Gerenciamento de projetos:

(1)

Prof. Amaro dos Santos Universidade Federal do Paraná

Gerenciamento de Projetos

Gerenciamento de projetos:

uma abordagem de empreendimentos

(GRAD)

Amaro dos Santos

B. Análise do negócio C. Gerenciamento do projeto D. Gestão dos suprimentos E. Encerramento do empreendimento F. Competências e capabilidades

Universidade Federal do Paraná

Gerenciamento de Projetos Prof. Amaro dos Santos

8

Disciplinas

O projeto é um meio para um fim !

projeto

Projetos estão em todo lugar

Exemplo:

Plano de comunicação

Tipo de projetos Exemplos de produtos gerados

Projetos sociais Reurbanização de um bairro

Projetos ambientais Despoluição de um rio Projetos de engenharia Barco à vela

Projetos de educação Separação do lixo doméstico Projetos no trabalho Festa junina

Projetos de vida Mudança para uma casa na praia Projetos de software Sistema de gestão de compras Projetos de produto ^Vestuário

Projetos de serviço ^Cirurgia Projetos de comunicação Jornal diário

(2)

45

Soluções vs. Produtos

Soluções: produtos que atendem às necessidades dos Stakeholders para situações específicas

A solução é sempre vinculada a stakeholders .

Produto Solução

50

Gerenciamento de projetos e Áreas do conhecimento

Metodologia de projeto Base técnica

Conhecimentos da

área de aplicação Conhecimentos de

Administração

Gerenciamento de projetos

INTER Projetos Satelite China

77

Quem é o CLIENTE do ônibus?

O dono da empresa

economia

retorno para o investimento

O passageiro

conforto pontualidade

O motorista

segurança

dirigibilidade ^DESAFIO

O projeto tem que satisfazer vários clientes

80

Stakeholders

Clientes

Patrocinadores

Sindicatos

Mídias

Colegas

Chefes

Chefes do chefe

Governo

Políticos Subordinados

Vizinhos Meio ambiente

Outros Fornecedores

(3)

87

Seus interesses e Capabilidades

Stakeholders

Fornecedores

Ambiente Organização

Clientes Concorrentes

Pessoal

Contratante

Proprietários

soluções necessidades posicionamento diretrizes restrições recompensa

insumos ativos competências

Gestão do Empreendimento

Capabilidades Interesses

Requisitos

São características empregadas para modelar interesses e necessidades de um sistema, uma pessoa ou uma classe de pessoas.

Representam a realidade , de modo imperfeito mas conveniente.

Orientam a construção de soluções para resolver o problema.

Alguns requisitos típicos*:

1. Requisitos do negócio: representam as necessidades do negócio.

2. Requisitos dos stakeholders: representam os interesses destes.

3. Requisitos da solução: definem como uma solução é capaz de adicionar valor ao negócio. Eles identificam capabilidades necessárias para a construção da solução.

*O PMBOK (PMI, 2013) indicavárias técnicas para coletar requisitos.

111

DESAFIO: quais são os requisitos de SEU PROJETO?

Técnicas para coleta de requisitos

Técnicas de coleta Descrição resumida

Brainstorming Geração de ideias dirigidas a um problema específico.

Análise documental Pesquisa com base em documentos - escritos ou não.

Grupos focais Identifica problemas e avalia conceitos sobre um tema definido.

Análise de Interface Identifica interfaces entre soluções e seus componentes.

Entrevistas Conversa entre pessoas para gerar informações direcionadas.

Observação Coleta de informações por meios visuais, para análise posterior.

Observação participativa O pesquisador participa ativamente do ambiente observado.

Prototipagem Criação de versão inicial de um sistema futuro, para testes.

Workshop de requisitos Reunião interativa de analistas e clientes para obter requisitos.

Enquete Pesquisa informal na qual pessoas respondem a perguntas.

Voz do cliente Identifica o que o cliente necessita, não o que ele pede.

Benchmarking Define padrões de excelência na área.

Grupos de E-discussão Coleta opiniões de em rede de discussão na internet Diagramas de contexto Mostra relação entre um sistema e entidades externas

Verificação dos requisitos

São capazes de modelar a realidade com boa qualidade?

Testes revelam se eles são:

focados no objetivo,

capazes de representar todo o problema, consistentes entre si,

determinados corretamente, viáveis,

passíveis de modificação, definidos sem ambiguidades, verificáveis

representativos da realidade modelada.

(4)

Validação dos requisitos

Os requisitos aprovados são capazes de representar adequadamente os interesses dos stakeholders ?

Verificar:

identificação dos requisitos selecionados e priorizados;

identificação das premissas e restrições;

garantia de satisfação dos interesses dos stakeholders;

definição de critérios de avaliação;

alinhamento com o valor para o negócio;

Requisitos validados podem constar em contratos !

120 Universidade Federal do Paraná

147

Empreendimentos e seus níveis gerenciais

Abordagem tática e operacional Abordagem

estratégica

Abordagem logística

148

Gestão de Empreendimento em 3 níveis

Organização

Clientes Ambiente Concorrentes Contratante

Fornecedores Proprietários Pessoal

Stakeholders Gerenciamento Técnico do Projeto

Análise do Negócio

Gestão dos Suprimentos

Empreendimento

Modelo de três níveis

158

(5)

Pesquisa de soluções

Combina

1. os interesses dos stakeholders com 2. as capabilidades disponíveis.

Uma solução deve:

Satisfazer às necessidades dos clientes;

Observar as limitações impostas pelo ambiente;

Atentar para a governança empresarial e do projeto;

Reagir aos desafios impostos pelos concorrentes;

Respeitar as condições oferecidas pelos fornecedores;

Empregar com eficiência as capabilidades e os recursos do projeto . A solução eleita será submetida posteriormente a estudos de viabilidade.

Avaliação da solução

Indica se uma solução atende bem os stakeholders

Interesses no projeto

Capabilidades disponíveis para o projeto

Estima as chances de sucesso de uma solução Critérios

Qualificador: define um nível mínimo aceitável De Desempenho: “quanto mais, melhor”

171

Nível Qualificador Nível de Desempenho Pontos = média[∑(Q+D)_i] ou = ∑(Q+D)_iI_i

Seleção da solução

Um problema usualmente tem mais de uma solução A seleção da melhor solução é um problema decisório Decisão: diversos critérios

Por pontuação?

Por consenso?

Por conveniência?

Por vantagens estratégicas?

Melhor critérios objetivos? Subjetivos?

Solução selecionada: apoio amplo para poder prosseguir

Validação da solução

Validação conceitual

Lógica e teorias para justificar a solução Rápida e econômica, mas arriscada

Validação simulada

Protótipos, modelos matemáticos, testes Meio rápida e econômica

Validação em campo

É o que realmente vale para o sucesso

Fornece informações para novos desenvolvimentos

(6)

174

Documentação da solução selecionada

Por que documentar

Para comparar com o que será atingido no projeto Para contestações legais

Vai para contratos

Depois da validação, a solução deve ser formalizada Contratos estabelece direitos e deveres

Pode ser dinâmica

Mudanças mediante consenso

Compensações para negociar mudanças contratuais

176

Tipos de viabilidade

Financeira: fluxo de caixa, captação de recursos

Econômica: lucratividade, vendas, aceitação pelo mercado Demanda: interessado, patrocinador, demanda

Técnica: resultados técnicos e tecnológicos Temporal: manutenção do cronograma

Política: externa/ interna, interesses pessoais/ coletivos Legal: respeito a leis, normas, regras formais e informais Sócio-cultural: costumes, culturas

Ambiental: impacto ambiental do projeto, legislação, imagem Outros tipos...

181

Análise conjunta: uma proposta?

Nível Qualificador Nível de Desempenho

Financeira Econômica Demanda Técnica Temporal Política Legal Sócio-cultural Ambiental Outros tipos...

1 2 3 4 5

0,4 (-) 0,3 0,3 1,3 0,2 0,8 0,3 (-) 2,0

4,0 3,0 3,5 2,5 4,0 2,5 3,0 4,0

Viabilidade Qualif. Desemp. Import.

Pontos = média[∑(Q+D)_i] ou = ∑(Q+D)_iI_i

15%

8%

7%

12%

10%

6%

12%

5%

25%

Fator Qualificador Fator de Desempenho

a c b

Abordagem probabilística ?

189

Definições de Risco

...é o resultado objetivo da combinação entre a probabilidade de ocorrênciade um

determinado evento, aleatório, futuro e que independa da vontade humana, e o impactoresultante caso ele ocorra. (Wikipedia)

... é uma ameaçaconcreta de dano que paira sobre nós em cada momento vivido em nossas vidas e que pode materializar-se em algum momento; ou pelo contrário, pode que nunca ocorra, porém poucos podem livrar-se dessa ameaça que também podemos denominar como perigo.

Tudo aquilo que pode nos provocar algum danopode ser considerado um risco. (...)

... é um evento incertoou conjuntos de eventos que, se ocorrerem, irão afetar o processo para atingir os objetivos (Prince2)

... é um evento incerto ou condiçãoque, se ocorrer, tem um efeito positivo ou negativo nos objetivos do projeto (PMBOK)

... caracterizado pela possibilidadede um projeto não se realizar de acordo com os objetivos (especificações, custos, tempo etc.) e com as condições externas (RBC) ... é a posssibilidadede dano

ou perda/ fator que envolve certos perigos (Webster)

... descreve um evento incertoque pode ter efeito na capacidade de alcançar um objetivo. (BABOK)

(7)

192

Mais amplamente: Risco vs. Chance

Risco (negativo)

“Expectativa das perdas decorrentes de um conjunto de eventos incertos, em relação a valores de referência”

Medida do Risco

“Valor esperado das perdas decorrentes de um conjunto de eventos, em relação a valores de referência”

Origem do risco

Tudo aquilo que

ameaça

as metas nos projetos

Chance (“risco positivo”)

“Expectativa dos ganhos decorrentes de um conjunto de eventos incertos, em relação a valores de referência”

Medida do Risco

“Valor esperado dos ganhos decorrentes de um conjunto de eventos, em relação a valores de referência”

Origem do risco

Tudo aquilo que

promove

as metas nos projetos

Exemplos

Risco de atraso=R$5.000,00 (multa) x 20% (probabilidade) Risco de inadimplência= R$10mil (empréstimo) x 30% (prob.)

Matriz Probabilidade – Impacto. Exemplos.

194

Tratativas dos riscos

& ações para modificar

Probabilidade

Severidade

Eliminar

Aceitar Administrar

Transferir

Ações

- Diminuir severidade - Diminuir probabilidade

Cálculo quantitativo do Risco

Cálculo do Risco, para riscos maiores

R = Σp

_i

.i

_i

onde “p” = probabilidadede ocorrência de uma perda e “i” = impactoda perda.

Também exige a construção de escalas

Para grandezas objetivas Para grandezas subjetivas

Exemplos

Risco de atraso=R$5.000,00 (multa) x 20% (probabilidade)

Risco de inadimplência= R$10mil (empréstimo) x 30% (prob.)

(8)

211

O Business Case *

Justifica o projeto.

Capta o motivo para iniciar um projeto.

Recursos consumidos em benefício do negócio e stakeholders.

Contempla as características quantificáveis e as não quantificáveis.

Pode ser abrangente e estruturados, até informal e breve.

Não é o trabalho do gerente de projeto construir um business case.

Esta tarefa é p/ stakeholders: patrocinadores, clientes, concorrentes...

*Baseado em: Wikipedia

212

O papel do Business Case *

Um Business Case capta o motivo para iniciar um projeto ou tarefa. Pode ser um documento escrito bem estruturado, ou até um argumento verbal e curto.

A lógica doBusiness Caseé que recursos devem sempre ser consumidos em prol de uma necessidade específica do negócio. Por exemplo, o projeto de atualização de um software pode melhorar o desempenho do sistema, mas o "business case" visa a melhorar a satisfação do cliente ou reduzir os custos de manutenção do sistema.

OBusiness Casespode variar de “abrangentes e altamente estruturados” até “informal”.

As informações incluídas em umBusiness Casesão referências para o desenvolvimento de todo o projeto. Mudanças noBusiness Caseexigem adaptações no projeto. Sempre.

Não é o trabalho do gerente de projeto construir umBusiness Case. Esta tarefa é da responsabilidade dosstakeholders,principalmente patrocinadores, clientes, empresa etc.

Baseado em: Wikipedia

213

O que contém o Business Case

214

Template para o Business Case (exemplo)

1. Objetivos deste documento

[Determine a viabilidade econômica do projeto e classifique-o no portfólio de projetos.]

2. Objetivo do Business Case

[Prove a viabilidade do projeto através da análise de custo X benefício do projeto].

3. Necessidades a serem atendidas e requisitos da solução proposta

[Identifique as necessidades a serem atendidas pelo projeto. Justifique a aderência do investimento com a estratégia da empresa e explique como os requisitos da solução atenderão os stakeholders].

4. Indicadores de sucesso do projeto

[Explique quais indicadores serão usados para determinar o sucesso do projeto.]

(9)

215

(cont.)

5. Previsão das Principais Entregas

[Estime as datas das principais entregas. Descreva os impactos relacionados a atrasos no projeto.]

6. Organização do Projeto (Governança)

[Descreva os requisitos de governança em relação ao projeto, bem como suas responsabilidades.]

7. Análise competitiva

[Descreva as principais soluções concorrentes e como a solução proposta se diferencia das outras.]

8. Partes interessadas

[Identifique quem será beneficiado pelo projeto e descreva seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto]

9. Orçamento e Estimativa dos Esforços

[Estime os recursos e seus perfis necessários para o projeto.]

Desafio: como é o Business Case de SEU PROJETO?

222

Iniciação do Projeto ^(RBC)

Fase preliminar , que define as condições iniciais de um projeto e os fundamentos para sua execução.

Expectativas ainda pouco definidas, muita incerteza quanto ao sucesso.

Tarefas mais importantes:

mobilização da equipe do projeto;

planejamento de disponibilidade de equipamentos e instalações;

definição da finalidade, dos objetivos e do escopo do projeto;

especificação das condições de base para a execução do projeto;

preparação e definição da organização do projeto;

definição dos procedimentos de trabalho e de comunicação;

estabelecimento dos planos iniciais;

criação e formalização do project charter

Objetivos da Iniciação (Prince2)

Criar um entendimento coletivo sobre:

Os objetivos da realização do projeto, benefícios esperados e riscos;

O escopo do trabalho a ser realizado e os produtos a serem entregues;

Como e quando os produtos serão entregues e a que custo;

Quem será envolvido nos processos decisórios do projeto;

Como a qualidade exigida será alcançada;

Como serão definidas e controladas as linhas de base do projeto;

Como os riscos e as mudanças serão identificados e avaliados;

Como o progresso será monitorado e controlado;

Quem necessita quais informações, em qual formato e quando.

“Termo de abertura”

1. Título 2. Justificativa

3. Nome do gerente do projeto 4. Responsabilidades do gerente 5. Descrição do produto do projeto 6. Cronograma preliminar

7. Estimativas iniciais de custos 8. Necessidades iniciais de recursos 9. Necessidades de apoio da organização 10. Controle do projeto

11. Gerenciamento das informações 12. Aprovações com assinaturas

O Termo de Abertura é o documento legal que reconhece

a existência de um projeto

(10)

Ciclo de vida de um projeto

229

Iniciação Planejamento Execução Encerramento

Termo de Abertura

Plano de Gerenciamento

Entregas

aceitas Documentos do projeto

Tempo

Recursos e custos

(Fases)

(Resultados)

C o n t r o l e

231

Limites do projeto

Fonte: PMBOK 2013

Integração

(PMBOK 2013, adaptado)

233

Linhas de base Objetivos e descrições

Linha de base do escopo Versão aprovada do escopo, da EAP e do dicionário da EAP. Só pode ser modificada por meio de procedimentos formais.

Linha de base dos prazos (ou do cronograma)

Versão aprovada do cronograma. Usada como referência para avaliação e monitoramento dos prazos reais do projeto.

Linha de base dos custos Versão aprovada do orçamento do projeto. Usada como referência para avaliação e monitoramento dos custos reais.

Planos auxiliares Objetivos e descrições

Gerenciamento do Escopo O que o projeto entregará como produto; trabalhos realizados pelo projeto. Decomposição do escopo em entregas e trabalhos.

Documentos de avaliação e validação.

Gerenciamento dos Requisitos Como os requisitos serão analisados, priorizados, documentados e administrados. Eles podem ser do negócio, da solução, dos stakeholders, do projeto, da qualidade, de transição.

Gerenciamento do Cronograma Como definir as atividades do projeto, sequenciá-las, estimar durações e recursos, criar e controlar um cronograma.

Gerenciamento dos Custos Como os recursos necessários para o projeto, suas quantidades, seus custos e seu orçamento serão estimados e controlados.

Integração (cont.)

234

Planos auxiliares Objetivos e descrições (cont.)

Gerenciamento da Qualidade Como determinar as políticas da qualidade, os objetivos e responsabilidades para que o projeto satisfaça às necessidades para as quais ele foi proposto.

Melhoramento dos processos Como detalhar e analisar o processo de desenvolvimento do produto para gerar valor para os stakeholders mediante configuração e metas do processo e metas de desempenho.

Gerenciamento dos Recursos Humanos

Como formar a equipe do projeto com os recursos humanos disponíveis, desenvolver competências, interações e clima de trabalho, bem como monitorar o desempenho da equipe.

Gerenciamento da comunicação

Como criar, coletar, distribuir, armazenar, acessar e descartar informações sobre o projeto, bem como monitorar e controlar a comunicação em todas as etapas do projeto.

Gerenciamento dos Riscos Como identificar riscos potenciais, classificá-los, quantificá-los, desenvolver e controlar as respostas aos riscos.

Gerenciamento das Aquisições Como adquirir (comprar, contratar, alugar etc.) produtos e serviços necessários para o projeto, bem como avaliar e selecionar fornecedores e completar as aquisições.

Gerenciamento dos stakeholders

Como identificar os stakeholders do projeto, satisfazer suas necessidades, desenvolver estratégias para engajá-los no projeto e monitorar os relacionamentos com eles.

(11)

Encerramento

Finalizar todas as atividades do projeto e entregar todos os produtos.

Encerrar cada fase com avaliação e documentação dos resultados.

Verificar se os objetivos do projeto e os interesses dos stakeholders foram atingidos.

Se houver contratos formais, transferir responsabilidades entre contratante e contratado, iniciar o período de garantias e a cobrar o pagamento dos serviços prestados.

Elaborar a documentação dos resultados e das experiências obtidas com o projeto, bem como a lista das lições aprendidas.

Check List para o encerramento

^(PRINCE2)

245

1. Os requisitos do projeto foram satisfeitos?

2. Todas as entregas foram verificadas e documentadas?

3. As entregas foram formalmente aceitas?

4. As entregas e a documentação foram comunicadas adequadamente?

5. O produto do projeto seguiu para o contratante ou para a próxima fase?

6. O sucesso do projeto foi avaliado?

.

7. O Business Case e a Declaração de trabalho foram satisfeitos?

8. Os impactos do projeto, para o negócio, foram avaliados?

9. Se o projeto foi cancelado, as causas foram investigadas

10. Todos os contratos foram verificados, satisfeitos, encerrados, documentados?

11. Foi elaborado um relatório final? Este foi revisado e validado?

12. Foi marcada uma reunião de encerramento

13. Os websites e as permissões do projeto foram desativados

14. As lições aprendidas do projeto foram devidamente registradas?

Entrega do produto

Implica aceitação formal pelo dono do projeto, em especial o patrocinador.

Esse processo exige assinaturas e termos de desobrigação.

O produto entregue é comparado com o escopo do produto proposto (no Termo de Abertura e no Escopo do produto).

Depois, verificar se a solução obtida com o produto entregue atende aos interesses dos stakeholders .

CASO: projeto de software para controle de experimentos farmacêuticos. Por causa da pressa o cliente negociou uma implantação antecipada e provisória, antes do término dos testes e das simulações. O uso antecipado ignorou defeitos no software, que causaram enormes prejuízos ao cliente e o exigiu um retrabalho de meses. O caso resultou em ações legais entre o cliente, o gerente do projeto e o fornecedor.

Exercício

Para o projeto proposto, pede-se...

1. O produto do projeto 2. O problema do projeto

3. A solução do problema do projeto 4. Escala para medir o Sucesso

1. Do Produto 2. Da Solução 3. Do Gerente do projeto

Gerenciamento de projetos:

Gerenciamento de projetos:

uma abordagem de empreendimentos

(GRAD)

Amaro dos Santos

Disciplinas

O projeto é um meio para um fim !

projeto

Projetos estão em todo lugar

Tipo de projetos Exemplos de produtos gerados

Soluções vs. Produtos

Soluções: produtos que atendem às necessidades dos Stakeholders para situações específicas

A solução é sempre vinculada a stakeholders .

Produto Solução

Gerenciamento de projetos e Áreas do conhecimento

Metodologia de projeto Base técnica

Conhecimentos da

área de aplicação Conhecimentos de

Administração

Gerenciamento de projetos

Quem é o CLIENTE do ônibus?

O dono da empresa

economia

retorno para o investimento

O passageiro

conforto pontualidade

O motorista

segurança

dirigibilidade DESAFIO

Stakeholders

Clientes

Sindicatos

Chefes

Políticos Subordinados

Outros Fornecedores

Seus interesses e Capabilidades

Gestão do Empreendimento

Requisitos

São características empregadas para modelar interesses e necessidades de um sistema, uma pessoa ou uma classe de pessoas.

Representam a realidade , de modo imperfeito mas conveniente.

Orientam a construção de soluções para resolver o problema.

Alguns requisitos típicos*:

1. Requisitos do negócio: representam as necessidades do negócio.

2. Requisitos dos stakeholders: representam os interesses destes.

3. Requisitos da solução: definem como uma solução é capaz de adicionar valor ao negócio. Eles identificam capabilidades necessárias para a construção da solução.

DESAFIO: quais são os requisitos de SEU PROJETO?

Técnicas para coleta de requisitos

Técnicas de coleta Descrição resumida

Verificação dos requisitos

São capazes de modelar a realidade com boa qualidade?

Testes revelam se eles são:

focados no objetivo,

capazes de representar todo o problema, consistentes entre si,

determinados corretamente, viáveis,

passíveis de modificação, definidos sem ambiguidades, verificáveis

representativos da realidade modelada.

Validação dos requisitos

Os requisitos aprovados são capazes de representar adequadamente os interesses dos stakeholders ?

Verificar:

identificação dos requisitos selecionados e priorizados;

identificação das premissas e restrições;

garantia de satisfação dos interesses dos stakeholders;

definição de critérios de avaliação;

alinhamento com o valor para o negócio;

Requisitos validados podem constar em contratos !

Empreendimentos e seus níveis gerenciais

Abordagem tática e operacional Abordagem

estratégica

Abordagem logística

Gestão de Empreendimento em 3 níveis

Empreendimento

Modelo de três níveis

Pesquisa de soluções

Combina

1. os interesses dos stakeholders com 2. as capabilidades disponíveis.

Uma solução deve:

Satisfazer às necessidades dos clientes;

Observar as limitações impostas pelo ambiente;

Atentar para a governança empresarial e do projeto;

Reagir aos desafios impostos pelos concorrentes;

dirigibilidade ^DESAFIO