QUAIS AS REGRAS PARA ARQUIVAR A
DOCUMENTAÇÃO?
Adriane Cristina Ribas Setti
GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVISMO
A ampliação cada vez mais rápida e diversificada das relações sociais e profissionais faz com que os seres humanos e as organizações compreendam melhor o valor da informação e, consequentemente, o valor dos documentos.
Assim, passou a ser necessário agrupar documentos, sistematizando em diversos suportes os resultados de suas atividades cotidianas relacionadas com política, religião, sociedade, economia, entre outras. Neste momento surgem os arquivos, que tinham como papel principal a guarda e a conservação de documentos, objetivando atestar a legalidade dos patrimônios e contar a história de seus povos, com informações da vida social, política e econômica.
Arquivos são locais destinados à guarda ordenada de documentos criados por instituições ou pessoas, no decorrer de suas atividades, buscando a preservação desta documentação como um conjunto e não como unidades isoladas, pois estes na sua maioria servem de prova de transações documentais realizadas e estão relacionados com os direitos e deveres destas instituições ou pessoas. (LOPES, 20O4)
Nas organizações, o objetivo principal dos setores de arquivo é atender à administração direta em suas atividades diversas, como suporte à pesquisa técnica, administrativa e financeira, com o fim de produzir, recolher, selecionar e arquivar documentos gerados de maneira organizada, estando sempre preparados para o atendimento a consultas internas e externas de maneira rápida e precisa. (LOPES, 2004)
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas Brasileiros (1996), o princípio de proveniência é o “Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa” (p. 61).
Este princípio é o primeiro que define um conjunto de documentos como arquivo. Enquanto os demais conjuntos documentais são coleções de itens selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma o arquivo se faz num processo natural de acumulação, a partir do fluxo da sua produção/recepção por um único sujeito, seja uma entidade coletiva ou uma pessoa. Os documentos são acumulados à medida que são produzidos em decorrência de atividades que são necessárias para a realização da missão do seu produtor.
Quanto ao princípio de manutenção da ordem original1, Duranti (1994) o considera como um princípio de proveniência do ponto de vista interno do arquivo (p. 57). A ordem original seria aquela em que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam. Se o documento é a corporificação de ações que ocorrem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em correspondência com o fluxo das ações torna-se indispensável para a compreensão dessas ações e, consequentemente, para a compreensão do significado do documento.
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Esse princípio também se aplica quando se trata de documentação eletrônica. À primeira vista, o nome sugere um
pressuposto relativo à ordenação física dos documentos e, inicialmente, o foi. Mas, ao examinar o seu significado, é possível desvinculá-lo do suporte e entender que a ordem original é, antes de tudo, o modo como se estrutura o acesso aos
Gestão Documental e a conformidade com a Legislação Brasileira
- Redução de custos em materiais gráficos e impressos que ocupam espaços e são ecologicamente incorretos; - Eficiência e produtividade da equipe com a facilidade de acesso aos documentos e recuperação de dados, além da facilidade em distribuir o documento para vários departamentos e usuários.
Qualquer solução de Gestão Eletrônica de Documentos que seja adotada pelas instituições públicas no Brasil, encontra sustentação jurídica, entre outros, no parágrafo 2º, Art. 216 da Constituição Federal, na Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e na Lei n° 12.527 de 18 de novembro de 2011, que trata da Lei de Acesso à Informação.
A implantação de processos de Gestão Eletrônica de Documentos tem regulação na legislação arquivística vigente, a exemplo da Resolução Nº 20 do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – Sinar, e na Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, que dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, o e-ARQ Brasil. Veja legislação completa no Portal da Legislação e no web site da Conarq.
Devido a este arcabouço regulatório, a adoção de um sistema dessa natureza não deveria exigir da administração, ou da área de TI, grandes investimentos na construção de modelos ou desenvolvimento de novos procedimentos para implantação da solução. É pertinente considerar que qualquer que seja a solução adotada, ela deve atender aos requisitos mínimos já estabelecidos pela legislação vigente, permitindo entre outras facilidades a estruturação de modelos documentais, criação de “workflow” de processos, trilhas de auditoria das ações executadas pelos participantes da elaboração de documentos e processos, possibilidade de certificação eletrônica dos conteúdos elaborados, e a preservação desses conteúdos que em última análise constituem o maior ativo das instituições.
Uma arquitetura básica para implantação desses processos, envolve praticamente os seguintes elementos:
Ressaltamos para o fato de que embora tudo indique que grande parte dos requisitos para um sistema dessa natureza encontra-se definido na legislação, a adoção de uma solução de gestão documental ainda apresenta várias dificuldades para os gestores da área documental. De fato, por um lado ela tem exigido dos patrocinadores um grande esforço na quebra de paradigmas dos processos tradicionais incutidos no hábito dos usuários dos sistemas legados, e por outro lado a necessidade da avaliação de todas as necessidades de integração do sistema adotado com sistemas em operação vigentes no órgão com o objetivo de estruturar um solução sólida para atender as necessidades e celeridade nos processos de tratamento e tramitação de informações documentais nos órgãos, e entre órgãos.
As informações levantadas pelo IDC não deixam dúvidas sobre o futuro do universo digital que exigirá sistemas robustos que possam escalar de acordo com a demanda, uma vez que a implantação de sistemas de gestão eletrônica de documentos consiste em uma viagem sem volta.
Paulo Queiroz
Especialista em Conteúdo Corporativo [http://www.vert.com.br/blog-vert/gestao-documental-e-a-conformidade-com-a-legislacao-brasileira/]
ORGANIZAÇÃO COMO FACILITADOR DO ACESSO ÀS INFORMAÇÕES
A organização das informações busca racionalizar a produção dos documentos e normatizar os procedimentos relacionados com destinação, trâmite, armazenamento e acesso, promovendo a transparência administrativa e agilizando o processo decisório.
Então, pode-se entender que os objetivos da gestão de documentos: - assegurar o pleno exercício da cidadania;
- agilizar o acesso aos arquivos e às informações; - promover a transparência das ações administrativas;
- garantir economia, eficiência e eficácia da administração pública ou privada; - agilizar o processo decisório;
- incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe;
- controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos; - racionalizar a produção dos documentos;
- normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos; - preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente.
Lopes (2004) afirma que, independentemente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da instituição na qual se encontra esse setor de arquivo, deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando os diversos setores e a hierarquia, para determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organização. O desenvolvimento desse reconhecimento está dividido em três fases:
a) LEVANTAMENTO DE DADOS: nesta primeira fase procura-se conhecer a estrutura, os objetivos e o funcionamento da empresa, examinando estatutos, regimentos internos, a regulamentação, normas, organograma, mantenedores e documentos gerados e recebidos, buscando analisar o gênero dos documentos, os formulários utilizados para controle, o volume e estado de conservação do acervo, seu arranjo e a existências de registros e protocolos, bem como a média de arquivamentos. Devem ser identificadas também a localização e infraestrutura do arquivo, sem esquecer de efetuar levantamento dos recursos humanos seu número, formação e salário.
b) ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS: após a primeira etapa o profissional estará habilitado para de forma objetiva analisar a real situação dos serviços e diagnosticá-lo, formulando e propondo as devidas intervenções e medidas a serem adotadas. Nesta etapa, é quando se constata os pontos de atrito, as falhas ou lacunas existentes na administração, ou seja, os problemas de funcionamento existentes no arquivo.
c) PLANEJAMENTO: Para uma correta elaboração de um plano arquivístico deve-se levar em consideração principalmente as necessidades da instituição sem desconsiderar jamais as disposições legais referentes. Existem alguns pontos de extrema relevância a serem considerados nesta etapa.
LEGISLAÇÃO BRASILEIRA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS Algumas das fundamentações:
a) Lei 8.159/1991, de 08/01/1991 – dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
b) Decreto n. 4.073/2002 – regulamenta a Lei n. 8.159/1991 (CONARQ, SINAR e Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos).
c) Lei 12.527/2011 - regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
d) Portaria MCTI n. 293, de 01/04/2013– institui a Política de Gestão Documental no âmbito do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação.
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A Lei nº 12.527/2011 apresenta algumas definições pertinentes para esta exposição: Art. 4º - Para os efeitos desta Lei, considera-se:
I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;
II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;
V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação;
VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;
IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações.
Determinações, normas e regulamentos para arquivo, na área pública e na área privada, são regulados pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), instituído pelo art. 26 da Lei nº 8.159/91, que também criou o Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), que tem o objetivo de implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. O Sinar é integrado pelo Arquivo Nacional e pelos arquivos do Poder Executivo Federal, do Poder Legislativo Federal, do Poder Judiciário Federal, arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, arquivos do Distrito Federal, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário e arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
A GESTÃO INFORMATIZADA DE DOCUMENTOS
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) consiste em prover meios eficientes para gerar, controlar, armazenar e disponibilizar informações.
Os sistemas de GED permitem que os usuários tenham acesso aos dados de maneira organizada, segura e ágil, reduzindo o tempo de busca de informações, aumentando a produtividade e a velocidade de tomada de decisões. (http://www.indexlog.com.br/)
O ciclo documental pode ser compreendido a seguir (www.indexlog.com.br):
(Fonte: http://www.indexlog.com.br/gerenciamento-documentos/ged/gestao-documentos-ciclo-documental/)
Produção:
A produção de documentos para o acervo de documentos da empresa depende do contexto e do trabalho que está sendo realizado; nessa fase, a GED não tem muita influência.
Revisão / Validação:
Na fase de revisão do ciclo documental, a GED tem uma influência moderada. Para agilizar a revisão de documentos (principalmente os que não têm relação com a área contábil e a financeira), podem ser criadas guias e padrões para a produção deste acervo, como, por exemplo, relatórios de estoque e produção
Reprodução:
Na fase de reprodução, a GED realiza um papel fundamental pois, até para uma reprodução simples e direta dos documentos, eles devem estar devidamente digitalizados. Uma vez digitalizados, o armazenamento e a divulgação já podem ser em meios eletrônicos, tais como a rede interna da empresa e a internet
Distribuição:
Na fase de distribuição, a GED pode ter uma grande influência positiva. Com a digitalização de documentos e a aplicação das normas da gestão eletrônica de documentos para segurança, o acesso é rápido, determinando-se quem acessa qual tipo de documento.
Arquivamento:
Na fase de arquivamento, a GED também influencia positivamente. A transformação da massa de dados das mídias físicas (papeis, fotos etc.) em mídias digitais há enormes ganhos de arquivamento tanto no que diz respeito a durabilidade (mídias digitais, se bem cuidadas, têm durabilidade indefinida) quanto a espaço, já que se podes armazenar grandes quantidades de dados provenientes de documentos de papel em um mesmo banco de dados digital, facilmente armazenável e reproduzível.
Recuperação:
Na fase de recuperação, pode-se verificar uma das melhores contribuições da GED. Se o acervo estiver devidamente catalogado e digitalizado, segundo a normatização, encontrar qualquer dado ou documento neste acervo passa de uma tarefa extenuante para uma tarefa simples que dura poucos segundos
Assim, verifica-se que a gestão informatizada traz vantagens práticas:
Aumento da vida útil das mídias devido ao armazenamento nos índices ideais de temperatura e umidade Maior segurança para os dados
Garantia da manutenção da organização das mídias
Administração física do conteúdo, permitindo a gestão espacial, temporal e financeira, com o armazenamento mais eficiente.
TÉCNICA E SISTEMA DE ARQUIVOS
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), classificar é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, que inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. (http://ftp.comprasnet.se.gov.br)
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações:
a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão.
b) Codificação - Consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.
Rotinas correspondentes às operações de classificação, segundo o Conarq (http://www.conarq.arquivonacional.gov.br.):
1. Receber o documento para classificação.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s), de acordo com seu conteúdo.
3. Localizar o(s) assunto(s) no código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário.
4. Anotar o código na primeira folha do documento.
5. Preencher a folha de referência para os assuntos secundários.
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma e formato. GÊNERO - refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Assim, os documentos podem ser:
textuais (quando a informação está escrita);
cartográficos (quando o documento representa uma área maior, como em plantas e mapas);
iconográfico (quando o documento possui a informação em forma de imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes);
filmográficos (quando a informação está representada em forma de imagem em movimento, como em filmes);
sonoros (quando a informação está registrada em forma fonográfica, como em discos, e CDs);
micrográficos (quando o documento possui a informação registrada em microforma, como em microfilmes e microfichas); e
informáticos ou digitais (quando o documento está gravado em meio digital e, por isso, necessita de equipamentos eletrônicos para serem lidos, como um documento em .doc ou .pdf).
ESPÉCIE - é a definição a partir da disposição e da natureza das informações (de acordo com a Portaria Normativa n. 5, de 19/12/2002). Podem ser:
Atos normativos (expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas): medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei;
Atos enunciativos (opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução): parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;
Atos de assentamento (configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências): apostila, ata, termo, auto de infração;
Atos comprobatórios (comprovantes de assentamentos, decisões etc.): traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica;
Atos de ajuste (representados por acordos em que a Administração Pública - Federal, Estadual ou Municipal - é parte): tratado, convênio, contrato, termos.
TIPOLOGIA - é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou; por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de Nascimento TIPO = ESPÉCIE + FUNÇÃO DOS DOCUMENTOS
Públicos (conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos governamentais (federal, estadual, municipal) devido às suas atividades administrativas, judiciárias ou legislativas): procuração, atas, requerimentos, certidões, editais etc.
Privados (conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições que não públicas ou pessoa físicas, devido as suas atividades específicas): atas, contratos, correspondências etc.
NATUREZA - informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado (de acordo com a Lei n.12.527/2011 e o Decreto n.7.724/2012):
Ostensivos (acesso irrestrito: documentos cuja divulgação não prejudica a administração);
Sigilosos (acesso restrito: documentos de conhecimento, custódia e divulgação limitados).
FORMA - refere-se ao estágio de preparação do documento e à maneira como ele é disponibilizado: minuta ou rascunho, original, cópia.
FORMATO - é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros do documento: livros, fichas, caderno.
TEORIA DAS TRÊS IDADES
Os documentos que compõem os arquivos passam por fases, desde a produção até o destino final. Esse ciclo compreende a teoria das três idades dos arquivos e é definido de acordo com a frequência com que os consultamos e o tipo de utilização que fazemos deles.
De acordo com Jean-Jacques Valette (1973), o ciclo de vida dos documentos (corrente, intermediário e permanente) determina as intervenções e divide os arquivos de acordo com as fases dos documentos: ativa, semiativa e inativa; também podem ser denominados de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade.
Assim, podemos definir as etapas do ciclo vital dos documentos como:
Corrente ou 1ª idade: composta pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico; precisam ficar próximo ao seu produtor/ acumulador, possuem valor primário.
Intermediária ou 2ª idade: constituída por documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes; nesta etapa, os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário.
Permanente ou 3ª idade: formada por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.
Fases, idades ou ciclos (que são três) não podem ser confundidos com os valores, que são apenas dois: primário (fases corrente e intermediária) e secundário (fase permanente).
A Tabela de Temporalidade é regulada e atualizada pelo Conarq, Conselho Nacional de Arquivo, disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/codigo_de_classificacao.pdf
FORMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Marlene de Oliveira (2011) apresenta claramente e exemplifica as formas e os métodos de arquivamento dos documentos, expostos a seguir.
VERTICAL - documentos dispostos um atrás do outro
(Fonte: http://www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/noticias/article.php?storyid=32) HORIZONTAL - documentos dispostos um ao lado do outro
(Fonte: http://www.codigofonte.net/galeria-de-imagens/escrita) FICHÁRIO - documentos dispostos em forma de fichas
(Fonte: http://www.peixinhodourado.com/detalhes.asp?ID=139)
MAPOTECA - documentos dispostos em móveis especiais para mapas e plantas
(Fonte: http://www.zornita.com.br/mapotecas.php)
ROTATIVO - documentos dispostos em pastas ou fichas em móvel rotatório
Os métodos são:
ALFABÉTICO - mais simples e utilizado principalmente nas áreas jurídica e de saúde, visto que se arquiva pelo nome do paciente ou cliente. Constitui-se em um método direto de pesquisa, em que se usa a ordem alfabética rigorosa, tanto para o nome como para o sobrenome, obedecendo-se a 13 regras de alfabetação, conforme as orientações a seguir. (PAES, 1976)
(Fonte:http://pt.dreamstime.com/foto-de-stock-royalty-free-arquivos-com-arquivo-do-alfabeto-image14179025) 1. Nos nomes de pessoas físicas, consideram-se o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplos Arquivam-se
Aníbal Teixeira Teixeira, Aníbal Marilda Teixeira Teixeira, Marilda Paulo Teixeira Teixeira, Paulo Vítor Teixeira Teixeira, Vítor
Obs.: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. 2. Nos nomes de pessoas físicas, consideram-se o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplos Arquivam-se
João Barbosa Barbosa, João
Pedro Álvares Cabral Cabral, Pedro Álvares
Paulo Santos Santos, Paulo
Maria Luísa Vasconcelos Vasconcelos, Maria Luísa
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplos Arquivam-se
Waldemar Santa Rita Santa Rita, Waldemar Luciano Santo Cristo Santo Cristo, Luciano Carlos São Paulo São Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes
Exemplos Arquivam-se
J. Vieira Vieira, J.
Jones Vieira Vieira, Jones
José Vieira Vieira, João
5. Os artigos e as preposições, tais como a, o, um, uma, d’, da e do não são considerados (ver também regra nº 9).
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não na ordenação alfabética
Exemplos Arquivam-se
Antônio Almeida Filho Almeida Filho, Antônio Paulo Ribeiro Júnior Ribeiro Júnior, Paulo Joaquim Vasconcelos
Sobrinho
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Henrique Viana Neto Viana Neto, Henrique
Obs.: os graus de parentesco só são considerados na alfabetação quando servem de elemento de distinção.
Exemplos Arquivam-se
Pedro de Almeida Almeida, Pedro de Ricardo d’Andrade Andrade, Ricardo d’ Lúcia da Câmara Câmara, Lúcia da Arnaldo do Couto Couto, Arnaldo do
7. Os títulos não são considerados na alfabetação e são colocados após o nome completo, entre parênteses.
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplos Arquivam-se
Georges Aubert Aubert, Georges Winston Churchill Churchill, Winston Paul Müller Müller, Paul Jorge Schmidt Schmidt, Jorge
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas com letras maiúsculas.
Exemplos Arquivam-se
Giulio di Capri Capri, Giulio di Esteban De Penedo De Penedo, Esteban Charles Du Pont Du Pont, Charles John Mac Adam Mac Adam, John Gordon O’Brien O’Brien, Gordon
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família da mãe.
Exemplos Arquivam-se
José de Oviedo y Baños Oviedo y Baños, José de Francisco de Pina de Mello Pina de Mello, Francisco de Angel del Arco y Molinero Arco y Molinero, Angel Del Antônio de los Ríos Ríos, Antônio de los
11. Os nomes orientais − japoneses, chineses e árabes − são registrados como se apresentam. Exemplos Arquivam-se
Al Ben-Hur Al Ben-Hur Li Yutang Li Yutang
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e as preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses, após o nome.
Exemplos Arquivam-se
Embratel Embratel
Álvaro Ramos & Cia. Álvaro Ramos & Cia. Fundação Getúlio Vargas Fundação Getúlio Vargas
A Colegial Colegial (A)
The Library of Congress Library of Congress (The) Companhia Progresso Guanabara Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Barbosa Santos Ltda.
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplos Arquivam-se
II Conferência de Pintura Moderna Conferência de Pintura Moderna (II) Quinto Congresso de Geografia Congresso de Geografia (Quinto)
3º Congresso de Geologia Congresso de Geologia (3º)
GEOGRÁFICO - utilizado quando o documento tem como aspecto principal a sua procedência ou local; muito empregado na área de vendas, nos setores comercial, de marketing e de representação comercial, quando a empresa atua em regiões do seu próprio estado, em mais estados ou fora do País. Este método deve usar o nome do estado, da cidade correspondente ou da região, sendo que as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, independente da ordem alfabética, após as demais cidades em ordem alfabética.
NUMÉRICO - usado quando o aspecto principal do documento é o seu número. Este método subdivide-se em simples, cronológico, dúplex, decimal, dígito-terminal e método por assunto.
Exemplos Arquivam-se
Ministro Milton Campos Campo, Milton (Ministro) Professor André Ferreira Ferreira, André (Professor) General Paulo Pereira Pereira, Paulo (General) Dr. Pedro Teixeira Teixeira, Pedro (Dr.)
a. Numérico simples – É atribuído um número correspondente a cada documento, obedecendo-se à sua ordem de entrada ou de registro, sem se preocupar com a ordem alfabética.
b. Numérico cronológico − Além da ordem numérica, é observada a data. É muito utilizado em repartições públicas, onde se numera o documento, e não a pasta. O documento recebe um protocolo, que o acompanha com uma capa de cartolina, na qual são transcritas outras informações a respeito do documento.
c. Duplex − A documentação é dividida em classes, estabelecidas de acordo com o tipo de documentação utilizado pela empresa. Por exemplo: uma empresa de eventos que atue em diversos tipos de eventos pode abrir pastas de acordo com os eventos realizados. Ex.: 1. Feiras / 2. Congressos / 3. Seminários.
d. Decimal − Baseado na técnica do sistema decimal de Melvil Dewey, que foi presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos, este método foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas, sendo hoje universalmente conhecido. O saber humano é dividido em nove áreas principais, reservando-se uma décima para os assuntos gerais e que não podem ser incluídos nessas nove classes. Apresenta como vantagens o fato de todos os assuntos serem incluídos num mesmo grupo de classes e os números serem fáceis de reter na memória e não terem limites para expansão.
e. Dígito-terminal − É utilizado em instituições que possuem grande volume de documentos arquivados por número. Estes são numerados sequencialmente. Por exemplo: os números são dispostos em 3 dígitos e devem ser lidos da direita para a esquerda, como em 829.319, que se lê 82-93-19, sendo 19 o grupo primário, 93 o secundário e 82 o terciário.
ASSUNTO − Depende de interpretação e análise do documento para que possa ser colocado em pasta destinada ao assunto de que ele trata. Não deve ser confundido com o tipo físico do documento, ou espécie de documento, como, por exemplo, no caso de classificar os documentos em correspondência expedida, correspondência recebida e catálogos
FILMOGRÁFICO − A opção por este sistema não deve basear-se apenas nos custos decorrentes de sua implantação, mas, sim, no fato de se tratar de um instrumento que, além de preservar documentos originais contra roubos, incêndios e inundações, pode agilizar a recuperação de informações quando necessário.
INFORMÁTICO − A partir dos anos 1980, com a expansão da informática e do uso de computadores nas empresas, foram criados instrumentos para o armazenamento de informações. Muitas, não só em formato de textos, mas também de imagens e sons, são arquivadas virtualmente, possibilitando a muitos usuários acessá-las simultaneamente. Isso traz muitas facilidades para todos os interessados, principalmente pela rapidez em encontrar as informações e também pela economia de espaço físico para armazená-las.
O servidor deve sempre se preocupar se o setor ou a entidade em que atua já implantou um sistema de arquivo adequado para os seus documentos. Caso isso ainda não tenha ocorrido, é sua responsabilidade e atribuição sugerir e implantar essa organização, pois os documentos devem ser localizados em até dois minutos, não importando há quanto tempo estão armazenadas. A demora em sua localização demonstra que o arquivo está com sérios problemas! (Marlene de Oliveira)
REFERÊNCIAS
ASSOCIAÇÃO dos Arquivistas Brasileiros - Núcleo Regional de São Paulo. Dicionário de terminologia arquivística, 1996.
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivo. Disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/
DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Estudos históricos, Rio de Janeiro, Fundação Getúlio Vargas, v. 7, n. 13, p. 49-64, 1994.
DICIONÁRIO de Terminologia Arquivistica. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, 1996.
LOPES, Uberdan dos Santos. Arquivos e a Organização da Gestão Documental. Revista ACB, vol 9, n.1, 2004. Disponível em: https://revista.acbsc.org.br/racb/article/view/412/523
