DESEMBOLSOS FFEM Lista de pontos a verificar pelos beneficiários dos financiamentos FFEM

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Antes de submeter qualquer pedido de pagamento ao Secretariado do FFEM, recomenda-se a verificação dos pontos listados abaixo bem como o conhecimento dos procedimentos a adoptar de forma a optimizar os prazos de tratamento dos vossos pedidos.

LISTA DE PONTOS IMPORTANTES

A VERIFICAR O QUE DEVE SER FEITO

_{A CONVENÇÃO DE} FINANCIAMENTO

_{Consultar o artigo intitulado «Modalidades de pagamento dos fundos» da} convenção.

_{AS CONDIÇÕES SUSPENSIVAS} _{Caso a convenção preveja condições suspensivas, prévias ao primeiro} pagamento ou prévias aos pagamentos seguintes, verificar que estas são satisfeitas e que os documentos aferentes são atempadamente enviados ao

DESEMBOLSOS FFEM

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Secretariado do FFEM.

_{A COMPETÊNCIA PARA ASSINAR} OS PEDIDOS DE PAGAMENTO (cf. Modelo apresentado no Anexo

n°1)

_{Verificar que os poderes e espécimes de assinatura das pessoas habilitadas} para assinar os pedidos de pagamento foram devidamente transmitidos ao Secretariado do FFEM e que se encontram permanentemente actualizados.

_{AS COORDENADAS BANCÁRIAS} _{No caso de abertura de uma conta especial em nome do projecto, o}

beneficiário deverá velar para que o seu nome conste da denominação da conta bancária utilizando uma decomposição do tipo :

« [Nome do beneficiário ou sua sigla] – [Abreviatura do nome do projecto] » _{Um extracto de identidade bancária deverá ser imperativamente fornecido a} partir da transmissão do primeiro pedido de pagamento ao Secretariado do FFEM.

_{Assinalar por escrito (fax, e-mail ou endereço postal) quaisquer alterações} nas coordenadas bancárias ao Secretariado do FFEM.

Importante : para qualquer transferência dentro do Espaço Europeu, a indicação do BIC (código SWIFT) e do IBAN (identificação internacional de conta bancária) é obrigatória.

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(cf. Modelos apresentados nos Anexos n°2 e 2.bis)

Artigo «Modalidades de pagamento dos fundos» da convenção de financiamento) :

- Envio directo à agência local da AFD,

- Envio ao Secretariado do FFEM através da Embaixada de França do país em causa, envio directo ao Secretariado do FFEM (sede da AFD em Paris)

_{O pedido de pagamento deve :}

- indicar o nº do projecto e da sua minuta,

- indicar as referências do contrato (caso aplicável),

- ser apresentado em papel timbrado, na sua versão original, - indicar o montante a regularizar,

- indicar o nome do beneficiário da liquidação,

- mencionar a(s) rubrica(s) orçamental(ais) consideradas (ver o plano de financiamento da convenção),

- indicar ou relembrar as coordenadas bancárias da conta a creditar, - encontrar-se assinado por uma das pessoas com poderes para tal

_{OS DOCUMENTOS A ANEXAR} Fornecer imperativamente :

_{Para os adiantamentos renováveis:}

- a lista das despesas (

cf. Modelo apresentado em Anexo 3

)

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orçamentais do anexo financeiro da convenção. Para cada despesa deverá ser indicada a data, o montante, o objecto, o nome do

fornecedor, a taxa de câmbio utilizada, o meio de pagamento e para as despesas ligadas a um contrato, o número e o montante do contrato.

Importante : assegurar que o montante acumulado das despesas por rubrica orçamental após o início do projecto não excede o orçamento fixado pelo anexo financeiro da convenção.

- Os documentos comprovativos das despesas (quando solicitados no âmbito da convenção) visados pelos beneficiários ou um dos seus representantes autorizados ; caso os documentos não sejam os

originais devem apresentar, obrigatoriamente, a menção « conforme o original ». Devem encontrar-se legíveis e o mais completos possível. - Em conformidade com o artigo relativo às modalidades de pagamento de

fundos da convenção, os extractos bancários permitem a reconciliação com os documentos justificativos das despesas, conforme solicitado pela AFD/FFEM.

_{Para o refinanciamento das despesas do beneficiário:}

- Quadro resumo das despesas (ver acima) + justificativos das despesas pagas (os documentos devem indicar a data e o modo de pagamento) pelo fornecedor

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- o orçamento ou o contrato datado e assinado (os orçamentos devem ser assinados pelo Secretariado do FFEM : referência ao Artigo «Modalidade de Regularização» da convenção

- a(s) factura(s) original(ais) ou certificado(s) conforme o original - os documentos comprovativos

_{OS CONTRATOS CELEBRADOS} ENTRE O BENEFICÁRIO E AS EMPRESAS

_{Para além de um determinado montante, fixado nos termos da convenção :} - Os procedimentos de convite à participação

- Os contratos

Devem ser objecto de um ANO (parecer de não objecção) da AFD/FFEM. _{Devem incluir a cláusula FCE (Despesas Comerciais Extraordinárias) :}

«O beneficiário compromete-se a introduzir nos contratos financiados pela

Agência as cláusulas nos termos das quais a empresa contratante declara :

a)

que a negociação, o outorga e a execução do contrato não deu ou não dará

origem à percepção de Despesas Comerciais Extraordinárias e que na

eventualidades das Despesas Comerciais Extraordinárias já terem sido

pagas, compromete-se a transferir um montante equivalente ao Beneficiário,

para que este o devolva à Agência. No caso de um co-financiamento, a

transferência será proporcional à parte financiada pela Agência.

b)

que não propôs e não irá propor, directa ou indirectamente, quaisquer

benefícios (ofertas, promessas de donativos, donativos...) que constituam ou

possam constituir uma infracção de corrupção no âmbito da convenção OC’DE

de 17 de Dezembro de 1997 relativa à luta contra a corrupção de agentes

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públicos estrangeiros».

_{A DATA LIMITE DE PAGAMENTO}

DOS FUNDOS

_{Verificar, antes de qualquer envio de pedido de pagamento ao Secretariado} do FFEM, que a data limite do pagamento dos fundos não se encontra

ultrapassada. Caso esteja ultrapassada deverá ser preparada uma alteração à convenção de financiamento. A elaboração deste documento efectua-se em concertação com o interlocutor do FFEM (ou da agência local da AFD) que acompanha o projecto.

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CARTA DE AUTORIZAÇÃO A ASSINAR OS PEDIDOS DE PAGAMENTO A DIRIGIR AO SECRETARIADO DO FFEM

X………, a (data : …………) Exmo. Senhor X……… Secretariado do FFEM

Agence Française de Développement 5 rue Roland Barthes

75012 PARIS

Assunto : Depósito dos espécimes das assinaturas relativas aos pagamentos de fundos para o projecto (minuta e N° da convenção)

Exmo. Senhor,

Com referência à convenção de financiamento n°... entre... e a Agência Francesa de Desenvolvimento relativa (minuta do projecto), tenho a honra de fazer-vos chegar o espécime de assinatura das pessoas que serão autorizadas a assinar os pedidos de pagamento de fundos.

Assinatura M. X………. Título E (se aplicável) Assinatura M. X ………. Título Assinatura M. X ……… Título X………. Título LOGO LOGO LOGO

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ANEXO N°1

PEDIDO DE PAGAMENTO EM PROL DO BENEFICIÁRIO A DIRIGIR AO SECRETARIADO DO FFEM

MODELO Nº1

X (cidade), a (data : …………) Exmo. Senhor X………

Secretariado do FFEM

75012 PARIS Assunto : Convenção N°………

Minuta convenção : ………. Exmo. Senhor,

Solicito o pagamento da soma X... €. Este pagamento n°X... , previsto no artigo n°X da convenção citada no assunto, corresponde a [ adiantamento inicial, renovação do adiantamento, ou refinanciamento das despesas do período X... ]

Este montante deve ser imputado à(s) rubrica(s) orçamental(ais) X...

Sem outro assunto de momento, endereço os meus melhores cumprimentos.

(assinatura)

Nome do signatário Título LOGO Titular da conta : Código do banco : Código do balcão : N° da conta :

Nome da instituição bancária : Código Swift :

Banco Intermediário : LOGO

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ANEXO N°2

PEDIDO DE PAGAMENTO DIRECTO ÁS EMPRESAS A DIRIGIR AO SECRETARIADO do FFEM

MODELO N°2

X………, a (data : …………) Exmo. Senhor X……… Secretariado do FFEM

75012 PARIS Assunto : Convenção N°………

Minuta convenção : ………. N° do contrato : ……….. Exmo. Senhor,

Queira encontrar em anexo a factura de um montante de …….. € (ou moeda local) endereçada pelo Prestador X ……… ao abrigo do contrato n°…..

Este montante deverá ser imputado à(s) rubrica(s) orçamental(ais) X….. Queiram regularizar esse valor directamente ao prestador X………

Sem outro assunto de momento, endereço os meus melhores cumprimentos.

(assinatura)

Nome do signatário Título LOGO Titular da conta : Código do banco : Código do balcão : N° da conta :

Nome da instituição bancária : Código Swift :

(10)

(11)

ANEXO 3 – LISTA DAS DESPESAS Período de : xx/xx/aaaa a yy/yy/aaaa

Unidade monetária:

Montante do adiantamento concedido :

Concurso n° :

Período de despesas cobertas : Formulário de justificação nº: Data:

Documento contratual / Contrato Justificação de despesas Pagamentos

Montante Montante R ub ric a (1 )

Fornecedor ou contratante Objecto do

contrato Referência

Data de notificação/

assinatura

Divisa Inicial Desembolso Saldo

Justificativo n° Data Divisa HT Taxas Taxa de câmbio 1EUR=DEV. Contravalor

em euro Data Modo

Observações

1 XXXXXXXX YYYYYYYY ZZZ 09/10/2004 EUR 17

750,00 2 575,00 15 175,00 ABCD1234 05/07/2004 ETB 2 796,00 27,96 10,156033 278,06 12/12/2004 Transferência

1 nnnnnnnnnnn vvvvvvvvvvv FFFFFFFF 05/10/2004 EUR 12

000,00 3000 9 000,00 defrg9875 05/07/2004 DJF 135 000 000,00 135 000,00 195,3125 691 891,20 18/12/2004

1

Sub total rubrica 1 xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx

2

3

4

Sub total rubrica seguinte xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx

5

TOTAL GERAL XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX

DESEMBOLSOS FFEM Lista de pontos a verificar pelos beneficiários dos financiamentos FFEM



DESEMBOLSOS FFEM





cf. Modelo apresentado em Anexo 3

«O beneficiário compromete-se a introduzir nos contratos financiados pela

Agência as cláusulas nos termos das quais a empresa contratante declara :

a)

que a negociação, o outorga e a execução do contrato não deu ou não dará

origem à percepção de Despesas Comerciais Extraordinárias e que na

eventualidades das Despesas Comerciais Extraordinárias já terem sido

pagas, compromete-se a transferir um montante equivalente ao Beneficiário,

para que este o devolva à Agência. No caso de um co-financiamento, a

transferência será proporcional à parte financiada pela Agência.

b)

que não propôs e não irá propor, directa ou indirectamente, quaisquer

benefícios (ofertas, promessas de donativos, donativos...) que constituam ou

possam constituir uma infracção de corrupção no âmbito da convenção OC’DE

de 17 de Dezembro de 1997 relativa à luta contra a corrupção de agentes

públicos estrangeiros».

ANEXO N°1

(assinatura)

ANEXO N°2

(assinatura)