Plataforma de Gestão de Conteúdos Portal UA Manual de administração (versão beta) O Portal Web da UA assenta num paradigma de descentralização na edição de conteúdos, em que cada unidade/serviço/entidade da UA fica responsável pela construção e manutenção do seu site, sendo a administração geral da plataforma, o seu desenvolvimento e o suporte aos pivots assegurada pelos Serviços de Comunicação, Imagem e Relações Públicas (SCIRP) e o suporte técnico do sistema a cargo dos Serviços de Tecnologias de Informação e Comunicação (STIC). A manutenção e desenvolvimento desta plataforma resultam de um esforço concertado para construção de um dos principais veículos de informação, tanto para a comunidade externa como para a interna, sendo representativo o número elevado de sub‐sites que atualmente compõem o Portal Web da UA (cerca de 200), e a quantidade de visitas mensais que ronda as cerca de 600 mil . 1. Criar um site a. Posso solicitar a criação de um site? Sim, é possível solicitar a criação de um novo site, desde que exista um enquadramento explícito da comunidade UA (departamento, unidade, projeto) ou tenha sido estabelecido um protocolo co m a UA que inclua este serviço. Em ambos os casos, estabeleça contacto através do endereço [email protected] para dar início ao procedimento de criação do site. b. Qual o procedimento? Tem algum custo associado? O responsável pelo departamento/unidade/projeto para o qual é necessário um novo site deve enviar os seguintes dados para o endereço de e‐mail [email protected]: o nome do site, o endereço pretendido e a indicação de quem irá ser o pivot responsável pela sua edição. A atribuição de uma imagem de topo será negociada de acordo com a natureza do site. O pedido de criação de um site na plataforma de gestão de conteúdos da UA não acarreta qualquer custo. c. Qual o endereço a atribuir? A todos os sites criados no âmbito da plataforma de gestão de conteúdos da UA (com acesso a um backoffice de administração de conteúdos) é atribuído um endereço do tipo www.ua.pt/nomedosite (ex.: www.ua.pt/ensino). Em alguns casos será será atribuído um endereço sob o domínio de um departamento/unidade por exemplo (ex.: www.ua.pt/dcspt/cea). Nestes casos, os sCIRP negociará o endereço a atribuir com o responsável pelo pedido. d. Quem administra o site? Quem edita os conteúdos? O site é administrado por um pivot, uma pessoa à qual foi dada a responsabilidade de gerir o site, ficando responsável pela inserção e edição dos conteudos (cf. ‘Como obter acesso?).
e. Quem presta suporte? O sCIRP, mais em especifico o Núcleo de Comunicação e Gestão Web (NCGW) é quem presta suporte, desde o pedido de criação do site, passando pelo apoio à construção e manutenção do mesmo. Para esclarecer duvidas envie preferencialmente um e‐mail para o endereço [email protected] ou contacte‐nos pelas extensões 52018 ou 52042. No momento de criação de um site, ser‐lhe‐á proposta uma pequena formação a fim de mostrar as principais funcionalidades da plataforma e esclarecer eventuais dúvidas. 2. Homepage UA a. Homepage subweb 3. Área de administração a. Login ‐ O acesso à administração do site é efetuado através do endereço http://www‐preview.ua.pt/Secure/ mediante a inserção dos dados de utilizador universal (mais informações sobre o UU http://www.ua.pt/stic/PageText.aspx?id=12836); b. Como obter acesso? Para poder aceder à plataforma de gestão de conteúdos, a credencial deve ser associada ao site que irá administrar, sendo este pedido colocado no momento de criação do site. Caso o site já esteja criado deverá solicitar o acesso através do email [email protected], identificando o site e o nome e UU de quem terá permissão
para entrar na aplicação.
Áreas do backoffice
O ambiente de administração da plataforma de gestão de conteúdos da UA é composto por três áreas: 1) banner e barra de topo, 2) menu de administração, 3) área central. Na barra de topo (1) encontra a identificação do utilizador, bem como do serviço que está ativo no momento, e os botões de 1 login/terminar sessão e entrada. O menu de administração (2), localizado na coluna à esquerda contém as ligações para as principais áreas de administração e a área central (3) é o local onde as operações de edição são executadas. c. Entrada Na área de entrada encontra a lista de sites que administra, no caso de ser administrador de mais do que um, e um resumo das últimas alterações efetuadas. Caso administre mais do que um site é aqui que pode mudar de ambiente de administração, bastando para isso que clique no título do site na lista de sites. Receberá o aviso da alteração do site ativo. Esta alteração torna‐se também visível na barra de topo. 1 nesta versão do portal não é necessário aceder a diferentes endereços quando se é administrador de mais do que um site. Na barra de topo está sempre visível qual o site ativo no momento.
A caixa de últimas alterações mostra um resumo das principais alterações efetuadas na plataforma de gestão de conteúdos e a sua caracterização quanto ao tipo, data, autor e site onde foram executadas. É possível filtrar para ver apenas as suas alterações (útil no caso partilhar a administração do site) selecionando ‘as minhas alterações’ junto do título da caixa ou fazendo uso dos mecanismos de filtragem avançada disponíveis no fundo da caixa. São listadas alterações genéricas em páginas, ficheiros ou de configuração do site.
O acesso à área de entrada está sempre disponível em todas as páginas, através do botão presente na barra de topo (destacar botão). Menu de administração O menu de administração subdivide‐se em: 1) gestão do site; 2) páginas; 3) ficheiros; 4) extras que correspondem às principais operações necessárias à construção e manutenção de um site na PGCUA Cada uma destas áreas subdivide‐se em áreas mais específicas ou funcionalidades relacionadas.
d. gestão do site ‐ neste menu encontra o acesso à edição dos menus de navegação do site e à gestão de pessoas. A criação dos menus de navegação é fundamental no processo de criação do site, pois é aqui que se define a forma como a informação é agrupada e mostrada aos visitantes. A adição de itens a um dos menus (de topo ou lateral) pode ser efetuado por duas vias: através do editor de menus ou no momento de edição de uma página. A criação dos menus de topo e lateral funciona do mesmo modo, pelo que a descrição que se segue é aplicável a ambos. O primeiro passo é criar os itens de menu que ficam no nível de topo .2 Para dar início a este processo, clique no botão ‘adicionar menu’ e aparecerá um novo item de menu com a designação ‘novo elemento’. Imediatamente a seguir ao nome de cada item de menu, aparece um conjunto de dois botões: um que serve para acrescentar um novo item de menu e o outro para removê‐lo da árvore . Ao
acrescentar um item ao menu, fazendo uso deste botão, estará a colocá‐lo hierarquicamente abaixo do
2 O primeiro nível, no menu de topo, não poderá ter links associados servindo
item em que estiver a clicar. Para colocar um item de menu no primeiro nível deve utilizar o botão ‘adicionar menu’. Agora é possível editar o seu nome e associar‐lhe uma ligação, sendo necessário clicar em cima do nome para realizar estas operações. Aparecer‐lhe‐á uma janela pop‐up onde figuram os campos editáveis do nome e url de destino, bem como três tabuladores de onde poderá escolher páginas, ficheiros e páginas especiais, para associar ao item de menu.
Para associar uma página previamente criada, clique no respetivo tabulador e seleccione a página pretendida; nos três casos, sempre que seleciona o elemento a associar, o campo de url de destino é preenchido com o url associado ao elemento escolhido. Pesquise no campo em baixo da lista de páginas, caso a página que pretende associar não figure entre as mais recentes. O campo de pesquisa devolve resultados em tempo real. Deve seguir o mesmo procedimento para realizar a associação de um ficheiro ou de uma página especial (cf. páginas especiais). Tem disponível a edição dos menus em três idiomas, bastando para isso selecionar a sigla do idioma pretendido: PT (em português), EN (inglês) ou ES (espanhol); nesta versão do portal não é necessário criar conteúdos específicos para cada um dos idiomas. Menu via aberta A edição do menu via aberta é reservada aos sCIRP. Ao administrador de cada site fica a opção de tê‐lo ou não visível na homepage do seu site.
Pessoas
Ao aceder à área de gestão de pessoas encontrará uma lista de pessoas afetas ao site, alimentada de forma automática pela interligação com as bases de dados de recursos humanos da UA. Deste modo não há necessidade de criar a ficha de pessoas novas na unidade, nem inserir manualmente o nome, a categoria e o estatuto desempenhados, que deverão ficar disponíveis assim que o vínculo com a pessoa for validado centralmente. O mesmo é aplicável quando há lugar a uma mudança de unidade.
No backoffice está disponível a listagem de pessoas associadas à unidade e a possibilidade de editar os campos cuja informação não consta dos registos centrais, sendo estes: o número do gabinete, a extensão telefónica, o telefone externo, o url pessoal (caso exista um) e as atribuições funcionais. O preenchimento e/ou atualização destes campos deve ser efetuado pelo pivot do site da unidade. No caso de não existir site à qual a pessoa esteja afeta, a atualização dos dados da pessoa deve ser solicitada através do email [email protected]. Para atualizar a informação referente a uma pessoa basta preencher os campos e atualizar.
e. páginas
Configuração da página inicial A configuração da página inicial compreende a definição dos destaques, uma área editável para a homepage e outra para o campo dos contactos gerais. Todas as páginas principais dos sites UA podem ser alimentadas com notícias provenientes do Jornal Online, em forma de destaque. A seleção das notícias que figuram na homepage é efetuada através da plataforma do jornal online. Para esclarecer dúvidas relativamente à forma como os sites do portal UA estão interligados com o Jornal Online, consulte a secção ‘ligação com o jornal’ deste manual. Na plataforma de gestão de conteúdos do site, passou a ser possível configurar se os destaques estão visíveis ou não, se estes aparecem acima ou por baixo da área editável e, no caso de se pretender que fiquem visíveis, permite ainda definir o número (de 1 a 6) e se são acompanhados de imagem.As áreas editáveis são compostas por um editor com as principais funcionalidades de edição de texto e imagem. Lista de páginas Na listagem de páginas é possivel consultar todas as páginas que compõem o site , bem como os3 mecanismos de pesquisa, ordenação e filtragem que facilitam a identificação de uma pagina em concreto. Nesta listagem é possível ver de imediato o título, estado (de publicação), autor, entre outros, bem como o acesso à área de edição, através do ícone. Criar nova A área de criação de uma página é composta por diversas áreas: informação base, texto, banners, widgets, associação a menu e palavras chave. 3 nesta versão do portal não há distinção entre página e conteúdo.
Informação base: ● PT / EN / ES ‐ a possibilidade de editar o mesmo conteúdo em mais do que um idioma a partir do mesmo local e sem necessidade de duplicar ou triplicar o conteúdo; quando se seleciona outro idioma é efetuada uma ‘cópia’ da versão em português que depois pode editar e adaptar ao idioma em questão. ● Título no browser ‐ o que aparece no cabeçalho da maioria dos browsers ● Título da página ‐ o que identifica a página na listagem de páginas em backoffice e é o título visível para o público; ● URL amigável ‐ preenchendo este campo cria‐se uma versão amigável do url atribuído, geralmente quando é necessário utilizar o url para efeitos de divulgação em canais de comunicação distintos; ● Estado da página ‐ nesta versão há ainda a possibilidade de gravar o progresso da edição sem perder conteúdos nem a obrigatoriedade de publicar, para que o conteúdo seja validado. Há, deste modo, a possibilidade de optar por um estado de página ‘publicada’ ou ‘não publicada’; ● Pré‐visualização ‐ permite visualizar, antes de publicar ou depois de alguma alteração, o aspeto da página no momento; Texto ● Layouts ‐ possibilidade de escolha entre 3 layouts pré‐definidos, incluídos como uma funcionalidade adicional, uma vez que na área de edição foi previsto um conjunto de ferramentas que permite criar a página de modo flexível. Os layouts podem ser utilizados isoladamente ou em agregação, quer entre si, quer com a edição livre que venha a ser feita. A utilização dos layouts é opcional (Layout A ‐ apenas texto; Layout B ‐ Título + imagem; Layout C ‐ Título + duas imagens).
● Ferramentas especiais do editor: (1) inserir conteúdo dinâmico, (2) carregar ficheiro zip e (3) inserir link para ficheiro. ● (1) ‐ a) permite a inserção de listagens com a oferta formativa da UA, com opções distintas de ordenação, e com informação proveniente do Acesso; b) permite a inserção de dados das pessoas ligadas à unidade, com informação proveniente das bases de dados de recursos humanos e c) a inserção de ficheiros previamente carregados na plataforma. ● a) colocar na página uma listagem de cursos, poderá fazê‐lo selecionando as opções pretendidas, com ordenação por departamento, por grau ou por área de interesse.
● b) a inserção de dados das pessoas pode ser efetuada através de um processo semelhante ao descrito anteriormente, com critérios específicos de ordenação: por estatuto ou cargo desempenhado ou optando pela colocação de uma listagem completa ou do registo individual, que pode depois ser complementadas com edição livre na área de edição; ● c) a inserção de ficheiros através deste menu diz respeito aos mais recentemente inseridos na plataforma; é colocada uma caixa na área de edição contendo a ligação para esse ficheiro. (2) A funcionalidade de carregamento de um ficheiro ZIP permite carregar de uma só vez um conjunto de ficheiros contido numa pasta de arquivo e a geração automática de uma listagem para esses ficheiros na área de conteúdo. Para realizar esta operação, será necessário selecionar o ficheiro zip pretendido e carregue‐lo; irá aparecer uma lista de ficheiros que poderá, então, importar e posteriormente editar.
(3) Inserir link para um ficheiro ‐ permite a inserção de um ficheiro que tenha sido previamente
carregado na área de gestão de ficheiros. A inserção de um termo de pesquisa resulta na atualização da lista de ficheiros em tempo real, de forma a localizar o ficheiro que pretende inserir de forma ágil.
Editar o conteúdo da página Para editar o conteúdo que aparece na página, a plataforma de gestão de conteúdos dispõe de um editor com as principais e mais comuns ferramentas de edição de texto e um conjunto de estilos que podem ser associados ao texto para criar títulos e sub‐títulos, na caixa de ‘formatação rápida’. Este editor permite ainda a inserção de imagens por duas vias: através da galeria do serviço de fotos do Sapo Campus (cf. ligação com o Sapo Campus) ou através do carregamento da imagem no momento. Para tal é necessário selecionar o botão de inserção de imagem, que abrirá uma caixa contendo as funcionalidades de inserção de imagem, permitindo ajustar a imagem aos tamanhos recomendados.
Para aceder à galeria ou ao carregamento, selecione o botão browse; a imagem pretendida ou utilize a pesquisa para a localizar. Caso a imagem ainda não conste da galeria, pode ser carregada selecionado ‘upload’ e preenchendo os campos. A imagem carregada fica alojada no serviço de fotos do Sapo Campus, no álbum escolhido. A imagem selecionada é inserida na área de edição, que pode ser coordenada com outros elementos ou imagens. Banners Nesta área poderá escolher imagem de topo associada à página que está a criar ou a editar, bem como o lettering a aplicar à direita ou esquerda.
Widgets Na área de widgets é possível inserir elementos que ficarão dispostos na coluna à direita da página que se está a criar ou editar; os widgets disponíveis são: Feed RSS, Galeria de Imagens e Texto Livre. Feeds http://pt.wikipedia.org/wiki/Feed Para utilizar este widget será necessário preencher o campo com o URL do feed a inserir. Geralmente esta informação consta das páginas de onde está a ser retirado o feed, mas se não for este o caso, deverá procurar o símbolo à direita, que geralmente leva à página de onde pode copiar o url. Galeria Este widget permite criar uma página em formato de galeria, com base nas contas e respetivos albúns do serviço de fotos do sapo campus. Será necessário identificar o nome do utilizador e escolher as restantes definições. A criação da galeria pode ser feita em articulação com outros conteúdos que a página já contenha. As imagens da galeria vão sendo atualizadas à medida que vão sendo colocadas novas fotografias no albúm definido.
Texto livre A utilização deste widget resulta, tal como o nome indica, na colocação de uma área de texto na coluna lateral. Para tal, selecione ‘editar o conteúdo’ de modo a inserir o texto que pretende. Associar página ao menu Após a edição da página poderá associar a página ao menu de topo ou ao menu lateral. Para tal basta selecionar a respetiva caixa e indicar a localização pretendida.
Palavras‐chave Pode ainda catalogar a página que criou, atribuindo‐lhe palavras‐chave que caracterizem o que consta no seu conteúdo. Apesar de opcional, acatalogação da página com palavras‐chave representa uma mais valia, uma vez que facilita a sua pesquisa e retorno, quer por quem administra um site, quer pelo público a que se detina. A inserção de palavras‐chave faz‐se através do preenchimento do campo disponível para o efeito (ver imagem) clicando depois no botão + para acrescentar à lista. Para remover uma das palavras previamente inseridas, clique no símbolo de proibido junto da palavra‐chave a eliminar. Estado da página e pré‐visualização As páginas têm dois estados: ● não publicada ‐ significa que ainda não está online e portanto, ainda não disponível para visualização no site; é a página em formato ‘de trabalho’. A página pode ser mantida neste estado até a sua edição estar concluída ou ser colocada neste estado quando é necessário retirar rapidamente uma página ‘do ar’. ● publicada ‐ é o estado em que a página fica disponível online. As alterações de estado são feitas selecionando o estado pretendido e depois ‘gravar’. ● apagar ‐ tal como o nome indica esta opção permite eliminar de forma definitiva uma determinada página; ao selecionar o botão apagar, aparecer‐lhe‐á um aviso informando que a remoção da página implica a perda de toda a informação e associações com serviços e outras páginas. ● pre‐visualização ‐ esta é uma funcionalidade que permite verificar o ‘aspeto’ que a página terá online, antes de publicar. É aconselhável efetuar a pré‐visualização ou após cada edição feita, a fim de verificar se tudo está de acordo com o pretendido. A pré‐visualização abre uma janela em separado. Páginas dinâmicas A associação de páginas especiais diz respeito a páginas pré‐programadas, com layout próprio e não editáveis através da plataforma, que são mantidas atualizadas por via da interligação com outras plataformas ou bases de dados. São elas: Orgãos de Gestão*; Cursos; Eventos; Docentes*; Investigadores*; Bolseiros*; Funcionários não docentes*; Colaboradores*. As páginas assinaladas com * são atualizadas, nesta versão do portal UA, através das bases de dados dos recursos humanos. Páginas de cursos A página de cursos devolve uma listagem dos cursos em oferta na UA, atualizada automaticamente por via de uma aplicação disponível para o efeito. Estão disponíveis páginas por ciclo de estudos (1º, 2º e 3º) e também para os CETs. É também possível criar páginas onde figure a oferta formativa de um departamento. Página de Eventos
A página de eventos é alimentada exclusivamente pelos eventos em agenda que forem inseridos no Jornal Online e associados ao departamento/unidade que alimenta o site. Ficheiros Na atual plataforma é possível a inserção de varios tipos de ficheiro, como documentos em doc, em pdf, ficheiros em formato jpeg, entre outros. Para inserir ficheiros novos, tem a opção adicionar novo no menu ficheiros do lado esquerdo Ao clicar no item abre uma janela na qual poderá carregar ou arrastar o tipo de ficheiro que pretende. No caso das imagens, a largura máxima permitida são 448px. Após seleccionar o ficheiro pretendido, terá de o carregar, tem ainda a opção de o remover caso não seja
o ficheiro correto. Quando carregado a janela mudará para verde com a indicação … ‐ (concluído), dando a indicação que foi carregado com sucesso. Em seguida tem que se dar continuidade ao processo clicando continuar. As informações relativas ao ficheiro inserido serão automaticamente inseridas, apesar disso estas informações podem ser alteradas. Por fim basta gravar alterações para que o mesmo seja guardado. Os ficheiros inseridos podem ser consultados a qualquer momento, no mesmo menu ‐ ficheiros ‐ lista de ficheiros
Todos os ficheiros inseridos por um certo serviço poderão ser consultados nesta lista, por tipo de documento, data, título, tamanho e autor.
Poderá em qualquer altura editar as informações relativas aos ficheiros e poderá apaga‐los sem ter de recorrer aos nossos serviços. Para isso basta seleccionar a caixa do lado esquerdo.
Extras palavras‐chave Nesta área pode fazer a gestão das palavras‐chave que for introduzindo à medida que cria e edita páginas. É possível editar ou eliminar as palavras‐chave que constam da lista, selecionando‐as e clicando da opção pretendida. Lista de cursos Nesta área é apresentada uma lista de cursos e o URL de cada curso, gerado através da criação da página de curso através do Acesso. Esta é a localização onde se coloca informação para efeitos de divulgação da oferta formativa e atualização de informação nesta plataforma, aparece de forma automática no portal UA. A disponibilização da lista de cursos foi pensada para que nos sites dos departamentos (ou outros onde seja necessário listar cursos), seja mais fácil identificar os links para cursos aí lecionados. Estes URLs tem também a particularidade de se adaptarem a todos os sites do portal UA, significando que a página de um curso, sendo atualizada num só ponto, é a mesma em todos os locais onde figurar. Em baixo podemos ver a página do curso de Licenciatura em Administração Pública (http://www.ua.pt/PageCourse.aspx?id=54) quer no site do Ensino (à esquerda ‐ (http://www.ua.pt/ensino/PageCourse.aspx?id=54), quer no site do Departamento de afiliação (à direita ‐ (http://www.ua.pt/dcspt/PageCourse.aspx?id=54).
Jornal Online O Jornal On‐line da UA, criado em 2004 como o primeiro jornal digital das universidades portuguesas, é constituído e atualizado segundo a lógica descentralizada de produção de conteúdos que se aplica ao Portal UA. Os pivots designados por cada unidade/serviço/entidade da UA têm acesso à inserção direta de informação no sistema e ao suporte editorial e revisão de conteúdos pela equipa dos SCIRP. O Jornal On‐line da UA alimenta de forma automatizada, programada e/ou à medida das necessidades diversos outros sistemas de informação da UA, sendo a componente informativa e destaques noticiosos do Portal Web da UA um desses exemplos. Como colocar destaques provenientes do JOL no meu site? Será necessário criar uma conta na plataforma do JOL e associá‐la ao site. No Jornal Online, para além da área de inserção de conteúdos, encontrará uma área de definição de destaques. Contacte‐nos via [email protected]. Posso colocar os destaques de outro site no meu? Sim. Para isso é necessário associar essa conta ao site. Contacte‐nos via [email protected]. Desenvolvimentos futuros Contamos com as sua ajuda para melhorarmos continuamente esta plataforma. Para efetuar sugestões ou indicação de funcionalidades que gostaria de ter disponíveis, queira contactar‐nos pelo email [email protected].
