MANUAL DO EXPOSITOR
Prezado Expositor,
A Q2 Eventos é a empresa responsável pela operacionalização e montagem dos estandes. Temos imensa satisfação em ter sua empresa como participante da CPEM 2014 - Conference on Precision
Electromagnetic Measurements a se realizar de 24 a 29 de Agosto de 2014, no Windsor Barra Hotel &
Congressos, na cidade do Rio de Janeiro.
A seguir, forneceremos informações do evento, calendário de atividades, check-list, disposições gerais e, por fim, solicitaremos o preenchimento de algumas informações necessárias, com data limite para o cumprimento das mesmas, para garantir uma excelente participação no evento.
Desejamos sucesso e contamos com sua colaboração no sentido de nos enviar as informações solicitadas, em acordo com o cronograma estabelecido, procurando não ultrapassar as datas limites indicadas.
Colocamo-nos ao seu inteiro dispor para esclarecer dúvidas e contribuir no que for necessário.
Cordialmente,
Q2 Eventos
SUMÁRIO EXECUTIVO
EVENTO:CPEM 2014 - Conference on Precision Electromagnetic Measurements
Site: http://www.inmetro.gov.br/cpem2014
DATA DO EVENTO:
De 24 a 29 de Agosto de 2014
LOCAL DO EVENTO:
Windsor Barra Hotel & Congressos Av. Sernambetiba, 2630 - Barra da Tijuca CEP 22620-170 Tel: (21) 2195-5000 Rio de Janeiro – RJ Site: www.redewindsor.com.br ENTIDADE COORDENADORA: INMETRO
Rua Santa Alexandrina, 416 – Rio Comprido / RJ – CEP: 20.261-232 Tel: +55 21 2563-2800
ORGANIZAÇÃO E SECRETARIA EXECUTIVA: Q2 EVENTOS
Maria Cristina
Tel: +55 21 2005-5040 cpem2014@q2eventos.com.br
MONTADORA OFICIAL:
NEWS EVENTOS E PRODUÇÕES
Rosana Fernandes
Tel/fax: +55 21 2532-2264 / 2532-2104 comercial@newscomunicacaoeventos.com.br
CALENDÁRIO DO EVENTO
DATA HORÁRIO ATIVIDADE
23/08/2014 Das 8h às 22h Montagem (montadora oficial)
24/08/2014 Das 8h às 18h Entrada dos expositores para decoração
25/08/2014 8h Abertura da Feira
24 à 27/08/2014 Das 18h30min às 20h30min
Manutenção técnica
28/08/2014 14h Encerramento da Feira
28/08/2014 Das 14h às 18h Desmontagem (Expositores) 29/08/2014 Das 08h00min
11h30min
Desmontagem (Expositores) 29/08/2014 Das 12h às 20h Desmontagem (Montadora Oficial)
PLANTAS DE LOCALIZAÇÃO DOS ESTANDES
Anexo I – Planta Baixa do Andar
Anexo II – Planta Baixa dos Salões da Exposição Anexo III – Planta de Localização dos Estandes Anexo IV - Formulários
CALENDÁRIO DE ENTREGA DE FORMULÁRIOS
É obrigatório o preenchimento e envio de todos os Formulários presentes neste Manual.
FORMULÁRIOS Data limite de entrega
do formulário
01 Credenciais de Expositor 04/08/2014
02 Credenciais de Serviço 04/08/2014
03 Elementos complementares 04/08/2014
ATENÇÃO
1. As datas limites para a devolução estipuladas para cada formulário referem-se ao prazo máximo. Os formulários poderão, entretanto, ser devolvidos a partir do seu recebimento, agilizando o atendimento.
2. Os pagamentos deverão ser efetuados conforme indicação de cada formulário.
3. Com o intuito de salvaguardar a qualidade dos serviços prestados, solicitamos rigoroso cumprimento dos prazos. Formulários enviados após a data limite estarão sujeitos à disponibilidade.
4. Os formulários deverão ser preenchidos, assinados e enviados aos destinatários indicados nos mesmos.
5. Recomendamos que o Expositor tire cópia de cada formulário enviado para seu arquivo.
6. Pedimos especial atenção para que os pagamentos sejam feitos através dos boletos bancários específicos. Em nenhuma hipótese, a organização da CPEM 2014 assumirá a responsabilidade pela execução de serviços solicitados, após as datas fixadas para entrega dos formulários.
7. O prazo para confirmação de montagem básica será até o dia 24/07/2014, caso não haja informação por parte do Expositor até a data limite, não haverá montagem básica.
DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS
Para aprovação de projetos especiais, as empresas deverão apresentar os seguintes documentos na entrada do pavilhão:
A cópia da A.R.T. (Anotação de Responsabilidade Técnica), anexada ao projeto, deverá permanecer no estande durante todo o período de montagem para efeito de fiscalização.
AREA DE EXPOSIÇÃO
É expressamente proibida a utilização de outras áreas, além do espaço locado para seu estande, para fins promocionais de sua empresa e/ou produto sem a prévia autorização dos coordenadores do evento.
ESTANDE BÁSICO 9,00 m²
Piso elevado a 0,10 m do piso do local com revestimento em carpete azul.
Parede de fundo com painéis TS de fórmica branca (altura = 2,70 m) encaixados em perfis de alumínio octogonal e paredes laterais com altura de 1,00 m.
Testeira curva na cor branca com aplicação de logomarca em letras helvéticas na cor preta.
Iluminação através de refletores de hqi para testeira e iluminação embutida na área interna.
Duas tomadas 500 W - 110 V em cada estande.
01 mesa redonda.
04 cadeiras na cor branca.
CREDENCIAMENTO
O Expositor ficará responsável pelo credenciamento de seu staff, pessoal de serviços ou de manutenção de equipamentos, mediante o preenchimento dos formulários específicos em anexo.
O Expositor terá direito a um total de 2 (duas) credenciais e ficará responsável pelo credenciamento de seu staff, pessoal de serviços ou de manutenção de equipamentos, mediante o preenchimento dos formulários nº 1, 2 e 3 em anexo.
As credenciais deverão ser retiradas no Windsor Barra Hotel & Congressos, em 24/08/2014, das 08h às 11h.
OBSERVAÇÃO IMPORTANTE
MONTAGEM
Fica sob a responsabilidade da Montadora Oficial, a localização dos estandes e supervisão da montagem durante todo o período de realização do evento.
O Expositor receberá a área do seu estande demarcada no piso, no caso em que tenha estande especial e não utilize a montagem básica.
NORMAS DE TRABALHO
Todo o elemento decorativo ou testeira deverá ter acabamento de ambos os lados, seja na divisão com estandes contíguos, seja na divisão com ruas transversais.
Não será permitida a entrada dos seguintes materiais: - Serra circular de bancada
- Disco de corte para ferro e alumínio
Os estandes com estruturas construídas deverão entrar no Salão de exposição semi-prontos, faltando apenas os detalhes de acabamento final.
Não será permitido lixar e/ou amassar as paredes dos estandes nas dependências do Salão de exposição
As vias de circulação e os estandes contíguos não poderão ser utilizados para a deposição de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados no estande. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do próprio Expositor.
Todo trabalho com graxa, tintas, materiais corrosivos, pós e líquidos serão proibidos.
Todo o estande que possuir painéis de vidro na área externa deverá utilizar sinalização de alerta nos mesmos, a fim de facilitar a visualização do público, evitando possíveis acidentes.
Para fixação de carpete diretamente no piso do pavilhão, somente poderá ser utilizado fita adesiva 3M referência 4880 ou Cremer tipo esparadrapo ref 606 X, sendo proibida a aplicação de cola. Toda fita deverá ser retirada após o evento.
NORMAS DE SEGURANÇA
INSTALAÇÕES ESPECIAIS – quaisquer equipamentos cuja demonstração possa apresentar riscos para o público, para estandes contíguos ou para o Windsor Barra Hotel & Congressos deverão ser providos de instalações especiais que eliminem por completo qualquer periculosidade, podendo, a critério dos promotores, ser solicitada a retirada caso as condições assim o indiquem.
EQUIPAMENTOS PROIBIDOS – é proibido o funcionamento de motores a combustão no interior do Windsor Barra Hotel & Congressos; é também proibida a utilização de explosivos, gases não inertes, tóxicos e combustíveis.
Os corredores da exposição são de uso comum, não sendo permitido utilizá-los com finalidades comerciais de qualquer tipo. Em nenhuma hipótese devem ser levados, a quaisquer áreas e/ou dependências do Windsor Barra Hotel & Congressos, botijão de gás ou produtos explosivos de qualquer natureza.
SEGURO
Os estandes, bens ou produtos, e pessoal a serviço dos Expositores não estão cobertos por seguro, cuja responsabilidade é exclusiva dos Expositores.
DESMONTAGEM
A desmontagem deverá ser realizada no dia 28/08/2014 das 14h às 18h ou no dia 29/08/2014 das 8h às 11h30min (impreterivelmente).
É obrigação do Expositor retirar toda a sua mercadoria, bem como providenciar a desmontagem de seu estande no prazo e horário indicado.
O Expositor é inteiramente responsável pela sua mercadoria de exposição enquanto esta permanecer no recinto da exposição.
Os materiais e equipamentos eventualmente remanescentes no interior do Windsor Barra Hotel & Congressos, após o término do período permitido, serão retirados pelos organizadores que não se responsabilizarão por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza daí recorrentes.
HIDRANTE, EXTINTORES E SAÍDAS DE EMERGÊNCIAS
Os salões, foyers e áreas de circulação estão equipados com detectores de fumaça, sistema sprinkler e extintores. Em nenhuma circunstância essas instalações poderão estar obstruídas pela colocação de qualquer tipo de materiais.
Recomendamos que o expositor e seus contratados se familiarizem com a localização dos equipamentos de combate à incêndio e rotas de fuga do prédio.
ELEVADOR DE CARGA
O elevador de carga, que possui capacidade máxima de carga de 1000 kg, deverá ser utilizado para transporte de materiais e equipamentos, das docas de recebimento às diferentes salas do Windsor Barra Hotel & Congressos.
Não será permitida a utilização dos elevadores sociais para transporte de material.
ENTRADA DE PESSOAS E MATERIAIS
Caso não seja utilizado o elevador de carga, o acesso à área de eventos somente ocorrerá pelas portas da área de serviço, localizada na Rua Martinho Mesquita, s/n°.
Não será permitido descarregar ou carregar materiais e (ou) equipamentos em frente às demais portarias e (ou) entradas do centro de convenções, sem a prévia autorização dos coordenadores de eventos.
O centro de convenções não dispõe de pessoal para transporte de material. Este deverá ser providenciado pelo expositor.
Caso haja necessidade do envio antecipado de material promocional (folhetos, brindes e etc.) para o Hotel, o expositor deverá ter o seguinte procedimento:
Enviar o(s) volume(s) para:
Av. Sernambetiba, 2630 - Barra da Tijuca - CEP 22620-170 - Rio de Janeiro Telefone: 55 21 2195-5000 Fax: 55 21 2195-5050
Escrever em todos os volumes:
Nome do evento - Conference on Precision Electromagnetic Measurements Nome do Salão - ALHAMBRA I e II
Nome do Expositor e nº do estande
Enviar aos cuidados:
Coordenação de serviços
ENERGIA ELÉTRICA
Deverá ser observada a voltagem de alimentação dos pontos de força (120 V), sendo que o Windsor Barra Hotel & Congressos e a organização do evento não se responsabilizam pela queima de equipamentos com voltagem inadequada.
Para cada estande básico de 3x3 m² será fornecido 1KVA/estande/dia. O consumo extra será tarifado.
TELEFONIA
Não estará sendo disponibilizado nenhum tipo de telefonia fixa no salão de exposição do Windsor Barra Hotel & Congressos.
Todas as operadoras de telefonia móvel têm boa recepção no salão de exposição do Windsor Barra Hotel & Congressos.
ESTACIONAMENTO
O estacionamento do Windsor Barra Hotel & Congressos tem capacidade para 350 vagas, sendo 300 cobertas e 50 abertas. Estas vagas não estão reservadas exclusivamente para o evento
O estacionamento coberto e aberto trabalha com o sistema de Valet Parking, sendo o acesso feito pela Rua Martinho Mesquita.
O pagamento do estacionamento poderá ser realizado individualmente por cada um dos participantes diretamente ao Hotel com um valor fixo diário de R$ 15,00 (dez reais)
As docas de recebimento são destinadas à carga e descarga de materiais e equipamentos, sendo vedado o estacionamento de qualquer tipo de veículos nessa área.
SOM, MÚSICA AO VIVO E MÚSICA AMBIENTAL
O som produzido nos estandes, por aparelhagem de áudio, como gravadores, rádios, etc., não poderá exceder o volume razoável.
É proibido o uso de qualquer aparelho de amplificação para a emissão de mensagens de vendas ou promoções.
LIMPEZA DOS ESTANDES
Durante a realização do evento, o Windsor Barra Hotel & Congressos se responsabiliza apenas pela limpeza dos corredores entre os estandes; a limpeza no interior dos estandes é de responsabilidade dos expositores.
EQUIPAMENTOS E MOBILIÁRIOS
Para comodidade dos expositores, locamos diversos mobiliários, equipamentos de áudio visual, alimentos e bebidas e internet. Caso tenha interesse neste serviço, envie um e-mail para cpem2014@q2eventos.com.br .
SEGURANÇA
O centro de convenções e a organização do evento não se responsabilizam pela segurança de objetos de valor em geral, bem como, obras de arte, equipamentos, etc., deixados nos estandes ou em outras salas. Para esses fins o expositor deverá prover sua própria segurança.
ALIMENTOS E BEBIDAS
Não é permitida a entrada de alimentos, por terceiros, para serem servidos nas dependências do centro de convenções. Os serviços de buffets externos eventualmente contratados pelo cliente, não será admitido no centro de convenções. Da mesma forma, somente se permite a entrada de bebidas, por terceiros, após negociação com a área comercial do Hotel.
Não é permitido o serviço de alimentos e bebidas nos estandes, sem prévia autorização da coordenação de eventos do Hotel.
Degustações e demonstrações de preparação não são permitidas sem a prévia autorização da coordenação de eventos do Hotel.
Não será permitido o serviço de alimentos e bebidas de cortesia por parte de patrocinadores a visitantes. Também, não será permitida a entrada ou entrega de alimentos e bebidas no centro de convenções sem a prévia autorização da coordenação de eventos do Hotel.
O “Windsor Barra Hotel & Congressos”, poderá fornecer qualquer tipo de alimentos e bebidas aos expositores. Caso tenha interesse neste serviço, envie um e-mail para cpem2014@q2eventos.com.br .
DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E PROMOÇÕES ESPECIAIS
O “Windsor Barra Hotel & Congressos”, poderá sustar ou determinar o período (horário) de demonstração de qualquer equipamento, que a seu critério possa apresentar riscos às pessoas, produtos, estruturas ou estandes, tais como: as que produzam alto nível de ruído, vibrações, fumaça, odores ou qualquer outro que possa perturbar os clientes e hóspedes, bem como, as operações dos estandes ou do centro de convenções em geral.
Qualquer tipo de promoção a ser realizada por empresa expositora, no interior do centro de convenções ou utilizando o nome deste, somente será admitida, mediante autorização prévia da coordenação de eventos.
SAÍDA DE MERCADORIA
A saída autorizada para materiais, mercadorias, equipamentos, produtos, etc., será através da saída de serviço, localizada à Rua Martinho Mesquita, s/ nº. Não será permitida a saída de nenhum material por qualquer outra portaria de saída, sem a prévia autorização da Coordenação de Eventos do Hotel.
Nenhum material poderá sair do centro de convenções sem a cópia comprovante de autorização de entrada e saída.
POSTERS E PUBLICIDADE
Não será autorizada a colocação ou afixação de qualquer tipo de material nas paredes, divisórias, portas, etc. Inclusive bandeiras e/ou similares não poderão ser pendurados no teto dos salões, foyers, etc.
ATENÇÃO
Os formulários só serão válidos se forem enviados com seus respectivos anexos (para os que tiverem).
Os pagamentos referentes a mobiliários, equipamentos, alimentos e bebidas e internet, deverão ser efetuados diretamente às empresas responsáveis.
Os formulários deverão ser preenchidos, assinados e enviados a Q2 Eventos.
Recomendamos que o Expositor tire cópia de cada formulário enviado, para seu arquivo.
Serão de inteira responsabilidade do Expositor as obrigações tributárias, trabalhistas, previdenciárias e securitárias decorrentes das atividades do seu estande.
Anexo II :
Anexo IV:
FORMULÁRIO - F01
CREDENCIAL DE EXPOSITOR DATA LIMITE: 04/08/2014
1-Dados da Empresa Expositora:
EMPRESA NOME FANTASIA CIDADE UF FONE FAX RESPONSÁVEL PELO ESTANDE N° DO ESTANDE NOME PARA A TESTEIRA 2. Crachá de Identificação:
Cada expositor tem direito a 03 (três) credenciais por empresa expositora, no período de realização da feira. É obrigatória a presença de um responsável pelo estande durante a realização do evento.
O crachá de identificação para a Conference on Precision Electromagnetic Measurements – CPEM 2014 - é pessoal, intransferível e válido somente para o período de montagem, de desmontagem e de realização do evento.
FORMULÁRIO - F02
CREDENCIAL DE SERVIÇOS DATA LIMITE: 04/08/2014
1-Dados da Empresa Expositora:
EMPRESA NOME FANTASIA CIDADE UF FONE FAX RESPONSÁVEL PELO ESTANDE N° DO ESTANDE NOME PARA A TESTEIRA 2. Crachá de Identificação:
Cada expositor tem direito a 03 (três) credenciais por empresa expositora, no período de realização da feira. É obrigatória a presença de um responsável pelo estande durante a realização do evento.
O crachá de identificação para a Conference on Precision Electromagnetic Measurements – CPEM 2014 - é pessoal, intransferível e válido somente para o período de montagem, de desmontagem e de realização do evento.
FORMULÁRIO - F 03
Estande nº _________DATA LIMITE: 04/08/2014
MOBILIÁRIOS
Os valores abaixo correspondem a locação por todo o período do evento.
TABELA DE ELEMENTOS COMPLEMENTARES
REF ESPÉCIE DIMENSÃO QNT. PREÇO TOTAL
1 Arara fixa - no sistema 100 x 050 R$ 65,00
2 Araras fixas no sistema 02 níveis (*) R$ 118,00
3 Balcão sem porta 100 x 050 x 105 R$ 162,00
4 Balcão c/ porta de correr sem fechadura 100 x 050 x 105 R$ 195,00
5 Balcão armário vitrine c/ porta de correr s/ fechadura 100 x 050 x 105 R$ 227,00
6 Balcão todo em vidro com 01 prateleira 100 x 050 x 105 R$ 312,00
7 Banqueta Alta Padrão R$ 73,00
8 Cadeira Maiame Padrão R$ 34,00
9 Cesta para papéis usados 000 x 024 x 030 R$ 40,00
10 Cinzeiro alto de chão 000 x 024 x 050 R$ 50,00
11 Divisório - painel 100 x 000 x 220 R$ 98,00
12 Divisória - painel / vidro 100 x 000 x 220 R$ 130,00
13 Divisória - vidro 100 x 000 x 220 R$ 178,00
14 Estante no sistema octogonal com 04 prateleiras 100 x 050 x 220 R$ 250,00
15 Estante no sistema octogonal com 03 prateleiras 100 x 050 x 220 R$ 225,00
16 Luminária arandela c/ lâmpada Padrão R$ 49,00
17 Luminária fluorescente (*) R$ 81,00
18 Luminária HQI Padrão R$ 100,00
19 Mesa no sistema 100 x 050 x 085 R$ 98,00
20 Mesa no sistema 2 100 x 100 x 085 R$ 112,00
21 Mesa no sistema com tampo de vidro 100 x 050 x 085 R$ 125,00
22 Mesa reunião redonda em vidro e pés pretos 100 x 080 x 075 R$ 92,00
23 Painel Canaletado 200 x 100 R$ 187,00
24 Ponto de energia por KVA O R$ 113,00
25 Porta - painel 100 x 000 x 200 R$ 146,25
28 Prateleira horizontal – marcenaria forrada de branco 100 x 032 x D R$ 56,00
29 Prateleira horizontal - vidro 100 x 032 x D R$ 72,00
30 Testeira no sistema com logotipo 100 x 000 x 050 R$ 150,00
31 Teto pergolado c/ travessas M2 R$ 68,00
32 Teto pergolado c/ fechamento M2 (#) R$ 106,00
33 Tomadas simples Padrão R$ 56,00
34 Tomadas 220 V Padrão R$ 81,00
35 Vitrine c/ porta iluminada (padrão AC) 100 x 050 x 220 R$ 212,00
36 Vitrine toda em vidro com 03 prateleiras 100 x 050 x 220 R$ 312,00
37 Vitrine toda em vidro com 01 prateleira 100 x 050 x 220 R$ 290,00
FORMULÁRIO - F 04
DATA LIMITE: 04/08/2014
Neste formulário, deverão ser especificados os aparelhos e equipamentos a serem utilizados em seu estande e respectivos consumos previstos em KVA, conforme tabela em anexo.
TABELA PARA CÁLCULO DE ENERGIA ELÉTRICA
EQUIPAMENTO QUANTIDADE DE KW POR
EQUIPAMENTO AR CONDICIONADO 7.000 BTU 1,25 AR CONDICIONADO 10.000 BTU 1,70 AR CONDICIONADO 12.000 BTU 1,90 AR CONDICIONADO 15.000 BTU 2,30 AR CONDICIONADO 18.000 BTU 2,90 AR CONDICIONADO 30.000 BTU 4,00
CAFETEIRA COMERCIAL GRANDE 4500 w 4,50
CAFETEIRA COMERCIAL PEQUENA 1300 w 1,30
CAFETEIRA PEQUENA / DOMESTICA 0,80
CHAPA GRANDE 6000 w 6,00 CHAPA PEQUENA 3000 w 3,00 FOGÃO DE 1 BOCA 2000 w 2,00 FOGÃO DE 2 BOCAS 4000 w 4,00 FORNO 2400 w 2,40 FREEZER 0,50 FRITADEIRA PEQUENA 2500 w 2,50 FRITADEIRA PEQUENA 5000 w 5,00 GELADEIRA / FRIGOBAR 0,40 IMPRESSORA 0,30 LÂMPADA DICROICA 50 w 0,05 LÂMPADA HALOGENA 1000 w 1,00 LÂMPADA HALOGENA 150 w 0,15 LÂMPADA HALÓGENA 300 w 0,30 LÂMPADA HALÓGENA 500 w 0,50 LÂMPADA INCANDESCENTE 100 w 0,10 LÂMPADA PAR 1000W 1,00 MICRO COMPUTADOR 0,30 MICROONDAS 1,20 NOTEBOOK 0,30
REFLETOR HQI – LÂMPADA 150W + (REATOR 150W) 0,30
TELEVISOR 0,25
