ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS CORPORATIVOS:
O CHECKLIST COMPLETO
CONTENTS
03 Introdução
05 Defina os primeiros passos do evento
11 Decida conteúdo e programação do evento corporativo 16 Prepare os atrativos e entretenimento
20 Programe as ações pós-evento 25 Conclusão
27 Sobre a Digipaper
INTRODUÇÃO
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INTRODUÇÃ A realização de eventos corporativos é uma excelente oportunidade para destacar sua empresa e gerar novas possibilidades de venda. É o caso de executar atividades internas e relacionadas ao endomarketing, bem como elaborar feiras e reuniões para o público de interesse.
De qualquer forma, é essencial cuidar da organização, para que tudo saia conforme o esperado. O planejamento é crucial e ajuda a antecipar erros, evitar desperdícios e garantir resultados reforçados.
Para um negócio que ainda não executou uma atividade do tipo, entretanto, pode parecer complexo realizar a tarefa da maneira correta. Então, nada melhor do que saber quais passos seguir rumo ao sucesso.
Neste guia, veja como cuidar da
organização de eventos corporativos e entenda o que não pode ficar de fora.
DEFINA OS
PRIMEIROS PASSOS
DO EVENTO
DEFINA OS PRIMEIROS PASSOS DO EVENT
Um bom evento corporativo não nasce do nada. Ele precisa da determinação de pilares específicos e que ajudam a orientar a abordagem e as escolhas quanto à sua execução. Então, não dá para ignorar a importância de definir os primeiros passos e as características dessa realização.
Ao mesmo tempo, pode surgir a dúvida sobre o que, de fato, tem que ficar decidido de forma antecipada. Para não ter problemas quanto a isso, veja o que deve ser estabelecido logo de cara para o evento corporativo.
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DEFINA OS PRIMEIROS PASSOS DO EVENTO
Além disso, determine o possível retorno sobre o investimento (ROI). Pense na venda de ingressos, patrocínios e ganhos para estabelecer um valor confortável (ou limite) para ser gasto.
VERBA
Uma das questões mais importantes tem a ver com o valor que será gasto para
realizar a atividade. O orçamento é uma peça fundamental, porque ajuda a definir tudo o que virá em seguida, como as compras e os contratos executados.
O valor estabelecido não deve ser arbitrário, sendo preciso ter algum cuidado. Se o evento já foi feito antes ou se houver semelhantes no mercado, vale usar seus números como base.
Não se esqueça de atualizar os preços para ter uma ideia de quanto vai custar. Sempre considere a capacidade e o interesse de alcance, pois plateias maiores exigem uma verba mais alta.
DEFINA OS PRIMEIROS PASSOS DO EVENT
TIPO DE REALIZAÇÃO
Em seguida, é preciso definir qual será o tipo de evento a ser realizado. Como dito, são muitas as possibilidades de execução de uma empresa, então é fundamental pontuar necessidades e expectativas.
O planejamento de uma feira de negócios não é igual ao de um evento com palestrantes e figuras- chave do mercado. Portanto, pontue claramente qual será o evento e evite a ideia de “misturar” mais de um tipo na mesma data. Em vez disso, é melhor realizar datas específicas para cada proposta.
DATA E HORÁRIO
Depois de escolher o que será feito, é hora de definir quando tudo acontecerá.
Se o evento dura mais de um dia, garanta a reserva de datas próximas e “contínuas”.
Desse jeito, é fácil aproveitar o fluxo de participação e obter bons resultados. Se ele ocorrer em um só dia, garanta que a duração será suficiente para todas as atividades.
Além de tudo isso, vale ficar de olho em outros aspectos. Tome cuidado para não marcar em datas concorridas, como feriados nacionais ou dias próximos a atividades que mobilizam muita gente. Criar uma convenção de tecnologia em pleno carnaval, por
exemplo, diminui drasticamente as chances de obter uma boa participação.
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DEFINA OS PRIMEIROS PASSOS DO EVENTO
LOCAL
Em seguida, é preciso pontuar onde o evento será executado. É normal escolher grandes cidades ou, ao menos, as de médio porte. Isso facilita o deslocamento das pessoas, mas tudo depende de cada realização. Também é importante selecionar um espaço com boa estrutura e que comporte o tipo de evento a ser executado. Palestras em um salão sem poltronas, por exemplo, geram insatisfação.
Essa decisão está ligada a outras. É preciso considerar, primeiro, o tamanho esperado da participação. Alugar um espaço muito grande para pouca gente gera desperdício, mas um muito pequeno inviabiliza a realização.
Além disso, o local deve estar disponível na data e no horário escolhidos e se encaixar no orçamento estabelecido.
DEFINA OS PRIMEIROS PASSOS DO EVENT
PÚBLICO-ALVO
Não menos importante, é indispensável conhecer qual público você pretende alcançar. Mais que afetar o tipo de evento, é um jeito de entender qual é o local adequado, em qual data faz mais sentido realizá-lo ou o que deve ser oferecido.
A partir da análise de dados do negócio, saiba quem, provavelmente, marcará presença na realização. Verifique,
também, qual é o total de pessoas que comparecerão e quais são os objetivos.
Se a ideia for gerar mais vendas, toda a configuração deve ser voltada para isso. Se a intenção é educar o público e fomentar o interesse, outras características são usadas.
DECIDA CONTEÚDO E PROGRAMAÇÃO
DO EVENTO
CORPORATIVO
12 DECIDA CONTEÚDO E PROGRAMAÇÃO DO EVENTO CORPORATIVO
Após estruturar o evento, é hora de pensar no que ele vai oferecer. Considerando que se trate de um workshop, apresentação ou encontro de profissionais, o conteúdo é o elemento mais importante, já que é o que “conversa”
diretamente com o público. A definição do que será apresentado tem que ser estratégica e levantar alguns aspectos que merecem atenção. Na sequência, veja como criar uma realização de sucesso!
ESCOLHA UM APRESENTADOR PROFISSIONAL
Nem sempre as empresas se lembram disso, mas contratar um apresentador faz toda a diferença na interação com o público. Sem esse apoio, a entrada de palestrantes e outros profissionais se torna menos atraente. No final, há apenas uma grande rotatividade de pessoas, sem nenhuma emoção.
Então, vale contratar um bom apresentador.
Ele precisa se conectar com o público e usar a
linguagem adequada. Um evento jovem, por exemplo, pede alguém desse ambiente — e o contrário também é oportuno. Só não se esqueça de elaborar um roteiro para que tudo saia como o esperado.
13 DECIDA CONTEÚDO E PROGRAMAÇÃO DO EVENTO CORPORATIVO
SELECIONE OS NOMES QUE PARTICIPARÃO DO EVENTO
O empreendimento já decidiu quem será o apresentador? Então, é o momento de estipular quem serão os participantes convidados.
Independentemente do ramo, é fundamental contar com especialistas e profissionais experientes ou de destaque. Os insights oferecidos devem ser valiosos para gerar uma boa experiência.
Pense em um evento que vai tratar dos desafios do varejo. É interessante ter grandes varejistas, donos de lojas que superaram crises e gestores profissionais.
Por outro lado, não é tão oportuno contar com quem não entende das reais dificuldades do segmento.
Aborde as pessoas desejadas e apresente o evento, junto ao convite. Se houver disponibilidade e
interesse, basta fechar o contrato.
DECIDA CONTEÚDO E PROGRAMAÇÃO DO EVENTO CORPORATIVO
OFEREÇA UMA PROGRAMAÇÃO DIVERSIFICADA
Ao montar a programação, é importante fazer escolhas diversas e que sejam
abrangentes. Imagine assistir a 10 palestras sobre temas muito parecidos. No mínimo, será repetitivo e pouco produtivo, certo?
Então, aposte na variedade de temas e de atividades. Ofereça palestras, debates, mesas-redondas e workshops, por
exemplo. Também é interessante trazer especialistas de várias áreas do segmento, de modo que os assuntos abordados tragam informações novas e relevantes.
15 DECIDA CONTEÚDO E PROGRAMAÇÃO DO EVENTO CORPORATIVO
ELABORE UM CRONOGRAMA COMPLETO
Com todas as atrações decididas, é a hora de montar um cronograma completo. Defina quanto tempo cada palestrante terá e garanta que isso esteja claro para todos. Estabeleça, também, horários para possíveis intervalos, como um coffee break, lanche ou buffet.
Para ter os melhores resultados, crie o cronograma de forma lógica. Se certos assuntos estiverem relacionados, coloque- os em sequência. Assim, os participantes vão aproveitar mais.
E não se esqueça: abra algum espaço para imprevistos. Atrasos e leves demoras podem acontecer, e é preciso ter um plano que contemple tudo isso.
PREPARE OS ATRATIVOS E
ENTRETENIMENTO
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PREPARE OS ATRATIVOS E ENTRETENIMENTO
Além das atividades principais, é essencial garantir que o evento corporativo traga alguns elementos “extras”.
Os atrativos e as ações de entretenimento deixam a realização mais interessante e influenciam positivamente a percepção e a experiência das pessoas. A escolha depende do estilo de evento e, é claro, do orçamento.
No entanto, algumas opções fazem muito sucesso e merecem atenção. Quer ver? Confira algumas alternativas para colocar em prática!
SELECIONE A MÚSICA CERTA PARA A DATA
Uma das formas de garantir a animação de todos é com a escolha de músicas para os ambientes. Durante palestras e apresentações, é claro, isso não é recomendado, mas pode ser o caso de contar com um DJ para o coffee break ou mesmo para o intervalo entre uma atividade e outra.
Se o cronograma não estiver apertado, vale até criar um espaço de comemoração para finalizar o evento, com banda, música e pista de dança. Acima de tudo, é uma forma de descontrair e aliviar a tensão do mundo corporativo.
PREPARE OS ATRATIVOS E ENTRETENIMENT
CONSIDERE TER ATIVIDADES
MOTIVACIONAIS
Outra boa alternativa consiste em oferecer atividades motivacionais para o público.
Contratar um palestrante motivacional para abrir ou encerrar o evento pode ajudar a elevar a energia e gerar reflexões que ultrapassam a participação.
Também é o caso de realizar algumas
atividades motivacionais entre uma palestra e outra, como ao estimular a interação entre as pessoas. É um jeito de fomentar o autoconhecimento e de garantir
resultados ainda melhores.
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PREPARE OS ATRATIVOS E ENTRETENIMENTO
APOSTE NA
INTERATIVIDADE COM O AMBIENTE
Mesmo que o evento não seja do ramo, vale recorrer à tecnologia para gerar interatividade. Como isso faz parte da vida das pessoas, é uma maneira de entreter e, dependendo do caso, educar de um modo diferente.
O uso de óculos de realidade virtual, por exemplo, ajuda a criar ambientes específicos e trazer novas possibilidades.
Também dá para apostar na interação com aplicativos e até em testes de novos produtos e soluções. Com isso, ainda há como conquistar o apoio de empresas do ramo para tornar tudo interessante.
USE AS CABINES
FOTOGRÁFICAS PARA GERAR ENGAJAMENTO
E já que a intenção também inclui
oferecer entretenimento, uma alternativa muito utilizada consiste em contratar cabines fotográficas. Nesses espaços, as pessoas podem tirar fotos sozinhas ou em grupo. Elas são impressas na hora ou enviadas para o celular do usuário.
Além de fomentar a participação e o contato direto com o evento, dá para criar hashtags e estimular o compartilhamento. Isso melhora a percepção das redes sobre a marca e pode servir até como forma de
divulgação para os outros dias ou edições.
PREPARE OS ATRATIVOS E ENTRETENIMENT
PROGRAME AS AÇÕES
PÓS-EVENTO
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PROGRAME AS AÇÕES PÓS-EVENTO
O sucesso de um evento corporativo não depende apenas do que acontece ao longo da sua realização.
O pós-evento é muito importante para a marca e pode, até mesmo, definir o futuro de outras edições.
Com as ações após o encerramento, é possível avaliar os resultados e a relevância do alcance. Isso ajuda a tomar decisões melhores e garante cada vez mais efetividade. Então, veja quais ações devem ser programadas!
PROGRAME AS AÇÕES PÓS-EVENT
OBTENHA FEEDBACK DOS PARTICIPANTES
Assim que a realização for encerrada, não abra mão de conversar diretamente com quem participou. Em um formulário previamente montado, solicite o feedback por parte das pessoas para entender o que deu certo, o que falhou e o que poderia ser diferente.
Tome cuidado com perguntas
fechadas, como de “sim” ou “não”. Em vez disso, peça relatos e sugestões.
Essas informações ajudam a medir a satisfação de quem compareceu e agregam ideias poderosas para usar em outras oportunidades.
ACOMPANHE AS POSTAGENS NAS REDES SOCIAIS
Outro meio de entender como foi a realização é ao verificar as publicações nas redes sociais. Ao considerar qual serviço os presentes mais usam, faça uma análise de tudo o que foi publicado.
Verifique marcações de locais e do perfil da empresa, o uso de hashtags e o engajamento com a marca. Isso ajuda a definir se novas oportunidades foram geradas
e se a realização serviu para gerar o buzz desejado.
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PROGRAME AS AÇÕES PÓS-EVENTO
DESPERTE O INTERESSE PARA OUTROS EVENTOS
Também vale utilizar o momento pós-evento como gancho para outras datas. Desde
que o público seja semelhante, é possível aproveitar o período para já divulgar um workshop, curso ou feira. Para tornar tudo ainda mais atraente, pense em descontos no próximo ingresso para quem participou dessa realização, por exemplo.
Também é a hora de apresentar a próxima edição, caso aplicável. Vale a pena antecipar alguma informação, como data, local ou até um palestrante. Essa fase é perfeita para divulgar os resultados, como um vídeo de compilação com os números e os melhores momentos.
PROGRAME AS AÇÕES PÓS-EVENT
FAÇA UMA ANÁLISE COMPLETA DO
PLANEJAMENTO
Internamente, vale voltar ao planejamento inicial para entender tudo o que aconteceu.
Comece pelo orçamento: confira se o valor previsto foi maior ou menor que o gasto consolidado, por exemplo. Caso tenha estourado o total determinado, encontre onde estavam os principais problemas.
Avalie, ainda, se a expectativa de público e de resultados foi alcançada, bem como prazos e contratos com fornecedores.
O objetivo é identificar erros e manter os acertos. Em um próximo planejamento, esse aprendizado será útil para simplificar a tarefa.
CONCLUSÃO
CONCLUSÃ
A elaboração de eventos corporativos é essencial para gerar uma boa performance para o empreendimento. Para que tudo saia conforme o esperado, o ideal é contar com um planejamento robusto e que considere
cada necessidade.
Desde os primeiros passos até o pós-evento, use essas dicas para conseguir realizar iniciativas de sucesso. Assim, é possível fortalecer a marca e conquistar resultados ainda melhores.
rockcontent.com
INTRODUÇÃO
SOBRE A DIGIPAPER
A Digipaper é uma agência de marketing que atua há mais de 25 anos no mercado nacional, com foco na área de design gráfico e branding. Ela realiza atividades em diferentes programas corporativos, atendendo clientes multinacionais de segmentos diversos.
A missão da Digipaper é o desenvolvimento de soluções criativas que superam as expectativas dos clientes. Sua visão é ganhar
reconhecimento como empresa inovadora em soluções para ações de estratégias sustentáveis nas empresas.
Os valores da empresa são: qualidade, confiabilidade, ética, pontualidade, sustentabilidade e gestão de talentos.
