UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS, ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
PATRICIA DALLEK WOICJEKOWSKI
A CONTRIBUIÇÃO DA AUDITORIA OPERACIONAL NO SETOR DE RECURSOS HUMANOS NA GESTÃO DE UMA ENTIDADE SEM FINS
LUCRATIVOS
IJUÍ (RS) 2019
PATRICIA DALLEK WOICJEKOWSKI
A CONTRIBUIÇÃO DA AUDITORIA OPERACIONAL NO SETOR DE RECURSOS HUMANOS NA GESTÃO DE UMA ENTIDADE SEM FINS
LUCRATIVOS
Trabalho de conclusão do curso apresentado no DACEC - Curso de Ciências Contábeis da UNIJUÍ, como requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis.
Prof. Orientador: MARCELO LUÍS DIDONÉ
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus, que sempre me deu força, saúde e fé para que fosse possível chegar até aqui e concluir lindamente esta fase de minha vida.
Agradeço ao meu pai Márcio e minha mãe Janete por sempre estarem ao meu lado, oferecendo apoio, carinho e amor, e principalmente, por terem proporcionado a oportunidade de fazer uma graduação.
Agradeço ao meu irmão Márcio Júnior e a todos os meus familiares que acompanharam todo o meu desenvolvimento.
Agradeço a todos os meus amigos, em especial, as minhas amigas de estrada, que acompanharam de perto toda minha trajetória.
A todos os professores do Curso de Ciências Contábeis da UNIJUI agradeço imensamente o auxílio e exemplos em minha formação até aqui.
Ao meu orientador, agradeço por ter aceito o convite e por todo auxílio e disposição em ajudar para que fosse possível concluir a graduação.
RESUMO
O presente trabalho teve como objetivo realizar uma auditoria operacional no setor de recursos humanos em uma entidade sem fins lucrativos, localizada no Noroeste do estado do Rio Grande do Sul. A finalidade da pesquisa foi constatar possíveis erros ou distorções que poderiam acontecer no decorrer nas operações realizadas pela entidade no setor de recursos humanos, com o principal intuito de prevenir inconsistências nos controles internos. Para que fosse possível a realização do trabalho, foram efetuadas as comparações dos cálculos, bem como as demais operações elaboradas pelo laboratório de gestão e negócios em relação aos resultados encontrados pela auditoria no período de julho de 2018 a junho de 2019, visando verificar se a entidade está obedecendo e respeitando a legislação vigente. Inicialmente foram realizados levantamentos sobre as operações que envolvem o setor de recursos humanos realizadas pela entidade, em seguida, foi elaborado o programa de auditoria, e após, foram confeccionados os papéis de trabalho sobre cada item abordado no programa de auditoria. Por fim, foi elaborado o relatório de auditoria, o qual apresenta as constatações e recomendações realizadas pelo auditor no período analisado.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Organograma da Entidade sem Fins Lucrativos. ... 13
Figura 2: Fluxograma de Admissão de Colaboradores. ... 56
Figura 3: Fluxograma do Cálculo da Folha de Pagamento. ... 57
LISTA DE QUADROS
Quadro 1: Quadro de desconto do INSS 2018. ... 42
Quadro 2: Quadro de desconto do INSS 2019. ... 42
Quadro 3: Tabela IRRF 2015. ... 43
Quadro 4: Programa de Auditoria no Setor de Recursos Humanos. ... 59
Quadro 5: Papéis de Trabalho – Exame Médico Admissional... 62
Quadro 6: Papéis de Trabalho - Contrato de Trabalho. ... 63
Quadro 7: Papéis de Trabalho - Livro Registro de Empregados. ... 64
Quadro 8: Papéis de Trabalho - Carteira de Trabalho e Previdência Social... 65
Quadro 9: Papéis de Trabalho - Comprovante de Entrega e Devolução de CTPS.66 Quadro 10: Papéis de Trabalho - Termo de Responsabilidade de Concessão do Salário Família. ... 67
Quadro 11: Papéis de Trabalho - Termo de Opção do Vale Transporte. ... 68
Quadro 12: Papéis de Trabalho - Qualificação Cadastral no E-Social. ... 69
Quadro 13: Papéis de Trabalho - CAGED Diário. ... 70
Quadro 14: Papéis de Trabalho - Ficha Ponto. ... 71
Quadro 15: Papéis de Trabalho - Salário Base. ... 72
Quadro 16: Papéis de Trabalho - Quinquênio. ... 73
Quadro 17: Papéis de Trabalho - Salário Família. ... 74
Quadro 18: Papéis de Trabalho - Horas Extras 50%. ... 75
Quadro 19: Papéis de Trabalho - Descanso Semanal Remunerado. ... 76
Quadro 20: Papéis de Trabalho - Insalubridade. ... 77
Quadro 21: Papéis de Trabalho - Adiantamento Salarial. ... 78
Quadro 22: Papéis de Trabalho - INSS. ... 79
Quadro 23: Papéis de Trabalho - FGTS. ... 80
Quadro 24: Papéis de Trabalho - PIS. ... 81
Quadro 25: Papéis de trabalho - Aviso Prévio... 82
Quadro 26: Papéis de Trabalho - Exame Médico Demissional. ... 83
Quadro 27: Papéis de Trabalho - Cálculo das Verbas Rescisórias. ... 84
Quadro 28: Papéis de Trabalho - Guia da Multa do FGTS (GRRF). ... 85
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS ART ASO CAGED CCT CF Artigo
Atestado Médico Ocupacional
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados Convenção Coletiva de Trabalho
Constituição Federal
CFC Conselho Federal de Contabilidade CLT Consolidação das Leis Trabalhistas CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social CVM Comissão de Valores Mobiliários
DSR Descanso Semanal Remunerado
FGTS Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
GFIP Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social GPS Guia de Previdência Social
GRRF Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS INPS Instituto Nacional de Previdência Social INSS Instituto Nacional do Seguro Social IRRF Imposto de Renda Retido na Fonte
N Número
NBC Normas Brasileiras de Contabilidade
PASEP Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional PIS Programa de Integração Social
PT Papel de Trabalho
RAIS Relação Anual de Informações Sociais SINE Sistema Nacional de Emprego
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ... 11
1.1 ÁREA DE CONHECIMENTO CONTEMPLADA ... 12
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ... 13 1.3 PROBLEMA ... 13 1.4 OBJETIVOS ... 14 1.4.1 Objetivo geral ... 15 1.4.2 Objetivos específicos ... 15 1.5 JUSTIFICATIVA DA PESQUISA ... 15 2 REFERENCIAL TEÓRICO ... 17 2.1 CONTABILIDADE...17 2.1.1 Princípios de Contabilidade...18
2.1.2 Importância da Contabilidade na Gestão das Organizações...19
2.1.3 Áreas de Atuação da Contabilidade...20
2.2 AUDITORIA...20 2.2.1 Conceituação de Auditoria...21 2.2.2 Origens da Auditoria...21 2.2.3 Objetivos da Auditoria...22 2.2.4 Tipos de Auditoria...23 2.2.4.1 Auditoria Externa...24 2.2.4.2 Auditoria Interna...24
2.2.4.2.1 Normas Brasileiras de Auditoria Interna...26
2.2.5 Controles Internos...28 2.2.6 Planejamento de Auditoria...29 2.2.7 Programa de Auditoria...30 2.2.8 Papéis de Trabalho...31 2.2.9 Relatório de Auditoria...32 2.3 AUDITORIA OPERACIONAL...33
2.3.1 Auditoria de Gestão de Pessoas...34
2.3.1.1.1 Atestado de Admissão...35
2.3.1.1.2 Carteira de Trabalho (CTPS)...36
2.3.1.1.3 Elaboração do Contratado de Trabalho...36
2.3.1.1.4 Termo de Opção do Vale Transporte...37
2.3.1.2 Processamento da Folha de Pagamento...37
2.3.1.2.1 Salário Mensal...38
2.3.1.2.2 Horas extras 50% e 100%...38
2.3.1.2.3 Descanso Semanal Remunerado...38
2.3.1.2.4 Adicional de Insalubridade...39
2.3.1.2.5 Adicional de Periculosidade...39
2.3.1.2.6 Décimo Terceiro Salário...39
2.3.1.2.7 Férias...40 2.3.1.3 Descontos...41 2.3.1.3.1 Previdência Social...41 2.3.1.3.2 Adiantamento Salarial...42 2.3.1.3.3 Imposto de Renda...43 2.3.1.4 Desligamento de Colaboradores...43 2.3.1.4.1 Aviso Prévio...44
2.3.1.4.2 Atestado Médico Demissional...44
2.3.1.4.3 Cálculo da Rescisão do Contrato de Trabalho...45
2.3.1.4.4 GRRF...45
2.3.1.4.5 Guias de Seguro Desemprego...46
2.3.1.5 Obrigações Acessórias... 46
2.3.1.5.1 Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)....46
2.3.1.5.2 GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e Informações a Previdência Social...47
2.3.1.5.3 RAIS...47
3 METODOLOGIA DA PESQUISA ... 49
3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA... 49
3.1.1 Do ponto de vista de sua natureza ... 49
3.1.2 Do ponto de vista dos objetivos ... 50
3.1.4 Do ponto de vista da abordagem do problema... 52
3.2 PLANO DE COLETA DE DADOS ... 52
3.3 PLANO DE ANÁLISE DOS DADOS...53
4 AUDITORIA OPERACIONAL NO SETOR DE RECURSOS HUMANOS DE UMA ENTIDADE SEM FINS LUCRATIVOS ... 54
4.1 DESCRIÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS UTILIZADOS PELA ENTIDADE...54
4.2 ROTINAS INERENTES AO SETOR DE RECURSOS HUMANOS DA ORGANIZAÇÃO...55
4.2.1 Rotinas de Admissão de Pessoal...55
4.2.2 Rotinas de Processamento da Folha de Pagamento...57
4.2.3 Rotinas de Desligamento de Pessoal...58
4.3 PROGRAMA DE AUDITORIA...59
4.4 CONFECÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO...61
4.5 RELATÓRIO DE AUDITORIA...86
CONCLUSÃO...104
1 INTRODUÇÃO
No presente trabalho de conclusão de curso foi proposto abordar a auditoria operacional no setor de recursos humanos em uma entidade sem fins lucrativos localizada em um município do noroeste do Estado do Rio Grande do Sul. No decorrer do trabalho foi tratou-se sobre a importância da auditoria operacional em relação aos controles internos da organização no setor de recursos humanos.
Conforme Gil (2000) a auditoria é a atividade de revisão, avaliação e emissão de opinião quanto ao planejamento, execução e controle das organizações, ou seja, a auditoria tem como objetivo analisar documentações e processos para evitar fraudes e identificar os erros nos processos operacionais das organizações. No caso da presente pesquisa, a auditoria operacional foi abordada em relação aos controles internos adotados pela entidade sem fins lucrativos no setor de recursos humanos.
Segundo Chiavenatto (1999) o setor de recursos humanos ou gestão de pessoas compreende aos processos de recrutamento e seleção dos colaboradores, desenho de cargos, avaliação de desempenho, remuneração, benefícios e serviços, treinamentos, modificação, informações, princípios, normas, higiene, segurança, qualidade de vida dos colaboradores, bem como, banco de dados e sistemas de informações para processamento de todos os dados da folha e toda documentação necessária.
Inicialmente, o trabalho de conclusão de curso apresenta a área de conhecimento contemplada, seguida da caracterização da organização, também aborda o problema norteador da pesquisa, bem como os objetivos gerais e específicos, além da justificativa da pesquisa, e por fim as definições importantes e norteadoras para a pesquisa realizada.
No segundo capítulo foi elaborado o referencial teórico da pesquisa, ou seja, a revisão bibliográfica que teve como fonte de consulta livros, internet e artigos científicos. O referencial teórico tratou sobre os assuntos da área que são objetos de estudo, mais precisamente, a auditoria, auditoria operacional, controles internos e recursos humanos.
Já no terceiro capítulo foi tratada a metodologia do trabalho, sendo definidos os parâmetros que foram seguidos para a realização da pesquisa, como a classificação da pesquisa, a sua natureza, o plano de coleta e análise de dados, enfim, métodos utilizados para realização do trabalho.
Por fim, aborda-se o capítulo 4 o qual contempla os resultados encontrados a partir da realização dos exames e análises do período proposto, através da realização do programa de auditoria e por conseguinte, confecção dos papéis de trabalho, gerando assim, o relatório de auditoria, o qual apresenta constatações e recomendações a entidade de acordo com a legislação vigente e seus controles internos.
1.1 ÁREA DE CONHECIMENTO CONTEMPLADA
A contabilidade tem como objetivo o controle do patrimônio das organizações, o qual é realizada através da geração de informações em prol gestão das entidades. O patrimônio é composto por bens, direitos e obrigações. Segundo Marion (1998, p 24) “A contabilidade é o instrumento que fornece o máximo de informações úteis para a tomada de decisões dentro e fora da empresa”. Uma das áreas que a contabilidade abrange é voltada para controles internos e auditoria, sendo que esta pode ser dividida em auditoria contábil, fiscal e operacional.
A auditoria de acordo com Gil (2000) tem como finalidade examinar e revisar diversas atividades das organizações para verificar se estão de acordo com os preceitos legais e vigentes para o período em análise. O enfoque deste estudo foi a auditoria operacional no setor de recursos humanos de uma entidade sem fins lucrativos.
A área de recursos humanos ou gestão de pessoas, é um conjunto de estratégias, procedimentos, políticas, táticas e mecanismos que objetivam nortear o comportamento humano e as relações organizacionais para potencializar o capital humano no ambiente das organizações, sendo este, o capital mais importante. Os seis métodos básicos de gestão de pessoas são agregar pessoas, aplicar pessoas, recompensar pessoas, desenvolver pessoas, manter e monitorar pessoas (CHIAVENATTO, 1999).
Conforme Gil (2000), a auditoria operacional tem o objetivo de avaliar se a organização está cumprindo com as normas vigentes, bem como, se está contribuindo para o crescimento das empresas, de uma forma preventiva, para evitar fraudes e erros, estimulando a capacidade organizacional de seus controles internos.
De acordo com Almeida (2003), é importante salientar que os controles internos são os processos adotados pela organização, para ter controle do que está sendo realizado e se em conformidade com suas normas internas.
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
A organização na qual foi elaborada a pesquisa se trata de uma entidade sem fins lucrativos, localizada em um município que faz parte da região Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul, sendo que a organização tem a finalidade de promover a Integração Social, Esportiva, Recreativa e Cultural dos seus associados.
A organização é administrada por uma diretoria composta por um presidente, vice-presidente, tesoureiros, secretários, colaboradores e associados. O presente trabalho foi realizado com uma amostra de 100% dos colaboradores da entidade, sendo que o período examinado foi de julho de 2018 a junho de 2019. A figura 01 demonstra o quadro completo de diretores e colaboradores da entidade.
Figura 1: Organograma da Entidade sem Fins Lucrativos.
Fonte: Dados da pesquisa (2019).
1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA
A auditoria operacional segundo Gill (2000, p.21) é a “revisão/avaliação/emissão de opinião de processos e resultados exercidos em linhas
de negócios/produtos/serviços no horizonte temporal passado/presente”, ou seja, consiste na correta alocação dos dados e processos da entidade, em conformidade com os normativos e leis vigentes, buscando prevenir ou localizar erros e fraudes nas organizações, tendo um papel fundamental para o bom desempenho das organizações em todos os setores, dentre eles, destaca-se o setor de Recursos Humanos.
O setor de Recursos Humanos ou gestão de pessoas, é composto por técnicas e condutas que visam a organização das entidades. Conforme Gil (1999) a área de recursos humanos envolve todas as intervenções para com o colaborar referentes a organização, tendo como objetivo a manutenção e o aumento de sua produtividade, assim como também, se entende que é a área que trata sobre o recrutamento, seleção, treinamentos de seus colaboradores para um melhor desempenho organizacional, controle e avaliações. Enfim, trata de todos os processos desde a admissão do colaborador com a organização até o seu desligamento.
Segundo Almeida (2003), os controles internos representam os procedimentos, rotinas de uma organização, que possuem o objetivo de proteger seu patrimônio, fornecendo dados confiáveis, auxiliando a administração nos processos de tomada de decisão, promovendo assim, a eficiência operacional. Para o bom desempenho de um setor de Recursos Humanos em uma organização, é de suma importância que se adotem controles internos, tendo essas à tarefa de prevenir erros e fraudes, bem como uma ação corretiva se necessária.
Diante disso, questiona-se: Os controles internos aplicados no setor de Recursos Humanos da entidade sem fins lucrativos são eficientes em relação às exigências da legislação trabalhista, previdenciária e normatização interna?
1.4 OBJETIVOS
Os objetivos possuem o propósito de determinar o que se quer alcançar com a pesquisa, buscando estabelecer norteadores para se alcançar o objeto da questão problema, sendo estes, divididos em objetivos gerais e objetivos específicos.
1.4.1 Objetivo geral
Verificar a eficiência dos controles internos utilizados no setor de recursos humanos da Entidade sem Fins Lucrativos e se esses estão em conformidade com os preceitos exigidos pela normatização trabalhista, previdenciária e interna da Associação.
1.4.2 Objetivos específicos
1) Aprofundar, através da bibliografia, conhecimentos e conceitos relacionados à auditoria operacional, controles internos, legislação trabalhista e previdenciária; 2) Revisar os procedimentos adotados pelo setor de recursos humanos em relação a sua rotina trabalhista e previdenciária;
3) Verificar a aplicabilidade e eficiência dos controles internos adotados pela Entidade sem Fins Lucrativos, identificando eventuais falhas e possíveis recomendações; 4) Elaborar o planejamento de auditoria utilizando como ferramenta um programa de auditoria, bem como, preparar os papéis de trabalho e confeccionar o relatório de auditoria, com as devidas constatações e recomendações, caso necessário.
1.5 JUSTIFICATIVA DA PESQUISA
Como acadêmica do Curso de Ciências Contábeis, acredita-se que a realização deste trabalho de conclusão de curso na área de Auditoria Operacional de Recursos Humanos irá contribuir para a aprendizagem, enriquecendo tanto o lado pessoal quanto o profissional. A escolha do tema vem de encontro com o interesse pelo assunto, bem como, pela afinidade e pretensão de ampliar os conhecimentos obtidos no decorrer do curso em relação ao setor de Recursos Humanos, e principalmente, a área de Auditoria Operacional.
Para a organização auditada estima-se ser importância, pois através da pesquisa poderá se verificar e analisar se as rotinas trabalhistas desenvolvidas na área de recursos humanos estão de acordo com as normas internas e legislações trabalhista e previdenciária vigentes, evitando assim, futuras reclamatórias trabalhistas.
Enquanto que para a Universidade e para o Curso de Ciências Contábeis, justifica-se a realização deste trabalho, pois poderá servir como fonte de pesquisas para futuros acadêmicos da área, bem como, aumentará o acervo de trabalhos com enfoque em auditoria operacional no setor de recursos humanos.
Percebe-se a existência de vários trabalhos na área de Auditoria Operacional em Recursos Humanos, mas é importante ressaltar que a presente pesquisa se difere do trabalho de conclusão realizado recentemente pela egressa do curso, Milena Okaszeski Schein, a qual realizou uma Auditoria Operacional no Setor de Recursos Humanos em uma Empresa Prestadora de Serviços. O trabalho é diferenciado pelo fato de que foi realizado em uma empresa prestadora de serviços, na área de recursos humanos, a qual teve início as atividades em 2014, possuindo quatro colaboradores e dois sócios. Já o presente estudo foi realizado em uma Entidade sem Fins Lucrativos, a qual se refere à área como recursos humanos, tendo uma normativa, visão, missão e valores totalmente diferentes do trabalho anteriormente citado.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
No presente capítulo serão abordados os conceitos e definições sobre a temática em estudo através de livros, artigos e pesquisas na internet.
2.1 CONTABILIDADE
A contabilidade de acordo com Iudícibus (2017) é muito antiga, sendo possível localizar os primeiros indícios completos de contabilização no período do terceiro milênio antes de Cristo, com evolução relativamente lenta até a chegada da moeda, sendo utilizada para anotações, inventários manuais, os quais relatavam as trocas feitas na época.
Segundo Iudícibus et.al. (2017) o método contábil esteve associado ao surgimento do capitalismo como forma quantitativa de mensuração, já, atualmente, a contabilidade se aplica a qualquer tipo de pessoa, sendo ela física, empresarial, entidades com fins lucrativos ou não, enfim, qualquer organização que exerça atividades econômicas para alcançar os seus objetivos traçados.
Os objetivos traçados pelas entidades conforme relata Iudícibus (2017) são o ponto de partida da ciência social aplicada que é a contabilidade, a qual tem o intuito de fornecer informações distintas, que auxiliem todos os tipos de usuários de forma flexível, de fácil compreensão para que seja possível o entendimento de todos.
A contabilidade é a ferramenta que realiza a coleta dos dados econômicos e financeiros, os quais serão mensurados e compartilhados em relatórios que irão auxiliar os gestores, a alta administração na tomada de decisões nas organizações. Através da contabilidade, são apurados os resultados, são realizadas avaliações sobre o desempenho dos negócios, enfim, a contabilidade é a linguagem do negócio que fornece as diretrizes para as tomadas de decisões, indicando os rumos a serem seguidos nas organizações (MARION, 2003).
Para Viceconti e Neves (2013) a contabilidade tem por sua finalidade controlar o patrimônio das entidades, bem como, apurar o seu resultado e por fim, prestar as informações necessárias sobre a situação patrimonial e o desempenho das organizações.
Por fim, pode-se definir a contabilidade de acordo com Iudícibus et.al. (2017) como sendo uma ciência social aplicada, a qual tem o intuito de captar, registrar e
interpretar fenômenos que alteram e compõe a situação patrimonial, financeira e econômica das entidades, auxiliando na tomada de decisões e na busca em alcançar os objetivos, os quais têm como base os Princípios de Contabilidade, que orientam os profissionais em suas atividades na área contábil.
2.1.1 Princípios de Contabilidade
Os Princípios de Contabilidade segundo Basso, Vieira e Brizolla (2016) são a normatização que rege as atividades contábeis em todo o território nacional, os quais atentam para a adequada alocação do patrimônio, bem como, o correto lançamento dos fatos contábeis e elaboração dos demonstrativos contábeis.
Conforme Resolução do CFC n.º 750/93, são seis os Princípios de Contabilidade, sendo eles:
I- Princípio da Entidade: o qual admite o Patrimônio da organização como sendo objeto da contabilidade, e por isso, há necessidade de diferenciar o patrimônio particular dos sócios da empresa, do devido Patrimônio da Entidade, não misturando contas pessoais com as empresariais, sendo distintos de cada um.
II- Princípio da Continuidade: esse Princípio subentende que a organização dará continuidade as suas atividades, ou seja, que terá movimentação futura.
III- Princípio da Oportunidade: esse Princípio compete às informações tempestivas e integras do patrimônio da entidade, ou seja, as informações, independente de suas causas, devem ser registradas no ato do acontecimento e corretamente.
IV- Princípio do Registro pelo Valor Original: o qual determina que os componentes do patrimônio devam ser registrados incialmente por seus valores originais das transações, expressos em moeda nacional. V- Princípio da Competência: determina que todas as transações realizadas na organização, independente de seu pagamento ou recebimento, devem ser registradas nos períodos em que aconteceram, ou seja, no período de sua competência.
VI- Princípio da Prudência: determina-se uma precaução quanto ao lançamento das contas patrimoniais, ou seja, que a mensuração do
ativo seja menor e que a do passivo seja maior, para que haja maior confiabilidade na apresentação dos componentes patrimoniais. De acordo com Iudícibus (2017) os princípios de contabilidade representam o centro da contabilidade, são a sustentação da contabilidade, impondo veracidade e validade em todos os processos elaborados pelos profissionais da contabilidade. Por isso, é de suma importância a sua observância por parte dos profissionais da contabilidade e consequentemente para as organizações.
Ainda conforme Iudícibus (2017), os princípios da contabilidade são a essência dos conhecimentos, eles dizem respeito a caracterização das organizações e de seu patrimônio, bem como, a avaliação dos mesmos e seu reconhecimento. Com isso pode-se perceber que os princípios da contabilidade regem tanto os profissionais contábeis como as organizações, sendo de suma importância a sua aplicação no âmbito da gestão das organizações.
2.1.2 Importância da Contabilidade na Gestão das Organizações
A contabilidade é de suma importância para as organizações devido ao fato de que, segundo Reeve et.al. (2009), fornece informações necessárias para a condução das entidades aos gestores, bem como, aos demais usuários interessados para que possam utilizar na avaliação do desempenho e situação econômica da empresa, ou seja, a contabilidade é um sistema de informações que disponibiliza relatórios sobre a situação da organização.
De acordo com Marion (2003) a contabilidade tem como objetivo principal fornecer informações sobre a situação financeira, econômica e patrimonial das organizações a cada grupo principal de usuários para que seja possível realizarem análises e projeções futuras da situação das entidades.
Segundo Iudícibus et.al. (2017) a contabilidade é de suma importância para as organizações, pois apresenta um conjunto de normas bem estruturadas, com capacidade de conhecer todos os tipos de transações, possui análises completas, as quais auxiliam na tomada de decisões das organizações e evidenciam os resultados de fato para os diversos usuários da contabilidade.
Conforme Basso (2011) a informação gerada pela contabilidade evidencia conhecimentos que auxiliam nos processos decisórios das organizações, o que é uma preocupação constante dos gestores. Atualmente, a contabilidade tem a incumbência
de produzir essas informações, a partir da elaboração dos demonstrativos, e também, apontar alternativas para aprimorar e prospectar o crescimento das entidades e de seus patrimônios.
Além disso, a contabilidade de acordo com Marion (2003) é uma das áreas que mais proporcionam oportunidades e relação ao mercado de trabalho, ou seja, é uma das áreas que possuem uma variedade de campos de atuação muito vasta, o que amplia ainda mais os conhecimentos e informações para as entidades, oferecendo um serviço completo para a realização de tomada de decisões no âmbito das organizações.
2.1.3 Áreas de Atuação da Contabilidade
Segundo Marion (2003), a contabilidade é uma das áreas que abrange uma infinidade de áreas de atuação para o profissional da contabilidade, dentre elas, podem destacar-se, contabilidade tributária, contabilidade gerencial, contabilidade estratégica, perícia contábil, auditoria contábil, gestão de empresas, gestão pública, atuarial e consultoria, contabilidade estratégica, auditoria operacional, dentre diversas outras áreas de atuação que abrange o leque da contabilidade.
Uma das áreas mais importantes da contabilidade é a auditoria que de acordo com Crepaldi (2002) consiste em avaliar o sistema da empresa, em termos de adequação e repasse das informações para os demonstrativos e consequentemente para os gestores, os quais utilizam dessas informações para a tomada de decisão. Além disso, contribui para atingir os objetivos e permite que seja possível assegurar uma correta alocação de recursos nas entidades, enfim, a auditoria verifica todos os procedimentos das organizações e buscar-se certificar se os controles são eficientes e corretos, sendo crucial para o bom desempenho das empresas.
2.2 AUDITORIA
Segundo Crepaldi (2002) a auditoria pode ser definida como a verificação, análise e avaliação das transações, procedimentos e rotinas das organizações com o intuito de certificar se as demonstrações apresentam os resultados de maneira correta e confirmar sua confiabilidade.
2.2.1 Conceituação da Auditoria
A auditoria pode ser conceituada de acordo com Franco e Marra (2000) como sendo a apuração de documentos, livros e registros para que seja possível obter informações e confirmações, tanto internas como externas, referentes ao patrimônio das organizações, objetivando avaliar a confiabilidade desses registros e demonstrativos apurados. Os exames efetuados são de acordo com as normas de auditoria aceitas.
Conforme Crepaldi (2002) a auditoria além de compreender o exame dos documentos, processos, livros e registros para a obtenção de informações para mensurar a exatidão de seus dados e demonstrações, também, tem o intuito de controlar áreas primordiais das entidades a fim de evitar fraudes e erros por meio de testes de controles internos específicos de cada organização.
Para Basso, Vieira e Brizolla (2016) a auditoria pode ser caracterizada como uma técnica contábil que visa apurar e examinar fatos, documentos, procedimentos de controles e registros, podendo ser contábeis ou auxiliares, a proteção e conservação dos elementos patrimoniais, a confiabilidade dos demonstrativos e informações geradas pelo setor, além de respeitar e cumprir com as exigências legais e normativas tanto de ordem interna como externa da organização.
De acordo com Almeida (2010) a auditoria é um ofício que pode ser considerado em estágio mais inicial, tendo em vista que a legislação brasileira específica da área vem abordando superficialmente o assunto, com algumas definições pouco claras e objetivas para os profissionais. Diante disso, é de suma importância ter conhecimento das origens da auditoria, assunto tratado a seguir.
2.2.2 Origens da Auditoria
Segundo Franco e Marra (2000) a auditoria surgiu através da necessidade da comprovação dos registros contábeis, devido ao fato de que as grandes empresas começavam a aparecer no mercado e da taxação do imposto de renda o qual se baseava nos resultados apurados nos demonstrativos contábeis. A auditoria desenvolveu-se simultaneamente ao desenvolvimento econômico, e consequentemente, ao surgimento de grandes empresas, as quais tinham como proteção de seu patrimônio os registros contábeis.
De acordo com Basso, Vieira e Brizolla (2016) após a realização de pesquisas por vários estudiosos foi possível apurar que os serviços de auditoria tiveram origem na Inglaterra, por volta do século 14, em decorrência dos exames realizados em contas públicas. Também, teve evolução nos países da Grã-Bretanha, com o surgimento de grandes empresas no setor industrial e comercial, entre os séculos 18 e 19, e após isso, surgem as primeiras associações de contadores ingleses.
Conforme Ricardino e Carvalho (2004) no Brasil a auditoria teria sido regulamentada a partir de 1965, tendo uma ampla relação com o comportamento da curva econômica, bem como, com o aumento de grandes empreendimentos no país. Em 1976, com a criação da CVM (Comissão de Valores Mobiliários) a atividade da auditoria começara a se fortalecer e crescer devido às leis e regulamentações que necessitavam dessa fiscalização mais consistente.
Para Basso, Vieira e Brizolla (2016) a auditoria teve seu início a partir da fiscalização dos pagamentos do Tesouro da Inglaterra, evoluindo para grandes empresas, para hoje, se estabelecer no exame de todos os procedimentos das organizações de médio e grande porte, e até mesmo, de entidades sem fins lucrativos, tendo em vista os interesses da própria associação, credores, investidores, clientes, fornecedores, enfim, a sociedade como um todo, para atender aos objetivos da auditoria.
2.2.3 Objetivos da Auditoria
Segundo Crepaldi (2002) a auditoria tem o objetivo de certificar a veracidade das informações que constam nas demonstrações financeiras apresentadas pelas organizações. Para realização do exame, o auditor utiliza de critérios e procedimentos que retratam a efetividade dos valores apresentados, asseguram a inexistência dos mesmos devido a falhas ou ainda, verificam a necessidade de informações que deveriam constar nos demonstrativos, mas não estão evidenciadas.
De acordo com Franco e Marra (2000) a auditoria tem como finalidade principal realizar a confirmação dos registros, fatos contábeis e consequentemente, as demonstrações contábeis. Além disso, também contribui para a confirmação dos objetivos da própria contabilidade, pois através dela é possível avaliar conformidade das informações dos registros, fornecendo a administração, aos proprietários, ao fisco, a fornecedores, clientes e investidores, a certeza de que a informações que
constam nos demonstrativos refletem a real situação da entidade ou não nos períodos em análise.
Conforme Basso, Vieira e Brizolla (2016) o objetivo da auditoria é confirmar a integridade e franqueza dos procedimentos administrativos e operacionais, registros contábeis e dos demonstrativos contábeis das organizações. Na realização das conferencias é possível que se encontre erros e fraudes nas transações, os quais devem ser apontados com as indicações do auditor.
Ainda para Franco e Marra (2000), além do auditor poder obter informações internas para verificar a veracidade das informações, é possível consultar dados no ambiente externo da organização, sendo esses, analisados com mais cautela e ações preventivas por se tratar de informações vindas de terceiros e necessitar de maiores confirmações de sua legitimidade. As informações obtidas externamente oferecem maior credibilidade aos dados apresentados. Sendo assim, o auditor conta com o auxílio para coleta de dados da auditoria interna e da auditoria externa, as quais se complementam e fortalecem os pareceres quando apresentadas em conjunto.
De acordo com Crepaldi (2002) a auditoria possui dois tipos de classificação para os serviços prestados, que são determinados conforme a forma de mediação da auditoria, sendo de acordo com os objetivos da organização, os quais possuem o intuito de verificar os controles internos tanto por profissionais que fazem parte da entidade, como também, por profissionais externos. Diante disso, é necessário ter a compreensão de quais são os tipos de auditoria utilizados pelos profissionais.
2.2.4 Tipos de Auditoria
De acordo com Basso, Vieira e Brizolla (2016) a auditoria é um privilégio profissional do bacharel em Ciências Contábeis com registro no Conselho Regional de Contabilidade e de acordo com a solicitação das organizações via contrato, a auditoria pode ser interna ou externa, o que figura em duas categorias de auditores conforme os serviços solicitados.
2.2.4.1 Auditoria Externa
A auditoria externa conforme Franco e Marra (2000) é a auditoria executada por profissional liberal, auditor independente, sem vínculo empregatício com a organização auditada e que poderá ser eventual e até mesmo, permanente.
Segundo Crepaldi (2002) a auditoria externa consiste em um conjunto de procedimentos técnicos que tem por finalidade emitir pareceres sobre a situação patrimonial e financeira das entidades, resultado das operações, movimentação do patrimônio líquido e origens de recursos, bem como, de suas aplicações de recursos, estes sendo analisados de acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade.
De acordo com Basso, Vieira e Brizolla (2016) a auditoria externa é realizada por profissionais independentes que após um exame minucioso em toda a documentação, emitem relatórios profissionais sobre as demonstrações contábeis da organização auditada e certificam se os seus resultados estão apresentados adequadamente e sobre a situação patrimonial da entidade.
Para Franco e Marra (2000) a independência do auditor externo deve ser integral e o profissional não poderá aceitar imposições da entidade quanto ao procedimento ou forma como irá proceder com a realização de seus exames, muito menos, interferir em suas conclusões. É exclusivo que o auditor determine quais procedimentos deverão ser adotados e o quão profundo serão seus exames, bem como sua procedência e validação.
Em conformidade com Almeida (2010) o auditor externo utiliza de informações do sistema de controle interno das entidades para determinar o quanto será ampla a verificação dos procedimentos, ou seja, quando o controle interno da empresa for bom e eficiente, o auditor externo não precisará demandar de muitos testes para validar sua auditoria. Assim sendo, a auditoria externa se torna ainda mais eficaz com o auxílio da auditoria interna, as quais, unidas propiciam maior margem de segurança para as organizações auditadas.
2.2.4.2 Auditoria Interna
A auditoria interna conforme Crepaldi (2002) é constituída pela junção de procedimentos que tem a finalidade de examinar a integridade, identidade e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, operacionais e financeiras
da entidade. A auditoria interna é uma avaliação independente, a qual se detém a revisar os procedimentos e auxiliar a administração da organização.
Segundo Attie (1992) a auditoria interna é uma atividade independente de avaliação dentro da própria organização para examinar a avaliar os procedimentos realizados internamente, e tem como proposta auxiliar os membros da administração a desenvolverem suas responsabilidades e funções de acordo com as normas vigentes.
De acordo com Franco e Marra (2000) a vantagem da auditoria interna é que ela está inserida dentro da própria organização, exercendo a função de um controle permanente, tendo como componentes os auditores, assistentes e auxiliares, os quais devem exercer suas atividades com absoluta independência, tendo acesso a todos os departamentos da entidade para que seja possível fazer o levantamento dos procedimentos, sua análise e conclusões. Também, facilita aos auditores a possibilidade de realizar os exames de forma continua e periódica. Por outro lado, a desvantagem da auditoria seria o fato de estar inserida na organização também, pois há riscos dos profissionais se habituarem às rotinas da entidade e não realizar a auditoria interna de forma coerente e consistente.
Conforme Martins e Morais (1999) a auditoria interna fornece análises, indicações, recomendações, informações e sugestões referentes aos procedimentos auditados, incluindo o progresso do controle na eficácia de custos razoáveis. O profissional deve detectar as fraquezas, determinar suas causas, analisar as possíveis consequências e encontrar recomendações que façam com que os gestores reajam a essas insuficiências.
Em conformidade com Pereira e Nascimento (2005, p. 4) “A auditoria interna é a especialização contábil voltada a garantia de qualidade, transparência e segurança dos controles internos implantados com o fim de salvaguardar o patrimônio dos acionistas...”.
Para Franco e Reis (2004) a auditoria interna possui alguns passos para que seja possível sua realização, iniciando com análises de afirmações, que tem por objetivo identificar a origem de suas afirmações, seguindo de avaliação da afirmação a qual identifica e determine os métodos a serem utilizados para a coleta de provas, obtenção de elementos comprobatórios, implicando na realização de testes e procedimentos de auditoria e por fim, a formação de opinião do auditor em relação a cada item examinado e verificado.
Ainda para Martins e Morais (1999) a auditoria interna possui como principal função auxiliar a gestão da organização, pois, nos dias atuais, a auditoria se tornou imprescindível para as organizações devido ao fato de que ajuda as entidades a eliminar desperdícios, simplificar tarefas e reduzir custos, auxiliando na eficácia e eficiência de recursos, o que é de extrema importância para as organizações.
Assim sendo, conforme Attie (1992) a auditoria interna se faz parte integrante das organizações e de suas determinadas funções. A finalidade da auditoria interna, bem como, a reponsabilidade e o seu comprometimento devem ser compatíveis com as Normas Brasileiras de Auditoria, sendo imprescindíveis para o bom andamento da organização. Diante disso, é de suma importância ter conhecimento sobre as Normas Brasileiras de Auditoria Interna, as quais servirão de base para os auditores na confecção de seus trabalhos.
2.2.4.2.1 Normas Brasileiras de Contabilidade e Auditoria Interna
De acordo com o Conselho Federal de Contabilidade (2019) as Normas Brasileiras de Contabilidade classificam-se em profissionais e técnicas, sendo que cada uma delas possui ramificações, como por exemplo, a norma profissional de contabilidade contempla a NBC PA – do Auditor Independente e a norma técnica a NBC TI – de Auditoria Interna. Sendo assim, percebe-se que as Normas Brasileiras de Contabilidade e as Normas de Auditoria Interna se complementam e fazem parte do processo de auditoria em conjunto.
Segundo Attie (1992) as normas utilizadas para a auditoria representam as exigências básicas a serem observadas no desempenho dos trabalhos de auditoria. As normas possuem a finalidade de esclarecer o papel do auditor, bem como, as reponsabilidades atribuídas aos mesmos.
De acordo com o Conselho Federal de Contabilidade (1995) as Normas Brasileiras de Auditoria Interna possuem duas ramificações, sendo elas a Norma NBC TI 01 Resolução CFC 986/03 e Norma NBC PI 01 Resolução CFC 781/95, as quais regem a auditoria interna.
Conforme Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul, as Normas Brasileiras de Auditoria Interna, em especifico a Norma NBC TI 01, publicada pela resolução CFC 986/03 a auditoria interna é compreendida como:
Os exames, análises, avaliações, levantamentos e comprovações, metodologicamente estruturados para a avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos, dos sistemas de informações e de controles internos integrados ao ambiente, e de gerenciamento de riscos, com vistas a assistir à administração da entidade no cumprimento de seus objetivos.
Ainda segundo Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul, a referida norma apresenta também, como deverá ser realizada a execução dos trabalhos de auditoria, seus papéis, riscos que poderá correr, enfim, é a norma que rege como deverá ser realizada a auditoria nas organizações, desde a coleta de dados até a confecção dos relatórios de auditoria.
De acordo com o Conselho Federal de Contabilidade (1995), as Normas Brasileiras de Contabilidade, Norma NBC PI 01, resolução CFC 781/95 apresenta importantes constatações sobre as normas profissionais do auditor interno, ou seja, como os profissionais devem ser portar ao realizarem os trabalhos. Sendo elas:
- COMPETÊNCIA TÉCNICO-PROFISSIONAL: O Contador, na função de auditor interno, deve manter o seu nível de competência profissional pelo conhecimento atualizado das Normas Brasileiras de Contabilidade, das técnicas contábeis, especialmente na área de auditoria, da legislação inerente à profissão, dos conceitos e técnicas administrativas e da legislação aplicável à Entidade.
- AUTONOMIA PROFISSIONAL: O auditor interno, não obstante sua posição funcional deve preservar sua autonomia profissional.
- RESPONSABILIDADE DO AUDITOR INTERNO NA EXECUÇÃO DOS TRABALHOS: O auditor interno deve ter o máximo de cuidado, imparcialidade e zelo na realização dos trabalhos e na exposição das conclusões. A amplitude do trabalho do auditor interno e sua responsabilidade estão limitadas à sua área de atuação. A utilização da equipe técnica supõe razoável segurança de que o trabalho venha ser executado por pessoas com capacitação profissional e treinamento, requeridas nas circunstâncias. Cabe também ao auditor interno, quando solicitado, prestar assessoria ao Conselho Fiscal ou órgãos equivalentes. - RELACIONAMENTO COM PROFISSIONAIS DE OUTRAS ÁREAS: O auditor interno pode realizar trabalhos de forma compartilhada com profissionais de outras áreas, situação em que a equipe fará a divisão de tarefas, segundo a habilitação técnica e legal dos seus participantes.
- SIGILO: O auditor interno deve respeitar o sigilo relativamente às informações obtidas durante o seu trabalho, não as divulgando para terceiros, sob nenhuma circunstância, sem autorização expressa da Entidade em que atua. O dever de manter o sigilo continua depois de terminado o vínculo empregatício ou contratual.
- COOPERAÇÃO COM O AUDITOR INDEPENDENTE: O auditor interno, quando previamente estabelecido com a administração da entidade em que atua, e no âmbito de planejamento conjunto do trabalho a realizar, deve apresentar os seus papéis de trabalho ao auditor independente e entregar-lhe cópias, quando este entender necessário.
Assim sendo, conforme Franco e Marra (2000) as normas de auditoria são as regras estabelecidas pelos órgãos reguladores da profissão contábil, com o intuito de regularizar e fornecer diretrizes a serem seguidas pelos profissionais, estabelecendo também, exigências em relação ao profissional auditor, a execução de seu trabalho e ao parecer que deverá ser emitido pelo mesmo. Portanto, as Normas Brasileiras de Contabilidade são de suma importância tanto para os profissionais, quanto para as empresas, as quais estabelecem diretrizes a serem seguidas para a confecção de seus trabalhos, bem como, estudo e avaliação de seus controles internos.
2.2.5 Controles Internos
Controles internos para Franco e Marra (2000) são todos os recursos da organização destinados à fiscalização e verificação administrativa que permitam prever, observar e controlar os acontecimentos internos da entidade e que produzam reflexos em seu patrimônio.
De acordo com Almeida (2010) os controles internos representam o agrupamento de procedimentos, métodos ou rotinas que possuem o objetivo de proteger o patrimônio, gerar dados contábeis confiáveis e auxiliar a administração na condução ordenada dos negócios da organização, bem como, no processo de tomada de decisões.
Conforme Franco e Marra (2000) são meios utilizados no controle interno os registros, fichas, livros, papéis, formulários, guias, faturas, documentos, ordens internas, regulamentos e demais instrumentos de organização administrativa que compõem a fiscalização e verificação utilizadas pelos gestores para controle dos procedimentos ocorridos na organização e sobre todas as práticas por aqueles que exercem atribuições direta ou indiretamente na organização.
Segundo Crepaldi (2002) as normas de auditoria determinam que o auditor deva realizar avaliações sobre os controles internos para determinar sua natureza, época e extensão dos procedimentos a serem executados. Para realização da avaliação dos controles internos, o auditor segue alguns passos, como: apresenta o sistema de controle interno, verifica se o sistema apresentado está sendo seguido na prática, avalia se o sistema consegue identificar erros e irregularidades de imediato e por fim, consegue determinar o tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria.
Os controles internos possuem objetivos gerais a serem cumpridos, em conformidade com Attie (1992) estão entre eles à proteção dos interesses da organização, a confiabilidade e veracidade dos relatórios e informes contábeis, financeiros e operacionais apresentados, o incentivo a eficiência operacional e a adesão a politicas existentes.
Já para Pereira (2004) o controle interno apresenta objetivos alinhados com as metas empresariais, contemplando assim, os seguintes objetivos: a empresa ter uma base informativa confiável e apropriada, obter comportamento focado nos resultados, proteger a geração de riquezas do patrimônio e garantir acessoriamente observância de regulação cabível a organização.
Para Attie (1992) os sistemas de controles internos, devem, como um todo identificar não só irregularidades de atos intencionais, como também, de erros de atos não intencionais. Sendo que os erros podem ser por interpretação, omissão, decorrentes de má aplicação de normas e procedimentos contábeis, não sendo intencionais. Já as fraudes, são feitas com a intenção de alterar dados, procedimentos e informações.
Em conformidade com Franco e Marra (2000) controles internos completamente infalíveis ainda não foram desenvolvidos, e devido a isso, é de extrema importância a aplicação dos procedimentos de auditoria em todas as áreas das organizações, sendo que a extensão e profundidade dependerá do grau de confiança depositada nos controles internos da empresa. Devido a isso, fica evidente que é necessário empregar controles internos e os procedimentos de auditoria nas organizações, para alcançar uma maior eficiência, e isso é possível com o planejamento de auditoria.
2.2.6 Planejamento de Auditoria
Conforme Franco e Marra (2000) ao começar um trabalho de auditoria é necessário um planejamento minucioso e muito cuidadoso tendo em vista os objetivos da organização, orientando assim, as verificações e exames necessários conforme indicado pelo auditor.
De acordo com Crepaldi (2002) o planejamento de auditoria constitui a preparação de um plano de auditoria, o andamento de um programa de auditoria, uma
previsão das horas a serem trabalhadas, bem como, a seleção dos auditores e a distribuição das tarefas entre eles.
Segundo Almeida (2010) as normas de auditoria fazem com que o trabalho de auditoria seja devidamente planejado, estabelecendo metas para que o trabalho tenha uma boa qualidade com o menor custo possível. Dentre os objetivos do planejamento tem-se o alcance de conhecimentos sobre a organização como um todo a ser auditada, pretensão de horas necessárias para a execução do trabalho, obtenção de cooperação com os colaboradores da entidade, determinação da amplitude e datas dos testes de auditoria além de identificar previamente divergências nos procedimentos da organização.
Para Basso, Vieira e Brizolla (2016) o planejamento de auditoria deve ser elaborado de acordo com as Normas estabelecidas, obedecendo aos prazos e compromissos firmados contratualmente. Além disso, o planejamento deve ser documentado por escrito, com os devidos detalhamentos do trabalho a ser executado, para que sirva como dirigente e meio de controle da auditoria, sempre revisados e atualizados sempre que surgirem novos fatos.
Na percepção de Crepaldi (2002) o planejamento de auditoria não deve ser visto apenas como uma exigência formalística das Normas, mas também, como um orientador o qual irá auxiliar no trabalho a ser executado. Para que o planejamento seja adequado, é necessária a formulação do programa de auditoria.
2.2.7 Programa de Auditoria
Segundo Crepaldi (2002) antes de se iniciar qualquer trabalho de auditoria é necessário preparar um programa de auditoria, o qual apresenta uma gama de medidas de verificação para que sejam executadas, expostas de maneira com que uma esteja interligada a outra, evidenciando claramente o que será feito no trabalho de auditoria.
De acordo com Franco e Marra (2000) o programa de auditoria consiste em um plano de trabalho para examinar determinadas áreas da organização. Nele constam os procedimentos a serem aplicados para que seja possível alcançar os resultados esperados. Porém, deve ser bastante amplo e flexível para que seja possível realizar alterações no decorrer de sua confecção, pois tudo depederá da eficiência dos controles internos da organização.
Conforme Basso, Vieira e Brizolla (2016) para realização do programa de auditoria é imprescindível levar em consideração alguns pontos, sendo que o primeiro é determinar os objetivos específicos de cada elemento a ser auditado, bem como os objetivos gerais da organização, por conseguinte, determinar quais serão os procedimentos de auditoria necessários para a execução do trabalho com o intuito de atingir os objetivos traçados, e por fim, determinar os elementos mínimos de controle para o objeto a ser examinado.
Na visão de Franco e Marra (2000) para a elaboração do programa de auditoria é necessário selecionar alguns procedimentos, estabelecendo a abrangência e oportunidades do trabalho, sendo que esses procedimentos são próprios da auditoria, e assim, o auditor necessita ter conhecimento sobre os mesmos para que seja possível executar o trabalho através da elaboração do programa, o qual servirá de base para a confecção dos papeis de trabalho utilizados pelo auditor.
2.2.8 Papéis de Trabalho
Os papéis de trabalho conforme Attie (1992) são compostos por documentos que possuem as informações e apontamentos obtidos pelo auditor durante a realização do exame, assim como, as provas, descrições e apontamentos de seu trabalho.
Para Franco a Marra (2000) os papéis de trabalho têm a finalidade de servir como base e sustentação para a opinião do auditor, sendo a comprovação de seu trabalho, demonstrando a forma como foi realizado, os quais registram e documentam as conclusões descritas pelo auditor. Além disso, os papéis também possuem todas as informações constatadas nos seus exames, geralmente de forma sucinta, porém, clara para a compreensão de todos.
De acordo com Crepaldi (2002) na confecção dos papéis de trabalho o auditor deve alcançar evidencias consistentes através de observações, testes e confirmações por meio de toda a documentação da organização, para que seja possível apresentar uma base consistente para expressar da sua opinião.
Segundo Basso, Vieira e Brizolla (2016) para elaboração dos papéis de trabalho é necessário observar algumas condições e cuidados a serem tomados quanto a sua identificação, pois cada papel precisa estar claro quanto a sua identificação, o conteúdo dos papéis deve ser sucinto, claro, contendo informações
precisas e de acordo com seus objetos de exame, tendo uma lógica em sua apresentação, devem ser completos, flexíveis para adaptações no decorrer de sua confecção e organizados, para que seja possível localizá-los com facilidade e agilidade.
Conforme Almeida (2010) os papéis de trabalho apresentam tipos a serem utilizados pelo auditor, sendo o primeiro o programa de auditoria, sendo que esse estabelece por escrito às normas da organização, apresenta um padrão para os procedimentos de auditoria, evita que sejam omitidos qualquer tipo de informação e melhora a qualidade do serviço. Por conseguinte, têm-se os papéis elaborados pelo auditor, sendo os papéis de trabalho com o objetivo de registrar o trabalho realizado, e por fim, outros papéis de trabalho que incluem cartas de confirmação de terceiros e cópias de documentos importantes.
De acordo com Franco e Marra (2000) os papéis de trabalho constituem o conjunto de documentos e apontamentos realizados pelo auditor a fim de comprovar a confecção de seu trabalho. As informações apresentadas demonstram fielmente o que consta nos demonstrativos da organização e demonstram a correção e o grau de confiabilidade dos controles internos. Também, servem como referência e apoio as constatações e recomendações do auditor, as quais deverão constar no relatório do auditor.
2.2.9 Relatório de Auditoria
Segundo Basso, Vieira e Brizolla (2016) o relatório de auditoria é a parte de fechamento do trabalho do auditor, e é através dele que são registradas as informações aos gestores, apresentando o alcance abrangido pelo trabalho, à forma como se elaborou e as conclusões a que chegou, as quais resultarão na opinião do auditor. Porém, antes da confecção do relatório de auditoria é necessário que se faça uma revisão dos papéis de trabalho, bem como, dos apontamentos realizados, pois são informações cruciais que podem alterar dados importantes da entidade.
De acordo com Attie (1992) o relatório de auditoria é a maneira com que o auditor pode chamar a atenção da alta administração e gestores para os objetos analisados, explicando os procedimentos e apontamentos realizados, bem como, apresentando as devidas recomendações, mostrando o que pode ser aprimorado e ampliado para auxiliar no alcance dos objetivos da organização.
Conforme Franco e Marra (2000) o relatório de auditoria é a fonte de informação sobre o estado patrimonial da organização obtido através dos resultados, o qual deve ser elaborado de forma clara, concisa, objetiva e principalmente imparcial, sem erros de ortografia, para que seja possível transparecer seu bom trabalho e confiabilidade aos gestores quanto ao seu trabalho. Também, a opinião apresentada pelo auditor deve ser baseada em fatos concretos, devidamente comprováveis através de seus papeis de trabalho.
Na percepção de Almeida (2010) o objetivo principal da auditoria é a emissão do relatório pelo auditor, constando todos seus apontamentos, conclusões e recomendações dos objetos auditados na organização. Dentre as formas de auditoria, se tem a auditoria operacional, a qual trata dos exames realizados nos processos operacionais da entidade.
2.3 AUDITORIA OPERACIONAL
A auditoria operacional conforme Crepaldi (2002) consiste na revisão de programas, atividades ou departamentos operacionais, tanto do setor público como do privado, com o intuito de examinar e avaliar se os recursos da organização estão sendo utilizados de maneira coerente, bem como, se os objetivos operacionais estão sendo alcançados. Ou seja, a auditoria operacional nada mais é do que a avaliação do desempenho real da organização, a qual resulta em um relatório com os devidos apontamentos e recomendações destinadas a melhorar o desempenho da entidade. Já de acordo com Vieira (2010) a auditoria operacional tem o intuito de auxiliar todos os colaboradores da organização no desempenho de suas atribuições e responsabilidades, fornecendo-lhes análises e recomendações sobre os objetos em exame da entidade.
Segundo Crepaldi (2002) a auditoria operacional frequentemente denominada de auditoria interna, é uma operação de avaliação dentro da organização destinada a revisar e examinar as operações dos diversos segmentos da entidade. Portanto, constitui-se na análise da eficácia de seus controles internos.
Conforme Attie (1992) todas as áreas da organização possuem o seu próprio processamento, envolvendo diversos segmentos de sua estrutura. A auditoria operacional juntamente com os controles internos, possui o intuito de prevenir erros e fraudes, bem como, auxiliar na melhoria de seus controles internos. Diante disso, a
auditoria operacional pode ser desenvolvida nos diversos setores de uma organização, sendo que, o presente trabalho, se propõe a realizar uma auditoria operacional no departamento de gestão de pessoas.
2.3.1 Auditoria de Gestão de Pessoas
Segundo o site Portal de Auditoria (2019) a gestão tem pessoas como função o planejamento, organização e controle de incumbências relacionadas às pessoas da organização, e cada vez mais, necessita-se de um acompanhamento do setor, sendo de suma importância a realização de auditorias, as quais serão capazes de fornecer
feedbacks para que os aspectos negativos sejam corrigidos e os positivos
melhorados. A auditoria na área de gestão de pessoas não irá apenas indicar falhas e problemas, mas também, servirá para apontar sugestões e recomendações, apresentando indicadores de qualidade de liderança, de motivação no ofício, eficiência e o desenvolvimento dos colaboradores, tanto no aspecto coletivo como individual.
Ainda de acordo com o site Portal de Auditoria (2019) a auditoria no setor de gestão de pessoas tem o intuito de examinar e verificar se todos os procedimentos trabalhistas estão sendo realizados de acordo com a legislação vigente, bem como, os direitos e obrigações do colaborador e da organização estão sendo acompanhado, desde o início de sua admissão, assunto tratado a seguir.
2.3.1.1 Admissão de Colaboradores
Segundo Chiavenato (2004) o processo de agregar pessoas a uma organização inicia-se com o recrutamento, que trata sobre a divulgação da vaga com os requisitos requeridos, seguido da seleção de pessoas, a qual busca entre os vários candidatos recrutados, os mais adequados ao cargo existente na organização, para assim, selecionar o currículo desejado.
Para iniciar o processo de admissão dos colaboradores, é necessária a apresentação da documentação obrigatória na área de gestão de pessoas, de acordo com Rocha (2012, p. 14) a seguinte documentação é obrigatória conforme a exigência do Ministério do Trabalho e Emprego:
- Carteira do Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Atestado médico admissional (expedido por médico do trabalho);
- No mínimo uma foto 3x4 (será anexada no livro ou ficha de Registro de Empregados);
- Comprovante de residência – para fins de recebimento de vale-transporte. - Cadastro de Pessoa Física (CPF);
- Cartão ou número do PIS, caso houver;
- Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, cartão de vacinação dos menores de 7 anos e atestado de matrícula e frequência escolar semestral dos maiores de 7 anos, para fins de recebimento do salário-família; - Grau de instrução;
- Certificado de reservista.
Ainda conforme Rocha (2012) a apresentação da documentação é de suma importância para a organização, devido ao fato de que é necessário realizar o preenchimento do livro ou ficha de registro de empregado, bem como, as devidas anotações na Carteira do Trabalho e Previdência Social (CTPS). Porém, antes do colaborador iniciar suas atividades na organização, bem como, antes de realizar todas as devidas anotações e assinaturas, é obrigatório fazer o atestado de admissão, o qual indicará se o colaborador está apto para começar suas atividades, sendo este o assunto tratado a seguir.
2.3.1.1.1 Atestado de Admissão
Conforme a NR 7 – Norma Regulamentadora de PCMSO (2013) é obrigatória a implementação e realização, por parte de todos os colaboradores e organizações que estão em processo de admissão de empregados, do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO, o qual possui o intuito de promover e preservar a saúde de todos os seus colaboradores.
Ainda conforme a NR 7 – Norma Regulamentadora de PCMSO (2013) o atestado médico admissional deve ser realizado antes de o colaborador iniciar suas atividades na organização, com o objetivo de se certificar que o mesmo está apto ao cargo. Também, é necessário que seja disponibilizada duas vias do exame, no qual, a primeira via do exame ficará na organização e a segunda via com o colaborador. Importante salientar que o exame médico admissional é custeado pela organização.
De acordo com Rocha (2012) o colaborador, antes de iniciar suas atividades na organização, precisará atestar através do exame médico admissional sua saúde e condições para desenvolver as atividades propostas. Assim que realizado o exame, o colaborador fica com uma das vias e a outra entrega para a organização, para que
seja iniciado o processo de contratação e sejam feitas as devidas anotações, no livro registro, bem como, na Carteira De Trabalho.
2.3.1.1.2 Carteira de Trabalho (CTPS)
A Carteira de Trabalho (CTPS) conforme Rocha (2012) é um documento com foto, expedido pelo Ministério do Trabalho, na qual deve conter todos os dados do colaborador, bem como, seu histórico de empregos anteriores, anotações de admissão, salário, férias, dissídios, dentre outras anotações gerais de importância para o empregador.
Segundo a Consolidação das Leis Trabalhistas (1943), artigo 29 a carteira de trabalho deverá ser obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo próprio colaborador a organização, a qual terá um prazo de quarenta e oito horas para realizar as devidas anotações de admissão, remuneração, carga horário, dentre outras anotações necessárias para o ingresso no colaborador.
De acordo com Rocha (2012) após a realização de todas as anotações necessárias, no prazo de quarenta e oito horas, a carteira de trabalho deverá ser devolvida ao colaborador, mediante assinatura de recibo de entrega comprobatório. Também, com a organização munida de todas as informações necessárias do colaborador, é possível realizar a elaboração do contrato de trabalho, assunto abordado a seguir.
2.3.1.1.3 Elaboração do Contrato de Trabalho
A elaboração do Contrato de Trabalho de acordo com Rocha (2012) deve ser realizado em acordo tácito e formal, o qual corresponderá à relação de emprego, contendo dados como a qualificação das partes, qual será a sua modalidade, dia e horários de trabalho, período de descanso entre as jornadas, cargo e função a serem exercidos e assinatura do colaborador e da organização contratante, bem como, de duas testemunhas presentes no ato. Após coletadas as assinaturas, o colaborador está oficialmente efetivado.
Ainda segundo Rocha (2012) após o colaborador assinar o contrato de trabalho, a organização fornece o termo de opção de vale transporte, o qual se necessário ser utilizado, já será sinalizado para a organização tomar as devidas
providencias. O termo de opção de vale transporte é um direito do colaborador e será tratado a seguir.
2.3.1.1.4 Termo de Opção de Vale Transporte
De acordo com o Decreto nº 95.247, de 17 de novembro de 1987, o colaborador tem direito ao recebimento de Vale Transporte para deslocamento de sua residência até o local de trabalho, sendo um auxílio de custos nas despesas de deslocamento, porém, é necessário apresentar por escrito seu endereço, bem como, o meio que irá utilizar para se deslocar, podendo ser transporte público e urbano, intermunicipal ou interestadual.
Segundo Rocha (2012) o vale transporte deverá ser entregue no início de cada mês, mediante recibo, os quais serão adquiridos diretamente na empresa de transporte, sendo vedada a entrega diretamente ao colaborador como numerário. O valor de vale transporte poderá ser descontado na folha de pagamento até o limite de 6% (seis por cento) do salário base do colaborador, salvo se constar outras formas em convenção coletiva de trabalho.
Ainda em conformidade com Rocha (2012) a opção pelo uso de vale transporte ou não, deve ser fornecida a todos os colaboradores no ato em que estiverem assinando as demais documentações. Mediante todas as assinaturas e determinada a remuneração é possível realizar o processamento da folha de pagamento.
2.3.1.2 Processamento da Folha de Pagamento
Segundo Gomes (2012) a folha de pagamento é um resumo dos pagamentos, bem como, de descontos por parte dos colaboradores, sendo obrigatória sua elaboração de acordo com a legislação previdenciária. Na folha de pagamento constam informações como a nome do colaborador, data de sua admissão, mês de referência, cargo, função, a classificação brasileira de ocupação, as parcelas integrantes e não integrantes, remuneração e os descontos.
Ainda conforme Gomes (2012) dentre os vários proventos que constituem a folha de pagamento os principais são: o salário mensal, quinquênio, horas extras 50% e horas extras 100%, descanso semanal remunerado, benefícios e vale alimentação.
