Apoio Administrativo
à Gestão
Ana Paula Amaral
Responsável das Formações Apoio Administrativo à GestãoApoio administrativo à gestão
Secretariado e as novas tendências . . . .106
Reforçar competências técnicas em secretariado
Secretária executiva . . . .107
Competências chave para elevar a performance no suporte à gestão
Assistente de gestão . . . .108
Competências chave para apoiar e acompanhar as atividades de gestão
Mini “MBA” o fundamental da gestão
e o secretariado . . . .109
Processo e relações para um desempenho de excelência
A secretária e a excelência profissional. . . .110
5 chaves para alcançar a excelência e fazer a diferença
Gestão documental e arquivos . . . .111
Competências chave na conceção e implementação de um sistema de arquivo
Encontrar a sua formação
Índice do Guia 2
Índice detalhado 10
Escolher a sua solução de aprendizagem
Formações inter, intra 10
Formações em idiomas 34
APOIO ADMINISTRATIVO À GESTÃO
106
© Cegoc 2015
Ficha de inscrição pág. 155 u
Porquê?
As secretárias e apoios administrativos de suporte à gestão vivem as evoluções do seu contexto, o que justifica a grande diversidade dos seus papéis. São elementos imprescindíveis para apoiar a gestão e as equipas.
Nas organizações de hoje é exigido:
num crescente nível de exigências; nmaior polivalência;
nmais flexibilidade para reagir a mudanças
imprevistas;
ncapacidade de gerir relações interpessoais
mais produtivas, com discrição;
nresponsabilidade, organização, proatividade
e um campo de autonomia alargado. u
Para quê?
No final da formação os participantes estarão aptos a:
nadequar a tríade dos saberes adquiridos:
técnicos, operacionais e humanos, à sua realidade, para enfrentar a diversidade de situações no desempenho do secretariado;
nreforçar as competências e aumentar
a produtividade individual;
nadotar métodos personalizados de organização
do trabalho e gestão do tempo e aumentar a eficácia na realização das atividades administrativas específicas do secretariado;
nfazer uma gestão documental e da informação
de forma criteriosa;
nutilizar as competências chave na comunicação:
-oral: dominar os requisitos do atendimento
de excelência;
-escrita: aplicar as técnicas de redação
para uma escrita convincente. u
Para quem?
Secretárias/assistentes e apoios administrativos de suporte à gestão.
u
Como?
A pedagogia a utilizar privilegia os trabalhos práticos, exposições curtas sobre aspetos teóricos, resoluções de casos, role-plays filmados em Vídeo-Tape e análise de situações apresentadas pelos participantes para favorecer a troca de experiências e partilhar competências comuns.
u
Pré-requisitos
Sugerimos a clarificação prévia dos objetivos de mudança pessoal e/ou organizacional entre cada participante e a sua hierarquia, como “alavanca” para a rentabilização das aprendizagens.
Programa
1 Compreender a função de Secretariado nas suas vertentes técnica e administrativa
nDefinir e situar a função
administrativa do secretariado a nível de tarefas, instrumentos de trabalho e competências-chave.
nRefletir sobre o significado e alcance
das noções de: produtividade e qualidade administrativa.
nPerspetivar a função no futuro.
2 Ganhar eficácia na organização do trabalho e gestão do tempo
nIdentificar as razões subjacentes
à má organização do trabalho e à gestão ineficaz do tempo.
nEncontrar um equilíbrio entre
as exigências da função e as suas escolhas – saber definir prioridades. Noção de eficiência versus eficácia.
nPrivilegiar as tarefas essenciais
da função administrativa. Distinguir os conceitos de urgência, prioridade e grau de importância.
nConhecer os instrumentos
de organização do trabalho e gestão do tempo.
nAdquirir técnicas individuais
de racionalização do trabalho: -planear e organizar as atividades
administrativas;
-identificar, selecionar e aplicar métodos de trabalho numa perspetiva crítica e criativa; -autoavaliar e adequar os métodos
à sua forma de trabalhar e aos objetivos visados. 3 Obter impacto na escrita
profissional
nDesenvolver a competência
de leitura: estratégias de análise de conteúdo.
nProduzir textos escritos com
intenções comunicativas diversificadas.
nAdotar os princípios de uma escrita
útil. A dimensão marketing na comunicação escrita.
nRedigir para ser lido e compreendido:
processos práticos para garantir a eficácia do texto profissional; modelos e métodos de planificação.
nMaximizar a escrita de emails:
orientações para conseguir uma mensagem clara e objetiva.
nConseguir alcançar os objetivos
e produzir o efeito desejado.
4 Organizar a informação e gerir os documentos de arquivo
nCaracterizar um sistema de gestão
documental: políticas e normas.
nConhecer os critérios de organização
da informação e gestão dos documentos de arquivo. Procedimentos e recomendações no âmbito da arquivística.
nConhecer o ciclo de vida
dos documentos de arquivo: as três idades.
nCoordenação e fluxos de documentos
que se impõem ao conceito das três idades. Prazos de conservação legais e funcionais; valores dos documentos.
nDistinguir os diversos sistemas
de ordenação e classificação de documentos de arquivo: sistemas básicos e sistemas derivados.
nAdequar o método de classificação
às necessidades.
nTornar o arquivo acessível a todos:
o plano de arquivo.
nAs responsabilidades dos utentes
do arquivo.
nImplementar circuitos documentais
e um controlo eficiente e sistemático dos documentos em circulação.
nPesquisar, selecionar, organizar
e interpretar a informação de forma crítica em função das solicitações e necessidades concretas dos utilizadores.
nEncontrar soluções que respondam
aos problemas da pesquisa multicritério: o ambiente digital e tecnológico.
5 Colaborar na preparação e seguimento de reuniões e viagens
nAs reuniões:
-conhecer as diferentes tipologias; -aspetos materiais e administrativos
associados;
-etapas: planeamento, organização
e follow-up, instrumentos a utilizar; -estabelecer o planning; -conhecer a ordem de trabalhos; -redigir e enviar as convocatórias; -organizar os dossiers de trabalho; -tomar apontamentos e elaborar
atas - diferentes formatos segundo o objetivo da reunião;
-reuniões alargadas;
nAs viagens:
-planear, organizar
o itinerário, constituir o dossier de viagem;
-elaborar check-lists, fazer reservas de transporte, alojamento e outros serviços; procedimentos administrativos e documentação associada; follow-up; -orientações para organizar
a informação no regresso. 6 Comunicação oral Telefonar com eficácia – o atendimento de excelência
nAvaliar a importância do telefone
como instrumento de relações públicas.
nProjetar uma Imagem profissional
de qualidade no atendimento.
nAnalisar o seu perfil de comunicação
ao telefone.
nDiagrama de procedimentos
e expressões positivas e valorizantes a utilizar.
nFiltrar as chamadas. Anotar as
mensagens. Transmitir. Encaminhar.
nLidar com situações delicadas
e interlocutores difíceis.
nAdotar comportamentos
que favoreçam o atendimento de excelência.
Acolher com profissionalismo
nRefletir sobre as noções de protocolo
na função de atendimento;
nCriar um clima favorável à receção
de visitantes;
nSaber lidar com visitas inesperadas
e/ou inoportunas. APÓS A FORMAÇÃO EM SALA:
OFERTA DE 2 MÓDULOS DE E-LEARNING n Tomar notas e redigir a ata de uma reunião; n O sucesso da comunicação telefónica.
Para ir + além...
Para complementar esta formação recomendamos:nGestão documental
e arquivos (pág. 111);
nComunicação escrita (pág. 31).
Secretariado e as novas tendências
Reforçar competências técnicas e administrativas
Pontos fortes
nEste curso permite-lhe assegurar com profissionalismo a diversidade das suas missões; nReforçar as competências-chave na função de secretariado;
nDesenvolver conhecimentos, métodos, técnicas e boas práticas de suporte à gestão e às equipas.
SELLER
3 DIAS
21 horasRef.ª 10-A-072
Lisboa 18 a 20 de março Lisboa 27 a 29 de maio Porto 15 a 17 de junho Lisboa 1 a 3 de julho Lisboa 14 a 16 de outubro Porto 2 a 4 de novembro Lisboa 11 a 13 de novembro Lisboa 9 a 11 de dezembro750 €
+ IVA à taxa em vigor + 2 módulos e-LearningAPOIO ADMINISTRATIVO À GESTÃO
3 DIAS
21 horasRef.ª 10-A-073
Porto 21 a 23 de janeiro Lisboa 23 a 25 de fevereiro Lisboa 22 a 24 de abril Lisboa 3 a 5 de junho Lisboa 14 a 16 de setembro Porto 7 a 9 de outubro Lisboa 19 a 21 de outubro Lisboa 23 a 25 de novembro uPorquê?
A orientação das organizações para novas competências valoriza e reforça a importância da missão do secretariado executivo e consequente envolvimento nas atividades e tarefas das respetivas hierarquias. As secretárias executivas devem:
ncompreender as novas exigências da gestão; nelevar o nível das suas performances para
enfrentar novos desafios;
ne apostar em competências chave com o objetivo
de contribuírem para o sucesso dos gestores que apoiam.
u
Para quê?
No final da formação os participantes deverão ser capazes de:
ndominar as competências técnicas, sociais
e pessoais, funcionais e estratégicas;
nmelhorar as suas performances no apoio à gestão
de forma autónoma, responsável e criativa;
nresponder às novas exigências da função:
proatividade, polivalência, flexibilidade, e adaptação a mudanças imprevistas;
nrelacionar-se harmoniosamente numa perspetiva
pessoal e interpessoal u
Para quem?
Secretárias de direção, assistentes, assessoras de administração com experiência que queiram aperfeiçoar-se nos diferentes domínios da função: técnico e psicológico.
u
Como?
nExposições curtas sobre os temas do programa. nTrabalhos de grupo para resolução e crítica
de casos práticos.
nJogos pedagógicos.
nRole-Plays filmados em video-tape, seguidos
de análise e debate interativo.
nAnálise de situações apresentadas
pelos participantes para favorecer a troca de experiências e partilhar competências comuns.
Programa
1 Analisar a função na empresa e em relação ao management
nConhecer os objetivos e missões,
e competências requeridas em 3 dimensões:
-transversais, pessoais e de gestão.
nRefletir sobre a definição
de competência.
nEstimular a proatividade
no desempenho da função.
nCompreender o management:
-analisar as funções e tarefas do manager e os diferentes estilos de gestão;
-comunicar e adaptar-se ao estilo de gestão da hierarquia; -aplicar o princípio da complementaridade e competências requeridas; -identificar as zonas de desenvolvimento profissional. 2 Desenvolver aptidões na organização do trabalho e gestão do tempo
nConseguir um equilíbrio entre
as exigências da função e as suas escolhas - definir prioridades.
nReferenciar os obstáculos pessoais
a uma boa organização do trabalho e meios de os ultrapassar.
nDescobrir as atitudes face à gestão
pessoal do tempo e impacto sobre a sua performance.
nElaborar um plano de ação pessoal.
3 Contribuir para o sucesso do trabalho em equipa
nDefinir os fatores de sucesso
de uma equipa.
nIdentificar os diferentes perfis
e saber adaptar-se.
nDescrever as 5 fases de evolução
de uma equipa e comportamentos associados.
nSaber influenciar e motivar a equipa. nReforçar a sua capacidade
de “vender” ideias.
nDesenvolver uma lógica
de cooperação:
-o quadro de repartição de tarefas; -a delegação e o controlo; -o apoio à tomada de decisão. 4 Acrescentar um valor ao desempenho através da criatividade nA criatividade individual: -utilizar as potencialidades do seu cérebro;
-ultrapassar o domínio do racional.
nA criatividade do grupo:
-multiplicar as suas capacidades inventivas através do efeito do estímulo coletivo. 5 Estabelecer relações
interpessoais construtivas e duradouras
nConhecer os processos
de comunicação e o seu impacto no relacionamento interpessoal – Descobrir o seu perfil comunicacional.
nAdquirir um melhor conhecimento
de si própria – as diferentes formas de exprimir a sua personalidade.
nMelhorar as relações com os outros:
-analisar as relações interpessoais no meio profissional;
-identificar os sinais; de reconhecimento e motivação.
nInterpretar as reações dos diferentes
interlocutores e saber enfrentá-las.
nDesenvolver uma postura construtiva
nas relações de trabalho e promover um clima de trabalho produtivo. APÓS A FORMAÇÃO EM SALA:
OFERTA DE 2 MÓDULOS DE E-LEARNING
n Gestão do tempo: defina as suas prioridades.
n Três ferramentas para uma boa comunicação.
Para ir + além...
Para complementar esta formação recomendamos:nAssertividade (pág. 25); nA arte de bem gerir o seu tempo
(pág. 30);
nInteligência emocional (pág. 26).
Secretária executiva
Competências chave para elevar a performance no suporte ao management
750 €
+ IVA à taxa em vigorPontos fortes
nUm curso que permite ganhar em eficácia e aumentar a performance no desempenho da função de secretariado
executivo.
nConhecer as novas competências do secretariado executivo, desenvolver a capacidade de comunicação interpessoal
e aprender a agir de forma proativa e construtiva.
SELLER
108
APOIO ADMINISTRATIVO À GESTÃO
© Cegoc 2015
Ficha de inscrição pág. 155 u
Porquê?
As assistentes de gestão de topo precisam de promover uma colaboração eficaz sustentada num conjunto de competências e ferramentas necessárias a cada um dos papéis do gestor. Este curso permite-lhe desenvolver as aptidões indispensáveis para responder às exigências do gestor que assiste e enfrentar os desafios da atual gestão em constante mudança e crescente complexidade.
O novo gestor necessita de uma assistente que:
ncompreenda os modelos de gestão que contribuem
para o êxito das organizações;
nesteja alinhada com os objetivos da gestão de topo; nsaiba quais as competências-chave, instrumentos
e ferramentas que lhe permitem apoiar as atividades de gestão;
ncompreenda os imperativos jurídicos
e económicos que se colocam às organizações;
nentenda melhor o funcionamento, a estrutura,
os desafios e a cultura da empresa para alcançar resultados.
u
Para quê?
No final da formação, os (as) assistentes deverão ser capazes de:
napoiar os gestores nas suas responsabilidades,
tomando consciência da complexidade da sua função;
ncompreender e enquadrar os imperativos
económicos em contexto profissional;
nacrescentar valor ao desempenho e elevar
a sua performance no suporte à gestão. u
Para quem?
Secretárias e assistentes de administração, Secretárias de direção e assistentes executivas, que conheçam a fundo todas as técnicas da função e que desejem aderir a uma transformação qualitativa ao nível das suas atribuições. u
Como?
Exposições teóricas sobre os temas do programa. Trabalhos de grupo: resolução e crítica de casos práticos, alguns baseados em situações reais propostas pelos participantes.
Debate interativo, dinâmico, no sentido de incitar os participantes a aprofundar os seus conhecimentos e aplicá-los após o curso.
Programa
1 Analisar o papel da assistente de gestão nas atuais estruturas empresariais
1.1 Diferenciar as características entre secretariado tradicional e a nova função de assistente
nObjetivos e missões; atividades
e tarefas; competências exigidas. 1.2 Avaliar o impacto da
internacionalização na função
nAnalisar os efeitos da complexidade
cultural. A comunicação intercultural. As barreiras culturais.
nDistinguir as várias dimensões
culturais na atividade diária das assistentes e das organizações que integram.
nDefinir os requisitos de uma boa
imagem internacional. 2 Acompanhar e apoiar o gestor
no exercício das suas principais tarefas
nDeterminar quais as missões do gestor. nAnalisar os diferentes modos
e estilos de gestão:
-natureza e necessidades do manager; -colaborar na análise dos problemas, na preparação e tomada de decisão: pesquisar, selecionar e tratar informações úteis; identificar a metodologia do estudo de situações e de resolução de problemas.
3 Desempenhar um papel de “facilitador(a)” nas relações profissionais e de negociação
nPromover a circulação
das informações.
nAssegurar o papel de interface
entre o manager e os diferentes interlocutores.
nDescobrir os instrumentos e métodos
de negociar para “vender” as suas ideias.
4 Efetuar uma primeira abordagem à contabilidade geral, análise financeira, aspetos jurídicos e fiscais e controlo de gestão
4.1 Aspetos jurídicos e fiscais
nAdquirir noções sobre os diferentes
tipos de sociedades.
nInterpretar a lógica do funcionamento
da empresa (mecanismos, constrangimentos de gestão).
nAnalisar as incidências jurídicas
e suas consequências na prática. 4.2 Contabilidade e gestão
nAvaliar a importância da contabilidade
geral e analítica para a empresa.
nAdquirir noções básicas sobre
o orçamento e respetivo acompanhamento.
nConhecer alguns indicadores
de gestão (liquidez, solvabilidade, rentabilidade, autonomia financeira, fundo de maneio, etc.).
nAnalisar o tableau de bord. nInterpretar o balanço
e a demonstração de resultados. 4.3 Gestão financeira
nLer e analisar os documentos
financeiros: rácios; fundo de maneio e necessidade de fundo de maneio; tesouraria.
APÓS A FORMAÇÃO EM SALA: OFERTA DE 2 MÓDULOS DE E-LEARNING n Analisar e avaliar os elementos financeiros.
n Descodificar o balanço e demonstração de resultados.
Para ir + além...
Para complementar esta formação recomendamos:nFinanças para não financeiros
(pág. 90);
nAssertividade (pág. 25); nA arte de bem gerir o seu tempo
(pág. 30).
Assistente de gestão
Competências-chave para apoiar e acompanhar as atividades de gestão
Pontos fortes
nO curso assistente de gestão permite uma transformação qualitativa ao nível das competências-chave do apoio
às atividades de gestão.
nEsta formação inclui 2 módulos de e-Learning em áreas complementares.
nUma METODOLOGIA baseada na resolução e crítica de casos práticos (situações reais propostas pelos participantes),
debate interativo, dinâmico, no sentido de incitar os participantes a aprofundar os seus conhecimentos e aplicá-los após o curso. SELLER
3 DIAS
21 horasRef.ª 10-A-194
Lisboa 11 a 13 de fevereiro Lisboa 28 a 30 de abril Lisboa 17 a 19 de junho Porto 8 a 10 de julho Lisboa 23 a 25 de setembro Lisboa 21 a 23 de outubro Lisboa 30 de nov. a 2 de dezembro Porto 14 a 16 de dezembro750 €
+ IVA à taxa em vigor + 2 módulos e-LearningAPOIO ADMINISTRATIVO À GESTÃO
u
Para quê?
No final da formação os participantes estarão aptos a:
ndominar uma linguagem multidisciplinar que
se impõe no contexto empresarial;
nintensificar um desempenho diferenciado, mais
confiante e construtivo através do conhecimento de um conjunto de princípios básicos de gestão aplicados nas empresas ao nível da estratégia empresarial e dos recursos humanos;
nler e compreender os mapas contabilísticos
e financeiros da sua área;
ninterpretar os assuntos relacionados com
a legislação de enquadramento das empresas;
nanalisar a situação económico-financeira
da empresa, projetos de investimento e compreender a interação com a economia da empresa;
ncompreender o que significa o marketing-mix
empresarial e para que servem as teorias e técnicas de marketing em ambiente internacional;
ndominar os aspetos jurídicos essenciais à vida
da empresa;
nconhecer os princípios básicos de gestão
e liderança. u
Para quem?
Assistentes, Secretárias Executivas, Secretárias de Direção e Administração com experiência profissional, que pretendem desenvolver os seus conhecimentos nas áreas da gestão, da economia e finanças, da contabilidade e do direito, do marketing, dos recursos humanos, da gestão e liderança.
u
Como?
O programa será desenvolvido num enquadramento de grande rigor metodológico, que pretende ser uma experiência de transformação pessoal, assente em metodologias e abordagens que permitem melhorar o autoconhecimento e as soft-skills individuais essenciais às profissionais que exercem a atividade de secretariado em ambientes exigentes.
“
As secretárias/assistentes precisam estar preparadas para enfrentar os novos desafios que são colocados aos gestores que apoiam. Não cessam de aumentar sobre as mesmas, as pressões, exigências e expectativas que decorrem do contexto organizacional e das situações complexas e contraditórias inerentes à gestão. Nestas circunstâncias, o secretariado necessita desenvolver competências genéricas na área da gestão, sem que para isso precise de formação básica nessa área. Este curso permite-lhe descobrir um conjunto de conteúdos multidisciplinares desenhados e organizados coerentemente, para ajudar a responder às exigências da gestão, cada vez mais rigorosa e seletiva, e das equipas que integram um mundo empresarial cada vez mais complexo e viver ainda uma experiência de aprendizagem inovadora, intensa e potenciadora do seu desenvolvimento pessoal e profissional.”
Programa
1 Estratégia empresarial: princípios e opções
nDefinir estratégia.
nAnalisar o contexto de negócio. nA procura da antecipação do futuro. nAnálise SWOT: porquê e para quê. nAnálise da cadeia de valor. nEstratégias genéricas. nEstratégias alternativas. nDa estratégia à ação – como
implementar no terreno a estratégia predefinida.
2 Gestão e liderança
nO ciclo da gestão: planeamento,
organização, coordenação e controlo.
nPrincípios-chave da liderança:
- chefe versus líder, estilos de liderança.
nGerir a mudança:
- dinâmica da mudança; - visão pessimista e otimista; - mudança cultural e organizacional; - forças resistentes à mudança; - gestão das emoções;
nFocus nos resultados:
- Management by objectives (MBO).
nGerir, liderar e motivar equipas.
3 Finanças e economia
nO fundamental da “linguagem”
financeira.
nOperações financeiras: custos
e proveitos.
nPlaneamento financeiro
- para que serve? - vantagens;
- Análise de projetos de investimento: • O risco: conceito.
- Criação de valor para a empresa e para os acionistas.
4 Contabilidade e controle de gestão
nContabilidade – conceitos básicos,
princípios e seu impacto no reporting financeiro.
nRegras contabilísticas. nKey financial statements. nO processo contabilístico – das
transações ao fecho das contas.
nRelatórios anuais e reporting. nAnálise da evolução financeira
da empresa. 5 Aspetos jurídicos
nAnalisar o essencial do sistema
legislativo português útil à vida da empresa:
- leis, decretos, jurisprudência: saber distinguir e encontrar as informações; -as diferentes formas jurídicas
das sociedades: sociedades civis, sociedades de capitais, sociedades de pessoas;
-as responsabilidades jurídicas dos dirigentes, as obrigações declarativas.
nPraticar o secretariado jurídico
na empresa:
- o arquivo de documentos: durações legais de conservação dos documentos da empresa; -o registo dos atos jurídicos,
os documentos declarativos e o que eles contêm;
-organizar as reuniões do conselho de administração: convocatórias, representação de um administrador por um outro, atas.
6 Recursos Humanos
nPrincípios básicos de recursos
humanos: - pessoas e recursos; -evolução da gestão de recursos
humanos: das funções às competências.
nDesenvolvimento recursos humanos:
-Recrutamento, seleção e acolhimento: • processo de seleção e recrutamento; • desenvolvimento de entrevistas e avaliação; • acolhimento e integração. -Gestão de desempenho e das competências: • avaliação de desempenho versus gestão do desempenho; • etapas do processo de gestão de desempenho;
• métodos de avaliação das competências.
-Formação profissional: • políticas de formação alinhadas com a estratégia da organização; • o papel da formação no desenvolvimento de competências;
• a legislação e a regulamentação existente aplicável à formação profissional;
• a Norma ISO 10015, linhas de orientação para a formação; • o plano de formação, avaliação e controlo;
• carreiras profissionais e gestão de talentos;
• compreender a importância das competências na gestão empresarial e na gestão das pessoas;
• conhecer diferentes perspetivas sobre o conceito de competência e de talento;
• vantagens da GRH por competências; • captar e reter talentos. 7 Marketing
nO que é o marketing?
- Função;
- Conceito e necessidades.
nFocus no cliente e o ciclo da compra. nPlano de marketing e sua análise. nDesafios e tendências no marketing. nMarketing mix (marketing
operacional).
nMarketing estratégico e estratégias
de marketing.
Mini “MBA” o fundamental da gestão e o secretariado
Processo e relações para um desempenho de excelência
5 DIAS
35 horasRef.ª 10-A-948
Lisboa
11 a 15 de maio Lisboa28 de setembro a 2 de outubro Lisboa9 a 13 de novembro
1350 €
+ IVA à taxa em vigor110
APOIO ADMINISTRATIVO À GESTÃO
© Cegoc 2015
Ficha de inscrição pág. 155 u
Porquê?
nA noção de competência do secretariado rompe
com o paradigma da qualificação anterior, que privilegiava a especialização, e modifica o modelo comportamental associado ao seu perfil.
nO silêncio, a segmentação de tarefas são
substituídos pela interatividade, autonomia e proatividade. A competitividade e instabilidade do novo cenário organizacional exige que a secretária/assistente ao lidar com os desafios, saiba fazer a diferença em relação às habilidades/ /qualidades solicitadas, essa diferença está no conjunto dos seus recursos pessoais que lhe permitem atuar multifuncionalmente. u
Para quê?
Uma formação que lhe permitirá:
nfixar objetivos e definir um padrão de excelência
ao nível do seu desempenho;
ncriar as próprias medidas de excelência e fazer
delas a sua forma normal de atuar;
nfortalecer a sua proatividade: antecipar
necessidades ou mudanças, aumentar a capacidade de agir e evitar a reatividade;
ndominar a análise SWOT e focar-se no seu potencial
de recursos, minimizar as suas fraquezas, e tirar partido das oportunidades;
nusar uma metodologia de resolução de problemas
que facilite a compreensão racional e consciente dos problemas;
nser mais afirmativa;
navaliar de forma realista os seus erros como forma
de melhorar a sua autoestima e a autoconfiança;
ngerir melhor as suas emoções através
dos seus recursos de inteligência emocional;
ndesenvolver a sua cooperação: pensar
ganhar-ganhar. u
Para quem?
Secretárias administrativas, secretárias executivas, assistentes de direção e apoios administrativos de suporte à gestão que pretendam desenvolver as suas competências atuais e alcançar a excelência profissional.
u
Como?
nExplora a temática a partir dos resultados
obtidos pelo estudo ”A assistente europeia” realizado pelo grupo Cegos em parceria com a EUMA (European Management Assistants).
nUma formação muito operacional que alterna
a exposição e aplicação de conceitos e métodos.
Programa
IntroduçãoAlcançar a excelência profissional
nDefinir excelência profissional
e adaptá-la ao sistema de trabalho da secretária.
nIdentificar os princípios de excelência
e integrá-los na gestão excelente da atividade de secretariado. Chave 1
Antecipação: desenvolver a proatividade e espírito de iniciativa
nAfirmar-se no quotidiano profissional:
técnicas de assertividade.
nDesenvolver a sua motivação. nReforçar o campo de autonomia
e desempenhar com excelência as principais missões. nAgarrar as oportunidades e traduzi-las em sucessos profissionais. Chave 2 Associação: desenvolver a cooperação
nInteragir com sucesso com a equipa
que apoia.
nPensar ganhar-ganhar. nAplicar o método R.E.S.P.E.C.T.
na relação com os clientes internos e externos.
Chave 3
Adaptação: integrar-se em diferentes contextos
nEstar alinhada com os objetivos
profissionais.
nPreparar-se para os novos desafios
e as exigências atuais do management e compreender as repercussões na sua função.
nIdentificar como a mudança pode
influenciar o seu desempenho.
nUtilizar os recursos
da sua inteligência emocional.
nObter êxito no papel de “facilitadora”. nArgumentar e convencer.
Agir em situações delicadas. Chave 4
Atitude: desenvolver o saber-estar
nAvaliar a importância
da personalidade para conseguir desempenhar com êxito as suas missões. Chave 5
Aptidão: desenvolver novas competências
nValorizar os seus recursos potenciais. nAdaptar o seu modo de pensar. nDesenvolver o seu espírito
de abertura e a sua criatividade
nIdentificar zonas de progresso
e conceber um plano de melhoria individual.
Para ir + além...
Para complementar esta formação recomendamos:nAssertividade (pág. 25); nInteligência emocional (pág. 26); nGerir emoções em situações
difíceis (pág. 122).
A secretária e a excelência profissional
5 chaves para alcançar a excelência e fazer a diferença
Pontos fortes
nRealização de autodiagnósticos para cada um dos princípios da excelência a desenvolver, que permite a cada
participante descobrir o potencial a desenvolver e definir qual a sua margem de progresso.
nUm curso baseado em 5 princípios-chave que permitem alcançar a excelência e aumentar a performance individual
no desempenho da função de secretariado.
nEste curso permite-lhe descobrir e dominar os princípios da excelência profissional e saber integrá-los
no seu quotidiano profissional incorporando as noções, de competência, flexibilidade, polivalência, integração e adequação à função. SELLER
2 DIAS
14 horasRef.ª 10-A-703
Lisboa 2 e 3 de fevereiro Lisboa 13 e 14 de abril Porto 25 e 26 de maio Lisboa 25 e 26 de junho Lisboa 21 e 22 de setembro Lisboa 29 e 30 de outubro Porto 19 e 20 de novembro Lisboa 17 e 18 de dezembro650 €
+ IVA à taxa em vigorAPOIO ADMINISTRATIVO À GESTÃO
3 DIAS
21 horasRef.ª 10-A-412
Porto
9 a 11 de março Lisboa8 a 10 de abril Porto5 a 7 de outubro Lisboa 26 a 28 de outubro Lisboa16 a 18 de novembro
750 €
+ IVA à taxa em vigoru
Para quê?
No final da formação os participantes deverão ser capazes de:
nadequar os métodos de gestão documental
em termos de produção, organização, gestão da informação e arquivo de documentos conforme os referenciais normativos;
navaliar o impacto da revolução digital no arquivo
administrativo. u
Para quem?
nChefes de unidades administrativas. nSecretárias/assistentes.
nTécnicos administrativos com responsabilidade
na área de arquivo.
nColaboradores de áreas administrativas, direta
ou indiretamente ligados à organização e gestão da informação e de documentos de arquivo. u
Como?
Pedagogia ativa, alternando exposições temáticas e debates, análise de situações concretas trazidas pelos participantes.
“
Diante das transformações económicas, políticas e tecnológicas que todas as organizações experimentam, a informação tornou-se uma ferramenta ainda mais poderosa e essencial. Manter os arquivos organizados significa, em última análise, manter a informação organizada e disponível o que implica uma gestão de documentos funcional para garantir a recuperação da informação e a preservação da memória do acervo documental. Este curso permite-lhe conhecer os referenciais normativos na gestão de documentos de arquivo e da documentação no âmbito dos sistemas de gestão da qualidade e identificar as várias etapas na conceção e implementação de um sistema de arquivo, associado aos desafios impostos pelos novos ambientes digitais.”
Programa
PRIMEIRA PARTE:GESTÃO DOCUMENTAL E ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS
1 Definir as missões e os objetivos da função arquivo
nDefinir conceito de arquivo e tipologias. nCompreender qual o lugar, papel
e missões dum serviço de arquivo numa organização.
nIdentificar o documento de arquivo, sua
caracterização e valores associados. 2 Utilizar as orientações das Normas
ISO na gestão documental
nDiferenciar as normas ISO 15489
e a norma ISAD (G) de descrição arquivística.
nAdequar os métodos de gestão
documental, em termos de produção, gestão e arquivo dos documentos que testemunham as atividades quotidianas da organização, conforme a norma.
nConstruir um programa global
de gestão de documentos de arquivo. 3 Compreender os requisitos
da documentação no âmbito dos sistemas de gestão da qualidade
nIdentificar os princípios de gestão
da qualidade.
nConhecer a estrutura e modelo
da norma ISO 9001.
nDistinguir os conceitos processo
e procedimento.
nCompreender o essencial
da abordagem por processos.
nImplementar os requisitos da ISO 9001
relacionados com a documentação.
nConhecer as orientações para
a documentação dos sistemas de gestão da qualidade preconizadas na NP 4433.
4 Analisar as diferentes etapas de conceção e implementação de um Sistema de arquivo
nEfetuar a investigação preliminar. nEfetuar a análise funcional. nIdentificar os requisitos
dos documentos de arquivo.
nSaber avaliar os sistemas existentes. nDesenhar o sistema de arquivo. nImplementar o sistema de arquivo. nEfetuar o controlo, ajustamento
e revisão.
SEGUNDA PARTE:
O IMPACTO DA REVOLUÇÃO DIGITAL NOS ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS
1 Definir uma política de preservação e conservação de documentos de arquivo
nIdentificar um conjunto
de procedimentos básicos de preservação e conservação preventiva de documentos de arquivo. A preservação do digital.
nAnalisar as implicações
de uma gestão integrada de riscos: -identificar e avaliar os riscos
possíveis;
-minimizar os riscos de alteração ou degradação dos documentos e coleções de arquivo. 2 Determinar o impacto
da revolução digital nos arquivos
nIdentificar o valor dos documentos:
mito ou realidade.
nAnalisar a importância de uma gestão
integrada dos arquivos: metadados e interoperabilidade.
nDescrever os novos ambientes
digitais e ambientes tecnológicos.
nDistinguir os diferentes formatos
e suportes digitais.
nAnalisar o modelo de requisitos
MoReq2010.
nAssociar a preservação digital
ao modelo OAIS.
nRelacionar a WEB 2.0 e os arquivos.
