registadas são

correctos;



As transacções são reflectidas nos registos do período

contabilístico adequado;



As transacções são adeqadamente classificadas do ponto de

vista contabilístico;



Todos os débitos e créditos nos registos financeiros são

(53)

(54)

CO-FINANCIADO POR:

53

Controlo Interno

Controlo Interno Administrativo

O controlo interno administrativo inclui o plano de organização e os procedimentos e registos que se relacionam com processos de decisão e que conduzem à autorização das transacções pela administração.

O controlo interno administrativo não influi, em princípio nas demonstrações financeiras.

(55)

Controlo Interno

O controlo interno contabilístico

, compreende o plano da organização e os

registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos activos e com

a confiança que inspiram os registos contabilísticos de modo a que proporcionem

uma razoável certeza de que:

•

As transacções são executadas de acordo com uma autorização geral ou

especifica da administração;

•

As transacções são registadas de modo a:

a. Permitirem a preparação das DF de acordo com os princípios do SNC;

b. Manterem o controlo dos activos;

•

Que o acesso aos activos é apenas permitido de acordo com autorizações da

administração;

•

Os registos contabilísticos dos activos são periodicamente comparados com

esses mesmos activos sendo tomadas as acções apropriadas sempre que se

(56)

CO-FINANCIADO POR:

55

Elementos fundamentais do Controlo Interno

Definição de Autoridade e Delegação de Autoridade Segregação, separação ou divisão de funções O controlo das operações A numeração dos documentos Adopção de provas e conferências independentes

(57)

Definição

de

autoridade

e

delegação de responsabilidades:

tem como objectivo limitar e fixar as

funções de todo o pessoal. Tal

normalmente é feito através de um

manual de descrição de funções, de

um

manual

de

políticas

e

procedimentos contabilísticos e de um

manual de controlo interno. Em termos

de representação gráfica a definição

(58)

CO-FINANCIADO POR:

57

Segregação, separação ou divisão

de funções: tem fundamentalmente a

ver com o facto de a função

contabilística e a função operacional

deverem estar de tal modo separadas

para que não seja possível uma pessoa

ter o controlo físico de uma activo e

simultaneamente ter a seu cargo os

registos a ele inerentes;

(59)

O controlo das operações

tem

fundamentalmente

a

ver

com

a

sequência das mesmas, ou seja o ciclo

autorização/aprovação/execução/registo/

custódia de acordo com os critérios

estabelecidos;

Exemplo: Venda a Crédito

Documento Operação Órgão (Sector) Autorização Administração

Ordem Compra Cliente Aprovação Dir. Adm./Fin./Com.

Factura/Guia Remessa Execução Facturação/Expedição Registo Contabilidade

(60)

CO-FINANCIADO POR:

59

A numeração dos documentos: a

numeração sequencial e tipográfica

de todos os documentos existentes

na empresa é uma forma de

controlo muito importante.

(61)

Adopção de provas e conferências

independentes: tem como objectivo não só

actuar sobre o sistema implementado como

também sobre o trabalho que cada pessoa

executa de forma a obter o mínimo de erros

possíveis.

(62)

CO-FINANCIADO POR:

61

O controlo interno pode ser limitado:

• Pelo não interesse da administração em manter um bom

sistema de controlo interno;

• Pela dimensão da empresa; • A relação custo/benefício;

• A existência de erros humanos, conluio e fraudes; • As transacções pouco usuais;

• A utilização da informática;

(63)

(64)

CO-FINANCIADO POR:

63

É uma lista de controlo organizada sobre os procedimentos contabilísticos e medidas de controlo interno que se esperam cobertos numa empresa minimamente organizada.

Nessa lista de controlo (checklist) regista-se, numeradamente, a descrição do procedimento contabilístico e/ou a medida de controlo interno e verifica-se a existência do procedimento ou medida descrita, marcando, conforme o caso, a coluna “Sim” ou “Não” ou “Não aplicável”

(N/A). Por fim, o auditor pode ainda fazer as observações em cada procedimento que entenda necessárias anotar.

Este tipo de questionários são apenas importantes para permitir ao auditor aferir se a empresa esta minimamente organizada, já que a forma de registo é a menos vantajosa pela falta de uma visão rápida e global.

(65)

não é nada mais do que uma representação gráfica de um processo, com o recurso a uma simbologia predefinida, conhecida e geralmente aceite, em que os vários símbolos, distribuídos de forma esquemática, dispõem e representam os procedimentos contabilísticos e de controlo interno existentes em cada área operacional da empresa para determinadas transacções.

(66)

CO-FINANCIADO POR:

65

É uma descrição relativamente detalhada dos procedimentos contabilísticos e das medidas de controlo interno existentes em cada uma das áreas operacionais da empresa.

Esta forma de descrição se por um lado permite um registo mais pormenorizado por outro tem tendência para uma demasiada pormenorização e consequente perda de uma visão rápida e global do conjunto da área descrita e dos seus aspectos mais significativos.

Começa-se por preencher o lado esquerdo da folha que serve para registar os procedimentos e medidas em vigor à data do levantamento do sistema. O lado direito da folha só será preenchido quando forem registadas alterações ao procedimento indicado no lado esquerdo, que será rasurado, dando a seguinte redacção: “A partir da data de --/--/---- o procedimento adoptado passou a ser:

”

(67)

Procedimentos de controlo interno genéricos

Balanço Demonstração de Resultados

ATIVO FIXO VENDAS INVENTÁRIOS CMVMC CONTAS A RECEBER FSE

CAIXA E DO PESSOAL CAPITAL

(68)

CO-FINANCIADO POR:

67

Procedimentos de controlo interno genéricos

Área de caixa e depósitos bancários

As disponibilidades financeiras são os mais vulneráveis a, eventualmente, serem objecto de utilização não apropriada por parte das pessoas que, a qualquer nível, trabalhem na empresa.

Nesta área os aspectos de controlo interno mais significativos prendem-se com os pagamentos em dinheiro, pagamentos através dos bancos, depósitos dos recebimentos e a elaboração de reconciliações bancárias.

(69)

Procedimentos de controlo interno genéricos

Relativamente aos pagamentos em dinheiro as empresas apenas devem fazer pequenos pagamentos em dinheiro devendo os restantes ser efectuados através do banco devendo para o efeito deve ser constituído o chamado fundo fixo de caixa.

(70)

CO-FINANCIADO POR:

69

Procedimentos de controlo interno genéricos

Quanto aos pagamentos através dos bancos os mesmos podem ser efectuados:

• Por cheques: devem ser emitidos

sempre ao portador, totalmente preenchidos e de preferência cruzados;

•Por transferência bancária;

•Quanto aosOrdens permanentes de pagamento:depósitos dos recebimentos os mesmos devem ser

(71)

Procedimentos de controlo interno genéricos

Compras de bens e serviços, pessoal e dívidas a pagar

Em termos de controlo interno a nível das compras de bens e serviços deve-se ter em conta o processamento da compra, a recepção dos inventários e a conferência da factura do fornecedor.

Quanto ao controlo das dívidas a pagar as mesmas devem ser devidamente controladas.

Finalmente quanto ao pessoal deverá ser feito um registo pessoal assim como das suas assiduidades.

(72)

CO-FINANCIADO POR:

71

Procedimentos de controlo interno genéricos

Inventários e CEVMC

Em termos das medidas de controlo interno tem que se ter em atenção:

A entrada nos armazéns das existências provenientes da compra, a armazenagem, movimentação e saída das existências e o controlo físico dos inventários, devendo existir instruções escritas para a realização das contagens físicas das existências assim como o sobre o controlo contabilístico das mesmas.

(73)

Procedimentos de controlo interno genéricos

Investimentos

Em termos do

controlo interno deve existir um

manual do activo fixo tangível, onde estejam

definidos:



A política de capitalização;



Procedimentos

contabilísticos

a

efectuar

relativamente aos investimentos fixos tangíveis;



Classificação das facturas dos investimentos;



A existência de um ficheiro de investimentos;

(74)

CO-FINANCIADO POR:

73

Procedimentos de controlo interno genéricos

Vendas, Prestação de Serviços e Contas a Receber

Documentos relacionados com as vendas

Após a aprovação da venda devem ser emitidos os seguintes documentos:

1) ORDEM DE EXPEDIÇÃO - Original (ao armazém)

- Duplicado (arquivo da secção de Facturação) 2) GUIA DE REMESSA

- Original (acompanhará as mercadorias para o cliente)

- Duplicado (acompanhará as mercadorias para as entidades fiscalizadoras do transporte) - Triplicado (arquivo da secção de facturação)

- Quadriplicado (para a secção de Contabilidade) 3) FACTURA

- Original (para o cliente e enviado pelo correio) - Duplicado (para a secção de Contabilidade)

- Triplicado (arquivo da secção de Cobranças)

(75)

Procedimentos de controlo interno genéricos

Contas a Receber

Passando o controlo interno de contas a receber por:

Elaborar balancetes mensais de todas as contas subsidiárias de

clientes

O somatório dos saldos dos balancetes das contas subsidiárias

deve coincidir com o saldo da conta principal

Elaborar mensalmente um Balancete de Clientes por

antiguidade de saldos

Circularizações periódicas efectuadas por empregado

independente do sector de cobranças

(76)

CO-FINANCIADO POR:

75

Procedimentos de controlo interno genéricos

Os aspectos que se prendem com o controlo interno nesta área prendem-se com a aprovação da venda, com os documentos relacionados com a venda e ainda com o controlo das contas a receber.

Aprovação da venda

As vendas a crédito têm origem num documento enviado pelo cliente: Ordem de compra/Ordem de encomenda/Nota de encomenda. No caso das encomendas via telefone a empresa compradora deve confirmar por escrito a operação. Quanto às encomendas através dos vendedores as ordens de compra impressas devem ser assinadas pelo cliente.

Na posse da ordem de compra, há que proceder a dois tipos de aprovação:

Em termos de quantidade/qualidade: Secção de Vendas;

Em termos de crédito: Secção de Crédito, neste caso se se tratar de

cliente antigo procede-se à consulta dos limites de crédito, se for um cliente novo deve-se obter informações comerciais do cliente.

(77)

Disponibilidades Financeiras

Neste caso o trabalho de auditoria na área de disponibilidades visa permitir ao auditor poder concluir:

O Saldo apresentado no balanço representa de facto e apenas o

numerário e os meios líquidos de pagamento;

Os saldos das contas de depósitos apresentados no Balanço

representam efectivamente os existentes nas instituições bancárias;

_{Os saldos dos títulos negociáveis e outras aplicações de}

tesouraria estão devidamente valorizados;

Para tal irá executar alguns procedimentos de auditoria como sejam:

Inspecção ou contagem de caixa;

Confirmação de saldos das contas de depósitos

(78)

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Compras de bens e serviços, pessoal e dívidas a pagar

A nível do trabalho de auditoria nestas áreas o auditor deve estar em condições de poder concluir se:

Os procedimentos contabilísticos relacionados com as compras e os

gastos com o pessoal estão efectivamente a operar de modo a garantirem os saldos que as respectivas contas apresentam;

Todas as responsabilidades significativas existentes até à data estão

devidamente reflectidas no Balanço;

Tais responsabilidades estão devidamente classificadas no Balanço;

(79)

Para isso executa diversos procedimentos sejam:

Testes de conformidade em que se selecciona

um ou mais meses e efectuam-se os devidos testes para se concluir se os valores estão devidamente contabilizados.

Testes substantivos em que para além de se

confirmar se os saldos constantes do balanço estão de acordo com os dos respectivos balancetes. Seguidamente o auditor deve verificar se os balancetes estão aritmeticamente correctos e ainda se os saldos dos balancetes estão de acordo com os registos. Finalmente deve proceder a circularização de saldos de fornecedores.

Compras de bens e serviços, pessoal e dívidas a pagar

(80)

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A nível do trabalho de auditoria o auditor deve estar em condições de poder concluir se:

 As quantidades em stock representar os inventários propriedade da

empresa;

 A listagem do inventário está compilada, somada e resumidas com

exactidão e se os seus totais estão bem reflectidos nas DF;

Os inventários estão valorizados de acordo com o SNC;

Os inventários excessivos ou com pouca rotação estão cobertas

com as provisões adequadas;

O CEVMC reflectido na DR foi determinado de acordo com os

princípios contabilísticos.

Inventários e CEVMC

(81)

Para isso executam os seguintes procedimentos:

 Testes às contagens físicas: neste caso os auditores

limitam-se a oblimitam-servar os procedimentos limitam-seguidos pela empresa na contagem do stock e se os níveis de fiabilidade são satisfatórios;

Testes às mercadorias em trânsito e em poder de terceiros; Testes às listas das existências finais, nomeadamente:

 Somar tais listas com base em amostragem;

 Verificar a coincidência entre os valores a transportar e os

valores transportados de todas as folhas;

 Verificar, também em teste, se estão correctas as

multiplicações das quantidades pelos valores unitários;

 Comparar as quantidades nas listas com as que foram

testadas aquando das contagens físicas;

Inventários e CEVMC

(82)

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81

Investimentos

Em termos de auditoria o auditor deve estar em condições de poder concluir se:

As bases segundo as quais as contas dos

investimentos estão apresentadas nas DF estão de acordo com SNC;

Os gastos com depreciações de bens abatidos

estão completamente retirados das respectivas contas;

Os saldos das contas de investimentos em curso

dizem efectivamente respeito a investimentos em curso;

Entre outros…

(83)

Investimentos

Para tal terá o auditor que desenvolver os seguintes procedimentos de auditoria que se irão diferenciar caso seja ou não a primeira auditoria.

Aquando da primeira auditoria o auditor, nas contas de investimentos cujos saldos forem mais significativos, deve:

Obter uma análise histórica da evolução dos investimentos com base nas contas do razão;

Identificar os bens em funcionamento para depois analisar se foram correctamente capitalizados: Analisar as depreciações efectuadas, taxas e contabilização;

Analisar as contas dos investimentos em curso;

Nas auditorias subsequentes haverá que ter uma preocupação com as aquisições do ano e de seguida analisar:

Se relativamente às aquisições as mesmas foram devidamente autorizadas;

 A titularidade dos bens sujeitos a registo;

(84)

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83

Em termos de procedimentos de auditoria podemos salientar os seguintes: TESTES DE CONTROLO

Visa concluir se o sistema de controlo interno em vigor é ou não credível

 Diário das vendas a crédito e Diário de operações diversas  _{Análise mensal das vendas comparativamente ao ano anterior}  Seleccionar 1 ou mais meses para efectuar os testes

 Obter justificações das variações encontradas

 Análise das notas de crédito no mês seguinte ao da auditoria  Rever todas as operações significativas

TESTES SUBSTANTIVOS

Cujos procedimentos elementares serão:

 Verificar se os saldos do Balanço relativos a dívidas a receber estão de acordo com o balancete

Verificar se não foram efectuadas compensações de saldos devedores com saldos credores ao elaborar o

Balanço

_{Verificar a apropriada classificação das dívidas a receber no Balanço (MLP/CP)} Verificar se os balancetes estão correctamente calculados

Seguidos de procedimentos específicos como:

Confirmação de saldos das dívidas a receber (clientes/outros devedores) através da circularização; Confrontar os recebimentos efectuados com documentos de suporte: ordens de encomenda, de expedição, documentos bancários, memorandos de créditos, entre outros. Este procedimento deve ser usado quando:

Foi usada a forma negativa de confirmação

Quando não foi obtida resposta para a forma positiva

(85)

Vendas, Prestação de Serviços e Contas a Receber Examinar os recebimentos subsequentes:

o auditor deve, entre a data de encerramento do Balanço e a data de emissão do parecer, verificar se procedeu ao recebimento dos valores que estavam em dívida à data do encerramento das contas.

Análise da adequação do saldo dos ajustamentos:

O Critério de Gestão deve prevalecer sobre o Critério Fiscal  Analise dos movimentos da conta ocorridos durante o período  Obter explicações das políticas seguidas na determinação do

saldo final

 Análise dos balancetes de antiguidade (idade) de saldos

(86)

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Vendas sem factura

 Emissão de notas de crédito sem a correspondente entrada em

stock

 Não contabilização de algumas facturas

 Não registo de algumas cobranças de vendas

 Facturação sem entrega de mercadorias ou prestação de

serviços

 Vendas em condições não autorizadas

(87)

Capital Próprio

Relativamente ao capital próprio o auditor deve estar em condições de poder concluir se os saldos do capital próprio que se encontram na contabilidade além de respeitarem os princípios de contabilidade, as leis vigentes e os estatutos representam de forma real e verdadeira a situação financeira da empresa.

 Análise dos Estatutos da Sociedade

 Análise das Escrituras de

Aumento/Redução de Capital

Pedido de certidão de todas as inscrições

em vigor na Conservatória do Registo Comercial

Verificação das entradas/saídas de Capital Verificação dos requisitos que possibilitam

_{Analisar a forma como se realizou o capital inicial (e}

eventuais aumentos)

_{Verificar os movimentos que, durante o período em}

análise, ocorreram nas contas de capital próprio

_{Verificar se há situações conducentes à criação de}

reservas indisponíveis

_{Verificar a movimentação contabilística associada à}

aprovação de contas do ano anterior

(88)

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