MANUAL DO CLIENTE versão l. (Direitos reservados)

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MANUAL DO CLIENTE

UAL DO CLIENTE

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2 Anotações:

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MANUAL DO CLIENTE

Número do Manual:__________________ Cliente:__________________________________________________________________________ CNPJ:___________________________________________________________________________ Recebido em:_____/_____/________ _____________________________________ Entregue por:

Caro cliente

Este manual tem a finalidade de instruí-lo em alguns

procedimentos de trabalho, para melhor integração e

comunicação com a BHS, objetivando uma melhor

performance e rapidez em todos processos contábeis

executados, evitando assim multas impostas pelo Fisco.

Alertamos que o intuito deste manual não é informação

legislativa, e sim, normas e procedimentos a serem adotados

podendo ser alterado a qualquer momento de acordo com as

mudanças nas leis.

Braz Henrique F. Souza Luiz Roberto Corrêa

Contador CRC 34.765/O-8-Pr

Contador CRC 24717/O-7-Pr e-mail braz@bhsorg.com.br e-mail luiz@bhsorg.com.br

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Este manual está dividido em 5 segmentos:

1 Setor de Legalização/Apoio_____________________

5

2 Setor Pessoal_________________________________

6

3 Setor Fiscal__________________________________

8

4 Setor Contábil________________________________

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5 Prazos de Entrega de Documentos________________

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Iremos discorrer sobre os procedimentos que deverão ser

adotados por sua empresa.

Para acessar o site da BHS: login:__________________________

senha:__________________________

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1 - Setor de Legalização/Apoio

Encarregada: Eliane Oliveira ...eliane@bhsorg.com.br

Assistentes: Alex...alex@bhsorg.com.br

Joice...joice@bhsorg.com.br

Orientações:

Acessar nosso site

www.bhsorg.com.br

para consultar, informar,

emitir certidões negativas direto e comunicar-se com a BHS

através de senha;

Alterações Contratuais da empresa deverão ser solicitadas por

escrito;

Cadastros a serem preenchidos pela BHS, deverão ser solicitados

no mínimo com 3(três) dias de antecedência, no qual serão

cobrados como serviços extras;

Caixas contendo Arquivos de documentos da empresa serão

devolvidas após o término do exercício anterior;

Certidões Negativas deverão ser solicitadas com antecedência

de no mínimo 1(um) mês, para ter tempo hábil, caso seja

necessário, para regularizações, no qual serão cobradas como

serviços extras;

Certificados Digitais poderão ser emitidos direto pela BHS

(e-CNPJ, e-CPF e e-NFe);

Declarações de Faturamento, Declarações de Pro-Labore, bem

como DECORE´s, deverão ser solicitados com 1 (um) dia de

antecedência;

RADAR emitidos pela BHS para importações e exportações

serão cobrados como serviços extras.

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2 – Setor Pessoal

Encarregada Grupo A: Edinéia...edineia@bhsorg.com.br

Encarregado Grupo B: Braz Souza...souza@bhsorg.com.br

Orientações:

Admissão de funcionário deverá ser feito o processo todo pelo

site da BHS

www.bhsorg.com.br

, com o preenchimento do

formulário de admissão(Diversos/Processos/Novo/Admissão) no

qual os documentos necessários estarão disponíveis na página

inicial do site “Documentos Admissão”;

*O procedimento de admissão deverá ser informado a BHS

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dias antes do inicio do Contrato de Trabalho para

cumprimento da legislação , sujeito a multa.

Cooperativas contratadas (Unimed, UniOdonto e outras),

deverão ser encaminhadas as Notas Fiscais à BHS com

urgência, até do dia 20(vinte) de cada mês da emissão da NF, aos

cuidados do RH para cálculo do INSS sobre o valor do serviço;

Férias deverão ser solicitadas pelo cliente através do site

www.bhsorg.com.br

com antecedência de 30 dias antes do gozo,

não podendo deixar vencer a 2ª (segunda) férias do funcionário,

sendo penalizado com pagamento em dobro das mesmas;

Folha de pagamento (horas extras, faltas, vales, atrasos,

autônomos pagos por RPA, etc) deverão ser informados através

do site

www.bhsorg.com.br

, com senha do cliente, até o 1º dia

do mês subsequente;

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Notas Fiscais com retenção de INSS deverão ser enviadas à

BHS

com urgência

dentro do mês

, através de e-mail, fax ou

pessoalmente, para emissão da guia do INSS retido;

Rescisões contratuais deverão ser informadas através do site

www.bhsorg.com.br

no dia da emissão do aviso prévio, tanto

imediato quanto trabalhado, lembrando que há modelos de

avisos prévios na página inicial.

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3 - Setor Fiscal

Encarregada: Ana...anamaria@bhsorg.com.br

Assistente: Rodolfo...rodolfo@bhsorg.com.br

Assistente: Eliane Santos...elianesantos@bhsorg.com.br

Orientações:

Comprovantes originais dos tributos deverão ser enviados com o devido comprovante de pagamento. Caso não esteja o comprovante anexado, o mesmo será devolvido;

DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica de compra de mercadorias, matérias-primas, ativo imobilizado, vendas e prestação de serviços e demais notas fiscais de operações realizadas pela empresa devem estar ordenadas e ser enviadas à contabilidade ou ser retiradas na empresa até 5º(quinto) dia útil do mês subsequente, para registro e/ou classificação e posterior contabilização;

Notas fiscais de Serviços Contratados com retenção de impostos deverão ser enviadas para o setor fiscal via e-mail ou pelo site, logo após o seu recebimento para emissão de darf´s de recolhimento, lembrando que a ausência do recolhimento de impostos retidos ou o recolhimento em atraso gerará multa e juros;

Tomadores de Serviços (Serviços prestados à sua empresa) deverá ser enviado a Nota Fiscal de Serviço juntamente com as demais documentações ao setor Fiscal até o 5º dia útil do mês subsequente;

Sem Movimento – Caso a empresa não tenha emitido Nota Fiscal no mês, deverá informar por e-mail ou site da BHS até o dia 20(vinte) do mês subsequente a não movimentação para informações Acessórias (SPED Fiscal, SPED PIS/Cofins, DCTF e Declarações Municipais). Não informando e enviando Notas Fiscais após este prazo, informaremos aos

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9 órgãos reguladores como sem faturamento, não nos responsabilizando por eventuais multas que incorrerem, caso tenham emitido Notas Fiscal.

Tomador de Serviço contratado com sede fora de Curitiba, deverá o cliente consultar antes de contratá-lo, o CPOM pelo site

http://isscuritiba.curitiba.pr.gov.br/cpom/ e consultar no campo “Pesquisar

Prestador de Fora” se a empresa está cadastrada. Caso contrário, reter 5% do valor total da Nota Fiscal e deduzir do serviço prestado. Encaminhar a Nota Fiscal de imediato à BHS para emissão da guia avulsa do ISS.

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4 - Setor Contábil

Encarregada: Rosana...rosana@bhsorg.com.br

Assistentes: Hermabel...abel@bhsorg.com.br

Jefferson...jefferson@bhsorg.com.br

Orientações:

Avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações, débitos, créditos, etc. deverão ser encaminhados à Contabilidade até o 5º dia do mês subsequente;

Avisos de cobrança bancária e de cartões de crédito: enviar os avisos de todas as operações (desconto, cobrança simples, vinculada, cheques descontados e em custódia, antecipações, cartões de crédito);

Contrato de aluguel deve ser enviado, juntamente com os recibos dos pagamentos dos mesmos, lembrando que dependendo do valor e/ou forma de contratação( PF ou PJ) , cabe a retenção de IR na fonte, no qual deverão serem encaminhados até o 5º dia do mês subsequente; (Mesmo sendo na Pessoa Física).

Contratos de seguros com apólice, empréstimos, financiamentos,

leasing, etc.: enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas.

Notas fiscais e contratos de financiamento de bens móveis ou imóveis até o 5º(quinto) dia útil do mês subsequente;

Despesas com refeições, combustíveis e lubrificantes, material de limpeza, brindes, conservação, manutenção e outras pequenas despesas somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal de consumidor, cupom fiscal ou nota fiscal de serviços (1ª via e em nome da pessoa jurídica);

Energia elétrica, telefone e água, etc. devem ser entregues juntamente com os demais documentos.

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11 Extratos bancários, extratos de aplicações financeiras e cartões de crédito: enviar extrato mensal com a movimentação do primeiro ao último dia de cada mês até o 5º dia útil do mês subsequente;

Prazo de entrega de documentos contábeis até o 5º dia do mês subsequente.

Não enviar à BHS: Documentos em nome da Pessoa Física (Exemplo: combustível, mercado, mensalidade escolar, Plano de Saúde, e demais despesas particulares) e Recibos sem CNPJ/CPF.

OBSERVAÇÃO:

Segundo a legislação, os tickets e/ou cupons de supermercados e outros são válidos como documento fiscal: “As despesas, cujos pagamentos sejam efetuados à pessoa jurídica, deverão ser comprovadas por Nota Fiscal ou Cupons emitidos por equipamentos ECF - Emissor de Cupom Fiscal, observados os seguintes requisitos, em relação à pessoa jurídica compradora: sua identificação, mediante indicação de seu CNPJ; descrição dos bens ou serviços, objeto da operação; a data e o valor da operação.”

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5 – Prazos de Entrega de Documentos

Setor Pessoal:

Cooperativas (NF´s)...até o dia 20(vinte) do mês de emissão da NF Documentos de Admissão... logo após preenchimento formulário pelo site Folha de Pagamento...até 1º(primeiro) dia do mês subsequente

Setor Fiscal:

Notas Fiscais...até 5º(quinto) dia útil do mês subsequente Notas Fiscais com retenção...de imediato por E-mail/site Sem Movimentação...até o dia 20 do mês subsequente por E-mail/site

Setor Contábil:

Ativo Imobilizado (NF)... até 5º (quinto) dia útil do mês subsequente Contratos Empréstimos e outros..... até 5º (quinto) dia útil do mês subsequente Despesas p/ Contabilidade...até 5º(quinto) dia útil do mês subsequente Extrato Bancário... até 5º (quinto) dia útil do mês subsequente Recibos de Aluguéis...até 5º (quinto) dia útil do mês subsequente