SEBRAETEC SERVIÇOS EM INOVAÇÃO E TECNOLOGIA PROCEDIMENTOS SISTEMA ELETRÔNICO INSTITUIÇÕES

SEBRAETEC

SERVIÇOS EM INOVAÇÃO E TECNOLOGIA

PROCEDIMENTOS SISTEMA ELETRÔNICO INSTITUIÇÕES

Versão dezembro/2012 2

ÍNDICE A) INSTRUÇÔES ... 5

B) ENQUADRAMENTO ... 6

C) ACEITE DA ENTIDADE ... 6

D) PREENCHIMENTO DO PLANO DE TRABALHO ... 9

E) APROVAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO ... 12

F) PACTUAÇÃO E PAGAMENTO DO CLIENTE ... 12

G) EXECUÇÃO DO PROJETO ... 12

H) CONCLUSÃO DO PROJETO ... 12

I) APROVAÇÃO DA CONCLUSÃO SEBRAE ... 14

J) CLÍNICA TECNOLÓGICA ... 15

K) ACEITE DA ENTIDADE - CLÍNICA ... 15

L) PREENCHIMENTO DO PLANO DE TRABALHO - CLÍNICA ... 16

M) APROVAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO - CLÍNICA ... 18

N) PACTUAÇÃO E PAGAMENTO DO CLIENTE - CLÍNICA ... 18

O) EXECUÇÃO DO PROJETO - CLÍNICA ... 18

P) CONCLUSÃO DO PROJETO - CLÍNICA ... 18

Q) APROVAÇÃO DA CONCLUSÃO SEBRAE - CLÍNICA ... 19

R) PRORROGAÇÃO DE PROPOSTA ... 20

S) MENU: MANUTENÇÃO PROPOSTA ... 21

FLUXO DE ATIVIDADES RESUMIDO

1) Solicitante preenche a primeira tela com a requisição. Após salvar clicando em (V), seleciona a segunda aba, seleciona o cliente desejado e, se for necessário preenche dados adicionais. Após inserido. Imprime o Termo de Adesão. Clique no botão notificar. 2) Entidade Recebe uma notificação, que diz para ela acessar o sistema para aceitar ou

recusar a demanda e adicionar o plano de ação. Se no caso ela em três dias não aceite a proposta o responsável pela proposta receberá uma notificação, dizendo que a entidade está em atraso, após 10 dias depois do aceite se a entidade não tiver preenchido as atividades para o plano de ação e tiver devolvido para aprovação o responsável também receberá uma notificação, dizendo que a entidade está em atraso para o preenchimento das atividades.

3) OBS: Para inovação o prazo de aceite é de 5 dias e 15 dias pra preenchimento do plano de trabalho.

4) Aprovação do Solicitante do Plano de trabalho da Entidade. 5) Aprovação do Gerente do Plano de Trabalho da Entidade. 6) Sistema efetua a distribuição dos recursos

7) É solicitado que o Responsável pela proposta entre no sistema e selecione a opção de pagamento para geração no financeiro, imprime o PACTO.

8) Sistema fica verificando se o cliente já efetuou ou pagamento, se não o sistema fica com o responsável até que o cliente efetue o pagamento, quando o cliente efetuar o pagamento e o financeiro der baixa no caixa, o sistema libera automaticamente para que a entidade possa iniciar os serviços.

9) Entidade efetua trabalhos, e assim que terminar a atividade, e é necessário atualizar a atividade no sistema, pois o sistema verifica se atividade está ou não atrasada, e manda uma notificação para os responsáveis pela proposta. Após preencher as atividades, o sistema libera para que a entidade possa fazer a impressão do Termo de Conclusão e conclua a proposta encaminhando automaticamente para o Sebrae.

10) O responsável poder recusar as atividade ou concluir o processo.

11) O cliente recebe um e-mail para que ele possa responder um questionário de avaliação dos serviços prestados pela entidade.

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Versão dezembro/2012 4 FLUXOGRAMA DE ATIVIDADES Legenda: Amarelo: Cliente Azul: Sistema/Sebrae

Rosa: Entidade contratada

Verde: Gerência SEBRAE

Cinza: Fim do processo

Demanda necessidade

Solicita NF de 50% do total do projeto à entidade. Enquadra?

É Inovação?

Envia contrapartida ao SOE

Busca entidades habilitadas

Escolhe entidade

Encerra projeto Aceita demanda?

Preenche formulário de adesão

Notifica entidade

Preenche plano de ação

Preenche conclusão Aprovou? Não Sim Não Sim Não Sim Executa projeto Preenche avaliação Não Sim Solicita NF de 50% do total do projeto à entidade Sim Cumpriu previsto? Não Assinam pacto

Assina termo de adesão Respeita regras? Comissão de avaliação aprova? Sim Gerência aprova? FI M FI M FI M Não Gerência aprova? RET ORN A ESC OLAJ Sim FI M Não Sim Interrompe a execucção Avisa cliente Não Nã o Solicita NF de 40% do total do projeto à entidade

Solicitante aprova? Solicita NF de 30% do total do projeto à entidade Pagou? Inovação? Sim Inovação? Solicita NF de 30% do total do projeto à entidade

Sim Não Inovação? Não Sim Não

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PROCESSO DETALHADO

A) INSTRUÇÔES

7) Para vizualizar o passo a passo dos procedimentos operacionais das telas através do sistema é necessário clicar no item exibir.

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B) ENQUADRAMENTO

1) Cliente(s) procura(m) o Sebrae e esclarece sua(s) necessidade(s)

2) Consultor Sebrae(Solicitante) analisa a possibilidade de enquadramento da

necessidade do clienteno Programa

3) Havendo enquadramento, o consultor (solicitante), juntamente com o cliente, preenchem o Termo de Adesão no sistema eletrônico.

4) Na aba Clientes, seleciona a empresa, E ENCAMINHA O FLUXO PARA A ENTIDADE.

C) ACEITE DA ENTIDADE

Link de acesso http://app.pr.sebrae.com.br/SebraePR/login.do

O acesso permitido ao coordenador indicado pela instituição, com login e senha específicos.

5) Agora o processo segue para a ENTIDADE, que é automaticamente notificada para dar continuidade ao processo.

6) A entidade então deve acessar o sistema pelo LINK de acesso (enviado por e-mail, juntamente com Login e Senha), acessa o Menu ENCAMINHAR, e deve aceitar ou recusar a demanda no prazo de 3 dias úteis. As demandas da entidade sempre se encontrarão no Menu Encaminhar.

Para inovação o prazo é de 5 dias.

No caso de recusa, a entidade deve justificar, pois a recusa freqüente pode ser objeto de descredenciamento.

Versão dezembro/2012 7 Em caso de recusa, a proposta retorna para o solicitante, para o cliente escolher outra

entidade. Imprimi-se novo Termo de Adesão. Tela de aceite da entidade

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Versão dezembro/2012 9

D) PREENCHIMENTO DO PLANO DE TRABALHO

8) No caso de aceite da entidade, ela deve preencher na aba Plano de Trabalho a Situação atual considerando a necessidade ou problema da empresa, a Solução proposta para atendimento da necessidade do cliente, bem como os resultados esperados, e clicar no botão incluir (V).

Em seguida deve cadastrar uma a uma as atividades propostas, duração, e valor de hora correspondente, e clicar novamente no botão incluir (V).

Versão dezembro/2012 10 Abaixo a tela de inclusão do Plano de Trabalho para certificação:

9) Para certificação é possível inserir a atividade certificação e despesas de viagem.

Para SEBRAEtec inovação, o projeto deverá ser anexado eletronicamente através do botão (Anexo).

Versão dezembro/2012 11 10) Na mesma tela, será habilitado o botão NOTIFICAR, para dar seqüência ao fluxo

encaminhando ao SEBRAE/PR.

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E) APROVAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO

11) Assim que a entidade envia o Plano de Trabalho, o SEBRAE é notificado através de e-mail. Deve acessar a proposta e aprovar ou não o Plano de trabalho da entidade.

F) PACTUAÇÃO E PAGAMENTO DO CLIENTE

12) Na seqüência deve ser realizada a pactuação com as três partes: cliente, entidade e SEBRAE.

G) EXECUÇÃO DO PROJETO

13) Quando o CLIENTE efetua o pagamento, o sistema automaticamente dispara um e-mail para o consultor do SEBRAE e para a ENTIDADE, avisando que a entidade pode iniciar a execução e que deve entrar em contato com o Sebrae para envio da Nota Fiscal da sua primeira parcela.

E-MAIL: Texto de notificação após pagamento da 1ª parcela pelo cliente: SEBRAETEC: A

proposta nº ??? já pode ter a sua execução iniciada. Favor entrar em contato com o consultor do Sebrae responsável pela proposta, para encaminhamento da Nota Fiscal.

H) CONCLUSÃO DO PROJETO

14) A entidade inicia a execução e conforme a entidade executa as ações, ela deve acessar o sistema para concluir as ações conforme prazo proposto..

Versão dezembro/2012 13 15) Quando todas as atividades forem concluídas a entidade acessa o sistema e

preenche a solução implantada e os resultados alcançados e clica em (V).

16) Após clicar em (V) a entidade deve clicar sobre a atividade que será finalizada e aguardar as informações serem carregadas automaticamente na página.

17) A entidade preenche então o término real e clica em (V) OBS: O sistema não aceita datas retroativas como término real.

18) Na mesma tela será habilitado os botões concluir e termo de conclusão.

19) A entidade imprime o Termo de Conclusão para assinatura do cliente (e envia ao Sebrae) e CONCLUI.

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I) APROVAÇÃO DA CONCLUSÃO SEBRAE

20) Nesse momento o SEBRAE é notificado que a execução da proposta foi concluída, ao mesmo tempo em que o CLIENTE, recebe e-mail com a solicitação de AVALIAÇÃO dos serviços prestados, que poderá ser feita de forma eletrônica.

O SEBRAE deve receber da entidade o TERMO DE CONCLUSÃO assinado pelo cliente e solicitar ao cliente que realize Avaliação dos serviços prestados

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J) CLÍNICA TECNOLÓGICA

21) Consultor Sebrae(Solicitante) analisa a possibilidade de abertura de uma clínica tecnológica.

22) Havendo necessidade, o consultor (solicitante), preenche as informações no sistema eletrônico.

K) ACEITE DA ENTIDADE - CLÍNICA

Link de acessohttp://portal.pr.sebrae.com.br/SebraePR/login.do

Acesso permitido ao coordenador e suplente indicados pela instituição, com login e senha específicos.

23) Agora o processo segue para a ENTIDADE, que é automaticamente notificada para dar continuidade ao processo.

24) A entidade então deve acessar o sistema pelo LINK de acesso (enviado por e-mail, juntamente com Login e Senha), acessa o Menu ENCAMINHAR, e deve aceitar ou recusar a demanda no prazo de 3 dias úteis. As demandas da entidade sempre se encontrarão no Menu Encaminhar.

No caso de recusa, a entidade deve justificar, pois a recusa freqüente pode ser objeto de descredenciamento.

No caso de recusa, a proposta retorna para o solicitante, para o cliente escolher outra entidade. Imprimi-se novo Termo de Adesão.

Versão dezembro/2012 16 Tela de aceite da entidade

L) PREENCHIMENTO DO PLANO DE TRABALHO - CLÍNICA

25) No caso de aceite da entidade, ela deve preencher na aba Plano de Trabalho a Situação atual e a Solução proposta considerando o objetivo da clínica, bem como os resultados esperados, e clicar no botão incluir (v).

Em seguida deve cadastrar uma a uma as atividades propostas, duração, e valor de hora correspondente, e clicar novamente no botão incluir (v).

Versão dezembro/2012 17 26) Na mesma tela, será habilitado o botão NOTIFICAR, para dar seqüência ao fluxo

encaminhando ao SEBRAE/PR.

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M) APROVAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO - CLÍNICA

27) Assim que a entidade enviar o Plano de Trabalho, o solicitante é notificado através de e-mail. Deve então acessar a proposta e aprovar ou não o Plano de trabalho da entidade.

N) PACTUAÇÃO E PAGAMENTO DO CLIENTE - CLÍNICA

28) Na seqüência deve ser realizada a pactuação com as três partes: cliente, entidade e SEBRAE.

O) EXECUÇÃO DO PROJETO - CLÍNICA

29) Quando o CLIENTE efetua o pagamento, o sistema automaticamente dispara um e-mail para o consultor do SEBRAE e para a ENTIDADE, avisando que a entidade pode iniciar a execução e que deve entrar em contato com o Sebrae para envio da Nota Fiscal da sua primeira parcela.

E-MAIL: Texto de notificação após pagamento da 1ª parcela pelo cliente: SEBRAETEC: A

proposta nº ??? já pode ter a sua execução iniciada. Favor entrar em contato com o consultor do Sebrae responsável pela proposta, para encaminhamento da Nota Fiscal

P) CONCLUSÃO DO PROJETO - CLÍNICA

30) Quando todas as atividades forem finalizadas a entidade acessa o sistema e preenche a solução implantada e os resultados alcançados.

Versão dezembro/2012 19 31) A entidade então CONCLUI.

Q) APROVAÇÃO DA CONCLUSÃO SEBRAE - CLÍNICA

31) Nesse momento o solicitante é notificado que a execução da proposta foi concluída, ao mesmo tempo em que o CLIENTE, recebe e-mail com a solicitação de AVALIAÇÃO dos serviços prestados, que poderá ser feita de forma eletrônica.

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R) PRORROGAÇÃO DE PROPOSTA

Para eventual prorrogação da proposta a entidade deverá acessar no sistema a proposta correspondente, na aba Plano de trabalho finalizar a atividade em atraso e inserir novamente a mesma atividade que irá atrasar com novo prazo sem preencher o valor da hora e quantidade, justificar o motivo e notificar.

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S) MENU: MANUTENÇÃO PROPOSTA

A área de Manutenção Proposta é destinada ao registro de informações adicionais que o técnico julgue importante, como por exemplo: algum comentário importante do cliente; algum comentário técnico importante, etc.

Para acessar é necessário incluir o número da proposta e clicar em TAB.

Basta inserir as informações desejadas no campo Comentário e clicar em incluir (v).

T) ORIENTAÇÕES PARA EMISSÃO DE NOTA FISCAL

A emissão de Notas Fiscais deve seguir a operação descrita no Manual Operacional – Anexo I do Edital de Cadastramento, e deverá conter as seguintes informações:

• Número do Contrato (da instituição com o SEBRAE/PR) • Número da Proposta a que se refere

• Destacar que é referente a um projeto SEBRAETEC no corpo da nota, e preferencialmente, a área da consultoria.

• Destacar a que parcela se refere: 1ª parcela ou 2ª parcela. Não serão aceitas Notas Fiscais sem as informações acima descritas.