Contabilidade Primavera Software

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PRODUTO

CONTABILIDADE

M

ANUAL DOANUAL DO

F

ORMADOR ORMADOR

Governo da Governo da República Portuguesa República Portuguesa UNIÃO EUROPEIA UNIÃO EUROPEIA

Fundo Social Europeu Fundo Social Europeu

Governo da Governo da República Portuguesa República Portuguesa Governo da Governo da República Portuguesa República Portuguesa UNIÃO EUROPEIA UNIÃO EUROPEIA

UNIÃO EUROPEIA UNIÃO EUROPEIA

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1 1 Ficha Técnica Ficha Técnica P PROJECTOROJECTO::

“Kit de apoio à Gestão –

“Kit de apoio à Gestão –EERRPP´´s s ”” AANO DENO DEEEDIÇÃODIÇÃO:: 20062006

E

ENTIDADENTIDADEPPROMOTORAROMOTORA::

ADRAL – Agênc

ADRAL – Agência de Desenvia de Desenvolvimento da Reolvimento da Região Alentejo gião Alentejo S.AS.A

D

DIRECÇÃOIRECÇÃO,, CCOORDENAÇÃO EOORDENAÇÃO EGGESTÃOESTÃO::

ADRAL – Agênc

ADRAL – Agência de Desenvia de Desenvolvimento da Reolvimento da Região Alentejo gião Alentejo S.AS.A

A

ASSESSORIASSESSORIATTÉCNICAÉCNICA-P-PEDAGÓGICAEDAGÓGICA::

IFH

IFH – – IINSTITUTO PARA ANSTITUTO PARA AFFORMAÇÃOORMAÇÃOHHUMANAUMANA,, LLDADA..

P

PRODUÇÃO DERODUÇÃO DECCONTEÚDOSONTEÚDOS

A

ATLASTLASCC APITAL APITAL – – A ADMINISTRAÇÃO DEDMINISTRAÇÃO DE EEMPRESASMPRESAS,, LLDADA..

C

CONCEPÇÃOONCEPÇÃO,, EEXECUÇÃO EXECUÇÃO EDDESIGNESIGN

A

ATLASTLASCC APITAL APITAL – – A ADMINISTRAÇÃO DEDMINISTRAÇÃO DE EEMPRESASMPRESAS,, LLDADA..

IINSTITUTO PARA ANSTITUTO PARA AFFORMAÇÃOORMAÇÃOHHUMANAUMANA,, LLDADA..

Produção apoiada pelo: Produção apoiada pelo:

Programa Operacional de Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS) Programa Operacional de Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS)

Co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia através do Fundo social

Co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia através do Fundo social EuropeuEuropeu..

Medida 4.2

Medida 4.2..Desenvolvimento e Modernização das Estruturas e Serviços de Apoio ao Desenvolvimento e Modernização das Estruturas e Serviços de Apoio ao EmpregoEmprego

Tipologia de Projecto 4.2.2

Tipologia de Projecto 4.2.2 Desenvolvimento de Estudos e Recursos DidácticosDesenvolvimento de Estudos e Recursos Didácticos

Acção Tipo 4.2.2.2

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Índice

Objectivos

Objectivos Gerais Gerais ... ... 44 Pré-Requ

Pré-Requisitos isitos ... ... 55 Perfil

Perfil do do FormadoFormador r ... ... 66 Publico

Publico Alvo Alvo ... ... 77

Plano

Plano Geral Geral de de DesenvolvimeDesenvolvimento nto de de Módulos Módulos ... ... 88 Léxico

Léxico de de Siglas Siglas Mais Mais Usuais Usuais ... Introdução

Introdução ao ao Tema Tema ... ... 99 Módulo 1 – Manipulação e Criação de Tabelas

Módulo 1 – Manipulação e Criação de Tabelas ... 1.1.

1.1. Criação Criação de de Entidades Entidades ... ... 1414 1.2.

1.2. Plano Plano de de Contas Contas ... ... 1616 1.3.

1.3. Centros Centros de de Custo Custo e e Chaves Chaves de de Repartição Repartição ... ... 2020 1.4.

1.4. Criação Criação de de Diários Diários e e Documentos Documentos ... ... 2121 1.5.

1.5. Exercícios Exercícios práticos práticos ... ... 2323 Módulo 2 – Movimentos contabilísticos

Módulo 2 – Movimentos contabilísticos ... 2.1.

2.1. Introdução Introdução e e Registo Registo de de operaçõeoperações s ... ... 2727 2.2.

2.2. OrçamenOrçamentos tos ... ... 3232 2.3.

2.3. Exercícios Exercícios práticos práticos ... ... 3636 Módulo 3 – Exploração da Informação

Módulo 3 – Exploração da Informação ... 3.1.

3.1. Criação Criação de de Livros Livros Legais Legais ... ... 4141 3.2.

3.2. Peças Peças ContabilísticaContabilísticas: s: Balanços Balanços e e Balancetes Balancetes ... ... 4242 3.3.

3.3. Extractos Extractos de de conta conta ... ... 4343 3.4.

3.4. Mapas Mapas Legais Legais e e de de Gestão Gestão ... ... 4545 3.5.

3.5. O O Balanço Balanço e e a a Demonstração Demonstração de de Resultados Resultados ... ... 4949 3.6.

3.6. O O Simulador Simulador de de Resultados Resultados ... ... 5454 3.7.

3.7. Exercícios Exercícios práticos práticos ... ... 5656 Módulo 4 – Outros utilitários

Módulo 4 – Outros utilitários ... 4.1.

4.1. Diagnósticos Diagnósticos de de IVA IVA ... ... 6161 4.2.

4.2. Conferência Conferência de de RecapitulativoRecapitulativos s ... ... 6262 4.3.

4.3. DeclaraçõeDeclarações s e e Mapas Mapas Fiscais Fiscais ... ... 6363 4.4.

4.4. Exercícios Exercícios práticos práticos ... ... 7070 Práticas

Práticas Conteúdos

Conteúdos Didácticos Didácticos ComplemeComplementares ntares ... ... 7373 Exercícios

Exercícios Práticos Práticos Globais Globais ... ... 8686 Notas Finais

Notas Finais Soluções

Soluções dos dos Exercícios Exercícios ... ... 8989 Material

Material de de Apoio Apoio ... ... 8989 Bibliografia

Bibliografia AconselhadAconselhada a ... ... 9090 Contactos

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3

P

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4

Objectivos Gerais

Com este manual pretende-se auxiliar o formador a conduzir acções de formação sobre aplicações da área de Contabilidade em ERP´s (Enterprise Resource Planning) e suas funcionalidades.

Tem como objectivos:

• Dotar o formador de uma planificação orientada

para a prática nos seguintes conteúdos temáticos:

 Conceito e aplicação do software de

Gestão da Contabilidade;

 Organizar e estipular parâmetros de

utilização;

 Produzir registos e explorar fontes de

informação de gestão;

 Avaliação das competências de cada

utilizador.

• Fornecer linhas de orientação metodológica na

condução de sessões formativas;

• Fornecer um conjunto de tarefas e exercícios bem

como a respectiva solução para acentuar o carácter prático da formação;

• Servir de suporte à aplicação informática (CD) do

formando dedicado ao mesmo tema;

• Indicar bibliografia, entre outros recursos, para que

o formador se possa preparar e dominar um conjunto de recursos possíveis de recomendar aos formandos, consoante a necessidade de aprofundar os temas.

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5

Pré-Requisitos

Os formadores devem apresentar como pré-requisitos as seguintes valências:

• Conhecimentos académicos nas áreas

económicas e empresariais;

• Experiência de formação nas áreas de gestão

e/ou tecnologias de informação;

• Conhecimentos sobre comunicação, relação

pedagógica, dinâmica de grupo e planificação;

• Responsabilidade e maturidade emocional; • Capacidade de resolver problemas e lidar com

imprevistos;

• Gerir múltiplos factores em simultâneo; • Capacidade de comunicação e expressão; • Capacidade para trabalhar em equipa.

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6

Perfil do Formador

Domínio Pedagógico

• Capacidade de motivar os formandos para a

aprendizagem dos conteúdos propostos;

• Capacidade para exemplificar e transpor; para

situações práticas; os conteúdos das aplicações informáticas, enquadráveis na realidade empresarial;

• Domínio de técnicas pedagógicas devidamente

adaptadas às temáticas introduzidas.

Domínio Técnico

• Competência e domínio das temáticas a

abordar;

• Experiência na organização de acções de

formação em sala e/ou em ambiente empresarial;

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7

Público-alvo

Os sistemas de informação para gestão (SIG), mais conhecidos pela sigla em inglês de ERP (Enterprise Resource Planning), são uma ferramenta essencial e imprescindível hoje em dia nas organizações. Com este manual disponibilizamos um conjunto de ferramentas de índole didáctica e formativa para auxiliar à sua compreensão. A importância assumida por estes sistemas advêm de dois

factores:

• Por um lado a exigência do mercado para respostas

às solicitações com a maior brevidade possível;

• Por outro o processamento da informação gerado

pelo tratamento dos dados armazenados nas bases de dados, é vital para aferir do andamento dos negócios e poder assim formular estratégias correctivas atempadamente.

Responder com eficiência ( just in time) aos anseios dos parceiros de negócio (internos e externos) já não é concebível nos dias de hoje, à velocidade a que a informação é produzida, sem o recurso a poderosas ferramentas baseadas em tecnologias de informação como suporte de decisões em tempo oportuno.

Esta ferramenta de apoio à área de Contabilidade do ERP (Enterprise Resource Planning ), composto por um Manual do Formador e por uma Aplicação Informática para o Formando (CD) visa contribuir para uma rápida assimilação dos conceitos e das formas de utilização desta aplicação por parte do público alvo a que os mesmos se destinam, nomeadamente:

• Decisores, Quadros, Formadores; • Formandos em acções de Formação;

• Desempregados que pretendam reciclagem e / ou

adquirir novos conhecimentos;

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8

Plano Geral dos Módulos

Módulos

Objectivos

• Manipulação de

Tabelas

• Criar entidades (clientes / fornecedores / outros

terceiros);

• Definir alterações dos planos de contas;

• Definir centros de custos e chaves de repartição;

• Criar de diários e documentos.

• Movimentos

contabilísticos

• Utilizar a tabela de introdução de documentos;

• Utilizar a tabela de introdução de orçamentos.

• Exploração da

informação

contabilística para efeitos de gestão e legais

• Criar livros legais;

• Utilizar peças contabilísticas: Balancetes;

• Avaliar extractos de conta, para conferência e

acumulados;

• Avaliar orçamentos, por funções e centros de custos;

• Explicar e listar Mapas Legais e de Gestão.

• Outros Utilitários • Executar o diagnóstico do IVA;

• Controlar de recapitulativos;

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Léxico de Siglas Mais Usuais

Sigla Descrição

 SGI Sistema de Gestão Integrado

 ERP Enterprise Resource Planning (SIG)  SGP Sistema de Gestão Primavera

 CRM Costumer Relationship Management (Gestão de relações com clientes)  CAE Código de Actividade Económica

 FAQ Frequent Asked Question (Questões Frequentes)  IVA Imposto Sobre Valor Acrescentado

 IRC Imposto sobre Sociedades Comerciais  IRS Imposto sobre Pessoas Singulares  HTML Hipertext Markup Languague

 SQL Strutured Query Language (Base Dados)

 IP Internet Protocolo

 IAPMEI Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas  WIZARD Assistente de Procedimentos

 PC Computador Pessoal

 VBA Visual Basic for Application  TOC Técnico Oficial de Contas  ROC Revisor Oficial de Contas

 SHST Saúde Higiene e Segurança no Trabalho  PME´s Pequena e Média Empresa

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Introdução ao Tema

A contabilidade é dentro das organizações o departamento que trata de traduzir em documentos normalizados e legíveis, a informação que os investidores, financiadores, estado e outros analisam, para aferir da sua solvabilidade e sustentabilidade do modelo de negócio de cada organização. Aos serviços do Estado estes documentos importam na medida em que, pela sua leitura e análise, podem determinar qual o grau de impostos a pagar pela empresa e ainda verificar se foram respeitados todos os deveres e obrigações legais.

No passado a contabilidade representava dentro das organizações uma função burocrática muitas vezes desfasada da realidade da empresa. Ao assentar na produção de dados baseados em registos históricos, exigia a produção de inúmeros documentos de suporte e elevou a burocracia a um patamar insuportável dentro das empresas. A informação contabilística era então manuseada por processos pouco expeditos e muitas vezes manualmente. Traduzia-se quase sempre num trabalho moroso que exigia um numero elevado de colaboradores nas áreas administrativas. A informação que disponibilizava surgia com um hiato temporal que muitas vezes inviabilizada qualquer acção correctiva em tempo oportuno por parte dos decisores.

O grande desenvolvimento das tecnologias de informação e das aplicações informáticas para as áreas empresariais nos últimos anos provocou profundas alterações nas estruturas empresariais. Optimizou-se todo o circuito de informação e foram em simultâneo eliminados muitos postos de trabalho em áreas não nucleares aos negócios, nomeadamente a área administrativa, gerando elevados ganhos de eficiência e produtividade.

Hoje em dia a informação contabilística pode estar sempre actualizada e permite a tomada de decisões em tempo oportuno, com grande facilidade e rapidez.

A grande vantagem das aplicações de gestão em suporte informático, especificamente a de Contabilidade, está na velocidade do tratamento de dados e na rapidez de acesso aos mapas de gestão e consequentemente às respectivas análises.

As aplicações de gestão da contabilidade podem dar o seu contributo de uma forma eficiente e produtiva às organizações, pois são uma ferramenta de trabalho auxiliar muito

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poderosa. Permitem por um lado aos empresários responder aos compromissos legais e fiscais a que se obrigam e por outro, obter uma visão rigorosa da situação financeira da organização. Com o recurso a esta ferramenta de gestão é possível analisar a situação líquida da empresa, o prazo médio de recebimentos e pagamentos, o nível de stocks necessários ao modelo de negócio, os custos com pessoal, o valor dos fornecimentos e serviços externos, o valor dos resultados líquidos, o montante de impostos suportados e a pagar, entre outros indicadores.

Em traços gerais podemos afirmar que as ferramentas informáticas permitem:

• Criar e disponibilizar um conjunto de indicadores de gestão que retractem o

desempenho operacional e que sejam actualizados frequentemente;

• Criar um painel de bordo com indicadores de liderança;

• Contribuir para a implementação de normas e processos de tomada de decisão

pelos orgãos decisores;

• Evidenciar e relevar a realidade contabilística e patrimonial da sociedade;

• Elaborar orçamentos previsionais de actividade, controlar a sua execução, e

validar os resultados e desvios observados.

Neste manual pretendemos evidenciar a sequência de acções eminentemente práticas que tocam os aspectos principais da aplicação e visam apostar claramente no saber-fazer , procurando auxiliar o utilizador na panóplia de opções disponíveis. O Presente manual

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M

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Módulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho

PLANIFICAÇÃO OJBJECTIVOS

GERAIS OBJECTIVOSESPECÍFICOS METODOLOGIA MATERIAL TEMPO

- Manipulação

de tabelas. - Criar entidades; - Definir e alterar os planos de contas; - Definir centros de custos e chaves de repartição; - Criar de diários e documentos. - Método Interactivo; - Método Demonstrativo; - Método Demonstrativo; - Método Interactivo; - Método Demonstrativo. - Computador - Computador - Computador - Computador 10 min. 20 min. 30 min. 30 min.

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14 Figura 1

1.1. Criação de Entidades

Como já observámos em aplicações anteriores a primeira tarefa em qualquer aplicação informática virada para a área empresarial é a criação de tabelas sobre entidades, artigos, funcionários, entre outros, consoante as áreas e âmbitos de aplicação prática do software em causa.

No caso da contabilidade, vamos ter necessidade de criar fichas de clientes, fornecedores e outros.

Para quem possua a Contabilidade e a Gestão Comercial a funcionar de forma integrada estas tarefas podem ser simplificadas já que basta criar as entidades uma só vez numa das aplicações, podendo a sua criação ser automaticamente replicada para a outra aplicação.

Aqui não temos necessidade de proceder à criação do plano de contas, vector fundamental de uma aplicação de contabilidade, visto que o fabricante já disponibiliza um plano de contas organizado de acordo com o POC (Plano Oficial de Contabilidade), que é utilizado de forma universal por todos os utilizadores da aplicação. Assim o trabalho inicial já se encontra simplificado.

A criação das fichas para as entidades terceiras neste aplicativo é mais fácil do que na gestão comercial, já que a informação necessária requerida para trabalhar é mais simples, tanto mais que a maior parte das vezes os serviços de contabilidade são contratados fora da empresa a terceiros (outsourcing). Ora, os contabilistas não precisam de muita informação de carácter comercial para fazerem o seu t rabalho.

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15 Figura 2 Figura 3 Figura 4 Figura 5 Criar Clientes

Nesta ficha de clientes é fundamental introduzir os seguintes elementos:

Código, Designação, Número de Contribuinte, País e se for caso disso número da contabilidade.

Os outros separadores não são essenciais, embora possam vir a conter informação de carácter mais geral que será interessante.

Dica:

Ao gravar a ficha, a aplicação sugere a criação automática de contas do razão e movimento. Confirmar.

C riar Fo rn ec ed or es e O u tr os Ter ce ir os

O mesmo se passa com a criação de fichas de fornecedores. Os passos e dados essenciais são os mesmos. Código, Cliente, Nome, País, e Contribuinte.

Dica:

No caso do fornecedor ser um “profissional liberal” é normal pela lei fiscal que o mesmo esteja sujeito à retenção na fonte de 20% em sede de IRS. Activar essa função.

Acção

Ensinar a criar entidades e os cuidados com o seu registo

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Figura 8

1.2. Plano de Contas

Como já referimos anteriormente, o Plano Oficial de Contabilidade (POC), é de aplicação universal. Neste sentido é pertinente que o mesmo já seja fornecido e formatado nas suas configurações pelo fabricante de software, como é o caso desta aplicação informática.

Dica:

Use o plano de contas fornecido como base e altere posteriormente de acordo com a sua necessidade. É mais fácil e eficiente do que criar planos de raiz, sendo também opção menos susceptível de ter erros.

F4

Visualizar o POC

Para consultar o lano de contas fornecido

INTEGRADORAS

MOVIMENTO Não são de movimento. São contas de acumulação.

São contas de registo de movimentos.

Também podem ser usadas na contabilidade analítica. Não disponível

Nas contas de Razão Figura 6

Acção

Explicar o que são contas de movimento e razão.

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17

Para os menos familiarizados com estas temáticas, convém lembrar que o Plano de Contas mais não é do que uma tabela de rubricas (contas) devidamente parametrizadas e configuradas segundo determinadas regras de registo e procedimentos, definidas e estruturadas num documento orientador da sua aplicação, o designado Plano Oficial de Contabilidade (POC), que tem evoluído nos seus conceitos para poder acomodar o desenvolvimento da actividade económica e os seus mais recentes conceitos.

Neste âmbito convém referir algumas regras:

• Só é possível anular contas de movimento, desde que as mesmas não tenham

registos, ou os mesmos sejam transferidos para outras contas;

• O POC não prevê a existência de contas só com um dígito. O mínimo é dois

dígitos, e são vulgarmente denominadas por contas de razão;

• Ao criar uma conta com 3 dígitos (em que não existe a correspondente conta de

razão), o utilizador será informado pelo programa da sua criação da sua Sendo a conta de movimento (mais de 2 dígitos), e usando a empresa sistemas de contabilidade analítica, podem ser associadas à mesma chave de repartição.

O Plano de Contas apresentado, conforme prevê o POC, está mais vocacionado para a prestação de contas a entidades externas, tais como sejam o Estado – Finanças, os sócios, os bancos e outros. Tem também uma vertente de revelação patrimonial, para apurar o valor dos activos líquidos que a organização detém.

Para quem tem a incumbência de gerir no dia a dia a organização, este tipo de informação por si só não é de modo nenhum suficiente e eficaz, tanto mais que a sua produção ocorre uma vez por ano, conforme impõem as normas vigentes. Nas sociedades cotadas em mercados financeiros a sua periodicidade é trimestral. Muitos gestores que têm necessidade de informação em tempo real optam por instalar sistemas de gestão com recurso a meios informáticos que lhes permitem ter os elementos contabilísticos constantemente actualizados.

Chaves de Repartição

Tabela de distribuição da despesa por varias áreas departamentais, funcionais, ou rubricas.

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18 Figura 10

Figura 11

Figura 9

Uma das peças contabilísticas produzidas pela aplicação, e de uso corrente, é a Demonstração de Resultados. Este documento mais virado para a actividade operacional da empresa, visa demonstrar como foi apurado o resultado líquido (positivo ou negativo) alcançado pela organização.

A tendência actual é a produção de

mapas de gestão com a classificação das actividades por funções. Neste sentido, a aplicação disponibiliza também um plano de contas funcional, neste caso mais direccionado para empresas de natureza comercial.

Plano de Contas d e IVA

Esta tarefa baseia-se na constituição uma “ficheiro” onde estão organizados todos os procedimentos necessários ao processamento do IVA e ao preenchimento das declarações obrigatórias. Este plano de contas é gerido da

mesma forma que o plano de contas do Razão. A vantagem da criação em separado de um plano de contas específico para tratamento das questões fiscais em sede de IVA visa facilitar o seu tratamento, além de simplificar substancialmente o seu manuseamento e a dimensão do plano de contas em si.

Outra grande vantagem resultante do programa estar estruturado desta forma, é o preenchimento automático da Declaração Periódica, Anexos à Declaração Periódica, Declaração Anual e Anexo à Declaração Anual.

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19 Figura 12

Figura 13

Figura 14

Plan os Alt er na tivo s

Esta opção é mais uma valência disponibilizada pela aplicação informática, tendo como principal destinatário as empresas com necessidade de prestar contas em diferentes países. É possível, desta forma, associar uma conta do POC nacional a uma conta de um outro “POC” estrangeiro e fazer correspondências perfeitas simplificando o trabalho de registo de documentos (em vários países) bem como a produção das peças contabilísticas finais necessárias para diferentes legislações.

A aplicação traz incluído um plano de contas Espanhol, ao qual utilizador só terá de associar as contas ao POC nacional. Para outros países deverá, proceder à sua configuração.

Para aceder às contas deste plano de contas Espanhol, visualize os passos seguintes:

1. Aceda ao menu contexto e escolha a opção contas do plano alternativo;

2. Será mostrada uma lista (tabela) com as contas constantes nesse plano;

3. Para visualizar a configuração da conta pretendida e fazer associações, deve dar dois cliques com o rato na mesma.

Exemplo: Se a conta 100 no Plano Espanhol tiver a designação Capital Social, terá de ser escolhida como conta equivalente do POC Nacional a conta 51 – Capital Social, para a mesma rubrica.

F4 F4

1

2

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20 Figura 15

Figura 17

1.3. Centros de custos e Chaves de Repartição

Os centros de custos são departamentos, secções, actividades ou unidades empresariais em que a empresa se encontra organizada Assim sempre que a empresa pretender apurar os custos e proveitos de uma determinada “componente”, deverá criar um centro de custos contabilístico associado para determinar com exactidão os valores em causa.

Para construir chaves de repartição o utilizador deverá aceder a outras tabelas/chaves de repartição e escolher o tipo de chaves a criar: centro de custos, por funções ou analítica. A sua criação é feita de modo igual nos 3 casos. As mais usuais são as de centros de custos.

Na janela seguinte podemos ver a construção de uma chave de repartição com as respectivas percentagens de imputação da despesa aos diferentes centros de custo, com as ponderações (percentagens) atribuídas em função do seu peso efectivo na actividade operacional da organização 1.3. 1.4. Documentos Tabelas de apoio Sequência de tarefas:

1. Atribuir código e designação à chave de repartição (REP); 2. Codificar o centro de custos

(11001);

3. Distribuir a despesa em percentagem pelos diferentes centros de custos (o total terá de ser 100%);

4. A distribuição deve ser feita em função do peso de cada centro na estrutura global de custos da empresa;

5. Gravar.

Figura 16

Acção

Evidenciar a importância dos centros de custos no apuramento dos custos directos e indirectos.

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21

Sequência de tarefas:

1. Consultar os diários já criados, ou;

2. Criar os pretendidos, começando por lhe atribuir um código numérico e uma descrição;

3. A estrutura do diário em termos de numeração será a seguinte: Ano; Diário; Mês; 4. Gravar, para confirmar

alterações.

Figura 18

1.4. Criação de Diário e Documentos

Os documentos e os diários (inclusos na aplicação ou criados pelo utilizador) são ferramentas de trabalho diário por excelência, uma vez que é o seu manuseamento no lançamento de movimentos que irá gerar informação (registos). Estes registos permitirão à aplicação produzir mapas e informação tratada para gerir a empresa e as relações com as entidades exteriores, oficiais ou particulares.

A aplicação têm diversos diários constituídos que podem ser eliminados ou renomeados. O mesmo se aplica aos documentos. Contudo se o utilizador se sentir desconfortável com a nomenclatura apresentada, poderá sempre criar os seus próprios diários e documentos de trabalho. Se for um utilizador com experiência na área contabilística pode facilmente replicar os modelos de diário e documentos de trabalho a que esteja habituado. Se essa nomenclatura for só uma questão de semântica (nomes parecidos) aconselhamos somente a alteração das designações necessárias. Será mais fácil e menos susceptível de provocar erros e incongruências nas formas de registo.

Diári o s (pas tas )

Os diários funcionam como pastas de arquivo dentro da aplicação. Se num escritório o arquivo faz-se de acordo com as temáticas de trabalho (vendas, compras, bancos, correspondência, pessoal, etc.), o intuito da criação da figura dos diários, numa aplicação informática dedicada à contabilidade, é também segmentar os registos por assuntos, para mais fácil organização da informação e a sua posterior consulta.

F4

Acção

Realçar a importância dos diários na organização de contabilidade.

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22 Figura 19

D o c u m e n t o s

Esta opção do programa visa criar fichas/documentos através de modelos de registo de dados com base em lançamentos pré-configurados, em que as contas a movimentar estão encontram-se identificadas na sua totalidade. Com este tipo de metodologia de registo simplifica-se o trabalho de lançamento, mesmo para principiantes nas práticas administrativas, com a vantagem adicional de se evitar assim possíveis erros ou anomalias nos registos.

Existe também a possibilidade de desenhar documentos para registos de lançamentos mais complexos, com um maior número de contas a serem movimentadas, tais como casos do processamento de salários. Também é possível programar documentos com registos semi desenhados, recorrendo ao símbolo “????” para as contas a serem escolhidas somente no momento do lançamento. F4 Sequência de tarefas: 1. Consultar os documentos já criados, ou; 2. Criar os pretendidos, começando por lhe atribuir um código numérico e uma descrição;

3. Desenhar os lançamentos automáticos pretendidos; 4. Gravar, para confirmar

alterações.

Vantagens dos documentos pré-classificados:

Facilita o trabalho de registo de dados. Diminui a possibilidade de ocorrência de

erros de lan amento.

Possibilidade de lançamentos semi-automáticos com contas configuradas excepto as contas do IVA.

Aplicável nos lançamentos mais básicos aos mais estruturados.

Acção

Explicar a vantagem de criar documentos específicos para lançamentos repetitivos.

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1.5. Exercícios Práticos

FICHA DE ACTIVIDADE 1

Tempo de Execução: 10 minutos

Local: Posto de Trabalho

Grau de Exigência: Médio

Objectivo:

Saber preencher informação base para funcionamento.

Trabalho Inicial:

• Identificar as informações necessárias à criação de fichas de

cliente.

Desenvolvimento

• Criar uma ficha de cliente com os seguintes elementos:

 Código: ALENPC;  Nome: ALENPC, Lda;

 Rua da Crive, 54 1000-100 Lisboa;  NIF: 300400500;

 Mercado Nacional;  N.º Contabilidade: 003;

 Comercial: Joaquim Fonseca, Director Comercial;  Tel.: 21 444 44 45;

 Fax: 21 444 44 46.

Sugestões

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FICHA DEAVALIAÇÃO 1

Indique a resposta correcta.

1. É possível excluir do mapa de recapitulativos os clientes aquando da sua criação.

a) Verdadeiro; b) Falso.

2. Quando se cria uma entidade, as contas que vão ser utilizadas por ela não são criadas automaticamente.

3. A aplicação já traz um plano de contas configurado. a) Verdadeiro;

b) Falso.

4. Não é possível apagar um diário após este estar criado. a) Verdadeiro;

b) Falso.

5. Depois de um registo criado numa tabela é possível: a) Apenas alterar;

b) Apenas apagar; c) Alterar ou apagar.

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M

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Módulo 2 – Movimentos Contabilísticos

- Movimentos

contabilísticos. - Utilizar a tabela deintrodução de documentos; - Utilizar a tabela de introdução de orçamentos. - Método Demonstrativo; - Método Expositivo; - Método Demonstrativo. - Documentação comercial - Computador - Acetatos - Computador 10 min. 20 min. 10 min. 20 min.

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27 Figura 20

Neste módulo iremos ver o processo de registo dos lançamentos contabilísticos. Este baseia-se no processamento informático de documentos comerciais que fazem parte da actividade económica da organização, tendo por base os princípios contabilísticos geralmente aceites (ver anexos), e respeitando as regras de codificação estipuladas no POC (Plano Oficial de Contabilidade).

2.1. Introdução de Movimentos

Esta é a principal opção (janela) de trabalho diário do utilizador desta aplicação informática. Esta janela de introdução é seguramente uma das mais fáceis de utilizar em aplicações similares disponíveis no mercado e muito intuitiva. Mesmo os utilizadores iniciados neste tipo de Software desenvolvem rapidamente capacidades e competências de manuseamento da mesma para o desempenho das suas tarefas.

Dicas:

A partir de qualquer posição é possível aceder às listas para consulta, clientes, fornecedores, plano de contas, plano contas IVA, diários, documentos, etc. Use a tecla F4. À medida que o utilizador for adquirindo experiência no manuseamento da aplicação

é de todo recomendável que vá tentando automatizar o máximo possível os seus procedimentos criando documentos para as situações que não estejam contempladas. Para uma inserção de registos mais rápida utilize a tecla ENTER em vez do rato,

pois à medida que vai carregando no ENTER o cursor vai passando por todos os campos de preenchimento obrigatório.

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28 Figura 21

A janela de introdução e sequência de tarefas:

Exemplo prático 1: Recebimento de um cliente:

Escolher documento 1 Descrição do documento 2 Totais 3

Só é possível gravar o documento (6) se os totais estiverem saldados, isto é, o valor das colunas tem de ser i ual.

Zona de movimentação financeira: Nesta grelha o utilizador fará o registo financeiro dos diversos movimentos contabilísticos associados ao documento escolhido. 5 6 Número de ordem do registo no documento

Com o cursor nesta posição, pode ver em baixo o nome do cliente

Valor igual nas colunas, ou

Saldado igual a zero, na financeira. Após o lançamento, verificar se a

informação registada está correcta, caso tudo esteja validado, gravar.

(31)

29

Nos casos em que os movimentos de reflexão na secção financeira não estejam devidamente compensados, a zero, significa que o lançamento não está correcto. Ao gravar, obterá uma mensagem de erro.

Exemplo prático 2: Vendas a Crédito (facturas) no mercado nacional.

Este documento encontra-se já desenhado no software. Os pontos de interrogação bem como os valores são os dados em falta, sendo necessário o seu preenchimento. No caso de desconhecer os códigos para os pontos de interrogação basta carregar em F4 com o cursor colocado sobre a célula em causa, acedendo directamente, deste modo, à lista/tabela para consulta.

Com este documento pré-formatado, só falta o código do cliente, que está em aberto -??? para registar este movimento. Para tal, bastará, pressionar com o curso do rato, sobre, os

No caso dos totais dos valores lançados não serem iguais a débito e a crédito, isso constitui uma violação das regras contabilísticas e não será possível gravar o documento. Aqueles têm de totalizar ZERO.

F4

F4 Figura 23

(32)

30

pontos de interrogação e carregar na tecla F4. acedendo-se desta forma, ao plano de contas onde se encontra o código da conta associado à entidade em causa.

A fim de facilitar o trabalho, é possível utilizar algumas teclas de acesso rápido nas janelas de contexto:

Para que esta unidade temática seja rapidamente apreendida pelos utilizadores do software recomendamos ao formador que a mesma seja acompanhada de exercícios práticos, possibilitando desde logo, validar os níveis de apreensão dos formandos. Por outro lado, será mais eficaz desenvolver a apresentação dos outros temas tendo por base a simulação de movimentos em ambiente de actividade real.

Produtividade instantânea em TRÊS (3) passos, que deve ser instigada pelo formador. Para os utilizadores com conhecimentos razoáveis de práticas administrativas, de contabilidade ou de finanças, e que pretendam retirar proveito da aplicação informática de contabilidade muito rapidamente é possível, iniciar o trabalho rapidamente em poucos passos. Vejamos como:

• Primeiro – Instalação da aplicação / Criação da Empresa / Criação de Ano

económico ou série (vide manual de administrador);

• Segundo – Abertura de escrita (utilizando os diários e documentos que se

encontram já configurados na aplicação);

F12

F5 Balancear as contas = Acertar valores.

F12 Janela de pesquisa de documentos.

F4 Tabelas – Consulta de dados.

(33)

31

• Terceiro – Introdução de registos (com ou sem a criação de contas de clientes e outras

entidades),

Nesta altura temos duas alternativas: podemos constituir ou não a entidade. Em qualquer um dos casos, utilizando a tecla de atalho, acedemos à tabela respectiva e executamos a tarefa necessária (criação ou consulta) para substituir os “wildcards” apresentados.1

Carregando na tecla F4 acedemos à tabela de clientes. Este procedimento também servirá se os clientes já estiverem criados.

1_{Designação técnica atribuída aos pontos de interrogação, “???”.}

iguais Situação 1: • Se a empresa é de constituição recente, as contas a lançar na abertura serão poucas. Situação 2: • Se a empresa já está em actividade, mas está a mudar de aplicação informática, neste lançamento de abertura serão lançados os saldos de todas as contas já movimentadas. Diário e documento já

fornecido com aplicação

Registo de uma venda a crédito > N/ Factura Contas já configuradas F4 F4 Figura 26 Figura 27 Figura 28

(34)

32

2.2. Introdução de Orçamentos

O processo de orçamentação funciona nas empresas e, também no Estado, como um elemento orientador da actividade da empresa para o ano seguinte. Normalmente construído em Setembro ou Outubro do ano em curso.

A construção deste processo deve ser ponderada em função do jogo de interesses próprios das várias áreas funcionais da empresa. Por um lado temos o desejo de crescimento da administração2, a expectativa de maiores verbas para divulgação por parte da área comercial e de marketing, da mais recursos para financiar a investigação (cujo retorno é sempre mais demorado), e da área financeira responsável pela administração dos recursos financeiros que os considera sempre escassos. Esta é a componente endógena passível de ser gerida pela empresa.

A empresa deve ainda considerar, nos seus modelos de planeamento, os mercados onde actua, as suas condicionantes políticas, económicas e sociais. Outros intervenientes que podem também condicionar a sua actividade são os reguladores através da alteração das regras e naturalmente os concorrentes, cada vez mais globais mas com um impacto cada vez mais local. Esta componente externa é obviamente enquadrada pelos ciclos económicos (de crescimento ou recessão) a que poderemos chamar ambiente económico em que a empresa actua, sendo este ambiente, motivador ou condicionador de convulsões sociais, políticas, religiosas, culturais, económicas ou guerras. Certo é que o enquadramento actual da actividade económica sofre uma mutação constante do seu paradigma de actuação a tal velocidade só os mais ágeis, eficientes e produtivos podem aspirar a sobreviver e ter sucesso.

O processo de orçamentação na sua construção incide sobretudo nas áreas operacionais (custos e proveitos), nas áreas de investigação e no plano de investimentos (estratégicos ou de substituição). Isto implica, em termos de aplicação informática, a introdução de valores ao nível das contas de movimentação (pelo menos 3 dígitos).

2_{É competência da administração determinar as grandes metas e objectivos estratégicos a alcançar,}

como por exemplo: taxa de crescimento dos lucros, taxa de retorno dos investimentos, quota de mercado a atingir, número de produtos novos a lançar, entre outros.

(35)

33

Exemplo de um esquema de decisão sobre orçamentação:

Após a sua aprovação

Introdução • Dos dados financeiros apurados (contas).

Departamento Financeiro

Controle

• Controle mensal da execução do mesmo,

análise e controle dos desvios financeiros;

• Captação, cabimentos e afectação dos

recursos financeiros necessários.

Responsáveis Departamento Controle_Correcção • Controle da execução do plano deactividades, implementação do mesmo e correcção dos possíveis desvios negativos. • Crescimento dos lucros = 15%;

• Aumento do Dividendo = 20%.

ADMINISTRAÇÃO

• Definição de estratégias de

mercado e marketing;

• Definição do lançamento de novos

produtos;

• Definição da politica de preços;

• Definição de politicas industriais.

RESPONSÁVEISSECTORIAIS

Planeamento estratégico a médio e longo prazo – 3 a 5 Anos

Sectores de actividade onde actuar Mercados Geográficos abrangidos

Posicionamento pretendiddo na cadeia de valor

Planeamento Anual

• Definição e quantificação de

acções operacionais;

• Negociação com fornecedores de

novas condições;

• Implementação de medidas

correctivas;

• Execução das acções necessária.

RESPONSÁVEISDEPARTAMENTO

(36)

34

Em termos de software de gestão, e mais concretamente na aplicação informática presente, as tarefas a levar a cabo são basicamente as correspondentes no esquema da página anterior às do departamento financeiro.

Nesta altura uma pergunta se impõe: Estes procedimentos são para todas as empresas ou só para as grandes organizações com recursos e meios para as desenvolver?

A nosso ver, com as ferramentas actualmente disponíveis no mercado, com custos e funcionalidades adaptadas a todos os mercados, sectores e dimensões, não se justifica que as PME´s não tenham acesso e não utilizem estas tecnologias. Podemos mesmo dizer que a sua aplicação e utilização são essenciais para a gestão diária da empresa.

É também uma evidência que com recurso a ferramentas informáticas mais elaboradas, a simples folhas de cálculo ou a um simples caderno de apontamentos, todas as empresas de alguma forma, fazem o seu planeamento orçamental. Até na sua vida privada os indivíduos colocam em prática o planeamento orçamental.

Vejamos então como se processa a introdução de orçamentos na aplicação de contabilidade, recorrendo a uma conta de custos, fornecimentos e serviços 622.

Indicando a conta a tratar e pressionando a opção actualizar, o

quadro será

automaticamente preenchido com todas as sub-contas abertas no plano de contas da empresa.

(37)

35

Um dos caminhos a seguir será atribuir um valor igual para todos os meses para uma determinada conta:

Outro caminho possível será introduzir o valor para um mês (exemplo: 100,00 €) e pressionar o botão de “IGUAL ATÉ”. O resultado prático será o mesmo.

Uma terceira opção e provavelmente a mais prática e correcta (uma vês que trabalhar sobre valores já conhecidos), é atribuir uma percentagem de actualização (por exemplo: a taxa de inflação) sobre os valores do ano anterior. Inserir o valor 1 2 1 3 4 Sequência de tarefas:

1. Inserir o valor, que será automaticamente colocado na primeira coluna;

2. Pressionar o botão distribuir; 3. Verificar a distribuição; 4. Gravar.

1. Inserir a taxa de crescimento desejada; 2. Pressionar o botão calcular;

3. Verificar a distribuição e alterar algum valor se for o caso (por exemplo, os meses considerados);

4. Gravar.

Figura 30

Figura 31

(38)

36

Objectivo:

Saber introduzir orçamentos.

Desenvolvimento

• Introduzir um orçamento para a contabilidade geral, com todas

as sub-contas de fornecedores e que respeite as seguintes regras:

 Orçamento mensal;

 Distribuir automaticamente valores iguais para todos os

meses;

 Orçamente algumas contas com valores diferentes para

cada mês.

Sugestões

(39)

37

Grau de Exigência: Baixo

Objectivo:

Saber introduzir documentos.

Trabalho Inicial:

• Identificar quais os documentos que irão ser introduzidos; • Criar o fornecedor Pacote, Lda., NIF 500600700.

Desenvolvimento

• Introduza uma factura de compra de matérias-primas:

 Compra no valor de 550,00 €;  NIF 500600700;

 Fornecedor Pacote, Lda.;  Sem centros de custos.

Sugestões

(40)

38

1. É possível fazer lançamentos antes de configurar as tabelas. a) Verdadeiro;

b) Falso.

2. Pode-se introduzir orçamentos para: a) Contabilidade Geral; b) Contabilidade Analítica;

c) Contabilidade Geral e Analítica; d) Centros de Custos;

e) Contabilidade Geral e Analítica e Centros de Custos. 3. Consegue-se ver a conta de movimento a partir da conta integradora.

4. É possível distribuir automaticamente um valor orçamentado pelos diferentes meses do ano.

5. A pesquisa de lançamentos pode ser filtrada por: a) Data e Diário;

b) Diário e Documento; c) Documento e Data;

d) Data, Diário, Centro de Custos e Documento; e) Data, Diário e Documento.

(41)

39

M

(42)

40

Módulo 3 – Exploração da Informação

- Exploração da informação contabilística para efeitos de gestão e legais. - Criar de livros legais; - Utilizar peças contabilísticas: Balancetes (gerais, analíticos e acumulados); - Avaliar extractos de conta, para conferência e acumulados; - Avaliar o orçamento, por funções e centros de custos; - Utilizar Mapas Legais e de Gestão; - Preparar o Anexo ao Balanço e demonstração de resultados; - Utilizar o simulador de resultados. - Método Expositivo; - Método Interrogativo; - Método Demonstrativo; - Método Demonstrativo; - Método Interactivo; - Método Demonstrativo; - Método Demonstrativo; - Método Demonstrativo; - Método Demonstrativo. - Diapositivos - Ficha de Actividade - Computador - Computador - Ficha de Avaliação - Computador - Computador - Computador - Ficha de Actividade - Computador - Computador 15 min. 10 min. 20 min. 20 min. 10 min. 35 min. 15 min. 10 min. 15 min. 15 min. 10 min.

(43)

41

Neste módulo pretende-se explorar a informação armazenada na aplicação, de forma a produzir informação útil para gestão ou para solicitações externas, nomeadamente fiscais.

3.1. Criação dos Mapas Legais (preparação)3

Os balancetes tratam-se de documentos/mapas de trabalho para análise de dados, sendo dos documentos mais usados e têm uma periodicidade mensal. A sua execução realiza-se em duas etapas, uma de preparação e outra de emissão. A etapa a que aqui nos reportamos trata-se da etapa de impressão propriamente dita.

3_{A preparação, consiste em imprimir em folhas brancas numeradas os dados da empresa.}

Figura 33

Figura 34

Indica a quantidade folhas a im rimir.

(44)

42

3.2. Balanços e Balancetes

A visualização do balancete geral do razão pode ser obtida para diferentes períodos e o número de colunas do mapa varia consoante a opção temporal escolhida. As contas com saldo a cor

azul são contas do activo (1º membro do balanço) e as contas a vermelho são do passivo ou capital próprio (2º membro do balanço).

Para o balancete analítico o procedimento a executar para extrair informação adicional é similar, bastando mudar de separador.

Analítico

1. Seleccionar o primeiro separador; 2. Escolher o período de análise; 3. Verificar o ano de trabalho;

4. Actualizar para obter informação; 5. Imprimir, se for caso disso.

Geral – Razão

1 2

3 4

(45)

43

Também é possível filtrar a informação usando “máscaras”. Estas consistem em colocar pontos de interrogação “??” no campo máscara. A quantidade de “?” serve como indicador do número de dígitos a listar no mapa.

Para imprimir um mapa com toda a informação possível listada, bastará não fazer nenhuma indicação ou restrição, e o resultado será uma listagem deste género.

Os separadores do IVA e do Imposto de Selo produzem listagens sobre a movimentação de contas que tratam destes impostos.

3.3. Extractos de Conta

Com esta opção o formador poderá demonstrar como se podem consultar todos os tipos de lançamentos efectuados e todos os registos constantes na aplicação, obtendo a informação por separador praticamente da mesma forma organizada que foi introduzida.

Os extractos acumulados são apresentados da seguinte forma:

Podendo ser passados a formato gráfico, basta seleccionar a área ou o conjunto de dados a representar e pressionar o botão direito do rato.

Figura 37

Figura 38

(46)

44

Para as organizações que tiverem capacidade administrativa e competências para produzir orçamentos anuais, este poderá ser uma poderosa ferramenta de gestão, já que servirá de orientador da acção executiva da gestão, uma vez que o orçamento mais não é do que um plano quantificado e valorizado das projecções efectuadas para o ano seguinte. O que este mapa faz é comparar as projecções introduzidas no orçamento inicial com a execução realizada, evidenciando os desvios (positivos ou negativos) em valor e em percentagem.

A aposta do formador relativamente a esta temática deverá passar pelo incentivo à produção, em todas as organizações, de um orçamento previsional anual. Só assim será possível aferir do desempenho da empresa e da sua força laboral. Também desta forma é possível compreender as áreas departamentais mais eficazes e as mais problemáticas. Nos dias de hoje, a concretização deste instrumento de trabalho é essencial na gestão moderna.

Ao clicar duas vezes com o cursor do rato nas pastas estas vão abrindo até chegar a pasta / conta de movimento.

(47)

45 O desenho destes mapas tem por

base a comparação entre o ano actual (n) e o ano anterior (n-1). É pois necessário seleccionar na parte inferior outro ano para comparação.

3.4. Mapas Legais e de Gestão

A quantidade de mapas de gestão e legais fornecidos pela aplicação é enorme, podendo responder às mais variadas solicitações pretendidas pelos utilizadores, sejam estes directores departamentais, financeiros, contabilistas, entidades bancárias, entidades oficiais, entre outros.

Desta forma, a nossa sugestão passa por nos concentramos nos mapas que são essenciais para responder às responsabilidades e exigências legais bem assim como nalguns que ajudam a perceber o estado económico e financeiro da organização, relevando o estado da sua solvabilidade. Neste caso, o que se pretende é projectar a sustentabilidade futura da organização.

Dicas:

• Para instalações de raiz aconselhamos sempre que possível ir mais além do que a

realização de um lançamento de abertura com os saldos das contas em aberto;

• O ideal será realizar a criação da base de dados com os dados finais do ano anterior;

• Por isso as mudanças efectuadas nas plataformas de software para gestão ocorrem

habitualmente entre Novembro e Fevereiro, coincidindo as alterações com o fecho de contas e o fim do ano económico;

• Muitas vezes, a mudança de tecnologia associada aos sistemas integrados de gestão

tem impacto nos processos de negócios existentes, o que leva a mudanças no modelo organizacional da empresa bem como à implementação de novas actividades administrativas;

• Recomenda-se, nesta fase, muita atenção à formação dos agentes implicados nesta

reestruturação, implicando normalmente novas atitudes e posicionamentos.

(48)

46

3.5. Balanço Analítico versus Balanço Sintético

O balanço analítico e o balanço sintético tratam-se de mapas produzidos com base no Excel. Logo podem ser modificados e personalizados pelos utilizadores em função das suas necessidades específicas, caso estas não estiverem já contempladas na aplicação. O formador deverá contudo chamar à atenção para o facto de que, não sendo uma tarefa muito complicada, os utilizadores habilitados a alterar os mapas devem dominar bem as práticas contabilísticas e possuir razoáveis conhecimentos de Excel. A restrição ao seu uso e manipulação deverá ser efectuada no ADMINISTRADOR com a criação de utilizadores com acesso condicionado e restringido a determinadas funções das aplicações4_.

As diferenças entre os dois modelos residem sobretudo na quantidade de informação visualizada. Além do formato horizontal no balanço sintético e vertical no analítico, este ultimo possui mais informação visto apresentar as contas desagregadas (3 dígitos), enquanto o balanço sintético só apresenta as contas integradoras principais (2 dígitos).

Siglas:

AB = Activo Bruto AP = Amortiza. Período AL =Activo Liquido AL = AB – AP

4_{Consultar manual do Administrador}

Figura 42

Acção

Realçar que a validade do documento implica a sua assinatura pela gerência e pelo técnico de contas.

(49)

47

Dem on st ração d e Res ul tad os

Este mapa da demonstração de resultados é bastante útil para a compreensão do negócio da empresa e a sua estrutura de custos. É nele que se encontra reflectida toda a actividade operacional da empresa. Este mapa diz-nos qual a estrutura de custos (pessoal, fornecimentos e serviços externos, custos de financiamento, custos administrativos, etc.,) como é que a empresa obtêm os seus proveitos (se em serviços ou em vendas de produtos), e apurar os resultados líquidos bem como quais rubricas não operacionais que contribuíram para a sua formação.

Da leitura destes mapas, muitas das vezes, não é induzida qualquer análise, pois os utilizadores olham para o mesmo como uma mera formalidade legal que é necessário cumprir. Cabe ao formador demonstrar que este mapa, juntamente com o balancete analítico, é um “centro de informação” sobre a organização e que convém analisar.

A nossa sugestão é para que se explique, com algum pormenor, como se deve ler e qual o significado dos algum elementos constantes nas peças contabilísticas aqui referenciadas. Para isso, são fornecidos em anexo elementos complementares e de apoio que auxiliam no entendimento destas matérias. A própria aplicação fornece elementos adicionais tais como os mapas de gestão e rácios que veremos mais adiante.

(50)

48

O ut ro s Ma pa s

Para a maioria dos utilizadores, a contabilidade é uma disciplina legal, não tendo substância no seu conteúdo com a realidade. Esta percepção advém da contabilidade representar acontecimentos

passados, quando a actividade das empresas é feita de uma dinâmica em constante mutação. Outro factor desmotivador do seu estudo para os não especialistas é que nem sempre e fácil de entender onde estão representados os factos que conhecem e percebem.

A maior das PME (Pequenas e Médias Empresas) é geridas por indivíduos que se fizeram por si enquanto empresários, o que conta é perceber onde está o dinheiro e para onde foi, ou foi gasto. Tudo se resume ao dinheiro e ao património que se tem.

Para estes, uma explicação mais pormenorizada do Mapa de Origem e Aplicação de

Fundos bem como a

Demonstração dos Fluxos de Caixa podem ser um bom auxiliar de trabalho, já que eles evidenciam onde se obtiveram fundos (nas vendas, em empréstimos, venda de imobilizado, etc.) e onde os mesmos foram aplicados (pagamento de dívidas, investimentos, etc.)

Figura 44

(51)

49

3.5. O Balanço e a Demonstração de Resultados

Estes mapas estão direccionados para a análise da performance da empresa com o objectivo claro de proporcionar informação de valor e mensurável sobre a organização. Facilitam a análise operacional e financeira da mesma e proporcionam assim elementos valiosos no apoio à tomada de decisão pela alta direcção da empresa.

As áreas com mais instrumentos de informação são a financeira e a comercial. Estão disponíveis mapas sobre vendas parciais e acumulados, permitindo a comparação com anos anteriores. Estão igualmente disponíveis quadros com indicadores de carácter financeiro (rácios) que dão uma ideia objectiva da situação da empresa em termos patrimoniais, de produtividade e de eficiência. A leitura e análise destes rácios são um método eficaz de comparar a empresa com os seus concorrentes e o mercado. Assim, a empresa poderá confrontar os seus valores com a média do mercado e perceber qual a sua posição relativa. Convém evidenciar que este tipo de análise é muito utilizado pelo sistema financeiro para análise e aprovação de operações de financiamento. Este, além de utilizar os valores de referência do Banco de Portugal para estes indicadores, constroe os seus próprios modelos.

Relativamente a este tema, o formador deverá percepcionar qual a apetência do seu público-alvo e tentar incutir no mesmo a necessidade de periodicamente observar estes mapas e indicadores económicos. Mesmo que os formandos não sejam entendidos na matéria (não financeiros) é possível transmitir este tipo de informação de forma a ser facilmente percepcionada. Consultar material de apoio em anexo.

(52)

50

A produção destes mapas não exige a introdução de qualquer informação adicional. Basta pressionar o botão “Imprimir” e consequentemente analisar os dados.

Nas empresas com sistemas integrados de gestão baseados em aplicações ERP´s, estes mapas encontram-se sempre acessíveis. Nas empresas que entregam a execução da sua contabilidade a terceiros em regime de serviços externos (outsourcing ) como acontece com a maioria das Pequenas e Medias Empresas (PME´s) não existe o hábito de solicitar estes mapas.

Algumas das dúvidas mais frequentes na mente dos decisores e/ou utilizadores destas ferramentas informáticas podem ser desbravadas com a informação produzida pela contabilidade, que reflectindo a actividade passada, pode ajudar o utilizador a encontrar padrões e rumos que o auxiliem a perspectivar o futuro da organização. O qual implica também planeamento e visão para apontar um rumo de actuação para a empresa.

(53)

51

Algumas das questões a que a contabilidade e os mapas por ela fornecidos podem dar pistas para uma acção atempada, são por exemplo as seguintes:

• Donde vem o dinheiro e para onde vai o dinheiro?

• Qual o meu nível de vendas necessário para alcançar o ponto zero (break even) e

não ter prejuízos?

• Qual o montante de fundos necessário ao normal desenvolvimento da actividade

operacional da empresa para não ter sobressaltos de tesouraria?

• Será que, para aumentar a minha actividade, tenho de aumentar o capital social da

firma ou é preferível obter um financiamento de médio e longo prazo?

• Será que estou a utilizar os recursos disponíveis (financeiros, humanos, produtivos)

da melhor forma?

Como já foi referido, a própria aplicação produz um mapa/listagem com indicadores de carácter económico-financeiros, bastante útil, para todos os interessados nestas matérias.

(54)

52

Muitas das vezes, os decisores empresariais produzem este tipo de

informação com

recurso a folhas cálculo.

É um processo mais moroso, já que exige a recolha de dados produzidos noutras fontes.

Regularmente este tipo de informação, embora presente nas aplicações, não e utilizado. Um dos nossos objectivos com este manual é precisamente combater este “bug ” funcional.

Cabe aqui ao formador um papel nuclear de disseminação e propagação do conhecimento sobre estas matérias e sobre as reais potencialidades deste tipo de aplicações informáticas.

A contabilidade deve e pode ser muito mais útil às organizações, tratando-se mais do que o simples registo de dados para responder a obrigações legais. Se é certo que 95% do tempo gasto na aplicação é na execução dessas tarefas, essa parte do programa corresponde a uma parcela reduzida de todas as opções disponíveis.

A nex o ao Bal anço e Dem on st ração d e Co nt as

O Anexo ao balanço é um mapa de obrigatoriedade legal e que é elaborado praticamente de forma automática pela aplicação, podendo o TOC preencher os campos de texto mostrados na figura 50 no caso de ter de descriminar qualquer informação adicional. Nos

(55)

53

separadores onde existam quadros os valores também podem ser introduzidos directamente com recurso ao teclado.

No final, o resultado da impressão será uma listagem para arquivo.

Declarações d e Rend im ento s

As declarações de rendimentos para dependentes e independentes são passadas pela aplicação de Recursos Humanos. Contudo, também aqui na aplicação de contabilidade é possível produzir declarações sobre os pagamentos efectuados a terceiros que prestem ou forneçam serviços à empresa e que estejam de alguma forma, sujeitos a retenção na fonte sobre os valores liquidados (ex: casos dos advogados, das rendas, e outros).

Inserção de texto Exploração / Retenções na Fonte / Extracto > Actualizar. Exploração / Retenções na Fonte / Declaração > Imprimir Figura 50 Figura 51

(56)

54

3.6. Simulador de Resultados

A nosso ver, esta funcionalidade é uma das mais interessantes disponibilizadas pela aplicação, sendo bastante útil para testar o impacto de determinadas rubricas que afectam a construção dos resultados líquidos, com impactos prováveis nos impostos a suportar e consequentemente no valor patrimonial da organização.

As opções assumidas, em função do exercício dos testes e simulações realizadas deverão ser postas em curso antes de fechar o ano económico (31 de Dezembro) já que os mapas legais só são normalmente emitidos até 31 de Março no ano civil seguinte, altura em que já não terá qualquer efeito prático. Como é evidente, todas as simulações realizadas deverão estar de acordo com as normas em vigor e com os princípios contabilísticos

Vejamos então o que podemos aferir desta ferramenta.

O que temos aqui?

Basicamente vemos uma

demonstração de

resultados em formato legível para entendidos e não entendidos.

O período de análise pode ser em qualquer altura, basta ter curiosidade para indagar como está a correr o ano económico da organização. Partindo do volume de vendas (100%), a ferramenta vai evidenciando as outras componentes e calculando a percentagem das mesmas face ao volume de vendas.

Figura 52

Acção

Demonstrar as várias situações possíveis

(57)

55

A coluna dos valores está com cor amarela para evidenciar que os dados são obtidos directamente das contas em função dos registos efectuados.

Na parte final estão evidenciados os diferentes tipos de resultados que contribuem para a formação do resultado líquido.

Também é visível um conjunto de separadores que mostram outras componentes da formação dos resultados e sobre os quais podem ser tomadas algumas opções com impacto nos lucros.

Valores introduzidos manualmente Figura 53

(58)

56

Objectivo:

Saber emitir balancetes documentos.

Trabalho Inicial:

• Ter vários documentos introduzidos de modo aos mapas serem

mais completos.

Desenvolvimento

• Emita um balancete do razão para todas as contas com valores; • Emita um balancete analítico para todas as contas com valores.

Sugestões

(59)

57

Objectivo:

Saber emitir o Balanço e a Demonstração de Resultados.

Trabalho Inicial:

• Ter vários documentos introduzidos de modo aos mapas serem

mais completos.

Desenvolvimento

• Emitir o Balanço para o ano em exercício abrangendo todos os

meses;

• Emitir a Demonstração de Resultados para o ano em exercício

abrangendo todos os meses.

Sugestões

(60)

58

1. Os balancetes (Razão e Analítico) podem ser tirados para algumas contas ou para todas.

2. O ecrã de pedido de extracto é semelhante para quais dos seguintes extractos?

a) Conta, IVA e Selo; b) IVA, Selo e Fluxo; c) Diário, Fluxo e Selo;

d) Conta, IVA, Selo, Fluxo e Diário. 3. A exploração permite que análises?

a) Orçamental e Funções;

b) Centros de Custo e Funções;

c) Orçamental, Centros de Custo e Funções;

d) Orçamental, Centros de Custo, Funções, Documental. 4. Os mapas legais obrigatórios já vêem todos criados de origem.

5. Podem-se editar ou eliminar valores do mapa de anexo ao balanço e demonstração de resultados.

(61)

59

M

(62)

60

Módulo 4 – Utilitários

- Outros Utilitários. - Executar o cálculo do IVA; - Controlar mapa de recapitulativos; - Preparar as Declarações e Mapas Fiscais. - Método Expositivo; - Método Demonstrativo; - Método Demonstrativo; - Método Interrogativo. - Ficha de Actividades - Computador - Computador - Computador 15 min. 25 min. 20 min. 15 min.

(63)

61

Como podemos observar pela figura 55 o módulo de utilitários na aplicação Contabilidade é muito reduzido em quando comparado com as outras aplicações de gestão.

4.1. Diagnósticos de IVA

Como sabemos a aplicação faz o tratamento automático do IVA calculando o valor do imposto e realizando o seu lançamento (com recurso aos documentos pré-configurados). Apesar disso, o utilizador pode alterar os valores intencionalmente ou enganar-se no decorrer das operações de registo, existindo assim a possibilidade de existirem desvios (positivos ou negativos) relativamente ao valor correcto.

Através deste mapa é possível efectuar a análise dos desvios entre os valores esperados de IVA e os valores reais lançados.

Figura 55