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THE COVER
ÍNDICE
INTRODUÇÃOCOMO VOCÊ GERENCIA O SEU TEMPO? A TRÍADE DO TEMPO
A TRÍADE DO TEMPO IDEAL
OS 5 PILARES DA PRODUTIVIDADE AGORA É COM VOCÊ!
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Introdução
Se você utiliza muitas expressões do tipo “o dia foi corrido”, “preciso finalizar essa pendência urgente” e sempre reclama que não teve tempo de finalizar uma tarefa no trabalho, ou não conseguiu ir à academia por falta de tempo, ou pior, não passou mais tempo com seus filhos e familiares pois está sem tempo. Provavelmente, seu negócio sofre do mesmo mal.
Sabemos que o dia possui 24h e essas horas passam de maneira igual para todos. Mark Zuckerberg (CEO do Facebook), Larry Page e Sergey Brin (Fundadores do Google). Todos eles tiveram as mesmas 24h que você e conseguiram criar impérios que influenciam a vida de bilhões de pessoas.
Mas, e você. Como está gerenciando seu tempo?
Neste e-book iremos abordar esse assunto de maneira prática, e também mostrar dicas para que você possa gerenciar melhor o seu tempo e o tempo de seus funcionários, de maneira mais produtiva.
Como você gerencia seu tempo?
Capítulo 1
É de conhecimento geral que um dos bens mais preciosos que temos é o tempo, e por incrível que pareça no geral, a maioria das pessoas não consegue valoriza-lo como deveria. É comum ouvirmos expressões do tipo. “Estou sem tempo”. “Nossa, não tive tempo de fazer isso hoje” e etc. O fato é que o tempo é igual para todos e a pergunta que fica é:
Você está sabendo utilizar o seu tempo de maneira correta?
Atualmente, existem inúmeras técnicas e ferramentas que auxiliam no controle do tempo. Um bom exemplo é o Pomodoro, que consiste
basicamente em fazer pausas de 5 minutos a cada 30 ou 40 minutos de trabalho intenso. Claro que esses parâmetros podem ser alterados de acordo com a capacidade de concentração de cada pessoa.
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Capítulo 1 | Como você gerencia seu tempo?
Outra metodologia muito interessante é a Matriz de Einsehower.
Criada por Dwight Eisenhower. A metodologia é basicamente uma
matriz 2x2 que nos permite visualizar quais são as reais prioridades, de acordo com o grau de urgência de cada atividade.
As tarefas eram divididas em:
• Importante e Urgente;
• Importante e Não Urgente; • Urgente e Não Importante;
• Não Urgente e Não Importante.
A Tríade do Tempo
Na Matriz de Einsehower, podemos perceber que as tarefas podem conter mais duas atribuições.
Christian Barbosa, empresário, bacharel em Ciências da Computação,
investidor anjo, percebeu esse detalhe na Matriz de Einsehower, e isso faz com que ela se torne algo mais complexo de ser aplicado no cotidiano de muitas pessoas. Por exemplo, determinada tarefa pode ser considerada urgente e importante ao mesmo tempo, o que dificulta categorizar as atividades.
Então Christian desenvolveu a Tríade do Tempo, defendendo a tese de
que nenhum tipo de atividade pode ter duas categorias, toda e qualquer tarefa só pode ter uma das características indicadas a seguir:
•Importante: São todas as atividades que trazem resultados positivos, e
você tem tempo suficiente para realizá-las
•Urgente: São as atividades que possuem um tempo curto para
finalização ou tempo nenhum. Você precisa fazê-la agora! Geralmente são tarefas que surgem durante o dia e causam estresse. Em geral, possuem um caminho turbulento mas é necessário passar por ele para voltar ao curso normal.
•Circunstancial: Aqui você se depara com atividades desnecessárias que
você realiza quando for conveniente e desperdiçam seu tempo, mas muitas vezes é necessário que sejam feitas.
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Capítulo 2 | A Tríade do Tempo
Diferente da Matriz de Einsehower, na Tríade do Tempo uma tarefa nunca pode ser urgente e importante ao mesmo tempo. Se uma tarefa é importante, mas chegou ao ponto de ser urgente hoje, então ela não é mais considerada importante. Dessa forma, facilitando o entendimento e a organização das atividades.
Mas para sabermos o que controlar é necessário antes mensurar.
Por isso o objetivo de dividir todas as tarefas é ilustrar como você está utilizando o seu tempo atualmente, pois a partir daí você terá consciência da sua produtividade atual e ter um norte para seguir e se tornar uma pessoa mais produtiva. Por exemplo, você pode estar utilizando 60% do seu tempo com tarefas urgentes, 10% em tarefas importantes e 30% do seu tempo com tarefas urgentes.
Logo abaixo está um link com um teste que foi desenvolvido para identificar como você está gastando seu tempo atualmente,
A Tríade do Tempo Ideal
Depois de descobrir seu perfil e analisar os dados levantados pelo teste indicado anteriormente, você já possui insumos suficientes para entender como está gerenciando seu tempo. Agora basta ajustar suas rotinas para a chamada Tríade do Tempo Ideal.
Christian Barbosa, criou um padrão que serve como base para ter uma maior produtividade em qualquer tipo de situação. Esse padrão indica que devemos utilizar 70% de nosso tempo realizando tarefas importantes, 20% para tarefas emergenciais e 10% para atividades circunstanciais. Essa é a Tríade do Tempo Ideal.
Nesse momento pode ter ficado uma dúvida na sua cabeça.
Se o intuito é ser mais produtivo, porque não utilizar 100% do tempo para tarefas importantes ao invés de 70%?
Bom, a resposta é simples. Nós somos seres humanos, então está fora do nosso alcance evitar qualquer tipo de emergência e tarefas urgentes, bem como é impossível nos manter focado 100% em atividades que irão contribuir para as metas e objetivos traçados. Embora, tarefas circunstanciais não agreguem valor ao seus objetivos, não temos como fugir delas, pois não somos programados como máquinas.
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Os 5 Pilares da Produtividade
Depois de fazer toda a análise sobre como está usando o tempo atualmente, é hora de começar a mudar o rumo de sua vida, utilizando os 5 Pilares da Produtividade.
Estudos profundos feitos em inúmeras partes do mundo indicam que existem 5 pilares que te auxiliam a se tornar uma pessoa mais produtiva, esses pilares são:
1 - IDENTIDADE
Capítulo 4
Aqui você deve fazer uma importante reflexão de maneira geral, sobre o que é importante para sua vida. Se é ter um carro importado na garagem ou fazer trabalhos sociais que te tragam satisfação e paz interior? Ter uma casa de praia ou passar mais tempo com seus filhos?. Enfim, existem várias perguntas que você deve responder, e mais do que isso, é necessário buscar o equilíbrio entre seu corpo e sua mente.
Capítulo 4 | Os 5 Pilares da Produtividade
2 - METAS
Nesta fase, é imprescindível que você trace metas. Se você não tem, não se preocupe. Procure o que faz sentido pra você, reflita e tenha convicção do que você busca em sua vida.
3 - PLANEJAMENTO
Bom, se você conseguiu descobrir o que você quer e para onde vai. É hora de planejar como você chegará até o seu objetivo. Neste momento você deve procurar maneiras de planejar seu tempo e recursos, uma forma interessante é utilizar a regra 8-4-2 que resumidamente é planejar 8 metas para o ano, 4 metas para o mês e 2 metas por semana.
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Capítulo 4 | Os 5 Pilares da Produtividade
5 - EXECUÇÃO
Esse é o momento em que você deve arregaçar as mangas e executar tudo o que foi planejado anteriormente. Nessa etapa você deve organizar seu tempo, determinando a prioridade de suas tarefas, delegando elas a outras pessoas, ou simplesmente excluindo outras.
4 - ORGANIZAÇÃO
De nada adianta todo o trabalho feito agora, se você não buscar se organizar. A falta de organização leva à perda de tempo. E lembre-se, tempo é o que mais temos de precioso, por isso não o desperdice.
Fizemos um breve resumo do que é a Tríade do Tempo e como ela pode beneficiar sua vida e seus negócios. Existem inúmeras outras técnicas existentes que podem auxiliar você e sua equipe a alcançar números impressionantes.
A Tríade do Tempo é uma metodologia de fácil entendimento, e de uma maneira geral, é fácil de ser instaurada no cotidiano corporativo. Para ter um melhor proveito dessa técnica, leia o livro de Christian Barbosa, Tríade do Tempo
Logo abaixo, temos outros materiais que podem contribuir para uma evolução na maneira de gerir seu negócio.
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