5º
Aula
Classifi cação dos sistemas de informação
Vamos conhecer a classificação dos sistemas de informação?
Se ocorrerem algumas dúvidas sobre a aula, vocês poderão saná-las através das ferramentas “fórum” ou
“quadro de avisos”.
Boa aula!
Objetivos de aprendizagem
Ao término desta aula, o aluno será capaz de:
• observar e conhecer a classificação dos sistemas de informações;
• conhecer os sistemas de informações operacionais, suas características e funcionalidades;
• conhecer os sistemas de informações gerenciais, suas características e suas funcionalidades;
• conhecer os sistemas de informação estratégico, suas características e suas funcionalidades.
1 - Sistemas de informação operacional e suas características 2 - Sistemas de informações gerenciais e suas características 3 - Sistemas de informação estratégico e suas características
Seções de estudo
1 - Sistemas de informação operacional e suas características
Na prática, não existe uma classificação rígida, permitindo aos autores e principalmente as empresas classificar seus sistemas de diversas maneiras. A ênfase dada está na relação dos níveis hierárquicos com a necessidade de informações (REZENDE 1999).
Genericamente, (Figura 01) os sistemas de informação podem ser classificados em operacional, gerencial e estratégico (Bio, 1993; Oliveira, 1988; Stair, 1998; Laudon & Laudon, 1999).
Figura 01: Sistemas de informação empresariais
FONTE: Adaptado de Rezende e Abreu (2001) FONTE: Adaptado de Rezende e Abreu (2001)
SIO SIG SIE
1.1 Sistemas de informação operacional
Para Cautela (1991), um sistema operacional compõe- se de uma série integrada de programas de controle, que são planejados a fim de aumentar a eficácia total de uma operação.
Também chamados de sistemas de apoio às operações empresariais, sistemas de controle ou sistemas de processamento de transações (SPT). Contemplam o processamento de operações e transações rotineiras quotidianas, em seu detalhe, incluindo seus respectivos procedimentos. Controlam os dados detalhados das operações das funções empresariais imprescindíveis ao funcionamento harmônico da empresa, auxiliando a tomada de decisão do corpo técnico das unidades departamentais (REZENDE e ABREU, 2001).
Para Stair (1998), um sistema de processamento de transações é um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados e dispositivos usados para registrar transações de negócios completadas. Segundo o mesmo autor, uma transação é qualquer troca relacionada com negócios, como pagamentos a empregados, vendas a clientes e pagamentos a fornecedores.
→ Como exemplos, enquadram-se nessa classificação os pormenores e minúcias dos sistemas de:
• planejamento e controle de produção: o nome do produto, a data da produção;
• faturamento: o item de venda, o preço, a data do
faturamento, o valor do item;
• contas a pagar e a receber: o valor do título, a data do vencimento;
• estoque: o código do material, o tipo do material;
• folha de pagamento: o salário, o provento, o nome do funcionário;
• contabilidade fiscal: o valor do lançamento, a natureza;
Nos sistemas de informação operacional, as informações são apresentadas no menor nível, ou seja, analítica, detalhada e normalmente apresentada no singular. Esses sistemas são os mais estudos e trabalhados em geral. Eles são a parte central da maioria dos sistemas de informação nas empresas, contemplando todos os componentes básicos de funcionamento operacional das mesmas (REZENDE e ABREU, 2001).
Segundo Bio (1991), uma informação operacional, gerada por um sistema qualquer, tem por finalidade simplesmente permitir que determinadas operações continuem acontecendo dentro do ciclo operacional da empresa.
Você Sabia?
As informações operacionais são geradas no nível operacional de cada função empresarial.
Para muitas organizações, o sistema de processamento de transações está intimamente interligado com as atividades da rotina diária que ocorrem no curso normal dos negócios (STAIR, 1998). Segundo esse mesmo autor, os sistemas de processamento de transações são fundamentais para assegurar o movimento normal das operações comerciais, preservando o fluxo de caixa e a lucratividade e dar apoio ao sucesso da organização, ou seja, um sistema de processamento de transações dá suporte à eficiência gerencial.
Segundo Stair (1998), as características de sistema de processamento de transações são:
• grande quantidade de entradas;
• grande quantidade de saídas, inclusive arquivos de dados e documentos;
• necessidade de processamento eficiente para lidar com grande quantidade de entradas e saídas;
• capacidades de entradas e saídas rápidas;
• alto grau de repetição no processamento;
• computação simples;
• grande necessidade de armazenamento;
• necessidade de edição para que todos os arquivos estejam precisos e atualizados;
• necessidade de auditorias para assegurar que toda a alimentação de dados, processamento, procedimentos e saídas estejam corretos, precisos e válidos;
• alto potencial de problemas relacionados com segurança;
• impacto do sistema sobre um grande número de usuários;
• impacto grave e negativo sobre a organização em caso de pane do SPT ou falha de operação;
1.2 Atividades de processamento de transações
Além de terem características comuns, todos os sistemas de processamento de transações têm atividades em comum.
Você Sabia?
As atividades rotineiras das empresas são dispostas em sua grande maioria em papel para conferência posterior.
A manipulação dos dados ocorre quando os dados são transformados em informações.
Para Refl etir
Observaram as diferenças entre as informações geradas pelo sistema de informação operacional e o sistema de informação gerencial?
Curiosidade
Uma das características do sistema de processamento de transações é o armazenamento dos dados para manipulação posterior.
Curiosidade
Empresas que dispõem de mais recursos de capital se utilizam de dispositivos automatizados para a coleta de dados.
• coleta de dados: Em alguns casos, a coleta de dados é um processo manual, como a coleta manuscrita de pedidos ou alterações de estoque. Em outros casos, a coleta de dados é um processo automatizado através de dispositivos especiais de alimentação como dispositivos de ponto de venda e terminais.
• manipulação de dados: É um processo de execução de cálculos e outras transformações de dados relacionados a uma ou mais transações empresariais. As manipulações dos dados podem incluir a sua classificação, disposição dos arquivos em categorias, duplicação da informação, execução de cálculos, sumário de resultados e armazenamento de dados e informações nos bancos de dados da organização para processamento adicional.
• armazenamento dos dados: Após completar a manipulação de dados, a transação de dados é armazenada pelo SPT. Envolve a colocação dos dados da transação em um ou mais bancos de dados. Uma vez armazenada no banco de dados, essa informação pode sofrer um processamento por outros sistemas em uma forma mais útil para os administradores que se depara com problemas menos estruturados.
• produção de documentos: Outra atividade fundamental do SPT é a produção de documentos. A produção de documentos envolve a saída de registros e relatórios. Podem ser impressos em papel ou exibido em telas de computadores.
Para Stair (1998), os objetivos de um sistema de processamento de transações (SPT) são:
• processar dados gerados por e sobre transações;
• manter um alto grau de precisão;
• assegurar a integridade dos dados e da informação;
• produzir documento e relatórios em tempo;
• aumento da eficiência no trabalho;
• ajuda no fornecimento de mais serviços e serviços melhorados.
2 - Sistemas de informações gerenciais e suas características
2.1 Sistemas de Informações Gerenciais
Também chamados de sistemas de apoio à gestão
empresarial ou sistemas gerenciais. Contemplam o processamento de grupos de dados e transações operacionais, transformando-os em informações agrupadas para a gestão.
Trabalham com os dados agrupados (ou sintetizados) das operações das funções empresariais da empresa, auxiliando a tomada de decisão do corpo gestor ou gerencial das unidades departamentais, em sinergia com as demais unidades (REZENDE e ABREU, 2001).
Segundo Stair (1998), a principal finalidade de um sistema de informação gerencial é ajudar uma organização a atingir suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das operações regulares da empresa, de modo que possam controlar, organizar e planejar mais eficaz e eficientemente.
Segundo esse mesmo autor, a principal diferença entre os relatórios gerados pelo sistema de processamento de transações e os gerados pelo sistema de informação gerencial (SIG), é que os relatórios gerados pelo SIG dão suporte a tomadas de decisões gerenciais dos níveis mais altos de gerenciamento, onde as próprias decisões tendem a ser menos estruturadas e menos rotineiras.
Para Bio (1991), as informações de natureza gerencial destinam-se a alimentar processos de tomada de decisão. As decisões inerentes ao processo de planejamento, a formulação, ao acompanhamento de políticas e a interpretação de resultados requerem informações adequadas.
→ Como exemplos, Rezende e Abreu (2001), enquadram nessa classificação os grupos de informação dos sistemas de:
• planejamento e controle de produção: total da quantidade produzida;
• faturamento: valor faturado do dia, acumulado do mês;
• contas a pagar e a receber: títulos apagar do dia, número de inadimplentes;
• estoque: percentuais de estoque distribuídos por grupos de materiais;
• folha de pagamento: valores acumulados de salários e de encargos sociais;
• contabilidade fiscal: acumulados de impostos a recolher por mês e ano.
Nos sistemas de informação gerenciais, as informações são apresentadas agrupadas, tais como totais, percentuais, acumuladores, plurais, etc.
2.2 Saídas do sistema de informação gerencial
A saída da maioria dos sistemas de informações gerenciais é uma coleção de relatórios que são distribuídos aos administradores das empresas. Segundo Stair (1998), esses relatórios podem ser classificados em relatórios programados que são produzidos periodicamente ou de forma programada, diária, semanal, quinzenal ou mensal; relatório indicador de pontos críticos, um tipo de relatório programado, resume as atividades críticas do dia anterior; os relatórios sob solicitação são desenvolvidos para dar certas informações a pedido de um administrador, esse relatório é gerado para dar uma informação
solicitada; os relatórios de exceção são relatórios produzidos automaticamente quando uma situação é incomum ou requer algum ato administrativo. Em suma, esses relatórios ajudam os administradores e executivos a tomar decisões melhores e no momento adequado.
Para Stair (1998), as características de um sistema de informações gerenciais (SIG) são:
• produzem relatórios programados, sob solicitação e de exceção.
• geram relatórios de saída com formatos fixos e padronizados – administradores diferentes podem usar o mesmo relatório para diversas finalidades.
• produzem relatórios impressos e em tela de computador.
• usam dados internos armazenados no sistema de computador
• tem relatórios desenvolvidos e implementados por sistemas de informação pessoais.
• necessitam de solicitações formais do usuário.
2.1 Apectos funcionais do sistema de informação gerencial
Muitas organizações estão estruturadas por funções empresariais, além disso, cada uma das áreas funcionais dentro da organização contém os vários níveis de administração (estratégico, tático, operacional).
Você Sabia?
A base de dados de um sistema de informação gerencial é o banco de dados gerado pelo sistema de processamento de transações.
Cada uma dessas áreas exige diferentes informações e suportes para a tomada de decisão, elas também compartilham algumas informações comuns necessárias. Usando uma abordagem funcional, a informação é desenvolvida para os administradores das áreas funcionais atravessando todos os níveis da administração dentro de cada área funcional. Cada área funcional recebe relatórios dando informações que se focalizam nas necessidades específicas daquele grupo.
Quando uma abordagem funcional é adotada, é necessário ligar os vários sistemas de informações gerenciais, caso contrário, a organização teria uma coleção de sistemas separados e ineficazes. Um meio de unificar e integrar os vários sistemas são através de um banco de dados compartilhado.
O uso do banco de dados comum serve para integrar os vários SIGs funcionais como também pode ligar os SPTs da organização com os vários SIGs funcionais. A integração pode levar à redução dos custos, relatórios mais precisos, dados mais seguros e aumento da eficiência da organização.
3 - Sistemas de informação estratégico e suas características
3.1 Sistemas de informação estratégicos
Também chamados de sistemas de informação executivos ou sistemas de suporte à decisão estratégica, ou ainda, são conhecidos por uma sigla em inglês EIS ou Executive
Information Systems. Contemplam o processamento de dados das operações operacionais e transações gerenciais, transformando-os em informações estratégicas. Trabalham com os dados no nível macro, filtrados das operações das funções empresariais da empresa, considerando, ainda, o meio ambiente interno e/ou externo, visando auxiliar o processo de tomada de decisão da alta administração. Habitualmente, trabalham com muitas informações gráficas, amigáveis e normalmente on-line, observando as particularidades de cada empresa e, ainda, com opção de descer no nível de detalhe da informação (REZENDE e ABREU, 2001).
Segundo Stair (1998), um sistema de suporte a decisão (SSD) é um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, software, banco de dados e dispositivos utilizados para dar suporte à tomada de decisões especificas de um problema.
O foco de um SSD está na eficácia da tomada de decisões em face de problemas comerciais não-estruturados ou semi- estruturados.
Segundo o mesmo autor, esses sistemas destinam-se a estruturar melhor os problemas, de modo a ajudar no processo decisório, assim eles devem ser projetados, desenvolvidos e usados para auxiliar a organização a atingir as suas metas. Dessa maneira esses sistemas oferecem o potencial de gerar maiores lucros, menores custos e melhores produtos e ou serviços.
ANÁLISE DE SIMULAÇÕES: é o processo de fazer modifi cações hipotéticas aos dados do problema e observar os impactos nos resultados.
ANÁLISE DE ATINGIMENTO DE METAS: é o processo de determinação dos dados do problema requeridos para certo resultado.
Para Refl etir
Uma das funções de um sistema de informação estratégico é estruturas problemas e ampliar as alternativas para a solução desses problemas.
O SSD, embora seja parcialmente destinado aos níveis mais elevados de gerência, são utilizados em todos os níveis.
Quando os gerentes de todos os níveis se defrontam com problemas pouco menos estruturados, não rotineiros. Os SSD destinam-se a estruturar melhor os problemas, de modo a ajudar no processo decisório. EX. Um SSD pode ser utilizado para prever como um aumento no preço do papel poderia afetar o lucro global de um jornal.
O mais importante é que um SSD deve auxiliar aqueles que têm de tomar as decisões, de todos os níveis, em todos os aspectos da tomada de decisão.
As características de um sistema de suporte à decisão (SSD) são:
• manipular grande volume de dados;
• obter e manipular dados de fontes diferentes;
• proporcionar flexibilidade de relatórios e de apresentação;
• possuir orientação tanto textual quanto gráfica;
• executar análises e comparações complexas e sofisticadas utilizando pacotes de software avançados;
• executar análises de simulação e por metas.
→ Como exemplos, enquadram-se nessa classificação, com base nas informações operacionais e gerenciais, as relações, influências e decisões entre:
• quantidade produzida com pedidos em negociação;
OBS: Se ao fi nal desta aula surgirem dúvidas, vocês poderão saná- las através das ferramentas “fórum” ou “quadro de avisos”. Ou ainda poderão enviar para o e-mail avschneider@unigran.br
• valor do faturamento com contas a pagar;
• datas do planejamento de compras com quantidade de estoque;
• valores da folha de pagamento, encargos sociais versus fluxo de caixa;
• valor da receita da empresa versus receita do concorrente;
• quantidade de linhas de produção e tecnologia versus satisfação do cliente e dos funcionários;
• custos em relação ao retorno, com orçamento e análise financeira;
• valores da análise interna com a concorrência, mercado e perspectivas.
Nos sistemas de informação estratégicos, as informações são apresentadas de forma macro, sempre relacionado com o ambiente interno (funções empresariais) e/ou externo da empresa. Em geral, sistemas de informação estratégicos fornecem vantagens de mercado significantes, embora temporárias, principalmente pelo aumento de custo de entrada de novos competidores.
Como recursos de um SSD podem-se observar as seguintes características:
• suporte a definição de uma visão geral (visão como um todo);
• suporte ao planejamento estratégico (determinação dos objetivos de longo prazo pela análise de pontos fortes e das fraquezas da organização, pela previsão de tendências futuras e pelo desenvolvimento de projetos de tendências futuras);
• suporte a organização e de pessoal (criação de novos departamentos ou a redução de carga horária) (analisar impactos sobre o pessoal, possíveis aumentos de salários, modificações dos benefícios e novas normas de trabalho);
• suporte ao controle estratégico (monitoramento e gerenciamento da operação geral da empresa, perseguição de metas em cada área principal, funções empresariais);
• suporte ao gerenciamento de crises (desastres maiores, furacões, inundações).
Retomando a aula
Parece que estamos indo bem. Então, para encerrar essa aula, vamos recordar:
1 - Sistemas de informação operacional e suas características
Nessa seção foram apresentados os conceitos de sistema de informação operacional ou sistema de processamento de transações (SPT), suas principais características, suas atividades de processamento e seus principais benefícios.
2 - Sistemas de informações gerenciais e suas características
Nessa seção foram apresentados e discutidos os conceitos de sistema de informação gerencial e suas principais características. Foi abordado como se apresentam as saídas do sistema de informação gerencial (relatórios) e seus aspectos funcionais.
3 - Sistemas de informação estratégico e suas características
Nessa seção foram apresentados e discutidos os conceitos sobre sistema de informação estratégico, bem como suas principais características e sua funcionalidade no que se refere a gestão empresarial.
BIO, S. R. Sistemas de Informação: um enfoque gerencial.
São Paulo: ed. Atlas, 1996. (ISBN 852240009-1)
CAUTELA, Sistemas de informação na administração de empresas. 4ª Ed. São Paulo: Atlas, 1991. (ISBN 85-224-0739- 8)
COSTA, Gestão estratégica. São Paulo: Saraiva, 2002.
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LAUDON, K. C. e LAUDON, J. P. Sistemas de informação.
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MC GEE, J. e PRUSAK, L. Gerenciamento estratégico da informação. Rio de Janeiro: Ed. Campus, 1999 (ISBN 857001924-6)
MCGARRY, K. O contexto dinâmico da informação. Brasília:
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MIRANDA, R. C. da R. O uso da informação na formulação de ações estratégicas pelas empresas. Ciência da Informação, Brasília, v.28, n.3, p.284-290, set./dez. 1999.
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STAIR, R. M. Princípios de sistemas de informação - Abordagem Gerencial. Rio de Janeiro: LTC – Livros Técnicos e Científicos Editora Ltda., 1998. (ISBN 852161132-3).
