MINISTÉRIO DA JUSTIÇA SECRETARIA-GERAL. Plano de Actividades 2010

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SECRETARIA-GERAL

Plano de Actividades

2010

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S E C R E TA R I A - G E R A L D O M I N I S T É R I O D A J U S T I Ç A

Plano de Actividades • 2010

Abril • 2010

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Í n d i c e

1. Nota Introdutória... 1

2. Apresentação da SGMJ... 5

2.1. Missão, Visão, Atribuições e Competências ... 7

2.2. Estrutura Orgânica ... 20

2.3. Clientes e Meio Envolvente... 22

3. Objectivos ... 25

3.1. Objectivos estratégicos e operacionais da SGMJ... 27

3.2. Objectivos operacionais das unidades orgânicas ... 29

4. Actividades ... 35

4.1. Enquadramento... 37

4.2. Apoio Técnico e Administrativo ... 38

4.3. Organização e Modernização Tecnológica ... 45

4.4. Arquivo e Património Histórico ... 46

4.5. Aprovisionamento Centralizado ... 46

4.6. Saúde e Acção Social Complementar... 48

5. Recursos ... 53

5.1. Recursos Financeiros ... 55

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A Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ), é um serviço central da administração directa do Estado, dotado de autonomia administrativa, que desempenha, maioritariamente, actividades de suporte ao funcionamento dos gabinetes dos membros do governo integrados no Ministério da Justiça (MJ) e funções de coordenação no âmbito da aplicação das politicas públicas nos serviços e organismos do MJ. Desempenha ainda a função de coordenação e prestação de serviços de carácter transversal e de gestão do subsistema de saúde e acção social complementar da justiça.

O Plano de Actividades é um importante instrumento do ciclo anual de gestão, constituindo um instrumento orientador do caminho a seguir, tendo como referenciais a missão e os objectivos estratégicos.

O presente Plano de Actividades estabelece as linhas orientadoras da SGMJ para 2010, apresenta os objectivos que a SGMJ pretende alcançar e as actividades que irá desenvolver no decorrer do ano, enquadrados pelos meios e os recursos disponíveis para a sua concretização. Este documento, em cuja elaboração participaram todas as unidades orgânicas da SGMJ, evidencia a aposta na introdução de novos instrumentos organizacionais e tecnológicos, reflectindo a opção da SGMJ pela qualidade e inovação na prossecução da sua actividade e na melhoria contínua do seu desempenho por forma a aumentar a qualidade do serviço prestado.

O Plano de Actividades está estruturado em cinco capítulos, sendo esta nota introdutória, o primeiro. No segundo capítulo, é feita uma apresentação global da SGMJ, designadamente, a sua missão, visão, atribuições e competências, bem como a sua estrutura orgânica, as características das actividades que desenvolve e os desafios permanentes e de curto e médio prazo que enfrenta.

No capítulo terceiro, apresentam-se os objectivos estratégicos e operacionais da SGMJ, bem como os objectivos operacionais traçados para cada uma das unidades orgânicas.

No quarto capítulo, são apresentadas as actividades previstas para 2010, agrupadas pelas categorias de serviços prestados pela SGMJ mediante as suas vertentes de actuação e clientes finais. Concretamente, é feita uma desagregação das actividades entre as orientadas para o cliente externo e as orientadas para o cliente interno, salientando-se, ainda, actividades previstas quer de âmbito corrente quer de âmbito da melhoria interna.

Finalmente, no quinto capítulo, efectua-se uma avaliação dos recursos financeiros e humanos disponíveis na SGMJ para serem afectos à prossecução das actividades, perspectivando-se a sua compatibilização com o alcance dos objectivos propostos.

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2.1. Missão, Visão, Atribuições e Competências

Missão

A SGMJ tem por missão assegurar apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo, assegurar o apoio aos demais serviços e organismos do MJ nos domínios da gestão de recursos internos, do aprovisionamento centralizado, do apoio técnico-jurídico e contencioso, da documentação e informação e da comunicação, relações públicas e protocolo, bem como assegurar a gestão do subsistema de saúde da justiça.

Visão

“Consolidar a identidade da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça no quadro do Ministério da Justiça, afirmando-a como Organismo coordenador e facilitador na implementação de políticas públicas no Ministério da Justiça e de referência em matéria de qualidade, fiabilidade e eficiência dos serviços prestados”.

Atribuições e competências

A SGMJ prossegue as seguintes atribuições:

a) Prestar assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo integrados

no MJ, não incluída nas atribuições dos demais serviços do Ministério, bem como aos órgãos não dotados de estrutura de apoio administrativo, elaborando e executando os respectivos orçamentos;

b) Promover, coordenar e acompanhar no âmbito do MJ a política de organização de recursos

humanos definidas para a AP, apoiando os serviços e organismos na respectiva implementação;

c) Praticar os actos de administração relativos ao pessoal em situação de mobilidade especial que

lhe seja afecto e assegurar a articulação com a entidade gestora da mobilidade, nos termos legais;

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d) Assegurar, de forma gradual e progressiva, a gestão e administração centralizada dos recursos humanos do MJ, designadamente nos domínios do recrutamento e selecção, da mobilidade inter e intra departamental, da formação em áreas comuns e do processamento de vencimentos e outros abonos no que respeita ao pessoal integrado em carreiras do regime geral, ou de outros, por determinação do membro do Governo competente e em articulação com os competentes serviços do Ministério das Finanças;

e) Promover a progressiva centralização dos processos de planeamento e de aprovisionamento no

âmbito do MJ e assegurar, por determinação do membro do Governo competente, a gestão de serviços comuns não compreendidos em entidades prestadoras de serviços partilhados, em articulação com os competentes serviços do Ministério das Finanças, assegurando as funções de unidade ministerial de compras;

f) Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover, a inovação,

modernização e a política de qualidade, no âmbito do MJ, acompanhando os processos de certificação da qualidade;

g) Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, designadamente através da emissão de estudos, informações, pareceres, apreciação de reclamações e recursos hierárquicos que àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em acções e recursos em que sejam visados actos praticados pelos membros do Governo, nas jurisdições comum e administrativa, bem como de actos praticados por dirigentes de serviços do MJ, desde que solicitada pelo membro do Governo competente;

h) Assegurar o acompanhamento de outros assuntos jurídicos atinentes ao MJ, designadamente

em sede de execução de decisões judiciais proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em matérias relacionadas com o funcionamento dos tribunais, com actuações do MJ não imputáveis a serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que a referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo responsável pela área da justiça;

i) Coordenar as acções referentes à organização e preservação do património e arquivo histórico,

promovendo boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do ministério e procedendo à recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores, organizar e manter um centro de documentação com relevância para a área da justiça e desenvolver iniciativas de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente legislativa e jurisprudencial que revelem interesse directo para o MJ;

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j) Representar, por intermédio do secretário-geral e assegurar o normal funcionamento do MJ nas áreas que não sejam da competência específica de outros serviços ou organismos e desde que tal representação não seja directamente assumida pelos membros do Governo integrados no MJ;

l) Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ, em articulação com os

demais serviços e organismos;

m) Assegurar o funcionamento do subsistema de saúde da justiça e, relativamente aos respectivos beneficiários, o funcionamento da acção social complementar, em articulação com o competente serviço do Ministério das Finanças e da Administração Pública.

Cabe ainda à SGMJ assegurar o funcionamento da Comissão da Liberdade Religiosa, órgão independente de aconselhamento da Assembleia da República e do Governo, objecto de regulamentação em diploma próprio.

Desta forma, a actividade da SGMJ desenvolve-se nas seguintes áreas funcionais:

• Coordenação, gestão e administração de recursos humanos;

• Gestão financeira e patrimonial;

• Aprovisionamento e conservação;

• Organização e métodos;

• Recursos tecnológicos;

• Documentação e biblioteca;

• Arquivo e património histórico;

• Serviços jurídicos e de contencioso;

• Unidade de compras do MJ;

• Serviços de saúde;

• Acção social complementar;

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As competências da SGMJ, segundo as diferentes áreas funcionais são as seguintes:

Na área de coordenação, gestão e administração de recursos humanos:

• Promover, coordenar e acompanhar as políticas de organização e de recursos humanos do

MJ, apoiando os serviços e organismos na respectiva implementação;

• Assegurar, em articulação com os serviços competentes da AP, as acções necessárias à

prossecução dos objectivos definidos em matéria de gestão e de administração de recursos humanos do MJ;

• Coordenar a recolha, o tratamento e a divulgação da informação relativa a recursos

humanos do MJ, em articulação com os serviços competentes da AP e nos termos previstos na Lei de Protecção de Dados, garantindo a actualização da respectiva base de dados;

• Realizar estudos de caracterização e de gestão previsional dos recursos humanos do MJ,

bem como produzir indicadores de gestão, nomeadamente o balanço social, propondo medidas que visem melhorar o nível de funcionamento dos serviços;

• Coligir, sistematizar e divulgar normas e procedimentos sobre o regime jurídico da função

pública e emitir os pareceres que sobre o mesmo lhe sejam solicitados;

• Assegurar a gestão e a administração dos recursos humanos afectos à SGMJ, aos

gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços ou organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ;

• Assegurar a gestão do quadro de pessoal da SGMJ, bem como, por determinação do

membro do Governo competente, dos quadros de outros serviços, elaborando e mantendo actualizada a relação dos lugares existentes;

• Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal afecto à SGMJ,

aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços ou organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ, bem como proceder à liquidação dos respectivos descontos;

• Coordenar, desenvolver ou colaborar no desenvolvimento de acções de recrutamento e

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• Coordenar a aplicação do sistema de avaliação do desempenho no âmbito do MJ, elaborando o respectivo relatório anual, e garantir a sua aplicação na SGMJ e em órgãos, serviços ou organismos sem estrutura de apoio administrativo que, por determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ, assessorando o funcionamento do respectivo conselho coordenador;

• Organizar e manter actualizados os processos individuais do pessoal afecto à SGMJ, aos

gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços ou organismos que, por determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ;

• Organizar e instruir processos de acidente em serviço ou de trabalho;

• Promover a emissão do documento de identificação e livre-trânsito dos membros do

Governo integrados no MJ e emitir os que sejam destinados aos colaboradores dos respectivos gabinetes ou a outros funcionários que a ele tenham direito e assegurar a gestão do sistema de identificação comum do pessoal em exercício de funções no MJ não abrangido por regimes privativos de outros serviços ou organismos, emitindo, renovando e recolhendo os respectivos cartões de identificação;

• Elaborar o regulamento de horário de trabalho e assegurar o controlo e o registo da

assiduidade e pontualidade do pessoal sob administração da SGMJ, organizar a respectiva lista de antiguidades e, bem assim, dar seguimento a todo o expediente relativo a aposentações, inscrições, reinscrições, cancelamentos de inscrição junto dos serviços competentes da AP, notas biográficas, guias de vencimento, declarações e certidões;

• Promover, coordenar e acompanhar a aplicação dos instrumentos de mobilidade no âmbito

do MJ e assegurar a administração dos efectivos em situação de mobilidade especial, em articulação com a respectiva entidade gestora;

• Emitir parecer sobre a criação e a alteração de quadros de pessoal, bem como sobre a

aplicação de instrumentos de mobilidade intercarreiras e sobre efectivação do direito de acesso na carreira;

• Promover o desenvolvimento e aperfeiçoamento profissionais dos recursos humanos do

MJ, nomeadamente através da identificação das necessidades de formação, da coordenação ou organização de acções de formação em áreas comuns ou com recurso a metodologias de formação à distância, da divulgação de iniciativas formativas e da avaliação de resultados;

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• Elaborar, actualizar e divulgar o instrumento de acolhimento de funcionários do MJ, bem como de membros dos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ;

• Assegurar o recrutamento e a selecção de recursos humanos afectos à SGMJ, aos

gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços ou organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ, bem como a aplicação de instrumentos de mobilidade, organizando os respectivos processos e assessorando, sempre que necessário, os júris de selecção;

• Promover e acompanhar a afectação ou reafectação de pessoal pelas unidades orgânicas

da SGMJ, tendo em vista a racional distribuição dos efectivos;

• Informar ou emitir pareceres sobre reclamações ou recursos interpostos no âmbito de

processos de recrutamento da SGMJ;

• Promover a adopção de medidas tendentes a melhorar as condições de prestação do

trabalho no âmbito da SGMJ, nomeadamente nas áreas da higiene, saúde e segurança;

• Elaborar o plano de formação anual da SGMJ, promovendo as respectivas inscrições e

procedendo à avaliação dos resultados. Na área de gestão financeira e patrimonial:

• Elaborar as propostas de orçamento de funcionamento e de investimento da SGMJ;

• Elaborar a proposta de orçamento do subsistema de saúde e acção social complementar da

Justiça;

• Elaborar a proposta de orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo integrados no

MJ e dos órgãos, serviços ou organismos sem estrutura de apoio administrativa que, por lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ;

• Executar os orçamentos geridos pela SGMJ;

• Acompanhar e reportar periodicamente a execução dos orçamentos geridos pela SGMJ,

propondo e instruindo as alterações necessárias;

• Estudar e propor medidas de racionalização no âmbito dos orçamentos geridos pela SGMJ,

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• Implementar sistemas e procedimentos de controlo interno e elaborar manuais de procedimentos a observar pela SGMJ com vista a garantir a conformidade legal da despesa pública ou da reposição de dinheiros públicos;

• Verificar, processar e liquidar as despesas autorizadas, efectuando as necessárias

requisições de fundos;

• Organizar e manter a contabilidade relativa aos orçamentos geridos pela SGMJ;

• Promover a constituição, reconstituição e liquidação dos fundos de maneio constituídos no

âmbito dos orçamentos geridos pela SGMJ;

• Elaborar a conta de gerência dos orçamentos geridos pela SGMJ e preparar os projectos

dos respectivos relatórios;

• Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário de bens móveis e viaturas afectas à

SGMJ, aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços e organismos que, por lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ.

Na área de aprovisionamento e conservação:

• Proceder à aquisição de bens e serviços não abrangidos pelo sistema de compras

centralizadas;

• Administrar os bens de consumo necessários ao regular funcionamento da SGMJ, dos

gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e dos órgãos, serviços e organismos que, por lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ, e satisfazer as respectivas requisições;

• Preparar e executar os contratos de fornecimento de bens e serviços, nomeadamente de

locação, assistência técnica e de manutenção de equipamentos, garantindo a sua operacionalidade;

• Assegurar a gestão, manutenção e a conservação do património e das instalações do

edifício sede do MJ, bem como de outras colocadas a seu cargo por determinação do membro do governo competente, se necessário com recurso ao lançamento de empreitada de obra pública e em articulação com o Instituto de Gestão Financeira e de Infra-Estruturas da Justiça, I. P.;

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• Coordenar e apoiar os serviços e organismos do MJ nos processos de disponibilização de bens móveis, em articulação com os competentes serviços da AP;

• Assegurar a vigilância, segurança e limpeza das instalações do edifício sede do MJ ou de

outras postas a seu cargo, designadamente propondo os planos de contingência adequados;

• Gerir, em articulação com o competente organismo do Estado, o parque de viaturas

automóveis afecto à SGMJ, aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços e organismos que, por lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ, procedendo aos registos necessários;

• Elaborar e fazer cumprir o regulamento de utilização de veículos automóveis sob

responsabilidade da SGMJ e providenciar pelas autorizações necessárias à sua direcção por funcionários não integrados na carreira de motorista;

• Instruir os processos administrativos emergentes de acidentes de viação em que tenha

participado viatura do Estado sob responsabilidade da SGMJ, com vista à instauração do respectivo inquérito;

• Assegurar o serviço de reprografia e os trabalhos gráficos que não sejam objecto de

aquisição de serviços;

• Organizar o trabalho do pessoal auxiliar afecto à SGMJ.

Na área de organização e métodos:

• Realizar estudos em matéria de organização, circuitos e processos, propondo medidas de

racionalização e de simplificação e promovendo a sua execução e avaliação;

• Estudar, programar, coordenar e colaborar no desenvolvimento de acções de inovação,

modernização e qualidade no âmbito do MJ, apoiando e acompanhando os serviços e organismos nos respectivos processos de certificação;

• Estudar, programar e apoiar os processos de gestão pela qualidade, estimulando a

aplicação no MJ de metodologias de avaliação das organizações e de outros mecanismos de incremento das boas práticas;

• Realizar estudos metodológicos ou de outra natureza relacionados com os temas da

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• Colaborar no desenvolvimento de práticas de governo electrónico na área da Justiça;

• Elaborar instrumentos de planeamento e de acompanhamento e avaliação de resultados,

designadamente os planos e relatórios de actividades da SGMJ;

• Conceber, simplificar e uniformizar os suportes administrativos, nomeadamente quando

esteja em causa o desenvolvimento de sistemas suportados com recurso a tecnologias da informação e comunicação.

Na área de recursos tecnológicos:

• Conceber, propor e acompanhar a implementação de soluções informáticas de apoio ao

funcionamento da SGMJ ou necessárias à prossecução das suas atribuições;

• Colaborar com o Instituto das Tecnologias da Informação na Justiça, I. P., na concepção e

no desenvolvimento de soluções informáticas de suporte à actividade da SGMJ;

• Promover e assegurar a concepção, o desenvolvimento, aperfeiçoamento e a manutenção

do Portal da Justiça, em articulação com o Instituto das Tecnologias da Informação na Justiça e com os demais serviços e organismos do MJ;

• Assegurar, directamente ou com recurso a contratação externa, a administração e a

manutenção dos sistemas de informação da SGMJ, bem como assegurar a administração de sistemas e produtos informáticos;

• Garantir a operacionalidade e o desenvolvimento da infra-estrutura tecnológica da SGMJ,

designadamente ao nível das comunicações, dos equipamentos informáticos e dos suportes lógicos utilizados;

• Garantir a segurança dos sistemas de informação da SGMJ;

• Emitir parecer sobre a aquisição de sistemas de informação e de comunicação para a

SGMJ proposta por outras unidades orgânicas;

• Assegurar os serviços de apoio aos utilizadores.

Na área de documentação e biblioteca:

• Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, distribuição, expedição e arquivo

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• Organizar e gerir o centro de documentação da SGMJ;

• Assegurar o tratamento técnico das espécies bibliográficas e promover a aquisição e

distribuição de publicações;

• Promover a coordenação e a congruência do fundo documental do MJ que esteja residente

em bibliotecas ou centros de documentação existentes em serviços e organismos do departamento ministerial;

• Recolher, tratar e difundir informação de carácter geral ou específico, designadamente a

oficial e da comunicação social, com interesse para as actividades do MJ;

• Desenvolver iniciativas de recolha, organização e divulgação de informação,

nomeadamente legislativa e jurisprudencial, com relevância para a área da Justiça;

• Conceber, promover a execução e a edição de publicações da SGMJ, do MJ ou outras

consideradas de interesse;

• Satisfazer pedidos de informação legislativa, bibliográfica ou documental que lhe sejam

apresentados.

Na área de arquivo e património histórico:

• Coordenar as acções referentes à organização e preservação do património e arquivo

histórico do MJ, em articulação com os serviços competentes da AP;

• Promover a divulgação do património e do arquivo histórico de acesso público do MJ;

• Avaliar e propor a adopção uniforme de metodologias, práticas e procedimentos

arquivísticos de aplicação comum aos serviços e organismos do MJ, desde que os mesmos não estejam sujeitos a regime específico;

• Proceder à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso

administrativo por parte dos serviços ou organismos produtores, desde que os mesmos não estejam sujeitos a regime específico;

• Organizar e gerir os arquivos, corrente e intermédio, da SGMJ, dos gabinetes dos membros

do Governo integrados no MJ e dos órgãos, serviços e organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ;

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• Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário de bens móveis com valor cultural afectos à SGMJ, aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços e organismos que, por lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ.

Na área de serviços jurídicos e de contencioso:

• Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo

integrados no MJ, designadamente através da emissão de estudos, pareceres e informações;

• Elaborar os projectos legislativos e regulamentares que lhe sejam determinados pelo

membro do Governo responsável pela área da Justiça e emitir parecer sobre iniciativas da mesma natureza que lhe sejam submetidos a apreciação técnica, em articulação com a Direcção-Geral de Política de Justiça;

• Colaborar com os serviços competentes da AP na garantia da congruência do ordenamento

jurídico, designadamente através da análise sistemática da legislação em vigor;

• Contribuir para o incremento do acesso à informação jurídica, designadamente através da

sistematização, actualização, compilação e anotação objectiva da legislação produzida ou relevante para a área da Justiça;

• Proceder à recolha, análise e tratamento de informação jurídica e garantir a sua divulgação,

designadamente através do Boletim Jurídico do MJ;

• Elaborar e divulgar manuais práticos sobre a aplicação de regimes jurídicos relevantes para

a actividade administrativa comum dos serviços e organismos do MJ;

• Assegurar a execução de decisões judiciais condenatórias do Estado Português proferidas

por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em matérias que apresentem ligação com o sistema de Justiça, designadamente com o funcionamento dos tribunais e com actuações do MJ não imputáveis a órgão, serviço ou organismo determinado, bem como de quaisquer outras decisões judiciais cuja execução tenha sido determinada pelo membro do Governo responsável pela área da Justiça;

• Assegurar o apoio técnico-jurídico necessário à prossecução das atribuições da SGMJ;

• Instruir, no âmbito da SGMJ, os processos disciplinares, de sindicância, de inquérito e de

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• Preparar a decisão em procedimentos administrativos de segundo grau dirigidos aos membros do Governo da área da Justiça;

• Elaborar peças processuais em acções e recursos, nas jurisdições comum e administrativa,

em que sejam visados actos praticados pelos membros do Governo da área da Justiça ou, por solicitação destes, pelos dirigentes de serviços do MJ;

• Assegurar, nos termos das leis de processo e por designação do membro do Governo

competente ou do secretário-geral, o patrocínio judiciário do Estado nas acções e recursos em que este, por intermédio do MJ, seja parte e desde que tal representação não caiba ao Ministério Público;

• Organizar e instruir outros processos de natureza contenciosa que não sejam da

competência de outro serviço ou organismo e que lhe sejam superiormente determinados;

• Exercer as demais competências que, por lei, sejam atribuídas aos serviços jurídicos dos

departamentos ministeriais. Na área da unidade de compras do MJ:

• Proceder à análise, normalização e estandardização de especificações de bens e serviços

e definir critérios de compra e aquisição aplicáveis no âmbito do MJ e colaborar nas acções que visem idênticos objectivos no plano interdepartamental;

• Elaborar normas, regras e procedimentos de simplificação e de racionalização dos

processos de aquisição e aprovisionamento para o MJ e colaborar nas acções que visem idêntico objectivo no plano interdepartamental;

• Assegurar a condução de processos de aquisição de bens e serviços objecto de aquisição

centralizada no MJ e representar este nos que sejam desenvolvidos para satisfação agregada de necessidades interdepartamentais;

• Assegurar a condução ou a representação do MJ nas negociações que sejam

desenvolvidas nos processos de aquisição referidos na alínea anterior;

• Avaliar os resultados obtidos no âmbito do programa de compras públicas do MJ e em cada

procedimento aquisitivo;

• Exercer, sem prejuízo das conferidas a outros organismos, as demais competências que

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Na área de serviços de saúde:

• Assegurar a gestão do subsistema de saúde da Justiça;

• Organizar e instruir os processos tendentes à concessão de prestações no âmbito do

subsistema de saúde da Justiça;

• Organizar e instruir os processos de pagamento de encargos com cuidados de saúde,

controlando os respectivos documentos de despesa e verificando a sua conformidade legal;

• Organizar, instruir e manter actualizados os processos referentes a convenções, acordos ou

contratos com prestadores de cuidados de saúde, acompanhando a sua execução e garantindo o seu cumprimento;

• Organizar e manter actualizado um sistema de gestão e de avaliação do funcionamento do

subsistema de saúde e acção social complementar da Justiça;

• Proceder ao estabelecimento e ao registo de convenções com entidades médicas;

• Assegurar a inscrição de beneficiários, suspender o direito a benefícios ou cancelar a sua

inscrição, nos termos da legislação aplicável, emitindo o respectivo cartão e mantendo actualizado o correspondente registo.

Na área da acção social complementar:

• Propor medidas tendentes à definição e concretização da política de acção social

complementar da Justiça;

• Estudar e propor novas modalidades de intervenção e de apoio social;

• Assegurar a gestão do sistema de acção social complementar da Justiça;

• Organizar e instruir os processos tendentes à concessão de prestações e de apoios no

âmbito da acção social complementar da Justiça;

• Garantir a gestão de bares, refeitórios e de outros equipamentos sociais;

• Fomentar o desenvolvimento de acções de carácter cultural, recreativo ou formativo de

interesse para os beneficiários;

• Estudar, propor e divulgar regras, procedimentos, formulários e outra informação sobre as

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Na área de informação, relações públicas e protocolo:

• Assegurar o atendimento aos cidadãos, respondendo ou encaminhando pedidos, sugestões

ou reclamações, em articulação, sempre que necessário, com os demais serviços e organismos do MJ;

• Organizar ou colaborar na realização de iniciativas culturais no âmbito do MJ ou em

articulação com outros organismos da AP;

• Receber e acompanhar as individualidades e visitas para os gabinetes dos membros do

Governo integrados no MJ;

• Coordenar, em colaboração com os demais serviços e organismos do MJ, as actividades

com dimensão protocolar desenvolvidas no departamento ministerial;

• Assegurar a organização e o apoio à realização de reuniões, conferências, seminários ou

outros actos solenes promovidos pelos membros do Governo, pela Secretaria-Geral ou por outros serviços ou organismos do MJ, quando tal lhe seja solicitado;

• Organizar e acompanhar, por determinação do membro do Governo competente, a estada

de missões estrangeiras em visita ao País, bem como a estada de delegações portuguesas no estrangeiro.

2.2. Estrutura Orgânica

O Decreto-Lei n.º 206/2006, de 27 de Outubro, aprovou a actual Lei Orgânica do MJ. No desenvolvimento desse diploma, o Decreto Regulamentar n.º 50/2007, de 27 de Abril, veio definir a missão, atribuições e competências da SGMJ, consubstanciando a actual Lei Orgânica da SGMJ e as Portarias n.º 514/2007 e n.º 557/2007, de 30 de Abril, vieram determinar a estrutura nuclear dos serviços e competências das respectivas unidades orgânicas e a criação de unidades flexíveis.

A organização da SGMJ corresponde a uma matriz de tipo funcional, cabendo ao dirigente máximo – o Secretário-Geral, e aos outros dirigentes superiores – os dois Secretários-Gerais Adjuntos, coordenar o trabalho desenvolvido em oito áreas funcionais, organizadas em dezanove unidades orgânicas lideradas por dirigentes intermédios – Director de Serviço ou Chefe de Divisão.

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A estrutura actual da SGMJ encontra-se representada pelo organigrama seguinte e tal como se pode verificar, as principais unidades orgânicas são:

• Direcção de Serviços de Recursos Humanos (DSRH);

• Direcção de Serviços de Recursos Financeiros e Patrimoniais (DSRFP);

• Direcção de Serviços de Organização e Recursos Tecnológicos (DSORT);

• Direcção de Serviços de Recursos Documentais, Arquivo e Património Histórico

(DSRDAPH);

• Direcção de Serviços Jurídicos e de Contencioso (DSJC);

• Unidade de Compras do MJ (UCMJ);

• Departamento de Gestão do Subsistema de Saúde e Acção Social e Complementar da

Justiça (DGSSASCJ);

• Núcleo de Informação, Relações Públicas e Protocolo (NIRPP).

Organograma da SGMJ Secretário-Geral ---Secretários-Gerais Adjuntos (2) Direcção de Serviços de Recursos Humanos Direcção de Serviços de Recursos Financeiros e Patrimoniais Direcção de Serviços de Organização e Recursos Tecnológicos Unidade de Compras do Ministério da Justiça Direcção de Serviços de Recursos Documentais, Arquivo e Património Histórico Departamento de Gestão do Subsistema de

Saúde e Acção Social Complementar da Justiça Divisão de Coordenação, Gestão e Administração de Recursos Humanos Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial Divisão de Aprovisionamento e Conservação Divisão de Organização e Métodos Divisão de Recursos Tecnológicos Divisão de Documentação e Biblioteca Divisão de Arquivo e Património Histórico Direcção de Serviços Jurídicos e de Contencioso Núcleo de Informação, Relações Públicas e Protocolo Divisão de Serviços de Saúde Divisão de Acção Social Complementar Divisão de Serviços Jurídicos e de Contencioso Divisão de Serviços de Aprovisionamento Centralizado

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2.3. Clientes e Meio Envolvente

A SGMJ caracteriza-se por ser uma entidade prestadora de serviços especializados, em variadas áreas funcionais, que se posicionam face aos seus múltiplos clientes finais segundo vertentes de actuação distintas.

Sistematizando, a SGMJ, desenvolve a sua actividade em oito áreas funcionais:

• Financeira e Contabilística;

• Recursos Humanos;

• Logística e Compras;

• Desenvolvimento Organizacional e Gestão da Qualidade;

• Jurídica;

• Arquivo e Património Histórico e Centro de Documentação;

• Representação, Relações Públicas e Protocolo;

• Saúde e Acção Social Complementar.

Para além da diversidade de áreas em que presta serviços, o trabalho desempenhado na SGMJ também varia na sua vertente de actuação, assumindo desde um papel mais técnico e administrativo a um papel de gestão e assessoria.

O universo de clientes a quem estes serviços são prestados é de âmbito bastante alargado, sendo constituído não só pelos três gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, mas também por uma grande variedade de públicos alvo, nomeadamente o cidadão, os beneficiários do Subsistema de Saúde e Acção Social Complementar da Justiça e os demais organismos do MJ.

Também no que se refere aos seus clientes, outra particularidade que caracteriza a SGMJ e que decorre da natureza de suporte que está na base da sua existência, é o facto de, o mesmo serviço ser desempenhado quer numa lógica interna, isto é, para a própria SGMJ e seus colaboradores, como para os seus clientes externos. Este é o caso, do que se passa, por exemplo, nas áreas Financeira e Contabilística ou de Recursos Humanos que maioritariamente, em outras organizações, têm apenas como alvo directo o cliente interno.

Na elaboração do seu Plano de Actividades a SGMJ tem em consideração o seu meio envolvente, nomeadamente dos desafios com que se depara, sejam desafios de carácter permanente, sejam desafios com características de curto e médio prazo.

(28)

Os desafios de carácter permanente resultam, em geral, da missão e atribuições da SGMJ, bem como do facto de esta ser um órgão da AP. Dos vários desafios de carácter permanente com que a SGMJ se depara, destacam-se:

• A diversidade de atribuições e clientes alvo – é um desafio que implica maiores esforços

em várias vertentes da gestão da organização. Por exemplo, no que diz respeito aos seus recursos humanos, o facto da SGMJ actuar em tantas áreas funcionais, exige maior empenho na manutenção e desenvolvimento de graus de qualificação e especialização adequados. Paralelamente, requer do topo da organização uma maior versatilidade, para compreender, diagnosticar e tomar decisões.

• Adaptações resultantes de alterações legislativas – sendo um órgão da AP, a SGMJ

insere-se num quadro estratégico e operacional mais vasto, o que exige um esforço de mudança no sentido de satisfazer e de se adequar às novas necessidades superiormente definidas.

• Satisfazer as necessidades dos seus clientes – sendo a razão da sua existência, servir

os seus clientes com a máxima qualidade e inovando no sentido de cada vez mais responder às suas expectativas e necessidades é um desafio primordial e constante da SGMJ.

Em termos de desafios com características de curto e médio prazo, considera-se particularmente pertinente a necessidade de a SGMJ:

• Adaptar-se às alterações que a aposta da modernização e novas tecnologias tem originado – as alterações de métodos de trabalho e de processos a decorrer na SGMJ,

contribuem para uma melhoria do trabalho desenvolvido mas exigem uma adaptação de todos à nova situação. A opção da SGMJ em promover a desmaterialização dos processos reflecte a sua preocupação em dotar-se de ferramentas que possibilitem ganhos de eficiência e permitam um acréscimo de rigor na sua actuação. Ao longo de 2009 a SGMJ desenvolveu um projecto de levantamento e reengenharia dos seus processos para implementar uma ferramenta de Workflow, o que se traduziu num trabalho bastante profundo e que envolveu a participação de todas as unidades orgânicas. A implementação dos fluxos de Workflow decorre de modo faseado, foi ainda iniciada no final de 2009 e terá a sua maior abrangência em 2010. Em simultâneo assegura-se a formação dos trabalhadores envolvidos, de forma a habilitá-los a utilizar esta nova ferramenta.

• Adaptar-se às alterações no âmbito dos recursos humanos – para 2010 perspectiva-se

a saída de diversos trabalhadores da SGMJ por aposentação, o que leva à necessidade de alguns ajustamentos de forma a continuar a assegurar o cumprimento da sua missão com altos padrões de qualidade. Esta situação tem necessariamente impactos, uma vez que origina perda de experiência e conhecimentos adquiridos, no entanto constitui também uma oportunidade de renovação dos recursos humanos.

(29)

(30)

(31)

(32)

3.1. Objectivos estratégicos e operacionais da SGMJ

Os objectivos são o resultado quantitativo e/ou qualitativo que a organização pretende alcançar em determinado período, dada a estratégia definida, no contexto do seu ambiente (interno e externo), para concretizar a sua visão de futuro e cumprir a sua missão.

A orientação estratégica da SGMJ assenta em linhas mestras, definidas de forma a possibilitar a prossecução e melhoria contínua da sua actividade, e deste modo, garantir a satisfação das necessidades dos seus clientes pela qualidade dos serviços prestados.

Concretamente, a missão e natureza das atribuições da SGMJ, nomeadamente enquanto organismo coordenador e facilitador na implementação de políticas públicas no MJ, exigem a motivação e qualificação dos recursos humanos, a optimização na gestão de recursos financeiros e materiais disponíveis, a especialização dos serviços prestados, a adopção de instrumentos de melhoria contínua, a inovação e automatização dos processos.

Com base nessas linhas formulou-se a estratégica da SGMJ, tendo a definição de objectivos sido estruturada em cascata: partindo-se dos objectivos estratégicos, determinados superiormente, estabeleceram-se os objectivos operacionais para 2010 que concorrem para aqueles objectivos, abrangendo as dimensões eficácia, eficiência e qualidade. Por fim, desagregaram-se os objectivos operacionais da SGMJ em objectivos operacionais para as diversas unidades orgânicas, que por sua vez os irão desagregar ao nível dos respectivos trabalhadores.

No decorrer de todo este processo a SGMJ tem como principais preocupações: • O estabelecimento de objectivos claros;

• A comunicação dos objectivos à organização;

• A afectação de recursos para que os objectivos sejam atingidos; • O controlo de custos;

• A motivação do pessoal; • O aumento da eficácia;

(33)

Foi com base nos objectivos estratégicos e operacionais, apresentados no quadro seguinte, que a SGMJ construiu o seu Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) para 2010, devidamente aprovado por Sua Excelência o Ministro da Justiça.

Objectivos estratégicos e operacionais da SGMJ para 2010

Estratégico Garantir e aperfeiçoar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo e aos órgãos e entidades no âmbito do MJ.

Operacionais

• Assegurar, em 97%, que quer as necessidades de formação são realizadas, quer

o seu reflexo na melhoria da qualidade dos formandos é conseguido.

• Assegurar a desmaterialização integral dos processos jurisdicionais na

SGMJ/DSJC.

• Concluir a automatização dos processos relevantes para a operação da SGMJ

identificados e não concluídos em 2009 (oito) e acrescentar pelo menos dois novos processos.

• Assegurar um nível de especialização dos serviços de elaboração e execução

dos orçamentos prestados aos membros do Governo do MJ que garanta 100% dos reportes enviados em tempo útil.

• Garantir 98% de nível de satisfação dos clientes igual ou superior a BOM, pelos

serviços prestados no âmbito do protocolo e relações públicas. (Eficácia)

(Eficácia)

(Eficiência)

(Qualidade)

(Qualidade) • Implementar, em 20%, a metodologia CAF na SGMJ.

Estratégico Assegurar a coordenação das políticas de recursos humanos no MJ.

Operacional

(Eficácia)

• Assegurar, em 100%, o grau de cumprimento da implementação das políticas de

recursos humanos no MJ.

Estratégico Consolidar os processos de planeamento e de aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ.

Operacional

(Eficiência)

• Aumentar, em 22%, o número de categorias de bens e serviços alvo de Acordos

Quadro promovidos pela ANCP que são objecto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ.

Estratégico Criar uma rede de conhecimento do arquivo histórico da Justiça para consulta do MJ, da AP e de outras entidades consideradas relevantes.

Operacional

(Eficácia)

• Efectuar o mapeamento fotográfico de todo o património arquitectónico

institucional do MJ e proceder à respectiva disponibilização no âmbito da Rede de Conhecimento da Justiça.

Estratégico Reposicionar o subsistema de saúde e da acção social complementar da justiça, de acordo com o novo enquadramento legal.

Operacional

(Qualidade)

• Garantir 95% de nível de satisfação dos clientes igual ou superior a BOM, pelos

serviços prestados no âmbito do atendimento presencial dos beneficiários do subsistema de saúde e acção social complementar da justiça.

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3.2. Objectivos operacionais das unidades orgânicas

Tendo por enquadramento o QUAR 2010 e concretamente tendo por base os objectivos operacionais da SGMJ, foram delineados os objectivos operacionais ao nível das unidades orgânicas. Refira-se, no entanto, que tais objectivos não agregam a totalidade das atribuições da SGMJ. De facto, para além das atribuições que se encontram reflectidas nos objectivos operacionais delineados quer para a SGMJ quer para as unidades orgânicas, existem outras atribuições que se encontram definidas em termos de actividades referentes a serviços prestados pela SGMJ.

No capítulo seguinte serão apresentadas, de modo mais sistémico e global, as principais actividades da SGMJ para 2010 – quer muitas das que se traduzem em objectivos operacionais quer as que se desenvolvem para além dos objectivos operacionais. Quanto aos objectivos operacionais ao nível das unidades orgânicas, encontram-se sintetizados nos quadros apresentados de seguida.

Objectivos operacionais da DSRH para 2010 Operacionais SGMJ:

Eficácia – Assegurar, em 97%, que quer as necessidades de formação são realizadas, quer o seu

reflexo na melhoria da qualidade dos formandos é conseguido.

Eficácia – Assegurar, em 100%, o grau de cumprimento da implementação das políticas de recursos

humanos no MJ.

Operacionais DSRH:

• Assegurar a execução de 97% do número de acções de formação planeadas na SGMJ.

• Assegurar o processo de avaliação da formação em todas as unidades orgânicas da SGMJ e

garantir que este é efectuado e que os resultados da avaliação são consolidados para todos os cursos realizados.

• Assegurar que 97% das formações realizadas em 2010 na DSRH têm resultados positivos no

desempenho dos formandos.

• Assegurar, em 100%, o grau de cumprimento da implementação das políticas de recursos

humanos no MJ, concretamente SIADAP 2 e 3, Balanço Social e Relatório de Formação.

• Assegurar o desenvolvimento bem como a utilização do sistema de Workflow na DSRH.

• Elaborar o Balanço Social consolidado do MJ.

• Elaborar plano de implementação de um Sistema de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho na

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Objectivos operacionais da DSRFP para 2010 Operacionais SGMJ:

Qualidade – Assegurar um nível de especialização dos serviços de elaboração e execução dos

orçamentos prestados aos membros do Governo do MJ que garanta 100% dos reportes enviados em tempo útil.

Operacionais DSRFP:

• Assegurar que 97% das formações realizadas em 2010 na DSRFP têm resultados positivos no

• Assegurar um nível de especialização dos serviços de gestão e execução dos orçamentos dos

membros do Governo do MJ que garanta eficácia, eficiência, qualidade e 100% dos reportes enviados em tempo útil (primeiros 5 dias úteis de cada mês).

• Garantir eficácia, eficiência e qualidade na gestão e execução dos orçamentos de 2010 referentes

à SGMJ, Subsistema de Saúde e Acção Social da Justiça e Mobilidade MJ.

• Garantir a elaboração dos orçamentos para 2011 geridos pela SGMJ (SGMJ, Subsistema de

Saúde e Acção Social da Justiça, Mobilidade MJ, e gabinetes dos membros do Governo do MJ).

• Assegurar o desenvolvimento bem como a utilização do sistema de Workflow na DSRFP.

• Acompanhar a elaboração do Manual de Procedimentos da DSRFP e validar o documento final (a

efectuar pela DSORT/DOM).

• Efectuar e implementar propostas de melhoria na qualidade dos serviços da DSRFP.

Objectivos operacionais da DSORT para 2010 Operacionais SGMJ:

Eficiência – Concluir a automatização dos processos relevantes para a operação da SGMJ

identificados e não concluídos em 2009 (oito) e acrescentar pelo menos dois novos processos.

Eficiência – Implementar, em 20%, a metodologia CAF na SGMJ. Operacionais DSORT:

• Assegurar que 97% das formações realizadas em 2010 na DSORT têm resultados positivos no

• Assegurar o suporte tecnológico e proceder ao acompanhamento necessário ao cumprimento do

objectivo de concluir a automatização dos processos relevantes para a operação da SGMJ identificados e não concluídos em 2009 (oito) e acrescentar pelo menos dois novos processos.

• Implementar, em 20%, a metodologia CAF (Commom Assessement Framework) na SGMJ

• Assegurar o desenvolvimento bem como a utilização do sistema de Workflow na DSORT.

• Assegurar a elaboração do Relatório de Actividades de 2009, do Dossier Justiça 2011 e do Plano

de Actividades para 2011.

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Objectivos operacionais da DSRDAPH para 2010 Operacionais SGMJ:

Eficácia – Efectuar o mapeamento fotográfico de todo o património arquitectónico institucional do MJ

e proceder à respectiva disponibilização no âmbito da Rede de Conhecimento da Justiça.

Operacionais DSRDAPH:

• Assegurar que 97% das formações realizadas em 2010 na DSRDAPH têm resultados positivos no

• Garantir o mapeamento fotográfico de todo o património arquitectónico institucional do MJ e

proceder à respectiva disponibilização no âmbito da Rede de Conhecimento da Justiça.

• Assegurar o desenvolvimento bem como a utilização do sistema de Workflow na DSRDAPH.

• Promover o desenvolvimento dos conteúdos da Rede de Conhecimento da Justiça.

• Certificar a aplicação da Portaria de Gestão de Documentos da SGMJ em três das suas Unidades

Orgânicas.

Objectivos operacionais da DSJC para 2010 Operacionais SGMJ:

Qualidade – Assegurar a desmaterialização integral dos processos jurisdicionais na SGMJ/DSJC. Operacionais DSJC:

• Assegurar que 97% das formações realizadas em 2010 na DSJC têm resultados positivos no

• Garantir a tramitação, através do SITAF, de todos os processos jurisdicionais na DSJC.

• Assegurar o desenvolvimento bem como a utilização do sistema de Workflow na DSJC.

• Assegurar a manutenção de um nível de serviço de apoio jurídico e de contencioso aos gabinetes

dos membros do Governo do MJ num padrão tal que garanta, simultaneamente, a observância dos prazos legais, ou superiormente fixados, e a qualidade das peças jurídicas produzidas.

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Objectivos operacionais da UCMJ para 2010 Operacionais SGMJ:

Eficiência – Aumentar, em 22%, o número de categorias de bens e serviços alvo de Acordos Quadro

promovidos pela ANCP que são objecto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ.

Operacionais UCMJ:

• Assegurar que 97% das formações realizadas em 2010 na UCMJ têm resultados positivos no

• Aumentar, em 22%, o número de categorias de bens e serviços, alvo de Acordos Quadro

promovidos pela ANCP, que são objecto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ.

• Assegurar o desenvolvimento bem como a utilização do sistema de Workflow na UCMJ.

• Garantir em todos os procedimentos lançados pela UCMJ para aquisição de bens ou serviços

previstos na RCM 65/2007, de 07 de Maio, a inclusão de requisitos e critérios ambientais definidos na Estratégia Nacional para as Compras Públicas Ecológicas.

Objectivos operacionais do DGSSASCJ para 2010 Operacionais SGMJ:

Qualidade – Garantir 95% de nível de satisfação dos clientes igual ou superior a BOM, pelos

serviços prestados no âmbito do atendimento presencial dos beneficiários do subsistema de saúde e acção social complementar da justiça.

Operacionais DGSSASCJ:

• Assegurar que 97% das formações realizadas em 2010 no DGSSASCJ têm resultados positivos

no desempenho dos formandos.

• Garantir 95% de nível de satisfação dos clientes igual ou superior a BOM, pelos serviços

prestados no âmbito do atendimento.

• Assegurar o desenvolvimento bem como a utilização do sistema de Workflow no DGSSASCJ.

• Garantir o desenvolvimento de serviço directo na intranet/internet, nas áreas de intervenção da

DASC e da DSS, disponível para a gestão, os beneficiários, os organismos e os prestadores de serviços médicos.

• Garantir o rigor na atribuição de benefícios sociais, através do desenvolvimento de sistema de

controlo de descontos e do cumprimento dos prazos de 30, 60 e 90 dias para processamento da despesa, respectivamente, em regime livre, oficial e convencionado.

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Objectivos operacionais do NIRPP para 2010 Operacionais SGMJ:

Qualidade – Garantir 98% de nível de satisfação dos clientes igual ou superior a BOM, pelos

serviços prestados no âmbito do protocolo e relações públicas.

Operacionais NIRPP:

• Assegurar que 97% das formações realizadas em 2010 no NIRPP têm resultados positivos no

• Garantir 98% de nível de satisfação dos clientes igual ou superior a BOM, pelos serviços

prestados no âmbito do protocolo e relações públicas.

• Assegurar o desenvolvimento bem como a utilização do sistema de Workflow no NIRPP.

• Disponibilizar informação actualizada sobre os contactos do Ministério da Justiça.

(39)

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(41)

(42)

4.1. Enquadramento

Conforme já referido, a SGMJ presta uma grande diversidade de serviços no âmbito da sua actuação. Agrupando os serviços prestados pela SGMJ mediante as suas vertentes de actuação e clientes finais, podemos considerar as cinco categorias seguintes:

• Apoio Técnico e Administrativo;

• Organização e Modernização Tecnológica;

• Arquivo e Património Histórico;

• Aprovisionamento Centralizado;

• Saúde e Acção Social Complementar.

Tendo em consideração as categorias supracitadas, o Apoio Técnico e Administrativo, distingue-se das restantes, por englobar serviços, que tal como o própria terminologia indica, são prestados numa

lógica de “apoio” aos seus clientes externos e por ter como cliente principal e transversal, os

gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ (nomeadamente, o Gabinete do Ministro da Justiça, o Gabinete do Secretário de Estado da Justiça e o Gabinete do Secretário de Estado da Justiça e da Modernização Judiciária).

Assim, em primeiro lugar, o Apoio Técnico e Administrativo consiste na prestação de um auxílio de carácter administrativo e logístico, bem como de assessoria técnica, aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a outros órgãos do MJ, que pela sua dimensão não sejam dotados de estruturas administrativas. Esta vertente de actuação aplica-se a todos os serviços prestados no âmbito do Apoio Técnico e Administrativo, nomeadamente nas áreas:

• Arquivo e Biblioteca;

• Jurídica;

• Relações Públicas e Protocolo.

Em segundo lugar, o Apoio Técnico e Administrativo também se posiciona numa vertente mais de coordenação da implementação, das políticas e boas práticas da AP. Neste âmbito, a SGMJ funciona como um parceiro das instituições da AP, na medida em que garante que o que foi definido é devidamente entendido e aplicado, de forma correcta e uniforme, no plano operacional pelos demais organismos do MJ e pelo Cidadão. Este é especificamente o caso dos serviços prestados no âmbito dos:

(43)

Por último, o Apoio Técnico e Administrativo é um serviço também desempenhado para o cliente interno - SGMJ e os seus colaboradores - principalmente no caso dos serviços prestados nas áreas:

• Jurídica.

O serviço Organização e Modernização Tecnológica, embora principalmente voltado para o cliente interno - SGMJ e os seus colaboradores - assume um papel de destaque neste Plano de Actividades uma vez que cria condições de base que permitem aos outros serviços ser mais eficientes e eficazes. Este destaque que é dado, transmite assim a vontade clara da SGMJ em se transformar, recorrendo à tecnologia, num prestador de serviços com elevada qualidade e numa aposta na melhoria continua. Os serviços Arquivo e Património Histórico, Aprovisionamento Centralizado e Saúde e Acção Social Complementar, dado a sua especificidade de actuação e a diversidade de clientes, não sugerem qualquer tipo de agregação, pelo que se assumem como entidades autónomas do ponto de vista da sua apresentação. Estes serviços têm como principais clientes os organismos do MJ e os beneficiários do Subsistema de Saúde e Acção Social Complementar da Justiça.

4.2. Apoio Técnico e Administrativo

No que respeita ao serviço Financeiro e Contabilístico, as actividades para 2010 orientadas quer para o seu principal cliente externo - gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ - quer para o cliente interno - SGMJ e os seus colaboradores - são, fundamentalmente, as seguintes:

• Elaborar, no âmbito da preparação do Orçamento de Estado, as propostas de orçamentos.

• Elaborar as contas de gerência dos orçamentos.

• Elaborar mensalmente os reportes orçamentais propondo, sempre que se justifique,

medidas de racionalização e procedimentos a adoptar.

• Assegurar a gestão orçamental, através da respectiva contabilidade, da verificação,

processamento, liquidação e pagamento das despesas autorizadas, bem como através da proposta e instrução das alterações orçamentais consideradas necessárias.

(44)

• Assegurar a constituição, reconstituição, liquidação e pagamento dos fundos de maneio.

• Assegurar o processamento e pagamento de abono de ajudas de custo.

• Gerir os contratos de fornecimento e serviços externos (locação, assistência técnica e de

manutenção de equipamentos, limpeza, segurança, etc).

• Assegurar os procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos pelo sistema de

compras centralizadas, de modo a suprir as necessidades verificadas.

• Gerir os bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos serviços.

• Gerir o parque automóvel afecto.

• Organizar e manter actualizados o cadastro e inventário dos bens móveis e viaturas

afectas.

• Instruir os processos administrativos resultantes de acidentes de viação com viaturas

afectas.

• Assegurar a gestão, manutenção e conservação dos espaços afectos.

Relativamente ao cliente interno - SGMJ e os seus colaboradores - o serviço Financeiro e Contabilístico tem, ainda, actividades previstas no âmbito da melhoria interna, nomeadamente relacionadas com:

• Assegurar a articulação entre a formação profissional realizada pelos seus colaboradores e

a respectiva aplicação no posto de trabalho.

• Assegurar o desenvolvimento bem como a utilização do sistema de Workflow.

• Definição exaustiva de procedimentos do serviço.

• Incentivar os fornecedores a aderir à facturação electrónica por forma a alargar a sua

utilização na SGMJ.

(45)

No que se refere ao serviço Recursos Humanos, as actividades para 2010 orientadas directamente para o cliente externo são, fundamentalmente, as seguintes:

• Assegurar, em articulação com os serviços competentes da Administração Pública, as

acções necessárias à prossecução dos objectivos definidos em matéria de gestão e administração de recursos humanos do MJ, nomeadamente as decorrentes do novo regime de vínculos, carreiras e remunerações.

• Promover, coordenar e acompanhar a aplicação dos instrumentos de mobilidade no âmbito

do MJ e assegurar a administração dos efectivos em situação de mobilidade especial, em articulação com a GERAP.

• Emitir pareceres a solicitação dos serviços e organismos do MJ, em matérias relacionadas

com a área dos recursos humanos.

• Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal afecto aos

gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços ou organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ, bem como proceder à liquidação dos respectivos descontos.

• Assegurar a gestão e a administração dos recursos humanos afectos aos gabinetes dos

membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços ou organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ.

• Elaborar relatório consolidado evidenciando a forma como o SIADAP 2 e o SIADAP 3 foram

aplicados no âmbito do MJ no ano de 2009, nomeadamente quanto à fase de planeamento e quanto aos resultados de avaliação final.

• Proceder à elaboração do Balanço Social consolidado do MJ referente ao ano de 2009.

Quanto ao cliente interno - SGMJ e os seus colaboradores - o serviço Recursos Humanos tem actividades previstas quer de âmbito corrente quer de âmbito da melhoria interna, nomeadamente relacionadas com:

• Assegurar as acções necessárias à prossecução dos objectivos definidos em matéria de

gestão e administração de recursos humanos da SGMJ, nomeadamente as decorrentes do novo regime de vínculos, carreiras e remunerações.

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• Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal afecto à SGMJ, bem como proceder à liquidação dos respectivos descontos.

• Elaborar, no âmbito da preparação do Orçamento de Estado, o Mapa de Pessoal da SGMJ

para 2011, com base na avaliação dos desvios verificados ao nível das competências existentes e das requeridas para a prossecução das actividades da SGMJ.

• Gerir eficazmente a formação do pessoal afecto à SGMJ no ano de 2010, através da

correcta identificação das necessidades formativas, da realização das acções de formação planeadas e da avaliação da eficácia da formação como instrumento de melhoria contínua.

• Preparar o Plano de Formação para 2011, tendo subjacente a avaliação da eficácia da

formação realizada em 2010, bem como das competências transversais ou específicas que careçam de desenvolvimento.

• Assegurar o desenvolvimento bem como a utilização do sistema de Workflow.

• Elaborar plano de implementação de um Sistema de Segurança, Higiene e Saúde no

Trabalho no âmbito da SGMJ.

Relativamente ao serviço Recursos Documentais e Arquivo, as actividades previstas para 2010, orientadas directamente para o cliente externo, consistem em:

• Satisfazer, com eficácia e eficiência, as necessidades de informação dos utlizadores

externos da biblioteca.

• Actualizar o fundo documental da SGMJ no que respeita a áreas temáticas inexistentes

e/ou desactualizadas, nomeadamente áreas transversais da Administração Pública.

• Efectuar o tratamento documental de todas as publicações adquiridas.

• Proceder à difusão selectiva de conteúdos pertinentes nas áreas de actuação da Justiça ou

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• Promover a normalização de procedimentos biblioteconómicos no MJ, de forma a tornar mais eficaz e eficiente a recuperaça e partilha de informação.

• Garantir o desenvolvimentos de conteúdos da Rede de Conhecimento da Justiça, nos

sub-repositórios BIBLIOTECAS/CD, PEÇAS DE IMPRENSA e PUBLICAÇÕES.

• Coordenar o Grupo de Trabalho de Bibliotecas da Justiça.

• Prestar apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos gabinetes dos membros do

Governo integrados no MJ e dos arquivos dos serviços do MJ.

• Promover a normalização de procedimentos arquivísticos no MJ, de forma a tornar mais

eficaz e eficiente a recuperação e partilha de informação.

• Coordenar acções relativas à salvaguarda do património arquivístico e histórico do MJ.

• Coordenar o Grupo de Trabalho de Arquivos do MJ.

• Representar o MJ no Grupo de Trabalho das Secretarias-Gerais, junto da Direcção-Geral

de Arquivos.

Quanto ao cliente interno - SGMJ e os seus colaboradores - o serviço Recursos Documentais e Arquivo tem actividades previstas quer de âmbito corrente quer de âmbito da melhoria interna, nomeadamente relacionadas com:

• Satisfazer, com eficácia e eficiência, as necessidades de informação dos utlizadores

internos da biblioteca.

• Promover a aplicação do Plano de Classificação de Arquivo da SGMJ.

• Promover a aplicação do Regulamento de Conservação Arquivístico da SGMJ.

• Normalizar o acesso aos arquivos.

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No que respeita ao serviço Jurídico, as actividades para 2010 orientadas directamente para o cliente externo são, fundamentalmente, as seguintes:

• Prestar serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo

integrados no MJ, mediante a emissão de estudos, pareceres e informações, com qualidade e atempadamente.

• Elaborar pareceres e peças processuais jurídicas, com a garantia de que à partida serão

validados pelos seus destinatários assegurando-se a plena satisfação do cliente final.

• Representar o MJ em processos de natureza jurisdicional que não sejam da competência

de outro serviço ou organismo e outros que lhe sejam superiormente determinados.

Relativamente ao cliente interno - SGMJ e os seus colaboradores - o serviço Jurídico tem actividades previstas quer de âmbito corrente quer de âmbito da melhoria interna, nomeadamente relacionadas com:

• Assegurar o apoio técnico-jurídico necessário à prossecução das atribuições das demais

unidades orgânicas da SGMJ, com particular incidência da UCMJ e doDGSSASCJ.

• Dar continuidade à análise funcional e à implementação do sistema de gestão documental e

Workflow, garantindo a tramitação processual e a posterior reutilização da informação produzida, com vista a tornar a actividade da DSJC mais eficiente, mediante a eliminação progressiva do suporte de papel e disponibilizando instantâneamente a informação aos utilizadores.

• Garantir a progressiva utilização do Sistema e Informação dos Tribunais Administrativos e

Fiscais (SITAF) nos novos processos jurisdicionais a correr termos nos tribunais administrativos, tendo em vista assegurar que, no relacionamento com os tribunais, as comunicações com recurso a meios electrónicos se tornarão cada vez mais efectivas.