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RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em Gestão
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Joana Patrícia Pereira Rodrigues
dezembro
1
2017Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Instituto Politécnico da GuardaRELATÓRIO DE ESTÁGIO
Joana Patrícia Pereira Rodrigues
RELATÓRIO PARA OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO EM GESTÃO
Ficha de Identificação
ALUNA
Nome: Joana Patrícia Pereira Rodrigues Número: 1011659
Licenciatura: Gestão e-mail: [email protected]
INSTITUIÇÃO DE ENSINO
Instituto Politécnico da Guarda (IPG)
Escola Superior de Tecnologia e Gestão da Guarda (ESTG)
Contactos: Tel.: 271220120 E-mail: [email protected]
EMPRESA ACOLHEDORA DO ESTÁGIO
Moneris Douro e Beiras – Serviços de Gestão, S.A. | Lamego
Morada: Encosta dos Remédios, Espaço Eurocidadão Douro e Beiras 5100-054 Lamego
Contactos: Tel.: 254 619 580 Fax: 254 677 564
E-mail: [email protected]
Supervisor na Empresa: Dr. António Ferro
ESTÁGIO CURRICULAR
Duração: 400 horas Período de estágio: 1 de junho a 11 de agosto de 2017 Nome do docente orientador: Doutora Manuela Natário
Contactos do docente orientador: [email protected] Grau académico: Doutoramento em Economia
Plano de Estágio
As atividades propostas a desenvolver no decorrer do estágio foram essencialmente no âmbito da contabilidade financeira. O plano de estágio foi elaborado pelo Dr. António Ferro, supervisor do estágio na empresa Moneris Douro e Beiras, e contemplava as seguintes atividades:
Acolhimento:
- Apresentação da organização (grupo, colaboradores, valores corporativos e política de confidencialidade);
- Definição do plano de estágio e objetivos.
Processo Contabilístico e Fiscal:
- Tipo de entidades e normativas aplicáveis.
Processamento Contabilístico:
- Receção de documentos e validação; - Arquivo;
- Classificação do Registo;
- Reconciliação Bancária e Conferência de contas correntes; - Balancetes e mapas de Reporting;
- Obrigações fiscais e calendário (declarativas e de pagamento).
Software:
- Primavera / módulo da contabilidade; - Utilitários.
Resumo
A realização do presente relatório de estágio curricular tem como finalidade cumprir a última fase para a conclusão da Licenciatura em Gestão da Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG), do Instituto Politécnico da Guarda (IPG). O estágio foi realizado entre o dia 1 de junho e dia 11 de agosto na empresa Moneris Douro e Beiras - Serviços de Gestão, S.A., cuja sua atividade principal é a prestação de serviços de contabilidade.
Este estágio curricular é a primeira experiência da estagiária no mundo do trabalho. No estágio a aluna desenvolveu novas competências e colocou em prática os conceitos adquiridos ao longo de três anos na licenciatura em Gestão no IPG.
O relatório tem como objetivo dar a conhecer a empresa recetora do estágio e as tarefas realizadas durante 400 horas e está estruturado em três capítulos.
O capítulo 1 apresenta a empresa acolhedora do estágio, o segundo capítulo define alguns conceitos de contabilidade e o último capítulo aborda as atividades desenvolvidas ao longo do estágio.
Palavras-chave: Contabilidade, Documentos, Gestão
JEL Classification: M10 Business Administration (General) M41 Accounting and Auditing (General)
Agradecimentos
Em primeiro lugar gostaria de agradecer à minha família pelo apoio e pelo incentivo à minha formação principalmente aos meus pais, ao meu irmão e ao meu namorado. Um agradecimento à minha orientadora de estágio, Professora Manuela Natário, pela disponibilidade, ajuda, conselhos, avisos e preocupação. Quero agradecer também a todos os docentes da ESTG que tive ao longo da licenciatura de Gestão.
Agradeço também à empresa ― Moneris Douro e Beiras – Serviços de Gestão, S.A. por me ter deixado realizar o estágio curricular durante dois meses e meio, bem como ao meu supervisor, Dr. António Ferro. Não posso também esquecer os restantes colegas de trabalho, pela disponibilidade, prontidão, simpatia e ajuda nos momentos que necessitava.
Por último, quero agradecer a todos os meus amigos por todo o apoio que me deram durante o percurso académico.
Índice
Ficha de Identificação... ii
Plano de Estágio ... iii
Resumo ...iv Agradecimentos ... v Índice ...vi Índice de Figuras ... ix Índice de Quadros ... x Lista de Siglas ... xi Introdução ... 1
Capítulo I - Apresentação da Empresa Acolhedora do Estágio ... 2
1.1. Enquadramento... 3
1.2. Identificação ... 3
1.3. Localização da Empresa Acolhedora e a Rede Moneris ... 5
1.4. Organograma da Moneris Douro e Beiras ... 6
1.5. Visão ... 8 1.6. Missão ... 8 1.7. Valores ... 9 1.8. Estratégia ... 9 1.9. Política da Qualidade... 9 1.10. Análise SWOT ... 11
Capítulo II – Alguns Conceitos da Contabilidade ... 12
2.1. Enquadramento... 13
2.2. Definição ... 13
2.3. Divisão da Contabilidade ... 13
2.4. Circuitos da Contabilidade ... 14
2.5. Imposto sobre o Valor Acrescentado ... 17
2.5.1. Definição... 17
2.5.2. Regime de Tributação do IVA ... 19
2.5.2.1. Regime Normal ... 20
2.5.2.2. Regime Especial ... 21
2.5.3. Taxas de Imposto ... 24
2.5.4. Apuramento do IVA ... 25
2.5.4.2. IVA - Liquidado ... 26
2.5.4.3. IVA - Regularizações ... 26
2.5.4.4. IVA - Apuramento ... 27
2.5.4.5. IVA a Pagar e IVA a Recuperar ... 29
Capítulo III – Atividades Realizadas Durante o Período de Estágio ... 30
3.1. Enquadramento... 31
3.2. Apresentação da Empresa Car Solutions, Lda ... 31
3.3. Receção dos Documentos e Organização ... 32
3.4. Separação e Arquivo de Documentos ... 34
3.5. Classificação e Lançamento dos Documentos Contabilísticos ... 36
3.5.1. Compras ... 38
3.5.2. Vendas e Prestação de Serviços ... 40
3.5.3. Fornecimentos e Serviços Externos ... 43
3.5.3.1. Subcontratos ... 43
3.5.3.2. Serviços Especializados – Trabalhos Especializados ... 44
3.5.3.3. Serviços Especializados - Publicidade e Propaganda... 45
3.5.3.4. Serviços Especializados - Vigilância e Segurança... 45
3.5.3.5. Materiais - Ferramentas e Utensílios de Desgaste Rápido ... 46
3.5.3.6. Materiais- Material de Escritório ... 46
3.5.3.7. Energia e Fluídos - Eletricidade ... 47
3.5.3.8. Energia e Fluidos - Combustíveis ... 48
3.5.3.9. Deslocações, Estadas e Transportes - Deslocações e Estadas ... 50
3.5.3.10. Serviços Diversos - Rendas e Alugueres ... 51
3.5.3.11. Serviços Diversos - Comunicação ... 53
3.5.3.12. Serviços Diversos - Seguros ... 54
3.5.3.13. Serviços Diversos - Limpeza, Higiene e Conforto ... 48
3.6. Processamento de Salários ... 49
3.6.1. Enquadramento ... 49
3.6.2. Processamento ... 50
3.6.3. Pagamento de Salários e de Contribuições e Impostos ... 59
3.7. Reconciliação Bancária ... 61
3.8. Apuramento do IVA do 3º Trimestre da Car Solutions, Lda ... 63
Conclusão ... 69 Bibliografia ... 70 Índice de Anexos ... 72
Índice de Figuras
Figura 1: Rede Moneris ... 5
Figura 2: Organograma da Moneris Douro e Beiras ... 6
Figura 3: Circuito Real ... 14
Figura 4: Circuito Monetário ... 14
Figura 5: Circuito Económico... 15
Figura 6: Conjugação dos Circuitos ... 16
Figura 7: Regimes de Tributação do IVA ... 20
Figura 8: Apuramento do IVA ... 28
Figura 9: IVA a Pagar ou IVA a Recuperar ... 29
Figura 10: Recibo de Vencimento ... 50
Figura 11: Conferência de Movimentos ... 61
Figura 12: Documentos Pendentes ... 62
Figura 13: Reconciliação Bancária ... 62
Figura 14: Balancete da conta do IVA ... 63
Figura 15: Apuramento do IVA ... 64
Índice de Quadros
Quadro 1: Análise SWOT ... 11
Quadro 2: Taxas de IVA ... 24
Quadro 3: Apresentação da Car Solutions, Lda... 32
Quadro 4: Classificação dos Documentos ... 36
Quadro 5: Explicação da Classificação dos Documentos ... 36
Quadro 6: Contabilização da Fatura de Compra de Matéria-Prima ... 38
Quadro 7 : Contabilização da Devolução de Matéria-Prima ... 39
Quadro 8: Contabilização das Vendas de julho ... 40
Quadro 9: Contabilização das Vendas de agosto ... 41
Quadro 10: Contabilização das Vendas de setembro ... 42
Quadro 11: Contabilização de uma Fatura de Subcontratos ... 43
Quadro 12: Contabilização de uma Fatura de Trabalhos Especializados ... 44
Quadro 13: Contabilização de uma Fatura de Publicidade ... 45
Quadro 14: Contabilização de uma Fatura de Vigilância e Segurança ... 45
Quadro 15: Contabilização de uma Fatura de Ferramentas e Utensílios de Desgaste Rápido ... 46
Quadro 16: Contabilização de uma Fatura de Material de Escritório ... 46
Quadro 17: Contabilização de uma Fatura de Eletricidade ... 47
Quadro 18: Contabilização de uma Fatura de Gasóleo ... 49
Quadro 19: Contabilização de uma Fatura de Deslocações e Estadas ... 50
Quadro 20: Contabilização de uma Fatura- Recibo de Renda ... 51
Quadro 21: Pagamento da Retenção Predial ... 52
Quadro 22: Contabilização de uma Fatura de Comunicação ... 53
Quadro 23: Contabilização de um Seguro ... 54
Quadro 24: Contabilização de uma Fatura de Limpeza, Higiene e Conforto ... 48
Quadro 25: Taxa Contributiva ... 51
Quadro 26: Contabilização dos Vencimentos ... 52
Quadro 27: Contabilização do Subsídio de Férias ... 54
Quadro 28: Contabilização do Subsídio de Natal ... 56
Quadro 29: Pagamento de Salários dos 5 funcionários ... 59
Quadro 30: Pagamento da Segurança Social ... 60
Quadro 31: Pagamento de Retenção de Imposto ... 60
Lista de Siglas
AT - Autoridade Tributária
BUMP - Business Unit Managing Partner
CAE - Classificação Portuguesa das Atividades Económicas CDCC- Código Deontológico dos Contabilistas Certificados CGD - Caixa Geral de Depósitos
CIVA - Código do Imposto Sobre o Valor Acrescentado CTT - Correios e Telecomunicações de Portugal DR - Demonstração de Resultados
EDP - Eletricidade de Portugal
ESTG - Escola Superior de Tecnologia e Gestão GPL - Gás de Petróleo Liquefeito
IES - Informação Empresarial Simplificada
IPG - Instituto Politécnico da Guarda
IPSS - Instituições Particulares de Solidariedade Social IRC - Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Coletivas IRS - Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Singulares
IVA - Imposto Sobre o Valor Acrescentado MN - Mercado Nacional
MP - Matérias – Primas OBS - Outros Bens e Serviços
OCC - Ordem dos Contabilísticas Certificados PME - Pequenas e Médias Empresas
PT - Portugal Telecom RH - Recursos Humanos
RITI - Regime do IVA nas Transações Intracomunitárias SAFT -Standard Audit File for Tax Purposes
SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade
SNC - Sistema de Normalização Contabilística TRF - Transferência
Introdução
O presente relatório é o resultado final do estágio no âmbito da Licenciatura de Gestão da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda tem como objetivo principal apresentar todas as atividades realizadas ao longo do período estágio. O estágio realizou-se na empresa Moneris Douro e Beiras - Serviços de Gestão, S.A. onde foram colocadas em prática as competências adquiridas na área da contabilidade. No decorrer do estágio foram aplicados conhecimentos adquiridos ao longo da licenciatura.
O relatório apresenta três capítulos. O primeiro capítulo apresenta a Moneris Douro e Beiras, empresa de contabilidade, onde decorreu o estágio.
O segundo capítulo retrata alguns conceitos da contabilidade, incluindo a sua divisão e os seus circuitos.
O terceiro capítulo aborda as atividades desenvolvidas durante o período de estágio, sintetiza o método como a contabilidade se organiza, como se rececionam os documentos, como se efetua a separação e arquivo dos mesmos, como se realiza os lançamentos contabilísticos, o processamento de salários, as reconciliações bancárias e o apuramento do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), fundamentadas com figuras e quadros. Por último apresenta-se a conclusão.
Capítulo I - Apresentação da
Empresa Acolhedora do
1.1. Enquadramento
Este capítulo pretende dar a conhecer a empresa acolhedora do estágio a Moneris Douro e Beiras, através da sua história, da sua visão, da sua missão, dos seus valores, da estratégia e da política da qualidade. Para apresentar esta empresa da melhor forma serão ainda apresentadas outras informações, tais como a sua localização, o seu organograma e a análise SWOT.
1.2. Identificação
1O grupo Moneris foi criado em 2007 com o objetivo de estabelecer parcerias estratégicas com um conjunto de empresas dispersas geograficamente ao longo do território nacional. Este grupo implementou uma plataforma alargada na prestação de serviços de Contabilidade Financeira e Reporting, Assessoria Fiscal, Recursos Humanos, Consultoria Económica, Financeira e de Gestão, Gestão de Seguros e Aconselhamento Financeiro.
O grupo surgiu para responder de forma dedicada às necessidades de todas as atividades industriais e comerciais no território nacional, através de serviços de excelência, soluções inovadoras, centros de competências, redes de especialistas, equipas de profissionais experientes, conselhos sábios e métodos eficientes. O grupo presta apoio na contabilidade de empresas de várias dimensões, desde as Micro às Grandes Empresas passando pelas Pequenas e Médias Empresas (PME).
O grupo Moneris está presente de norte a sul do país, com mais de 20 escritórios e 300 profissionais e são líderes na prestação de serviços de contabilidade, consultoria e apoio à gestão em Portugal, contando com, aproximadamente, 4000 clientes.
Esta entidade tem um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) que tem por base os princípios definidos nas seguintes normas NP EN ISO 9001 e NP EN ISO 19011. A entidade de acolhimento do estágio é a "Moneris Douro e Beiras - Serviços de Gestão, S.A.", situada em Lamego e presta serviços na área da contabilidade tal como o
1
grupo Moneris. Inicialmente esta empresa designava-se "Eurogestão Mais, S.A.", mas por decisão do grupo, adotaram o nome "Moneris" que passou a ser usado para todas as empresas do grupo distribuídas pelo país, apenas as diferenciando com o nome da região a que pertencem. A "Moneris Douro e Beiras" possui uma vasta carteira de clientes, nos diferentes sectores, nomeadamente, na agricultura, construção civil, Juntas de Freguesias e Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS).
Para o Grupo Moneris Douro e Beiras exercer a sua atividade de forma eficaz e eficiente, utiliza os seguintes programas informáticos:
"Primavera Executive" - Este é um programa de Contabilidade, onde se efetuam os lançamentos referentes aos documentos dos clientes e consequentemente se extraem os mapas necessários e se efetua o processamento de salários;
"Primavera Fiscal Reporting" - O Fiscal Reporting serve para importar os dados do Primavera Executive e para preencher as Declarações Fiscais, como por exemplo, o modelo do IVA, o Modelo 22 e o Modelo 10;
"Primavera SAFT" - Serve para importar o SAFT dos clientes para o Primavera Executive;
"Primavera Office Extensions"- Trabalha diretamente com o Microsoft Excel e com toda a informação relativa aos Recursos Humanos (RH), as Vendas e à parte Financeira;
"Defir" - É uma ferramenta que analisa e contempla as Demonstrações de Resultados (DR), Balanços, Tributações Autónomas, entre outros;
"Microsoft Office" - O Excel e o Word são ferramentas básicas na elaboração de documentos auxiliares no serviço da Contabilidade.
O Software "Módula C" é utilizado para o lançamento dos documentos das Juntas de Freguesia.
1.3. Localização da Empresa Acolhedora e a Rede Moneris
A Moneris Douro e Beiras está dividida em três gabinetes: o gabinete de Lamego, o de Tarouca e o de Viseu.
O gabinete de Lamego possui oito colaboradores, sendo seis deles do género feminino. Este gabinete tem 5 contabilistas e/ou consultoras, dois supervisores e uma assistente. O escritório de Tarouca tem duas contabilistas e/ou consultoras.
O gabinete de Viseu possui um supervisor e dois contabilistas e/ou consultores.
Para além destes gabinetes, o grupo Moneris dispõe de uma rede alargada de colaboradores e centros de competência em praticamente todo o país, como se pode ver na figura 1. Assegura uma cobertura global do território nacional, de forma a estar mais perto dos seus clientes e acompanhar os seus trajetos de crescimento, enfrentando assim os desafios da sustentabilidade dos seus negócios.
Figura 1: Rede Moneris
Fonte: http://www.moneris.pt/home.php
Legenda:
Gabinetes da Moneris
1.4. Organograma da Moneris Douro e Beiras
O organograma é um gráfico que representa os órgãos da empresa, com diferentes níveis hierárquicos, os departamentos e as relações de comunicação (Poças, 2015). A empresa Moneris Douro e Beiras apresenta a seguinte estrutura organizacional (Figura 2).
Figura 2: Organograma da Moneris Douro e Beiras
Fonte: Arquivo Moneris
O sucesso da Moneris Douro e Beiras, passa pelo bom desempenho dos colaboradores e na forma como estes se conseguem organizar de modo a coordenar as suas tarefas, atingindo assim de forma mais eficaz e mais eficiente os seus objetivos. Como se pode observar na figura 2 o organograma é composto pela gerência, pela direção e pelos gabinetes que estão divididos pelo Departamento de Recursos Humanos e pelo Departamento de Contabilidade.
Direção e Gerência: A Direção Comercial e a Direção Operacional têm como função
planear, orientar, coordenar e controlar as diversas áreas funcionais da empresa, assim como tomar decisões importantes. A empresa é liderada pelo Doutor Domingos Nascimento e pela Doutora Anabela Amorim. O Doutor Domingos Nascimento
desempenha a função de Business Unit Managing Partner (BUMP) e a Doutora Anabela Amorim desempenha a função de Diretora operacional.
Departamento de Recursos Humanos: Este departamento está presente em todos os
gabinetes da Moneris Douro e Beiras e trata dos processos relacionados com o pessoal, de forma a conseguir uma eficiente gestão dos Recursos Humanos. Este departamento realiza várias tarefas, como por exemplo:
Regista as entradas e saídas dos colaboradores de cada empresa;
Regista as faltas dos trabalhadores, se são justificadas ou injustificadas;
Efetua o registo das ajudas de custos ou remunerações adicionais;
Elabora os mapas de férias;
Efetua o processamento de salários e os respetivos subsídios.
Este setor é responsável pelo cumprimento dos prazos do processamento de salários, pela emissão dos recibos e pelo pagamento das retenções na fonte. Este processamento é realizado através do Primavera.
Departamento de Contabilidade: Este setor também está presente em todos os
gabinetes do grupo, sendo o setor mais importante, pois a principal função da Moneris Douro e Beiras é a prestação de serviço na área da contabilidade.
Este departamento trata de dois tipos de contabilidade, nomeadamente, Contabilidade Organizada e Contabilidade Não Organizada.
A Contabilidade Organizada tem a responsabilidade de organizar com rigor os documentos contabilísticos das empresas enquadradas no regime de contabilidade organizada, com o objetivo de efetuar uma boa gestão.
No caso da Monerias a Contabilidade Não Organizada tem como competência o tratamento contabilístico de empresários em nome individual, que não tenham obrigação de possuir contabilidade organizada.
1.5. Visão
Segundo Teixeira, (2011, p. 41), "a visão traduz uma aspiração ambiciosa que desafia e motiva o pessoal proporcionando um significado para, e uma realização do seu trabalho.".
O grupo Moneris (de acordo com a informação do seu site2), na definição da sua visão, ambiciona ser reconhecido como uma organização global, com especial atenção à realidade das empresas e ao seu contexto social, procurando distinguir-se pela excelência dos seus serviços e na criação de valor aos seus clientes e exceder as suas expectativas:
No contexto social, procura ter um impacto positivo nos mercados e comunidades onde estão presentes, eliminando as barreiras da interioridade e promovendo o acesso à inovação e ao desenvolvimento;
Na excelência dos serviços, a atuação pauta-se por uma melhoria contínua dos métodos e processos colocados em prática, através de um forte investimento no capital humano;
Na criação de valor, apoiam os clientes nos seus projetos empresariais, com serviços e soluções inovadoras, potenciando a obtenção de vantagens competitivas nos seus negócios.
1.6. Missão
A missão por sua vez, e conforme Teixeira, (2011, p. 41), "é uma declaração do
propósito fundamental de uma organização e da gama das suas operações em termos de produtos e mercados."
A missão da Moneris (conforme a informação disponibilizada no site) consiste em apoiar o desenvolvimento dos projetos e negócios dos seus clientes, através da prestação integrada e de excelência de serviços, tendo em vista criar valor e potenciar vantagens competitivas aos seus clientes:
2
A informação sobre a Visão, Missão, Valores, Estratégia e Política da Qualidade foi retirada da página
Pretendem ser líderes na prestação de serviços de consultoria, contabilidade e apoio à gestão, contribuindo para um desenvolvimento sustentado da economia portuguesa e dos seus agentes, através da promoção das melhores práticas e princípios de governo das sociedades e da solidez dos seus instrumentos de relato financeiro.
1.7. Valores
"Os valores são constituídos pelos princípios e regras morais a que devem ser submetidas as decisões e ações na empresa." (Oliveira, 2014)
Os valores da Moneris (segundo a informação do seu site) baseiam-se num conjunto de princípios e de normas de conduta que determinam a forma como prestam os seus serviços e o modo como apresentam as soluções aos clientes. Assim os valores da Moneris são:
Integridade, Rigor e Transparência;
Conhecimento, Criação de Valor e Qualidade;
Partilha, Respeito e Trabalho em Equipa.
1.8. Estratégia
A estratégia do grupo Moneris passa por deter um vasto conhecimento do mercado no seu todo e por dominar em profundidade setores específicos de atividade.
1.9. Política da Qualidade
O grupo Moneris, enquanto empresa de referência na área da contabilidade utiliza a qualidade como um fator chave do grupo, e assume o compromisso de melhoria contínua da qualidade dos processos e serviços, para satisfazer na totalidade as necessidades dos clientes e alcançar os objetivos.
A política da qualidade assenta nos seguintes vetores: Colaboradores; Clientes; Fornecedores; Acionistas; Entidades Oficiais; Comunidade.
1.10. Análise SWOT
Segundo Teixeira (2011), a análise SWOT é uma análise relacionada e sistematizada das oportunidades e ameaças do ambiente externo e dos pontos fortes e pontos fracos do ambiente interno da empresa.
Para a Moneris Douro e Beiras desenhou-se uma análise SWOT (Quadro 1):
PONTOS FORTES
Disponibilidade e dedicação dos colaboradores;
Sistema de Gestão da Qualidade;
Formações internas;
Parcerias com a Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC), Primavera, Xerox e com a DELL;
Realização de contabilidade em diversos setores, tais como: Setor Social (Setor Não Lucrativo), Setor Público e Desenvolvimento Local, Seguros, Turismo, Agricultura e Investimento;
Ferramentas de Trabalho Adequadas.
PONTOS FRACOS
Dimensão das carteiras das empresas (Micro);
Empresas Familiares e Locais;
Reduzido contacto com os clientes;
Poucos clientes com contabilidade realizada nas suas sedes.
OPORTUNIDADES Empresas a nível nacional;
Internacionalização;
Melhoria da conjuntura económica; Alterações legislativas.
SUGESTÕES
Ao realizarem contabilidade em diversos setores conseguem assim angariar novas empresas.
SUGESTÕES
Angariar empresas com maior dimensão.
AMEAÇAS Localização;
Elevada concorrência no setor da contabilidade;
Contínuo aumento de exigência por parte dos clientes;
Alterações legislativas; Crise económica.
SUGESTÕES
Com o SGQ tentar combater a exigência dos clientes.
SUGESTÕES
Combater a concorrência através da diferenciação.
Quadro 1: Análise SWOT Fonte: Arquivo Moneris
Capítulo II – Alguns
Conceitos da
2.1. Enquadramento
Neste capítulo irão ser apresentados alguns conceitos da contabilidade, sendo a área contabilística a principal atividade da empresa onde foi efetuado o estágio curricular.
2.2. Definição
Conforme Marques (2014),"a Contabilidade é a ciência que tem como objetivo o estudo
das modificações do património, evidenciando em qualquer momento a sua composição quantitativa e qualitativa tornando-se, assim, um precioso auxiliar da gestão."
2.3. Divisão da Contabilidade
A contabilidade divide-se em três tipos: Contabilidade Financeira, Contabilidade Analítica e Contabilidade Orçamental (Marques, 2014).
A Contabilidade Financeira está relacionada com a situação económico-financeira das empresas, diz respeito ao registo das operações que a entidade realiza com o exterior, à elaboração do Balanço, Demonstração de Resultados (DR) e Balancete.
A Contabilidade Analítica torna-se importante para as tomadas de decisões. Visa o apuramento dos custos e dos resultados por produtos e setores.
A Contabilidade Orçamental permite o planeamento e o controlo das atividades e procura orçamentar a atividade da empresa no futuro, ou seja, analisam-se desvios face ao previsto tanto em termos acumulados como para cada mês.
2.4. Circuitos da Contabilidade
A sistematização dos fluxos entre as empresas e os consumidores (famílias ou empresas) gera circuitos que podem ser classificados em circuito real, monetário e económico (Natário e Tomé, 2014).
Na figura 3 está representado o circuito real, este caracteriza-se pela entrada e/ou saída de bens e serviços da empresa para as famílias e/ou empresas.
Figura 3: Circuito Real
Fonte: Marques (2014)
Na figura 4 encontra-se o exemplo do circuito monetário, este circuito contempla os pagamentos e recebimentos, ou seja, representa os fluxos monetários da entrada e saída de dinheiro entre as empresas e as famílias.
Figura 4: Circuito Monetário
O circuito económico é a junção entre os circuitos anteriores, como mostra a figura 5. Este circuito representa a entrada e saída dos fluxos de bens e serviços e a contrapartida entre os fluxos financeiros e monetário entre empresas e famílias.
Figura 5: Circuito Económico
Fonte: Marques (2014)
A figura 6 representa os seguintes circuitos (Marques, 2014):
Circuito Financeiro: "Representado pelas Despesas e Receitas que decorrem
da atividade da empresa e consubstancia o endividamento (mesmo que momentâneo) da empresa com o exterior e o endividamento do exterior com a empresa. Este circuito subdivide-se em:
- Despesa: Representa a aquisição, por parte da empresa de qualquer bem ou serviço ao exterior, independentemente do seu pagamento;
- Receita: Representa a transmissão por parte da empresa, de qualquer bem ou serviço para o exterior, independente do seu recebimento.";
Circuito Tesouraria: "Representa a entrada (recebimento) e saída (pagamento)
de meios monetários da empresa devido aos fluxos financeiros ocorridos. O circuito de tesouraria reparte-se em:
- Pagamento: Representa o fluxo monetário de saída originado pelo fluxo financeiro de entrada (despesa);
-Recebimento: Representa o fluxo monetário de entrada originado pelo fluxo financeiro de entrada (receita).";
Circuito Económico: "Representa o consumo de inputs no processo produtivo
de empresa (gastos) e os outputs gerado pelo mesmo processo produtivo (rendimentos).
-Gastos: Incorporação no processo produtivo da empresa de Inputs que são necessários ao desenvolvimento da sua atividade.
- Rendimentos: Resultado final do processo produtivo da empresa (outputs).";
Figura 6: Conjugação dos Circuitos
Fonte: Marques (2014) Fornecedores Clientes Fornecedores Clientes Recebimentos Caixa/Depósitos Pagamentos Receitas Despesas
EMPRESA
Vendas ProduçãoCompras Gastos Rendimentos
2.5. Imposto sobre o Valor Acrescentado
2.5.1. DefiniçãoSegundo Egret, (1978, p.31) "O Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) é um
imposto geral sobre os produtos e serviços que assegura uma igualdade de tributação ao nível do consumidor final entre os produtos criados no país e os importados, e isto independentemente da extensão dos circuitos de produção e de distribuição ou da natureza dos meios intervenientes".
O Imposto sobre Valor Acrescentado (IVA) é segundo Borges, Rodrigues e Rodrigues (2010):
Um imposto harmonizado ao nível da União Europeia (UE) resultando da adoção do sistema comum do IVA, regulado por várias diretivas, entre as quais assume especial relevo a chamada «6ª diretiva» (77/388/CEE, de 17 de Maio de 1977), que procedeu à uniformização da base tributável do imposto a aplicar em todos os Estados membros;
Um imposto assente no princípio da tributação no país de destino;
Um imposto indireto, ou seja, é um imposto que incide sobre o consumo de bens ou serviços;
Um imposto plurifásico, pois incide sobre todas as fases do circuito económico, fracionando o pagamento pelos sucessivos operados com base no chamado método do crédito de imposto;
Um imposto não cumulativo, pois a soma do imposto pago em cada uma das fases do circuito económico corresponde exatamente ao imposto que se cobraria se incidisse, de uma vez só, na última fase (consumidor final);
Um imposto proporcional ao preço do produto, isto é, garante igualdade tributária.
De acordo com o nº1 do artigo 1º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA), estão sujeitas a IVA:
" a) As transmissões de bens e as prestações de serviços efectuadas no território nacional, a título oneroso, por um sujeito passivo agindo como tal;
b) As importações de bens;
c) As operações intracomunitárias efectuadas no território nacional, tal como são definidas e reguladas no Regime do IVA nas Transacções Intracomunitárias.".
Segundo o nº1 do artigo 2º do CIVA, são sujeitos passivos do imposto:
" a) As pessoas singulares ou colectivas que, de um modo independente e com carácter de habitualidade, exerçam actividades de produção, comércio ou prestação de serviços, incluindo as actividades extractivas, agrícolas e as das profissões livres (…);
b) As pessoas singulares ou colectivas que, segundo a legislação aduaneira, realizem importações de bens;
c) As pessoas singulares ou coletivas que mencionem indevidamente IVA em fatura; d) As pessoas singulares ou colectivas que efectuem operações intracomunitárias, nos termos do Regime do IVA nas Transacções Intracomunitárias;
e) (…)".
Geralmente, as atividades económicas estão sujeitas a IVA, mas existem algumas isenções, a saber segundo Palma (2006):
Isenções incompletas, assumem esta designação uma vez que não conferem o direito à dedução. Também são conhecidas como isenções simples com tributação oculta;
Isenções completas, são aquelas operações que apesar de isentas permitem a dedução do imposto suportado. Conhecidas como verdadeiras isenções de tributação zero.
As isenções incompletas, elencadas no artigo 9.º do CIVA, correspondem a atividades que foram consideradas de interesse geral e social, como sendo a saúde, a educação, o
desporto e a cultura. Constituem por norma serviços prestados a consumidores finais. As operações bancárias, financeiras e de seguro também se encontram abrangidas por esta isenção, assim como a locação e transmissão de bens imóveis.
As isenções completas, decorrem da aplicação da regra de tributação no país de destino e asseguram a dedução do imposto suportado. As operações mais usuais aqui enquadráveis são:
Exportações de bens;
Transmissões intracomunitárias de bens.
2.5.2. Regime de Tributação do IVA
Por razões técnicas relacionadas com a dimensão dos operadores económicos ou com a natureza dos bens transacionados e dos serviços prestados foram criados alguns regimes especiais e particulares.
O IVA é composto por dois regimes de tributação: O Regime Normal e o Regime Especial (Figura 7). Em relação ao Regime Especial decidi abordar os mais importantes para a realização das atividades. O enquadramento destes regimes depende, principalmente, do volume anual de negócios do sujeito passivo, como se irá ver de seguida.
Figura 7: Regimes de Tributação do IVA Fonte: Marques 2014
2.5.2.1. Regime Normal
O Regime Normal abrange os sujeitos passivos que são obrigados a possuir Contabilidade Organizada e que não beneficiem de nenhum dos Regimes Especiais. Segundo o artigo 29º do CIVA os sujeitos passivos enquadrados neste regime devem cumprir algumas obrigações, nomeadamente, obrigações de faturação, de pagamentos, contabilísticas, declarativas entre outras.
Os sujeitos passivos devem preencher a declaração periódica de IVA, respeitando os prazos de entrega determinados no nº1 do artigo 41º do CIVA.
A Car Solution, Lda inclui-se neste regime normal e com periodicidade trimestral.
Regimes de Tributação
Regime Normal Regimes Especial
Regimes Especial De Isenção Regimes Especial Dos Pequenos Retalhistas Regimes Especial dos Combustíveis Líquidos Aplicáveis aos Revendedores
2.5.2.2. Regime Especial
Os regimes especiais que vão ser abordados são: o regime especial de isenção, o regime especial dos pequenos retalhistas e o regime de tributação dos combustíveis líquidos aplicáveis aos revendedores.
A - Regime Especial de Isenção
O Regime Especial de Isenção está regulamentado nos artigos 53º a 59º do CIVA. Neste regime os sujeitos passivos não possuem contabilidade organizada, não liquidam nem deduzem IVA, logo não são obrigados a enviar as declarações periódicas, nos termos do nº3 do artigo 59º do CIVA.
De acordo com o nº1 e no nº2 do artigo 53º do CIVA, as entidades que queiram beneficiar da isenção do imposto têm de cumprir algumas condições, tais como:
" 1 - (…) os sujeitos passivos que, não possuindo nem sendo obrigados a possuir contabilidade organizada para efeitos do IRS ou IRC, nem praticando operações de importação, exportação ou actividades conexas, nem exercendo actividade que consista na transmissão dos bens ou prestação dos serviços mencionados no anexo E do presente Código, não tenham atingido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a (euro) 10 000.
2 - Não obstante o disposto no número anterior, são ainda isentos do imposto os sujeitos passivos com um volume de negócios superior a (euro) 10 000, mas inferior a (euro) 12 500, que, se tributados, preencheriam as condições de inclusão no regime dos pequenos retalhistas.".
As faturas emitidas pelos sujeitos passivos com o regime de especial de isenção devem sempre conter a expressão "IVA- regime de Isenção", de acordo com o artigo 57º do CIVA.
B - Regime Especial dos Pequenos Retalhistas
O regime especial dos pequenos retalhistas encontra-se regulamentado desde o artigo 60º ao artigo 68º do CIVA. Segundo o artigo 60º, os sujeitos passivos devem reunir algumas condições, tais como:
Ser singulares e que não possuam nem sejam obrigados a possuir contabilidade organizada para efeitos do IRS;
Ter no ano civil anterior um volume de compras inferior a 50 000,00€;
Ter um volume de compras destinados a venda sem transformação superior ou igual a 90% do total das compras;
Não realizar importações, exportações ou atividade, operações intracomunitárias ou prestação de serviços não isentas de valor anual superior a 250,00€, nem aqueles cuja atividade consista na transmissão dos bens ou prestação dos serviços incluídas no anexo E deste código;
Os sujeitos passivos apuram o imposto aplicando um coeficiente de 25% ao imposto suportado nas aquisições de bens destinados a venda sem transformação.
As faturas emitidas pelos pequenos retalhistas devem ter a seguinte expressão: "IVA- não confere direito à dedução", de acordo com o artigo 62º do presente código.
O pequenos retalhistas são obrigados segundo o nº1 do artigo 67º do CIVA, a:
" a) Declarar o início, a alteração e a cessação da sua actividade nos termos dos artigos 31.º, 32.º e 33.º;
b) Pagar nos locais de cobrança legalmente autorizados, por meio de guia de modelo aprovado, e até ao dia 20 do 2.º mês seguinte a cada trimestre do ano civil, o imposto que se mostre devido; nos casos em que não haja imposto a pagar, deve ser apresentada, no serviço de finanças competente e no mesmo prazo, declaração adequada;
c) Apresentar, no serviço de finanças competente, em triplicado e até ao último dia do mês de Março de cada ano, uma declaração relativa às aquisições efectuadas no ano civil anterior.".
C - Regime Especial dos Combustíveis Líquidos Aplicáveis aos Revendedores
O regime especial dos combustíveis líquidos aplicáveis aos revendedores encontra-se legislado nos artigos 69º a 75º do CIVA.
Este regime aplica-se aos sujeitos passivos que revendam combustíveis líquidos tais como: gasolina, gasóleo e petróleo carburante (artigo 69º do CIVA).
O valor tributável corresponde à diferença verificada em cada período de tributação, entre o valor das transmissões de combustíveis realizadas, IVA excluído, e o valor de aquisição dos mesmos combustíveis, IVA excluído (artigo 70º do CIVA).
Em relação à dedução por parte dos revendedores, o artigo 71º do CIVA, refere que:
" 1 - Os revendedores dos combustíveis referidos no artigo 69.º não podem deduzir o imposto devido ou pago nas aquisições no mercado nacional, aquisições intracomunitárias e importações desses bens.
2 - O imposto suportado em investimentos e demais despesas de comercialização é dedutível nos termos gerais dos artigos 19.º e seguintes.".
As faturas emitidas pelos revendedores devem conter a seguinte expressão: "IVA- não confere direito à dedução" ou a expressão similar, (artigo 72º do CIVA).
2.5.3. Taxas de Imposto
O IVA possui três taxas de tributação ao consumo, a taxa reduzida, a intermédia e a normal.
Em anexo ao CIVA, constam duas listas onde se descrevem os bens e serviços sujeitos às taxas reduzidas (Lista I) e à taxa intermédia (Lista II). Todos os outros bens e serviços que não estejam incluídos nessas duas listas, são sujeitos à taxa normal.
O quadro 2 exemplifica as várias taxas de IVA a aplicar ao território Português: Portugal Continental, Açores e Madeira.
Portugal Continental Açores Madeira
Taxa Reduzida 6% 4% 5%
Taxa Intermédia 13% 9% 12%
Taxa Normal 23% 18% 22%
Quadro 2: Taxas de IVA
2.5.4. Apuramento do IVA
O apuramento do IVA é aplicado ao sujeito passivo que possui Regime Normal de IVA, mensal ou trimestral, é necessário apurar o imposto para preencher e enviar a declaração periódica.
Em termos contabilísticos a conta 243 - Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) divide-se em várias subcontas:
2431 - IVA - Suportado; 2432 - IVA - Dedutível; 2433 - IVA - Liquidado; 2434 - IVA - Regularizações; 2435 - IVA - Apuramento; 2436 - IVA - A pagar; 2437 - IVA - A recuperar; 2438 - IVA - Reembolso pedido; 2439- IVA - Liquidações oficiosas.
2.5.4.1. IVA - Dedutível
A conta 2432 - IVA Dedutível é debitada pelo imposto relativo às aquisições. As deduções estão regulamentadas nos artigos 19º ao 26º do CIVA, excetuando-se as do artigo 21º do mesmo código.
Esta conta subdivide-se em: 24321 - Existências; 24322 - Imobilizado;
Esta conta é creditada, para transferir o saldo respeitante ao período de imposto em contrapartida do débito da conta 2435 - IVA Apuramento.
2.5.4.2. IVA - Liquidado
O IVA liquidado regista-se a crédito, e é utilizado quando se faz uma venda. A conta de IVA liquidado subdivide-se:
24331 - Operações gerais;
243311 - Transmissões Internas de Bens e Serviços; 243312 - Aquisições Intracomunitárias;
243313 - Aquisições Serviços;
24332 - Autoconsumos e operações gratuitas;
O IVA - liquidado debita-se em contrapartida do crédito da conta 2435 - IVA Apuramento.
2.5.4.3. IVA - Regularizações
Nesta conta registam-se as correções de imposto apuradas nos termos do Código do IVA (Autoridade Tributária, 2017a). Estas correções podem originar imposto a favor da empresa ou a favor do Estado.
A conta 2434 desdobra-se, nas seguintes subcontas:
24341 - Mensais (ou trimestrais) a favor da empresa; 24342 - Mensais (ou trimestrais) a favor do Estado;
A subconta 24341 - IVA Regularizações a favor da Empresa, debita-se pelo montante de imposto resultante de operações que reduzem o montante de imposto líquido ou que aumente o imposto dedutível. Por exemplo: Devoluções de vendas por clientes, descontos concedidos a clientes, erros, entre outros.
Esta subconta tem saldo devedor que será transferido para IVA - Apuramento.
A outra subconta 24342 - IVA Regularizações a favor do Estado, credita pelo imposto resultante de operações que aumentem os montantes liquidados pela empresa ou que reduzam o imposto suportado e dedutível. Por exemplo: Retificações ou correções de faturas emitidas pela empresa (notas de crédito), descontos comerciais, entre outros. A conta 24342 tem saldo credor e irá ser transferido para a conta 2435.
2.5.4.4. IVA - Apuramento
Esta conta destina-se a centralizar as operações registadas nas contas 2432, 2433, 2434 e 2437, para que o saldo corresponda ao imposto a pagar ou a recuperar.
Como já referido nas contas acima, a conta 2435 será debitada pelo saldo devedor da conta 2432 e subconta 24341 e será creditada pelos saldos credores da conta 2433 e subconta 24342.
A conta do IVA - Apuramento é ainda debitada pelo saldo credor da conta 2437 - IVA a Recuperar, respeitante ao montante de crédito do imposto reportado do período anterior, sobre o qual não pediu reembolso.
O apuramento do IVA resulta da diferença entre o IVA Liquidado e o IVA Dedutível num determinado período, sendo-lhe retirado ou adicionado o IVA Regularizações, apurando assim o saldo final, conforme ilustra o Figura 8.
2435 IVA Apuramento
2432 IVA Dedutível 2433 IVA Liquidado
2434 IVA Reg. a F. da Empresa 2434 IVA Reg. a F. do Estado
2437 IVA a Recuperar
Figura 8: Apuramento do IVA Fonte: Marques 2014
2.5.4.5. IVA a Pagar e IVA a Recuperar
Após o apuramento do IVA, este fica com saldo devedor ou saldo credor.
Se o saldo do imposto apurado for devedor, existe IVA a recuperar. Nesta situação e de acordo com o artigo 22º do CIVA, a empresa poderá reportar o imposto para períodos seguintes ou pode pedir o reembolso.
Se o saldo do imposto for credor, existe IVA a pagar. De acordo com o artigo 27º do CIVA, o sujeito passivo é obrigado a pagar o imposto no prazo legal, previsto no artigo 41º do mesmo código (Figura 9).
2435 IVA Apuramento
Saldo Credor Saldo Devedor
2436 IVA a Pagar 2437 IVA a Recuperar
Figura 9: IVA a Pagar ou IVA a Recuperar
Capítulo III – Atividades
Realizadas Durante o
3.1. Enquadramento
Neste terceiro capítulo serão apresentadas as atividades realizadas no estágio, para o efeito foi escolhida uma empresa de nome fictício. Assim inicia-se o capítulo com a apresentação dessa empresa.
As atividades realizadas durante o estágio foram:
Receção e organização dos documentos;
Separação e arquivo de documentos;
Classificação e lançamento de documentos;
Reconciliações Bancárias;
Preenchimento da declaração do IVA.
3.2. Apresentação da Empresa Car Solutions, Lda
Para o presente relatório foi escolhida uma empresa com o objetivo de exemplificar as atividades realizadas durante o estágio. A Car Solutions, Lda, é a denominação fictícia da empresa, os documentos originais foram todos alterados de modo a não ser identificada a empresa e assim cumprir o sigilo profissional, de acordo com o artigo 10º do Código Deontológico dos Contabilistas Certificados (CDCC).
Artigo 10.º Confidencialidade
1 - Os contabilistas certificados e os seus colaboradores estão obrigados ao sigilo profissional sobre os factos e documentos de que tomem conhecimento no exercício das suas funções, devendo adotar as medidas adequadas para a sua salvaguarda.
2 - O sigilo profissional abrange ainda documentos ou outras coisas que se relacionem, direta ou indiretamente, com os factos sujeitos a sigilo.
3 - A obrigação de sigilo profissional não está limitada no tempo, mantendo-se mesmo após a cessação de funções.
4 - Cessa a obrigação de sigilo profissional quando os contabilistas certificados tenham sido de tal dispensados pelas entidades a que, prestam serviços, por decisão judicial ou ainda quando previamente autorizados pelo conselho diretivo, em casos devidamente justificados.
5 - Os membros dos órgãos da Ordem não devem revelar nem utilizar informação confidencial de que tenham tomado conhecimento no exercício dos cargos associativos, exceto nos casos previstos na lei.
A empresa Car Solutions, Lda, tem como atividade a reparação de veículos automóveis, e teve início de atividade em 17 de Maio de 2013 (Quadro 3).
Identificação Car Solutions, Lda
Capital Social 10.000€
Estrutura Jurídica Sociedade por Quotas
Nº de Identificação Fiscal (NIF) 599 999 999
CAE 45200 - Manutenção e reparação de veículos automóveis;
Regime de IVA Regime Normal Trimestral
Número de Sócios 3
Número de Trabalhadores 5
Endereço Rua de Santo António 5100- 999
Horário Dias úteis das 9:30 às 18:30 horas
Sábado das 9:30 às 13:00 horas
Quadro 3: Apresentação da Car Solutions, Lda Fonte: Elaboração Própria
3.3. Receção dos Documentos e Organização
A receção dos documentos é a primeira etapa para a realização da contabilidade de uma empresa. Na Moneris Douro e Beiras, os documentos são entregues pelos clientes à Moneris, por via Correios e Telecomunicações de Portugal (CTT) ou um Técnico dos Serviços Externos desloca-se às instalações do cliente.
Os documentos são entregues mensalmente ou trimestralmente, de acordo com o regime do Imposto Sobre o Valor Acrescentado (IVA) de cada cliente.
No Regime Mensal ficam enquadrados os clientes com um volume de negócios igual ou superior a 650 000€ no ano civil anterior, e têm de entregar a declaração periódica mensal até ao dia 10 do segundo mês àquele a que respeitam as operações, segundo a alínea a) do nº1 do artigo 41º do Código do Imposto Sobre o Valor Acrescentado (CIVA).
Os sujeitos passivos com um volume de negócios inferior a 650 000€ no ano civil anterior ficam enquadrados no regime normal de periocidade trimestral com a obrigação de entregar a declaração periódica até dia 15 do segundo mês seguinte ao trimestre, de acordo com a alínea b) do nº1 do artigo 41º do Código do Imposto Sobre o Valor Acrescentado (CIVA).
Os documentos necessários para a realização da contabilidade são, nomeadamente: extratos bancários, cópia de cheques, notas de lançamento dos bancos, pagamentos de impostos, recibos de vencimento, recibos das vendas, mapa de vendas ou faturas de venda, despesas diversas e bancárias e faturas das compras.É muito importante verificar se os documentos recebidos por parte dos clientes estão de acordo com os n.os. 4 e 5 do artigo 36º do Imposto Sobre o Valor Acrescentado (CIVA) que referem:
" 4 - Os documentos referidos nos números anteriores devem ser processados em duplicado, destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor. 5 - As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto; b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efectivamente transaccionadas devem ser objecto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;
d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da factura. No caso de a operação ou operações às quais se reporta a factura compreenderem bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os elementos mencionados nas alíneas b), c) e d) devem ser indicados separadamente, segundo a taxa aplicável.".
3.4. Separação e Arquivo de Documentos
Quando um cliente entrega os documentos é necessário fazer a separação entre aqueles que são relevantes para o processo contabilístico e os que não são relevantes. Os documentos que não são relevantes para o processo contabilístico de uma empresa são as guias de remessa, as despesas pessoais, as faturas sem contribuinte da empresa, entre outros.
Na Moneris Douro e Beiras existem os dossiers fiscais e os dossiers contabilísticos. O dossier fiscal contém os documentos do encerramento de contas, documentos da Administração Fiscal, nomeadamente, a escritura da constituição da empresa, o Modelo 22 do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Coletivas (IRC), o Modelo 3 do Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Singulares (IRS), a declaração de não dívida, a Informação Empresarial Simplificada (IES), a Ata, a Demonstração de Resultados (DR), o Balanço, entre outros.
O dossier contabilístico é constituído pelos diários, nomeadamente, os diários de vendas, de caixa de recebimento, de caixa de pagamento, de despesas, de compras e de bancos que incluem extratos bancários, cópias de cheques, recebimentos de clientes e pagamento a fornecedores.
Os documentos, desde a sua receção na empresa, passam por várias etapas, nomeadamente, a separação por meses, seguidamente separação por diários (Anexo 1)
e, nesta etapa, ordenação por fornecedor, número da fatura e data mais antiga (início do mês) para a data mais recente (final do mês).
Os diários adotados pela maior parte das empresas são:
Diário 30 (Bancos): contém extratos bancário, documentos das movimentações nas contas bancárias, principalmente, pagamentos de impostos, recebimentos dos clientes através do banco, recibos de pagamento aos fornecedores pagos por dinheiro, cheque ou transferência, comissões, juros, encargos bancários e notas de lançamento do banco;
Diário 20 (Caixa Recebimentos): contém os recebimentos realizados pelos clientes;
Diário 21 (Caixa Pagamentos): contém os pagamentos a dinheiro;
Diário 50 (Vendas e Prestação de Serviços): inclui as faturas de vendas e de prestação de serviços, notas de crédito, ou seja, os mapas de venda;
Diário 44 (Compras Outros Bens e Serviços): contém todos os gastos necessários para a realização da atividade da empresa, a nível de serviços prestados, tais como serviço de contabilidade e subcontratos e a nível do consumo da empresa, como por exemplo, água, luz, seguros, comunicação, combustível, donativos, rendas, quotas, portagens, refeições, material de escritório, ferramentas, entre outros;
Diário 40 (Compras): inclui as faturas de compras de mercadorias e de Matéria-Prima (MP), notas de crédito e notas de débito dos fornecedores, relacionadas diretamente com a atividade da empresa;
Diário 49 (Imobilizado): contém as faturas de imobilizado, tais como, compra de veículos, máquinas agrícolas, entre outros.
A separação e o arquivo dos documentos pelos diários torna as tarefas que se seguem mais rápidas e com menos probabilidade de ocorrência de erros.
As empresas poderão ser alvo de fiscalização por parte da Autoridade Tributária (AT). Os dossiers contabilísticos devem ser guardados segundo o nº1 do artigo 52º do CIVA: "1 - Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante
os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos.".
3.5. Classificação e Lançamento dos Documentos Contabilísticos
Após a organização dos documentos, estes são devidamente classificados. A classificação dos documentos é uma das fases mais importantes em todo o processo contabilístico, pois exige rigor, concentração, responsabilidade e profissionalismo por parte dos profissionais que realizam a classificação de modo a realizar um trabalho eficiente e eficaz. Esta tarefa é feita manualmente com uma esferográfica vermelha, tendo em conta o diário, o mês de emissão da fatura e a ordem em relação aos outros documentos.
Por exemplo: A fatura de compra ao fornecedor XXX, emitida no mês de Novembro, terá os seguintes registos de classificação como se pode ver nos quadros 4 e 5.
Quadro 4: Classificação dos Documentos
Fonte: Elaboração Própria
Quadro 5: Explicação da Classificação dos Documentos
Fonte: Elaboração Própria
Na Moneris Douro e Beiras após a classificação dos documentos, passa-se logo para o lançamento no programa contabilístico "Primavera". Relativamente ao Código de Conta adotado pela empresa, este é baseado no Código de Contas do Sistema de Normalização
110.001
40
11
Mês de Novembro - 11
0.001
Número do documento contabilístico
Contabilística (SNC) e está dividido em classes e subclasses. O Código de Contas do SNC é constituído pelas seguintes classes:
Classe 1: Meios Financeiros Líquidos;
Classe 2: Contas a Receber e a Pagar;
Classe 3: Inventário e Ativos Biológicos;
Classe 4: Investimentos;
Classe 5: Capital, Reservas e Resultados Transitados;
Classe 6: Gastos;
Classe 7: Rendimentos;
Classe 8: Resultados.
De seguida são apresentados exemplos práticos de contabilização de documentos da empresa Car Solutions, Lda.
3.5.1. Compras
Para classificar uma fatura relativa a uma compra tem que se ter atenção à atividade da empresa e ao tipo de materiais da compra (Mercadorias ou MP).
Na classe 3 - Inventários e Ativos Biológicos, são inseridos todos os movimentos de bens adquiridos que façam parte da atividade principal da empresa.
O quadro 6 mostra como se efetua o registo e classificação de uma fatura de compra de matéria-prima (Anexo 2), no mercado nacional, ao fornecedor WWW. Debitam-se a conta 31211 - Compras de Matéria- Prima e a conta 2432113 - IVA Dedutível de Existências à Taxa Normal 23% no Mercado Nacional (MN) em contrapartida do crédito da conta 221110045 - Fornecedor WWW pelo valor total da fatura.
Descrição Débito Crédito Valor
Compras de Matéria-Prima no MN
31211 7,77€
IVA Dedutível de Existências à Taxa Normal 23% no MN
2432113 1,79€
Fornecedor WWW 221110045 9,56€
Quadro 6: Contabilização da Fatura de Compra de Matéria-Prima Fonte: Anexo 2
Devolução de matéria-prima
As compras podem ser devolvidas quando as matérias- primas não estão em condições de serem utilizadas ou quando não estão de acordo com a encomenda.
Como na compra o IVA já foi deduzido, na devolução existe a necessidade de efetuar a sua regularização.
De acordo com o nº5 do artigo 78º do CIVA:
" (…) a regularização a favor do sujeito passivo só pode ser efectuada quando este tiver na sua posse prova de que o adquirente tomou conhecimento da rectificação ou de que foi reembolsado do imposto, sem o que se considera indevida a respectiva dedução.".
O fornecedor tem de efetuar uma Nota de Crédito. O quadro 7 exemplifica a regularização da devolução de uma compra, através da Nota de Crédito (Anexo 3).
Descrição Débito Crédito Valor
Devolução de Matéria-Prima no MN
317211 2,70€
IVA Regularizações a Favor do Estado de Existências à Taxa
Normal 23% no MN
2434213 0,62€
Fornecedor WWW 221110045 3,32€
Quadro 7 : Contabilização da Devolução de Matéria-Prima
Fonte: Anexo 3
Ao lançar-se a nota de crédito, debita-se a conta 221110045 relativa ao fornecedor WWW pelo valor total da Nota de Crédito e creditam-se a conta 317211 - Devolução de Matéria-Prima no MN e a conta 2434213 - IVA Regularizações a Favor do Estado de Existências à Taxa Normal 23% no MN.
3.5.2. Vendas e Prestação de Serviços
A Classe 7 diz respeito às receitas do período através da venda de mercadorias ou prestação de serviços. A venda é um contrato entre duas entidades: o vendedor e o comprador, determinando uma transmissão onerosa de bens ou de prestação de serviços. A Car Solutions, Lda é uma empresa de prestação de serviços, os quadro 8, 9 e 10 representam a contabilização do mapa de vendas do mês de julho, agosto e setembro.
Vendas de julho
As vendas de julho são contabilizadas debitando a conta 211110001 - Cliente J e creditando a conta 7211 - Vendas de Prestação de Serviço no MN e a conta 2433313 - IVA Liquidado de Outros Bens e Serviços (OBS) à Taxa Normal de 23% no MN (Quadro 8).
Descrição Débito Crédito Valor
Vendas - Prestação de Serviço no MN
7211 10 877,54€
IVA Liquidado de OBS à Taxa Normal 23% no MN
2433313 2 501,84€
Cliente J 211110001 13 379,38€
Quadro 8: Contabilização das Vendas de julho
Vendas de agosto
Como se pode ver no quadro 9 relativo às vendas do mês de agosto (Anexo 5), debita-se a conta 211110001 - Cliente J em contrapartida da conta 7211 - Vendas de Prestação de Serviços no MN, da conta 2433313 - IVA Liquidado de OBS à Taxa Normal de 23% no MN e a conta 7131 - Venda de Subprodutos no MN. A venda de subprodutos no MN é uma venda isenta, logo não existe uma conta de IVA nesta contabilização.
Quadro 9: Contabilização das Vendas de agosto
Fonte: Anexo 5
Descrição Débito Crédito Valor
Vendas - Prestação de Serviço no MN
7211 12 119,05€
IVA Liquidado de OBS à Taxa Normal 23% no MN
2433313 2 787,42€
Vendas - Subprodutos no MN 7131 70,88€
Vendas de setembro
No mês de setembro para além das vendas está presente uma nota de crédito, esta nota de crédito é a correção de uma fatura de venda, esta nota de crédito contabiliza-se a débito (Quadro 10).
Quadro 10: Contabilização das Vendas de setembro
Fonte: Anexo 6
A débito regista-se a conta 7211 - Vendas de Prestação de Serviço no MN, a conta 2434133 - IVA Regularizações a Favor da Empresa de OBS à Taxa Normal 23% no MN e a conta 211110001 - Cliente J. A crédito contabiliza-se a conta 7211 - Vendas de Prestação de Serviço no MN, a conta 2433313 - IVA Liquidado de OBS à Taxa Normal de 23% no MN e a conta 7131 - Vendas - Subproduto no MN. A venda de subprodutos no MN é uma venda isenta de IVA, logo não existe uma conta de IVA nesta contabilização.
Descrição Débito Crédito Valor
Vendas - Prestação de Serviço no MN
7211 8 079,24€
IVA Liquidado de OBS à Taxa Normal 23% no MN
2433313 1 858,23€
Vendas – Subproduto no MN 7131 100€
Vendas - Prestação de Serviço no MN
7211 357,73€
IVA Regularizações a Favor da Empresa de OBS à Taxa
Normal 23% no MN
2434133 82,28€
3.5.3. Fornecimentos e Serviços Externos
A conta 62 - Fornecimentos e serviços externos é uma subconta da classe 6 - Gastos, e nela se registam os movimentos sobre os serviços prestados por terceiros.
Esta conta desdobra-se em: 621 - Subcontratos;
622 - Serviços especializados; 623 - Materiais;
624 - Energias e fluídos;
625 - Deslocações, estadas e transportes; 626 - Serviços diversos.
3.5.3.1. Subcontratos
Nesta conta estão registados os gastos com a aquisição de serviços necessários ao próprio processo produtivo. A Car Solutions, Lda realizou um subcontrato de pintura (Anexo 7).
Descrição Débito Crédito Valor
Subcontratos no MN 6211 228,76€
IVA dedutível OBS à Taxa Normal de 23% no MN
2432313 52,61€
Fornecedor TTT 221110052 281,37€
Quadro 11: Contabilização de uma Fatura de Subcontratos
Fonte: Anexo 7
Esta operação regista-se da seguinte forma: debita-se a conta 6211 - Subcontratos no MN e a conta 2432313 - IVA Dedutível de OBS à Taxa Normal 23% no MN e credita-se a conta 221110052 - Fornecedor TTT pelo valor total da fatura (Quadro 11).
3.5.3.2. Serviços Especializados – Trabalhos Especializados
Os trabalhos especializados são serviços prestados por outras entidades, tais como serviços de contabilidade, serviços informáticos, serviços de manutenção, serviços de limpeza, entre outros.
No anexo 8 é apresentado uma fatura referente aos trabalhos especializados, mais concretamente, serviços prestados na área da contabilidade.
O lançamento realizado nestes casos está exemplificado no quadro 12.
Descrição Débito Crédito Valor
Trabalhos Especializados 6221 105,00€
IVA Dedutível OBS à Taxa Normal de 23% no MN
2432313 24,15€
Fornecedor XXX 221110001 129,15€
Quadro 12: Contabilização de uma Fatura de Trabalhos Especializados
Fonte: Anexo 8
Como se pode verificar no quadro 12 debita-se a conta 6221 - Trabalhos especializados e a conta 2432313 - IVA dedutível OBS à Taxa Normal de 23% no MN e credita-se a conta 221110001 - Fornecedor XXX pelo valor total da fatura.
