Metodologias de Planeamento de Projectos por Objectivos. Manual de Recursos. Parte 1

Metodologias de Planeamento de Projectos por Objectivos

Manual de Recursos

Lição Nº 1

Consultor

Dirigente PME

Influencia

A maioria das vezes espera-se do consultor que:

• Analise a situação da empresa;

• Interprete acontecimentos;

• Transmita saberes;

• Apresente soluções.

Consultor

Dirigente PME

Os choques acontecem… Para o dirigente PME muitas vezes o consultor tem falta de

preparação e apresenta uma série de análises e soluções TEÓRICAS que “até podem ter resultado noutro sítio” mas, na

Note-se bem:

O consultor desenvolveu,

COMPETÊNCIAS TÉCNICO-CIENTÍFICAS São contributos para o sucesso na

GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DAS EMPRESAS

Por exemplo:

-Sistemas de Gestão;

-Decisões baseadas em indicadores; -Etc. etc.

Por sua vez, o Dirigente de PME desenvolveu, no meio de “máquinas e pessoas”, um outro tipo de competências:

COMPETÊNCIAS PRÁTICAS

Estão essencialmente relacionadas com REALIZAÇÕES CONCRETAS, isto é,

RESULTADOS. Por Exemplo: -Número de defeitos; -Número de faltas; -Produtividade; -Volume de vendas; -Facturação.

Dirigente PME

Consultor

_{Dirigente PME}

trocas

Então, a solução é SIMPLES: o Consultor deve criar um espaço de troca de saberes, sem pretensiosismo, para demonstrar que

o SABER TÉCNICO-CIENTÍFICO é um MEIO para ampliar os RESULTADOS da

Para nós, o Consultor é:

• GUIA;

• CATALIZADOR;

• FACILITADOR

da aprendizagem INDIVIDUAL e

COLECTIVA.

CONSULTOR = facilitador

CONSULTOR

≠ instrutor

Consultor

Lição Nº 2

O encontro de saberes práticos com

saberes técnico-científicos

O que são então saberes práticos?

São experiências e formas de lidar com a realidade, adquiridas ao longo do tempo, ao nível do saber,

saber ser e saber fazer, que não têm uma

VALIDAÇÃO CIENTÍFICA, mas sim uma VALIDAÇÃO DO SENSO COMUM.

O nosso Dirigente PME tem uma HISTÓRIA DE VIDA RIQUÍSSIMA que

não deve ser desvalorizada. Se isso acontecer é porque está a ser menosprezada pelo CONSULTOR. Também é ele o GESTOR da empresa

e, antes de ser criticado, deve ser apoiado, ajudado…

NOTA: Este poderá ser um trabalho complexo, mas é um trabalho que muitas vezes é necessário realizar.

Não se esqueçam que este empresário MONTOU um NEGÓCIO LUCRATIVO…

Agora vamos dar INPUTS dos SABERES TÉCNICO-CIENTÍFICOS:

Dirigente PME

SABERES TÉCNICO-CIENTÍFICOS: Saberes, saberes fazer e saberes ser

ESTUDADOS e CIENTIFICAMENTE VALIDADOS, que são disponibilizados

pelos CONSULTORES através de:

FERRAMENTAS DE GESTÃO

e

FORMAÇÃO PROFISSIONAL

Consultor

A tarefa mais complexa e mais importante do CONSULTOR, é fazer com que o Dirigente PME COLOQUE

AS QUESTÕES e que, ele próprio, DIGA QUAIS AS SOLUÇÕES.

Criando espaços para as

TROCAS DE SABER e PARA

A APRENDIZAGEM…

trocas

Lição Nº 3

Antes de mais, o

que é a

PEDAGOGIA: Arte e ciência de ajudar as

crianças a aprender;

ANDRAGOGIA: Arte e ciência de ajudar os

adultos a aprender.

Por oposição à

PEDOS+GOGIA

(crianças) (ensino das)

Temos a:

ANDROS+GOGIA

Haveria muito a dizer sobre a

ANDRAGOGIA mas, vamos

cingir-nos àquilo que a literatura diz que

deve ser tido em consideração

para…

FACILITAR A APRENDIZAGEM

NOS ADULTOS

Dirigente PME

Antes de mais, é

necessário

perceber que

este homem é

capaz e QUER

aprender…

Devemos demonstrar ao empresário a

UTILIDADE

que determinadas

FERRAMENTAS

e determinados

SABERES

têm para o seu

NEGÓCIO

.

Dirigente PME

UTILIDADE

Aspectos facilitadores da

aprendizagem:

Devemos “sair da sala de aula” e ir para o

habitat

do empresário, a EMPRESA. A

formação deve ser

CONTEXTUALIZADA

.

A CONSULTORIA PODE FUNCIONAR COMO

FORMAÇÃO EM CONTEXTO DE

TRABALHO

Dirigente PME

(no

contexto de

trabalho)

Aspectos facilitadores da

aprendizagem:

Devemos

EXPLICITAR OS

OBJECTIVOS

.

Dirigente PME

Afinal, para o que é que isto serve?

(qual é o

Aspectos facilitadores da

aprendizagem:

3º EXPLICITAÇÃO

DOS OBJECTIVOS

Devemos fornecer os dados de

forma estruturada, um pouco de

cada vez:

ESTRUTURAR A

INFORMAÇÃO

.

Dirigente PME

(qual é o

PRINCÍPIO, O

MEIO E O FIM)

Aspectos facilitadores da

aprendizagem:

4º ESTRUTURAÇÃO

DA INFORMAÇÃO

Devemos

ENVOLVER

o empresário,

INTERAGIR

com ele, permitir que

emita opiniões, enfim,

PARTICIPAR

no processo de melhoria da sua empresa.

Dirigente PME

Os consultores vêm para aqui a achar

que podem fazer tudo sozinhos, sem a minha ajuda

(sem a

minha

Aspectos facilitadores da

aprendizagem:

5º PARTICIPAÇÃO ACTIVA

Devemos saber colocar-nos no lugar do

empresário e entender as suas

URGÊNCIAS e as suas PREOCUPAÇÕES.

Temos que

EMPATIZAR

com ele.

Dirigente PME

Os consultores vêm para aqui e nem percebem o difícil

que é gerir um negócio

(não

EMPATIZAM

comigo)

Aspectos facilitadores da

aprendizagem:

6º EMPATIA COM

O EMPRESÁRIO

Devemos valorizar o empresário, os seus

sucessos, evitando empolar aquilo que

corre menos bem.

É preciso focalizar a atenção de todos no

SUCESSO FUTURO

.

Dirigente PME

Os consultores SÓ vêm para aqui DIZER

MAL

(não usam a

PEDAGOGIA DO

SUCESSO

Aspectos facilitadores da

aprendizagem:

7º PEDAGOGIA DO

SUCESSO

Recapitulando:

1º UTILIDADE

2º CONTEXTUALIZAÇÃO

3º EXPLICITAÇÃO DOS OBJECTIVOS

4º ESTRUTURAÇÃO DA INFORMAÇÃO

5º PARTICIPAÇÃO ACTIVA

(ENVOLVIMENTO/INTERACÇÃO)

6º EMPATIA COM O EMPRESÁRIO

7º PEDAGOGIA DO SUCESSO

Lição Nº 4

A MPPO é uma FERRAMENTA DE MELHORIA CONTÍNUA… …com várias FASES…

O Diagnóstico é o 1º momento da utilização da MPPO.

Dele fazem parte:

A – Lista de Problemas; B – Árvore de Problemas.

diagnóstico

A – Lista de Problemas;

É uma lista de problemas encontrados no CAMPO EM QUE SE ESTÁ A INTERVIR.

A – Lista de problemas

1. Fdaddad sadsad 2. Sasdbakdb asdas

3. Asdbakbdk 4. Asdjabkdjbsadasd 5. Asdjbkbasd wsasd dasd asd

6. Sdadsadasd 7. dsadasdadasda

8. Asdadasda 9. Asdsadsa asdsad 10. Asdasdaads adads 11. Asdasdasd asd asd

12. Asdasd 13. asdasdasd.asd

14. dasidjpasdsa 15. asdsaldkmas+dkpad

16. asdasdasdnlaksnd

17. asdasdasd awsdasdasdasdasdadweq 18. adasdasdqw wdqweqw qwe

19. Qwe qwe qwe qwe 20. Qwe qwe qwe

B – Árvore de Problemas;

É a ESTRUTURAÇÃO dos PROBLEMAS encontrados no campo de intervenção.

Estabelecem-se relações de causalidade entre problemas e ESQUEMATIZA-SE. O que se pretende é que possa haver uma discussão racional entre CONSULTOR e Dirigente PME acerca da realidade em que se está a intervir.

B – Árvore de Problemas Vendas aquém do possível Ameaça de perda de posições no mercado Carências da imagem da empresa Serviço prestado possível de melhorar Desgaste da imagem da empresa (20 anos) Carências na apresentação dos distribuidores Baixa produtividade Gestão da empresa possível de melhorar Dificuldades nos proced/tos administr/vos Excessiva concentração de tarefas Reduzida motivação para o trabalho Deficiente rentabilização da venda Carências no perfil da chefia intermédia Dific//s em implementar disciplina no trabalho Funções atribuídas não funcionam Dificuldades no controlo da tesouraria Dificuldades na elaboração de relatórios de gestão Dificuldades nas cobranças Falta de espírito de equipa Prazos de entrega aquém do possível (Coimbra/verão) Desconhe/to dos produtos (Vinhos) Não se actualizam conheci/tos Falta de informação de apoio à venda Demora demasiado tempo a carregar Saída tardia da distribuição Má organização do armazém Recebem tardiamente as encomendas Encomendas não enviadas no período definido Não se levanta o vasilhame Não se arruma a mercadoria Não se verificam as faltas no cliente

O Planeamento é o 2º momento da utilização da MPPO.

Dele fazem parte:

A – Quadro de Medidas;

B – Matriz de Planeamento de Projectos.

Planeamento

C – Quadro de Medidas;

É uma MATRIZ de duas entradas onde se apresentam MEDIDAS para resolver os problemas encontrados no campo de intervenção. C – Quadro de Medidas problemas medidas _Dificu //s em pr oce d/t os ad m in istra tiv os Di ficu lda de s n o co nt ro lo d a te so ur ar ia D ifi cul da des na el ab or . de r el at ór ios de g es tã o Ca rên ci as d o p erf il d e ch ef ia D ifi cu ld ad es em im pl tr. di sc ip lina no tr ab al ho Fu nç õe s atr ib uíd as nã o funci on am D ifi cu ld ad es n as co br an ças Re duz ida m ot iva çã o pa ra o t ra ba lh o D emo ra d emas iad a a ca rr eg ar Má or gani za çã o d o ar ma zém R ece be m ta rd ia ment e as enco mend as En co m en da s n ão en v. s no p er íod o de fin id o Não s e act ual iz am co nh ec im en to s Fa lta d e in fo rm aç ão d e ap oi o à ve nd a D es co nhec iment o d os pr od ut os ( Vi nhos ) Ca rê nc ias n a ap re st .ç ão do s d istr ib ui dore s Nã o se arr um a a me rc ad or ia Nã o se lev an ta o va si lh am e Nã o se ve rif ic am a s fa lta s ( cli en te ) Im ag em de sg as ta da d a emp res a (2 0 an os ) Fa lta de e sp íri to de eq ui pa 1. Consultoria Adm./Finan. 2. Consultoria em Rec. Hum. 3. Consultoria em Marketing 4. Aquisição de batas 5. Procedimentos de controlo de vasilhame/entregas 6. Avaliação da eficiência/ sequência das rotas 7. Organização do Armazém 8. Actual. cont. vendedores 9. Projecto CONTACTO On-line (Médio-longo Prazo) 10. Formação em Liderança 11. Formação Tec. de Venda 12. Formação espec. Vinhos 13. “Espírito de equipa” (Projecto Empresa) 14. Prospecção de Quadros Superiores (Proj Em. Aberta) 15. Clube do Empresário (Proj. Empresa Aberta)

Muito importante para a resolução do problema Legenda: Importante para a resolução do problema

D – Matriz de Planeamento de Projectos; É o QUADRO de resultados, objectivos e

finalidades a atingir, assim como, das MEDIDAS e respectiva ORÇAMENTAÇÃO.

D – Matriz de Planeamento de Projectos

Medidas/Actividades: Orçamento/Custos das Medidas: Resultados:

Objectivo: Finalidade:

Indicadores verificáveis: Meios/Fontes de verificação: Pressupostos: Hierarquia de OBJECTIVOS

1. Consultoria administrativa/financeira 2. Consultoria em recursos humanos 3. Consultoria em marketing 4. Aquisição de batas

5. Procedimentos de controle de vas/entregas 6. Avaliação da eficiência/sequência das rotas 7. Organização do Armazém 8. Actualização Contínua dos Vendedores 9. Projecto CONTACTO On-Line (M/L Prazo) 10. Formação de Liderança Eficiente 11. Formação em Técnicas de Vendas 12. Formação em Enologia e Vinhos 13. "Espírito de Equipa" (Projecto Empresa) 14. Prospecção de Quadros Superiores 15. Clube do Empresário (Projecto Emp. Aberta)

1. 2. 3. 1.500 Euros 4. 150 Euros 5. 6. 7. 8. 200 Euros 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 1. 2. 3. Orçamento/Factura 4. Orçamento/Factura 5. 6. 7. 8. Orçamento/Factura 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 1.

2. Colaboração e Participação do Pessoal 3.

4.

5. Colaboração e Participação do Pessoal 6.

7. 8. 9.

10. Colaboração e Participação do Pessoal 11. Colaboração e Participação do Pessoal 12. Colaboração e Participação do Pessoal 13. Colaboração e Participação do Pessoal 14.

15. 1.1 Melhorar o controle administrativo até Abril-2002.

1.2 Controle de pagamentos/recebimentos e bancos até Abril-2002. 1.3 Redução das dificuldades de elaboração de relatórios de gestão até Abril-2002. 1.4 Redução das dificuldades de cobranças até Junho-2002.

2/10

a) Reduzir as dificuldades em implementar disciplina de trabalho até Junho-2002. b) Melhoria na delegação de funções até Junho-2002.

3/15. Reforço da Imagem da Empresa no Mercado até Maio-2002. 4. Melhor Apresentação dos Distribuidores até Abril-2002. 5. Melhor Serviço Prestado ao Cliente até Setembro-2002. 6/9

a) Recepção atempada das encomendas até Março-2003.

b) Cumprimento das regras da empresa no que respeita a encomendas até Junho-2002. 7.1 Redução do tempo de carga até Abril-2002.

7.2 Melhoria da Organização do Armazém até Maio-2002. 8/11

a) Actualização dos conhecimentos técnicos até Julho-2002. b) Aumento da informação de apoio à venda até Junho-2002. 12. Aumento da Especialização em Vinhos até Setembro-2002. 13.1 Melhoria do espírito de equipa até Setembro-2002. 13.2 Aumentar a motivação para o trabalho até Junho-2002. 14. Desenvolver o perfil de chefia intermédia até Junho-2002.

1.1 Mapa de Cobrança 1.2 Mapa de Tesouraria 1.3 Relatórios de Gestão 1.4 Mapa de Cobrança 2/10 a) b) 3/15.

4. Inquérito aos Clientes 5. Inquérito aos Clientes 6/9 a) Mapas de Vendas b) Mapas de Vendas 7.1 Mapa de Carga 7.2 Verificação no local 8/11 a) Fichas de Requisição b) Fichas de Requisição 12. 13.1 13.2 14.

Mantendo a qualidade do serviço Mantendo as actuais representações Aumento da Rentabilidade em 15% até Dez.2002

Aumento das Vendas em 30% até Dez 2002 Maior Motivação do Pessoal Maior Visibilidade da Empresa

Aumento das Vendas

Elementos Contabilísticos Elementos Contabilísticos Material Promocional

A Matriz de Planeamento de Projectos terá DATAS para alcance de resultados e objectivos, podendo assim funcionar como REFERENCIAL

para a IMPLEMENTAÇÃO e para a AVALIAÇÃO da intervenção.

Diagnóstico Planeamento Implementação

Avaliação

A - Lista de problemas B - Árvore de problemas C – Quadro de Medidas D – Matriz de Planeamento De Projectos

Como vêem, com a Metodologia de Planeamento de Projectos

por Objectivos poderemos ESTRUTURAR muito bem a

nossa INTERVENÇÃO. Com ela teremos uma série de

ESQUEMAS/FERRAMENTAS a partir dos quais vão poder

DISCUTIR, PARTILHAR, TROCAR SABERES e INFORMAÇÕES …

O Consultor e o Dirigente

PME

Lição Nº 5

Princípios da recolha de informação na

MPPO – “Levantamento de Problemas”

Então como vamos PROCEDER? Como vamos recolher dados

sobre o que se passa no terreno, na organização, departamento ou secção em

1º PASSO

Recorremos aos saberes

práticos dos elementos

da organização e aos

seus conhecimentos

sobre o funcionamento

do quotidiano da

empresa.

consultor

Vamos escolher as ferramentas

de levantamento de

problemas a utilizar:

“focus group”

2º PASSO

1. focus group

Formato: Trabalho em grupo

Procedimento:

atenção de um conjunto de elementos da organização no que poderão ser aspectos a melhorar/problemas.

Animação:

capacidade de relacionamento por parte do dinamizador.

…“entrevistas”…

2º PASSO

2. entrevistas

Formato: individual

Procedimento:

colaboradores da empresa, exploram-se impressões, saberes, opiniões….

Animação:

não é de difícil animação, se não for requer a existência de conhecimentos gerais sobre as empresas.

…“inquéritos”.

2º PASSO

3. inquéritos

Formato: individual

Procedimento:

colaboradores da empresa é administrado um questionário…

Animação:

Podemos escolher estas

ferramentas em função de

vários factores…

2º PASSO

estruturação rapidez _qualificadoconsultor quantidade_{de dados dos dados}qualidade

+

+ + +

+ + +

+ +

+ + +

+ + +

+ + +

+ +

+

+

+ + +

+ + +

+

+ +

+ + +

Que

problemas/aspectos

a melhorar existem

nesta organização?

Muitos, mas

não sei se este

é o melhor sítio

para falar

deles...

O único

problema aqui

é o patrão...

Este gajo vem

aqui para me

acusar ao

patrão...

Tenho que ter

cuidado senão

ainda saio

“queimado” desta