Gerenciamento das Aquisições Do Projeto

Gerência de Projetos

Gerenciamento das Aquisições Do Projeto

Dayanne Araujo e Iago Moraes dayanne.araujo8@gmail.com,

Objetivos da Aula

• Apresentar a forma de gerenciar as aquisições. • Explicar como planejar, conduzir, controlar.

• Exibir o processo de encerramento de Aquisições.

Introdução

• O Gerenciamento das Aquisições do Projeto

inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. Assim como,

Introdução

• Os processos de Gerenciamento das Aquisições do Projeto envolvem acordos, incluindo contratos.

• Os contratos de aquisição incluem termos, condições e especificações relativas ao que deve ser feito/fornecido.

Introdução

• A equipe de gerenciamento do projeto é responsável por assegurar que as aquisições

atendem às necessidades específicas do projeto,

• e pelo cumprimento das políticas de aquisição da organização.

Introdução

• Um projeto pode ter muitos contratos ou

subcontratos simultaneamente ou em

sequência.

• Nesses casos, o ciclo de vida de cada contrato pode terminar durante qualquer fase do ciclo de vida do projeto.

Introdução

• A aquisição é vista como um projeto para o fornecedor quando a aquisição não é somente de materiais de prateleira, mercadorias ou produtos comuns.

– O comprador é o cliente e, portanto, é a parte interessada principal do projeto para o fornecedor.

– A equipe de gerenciamento de projetos do fornecedor preocupa-se com todos os processos

Introdução

– Os termos e condições do contrato se tornam

entradas principais para muitos dos processos de gerenciamento do fornecedor.

• ex: resultados mais importantes, marcos principais, objetivos de custos

– O contrato pode limitar as opções da equipe do projeto

• Ex: aprovação do comprador para decisões referentes ao preenchimento de vagas)

Processos da Gerência das

Aquisições do Projeto

Planejar o Gerenciamento das Aquisições

É o processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

O Principal benefício deste processo é que ele determina se deve-se adquirir ou não apoio externo e, se for o caso, o que adquirir, como fazer a aquisição, a quantidade necessária e quando adquirir.

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

• Identifica necessidades.

• Avaliação de fornecedores potenciais.

• Identificar o responsável por obter/controlar autorizações relevantes, licenças profissionais. • As decisões aqui tomadas podem influenciar o

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

:: Entradas

• Planejamento de gerenciamento do projeto

– Especificação do escopo, EAP, Dicionário EAP

• Documentação dos requisitos • Registro de riscos

• Requisitos de recursos das atividades • Cronograma do projeto

• Estimativas dos custos das atividade • Registro das partes interessadas

• Fatores ambientais da empresa

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

:: Ferramentas e Técnicas

• Opinião Especializada • Pesquisa de mercado • Reuniões

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

:: Ferramentas e Técnicas

– Determina se um trabalho específico pode ser melhor realizado pela equipe do projeto ou se deve ser comprado.

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Aquisições

:: Ferramentas e Técnicas

– Usados na avaliação das propostas dos fornecedores

– Pode envolver a área jurídica e/ou conhecimentos técnicos e comerciais.

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

:: Ferramentas e Técnicas

– Análise das capacidades dos fornecedores em uma variedade de fontes para identificar capacidades de mercado.

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Aquisições

:: Ferramentas e Técnicas

– Reuniões adicionais com os fornecedores potenciais para troca de informações, visto que a pesquisa de mercado pode não fornecer informações suficientes.

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

:: Saídas

• Plano de gerenciamento de aquisições • Especificação do trabalho de aquisições • Documentos de aquisição

• Critérios de seleção de fontes • Decisões de fazer ou comprar • Solicitações de Mudanças

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

:: Saídas

• Plano de gerenciamento de aquisições

– Descreve o gerenciamento dos processos de aquisição, desde o desenvolvimento dos documentos de aquisições ao fechamento do contrato.

– Podem incluir:

• Tipos de contratos a serem usados,

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

:: Saídas

• Especificação do trabalho de aquisições

– Detalhamento do item de aquisição para que os fornecedores potenciais determinem se são capazes de fornecê-lo.

– Incluem:

• especificações, • quantidades,

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

:: Saídas

• Documentos de aquisição

– Usados para solicitar propostas dos fornecedores em potencial.

– Incluem uma descrição do tipo de resposta desejado, a especificação do trabalho da aquisição e as cláusulas contratuais requeridas.

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

:: Saídas

• Critérios de seleção de fontes

– Classificam e/ou avaliam as propostas dos fornecedores

– Alguns dos critérios possíveis são:

• Capacidade técnica, • garantia,

• referências,

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

:: Saídas

• Decisões de fazer ou comprar

– Resultado da análise de fazer ou comprar decidindo o que pode ser melhor executado.

Planejar o Gerenciamento das

Aquisições

:: Saídas

• Solicitações de Mudanças

O processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.

Conduzir as Aquisições

O Principal benefício desse processo é prover o alinhamento das expectativas internas e externas das partes interessadas através de acordos estabelecidos.

Conduzir as Aquisições

• Gera uma lista dos fornecedores qualificados com base em uma proposta preliminar.

• Estabelece uma sequência de negociação classificando todas as propostas pelas pontuações da avaliação atribuídas a cada proposta.

Conduzir as Aquisições

:: Entradas

• Plano de gerenciamento de aquisições • Documentos de Aquisição

• Critérios de seleção de fontes • Proposta dos fornecedores

• Documentos do projeto

• Decisões de fazer ou comprar

• Especificação do trabalho das aquisições • Ativos de processos organizacionais

Conduzir as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

• Técnicas de avaliação de propostas • Estimativas independentes

• Opinião especializada • Publicidade

• Técnicas analíticas

Conduzir as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– Asseguram que todos os possíveis fornecedores tenham um entendimento claro e comum da aquisição (requisitos técnicos, questões contratuais).

– Evitam que nenhum licitante receba um tratamento preferencial.

Conduzir as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– Revisão das respostas dos fornecedores pelas politicas de aquisição do comprador.

Conduzir as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– Preparam suas próprias estimativas independentes de custo ou com a ajuda de um profissional.

– Diferenças nas estimativas podem indicar que a especificação foi deficiente, ambígua e/ou os fornecedores não entenderam a mesma.

Conduzir as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– Usada na avaliação das propostas dos fornecedores.

Conduzir as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– Ampliar a lista de fornecedores em potencial com a colocação de anúncios.

Conduzir as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– Ajudam a identificar o preparo do fornecedor para oferecer o resultado final.

– Determinam o custo esperado para suportar o orçamento e evitar excessos.

– Podem identificar as áreas de maior riscos e que devem ser monitoradas de perto.

Conduzir as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– Esclarecem as estruturas, os requisitos e outros termos das compras a fim de chegar a um acordo mútuo antes da assinatura do contrato.

– São concluídas com um documento contratual que pode ser firmado.

Conduzir as Aquisições

:: Saídas

• Fornecedores selecionados • Acordos

• Calendário dos recursos • Solicitações de mudança

• Atualização no plano de gerenciamento do projeto

Conduzir as Aquisições

:: Saídas

• Fornecedores selecionados

– São os fornecedores que foram considerados dentro de uma faixa competitiva em relação ao resultado da avaliação da proposta ou da licitação.

Conduzir as Aquisições

:: Saídas

• Acordos

– Incluem termos, condições e outras especificações na qual o fornecedor deve executar ou fornecer. – Um contrato é um acordo legal que gera

obrigações entre as partes.

– Um acordo pode ter como componentes:

• Especificação do trabalho ou resultados, • relatórios de desempenho,

Conduzir as Aquisições

:: Saídas

• Calendário dos recursos

– Documentação com as datas onde cada recurso específico ou grupo de recursos pode estar ativo ou inativo.

Conduzir as Aquisições

:: Saídas

• Solicitações de mudança

• Atualização no plano de gerenciamento do projeto

O processo de gerenciamento das relações de aquisições, monitoramento de desempenho do contrato e realizações de mudanças e correções nos contratos, conforme necessário.

Controlar as Aquisições

O Principal benefício desse processo é a garantia de que o desempenho tanto do fornecedor quanto do comprador cumprem os requisitos de aquisição, de acordo com os termos do acordo legal.

Controlar as Aquisições

• Assegura que ambas as partes cumpram suas obrigações contratuais e que seus próprios direitos legais sejam protegidos.

• Aplica os processos apropriados e integra os resultados ao gerenciamento de projetos em termos de relações contratuais.

Controlar as

Aquisições

:: Entradas

• Plano de gerenciamento do projeto • Documentos de aquisição

• Acordos

• Solicitações de mudanças aprovadas • Relatórios de desempenho

Controlar as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

• Sistemas de controle de mudanças no contrato

• Análise de desempenho das aquisições • Inspeções e auditorias

• Relatórios de desempenho • Sistemas de pagamento

• Administração de reivindicações

Controlar as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

• Sistemas de controle de mudanças no contrato

– Define o processo pelo qual as aquisições podem ser modificadas.

– Está integrado ao sistema de controle integrado de mudanças.

Controlar as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– Avaliação estruturada do progresso do fornecedor em comparação com o contrato

– Identifica os êxitos e fracassos do desempenho, o progresso em relação a especificação da aquisição e o não cumprimento do contrato.

Controlar as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– Podem ser conduzidas durante a execução do projeto para verificar a conformidade nos processos de trabalho ou nos resultados do fornecedor.

Controlar as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– Relatório resultante da avaliação dos dados de desempenho do trabalho e dos relatórios entregues pelos fornecedores em relação aos requisitos do acordo.

Controlar as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– Processados pelo sistema de contas a pagar do comprador após a certificação de trabalho satisfatório.

– Todos os pagamentos devem ser feitos e documentados.

Controlar as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– São as modificações solicitadas em que o comprador e o fornecedor não conseguem chegar a um acordo.

– O acordo de todas as reivindicações e disputas por meio de negociação é o método preferencial.

Controlar as Aquisições

::

Ferramentas e Técnicas

– Consiste em um conjunto de processos, funções de controle relacionadas e ferramentas de automação que são consolidados e combinados como parte do sistema de informações do gerenciamento de projetos.

Controlar as Aquisições

:: Saídas

• Informações sobre o desempenho do trabalho • Solicitações de mudanças

• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

• Atualizações nos documentos do projeto

• Atualizações nos ativos de processos organizacionais

Controlar as Aquisições

:: Saídas

• Informações sobre o desempenho do trabalho

– Fornecem uma base para a identificação de problemas atuais em potencial

– Incluem o relato sobre o cumprimento dos contratos, se tornando um mecanismo de acompanhamento de entregas específicas esperadas e recebidas.

Controlar as Aquisições

:: Saídas

• Solicitações de mudanças

• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

• Atualizações nos documentos do projeto

• Atualizações nos ativos de processos organizacionais

O processo de finalizar cada uma das aquisições do projeto.

Encerrar as Aquisições

O Principal benefício desse processo é a documentação dos acordos e outros documentos relacionados, para consultas futuras.

Encerrar as Aquisições

• Envolve atividades administrativas como finalização das reivindicações em aberto e arquivamento dos resultados para uso futuro. • O cancelamento de um contrato é um caso

especial de encerramento de aquisições que pode resultar de um acordo mútuo entre as partes, inadimplência de uma das partes ou por outros motivos estabelecidos no contrato.

Encerrar as Aquisições

:: Entradas

• Plano de gerenciamento do projeto • Documentos de Aquisição

Encerrar as Aquisições

:: Ferramentas

e Técnicas

• Auditorias de aquisições

• Negociações das aquisições

Encerrar as Aquisições

:: Ferramentas

e Técnicas

• Auditorias de aquisições

– Avaliação estruturada de todos os processos de aquisições

– O objetivo é identificar êxitos e fracassos que possam ser identificados na preparação ou na

Encerrar as Aquisições

:: Ferramentas

e Técnicas

• Negociações das aquisições

– O acerto final justo de todas as questões, reivindicações e disputas pendentes por meio de negociação direta

– Se a negociação direta não obter resultados deve se busca outras formas para encontrar um resolução sendo a ultima e menos desejada um processo judicial.

Encerrar as Aquisições

:: Ferramentas

e Técnicas

• Sistema de gerenciamento de registros

– Usado pelo gerente de projetos para gerenciar registros, documentação do contrato e da aquisição.

Encerrar as Aquisições

:: Saídas

• Aquisições encerradas

• Atualizações nos ativos de processos organizacionais

Encerrar as Aquisições

:: Saídas

• Aquisições encerradas

– Por meio do administrador de aquisições autorizado, envia-se ao fornecedor um aviso formal por escrito de que o contrato foi concluído.

Encerrar as Aquisições

:: Saídas

• Atualizações nos ativos de processos organizacionais

– Atualizam por exemplo os arquivos de aquisições e documentação de lições aprendidas.

Considerações Finais

O gerenciamento de aquisições se faz importante, para atender necessidades do projeto com aquisições.

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Dayanne Araujo e Iago Moraes dayanne.araujo8@gmail.com,