Volpe Enterprise Resource Planning

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Volpe Enterprise Resource Planning

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Sumário

1. INTRODUÇÃO 5

1.1. O QUE FAZER PRIMEIRO? 5

2. EMPRESAS RH 6 2.1. INCLUINDO EMPRESA DE RH 6 2.2. ALTERANDO EMPRESA DE RH 7 2.3. EXCLUINDO EMPRESA DE RH 7 3. FUNCIONÁRIOS 8 3.1. INCLUINDO UM FUNCIONÁRIO 8 3.2. ALTERANDO UM FUNCIONÁRIO 9 3.3. EXCLUINDO UM FUNCIONÁRIO 9 4. DEPARTAMENTOS 10 4.1. INCLUINDO UM DEPARTAMENTO 10 4.2. ALTERANDO UM DEPARTAMENTO 10 4.3. EXCLUINDO UM DEPARTAMENTO 11 5. CARGOS 11 5.1. INCLUINDO UM CARGO 11 5.2. ALTERANDO UM CARGO 12 5.3. EXCLUINDO UM CARGO 12

6. APLICANDO DISSÍDIO A UM CARGO 12

6.1. DESATIVAR/ATIVAR UM CARGO 12

7. LOCAIS DE TRABALHO 13

7.1. INCLUINDO UM LOCAL DE TRABALHO 13

7.2. ALTERANDO UM LOCAL DE TRABALHO 13

7.3. EXCLUINDO UM LOCAL DE TRABALHO 14

8. REGIME DE TRABALHO 14 8.1. INCLUINDO UM REGIME 14 8.2. ALTERANDO UM REGIME 15 8.3. EXCLUINDO UM REGIME 15 9. ESCOLARIDADE 15 9.1. INCLUINDO ESCOLARIDADE 15 9.2. ALTERANDO ESCOLARIDADE 16 9.3. EXCLUINDO ESCOLARIDADE 16 10. BENEFÍCIOS 16 11. CONVÊNIOS 17 11.1. INCLUINDO CONVÊNIOS 17 11.2. ALTERANDO CONVÊNIOS 18 11.3. EXCLUINDO CONVÊNIOS 18 12. CONTROLE DE CONVÊNIOS 18

12.1. INCLUINDO CONTROLE DE CONVÊNIOS 18

12.2. ALTERANDO CONTROLE DE CONVÊNIOS 19

12.3. EXCLUINDO CONTROLE DE CONVÊNIOS 19

12.4. EDITANDO E TRAVANDO VALORES DE CONVÊNIOS 19

13. MOTIVOS DE HISTÓRICO 20

13.1. INCLUINDO MOTIVOS DE HISTÓRICO 20

13.2. ALTERANDO MOTIVOS DE HISTÓRICO 20

13.3. EXCLUINDO MOTIVOS DE HISTÓRICO 21

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15. CONTROLE DE EXAMES MÉDICOS 22 16. HORÁRIOS 23 16.1. INCLUINDO UM HORÁRIO 23 16.2. ALTERANDO UM HORÁRIO 24 16.3. EXCLUINDO UM HORÁRIO 24 17. VALE TRANSPORTE 24 18. HISTÓRICO DE UM FUNCIONÁRIO 24

18.1. LISTA DE HISTÓRICO DE FUNCIONÁRIOS 25

19. CALENDÁRIO 25

20. FERIADOS LOCAIS 25

20.1. INCLUINDO UM FERIADO LOCAL 25

20.2. ALTERANDO UM FERIADO LOCAL 26

20.3. EXCLUINDO UM FERIADO LOCAL 26

21. DOCUMENTOS 26 21.1. INCLUINDO UM DOCUMENTO 26 21.2. ALTERANDO UM DOCUMENTO 27 21.3. EXCLUINDO UM DOCUMENTO 27 21.4. LISTA DE DOCUMENTOS 27 22. ORGANOGRAMA 28 22.1. EXPANDIR/RECOLHER 28

22.2. ASSOCIAR E DESASSOCIAR GESTOR 28

22.3. ASSOCIAR E DESASSOCIAR DEPARTAMENTO 29

23. CADASTRO DE COMPETÊNCIA 29

24. CUSTO POR FUNCIONÁRIO 29

25. FECHAMENTO DE MÊS 30

26. RELATÓRIO DE VR E VT 30

27. BENEFÍCIO POR FUNCIONÁRIO 30

28. LISTA DE DEPENDENTES 31 29. CONSULTA GERAL 32 30. CARGOS E FUNCIONÁRIOS 33 31. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 34 32. FÉRIAS 35 32.1. INCLUINDO FÉRIAS 35 32.2. ALTERANDO FÉRIAS 36 32.3. EXCLUINDO FÉRIAS 36

32.4. FÉRIAS POR FUNCIONÁRIOS 36

32.5. QUADRO DE FÉRIAS 37

33. PROGRAMAÇÃO DE INDISPONIBILIDADE 39

33.1. INCLUINDO PROGRAMAÇÃO DE INDISPONIBILIDADE 39 33.2. ALTERANDO PROGRAMAÇÃO DE INDISPONIBILIDADE 40 33.3. EXCLUINDO PROGRAMAÇÃO DE INDISPONIBILIDADE 40

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1. Introdução

A gestão de recursos humanos consiste num conjunto de funções e atividades que podem ser sintetizadas no seguinte:

 planejamento de recursos humanos;

 recrutamento e seleção;

 integração dos recursos humanos;

 análise e descrição de funções;

 avaliação de desempenho;

 remunerações e incentivos;

 higiene e segurança no trabalho;

 formação profissional e desenvolvimento pessoal;

 controle e auditoria de recursos humanos.

1.1. O que fazer primeiro?

Para o funcionamento do módulo de Recurso Humanos é necessário os seguintes cadastros auxiliares:  Cadastro empresas.  Funcionários.  Departamentos.  Locais de trabalho.  Regimes.  Escolaridades.  Benefícios.  Convênios.  Motivo de histórico.  Motivosde ausência.  Horários.  Calendários.  Feriados locais.  Documentos.  Competências.  Tipos de recibos.

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2. Empresas RH

Volpe é um sistema multi-empresas, ou seja, permite o cadastro de diversas empresas. Os registros alimentados no sistema (financeiro, vendas, compras, estoque, recursos humanos e etc.) podem ser analisados em conjunto ou individualmente.

2.1. Incluindo empresa de RH

Para incluir uma empresa R.H

 Acesse a guia R.H > tela Empresas RH;

 Clique com o botão direito na grade e selecione a opção “Incluir”.

 Preencha os campos solicitados.

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2.2. Alterando empresa de RH

Para alterar uma empresa R.H

 Clique com o botão direito na grade e selecione a opção “Alterar”.

 Altere os campos desejados.

 Para concluir clique no botão OK.

2.3. Excluindo empresa de RH

Para excluir uma empresa R.H

 Clique com o botão direito na grade e selecione a opção “Excluir”.

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3. Funcionários

Todas as informações necessárias para o registro do funcionário, como Dados da admissão, permissão de trabalho, Informações bancárias, PIS e Detalhes Pessoais são cadastrados nesta tela.

No cadastro de funcionários será permitido incluir, alterar, excluir e consultar todos os funcionários referente a empresa que o mesmo será cadastrado.

3.1. Incluindo um funcionário

Para incluir um funcionário

 Acesse a guia R.H > tela Funcionário;

 Preencha os campos solicitados na guia cadastro, dados adicionais, documentos e dados técnicos.

 Na guia cadastro existe um campo foto, onde deverá ser armazenada a foto do funcionário.

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3.2. Alterando um funcionário

Para alterar um funcionário.

3.3. Excluindo um funcionário

Para excluir um funcionário.

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4. Departamentos

É o cadastro de equipes onde cada equipe se diferencia por nome de departamento e função.

4.1. Incluindo um departamento

Para incluir um departamento

 Acesse a guia R.H > tela Departamentos;



4.2. Alterando um departamento

Para alterar um departamento.

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4.3. Excluindo um departamento

Para excluir um departamento.

 Para concluir a exclusão clique no botão OK.

5. Cargos

É a posição organizacional de um agrupamento de funções. O cargo dá a nome oficial das tarefas desempenhadas por uma ou mais pessoas.

Permite cadastrar todos os cargos existentes na empresa e faixas saláriais para cada cargo. Para facilitar a consulta de cargos utilize as opções da lista.

Ativos, inativos e todos.

5.1. Incluindo um cargo

Para incluir um cargo.

 Acesse a guia R.H > tela Cargos;

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5.2. Alterando um cargo

Para alterar um cargo.

5.3. Excluindo um cargo

Para excluir um cargo.

5.4. Aplicando dissídio a um cargo

Para aplica dissídio a um funcionário.

 Clique com o botão direito na grade e selecione a opção “Aplicar dissídio”.

 Preencha o campo solicitado com a porcentagem do dissídio. Para concluir clique no botão OK.

5.5. Desativar/Ativar um cargo

Para desativar/ativar um cargo.

 Clique com o botão direito na grade e selecione a opção “Desativar/Ativar”.

 Ao clicar na opção exibirá a seguinte mensagem:

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6. Locais de trabalho

Permite o cadastro de locais de trabalho ou setores.Ex: recepção, diretoria, suporte, sac, entre outros.

6.1. Incluindo um local de trabalho

Para incluir um local de trabalho.

 Acesse a guia R.H > tela Locais de trabalho;

6.2. Alterando um local de trabalho

Para alterar um local de trabalho.

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6.3. Excluindo um local de trabalho

Para excluir um local de trabalho.

7. Regime de trabalho

Tipos de registros que o funcionário está cadastrado Ex: autônomo, estagiário, carteira, cooperativa, entre outros.

7.1. Incluindo um regime

Para incluir um regime.

 Acesse a guia R.H > tela Regime;

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7.2. Alterando um regime

Para alterar um regime.

7.3. Excluindo um regime

Para excluir um regime.

8. Escolaridade

Permite cadastrar grau de escolaridade dos funcionários. Ex: primeiro grau incompleto, segundo grau incompleto, superior completo, entre outros.

8.1. Incluindo escolaridade

Para incluir escolaridade.

 Acesse a guia R.H > tela Escolaridade;

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8.2. Alterando escolaridade

Para alterar escolaridade.

8.3. Excluindo escolaridade

Para excluir escolaridade.

9. Benefícios

É o cadastro de todos os benefícios oferecidos pela empresa, tais como: vale transporte, vale refeição, 13º salário, férias, empréstimos, plano de saúde, plano odontológico, entre outros.

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10. Convênios

Tela que permite cadastrar os tipos de convênios oferecidos pela empresa. Ex: bolsa auxílio, auxílio creche, convênio médico, entre outros.

10.1. Incluindo convênios

Para incluir um convênio.

 Acesse a guia R.H > tela Convênios;

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10.2. Alterando convênios

Para alterar convênio.

10.3. Excluindo convênios

Para excluir convênio.

11. Controle de convênios

Nesta será feito um controle de convênios, podendo alterar, editar, travar e salvar valores de convênios.

11.1. Incluindo controle de convênios

Para incluir controle de convênios.

 Acesse a guia R.H > tela Controle de Convênios;

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11.2. Alterando controle de convênios

Para alterar controle de convênios.

 Acesse a guia R.H > tela Controle de convênios;

11.3. Excluindo controle de convênios

Para excluir controle de convênios.

 Para concluir a exclusão clique no botão OK .

11.4. Editando e travando valores de convênios

Para editar ou travar valores:

 Clique com o botão direito na grade e selecione a opção “Editar/Travar valores”.

 Altere os valores desejados e clique no botão Salvar alterações. Exibirá a seguinte mensagem:

Para agilizar as alterações feitas nos valores, clique com o botão direito na grade e selecione a opção “Salvar conveniados”

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12. Motivos de Histórico

Tela que permite cadastrar todos os motivos de histórico para registro.

12.1. Incluindo motivos de histórico

Para incluir motivos de histórico.

 Acesse a guia R.H > tela Motivos de histórico;

12.2. Alterando motivos de histórico

Para alterar motivos de histórico.

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12.3. Excluindo motivos de histórico

Para excluir motivos de histórico.

13. Motivos de ausência

Permite cadastrar todos os motivos de ausência de funcionários. Ex: consulta médica, trabalho fora da empresa, assuntos particulares, entre outros.

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13.1. Incluindo motivos de ausência

Para incluir motivos de ausência.

 Acesse a guia R.H > tela Motivos de ausência;

13.2. Alterando motivos de ausência

Para alterar motivos de ausência.

13.3. Excluindo motivos de ausência

Para excluir motivos de ausência.

 Acesse a guia R.H > tela Motivos de ausência;

14. Controle de exames médicos

Para gerar o relatório de exames médicos.

 Acesse a guia R.H > tela Controle de exames médicos;

 Preencha todos os campos solicitados e clique no botão Prosseguir. O relatório exibirá as seguintes informações.

 Código do funcionário.

 Nome do funcionário.

 Departamento.

 Cargo.

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 Data de vencimento.

 Exame.

Clique na grade com o botão direito e escolha a opção “Visualizar exames”. Exibirá tela que permitirá incluir, alterar e excluir lista de exame médico.

15. Horários

Permite o cadastramento de todos os horários utilizados pelos funcionários, nas mais diversas jornadas possíveis.

15.1. Incluindo um horário

Para incluir um horário.

 Acesse a guia R.H > tela Horário;

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15.2. Alterando um horário

Para alterar um horário.

15.3. Excluindo um horário

Para excluir um horário.

16. Vale transporte

Benefício legal a que todos os trabalhadores têm direito, utilizado para o deslocamento de ida e volta ao trabalho.

Permite cadastrar o tipo de vale transporte e o valor por dia, municipal, intermunicipal, trem, metrô, entre outros.

17. Histórico de um funcionário

Permite consultar histório do funcionário, mantendo as informações ao longo do tempo, incluindo geração de cargos, alterações salariais, entre outros. Para fazer a consulta de histórico de funcionários, no campo obrigatório, tecle F4 e selecione o nome do funcionário que deseja realizar a consulta, clique em consultar, exibirá as seguintes informações:

 Número do registro.  Data do registro.  Departamento.  Função.  Histórico.  Custo\mês.  Custo\hora.

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 NF\autônomo.  Bonificação.  Salário variável.  Horas extras.  Benefícios.  Cargos  Regime

17.1. Lista de histórico de funcionários

Permite gerar lista do histórico de funcionários detalhado.

18. Calendário

Permite cadastrar calendários municipais e estaduais. Ex. Calendário de São Paulo, Rio de Janeiro, entre outros.

19. Feriados locais

Permite cadastrar todos os feriados municipais e estaduais.

19.1. Incluindo um feriado local

Acesse a guia R.H > tela Feriados locais;

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19.2. Alterando um feriado local

19.3. Excluindo um feriado local

20. Documentos

Permite cadastrar todos os documentos usados para contratação de funcionários, entre outros.

20.1. Incluindo um documento

Acesse a guia R.H > tela Documentos;



Cargos com documentos obrigatórios.

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Se todos os documentos forem obrigatórios para todos os cargos, selecione a opção “Documento obrigatório para todos os cargos”.

20.2. Alterando um documento

 Acesse a guia R.H > tela Documentos;

20.3. Excluindo um documento

 Acesse a guia R.H > tela Documentos;

20.4. Lista de documentos

Permite gerar lista de todos os documentos cadastrados no sistema, exibindo as seguintes informações:  Nome do funcionário.  Código do departamento.  Nome do departamento.  Cargo do funcionário.  Documento.  Data da entrega.

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21. Organograma

Organograma é uma representação gráfica dos orgãos hierarquicos da empresa. No sistema Volpe o organograma é dividido em estrutura hierarquica, departamentos e gestores.

21.1. Expandir/Recolher

Permite expandir e recolher a estrutura hierárquica de cada nível.

 Para expadir ou recolher.

 Clique com botão direito na grade de estrutura hieráquica em cima da linha em que deseja expandir ou recolher.

 Selecione a opção Expandir/Recolher.

21.2. Associar e desassociar gestor

Permite associar e desassociar estrutura hierárquica de gestores

 Para associar e desassociar gestores.

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 Selecione a opção Associar/desassociar.

21.3. Associar e desassociar departamento

Permite associar e desassociar estrutura hierárquica de departamentos

 Para associar e desassociar departamento.

 Clique com botão direito na grade de estrutura hieráquica em cima da linha em que deseja associar e desassociar.

 Selecione a opção Associar/desassociar.

22. Cadastro de competência

O cadastro de competência permite identificar as habilidades, o conhecimento e a experiência de cada funcionário, facilitando o direcionamento do mesmo para determinadas funções e setores.

23. Custo por funcionário

Para gerar relatório de custo por funcionário.

 Acesse a guia R.H > tela Custo por funcionário;

 Preencha todos os campos solicitados e clique no botão Prosseguir. O relatório exibirá as seguintes informações.

 Código do funcionário.  Nome do funcionário.  Nome do departamento.  Cargo.  Custo.  Salário base.

 Nota fiscal autônomo.

 Bonificação.  Hora extra.  Salário variável.  Salário hora.  Vale transporte. 

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24. Fechamento de mês

Para realizar o fechamento do mês, selecione no campo obrigatório o mês que deseja realizar o fechamento, clique no botão calcular prévia. Depois de visualizar as informações do fechamento mensal, clique no botão executar fechamento para confirmar.

25. Relatório de VR e VT

O relatório de de VR e VT exibirá código de funcionário, nome do funcionário, departamento, cargo, vale refeição, vale transporte, unidade de vale refeição, unidade de vale transporte, quantidade de vale refeição e vale transporte.

Para gerar relatório de VR e VT.

 Acesse a guia R.H > tela Relatório de VT e VR;

 Preencha todos os campos solicitados e clique no botão Prosseguir.

26. Benefício por funcionário

O relatório de benefício por funcionário exibirá o codigo do funcionário, nome, departamento, cargo, total de benefício, plano de saúde, vale refeição, vale alimentação, gasolina, terno, auxilio creche, auxilio faculdade, entre outros.

Para gerar relatório de benefício por funcionário.

 Acesse a guia R.H > tela Benefício por funcionário;

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27. Lista de Dependentes

A lista de dependentes exibirá nome do funcionário, nome de seus dependentes, o grau parentesco, sexo e a data de nascimento.

Para gerar lista de dependentes.

 Acesse a guia R.H > tela Lista de dependentes;

 Preencha todos os campos solicitados e clique no botão Prosseguir. O relatório exibirá as seguintes informações:

 Nome do funcionário.

 Dependente.

 Grau parentesco.

 Sexo.

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28. Consulta geral

Para gerar relatório de consulta geral.

 Acesse a guia R.H > tela Consulta Geral.

 Preencha os campos solicitados

 Escolha as colunas do relatório.

 Selecione uma ordem de exibição crescente ou decrescente

 Escolha os campos disponíveis e abaixo digite o título do relatório.

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 O relatório exibirá as informações de acordo com o preenchimento anterior.

29. Cargos e Funcionários

Para gerar relatório de cargos e funcionários.

 Acesse a guia R.H > tela Cargos e funcionários;

 Cargo do funcionário.  Nome do funcionário.  Departamento.  Data de admissão.  Salário base.  Bonificação.  Horário.

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30. Estrutura organizacional

Tela que permite trocar o código da estrutura organizacional.

Para trocar o coódigo da estrutura organizacional.

 Acesse a guia R.H > tela Estrutura organizacional;

1- Digite o código da estrutura organizacional que será trocada. 2- Digite o código da estrutura organizacional que será substituída. 3- Será exibida as tabelas atualizados.

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31. Férias

A cada 12 meses de trabalho, o profissional tem garantido por lei o direito de usufruir a 30 dias de Férias.

31.1. Incluindo férias

 Acesse a guia R.H > tela Férias;

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31.2. Alterando férias

31.3. Excluindo férias

31.4. Férias por funcionários

Permite consultar férias por funcionários e por status de férias vencidas, férias normal, atenção ou seja, próximo ao vencimento ou todas.

Para consultar férias, selecione uma opção no status e o nome do funcionário que deseja fazer a consulta, clique no botão consultar.

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32. Quadro de férias

O relatório exibirá quadro de férias de funcionário e período de gozo. Para gerar o relatório de quadro de funcionários.

 Acesse a guia R.H > tela Quadro de férias;

 Nome.

 Departamento.

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Ao clicar com o botão direito na grade exibirá um menu de contexto contendo dados do funcionário, férias, ausências e programação.

Ao clicar na opção Dados do funcionário exibirá tela de cadastro de funcionários, permitindo alterações.

Ao clicar na opção Férias exibirá tela de férias por cada funcionário e o período de gozo. Ao clicar na opção Ausências exibirá tela de histórico de ausência de funcionário.

Ao clicar na opção Programação exibirá tela de programação de indisponibilidade , ou seja, tela de cadastro de ausências.

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33. Programação de indisponibilidade

Permite cadastrar ausência do funcionário por motivo de lincença médica documentada, por assuntos particulares e sem justificativa.