Arquivologia Concurso MPU
Professor – Francisco Carlos Marques da Conceição.
Conceito de Microfilmagem.
É o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meio fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
O microfilme reduz os espaços em aproximadamente 98%, em relação ao documento original. Com isso, há um domínio maior da massa documental, implicando a busca mais eficiente da informação.
A microfilmagem não elimina o prévio tratamento da documentação.
Objetivos da Microfilmagem: a) Reduzir o volume documental;
b) Garantir sua durabilidade – expectativa de aproximadamente 500 anos; c) Acesso a informação sem precisar manusear o documento original; d) Melhor preservar o documento original.
Vantagens da Microfilmagem: A) Economia de espaço;
B) Redução do volume de papeis e documentos;
C) Segurança na conservação dos documentos vitais da empresa; D) Facilidade de consulta a documentos arquivados;
E) Durabilidade do suporte; F) Complementação do acervo;
G) Reprodução fiel e exata do documento microfilmado; H) Preservação dos documentos originais;
I) Favorece ao sigilo documental.
Observação:
A microfilmagem apresenta como grande vantagem a menor dependência dos meios tecnológicos e a elevada expetativa de vida, quando comparada com qualquer outro suporte de armazenamento atual. De acordo com testes químicos realizados por especialistas, quando o processo de microfilmagem é realizado corretamente e o microfilme acondicionado de acordo com as normas ISO, este poderá durar até 500 anos.
Outra das grandes vantagens do microfilme prende-se com o fato da informação microfilmada não poder ser manipulada. Esta realidade não é tão verdade quando olhamos para o digital, uma vez que atualmente e com algum conhecimento podemos de forma relativamente simples alterar documentos.
O microfilme permite ainda a possibilidade de perceber qual o seu conteúdo, não sendo necessário recorrer a um equipamento. Em microfilmes de 35mm é aliás quase possível ler a olho nú a informação nele contida.
Desvantagens: A) Alto custo;
B) É difícil comparação entre imagens , em um mesmo microfilme.
Principais etapas para realização da microfilmagem:
B) Desamassar os documentos evitado falha na reprodução dos dados; C) Definir o arranjo (ordem) dos documentos.
Automação Arquivística.
A partir do avento da informática, as técnicas de tratamento dos arquivos vêm contando cada vez mais com soluções automatizadas de gestão documental. As tecnologias modernas de informações, representadas principalmente pelos computadores e suas altas capacidades de processamento de dados, contribuem, de forma decisiva, para uma gestão ainda mais eficiente de arquivos institucionais.
Gerenciamento Eletrônico Documental.
O GED, que por muitos é chamado também de Gestão Eletrônica de Documentos, é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de forma eletrônica ou digital de documentos. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagens e mesmo arquivos já criados na forma digital.
Vantagens da automação da cadeia de procedimentos arquivísticos para a instituição, através da implantação do GED, pode-se citar:
A) Redução de custos com cópias;
B) Maior rapidez na localização de documentos; C) Múltiplo acesso para a mesma informação; D) Aproveitamento de espaço físico;
E) Aumento da produtividade;
F) Mais agilidade nas transações entre organizações.
Observação – Portanto, o GED, torna-se um conjunto de procedimentos informatizados com a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.
O GED é formado por uma gama de tecnologias, das quais, por ora, podem ser destacada:
A) DM – Document Management – Todos os doc. Criados eletronicamente precisam ser gerenciados. O DM controla o acesso aos documentos, ensejando maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação. O foco é o controle das versões dos documentos, as datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento da empresa. A tecnologia automatizada DM, implementada pela GED, é uma grande contribuição à arquivística, inclusive com relação à automação do setor protocolo.
B)
C) RIM – Records and Information Management – É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, de forma automatizada por meio de softwares específicos, independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento informatizado da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade.
Arquivologia – Legislação.
Lei de número 8.159 de 8 de Janeiro de 1991
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 5º - A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei. Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
Dos Arquivos Públicos
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.
CAPITULO IV
Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
§ 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei.
Lei de número 12.527 de 18 de novembro de 2011.
Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:
I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;
II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública; V - desenvolvimento do controle social da administração pública.
Art. 4o Para os efeitos desta Lei, considera-se:
I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;
II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;
V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação;
VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino; IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações.
Art. 5o É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão.
CAPÍTULO II
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO
Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter:
I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada;
II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;
III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado;
IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada;
V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços;
VI - informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos; e
VII - informação relativa:
a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos;
b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores.
Art. 9o O acesso a informações públicas será assegurado mediante:
I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para:
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;
b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e
II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I
Do Pedido de Acesso
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1o desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida.
§ 1o Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.
§ 2o Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.
§ 3o São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público.
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível. § 1o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias:
I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou
III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação.
§ 2o O prazo referido no § 1o poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente.
§ 3o Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio requerente possa pesquisar a informação de que necessitar.
§ 4o Quando não for autorizado o acesso por se tratar de informação total ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreciação.
§ 5o A informação armazenada em formato digital será fornecida nesse formato, caso haja anuência do requerente.
§ 6o Caso a informação solicitada esteja disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou em qualquer outro meio de acesso universal, serão informados ao requerente, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá consultar, obter ou reproduzir a referida informação, procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade pública da obrigação de seu fornecimento direto, salvo se o requerente declarar não dispor de meios para realizar por si mesmo tais procedimentos.
Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da informação é gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos pelo órgão ou entidade pública consultada, situação em que poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utilizados.
Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos previstos no caput todo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei no 7.115, de 29 de agosto de 1983.
Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida em documento cuja manipulação possa prejudicar sua integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia, com certificação de que esta confere com o original. Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original.
Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia. Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
MPU – Arquivo: Conceito:
Antigo: “Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas” (Paes, 1986, p. 4).
Moderno: “É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizado ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por seus sucessores para efeitos futuros”. (Sólon Buck -arquivista dos EUA).
Funções básicas:
a) Guarda; b) Conservação;
c) Disponibilizar e Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com precisão as informações contidas nos mesmos.
Finalidade principal:
Facilitar a consulta aos documentos pelos usuários (administradores/ pesquisadores), constituindo-se, portanto, em base do conhecimento da História.
Paralelo Entre Arquivo e Biblioteca.
Arquivo Biblioteca
- Único exemplar; - Vários Exemplares; - Assunto Específico; - Temas diversos - Conjunto orgânico; - Coleção;
- Documento produzido; - Material doado/comprado/Permuta; - Documento basicamente - Diversos suportes em suporte de papel.
Classificação do Arquivo Quanto a Idade:
A) Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentos consultados com frequência , devido ao seu uso funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por isso, dizemos que eles possuem valor primário;
B) Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos que não são consultados com tanta frequência , e que aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, ou seja, serão permanentemente ou serão eliminados após determinado tempo. Também chamado de pré-arquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário;
C) Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) – guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo.
Obs: O prazo precaucional (precaução) dos conjuntos documentos deverá ser cumprido nos arquivos intermediários (pressupõe a garantia de direitos).
Transferência e Recolhimento: Transferência:
Quando um documento passa do arquivo corrente para o intermediário, dizemos que houve uma transferência de documentos.
Tipos de Transferência:
A) Transferência Permanente – é a que se preocupa em intervalos irregulares e exige-se, quase que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido.
B) Transferência Periódica – é a remoção de documento, em intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma tapa, em duas etapas, e ainda dentro de um período determinado, sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo.
Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos: Arquivos correntes (setoriais)1 ano;
Intermediários 20 anos; Tabela de Temporalidade.
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes intermediários ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem, digitalização e eliminação
Quando o documento passa do arquivo corrente para o permanente (Direto),ou quando o documento passa do arquivo intermediário para o permanente.
Classificação Quanto a Extensão:
A) Arquivos correntes / Setorial ou Local – devem estar localizados junto aos órgãos produtores(nos próprios escritórios ou próximo deles), a fim de facilitar o acesso aos documentos por eles mesmos (os administradores);
B) Arquivos intermediários / Geral ou Central – devem estar em locais afastados dos órgãos que produziram ou receberam os documentos, devido à manutenção ser mais barata;
C) Arquivos permanentes / Geral ou Central – os pesquisadores são os seus principais público. Por essa razão, devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas bem espaçosas, a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e num ambiente mais adequado.
Classificação dos arquivos:
Quanto à entidade produtora, os arquivos são classificados em: Públicos;
Privados.
Exemplos de Arquivos públicos: Arquivo Nacional (Federal);
Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros. Exemplos de Arquivos Privados:
Arquivos pessoais
Arquivos institucionais (de igrejas, instituições de ensino etc.) Arquivos comerciais de empresas), entre outros.
Classificação Quanto a Natureza dos Arquivos:
A) Arquivos especais – custodiam documentos de formas físicas distintas, que merecem tratamento especial no seu armazenamento, acondicionamento, registro, controle, conservação, entre outros procedimentos técnicos.
Exs: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc.
B) Especializados – custodiam documentos procedentes da Natureza dos documentos experiência do homem em um campo específico, não importando a forma física apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, indevidamente, como “arquivos técnicos”.
Valoração dos documentos:
A) Valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso dos documentos pelo órgão de origem (produtor), baseando-se nos fins de sua criação.
B) Valor secundário (ou permanente) – uso dos documentos pelo órgão produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação.
Arquivo corrente – valor primário; Arquivo intermediário – valor primário; Arquivo permanente – valor secundário. Valoração de Documentos:
Para aplicação dos critérios de avaliação dos documentos de arquivos, deve-se identificar os seus valores primários e secundários.
A) Valor Primário – Refere-se ao valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que se propõe tendo em vista seu uso para fins legais e fiscais.
A-1) Valor Administrativa – Valor que possuem os documentos que testemunham a política e os procedimentos adotados pelo organismos, no desempenho de suas funções;
A-2) Valor Legal ou Jurídico – Valor que possuem os documentos que envolvemos direitos a curto ou a longo prazo, tanto do governo, quanto de terceiros e que possuem caráter probatório (comprovação);
A-3) Valor Fiscal – Valor que possuem os documentos relativos a operações e a comprovação de despesas e receitas.
B) Valor Secundário – Refere-se a possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados. O documento passa a ser fonte de pesquisa e informações para o próprio a serviço e de terceiros (informações caráter histórica ou vital).
Tipos de arquivamento:
Horizontal – os documentos são dispostos uns sobre os outros e arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos permanentes ou de custódia), como também em escaninhos (para documentos do gênero cartográfico – mapas, plantas);
Obs: Os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas.
Vertical – os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou atrás (frontal), possibilitando uma consulta mais ágil, sem precisar retirar outros documentos. Os documentos são armazenados, geralmente, em arquivos de aço. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento é o mais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. Além disso. São mais econômicos e ocupam menor.
Princípios arquivísticos.
Além do princípio da Proveniência, existem outros princípios da Arquivologia. Destacaremos, de forma resumida, os mais importantes, que são:
A) Princípio da organicidade –as relações administrativas espelham-se nos conjuntos documentais; B) Princípio da unicidade – os documentos de arquivo preservam seu caráter único, em função de seu contexto de produção;
C) Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística – os fundos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não-autorizada ou acréscimo indevido.
D) Princípio da cumulatividade – o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. E) Princípio do respeito à ordem original – o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora.
Gestão de documentos: Definição:
De acordo com o art. 3º da no Lei 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, viando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às idades “correntes e intermediária”.
Objetivo:
Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos (de forma racional, econômica). Fases básicas:
A) Produção – Os documentos são criados em razão das atividades especificas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não-essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.
B) Utilização – Diz respeito ao fluxo documental, sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
C) Destinação de documentos – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados. É considerada a fase mais complexa. Já que é necessário ter um critério bem definido análise e avaliação documental.
Classificação dos Documentos:
Assim como os arquivos, os documentos também possuem características diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos classificá-los de acordo com:
B) Quanto a natureza do assunto. Classificação dos Documentos: Quanto ao Gênero:
O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com a origem da informação, independente do suporte:
A) Textuais – manuscritos, datilografados ou impressos.
B) Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura.
Exemplos: mapas, plantas e perfis.
C) Iconográficos – documentos com imagens estáticas.
Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes, cartões postais, estampas, diapositivos (slides), partituras.
D) Filmográficos ou áudio-visual – documentos com imagens em movimento; Exemplos: filmes, fitas vídeo-magnéticas.
E) Sonoros – documentos com registros fonográficos; Exemplos: discos, fitas áudio magnéticas.
F) Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem de documentos; Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela.
G) Informático – documentos ligados ao computador; Exemplos: disquetes, discos rígidos, discos ópticos. Quanto a Natureza do Assunto:
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como:
A) Ostensivos ou ordinários – qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação não prejudica a instituição);
B) Sigilosos – tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação.
Quanto ao Grau de Sigilo, os Documentos Públicos podem ser:
A) Ultra-secreto; B) Secreto, ou C) Reservado. Prazos de duração da classificação dos documentos (Lei 12.527/11): Ultra-secreto –25 anos;
Secreto – 15 anos; Reservado – 5 anos.
Conceito de Protocolo:
Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação, garantindo, assim, o acesso à
informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois quando os documentos tramitam bastante. Rotinas do setor de Protocolo.
Recebimento e Classificação: 1 – Receber a correspondência;
2 – Separar a correspondência oficial da particular; 3 – Distribuir a correspondência particular;
4 – Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo e da de caráter sigiloso; 5 – Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários;
6 – Abrir as correspondências ostensivas;
7 – Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes; 8 – Registrar dados do documento no livro de registro – apor carimbo de protocolo ( autuação ) com numerador / datador, no canto direito superior do documento;
9 – Anotar abaixo do número e data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; 10 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha ou livro de protocolo;
11 – Encaminhar os papéis ao setor de registro e Movimentação. Registro e Movimentação:
1 – Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo (autuação); data de entrada, procedência, espécie, número e data do doc., código do assunto, etc;
2 – Anexar a segunda via da ficha do doc., encaminhando-o ao seu destino, juntamente com antecedentes, após registro e anotações pertinentes nas respectivas fichas se for o caso;
3 – Arquivar as fichas de protocolo (caso as use) em ordem numérica;
4 – Receber dos vários setores os doc. A serem redistribuídos, anotar nas respectivas fichas numéricas o novo destino;
5 – Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho da autoridade competente.
Correspondências: Definição:
De acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.
Classificação da Correspondência: Quanto ao Destino e Procedência:
Externa- É aquela correspondência trocada entre uma instituição e outras entidades e / ou pessoas físicas, como ofício, cartas/ telegramas, atc;
Interna – É aquela rocada entre órgãos de uma mesma instituição. Por exemplo, memorandos, despachos, circulares, avisos, etc;
Classificação Quanto ao conteúdo da informação / destinatário:
a) Oficial – É aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição;
b) Particular – É aquela de interesse pessoal de servidor de uma instituição. Observação 1:
Quando a correspondência é encaminhada, em geral fechada, e uma instituição, há que se identificá-la por suas características externas, para que, se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto.
Observação 2:
Ao ser registrado no Protocolo o doc., o mesmo recebe uma numeração de controle denominado AUTUAÇÃO. Essa numeração e fixada no lado direito –parte superior do documento.
Observação 3:
Todo documento ao ser produzido, tem objetivamente uma necessidade administrativa (Princípio da Organicidade). Portanto, quando o mesmo é produzido dentro da sua essência da etmologia (origem), denominamos como Espécie Documental.
Exemplo: Carta ,Relatório ,Contrato, Certidão, etc.
Mas, poderá haver administrativamente a necessidade de tipificar esses documentos (correspondência), nesse caso, os mesmo são denominados de Tipos de Documentos.
Exemplo:
Carta de Apresentação / Carta de Crédito; Relatório de Produção / Relatório Financeiro; Contrato de Aluguel / Contrato de Empréstimo; Certidão de Nascimento / Certidão de Ônus.
Conceito de Guia.
Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. Sua finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.
Fundo:
Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Um fundo pode ser aberto ou fechado. Fundo aberto recebe novos documentos, pois a entidade produtora continua em atividade. Fundo fechado não poderá receber acréscimo de documentos, porque a entidade produtora não se encontra mais em atividade. Classificação quanto a função da GUIA:
A) Guia Primária – Indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo; B) Guia Secundária – Indica uma subdivisão da primária;
C) Guia Subsidiária – Indica uma subdivisão da secundária;
D) Guia Especial – Indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência;
E) Guia Fora – É a que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta de arquivo.
A) Conservação de Documentos:
Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e umidade baixas, em um local elevado, e acondicionado de maneira adequada.
A Conservação Preocupação com a luminosidade do local, Ar seco, Umidade (entre 45 e 58% da URA) e Temperatura ( entre 20 e 22% ).
Observação: Deve-se evitar o uso de objetos metálicos, como grampos, clipes e colchetes, pois tendem a enferrujar e, consequentemente, danificam os documentos. A opção, sempre que possível, deverá recair sobre clipes e colchetes (hastes) de plástico, que não causam tal problema.
B) Principais Preservação:
a) Desinfestação – combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais eficiente para combatê-los é a fumigação.
b) Limpeza – fase posterior à fumigação. Os documentos devem ser limpos com um pano macio, um aspirador de pó, uma escova adequada.
c) Alisamento – Consiste em colocar os doc. Em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro folha por folha, em máquinas elétricas. Caso haja doc. Em estado de fragilidade, deve-se utilizar prensa manual. Não havendo equipamentos corretos, pode-se utilizar o ferro de passar roupa caseiro. C) Restauração:
São determinados procedimentos para recuperar documentos em mau estado físico de conservação. É feita por especialistas dessa área (requer muito conhecimento desses profissionais). Nesse procedimento, deve haver um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. São os seguintes os métodos:
Banho de Gelatina:
Consiste em mergulhar o doc. Em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, NÃO,
doc., porém, tratados por este processo, que é manual, torna-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos, além de exigir habilidade do executor
Tecido: Processo de reparação em que são usadas folhas de tecidos muito fino, aplicados com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
Silking -Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta sua qualidade permanente. Tanto a legibilidade quanto a
flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioleta e infravermelhos são poucos prejudicados. É, no entanto, um processo de difícil execução e cuja matéria-prima é de alto custo.
Laminação - Processo em que se envolve o doc. Nas duas faces, com folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica, sob pressão média de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155 graus centígrados. O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao doc., juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão.
Encapsulação - Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O doc. É colocado entre duas lâminas fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas. Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes:
A) Básicos; B) Padronizados. Básicos:
Podemos dividir os Métodos Básicos em:
Alfabético -(principal elemento a ser considerado em um documento o nome) Geográfico - (principal elemento: local ou procedência);
Numérico - (principal elemento: número); Ideográfico - (principal elemento: assunto). Sistemas e Arquivamento, Podem ser:
Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas. A) Direto;
B) Indireto. Sistema direto:
O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.
Sistema indireto:
Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo ou a um determinado código
Exs; Método numérico e variadex. Métodos básicos:
Alfabético:
É o mais simples e prático, desde que o elemento principal considerado seja o nome (arquivamento de nomes = onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética, seguindo as “regras de alfabetação”.
Vantagens:
Agilidade na recuperação da informação, custo baixo, sistema direto e de fácil implantação. Desvantagem:
Erros mais constantes de arquivamento. Método Alfabético:
Regras de Alfabetação:
1- Os nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Exemplo:
Márcia Oliveira Macedo Macedo, Márcia Oliveiro
Observação: A ordem de arquivamento se dá a partir da primeira letra do sobrenome, independente da regra que foi aplicada. Portanto, no exemplo acima, é a letra M que determina a ordem de arquivamento.
2 –Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Exemplo:
Jorge Castelo Branco - Castelo Branco, Jorge Matheus Villas-Boas - Villas-Boas, Matheus
3- Os sobrenomes formados com palavras Santa, Santo ou Expressão religiosa, seguem as regras dos sobrenomes compostos por adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
Luciana Almeida Santa Cruz – Santa Cruz, Luciana Almeida; Telmo Castro Sant”Ana – Sant”Ana, Telmo Castro;
4 – As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Exemplo:
J. Santana - Santana, J; Jayme Santana - Santana, Jayme.
5 – Os artigos, preposições e conjunções, tais como a, o, de, do (em letra minúscula ) não são considerados, portanto não acompanham o sobrenome.
Exemplo:
Paulo Cesar de Matos Matos, Paulo Cesar de
Lúcia Diana d”Almeida / Almeida, Lúcia Diana d”
6- Sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Sobrinho, Júnior, Jr , Neto, são considerados parte integrante do último sobrenome.
Exemplo:
Fernanda Maria Filha - Maria Filha, Fernanda; Carlos Gomes Neto – Gomes Neto, Carlos.
7 – Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.
Exemplo
Engenheiro Lucas Marques da Conceição; Conceição, Lucas Marques da (Engenheiro).
8- Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome , salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.
Exemplo:
Jean Paul Sartre - Sartre, Jean Paul; Washington Carr Schmidt – Schmidt, Washigton Carr.
9 – As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser considerados. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escrita com letra maiúscula.
Exemplo:
Marcos Dias D”Ávila – D”Ávila , Marcos Dias; John Adam O”Brien – O”Brien , John Adam.
10 – Os nomes Espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.
Exemplo:
Miguel Oviedo y Pina – Oviedo y Pina, Miguel; Carmem Gonzáles los Rios – Gonzáles los Rios, Carmem;
Juan Diaz del Castillo - Diaz del Castilho, Juan.
11- Os nomes orientais ou árabes não se alteram e não possuem vírgula. Exemplo:
Lhing Ping Kazu – Lhing Ping Kazu; Muramed Azir Mustafat – Muramed Azir Mustafat.
Arquivamento de Nomes de Empresas:
Os nomes de empresas, firmas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não são considerados, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Primeiro Exemplo:
Os nomes de Empresas NÃO se Alteram e Não tem virgula.
Observação: Os conectivos (Artigos, Preposições e Conjunções), NÃO são lidos para efeito e ordem alfabética.
Banco do Brasil S/A - Banco do Brasil S/A; Lojas Americanas - Lojas Americanas; The Steel of Door - Steel of Door (the); Segundo Exemplo:
Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números arábicos , romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
III Seminário Nacional da Agroindustria do Nordeste; Seminário da Agroindustria do Nordeste (III);
Primeira Festival de Cantiga de Roda; Festival de Cantiga de Roda (Primeira); Terceiro Exemplo:
Quando o nome da empresa possuir um número. Nesses casos, mantem-se o número e em seguida, entre parênteses, escreve-se o nome do número. Portanto, considera-se a primeira letra do nome do número (caso esse seja o primeiro elemento do nome da empresa), para a ordem alfabética.
3 M. do Brasil - 3 (Três) M. do Brasil;
Microfilmagem - Conceito:
É o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meio fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
O microfilme reduz os espaços em aproximadamente 98%, em relação ao documento original. Com isso, há um domínio maior da massa documental, implicando a busca mais eficiente da informação.
A microfilmagem não elimina o prévio tratamento da documentação. Objetivos da Microfilmagem:
a) Reduzir o volume documental;
b) Garantir sua durabilidade – expectativa de aproximadamente 500 anos; c) Acesso a informação sem precisar manusear o documento original; d) Melhor preservar o documento original.
Vantagens da Microfilmagem: A) Economia de espaço;
B) Redução do volume de papeis e documentos;
C) Segurança na conservação dos documentos vitais da empresa; D) Facilidade de consulta a documentos arquivados;
E) Durabilidade do suporte; F) Complementação do acervo;
G) Reprodução fiel e exata do documento microfilmado; H) Preservação dos documentos originais;
I) Favorece ao sigilo documental. Observação:
A microfilmagem apresenta como grande vantagem a menor dependência dos meios tecnológicos e a elevada expetativa de vida, quando comparada com qualquer outro suporte de armazenamento atual. De acordo com testes químicos realizados por especialistas, quando o processo de microfilmagem é realizado corretamente e o microfilme acondicionado de acordo com as normas ISO, este poderá durar até 500 anos. Outra das grandes vantagens do microfilme prende-se com o fato da informação microfilmada não poder ser manipulada. Esta realidade não é tão verdade quando olhamos para o digital, uma vez que atualmente e com algum conhecimento podemos de forma relativamente simples alterar documentos.
O microfilme permite ainda a possibilidade de perceber qual o seu conteúdo, não sendo necessário recorrer a um equipamento. Em microfilmes de 35mm é aliás quase possível ler a olho nú a informação nele contida. Desvantagens:
B) É difícil comparação entre imagens, em um mesmo microfilme. Principais etapas para realização da microfilmagem:
A) Preparo – retirar peças que possam estar fixadas aos documentos, como, grampos, clipses; B) Desamassar os documentos evitado falha na reprodução dos dados;
C) Definir o arranjo (ordem) dos documentos.
Gerenciamento Eletrônico Documental.
O GED, que por muitos é chamado também de Gestão Eletrônica de Documentos, é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de forma eletrônica ou digital de documentos. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagens e mesmo arquivos já criados na forma digital.
Vantagens da automação da cadeia de procedimentos arquivísticos para a instituição, através da implantação do GED, pode-se citar:
A) Redução de custos com cópias;
B) Maior rapidez na localização de documentos; C) Múltiplo acesso para a mesma informação; D) Aproveitamento de espaço físico;
E) Aumento da produtividade;
F) Mais agilidade nas transações entre organizações.
Observação – Portanto, o GED, torna-se um conjunto de procedimentos informatizados com a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.
O GED é formado por uma gama de tecnologias, das quais, por ora, podem ser destacada:
DM – Document Management – Todos os doc. Criados eletronicamente precisam ser gerenciados. O DM controla o acesso aos documentos, ensejando maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação. O foco é o controle das versões dos documentos, as datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento da empresa. A tecnologia automatizada DM, implementada pela GED, é uma grande contribuição à arquivística, inclusive com relação à automação do setor protocolo.
B) RIM – Records and Information Management – É o gerenciamento do ciclo de vida do
documento, de forma automatizada por meio de softwares específicos, independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento informatizado da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade.
Legislação de Arquivo:
Lei Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO III
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 Lei de Acesso à Informação, LAI.
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei:
I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público;
II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios. Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:
I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;
II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública; V - desenvolvimento do controle social da administração pública.
Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considera-se:
I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;
II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável; V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação;
VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino; IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações.
Art. 5º É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão. CAPÍTULO II
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO
Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter:
I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada;
II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;
III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado;
IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada;
V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços;
VI - informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos; e
a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos;
b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores.
Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado mediante:
I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para:
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;
b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e
II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.
CAPÍTULO III
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I
Do Pedido de Acesso
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1º desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida.
§ 1º Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.
§ 2º Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.
§ 3º São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público.
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível.
§ 1º Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias:
I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou
III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação.
Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da informação é gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos pelo órgão ou entidade pública consultada, situação em que poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utilizados.
Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos previstos no caput todo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei nº 7.115, de 29 de agosto de 1983.
Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia. Seção II
Dos Recursos
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.
Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.
Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria- Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se:
I - o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado;
II - a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente classificada como sigilosa não indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação;
III - os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e
IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei. Seção II
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
