CARTILHA DE
COMPLIANCE
Prezados,
Diante dos desafi os atuais dos negócios e em linha com os Valores
e Crenças de Gestão, iniciamos a implementação do Programa de
Compliance Fibria. Para a Fibria, estar em conformidade signifi ca
identifi car, entender e aplicar as leis e regulamentações relacionadas
aos negócios, bem como seguir as políticas defi nidas pela empresa.
Por estes motivos, o Programa de Compliance Fibria envolverá:
•
Contribuir para o fortalecimento da identidade corporativa, bem
como para a disseminação dos Valores, das Crenças de Gestão e
do Código de Conduta;
•
Identifi car e cumprir as leis e os regulamentos, incluindo legislação
e políticas anticorrupção e antitruste vigentes;
•
Operar nossos estabelecimentos com as licenças, autorizações e
certifi cações necessárias;
•
Cumprir os contratos e acordos assinados pela Fibria;
•
Divulgar Relatórios Financeiros e de Sustentabilidade em linha
com as regulamentações e políticas vigentes;
•
Atuar preventivamente para evitar perdas e fraudes.
CARTA DO
PRESIDENTE
É esperado que a nossa liderança incentive suas equipes a estarem
sempre em conformidade e agir segundo os padrões de conduta
da organização. A área de Controles e Compliance em conjunto
com os líderes da organização apoiarão os empregados na gestão
da conformidade, reforçando processos e políticas, desenvolvendo
treinamentos, fortalecendo os canais de comunicação (incluindo
a Ouvidoria) e disponibilizando um sistema de monitoramento
das obrigações, com o objetivo de dar visibilidade à situação da
conformidade da organização.
Lembre-se: a responsabilidade pelo sucesso do Programa é de toda
a organização!
Marcelo Castelli
Presidente
O COMPROMISSO
DA FIBRIA COM A
CONFORMIDADE
A Fibria respeita a legislação aplicável aos seus negócios e está comprometida com a adoção de altos padrões de Compliance na condução de suas operações. Nossa conduta empresarial é responsável e visa garantir a sustentabilidade dos nossos negócios.
O mesmo comprometimento demonstrado pela empresa é também esperado de seus empregados e parceiros. É fundamental que todos saibam que que a Fibria não tolera desvios de conduta ou quaisquer tipos de violação ou descumprimento de obrigações legais e/ou normas internas.
O Código de Conduta, inspirado nos Valores e nas Crenças de Gestão da Fibria, deve ser utilizado obrigatoriamente por seus empregados em suas ações e decisões do dia a dia, e também servir de referência para seus parceiros. O empregado deve declinar negócios sempre que forem identifi cadas situações antiéticas ou ilegais, não podendo haver retaliação por parte da empresa ou de seu gestor como resultado de sua decisão.
A Fibria tem o compromisso de conduzir seus negócios
com integridade e os mais altos padrões de Compliance.
O QUE SIGNIFICA COMPLIANCE ?
A palavra Compliance vem do verbo do idioma inglês
(to comply) e signifi ca “cumprir”. Como não temos
no idioma português uma palavra que traduza bem o
signifi cado que o termo ganhou nos últimos anos, a
Fibria decidiu adotá-lo por ser amplamente utilizado e
compreendido pelas empresas e governos em diversos
países.
Quando falamos em Compliance estamos nos referindo
ao cumprimento das regras que a empresa e todos os
seus empregados devem seguir. Assim, podemos dizer
que Compliance signifi ca estar em conformidade com
as obrigações legais, normas internas e Cultura Fibria,
ou seja, nossos Valores e Crenças de Gestão, além do
COMO PODEMOS
GARANTIR
A CONFORMIDADE?
Para estruturar as atividades de Compliance foi criada a Gerência de Controles e Compliance. Tem como uma de suas atividades principais, garantir a efetividade do Programa de Compliance e dar o suporte necessário às áreas de negócio, para que todos os empregados conheçam suas obrigações individuais e condutas esperadas pela Fibria e possam realizar suas atividades de forma efi ciente e Compliance.
FUNÇÕES
Identifi cação de Leis e Normas Gestão de Documentos Críticos Gestão do Conhecimento Linhas de Comunicação Monitoramento
Gestão da Consequência
VALORES CRENÇAS DE GESTÃO
PILARES LEIS E REGULAMENT OS CONTRA TOS E A CORDOS RELA TÓRIOS EXTERNOS DEFESA D A CONCORRÊNCIA/ ANTITRUS TE PREVENÇ Ã O A PERD AS E FRAUDES PREVENÇ Ã O À CORRUPÇ Ã O LICENÇ AS, AUT ORIZA ÇÕES E CERTIFIC A ÇÕES
As ações relativas ao Programa são realizadas pelas áreas de negócio com o suporte da área de Controles e Compliance, que atua próxima às áreas como Jurídico, DHO, Gestão de Riscos, Auditoria Interna e Ouvidoria.
E O QUE É O PROGRAMA DE COMPLIANCE?
É um conjunto de procedimentos e atividades que visam
garantir a conformidade da organização. O Programa
de Compliance serve como um modelo à estruturação e
implementação de ações para reforçar o cumprimento das
normas internas e externas, seguindo os Valores, as Crenças de
Gestão e o Código de Conduta da Fibria.
Observatório de Compliance Políticas e Procedimentos Educação e Treinamento Gestor e/ou Canal de Ouvidoria Sistemas de Monitoramento de Obrigações Orientações Disciplinares e Medidas Corretivas
INSTRUMENTOS
CÓDIGO DE CONDUTA PREVENÇ Ã O A PERD AS E FRAUDES PREVENÇ Ã O À CORRUPÇ Ã OO PROGRAMA
DE
COMPLIANCE
DA FIBRIA
Os Pilares do Programa norteiam nossos esforços na busca pela conformidade. Eles representam temas importantes para a organização e recebem atenção especial dos nossos líderes, que devem orientar suas equipes para garantir o cumprimento: de Leis e Regulamentos, dos compromissos assumidos nos Contratos e Acordos assinados; da obtenção das Licenças, Autorizações e Certificações necessárias para nossas operações; da qualidade e veracidade de todos os Relatórios Externos que emitimos. Além disso, é compromisso de toda a Fibria a Defesa da
Concorrência/Antitruste, a Prevenção à Perdas e Fraudes e Prevenção
à Corrupção.
As atividades de gestão de licenças ambientais desenvolvidas pelas áreas de Meio Ambiente da Fibria ilustram bem como as funções de Compliance podem ser desempenhadas pelas áreas de negócio:
A cultura Fibria é a base do Programa de Compliance:
nossos Valores e Crenças de Gestão, norteando nossas
condutas e garantindo a ética e a conformidade nos
As áreas de Meio Ambiente e Sustentabilidade da Fibria acompanham as atualizações na legislação ambiental através de um sistema especializado, analisam a aplicabilidade e as incorporam divulgando-as às áreas aplicáveis.
Foram desenvolvidos procedimentos para orientação dos administradores e usuários dos sistemas que permitem a gestão automatizada das licenças ambientais. Além disso, políticas e outros padrões das áreas ambientais reforçam o processo de obtenção/renovação das licenças.
Usuários e administradores dos sistemas são constantemente treinados para garantir a manutenção e utilização dos mesmos. Nestes treinamentos também é reforçada a importância de mantermos as licenças atualizadas.
Em condições ideais, os empregados devem expor suas preocupações aos Gestores, que são os responsáveis por assegurar o cumprimento de todos os requisitos e obrigações de conformidade do negócio. Contudo, existem circunstâncias em que a privacidade é requerida, nestes casos, contatar o canal de ouvidoria da Fibria.
As licenças ambientais, fundamentais para as operações dos negócios, são monitoradas pelas equipes de Meio Ambiente, através dos sistemas especialistas.Eventuais pendências são reportados periodicamente pelos administradores às áreas responsáveis e à Diretoria.
As denúncias recebidas pela Ouvidoria são investigadas por uma equipe especializada dentro da Fibria. A análise é submetida à Comissão de Ética e Conduta e as devidas orientações disciplinares e medidas corretivas são aplicadas. IDENTIFI CAÇÃO D E LEIS E NORMAS GES TÃ O DE DOCUMENT OS LINHAS DE COMUNI CAÇÃO GES TÃ O D A CONSEQUÊNCIA MONIT ORAMENT O E SIS TEMAS GES TÃ O DO CONHECIMENT O
O QUE É
ESPERADO DE CADA
UM DE NÓS?
Responsabilidade individual dos empregados:
Cada empregado é responsável por garantir a conformidade com todas as obrigações associadas às atividades de sua função, incluindo a identifi cação, gestão e comunicação de quaisquer violações de conformidade.
Todos devem conhecer e seguir as leis e normas internas em seu trabalho para a Fibria. O desconhecimento de uma obrigação não é defesa contra as possíveis consequências de desvios de conduta.
É obrigação de todo empregado da Fibria conhecer o Código de Conduta na íntegra. Os empregados devem participar de todas as atividades de educação e treinamento de Compliance
previstas.
Os empregados da Fibria devem dar o bom exemplo e, além disso, tomar medidas para assegurar que todos os demais conduzam suas atividades de forma ética e em acordo com as determinações
legais e regulatórias.
O Compliance é responsabilidade de todos os empregados da
Fibria, independentemente de suas posições dentro da empresa.
Somos todos agentes de Compliance e, portanto, devemos agir
em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis ao escopo
de nossas atribuições, bem como seguir os Valores, as Crenças de
Gestão e o Código de Conduta da Fibria.
Para apoio, os empregados podem sempre procurar seus
gestores, as áreas de Controles e Compliance e Ouvidoria, ou o
especialista Fibria no assunto em questão.
Responsabilidade da liderança:
Os gestores são responsáveis por assegurar o cumprimento de todos os requisitos e obrigações regulamentares e de conformidade de negócios associados às atividades de sua posição, incluindo a identifi cação, elaboração de relatórios e gerenciamento de todas as violações de conformidade. Cabe a eles:
• Implementar e garantir a aderência às diretrizes de Compliance e seus padrões mínimos. Cada gestor é responsável por reportar para o nível seguinte de gestão como estão a implementação e a aderência às diretrizes de Compliance da empresa.
• Organizar a sua área de modo a garantir a adesão às regras da empresa e legislação aplicável, promovendo um ambiente de gestão da conformidade e controle em suas áreas de responsabilidade.
• Incentivar discussões sobre o Código de Conduta e explicar aos seus empregados por que é importante cumprí-lo, respondendo pronta e adequadamente às preocupações levantadas pelos empregados.
• Proteger membros de sua equipe contra represálias caso eles relatem, em boa fé, ações que acreditem violar a lei ou as normas internas.
• O desenvolvimento da consciência e do compromisso com a conformidade dos empregados é também de responsabilidade dos gestores, com o apoio das áreas de Controles e Compliance e DHO.
• Certifi car-se de que questões de Compliance são identifi cadas e compartilhadas com a área de Controles e Compliance, reportando e gerindo eventuais falhas de conformidade.
• Assegurar que o cumprimento das obrigações de Compliance esteja contemplado nas descrições de cargos e seja considerado nos processos de gestão de desempenho da equipe.
• Garantir que sua equipe esteja devidamente treinada em relação às obrigações de conformidade relativas à sua área.
CANAIS DE
COMUNICAÇÃO
DE
COMPLIANCE
A Ouvidoria conta com uma equipe especializada e preparada para receber, analisar e solucionar questões relacionadas ao Código de Conduta. O canal de Ouvidoria pode ser acessado pelos públicos interno e externo, por site, telefone ou carta.
De forma anônima ou identifi cada, é possível entrar em contato com o canal de Ouvidoria tanto para esclarecer dúvidas relativas à interpretação do Código de Conduta, para encaminhar sugestões de melhorias nesse documento e para fazer reclamações de violações, como corrupção ou qualquer outra conduta ou procedimento antiético.
Imparcial e transparente, a Ouvidoria garante a confi dencialidade de todas as informações, preservando a identidade dos envolvidos e colaborando para promover um ambiente melhor para todos. Nenhuma retaliação é permitida contra qualquer pessoa que reporte uma preocupação de boa fé.
Sempre que observarmos um comportamento inadequado
e/ou que viole o nosso Código de Conduta, devemos expor
nossas preocupações aos nossos gestores. Contudo, existem
circunstâncias em que não nos sentimos à vontade para
comunicar o problema dessa maneira ou situações em que
a privacidade é requerida, nestes casos, contatar o canal de
ouvidoria da Fibria. Preferimos que você faça a denúncia
anonimamente a omitir estas informações.
As questões apresentadas à Ouvidoria são compartilhadas
com a Comissão de Ética e Conduta, formada por membros
da administração da Fibria. A Comissão foi criada para
reforçar a aplicação do Código de Conduta, propondo
ações de atualização, disseminação e cumprimento deste
instrumento, assegurando sua efi cácia e efetividade.
Com imparcialidade, cabe à Comissão estabelecer critérios
para o tratamento de situações não previstas no Código,
dirimir situações controversas, solucionar dilemas éticos e
garantir a uniformidade dos critérios usados na resolução de
O QUE É
ESPERADO DE CADA
UM DE NÓS?
Nossa cultura sempre foi baseada na ética, e nossos Valores e Crenças de Gestão refl etem o compromisso de todos que fazem parte da Fibria de agir sempre em concordância com a lei, as normas internas e a conduta esperada de todos nós.
Buscar crescimento sustentável com geração de valor
Atuar de forma responsável e transparente
Respeito às pessoas e disposição para aprender Crescer com coragem para fazer, inovar e investir O todo é mais forte
ISSO É QUEM SOMOS:
SOLIDEZ ÉTICA RESPEITO UNIÃO EMPREEN-DEDORISMO
S
E
R
E
U
Acreditamos e confi amos nas pessoas, e por isso investimos tempo e recursos cultivando nossos talentos.
Acreditamos que as pessoas são únicas e por isso merecem ser valorizadas de forma justa e de acordo com suas entregas.
Acreditamos que podemos fazer sempre mais e melhor, superando os desafi os com disciplina, humildade e simplicidade.
Acreditamos ser essencial dedicarmos esforços ao que é relevante, com objetividade e sem perder a visão do todo e do futuro.
Acreditamos que um ambiente de confi ança propicia diálogo aberto e espaço para falar e ser ouvido, onde a diversidade de opiniões constrói melhores soluções.
Acreditamos que nosso sucesso é fruto da construção conjunta, fortalecido por relações e alianças genuínas onde todos ganham.
Acreditamos naqueles que assumem responsabilidades, que trabalham com paixão e lideram pelo exemplo, comemorando as conquistas e transformando erros em aprendizados.
ESSA É A FIBRIA QUE ACREDITAMOS E QUE ESTAMOS CONSTRUINDO!
CULTIVO DE TALENTOS MERITOCRACIA EXCELÊNCIA PRAGMATISMO ALIANÇA DIÁLOGO ABERTO SENSO DE DONO
EXERCENDO O DIÁLOGO ABERTO
Caso algum item desta Cartilha e do Código de Conduta não
esteja sendo cumprido, entre em contato com o seu gestor ou
com a Ouvidoria da Fibria.
OUVIDORIA
Telefone: 0800 89 11 730
Carta: Ouvidoria – Fibria Celulose SA
Caixa Postal nº 72632
Site: www.fi bria.com.br
A Ouvidoria é exclusiva para denúncias e
esclarecimentos relacionados ao Código de Conduta e deve ser usada com responsabilidade e seriedade. Ligações fora deste objetivo, como envio de currículos, cadastro de fornecedores e outras dúvidas, não serão conduzidas por este canal.
