Sumário
1 COMITÊ DE COMPLIANCE REGIMENTO INTERNO
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2 DA COMPOSIÇÃO E DO FUNCIONAMENTO DO COMITÊ DE
COMPLIANCE E COMITÊS OPERACIONAIS
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3 DAS ATRIBUIÇÕES E DAS RESPONSABILIDADES
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REUNIÕES 9
5 DOS DEVERES E DAS PRERROGATIVAS DO COMITÊ E DOS SEUS MEMBROS 10
6 DOS RELATÓRIOS E DA AVALIAÇÃO ANUAL
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Artigo 1º. O presente Regimento Interno (“Regimento”) tem por ob-jetivo detalhar as atribuições e o funcionamento do Comitê de
Com-pliance, bem como a atuação e as responsabilidades de seus
mem-bros, respeitado o disposto no Estatuto Social e no Código de Conduta Ética da Saneamento Ambiental Águas do Brasil. (“Companhia”).
Artigo 2º. O Comitê de Compliance é responsável pelas orientações, recomendações, instruções e ações a serem adotadas para tornar efetivo o Programa de Compliance da Companhia, incluindo a aplica-ção do Código de Conduta Ética no âmbito da Companhia e de suas controladas. O Comitê de Compliance tem autonomia e autoridade para adotar as medidas necessárias à implementação do Programa de
Compliance.
Artigo 3º. Caberá ao Comitê de Compliance instituir comitês opera-cionais específicos para recebimento e direcionamento exclusivo das denúncias e sugestões de melhorias enviadas pelos funcionários e de-mais usuários dos canais de comunicação.
Parágrafo 1º Ficam, desde já, instituídos os seguintes comitês operacionais:
I. Comitê de Ética, constituído por membros da área Jurídica da Companhia; e,
II. Comitê de RH, constituído pelo Superintendente de RH da Com-panhia, e outro(s) membro(s) nomeados por este.
Parágrafo 2º Os comitês operacionais serão subordinados ao Co-mitê de Compliance, o qual terá poderes para alterar a composição, instituir novos comitês ou destituí-los.
COMITÊ DE COMPLIANCE REGIMENTO INTERNO
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Saneamento Ambiental Águas do Brasil S.A. CNPJ nº 09.266.129/0001-10 / NIRE 33.300.284.770
Artigo 4º. Os comitês operacionais constituem-se de órgãos de as-sessoramento do Comitê de Compliance, sem poder decisório pleno, porém guardando independência sobre todos os assuntos discutidos. Assim, as deliberações dos comitês operacionais serão expressas me-diante a aprovação da maioria de seus membros, com base nas comu-nicações recebidas por meio dos canais instituídos pela Companhia. As recomendações dos comitês operacionais devem ser acompanha-das de uma análise de risco e, quando aplicável, comentaacompanha-das pela área jurídica da Companhia.
Artigo 5º. O Comitê de Compliance funcionará em caráter perma-nente e será constituído de pelo menos 2 (dois) membros titulares participantes da Diretoria, nomeados pelo Conselho de Administra-ção da Companhia.
Artigo 6º. Os membros dos comitês operacionais serão nomeados pelo Comitê de Compliance. Os mandatos dos membros dos comitês operacionais terão prazo indeterminado, podendo ser revogados a qualquer momento por decisão do Comitê de Compliance.
Artigo 7º. Na nomeação o Comitê de Compliance indicará o membro do comitê operacional que será o seu Coordenador (“Coordenador”). O Coordenador será responsável pela supervisão e organização admi-nistrativa do comitê operacional, competindo-lhe registrar suas ava-liações de forma independente.
DA COMPOSIÇÃO E DO FUNCIONAMENTO DO
COMITÊ DE COMPLIANCE E COMITÊS OPERACIONAIS
DAS ATRIBUIÇÕES E DAS RESPONSABILIDADES
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Artigo 8º. O Comitê de Compliance terá as seguintes atribuições e responsabilidades:I. Incentivar, fiscalizar e deliberar sobre a implementação do Pro-grama de Compliance da Companhia;
II. Aprovar, em conjunto com a Diretoria, a realização de treinamen-tos periódicos do Programa de Compliance a todos os integrantes e colaboradores da Companhia, bem como as diretrizes do conte-údo dos materiais e outras atividades que auxiliem na criação de uma cultura de Compliance na Companhia;
III. Rever normas, procedimentos e políticas internas existentes e criar novas normas, políticas e procedimentos, relacionados ao Programa de Compliance, submetendo tais revisões ao Conselho de Administração, em conformidade com os princípios do Código de Conduta Ética da Companhia e deste Regimento Interno; IV. Prestar auxílio às demais áreas e colaboradores da Companhia sobre dúvidas no entendimento do Programa de Compliance; V. Receber as senhas pessoais para acesso total e irrestrito às men-sagens recebidas por meio dos canais de comunicação da Compa-nhia, bem como aos relatórios estatísticos que forem gerados; VI. Analisar ou supervisionar todas as denúncias de não conformi-dade, que sejam efetuadas diretamente ou através dos canais de comunicação da Companhia;
VII. Conduzir investigação dos casos fundamentados de infração ao Código de Conduta Ética ou às normas, políticas e procedimentos internos relacionados ao Programa de Compliance da Companhia; VIII. Deliberar pela contratação de assessoria externa para auxiliar na condução das investigações, caso entenda necessário ou seja requisitado pelo Comitê Operacional;
IX. Elaborar relatórios das investigações efetivamente instauradas e deliberar, de forma fundamentada, sobre a respectiva propos-ta de medida de correção a ser aplicada, o eventual infrator de qualquer dispositivo do Código de Conduta Ética ou as normas, políticas e procedimentos internos relacionados ao Programa de
Compliance da Companhia. Além disso, deliberar sobre outras
ações corretivas necessárias ao aprimoramento do Programa de
Compliance da Companhia;
X. Observar a confidencialidade das informações tratadas, incluin-do o sigilo em relação aos que denunciem condutas em desacorincluin-do com o Código de Conduta e Ética e políticas da Companhia, visan-do preservar direitos, proteger o denunciante e garantir a impar-cialidade das decisões;
XI. Deliberar sobre os registros dos canais de comunicação enca-minhados pelos comitês operacionais, ou sobre os registros que forem de sua competência exclusiva, no menor prazo possível.
Artigo 9º. Os comitês operacionais terão as seguintes atribui-ções e responsabilidades, além de outras indicadas pelo Comitê de Compliance:
I. Os membros indicados receberão as senhas pessoais para acesso aos canais de comunicação de forma restrita às matérias e assuntos específicos determinados pelo Comitê de Compliance, bem como aos relatórios estatísticos;
II. Analisar e averiguar todas as denúncias e sugestões registradas e encaminhadas por meio dos canais de comunicação que tenham acesso, de âmbito interno e externo, podendo, para o cumprimento da atribuição, delegar funções investigativas a terceiros nomeados exclusivamente para a finalidade, desde que se tratem de pessoas de absoluta confiança, e que guardem estrita observância às regras e princípios de confidencialidade das informações e assuntos que vierem a ter acesso. Dependendo da complexidade da questão, os membros dos comitês operacionais poderão sugerir que a matéria seja investigada por empresa externa especializada, o que ficará a critério do Comitê de Compliance autorizar;
III. Direcionar as investigações, coleta de provas e evidências sobre os casos, recomendando ao Comitê de Compliance as medidas cor-retivas necessárias, assim como dar encaminhamentos às suges-tões de melhoria enviadas por meio dos canais de comunicação para as respectivas áreas de interesse;
IV. Organizar todas as denúncias e sugestões, protocolando-as em formulário próprio dentro dos sistemas dos canais de comunicação, por meio do qual o usuário poderá, posteriormente, complementar seu registro ou acompanhar anonimamente os seus desdobramen-tos. A partir deste número de protocolo o Comitê poderá dialogar anonimamente, mediante perguntas e respostas pelo sistema para maiores esclarecimentos e informações, bem como para informar a conclusão do registro ao denunciante, de forma sintética;
V. Apresentar, quando solicitado, estatísticas, status, dados, solu-ções encontradas e informasolu-ções a respeito dos registros realizados e em andamento dos canais de comunicação, tanto sobre denún-cias quanto para as sugestões encaminhadas;
VI. Avaliar e formular recomendações ao Comitê de Compliance com respeito ao Programa de Compliance e à estratégia de relacio-namento da Companhia com seus públicos interno e externo.
REUNIÕES
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Artigo 10º. O Comitê de Compliance reunir-se-á ordinariamente na quinta-feira da terceira semana de cada mês. Se esta data cair em dia não útil, a reunião será realizada no dia útil subsequente. Os membros do Comitê de Compliance poderão convocar reuniões extraordinárias a qualquer tempo.
Artigo 11º. Os comitês operacionais reunir-se-ão quando houver con-vocação de um dos seus membros ou quando forem requisitados pelo Comitê de Compliance.
Artigo 12º. As reuniões do Comitê de Compliance e dos comitês opera-cionais poderão ser realizadas presencialmente, por conferência tele-fônica ou simplesmente por meio de sistema de comunicação digital.
Artigo 13º. Independente das formalidades de convocação, serão re-gulares as reuniões a que comparecerem ou opinarem a totalidade dos membros do Comitê de Compliance e dos Comitês operacionais.
Artigo 14º. Toda reunião do Comitê de Compliance e dos comitês ope-racionais deverá ter caráter sigiloso, inclusive, no que diz respeito à di-vulgação das novas conclusões.
Artigo 15º. Os membros do Comitê de Compliance e dos comitês ope-racionais ficam sujeitos às disposições do Código de Conduta Ética da Companhia e demais políticas internas.
Artigo 16º. Os membros do Comitê de Compliance e dos comitês operacio-nais têm dever de lealdade para com a Companhia, não podendo divulgar a terceiros documentos ou informações referentes às mensagens recebi-das por meio dos canais de comunicação da Companhia, devendo guardar sigilo sobre qualquer informação relevante, privilegiada ou estratégica da Companhia, obtida em razão de seu cargo, bem como zelar para que ter-ceiros não tenham acesso, sendo-lhe proibido valer-se da informação para obter, para si ou para outrem, qualquer tipo de vantagem.
Artigo 17º. Sem prejuízo do disposto na legislação aplicável e no Estatu-to Social, cabe a cada um dos Membros:
I. Exercer as suas funções no exclusivo interesse da Companhia, satis-feitas as exigências do bem público e da sua função social;
II. Comparecer às reuniões sempre preparado, inclusive no que se re-fere ao exame prévio dos documentos postos à disposição, e delas participar ativa e diligentemente;
III. Cumprir e fazer cumprir as atribuições do seu cargo e da sua área de atuação;
IV. Conhecer, difundir internamente e fazer cumprir os Valores da Companhia, bem como o disposto no Estatuto Social, no Código de Conduta Ética, neste Regimento e em outros manuais, normas, políti-cas ou procedimentos relacionados ao Programa de Compliance que a Companhia venha a adotar; e
V. Zelar pela adoção das boas práticas de governança corporativa pe-los colaboradores.
DOS DEVERES E DAS PRERROGATIVAS
DO COMITÊ E DOS SEUS MEMBROS
Artigo 18º. Os membros do Comitê de Compliance e dos comitês operacionais deverão assinar um termo de confidencialidade so-bre as informações que tiverem acesso por intermédio dos canais de comunicação da Companhia.
Artigo 19º. Recebida a denúncia, caberá ao Coordenador a condu-ção da investigacondu-ção e conclusão do incidente mediante relatório pormenorizado e sugestão de tratamento, para posterior análise dos demais membros do Comitê Operacional.
Artigo 20º. Será autorizado a qualquer membro do Comitê de
Compliance ou dos comitês operacionais o direito de declarar-se
impedido, desde que de forma justificada.
Artigo 21º. O Comitê de Compliance enviará uma resposta padrão automática de recebimento do registro ao denunciante, informan-do-o da previsão inicial de conclusão da análise.
Artigo 22º. O Comitê de Compliance ou Comitê Operacional deverá apresentar uma solução a cada relato em até 30 (trinta) dias de sua inclusão no sistema, caso a comunicação seja eletrônica, ou de seu recebimento, caso a comunicação seja física ou oral. Caso se faça ne-cessário poderá prorrogar tal prazo, com até 5 (cinco) dias de antece-dência do prazo final, mediante inserção no sistema de resposta ao denunciante informando a nova previsão de conclusão.
Artigo 23º. Sempre que haja indícios de que algum membro do Comitê de Compliance esteja envolvido no fato denunciado, o re-gistro das comunicações eletrônicas recebidas será encaminhado somente ao Presidente do Conselho de Administração.
Artigo 24º. Sempre que haja indícios de que algum membro de Comitê Operacional esteja envolvido no fato denunciado, o regis-tro das comunicações eletrônicas será diretamente encaminhado ao Comitê de Compliance.
Artigo 25º. O Conselho de Administração poderá demandar ao Comitê de Compliance um trabalho de análise acerca de matérias de competên-cia dos canais de comunicação, então sob foco ou exame por parte da Companhia, para informação a respeito das estratégias e ações propos-tas e/ou em curso visando ao adequado tratamento daqueles assuntos.
Artigo 26º. O Comitê de Compliance deverá reportar até 10 (dez) dias após o final de cada trimestre de cada ano fiscal e sempre que entender apropriado, ao Conselho de Administração da Companhia sobre as ações desenvolvidas no âmbito do Programa de Compliance, especialmente no tocante às ações que estão sendo adotadas, às comunicações recebidas e outras eventuais informações relevantes relacionadas ao Programa de
Compliance da Companhia.
Artigo 27º. Caberá ao Comitê de Compliance apresentar um relatório anual das estatísticas dos canais de comunicação, para apreciação pelo Conselho de Administração da Companhia, avaliando os impactos de to-das as ações nos âmbitos interno e externo.
Artigo 28º. Este Regimento entra em vigor na data de sua aprovação pelo Comitê e revoga quaisquer normas e procedimentos em contrário.
Artigo 29º. Uma vez aprovado este Regimento, ele será observado imediatamente pela Companhia, seus Diretores e colaboradores; pelos membros do Comitê de Compliance e Comitês Operacionais, e somente poderá ser alterado mediante aprovação do Conselho de Administração.
