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PROPOSTA DE REGULAMENTO DE INVENTÁRIO E
CADASTRO
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Índice
PREÂMBULO ... 3
Capítulo I - Disposições gerais ... 4
Capítulo II - Do plano de organização ... 8
Capítulo III - Do inventário e cadastro ... 12
Capítulo IV - Das fases do inventário ... 19
Secção I - Fases do inventário... 19
Secção II - Aquisição ... 19
Secção III - Administração ... 21
Secção IV - Abate ... 23
Capítulo V - Da valorimetria e gestão do património ... 27
Secção I - Inventário inicial ... 27
Secção II - Imobilizado... 29
Secção III - Existências... 34
Secção IV - Dívidas de e a terceiros... 36
Secção V - Disponibilidades ... 37
Capítulo VI - Da responsabilidade funcional... 37
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PREÂMBULO
No quadro do Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE) e dos objectivos do Programa do Governo, no respeitante à modernização administrativa e à melhoria da qualidade dos serviços públicos, com ganhos de eficiência, a Lei Orgânica do Ministério do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional (MAOTDR), procede à definição de novos modelos organizacionais dos serviços que integram a respectiva estrutura.
Decorrente da referida lei orgânica, no âmbito da racionalização das atribuições do MAOTDR, a necessidade de assegurar uma crescente eficácia na gestão das políticas de ambiente, ordenamento do Território e desenvolvimento regional, conduziu à publicação do Decreto-Lei
n.º 134/2007, de 27 de Abril, e das Portarias n.ºs 528/2007, 590/2007, respectivamente de 30
de Abril e 10 de Maio, que, complementadas pelo Despacho n.º 12 166/2007, de 19 de Junho, criaram as comissões de coordenação e desenvolvimento regional e vieram assim delinear as estruturas nucleares e flexível da Comissão de Coordenação da Região de Lisboa e Vale do Tejo (CCDRLVT).
Reunidas, em termos organizacionais, as condições favoráveis a uma gestão dos recursos públicos mais consentânea com os novos desafios que se colocam à administração pública portuguesa, impõe-se prosseguir os esforços encetados no âmbito da reforma da administração financeira do Estado, pela Lei orgânica n.º 8/90, de 20 de Fevereiro, e demais legislação complementar, que apresenta, em termos de enquadramento legal, o seu expoente máximo com a publicação do Decreto-Lei n.º 232/87, de 3 de Setembro, ao aprovar o Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP).
Porém, a criação de condições para a implementação deste plano, enquanto instrumento fundamental de apoio à gestão financeira, que integre os sistemas de contabilidade orçamental, patrimonial e analítica, requer o reforço da transparência da situação financeira e patrimonial, bem como das relações financeiras do Estado, com a obtenção clara dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional, particularmente dos relativos às contas nacionais das administrações públicas, indispensáveis à aferição dos compromissos assumidos no quadro da integração portuguesa na União Europeia.
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A implementação do POCP vem assim exigir que todos os serviços públicos procedam previamente à inventariação sistemática dos respectivos bens, direitos e obrigações, por forma a dar cumprimento ao disposto no Decreto-Lei n.º 477/80, de 15 de Outubro, sobre a organização e actualização do inventário geral dos elementos constitutivos do património do Estado, e ao disposto na Portaria n.º 671/2000, de 10 de Março, em sede de metodologia do Cadastro e Inventário dos Bens do Estado (CIBE), quanto à organização dos inventários bens móveis, viaturas e bens imóveis.
Consequentemente, e numa lógica de alargar os métodos e critérios do CIBE à inventariação de todos os bens, direitos e obrigações da CCDRLVT, segundo uma estrutura normalizadora das respectivas instruções, constituem linhas orientadoras do presente Regulamento:
Elaborar e manter actualizado inventário de todos os bens, direitos e obrigações que possa fundamentar uma maior aproximação à imagem verdadeira e apropriada do património da CCDRLVT;
Instaurar um sistema de responsabilidades promotor da salvaguarda do património da CCDRLVT, através da participação activa dos meios humanos afectos aos respectivos serviços;
Instituir um subsistema de informação de apoio aos processos de gestão e de tomada de decisões, capaz de promover a progressiva racionalização dos recursos materiais disponibilizados à prossecução da missão da CCDRLVT.
O presente Regulamento conjuga-se e complementa-se com as normas orçamentais e as de controlo interno que fundamentam a implementação do novo regime contabilístico, o POCP.
CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.º Objecto
O Regulamento de Inventário e Cadastro estabelece o plano de organização e um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos que visam assegurar, de forma metódica e ordenada, a gestão e o controlo do património da Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional de Lisboa e Vale do Tejo (CCDRLVT), permitindo o conhecimento integral e rigoroso da sua composição e evolução.
V T 00. 00 Artigo 2.º Objectivos
1 – Ao nível da implementação do sistema de inventário e cadastro, constituem objectivos do presente Regulamento:
a) A sistematização do inventário dos bens;
b) A definição dos critérios de inventariação que devem suportar o Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP) a que a CCDRLVT passa a estar sujeita;
c) O estabelecimento dos princípios gerais de inventário e cadastro, aquisição, administração e abate dos bens móveis, imóveis e veículos, adiante designados como activo imobilizado, bem como a inventariação de existências de bens consumíveis, direitos e obrigações e o registo a que passam a estar sujeitas as operações que recaiam sobre o património da CCDRLVT;
d) A identificação das competências dos diversos serviços da CCDRLVT envolvidos na prossecução destes objectivos.
2 - Constituem objectivos dos métodos e procedimentos do presente Regulamento: a) Manter permanentemente actualizadas as fichas do imobilizado;
b) Assegurar que as aquisições se efectuam de acordo com o planeamento de actividades, segundo as decisões da Presidência da CCDRLVT e através de requisições externas ou documento equivalente, designadamente contrato, emitido pelos responsáveis designados para o efeito, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos; c) Realizar reconciliações entre os registos das fichas de inventário e os registos
contabilísticos quanto aos montantes de aquisições de bens e das amortizações acumuladas;
d) Efectuar a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado, conferindo com os registos e procedendo-se prontamente às regularizações a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso;
e) Assegurar a conformidade dos direitos e obrigações da CCDRLVT com os registos contabilísticos, procedendo-se prontamente às regularizações em caso de detecção de divergências.
3 – Em sede de gestão do património da CCDRLVT, constituem ainda objectivos do presente Regulamento a observância de uma correcta afectação dos bens pelos diversos serviços,
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tendo em conta não só as respectivas necessidades, mas também a sua melhor utilização e conservação, bem como a definição da interacção entre os diferentes serviços, caracterizando a sua responsabilidade, quando directa ou indirectamente envolvidos nos procedimentos da sua gestão.
Artigo 3.º Âmbito de aplicação
1 - O inventário e o cadastro do património da CCDRLVT compreendem todos os bens, direitos e obrigações constitutivos do mesmo.
2 - Os bens sujeitos a inventário e cadastro compreendem, para além dos bens do domínio privado de que a CCDRLVT é titular, todos os bens do Estado que lhe estejam afectos, a título precário ou sob a sua administração ou controlo, incluindo os bens do domínio público, estejam ou não afectos à sua actividade operacional, os quais devem constar das respectivas notas, com a indicação da entidade proprietária, nos anexos às demonstrações financeiras.
3 - Para efeitos do presente Regulamento, consideram-se:
a) Cadastro, a relação dos bens que fazem parte do activo imobilizado da CCDRLVT;
b) Inventário, a relação dos bens que fazem parte do activo imobilizado da CCDRLVT, bem como dos bens não duradouros (existências de bens consumíveis), direitos e obrigações, devidamente classificados, valorizados e actualizados de acordo com os classificadores e critérios de valorimetria exigíveis para efeitos de aplicação do POCP;
c) Bens do domínio privado, os bens imóveis e móveis corpóreos que, detidos com continuidade ou permanência, não se destinem a ser vendidos ou transformados no decurso normal das operações, quer sejam da sua propriedade, quer estejam em regime de locação financeira;
d) Bens do domínio público, os bens da CCDRLVT ou sob a sua administração que estão afectos ao uso público, tais como terrenos, edifícios, etc., bem como outros bens que não estão no comércio jurídico-privado e que qualquer norma jurídica os classifique como coisa pública.
4 - O presente Regulamento aplica-se a todos os serviços da CCDRLVT e é complementar e indissociável da Norma de Controlo Interno.
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Artigo 4.º
Pressupostos legais de aplicação
Na aplicação do presente Regulamento deve proceder-se à verificação do cumprimento:
a) Do Decreto-Lei n.º 477/80, de 15 de Outubro, que regula a organização e actualização periódica do inventário geral dos elementos constitutivos do património do Estado;
b) Do Decreto-Lei n.º 307/94, de 21 de Dezembro, da Portaria n.º 1152 – A/94, de 27 de Dezembro e do Decreto-Lei n.º 153/2001, de 7 de Março, relativos ao regime de aquisição, gestão e alienação dos bens móveis e equipamentos informáticos do Estado;
c) Do Decreto-Lei n.º 171/94, de 24 de Junho, que aprova a classificação funcional das despesas públicas;
d) Do Decreto-Lei n.º 232/97, de 3 de Setembro, que aprova o POCP;
e) Das Portarias n.º 671/2000 e 42/2001, respectivamente de 10 de Março e 19 de Janeiro, publicadas nas séries II e I-B do Diário da República, de 17 de Abril e 19 de Janeiro, respeitantes às instruções reguladoras do Cadastro e Inventário dos Bens do Estado (CIBE) e à inventariação dos bens administrados e controlados pelos serviços e organismos obrigados à aplicação do POCP;
f) Do Decreto-Lei n.º 26/2002, de 14 de Fevereiro, que aprova a classificação económica das
receitas e despesas públicas e define a estrutura da classificação orgânica aplicável aos
orçamentos dos organismos que integram a administração central;
g) Do Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro, que aprova o Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho, relativo ao regime jurídico da realização das despesas públicas e da contratação pública respeitante à locação e aquisição de bens
móveis e serviços, na parte não revogada peloDecreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro;
h) Dos restantes regulamentos e despachos em vigor; i) Dos restantes diplomas legais aplicáveis à CCDRLVT.
Artigo 5.º
Comissão de avaliação
1 - Compete à comissão de avaliação de cadastro e inventário:
a) Valorizar, de acordo com os critérios de valorimetria fixados no presente Regulamento, no POCP e no CIBE, os bens do imobilizado de domínio público e privado, bem como as existências, as dívidas de e a terceiros e as disponibilidades;
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c) Supervisionar, de forma permanente e sistemática, o inventário geral anual, bem como os inventários e verificações periódicas e parciais.
2 - A comissão de avaliação deve integrar, se possível, vários especialistas, englobando, pelo menos, as áreas do direito, da economia e gestão e da engenharia e informática.
3 – Caso, por razões operacionais ou outras, não seja possível nomear a comissão referida nos números anteriores, pode recorrer-se a especialistas externos que demonstrem possuir experiência na matéria ou à aquisição de outros serviços a terceiros.
Artigo 6.º
Despachos e autorizações
Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico, devem identificar, sempre que possível em moldes electrónicos, os dirigentes, funcionários e agentes subscritores e a qualidade em que o fazem.
CAPÍTULO II
DO PLANO DE ORGANIZAÇÃO
Artigo 7.º
Administração e implementação
1 - Cabe à Presidência da CCDRLVT aprovar e manter em funcionamento o presente Regulamento, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanentes.
2 - Compete à Direcção de Serviços de Comunicação e Gestão Administrativa e Financeira (DSCGAF) zelar pelo cumprimento das normas definidas neste Regulamento a todos os serviços da CCDRLVT.
3 – Para efeitos de cumprimento do disposto no número anterior, a DSCGAF deve reunir os contributos das delegações sub-regionais, das direcções de serviços e demais unidades de serviço da CCDRLVT, decorrentes da aplicação do presente Regulamento, apresentando, pelo
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menos de dois em dois anos, proposta de adaptação do mesmo a novos procedimentos para apreciação da Presidência.
Artigo 8.º
Organização e funcionamento
A organização e funcionamento de todas as unidades orgânicas da CCDRLVT baseia-se nas normas previstas neste Regulamento e nas competências legalmente definidas em sede de reestruturação e organização dos serviços da CCDRLVT, nomeadamente através do Decreto-Lei
n.º 134/2007, de 27 de Abril e nas Portarias n.ºs 528/2007 e 590/2007, publicadas na 1.ª série do
Diário da República (D.R.), respectivamente seus nºs 83 e 90 de 30 de Abril e 10 de Maio,
complementadas pelo Despacho n.º 12 166/2007, publicado a 19 de Junho no D.R. n.º 116, 2.ª série.
Artigo 9.º Deveres e obrigações
1 – Para efeitos de elaboração do inventário e cadastro dos bens da CCDRLVT, bem como em sede da respectiva administração, devem todas as delegações sub-regionais, direcções de serviços e demais unidades de serviço cumprir com as seguintes obrigações:
a) Disponibilizar, obrigatoriamente, todos os elementos ou informações que lhe sejam solicitados, pela DSCGAF, sobre os bens que lhes estão afectos;
b) Zelar pelo bom estado de conservação e manutenção dos bens afectos;
c) Manter afixado em local bem visível, mediante conferência física permanente, folha de carga actualizada dos bens pelos quais são responsáveis, assegurando a sua conformidade com a respectiva etiquetagem e com a informação residente na Secção de Economato e Património (SEP).
2 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos, para
o que subscreve documento de posse no momento da entrega de cada bem ou equipamento, o
qual acresce à respectiva folha de carga caso se trate de bem de carácter duradouro.
3 - O responsável de cada bem, aquando danificação, deficiente manutenção, transferência, desaparecimento, bem como de qualquer outro acto não autorizado praticado em relação ao mesmo, deve participar superiormente, sem prejuízo de eventual apuramento de responsabilidades.
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Artigo 10.º
Competências da Secção de Economato e Património
Compete à SEP:
a) Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens da CCDRLVT e a respectiva localização;
b) Assegurar a gestão e o controlo físico do património, mantendo permanentemente actualizado o registo dos bens, a coordenação do processamento das folhas de carga, aceites pelo serviço ou sector a que os bens estão afectos, para afixação, bem como a implementação de controlos sistemáticos entre as existências, as folhas de carga, as fichas de identificação dos bens, as fichas de inventário e os demais mapas de registo do inventário da CCDRLVT;
c) Desenvolver e acompanhar, através dos elementos fornecidos quer pelos vários serviços requisitantes quer pela contabilidade, designadamente informações, autos de ocorrências, ordens de pagamento, facturas ou documentos de idêntica natureza, todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta, doação e venda de bens móveis e imóveis, atentas as regras estabelecidas no POCP e demais legislação aplicável; d) Coordenar e controlar a atribuição dos códigos da actividade e do classificador geral,
aprovado pelo CIBE, bem como o do número de inventário por bem, o qual não pode ser dado a outro bem, mesmo depois de abatido ao efectivo;
e) Manter actualizados os registos e inscrições matriciais dos prédios urbanos e rústicos, bem como de todos os demais bens que, por lei, estão sujeitos a registo;
f) Proceder à atempada actualização do inventário anual, articulando-se com a Secção de Contabilidade (Scon), no respeitante às alterações de valor por esta a registar em conformidade com o legalmente disposto, designadamente quanto a amortizações;
g) Coordenar e controlar a codificação por localização dos bens, realizando verificações
físicas periódicas e parciais,de acordo com as necessidades do serviço e em cumprimento
de plano de acompanhamento e controlo, a propor anualmente à Presidência da CCDRLVT para apreciação;
h) Criar e manter um arquivo actualizado de toda a documentação que originou as alterações efectuadas às fichas dos bens, as quais mantém permanentemente actualizadas;
i) Fiscalizar e verificar periodicamente a existência de indícios de negligência em relação à manutenção e conservação dos bens ou a ocorrência de alguma falta ou anomalia em relação aos procedimentos e condutas a ter com o património da CCDRLVT, propondo as acções a desenvolver com vista à resolução das situações apuradas;
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j) Colaborar e cooperar com os serviços da CCDRLVT, com competências na área da inventariação, para efeitos de elaboração de fichas de inventário e de instrução dos processos de gestão do inventário, emanando orientações que salvaguardem a uniformidade dos procedimentos de registo;
k) Recolher e analisar os contributos emanados pelos serviços da CCDRLVT que visem um melhor desempenho funcional em matéria de gestão do inventário, dos mesmos elaborando anualmente síntese que evidencie soluções conducentes à modernização dos serviços.
Artigo 11.º
Competências da Secção de Contabilidade
Compete à Scon:
a) Promover e coordenar o levantamento, a sistematização e a actualização permanente da informação com impacto financeiro, que assegure, para efeitos de elaboração de balanço, a inventariação de todos os bens, direitos e obrigações, bem como, com o apoio da tesouraria, das disponibilidades da CCDRLVT;
b) Assegurar a classificação e registo dos bens, direitos e obrigações, tanto em termos orçamentais como patrimoniais, preservando atempadamente as reconciliações entre as fichas de inventário e a contabilização dos activos e passivos constitutivos do património da CCDRLVT;
c) Proceder às amortizações, provisões e quaisquer demais alterações de valor do património de acordo com o disposto no presente Regulamento e demais disposições legais em vigor; d) Recolher e analisar os contributos emanados pelos serviços da CCDRLVT que visem um
melhor desempenho funcional em matéria de gestão patrimonial, principalmente em sede de recursos financeiros resultantes da venda de bens e da prestação de serviços a terceiros, elaborando anualmente síntese que evidencie soluções conducentes à modernização dos serviços.
Artigo 12.º
Competências específicas
1 - Compete à Divisão de Documentação e Recursos Informáticos (DDRI), através do responsável nomeado para cada armazém, efectuar o inventário directo dos equipamentos informáticos à sua guarda e gestão e informar a Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial (DGFP), no prazo
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máximo de 5 dias úteis após qualquer ocorrência, das correspondentes alterações ao inventário dos bens.
2 – Compete ainda à Divisão de Documentação e Recursos Informáticos, através do responsável pelo espólio documental, proceder ao arrolamento dos livros e do material não livro e informar a DGFP até ao último dia de cada mês, sobre as alterações físicas ou outras do inventário da documentação à sua guarda e gestão.
3 - Compete aos responsáveis dos armazéns de equipamentos administrativos e do economato, a nomear pela DGFP, proceder à inventariação dos bens à sua guarda e gestão, incluindo, respectivamente, todos os equipamentos não afectos aos serviços e todos os bens consumíveis, com vista à actualização sistemática de qualquer alteração física ou outra das correspondentes existências.
4 - No caso das actividades de laboratórios e outras desenvolvidas pela ARH do Tejo, I.P. é competência dos respectivos serviços efectuarem a inventariação de todos os bens móveis, imóveis, veículos e demais bens afectos à sua guarda e controlo, nos mesmos termos dos definidos no número 15 do artigo 15.º para os responsáveis pelo armazenamento dos equipamentos, devendo qualquer alteração patrimonial ser comunicada à CCDRLVT para os
efeitos previstos, em termos protocolares, pelas duas entidades.
CAPÍTULO III
DO INVENTÁRIO E CADASTRO
Artigo 13.º
Inventariação e cadastro
Para efeitos de elaboração de balanço inicial, a inventariação e o cadastro compreendem as seguintes operações:
a) Arrolamento – elaboração de uma listagem discriminada dos elementos patrimoniais a inventariar;
b) Classificação – agrupamento dos elementos patrimoniais nas diversas classes, tendo por base os respectivos códigos de classificação do CIBE e os em vigor para a contabilidade orçamental e patrimonial;
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c) Colocação de marcas – operação que consiste na colocação de etiquetas/dísticos ou placas metálicas, nos bens inventariados, com os códigos que os identifiquem;
d) Descrição – operação que consiste na identificação das características que apresentam os bens inventariados, qualidade e quantidade de cada elemento patrimonial, de modo a possibilitar a sua adequada identificação;
e) Avaliação – atribuição de um valor a cada elemento patrimonial inventariado de acordo com as regras e critérios de valorimetria legalmente aplicáveis.
Artigo 14.º
Elementos do inventário
1 - A elaboração de balanço integra os bens, os direitos e as obrigações da CCDRLVT, agrupados nas seguintes classes de elementos patrimoniais:
a) 4 Imobilizado – inclui designadamente, bens móveis, veículos e bens imóveis propriedade da CCDRLVT, considerados bens duradouros integrados no domínio privado, bem como os bens do Estado que lhe estejam afectos, a título precário ou sob a sua administração ou controlo, incluindo os bens do domínio público, estejam ou não afectos à sua actividade operacional;
b) 3 Existências – inclui os bens não duradouros ou de consumo corrente;
c) 2 Dívidas de e a terceiros – inclui designadamente, clientes e utentes, Estado e outros entes públicos e fornecedores;
d) 1 Disponibilidades – inclui designadamente, caixa e depósitos no Instituto de Gestão e Crédito Público.
2 - Os bens são considerados não duradouros ou duradouros consoante têm ou não consumo imediato, em regra, com uma duração útil estimada inferior ou superior a um ano, respectivamente.
3 - Considera-se bens do domínio privado ou público os imóveis, nomeadamente os prédios rústicos, urbanos e mistos, e os direitos a eles inerentes, de acordo com o disposto no Decreto-Lei n.º 477/80, de 15 de Outubro, integrando-se os primeiros na classe 301 e os segundos na classe 401 do classificador geral do CIBE.
4 - A classificação dos imóveis para efeitos de inventariação constitui uma referência para a entidade contabilística e não prevalece sobre a classificação para efeitos fiscais ou de ordenamento do território.
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Artigo 15.º
Suportes documentais
1 – Para a organização do inventário de base dos bens móveis, dos veículos e dos bens imóveis da CCDRLVT são adoptadas fichas de inventário, cujo conteúdo mínimo consta dos seguintes suportes documentais anexos ao presente Regulamento:
a)
Ficha de identificação ou de registo histórico, na qual se inscreve toda a informaçãorelevante para a caracterização do bem, tendo em conta a sua origem e as relações económico-financeiras que lhe estão associadas, com vista à sua inventariação, eventuais alterações e outros factos patrimoniais que ocorram ao longo do período de vida útil de cada bem do activo imobilizado (anexos F1 – CIME, F1 – CIVE e F1 - CIIDE);
b)
Ficha de inventário, na qual se regista o ordenamento sistemático e por grandes classesou tipos de bens referentes aos acréscimos, diminuições e outras alterações patrimoniais
(anexo F2 - CIBE);
c) Ficha de amortização, na qual se registam os decréscimos do valor contabilístico dos
bens, sofridos em função do tempo decorrido, do seu uso e obsolescência (anexo F3 -
CIBE).
2 - As fichas referidas no número anterior devem ser elaboradas e mantidas actualizadas, em suporte informático que permita, de forma automatizada, a obtenção dos seguintes suportes documentais, cujo conteúdo consta em anexo ao presente Regulamento:
a) No final de cada ano económico, mapa síntese dos bens inventariados (anexo F4 - CIBE), reflectindo, de forma agregada por grandes classes, por tipos de bens ou por qualquer outra forma, que venha a ser julgada conveniente, a variação dos elementos constitutivos do património afecto à CCDRLVT, referentes a acréscimos, diminuições e outras alterações patrimoniais;
b) Etiquetas de inventário para identificação dos bens (anexo F5 – Etiquetas);
c) Folha de carga (anexo F6 – Folha de carga) permanentemente actualizadas em conformidade com a afectação de bens aos serviços, com a identificação e descrição todos os bens existentes numa divisão, serviço, gabinete, sala, etc.
3 - A inventariação da documentação do centro de documentação é feita utilizando o mapa de registo de livros e material não livro, cujo conteúdo mínimo consta em anexo ao presente Regulamento (anexo F7 – Registo de livros).
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4 - A inventariação de existências de bens não duradouros (consumíveis) é feita, por natureza e tipo de bens, utilizando uma ficha de registo para a movimentação de existências, cujo conteúdo mínimo consta em anexo ao presente Regulamento (anexo F8 – Registo de existências).
5 – A inventariação dos equipamentos informáticos e dos equipamentos administrativos pelos responsáveis pelo seu armazenamento, é feita mediante preenchimento dos campos 1, 2.1, 2.3 a 2.8 e 3 das fichas de inventário referidas na alínea a) do número 1 como anexo I – F1 – CIME.
6 – A entrada e a saída de equipamentos informáticos e de equipamentos administrativos dos armazéns é documentada em fichas de entrega e recolha de equipamento, cujo conteúdo mínimo se encontra definido em anexo ao presente Regulamento (anexos F9 – Entrega de equipamento e F10 – Recolha de equipamento).
7 – O empréstimo e devolução de livros e material não livro do centro de documentação são registados em ficha cujo conteúdo mínimo se encontra definido em anexo ao presente Regulamento (anexos F11 – Entrega e devolução de documentação).
8 – A requisição de bens consumíveis ao economato é feita através de requisição interna cujo conteúdo mínimo se encontra definido em anexo ao presente Regulamento (anexos F12 – Requisição de material).
9 – Nos casos em que a recepção dos bens é assegurada pelos serviços requisitantes, a comunicação a que alude o número 4 do artigo 19.º é acompanhada de requisição interna de etiquetas, cujo conteúdo mínimo se encontra definido em anexo ao presente Regulamento (anexos F13 – Requisição de etiquetas).
10 – São ainda adoptadas, para a actualização da informação do inventário dos bens da CCDRLVT, fichas de transferência interna, fichas de abate, fichas de alienação, fichas para comunicação de outras ocorrências e fichas de cessão, transferência ou doação de bens nas situações referidas nos artigos 21.º e seguintes do presente Regulamento, cujos conteúdos mínimos constam em anexo ao presente Regulamento (anexos F14 – Transferência interna, F14 – Fichas de abate, F14 – Fichas de alienação, F14 – Fichas para comunicação de outras ocorrências e F14 – Fichas de cessão, transferência ou doação).
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11 – Sem prejuízo do conteúdo mínimo dos suportes documentais, referido nos números anteriores, a utilização de documentos de registo deve ser feita por comunicação informática, promovendo assim a integração dos diversos serviços da CCDRLVT:
12 – O arquivo da informação relativa ao inventário e cadastro deve ser feito preferencialmente em suportes informáticos, atentas as regras de segurança informática.
13 – Somente nos casos em que os meios informáticos não se revelem suficientes em determinado serviço é que o arquivo da informação relativa ao inventário e cadastro e a utilização de documentos do respectivo registo podem ser feitos em suporte físico.
Artigo 16.º
Códigos de classificação dos bens
1 - As fichas de inventário, referidas no artigo anterior, são elaboradas para os bens móveis, veículos e imóveis, tendo em conta o disposto no CIBE sobre a utilização dos códigos de actividade, do classificador geral e do número de inventário.
2 - Ocódigo da actividade respeita à nomenclatura da actividade a que o bem se encontra afecto, se aplicável, correspondendo ao código da estrutura das actividades constantes do orçamento e plano de actividades da CCDRLVT, identificando ainda, sempre que possível, a delegação sub-regional, a direcção de serviços ou outra unidade de serviço aos quais os bens estão afectos, de acordo com a codificação a estabelecer na base do organograma da CCDRLVT em vigor.
3 – O classificador geral referido no número 1 é o aprovado pela Portaria n.º 671/200, de 10 de Março, com uma estrutura composta por código de classe do bem, código do tipo do bem e código do bem, como se reproduz em anexo ao presente Regulamento (anexo F15 – CIME, F15 – CIVE, F15 – CIIDE).
4 – O número de inventário, constituído pelo menos por seis caracteres, é atribuído a cada um dos bens sequencialmente por ordem de entrada no sistema informático, salvo, no caso das fichas de existências, em que este campo se destina ao código utilizado na gestão de stocks e, no caso da inventariação dos livros e do material não livro do centro de documentação, em que este campo é preenchido pelo código da base nacional de registos bibliográficos.
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6 – Sem prejuízo do disposto no número 1, cuja codificação é da responsabilidade da SEP, os elementos patrimoniais são ainda codificados, na Scon, de acordo com a classificação orçamental e patrimonial constante do POCP, a classificação funcional aprovada pelo Decreto-Lei n.º 171/94, de 24 de Junho e a classificação económica das receitas e despesas, aprovada pelo Decreto-Lei n.º 26/2002, de 14 de Fevereiro.
7 – Sempre que o código funcional dos bens não for identificável, devem preencher-se os correspondentes campos com zeros.
Artigo 17.º
Identificação dos bens
1 – Para efeitos de inventariação:
a) Os bens móveis são identificados a partir da sua designação, marca, modelo e atribuição do respectivo código do classificador geral, número de inventário, ano e custo de aquisição, custo de produção ou valor de avaliação;
b) Os veículos identificam-se através da matrícula, da marca, modelo, combustível, cilindrada, atribuição do respectivo código do classificador geral, número de inventário, número do registo, tipo de veículo e ano e custo de aquisição, custo de produção ou valor de avaliação;
c) Os bens imóveis, identificam-se com a atribuição do respectivo código do classificador geral, número de inventário, indicação geográfica do distrito, concelho e freguesia e, dentro desta, a morada, confrontações, denominação do imóvel, se a tiver, identificação do respectivo domínio (público ou privado), da espécie de imóvel (urbano, rústico ou outros), natureza dos direitos de utilização, classificação, se for classificado, caracterização física (áreas, número de pisos, estado de conservação), ano de construção das edificações, inscrição matricial, registo na conservatória e custo de aquisição, custo de produção ou valor de avaliação;
d) Os bens não duradouros identificam-se pela sua designação, atribuição do respectivo código de gestão de stocks, ano e custo de aquisição, custo de produção ou valor de avaliação;
e) Os direitos e obrigações são identificados a partir dos documentos que os titulam, designadamente indicação da entidade devedora ou credora, montantes em dívida e ano a que estes se reportam.
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2 – Para efeitos de controlo, os bens são identificados, sempre que for possível, por meio de etiquetagem com a indicação do projecto e da fonte de financiamento no caso de terem sido financiados por fundos comunitários, o código do classificador geral, código do número de inventário e, se possível, o código da actividade, preferencialmente através de um código de barras.
3 - A localização das etiquetas de cada bem móvel encontra-se da seguinte forma: a) Regra geral: 1.º Lateral direita em cima;
2.º Frente direita em cima;
b) Excepções: Debaixo – cadeiras, calculadoras, teclados, telefones; Em cima (superfície lisa) – agrafadores, furadores.
4 – No caso dos bens que, pela sua natureza, não são etiquetáveis, a informação relativa à sua etiquetagem, obedecendo ao disposto no número 1, consta das respectivas fichas de inventário.
5 - Quando se verificar a deterioração de alguma etiqueta, o serviço ao qual o bem se encontra afecto deve comunicar o facto à DSCGAF, com vista à respectiva substituição pela SEP.
6 – Sempre que possível, aos imóveis na posse e administração da CCDRLVT ser-lhes-ão afixadas placas de identificação com indicação de “Património do Estado”.
7 – Para os bens imóveis, deve ainda existir uma fotografia associada à respectiva ficha de inventário, que permita a geo-referenciação dos mesmos, a qual associada, nos casos em que se justifique, aos respectivos documentos de titularidade e de registo, bem como às demais peças escritas e desenhadas, permite a sua devida identificação.
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CAPÍTULO IV
DAS FASES DO INVENTÁRIO
SECÇÃO I
FASES DO INVENTÁRIO
Artigo 18.º Fases do inventário
1 - As fases do inventário dos bens incluídos no presente Regulamento compreendem a aquisição, a administração e o abate.
2 - O processo de aquisição dos bens da CCDRLVT obedece ao regime jurídico e aos princípios gerais de realização de despesas em vigor, bem como aos métodos e procedimentos estabelecidos na respectiva norma de controlo interno.
3 - A administração compreende a afectação, a conservação, a actualização dos dados e a transferência.
4 - O abate compreende a saída do bem do cadastro e inventário da CCDRLVT, por motivos definidos no artigo 25.º.
SECÇÃO II AQUISIÇÃO
Artigo 19.º Aquisição
1 - A aquisição é da responsabilidade dos serviços com competência para o efeito, adiante designados como serviços requisitantes, devendo ter cabimento no orçamento atribuído e ser justificada quanto à sua economia, eficiência e eficácia.
2 - O tipo de aquisição dos bens é registado nas fichas de individuais de identificação e de inventário dos bens, de acordo com os seguintes códigos, aos quais se adita o dígito “1” ou “2” consoante se trate de aquisição em “estado novo” ou em “estado de uso”:
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b) 02 – Aquisição por cessão a título definitivo;
c) 03 – Aquisição por transferência, troca ou permuta; d) 04 – Aquisição por expropriação;
e) 05 – Aquisição por doação, herança, legado ou perdido a favor do Estado; f) 06 – Aquisição por dação em cumprimento;
g) 07 – Locação;
h) 08 – Aquisição por reversão; i) 09 – Outros.
3 – Após requisição interna ou informação técnica dos serviços requisitantes, devidamente autorizada pelos dirigentes máximos das respectivas unidades orgânicas e cabimentação orçamental das despesas relativas a aquisições, compete à SEP proceder à correspondente requisição externa oficial, recepção dos bens, bem como sua inventariação e etiquetagem e à Scon o registo dos compromissos assumidos e das dívidas contraídas.
4 – Caso a recepção de bens seja assegurada pelos serviços requisitantes, devem ser elaboradas fichas de inventário nos termos definidos no número 5 do artigo 15.º, as quais, no prazo de 3 dias úteis, são comunicadas à DGFP, para efeitos de imediata emissão das respectivas etiquetas, a afixar aos bens adquiridos pelo serviço requisitante.
5 - Caso a aquisição tenha sido celebrada por escritura de compra e venda, será este o documento que dá origem à elaboração da correspondente ficha do inventário, com as condicionantes em matéria de contabilização expressas no número 3.
6 – À recepção das facturas ou documentos de idêntica natureza relativos à aquisição de bens corresponde a devida classificação patrimonial e registo da sua liquidação pela SCon, que igualmente procede ao seu pagamento de acordo com as disponibilidades de tesouraria e decisões de gestão que sobre as mesmas forem emanadas.
Artigo 20.º
Registo de propriedade
1 - Após a aquisição de qualquer prédio a favor da CCDRLVT, deve proceder-se à inscrição matricial e ao averbamento do registo, na competente repartição de finanças e na conservatória do registo predial, respectivamente.
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2 - O registo define a propriedade do bem, implicando a inexistência do mesmo a impossibilidade da sua alienação ou da sua efectiva consideração como integrante do património da CCDRLVT, só se procedendo à respectiva contabilização após o cumprimento dos requisitos necessários à regularização da sua titularidade, sendo, até lá, devidamente explicitada a situação em anexo às demonstrações financeiras.
3 - Os bens sujeitos a registo são, além de todos os bens imóveis, os veículos automóveis, sendo os respectivos registos da responsabilidade da SEP.
4 - Estão ainda sujeitos a registo todos os factos, acções e decisões previstas nos artigos 11.º e 12.º do Decreto-Lei n.º 277/95, de 25 de Outubro e demais legislação aplicável.
5 - Cada prédio, rústico, urbano ou misto, deve dar origem a um processo, o qual deve incluir escritura, auto de expropriação, certidão do registo predial, caderneta matricial e planta de localização, contendo os elementos necessários à sua inequívoca identificação geográfica.
6 - Os terrenos subjacentes a edifícios e outras construções, mesmo que venham a ser adquiridos em conjunto e sem indicação separada de valores, devem, salvo disposição legal em contrário, ser objecto da devida indicação separada de valores, bem como de autonomização em termos de fichas do inventário, tendo em vista a subsequente contabilização nas adequadas contas patrimoniais.
SECÇÃO III ADMINISTRAÇÃO
Artigo 21.º
Afectação e transferência
1 - Os bens móveis são afectos aos serviços utilizadores, mediante autorização da Presidência da CCDRLVT ou do dirigente com competência delegada para o efeito, acrescendo à folha de carga respectiva.
2 - A transferência de bens móveis entre salas, gabinetes, secções, divisões, departamentos, etc., pode ser efectuada mediante autorização do responsável máximo da DSCGAF.
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3 – Para efeitos de transferência de bens, o serviço cedente preenche ficha de transferência interna referida no número 10 do artigo 15.º a qual, após validação pelos responsáveis dos serviços cedente e receptor, deve ser de imediato encaminhada para a DSCGAF.
4 – Após autorização do documento de transferência, a SEP deve diligenciar a correspondente movimentação dos bens no prazo máximo de 3 dias úteis, procedendo ainda à consequente alteração das fichas de inventário dos bens em causa, bem como das folhas de carga respeitantes aos serviços envolvidos.
Artigo 22.º Actualização
1- No caso de existência de grandes reparações, beneficiações, valorizações ou desvalorizações, excepcionais, por razões inerentes ao próprio bem ou por variação do seu preço de mercado, estas devem ser comunicadas no prazo máximo de 5 dias úteis à DSCGAF, para efeitos de registo contabilístico e actualização das respectivas fichas de individuais de identificação e de inventário, através da designação:
AV – Acréscimo de vida útil;
GR – Acréscimo de valor com ou sem acréscimo de vida útil, por força de grandes reparações ou beneficiação;
DE – Desvalorização excepcional, por razões de obsolescência, deterioração, etc.; VE – Valorização excepcional, por razões de mercado.
2 - No âmbito da gestão dinâmica do património devem ser adoptados os seguintes procedimentos:
a) As fichas do inventário são mantidas permanentemente actualizadas, devendo para o efeito todos os serviços da CCDRLVT colaborarem com os serviços da DSCGAF nos termos definidos no presente Regulamento;
b) A Scon procede à realização periódica de reconciliações entre os registos das fichas do imobilizado e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições, de alterações patrimoniais e das amortizações acumuladas;
c) A SEP procede periodicamente à verificação física dos bens do activo imobilizado, de preferência por leitura óptica, devendo proceder às regularizações a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
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Artigo 23.º
Guarda e conservação de bens
1 - Cada serviço responsável pela guarda e conservação dos respectivos bens que lhe estão afectos deve participar superiormente:
a) A necessidade de reparação ou conservação de bens;
b) O desaparecimento de bens e qualquer facto relacionado com o seu estado operacional ou de conservação, sem prejuízo de eventual apuramento de responsabilidades;
c) A incorrecta utilização ou desvio de bens, independentemente do responsável ter sido o seu utilizador ou não e do apuramento posterior de responsabilidades.
2 – A necessidade de reparação ou conservação deve ser comunicada à DSCGAF, que promoverá, através da SEP, as diligências necessárias.
Artigo 24.º Seguros
1 - Todos os bens móveis e imóveis da CCDRLVT podem estar adequadamente segurados de acordo com decisão da Presidência da CCDRLVT sobre proposta, devidamente fundamentada, do responsável pela DSCGAF.
2 – Exceptuam-se do disposto no número anterior os bens que, por força da lei, devem estar sempre segurados, competindo à SEP zelar pela actualização dos respectivos seguros.
SECÇÃO IV ABATE
Artigo 25.º Abate
1 - As situações susceptíveis de originarem abates são as seguintes: a) Alienação;
b) Furtos, extravios e roubos; c) Destruição;
d) Cessão;
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f) Troca;
g) Transferência; h) Incêndio.
2 - Os abates de bens ao inventário devem constar das respectivas fichas de individuais de identificação e de inventário de acordo com os seguintes códigos:
a) 01 – Alienação a título oneroso; b) 02 – Alienação a título gratuito; c) 03 – Furto/roubo;
d) 04 – Destruição ou demolição;
e) 05 – Transferência, troca ou permuta; f) 06 – Devolução ou reversão;
g) 07 – Sinistro e incêndio; h) 08 – Outros.
3 - Quando se tratar de alienação, o abate é registado com a respectiva escritura de compra e venda ou documento de idêntica natureza.
4 - Nos casos de furtos, extravios e roubos ou de incêndios, basta a certificação por parte da SEP para se poder proceder ao seu abate, sem prejuízo da comunicação da ocorrência pela DSCGAF à Presidência da CCDRLVT, à autoridade policial competente e verificadas as disposições contidas no capítulo VI do presente Regulamento.
5 - No caso de abatimentos por incapacidade do bem, devem os serviços responsáveis apresentar a correspondente proposta à presidência da CCDRLVT, mediante elaboração de auto de abate, devidamente validado pelo responsável máximo do serviço.
6 - Sempre que um bem seja considerado obsoleto, deteriorado ou depreciado, deve ser elaborado auto de abate.
7 – O documento de abate, referido nos números anteriores, contem, entre outras, a informação de justificação do mesmo, o código de identificação do bem, o valor de aquisição inicial, a data de aquisição e ou data de entrada em funcionamento, o valor contabilístico à data do abate e o valor obtido na alienação, sempre que aplicável, devendo para o efeito utilizar-se o modelo identificado como ficha de abate no número 10 do artigo 15.º.
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8 – O auto de abate acompanha sempre a movimentação do bem até ao respectivo abate, o qual é acompanhado pela SEP que, após a correspondente actualização física do inventário, o comunica à Scon para proceder aos devidos registos contabilísticos.
Artigo 26.º Formas de alienação
1 - A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado é efectuada em hasta pública, por concurso público, negociação directa ou outra forma quando norma regulamentar ou decisão
expressamente o preveja em conformidade com as disposições legais aplicáveis.
2 - Caso não seja celebrada escritura de compra e venda, é elaborado um auto de alienação, onde são descritos os bens alienados e respectivos valores de alienação, devendo para o efeito utilizar-se o modelo identificado como ficha de alienação no número 10 do artigo 15.º.
Artigo 27.º Processo de alienação
1 - Compete à DGFP coordenar o processo de alienação dos bens que sejam classificados de dispensáveis.
2 - Só podem ser alienados bens mediante decisão da presidência da CCDRLVT na sequência de informação elaborada pela DGFP, tendo em conta as disposições legais aplicáveis.
3 - O processo de alienação pode ser desencadeado pelos diversos serviços, mediante elaboração de proposta de alienação devidamente validada pelo dirigente máximo do serviço, que a encaminha para a DSCGAF.
4 – Imediatamente após a alienação de bens, a SEP e a Scon procedem em conformidade com o processo normal de abate de bens, por forma a actualizar física e financeiramente a situação do património da CCDRLVT, evidenciando esta correctamente a alienação, com a identificação das mais ou menos valias do equipamento alienado e a emissão de correspondente nota de lançamento.
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Artigo 28.º
Furtos, roubos e incêndios
1 - No caso de se verificarem furtos, roubos, incêndios ou extravios, compete ao responsável do serviço onde se verificar o furto, roubo ou incêndio, com a colaboração da DGFP, elaborar relatório e auto de ocorrência, indicando designadamente os bens, respectivos números de inventário e valores dos bens desaparecidos, devendo para o efeito utilizar-se o modelo identificado como ficha de participação de ocorrência no número 10 do artigo 15.º.
2 – Mediante o relatório e o auto de ocorrência, a indexar às fichas de identificação dos correspondentes bens, a SEP e a Scon devem, sem prejuízo do disposto no n.º 4 do artigo 25.º, proceder às actualizações devidas nas fichas de identificação e de inventário e ao abate contabilístico respectivamente.
Artigo 29.º Extravio e destruição
1 - Compete ao responsável do serviço onde se verificar o extravio ou destruição de bens ou de marcas identificativas do bem, comunicar por escrito o sucedido à DSCGAF sem prejuízo do apuramento de posteriores responsabilidades.
2 - Caso se apure o funcionário responsável pelo extravio ou destruição de bens, a CCDRLVT deve ser indemnizada de forma a se poder adquirir outro que o substitua, sem prejuízo, se for caso disso, de instauração do competente processo disciplinar.
3 – Após esgotadas todas as possibilidades de resolução interna das situações de extravio de bens e informação sobre a ocorrência à presidência da CCDRLVT, deve a DSCGAF participar às autoridades competentes.
Artigo 30.º
Cedências, transferências e doações
1 – A cedência de bens imóveis é feita mediante protocolo ou escritura a celebrar entre as partes, atentas as normas legais em vigor.
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2 - No caso de cedência temporária ou definitiva de bens móveis ou veículos ou ainda de doação de bens a outras entidades deve a DGFP elaborar auto de acordo com modelo identificado como ficha de cedência, transferência ou doação no número 10 do artigo 15.º, atentas as normas e legislação aplicável, bem como autorização da presidência da CCDRLVT.
3 – Os bens cedidos temporariamente a entidades abrangidas pela aplicação do POCP ou por qualquer plano oficial de contas sectorial passam, até ao termino do período de cedência, a ser contabilizados no balanço da entidade beneficiária da cedência, não obstante durante esse período o bem continue a integrar o inventário da CCDRLVT.
3 – A cedência plena ou definitiva segue as regras do abate.
CAPÍTULO V
DA VALORIMETRIA E GESTÃO DO PATRIMÓNIO
SECÇÃO I INVENTÁRIO INICIAL
Artigo 31.º
Princípios e regras de inventariação
1 – No inventário inicial aplicam-se as regras de valorimetria consideradas no presente Regulamento que melhor se ajustem ao conhecimento e informação disponível, relativamente a cada bem, direito e obrigação a inventariar.
2 – A inventariação dos veículos pressupõe a existência de título de utilização válido e juridicamente regularizado, tanto no caso em que confira a posse como no caso em que confira o direito de utilização a favor da entidade contabilística.
3 – A inventariação dos bens imóveis pressupõe também a devida regularização, tanto no caso em que confira a posse como no caso em que confira o direito de utilização a favor da entidade contabilística.
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4 – Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição e inventariação até ao seu abate, o qual, regra geral, ocorre no final da vida útil, também designada de vida económica.
5 – Os bens que evidenciem ainda boas condições de funcionamento e que se encontrem totalmente amortizados devem ser, sempre que se justifique, objecto de avaliação, sendo-lhes fixado um novo período de vida útil esperado.
6 – Nos casos em que não seja possível apurar o ano de aquisição ou de produção dos bens, adopta-se o ano de inventário inicial, para se estimar o período de vida útil dos bens que corresponde ao período de utilização durante o qual se amortiza totalmente o seu valor.
7 – Nos casos em que houver lugar a avaliações devem ser respeitadas as seguintes regras: a) As avaliações dos bem móveis devem basear-se nos preços correntes de mercado, ao seu
valor actual, considerando este o valor do bem no seu estado novo e, se for o caso, deduzido da depreciação até à data de elaboração de balanço inicial;
b) As avaliações dos equipamentos de transporte devem basear-se no valor comercial à data de elaboração de balanço inicial, considerando valor comercial o menor valor obtido pela consulta a duas revistas da especialidade, sem prejuízo da majoração acrescida de grandes reparações efectuadas nos dois últimos anos;
c) As avaliações dos bens imóveis devem basear-se em critérios técnicos adequados que as fundamentem, sem prejuízo da previsão do período de vida útil futuro do imóvel, bem como do seu valor residual, o que será tido em conta para efeitos de amortização, se a este o bem estiver sujeito.
8 – A valorização do património da CCDRLVT é feita de acordo com o disposto no presente Regulamento, os critérios valorimétricos definidos no POCP e demais normas legais em vigor.
V T 00. 00 SECÇÃO II IMOBILIZADO Artigo 32.º Regras de valorimetria
1 - O activo imobilizado, incluindo os investimentos adicionais ou complementares para o colocar em condições de utilização, deve ser valorizado pelo custo de aquisição ou pelo custo de produção.
2 - O custo de aquisição e o custo de produção dos elementos do activo imobilizado devem ser determinados de acordo com as seguintes definições:
a) Considera-se como custo de aquisição de um activo imobilizado o obtido pela soma do respectivo preço de compra adicionado aos gastos suportados directa ou indirectamente para o colocar no seu estado actual e local de funcionamento;
b) Entende-se por custo de produção de um bem a soma dos custos directos suportados para o produzir, colocar no estado em que se encontra e no local de armazenagem;
c) Entende-se por custos directos a soma dos custos com a mão-de-obra, matérias-primas e outros materiais directamente consumidos e de outros gastos gerais de fabrico.
3 - Os custos de distribuição, administração geral e financeiros não são incorporados no custo de produção.
4 – Quando se trate de activos do imobilizado obtidos a título gratuito ou que se desconheça o seu valor de aquisição ou de produção, deve considerar-se o valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial definidos nos termos legais ou, caso não exista disposição aplicável, o valor resultante da avaliação segundo critérios técnicos que se adeqúem à natureza desses bens, devendo o mesmo ser explicitado nos anexos às demonstrações financeiras.
5 - No caso de transferências de activos entre entidades abrangidas pelo POCP ou outro plano oficial de contas da administração pública sectorial, o valor a atribuir será o valor constante nos registos contabilísticos da entidade de origem, desde que em conformidade com os critérios de valorimetria estabelecidos no POCP, salvo se existir valor diferente do fixado no diploma que autorizou a transferência ou, em alternativa, valor acordado entre as partes e sancionado pela entidade competente.
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6 - Caso os critérios nos números anteriores não sejam exequíveis, o imobilizado assume o valor zero ou, se for o caso, o valor com que o mesmo se encontra segurado, tendo em conta o regime de amortizações previsto no presente Regulamento e demais legislação aplicável.
7 – Nos casos em que o imobilizado assume o valor zero, este é mantido até o bem ser objecto de uma grande reparação, assumindo, então, o montante desta.
8 - Na impossibilidade de valorização dos bens, devem os mesmos ser identificados no anexo às demonstrações financeiras e justificada aquela impossibilidade.
9 - Como regra geral, os bens de imobilizado não são susceptíveis de reavaliação, salvo se existirem normas que a autorizem e que definam os respectivos critérios de valorização.
10 – A valorização dos bens do domínio público deve ser efectuada, sempre que possível, ao custo de aquisição ou ao custo de produção, devendo nos casos restantes aplicar-se-lhes o disposto no número 5.
Artigo 33.º Alteração de valor
1 - Todos os bens susceptíveis de alteração do valor, designadamente por motivos de grandes reparações, sujeitos ou não às regras de amortização, devem constar do inventário pelo seu valor actualizado.
2 – Para efeito dos respectivos registos contabilísticos pela Scon, devem, em caso de dúvida, considerar-se grandes reparações aquelas cujo custo exceda 30% do valor patrimonial líquido do bem, atento o critério de materialidade definido no n.º 8 do artigo seguinte.
Artigo 34.º
Amortizações e reintegrações dos bens
1 - Quando os elementos do activo imobilizado tiverem uma vida útil limitada, ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse período, sem prejuízo das excepções consignadas no presente Regulamento e no CIBE.
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2 - As amortizações de bens do imobilizado obedecem ao disposto no classificador geral, aprovado pela Portaria n.º 671/2000, de 17 de Abril e demais normativos legais em vigor.
3 - As amortizações dos elementos do activo imobilizado sujeitos a depreciação ou deperecimento são considerados como custo.
4 - O método de cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes, devendo as alterações a esta regra ser explicitadas nas notas ao balanço e à demonstração de resultados.
5 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortização aceite como custo do exercício determina-se aplicando aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas na lei, pelo que o valor anual de amortização é igual ao valor de aquisição do bem (acrescido do valor de grandes reparação ou de reavaliação permitidas por lei) multiplicado pela taxa anual de amortização.
6 - A fixação de quotas diferentes das estabelecidas na lei para os elementos do activo imobilizado corpóreo adquirido em segunda mão, é determinada pela presidência da CCDRLVT, sob proposta devidamente fundamentada do responsável pela DSCGAF.
7 - Os bens adquiridos em estado de uso, sujeitos a desgaste anormal ou sujeitos a grandes reparações e beneficiações, que aumentem o seu valor e ou a duração provável da sua vida útil, são amortizados de acordo com a seguinte fórmula:
A = V/N Em que:
A - Valor da amortização a aplicar;
V - Valor contabilístico actualizado ou resultante de avaliação; N - Número de anos de vida útil estimada.
8 - Em regra, são totalmente amortizados no ano de aquisição ou produção os bens sujeitos a depreciação, em mais de um ano económico, cujos valores unitários não ultrapassem 80% do índice 100 da escala salarial das carreiras do regime geral do sistema remuneratório da função pública, reportado ao ano de aquisição e arredondado para a unidade de euros inferior.
9 - Para efeitos de controlo, os bens totalmente amortizados no ano de aquisição, nos termos do número anterior, devem manter-se em inventário até ao seu abate.
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10 - As despesas de instalação, bem como as de investigação e de desenvolvimento, devem ser amortizadas no prazo máximo de cinco anos.
11 - A amortização dos elementos do activo imobilizado é considerada como extraordinária enquanto estes não entrarem em funcionamento.
12 – No ano em que se verificar o início de utilização dos bens deve aplicar-se a taxa anual prevista no classificador geral correspondente ao número de meses contados a partir da sua entrada em funcionamento.
13 - No ano em que se verificar a transmissão, a alienação ou o abate dos bens deve, de igual modo, calcular-se a amortização correspondente ao número de meses decorridos após a última
amortizaçãoanual.
14 - Os bens adquiridos através da celebração de contratos de locação estão sujeitos ao regime de amortizações previsto no presente Regulamento e devem ser registados no inventário do seguinte modo:
a) Após a celebração do contrato, devem ser registados no inventário pelo valor correspondente ao custo do bem;
b) As amortizações anuais relacionadas com a vida útil dos bens seguem a regra das quotas constantes;
c) Se não existir certeza razoável de que o locatário opte pela titularidade do bem no final do contrato, o bem locado deve ser amortizado durante o período do contrato, se este for inferior ao da vida útil;
d) No final do contrato, se o locatário não exercer a opção de compra, devolve os bens ao locador e procede ao seu abate no inventário;
e) No final do contrato, se o locatário exercer a opção de compra e os bens tiverem vida útil, permanecem no inventário e seguem as regras do presente diploma.
14 – Deve ser elaborado um mapa de amortizações para cada bem sujeito a depreciação, o qual é anexado à ficha cadastral do bem.
V T 00. 00 Artigo 35.º Desvalorizações excepcionais
1 - Quando, à data do balanço, os elementos do activo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada a sua vida útil, tiverem um valor inferior ao registado na contabilidade, devem ser objecto de amortização correspondente à diferença, se for de prever que a redução desse valor seja permanente.
2 - As amortizações extraordinárias referidas no número anterior não devem ser mantidas se deixarem de existir os motivos que as originaram.
Artigo 36.º
Controlo e gestão de bens
1 - Os elementos de base a utilizar no controlo e gestão dos bens são os enunciados nos números 1 a 3 do artigo 15.º .
2 - O controlo e a gestão dos bens devem ser assegurados pela DGFP mediante:
a) Controlo mensal do inventário, através de selecção de amostragem aleatória de serviços, cujos bens serão sujeitos a verificação com a informação constante das respectivas fichas; b) Controlo mensal dos processos de aquisições, seleccionados aleatoriamente para
confronto entre procedimentos automáticos e processos documentais ao nível de arquivo de informação por parte da SEP e da Scon;
c) Controlo trimestral de transferências de imobilizado, através de selecção de amostragem aleatória de serviços, para controlo físico de imobilizado sob a sua responsabilidade e o processo documental que valida a aprovação de movimentação de bens ao nível da gestão de imobilizado;
d) Circulação semestral do imobilizado em posse dos serviços, para confronto entre os pedidos destes e os respectivos registos efectuados no sistema informático de gestão do imobilizado.
2 – No âmbito do controlo e da gestão dos bens, compete à SEP:
a) Efectuar trimestralmente testes por amostragem com o objectivo de proceder à verificação física dos bens do activo imobilizado, de preferência por leitura óptica, e validar o estado de equipamento que constitui o imobilizado da CCDRLVT;
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b) Propor, se for o caso, a reparação de bens, após verificação dos contratos de manutenção ou de garantia dos bens a reparar, bem como o registo das anomalias detectadas nas respectivas fichas de inventário dos bens em causa;
c) Proceder à recepção dos bens reparados.
3 – No âmbito do controlo e da gestão dos bens, compete à Scon:
d) Efectuar trimestralmente testes por amostragem com o objectivo de validar a correspondência entre os registos das fichas de inventário dos bens e os correspondentes registos contabilísticos;
e) Proceder mensalmente à verificação dos códigos e classificação orçamental e patrimonial dos bens com os registados informaticamente face à aplicação da legislação em vigor.
4 - O controlo e a gestão dos livros e material não livro, dos equipamentos informáticos e dos equipamentos administrativos não afectos aos serviços devem ser assegurados pelos responsáveis designados para o efeito, competindo-lhes, mensalmente, proceder à respectiva verificação com a informação constante das respectivas fichas, por utilização de testes de amostragem, de forma a que, ao longo do ano, sejam contados todos os bens.
5 – O controlo e gestão dos veículos são assegurados pela SEP nos termos definidos no Decreto-Lei n.º 170/2008, de 25 de Agosto e demais legislação aplicável.
6 – Das inconformidades e irregularidades apuradas na sequência do disposto nos números anteriores deve a DGFP elaborar relatório anual sucinto com vista à tomada de decisão superior sobre os procedimentos de correcção a adoptar.
SECÇÃO III EXISTÊNCIAS
Artigo 37.º
Regras de valorimetria
1 - As existências são valorizadas ao custo de aquisição ou ao custo de produção, sem prejuízo das excepções adiante consideradas.
2 - O custo de aquisição e o custo de produção das existências devem ser determinados de acordo com as definições adoptadas para o imobilizado.
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3 - Se o custo de aquisição ou o custo de produção for superior ao preço de mercado, é este o utilizado.
4 - Quando, na data do balanço, haja obsolescência, deterioração física parcial, quebra de preços, bem como outros factores análogos, deve ser utilizado o critério referido no número anterior.
5 – No caso dos bens adquiridos para a produção, o preço de mercado corresponde ao correspondente custo de reposição.
6 - Os métodos de custeio das saídas de armazém a adoptar são o custo específico ou o custo médio ponderado.
Artigo 38.º
Provisões para quebras e perdas
Relativamente às situações previstas nos n.os 3 e 4 do artigo anterior, as diferenças são expressas
por uma provisão para depreciação de existências, a qual será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que a originaram.
Artigo 39.º
Controlo e gestão de existências
1 - Os elementos a utilizar no controlo das existências são as fichas de registo para a movimentação de existências, referidos no n.º 4 do artigo 15.º.
2 - Os registos nas fichas para a movimentação de existências são feitos pelo responsável pelo armazém, ao qual compete a sua actualização pelo sistema de inventário permanente, bem como a gestão de stocks adequada à salvaguarda de ruptura dos mesmos.
3 - O controlo e a gestão das existências deve ser assegurado pela SEP, à qual compete, semanalmente, proceder à respectiva inventariação física, por utilização de testes de amostragem, devendo, ao longo do ano, serem contados todos os bens.
4 – Em caso de irregularidade apurada na sequência do disposto no número anterior devem ser apuradas as respectivas responsabilidades e proceder-se às devidas actualizações, se for o caso.
00. 00 SECÇÃO IV DÍVIDAS DE E A TERCEIROS Artigo 40.º Regras de valorimetria
As dívidas de e a terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos que as titulam.
Artigo 41.º
Provisões para devedores duvidosos
1 – À semelhança do que acontece com as outras provisões, as que respeitam a riscos e encargos resultantes de dívidas de terceiros não devem ultrapassar as necessidades.
2 – O montante anual acumulado de provisão para cobertura das dívidas referidas no número anterior é determinado de acordo com as seguintes percentagens:
a) 50% para dívidas em mora há mais de 6 meses e menos de 12 meses; b) 100% para dívidas em mora há mais de 12 meses.
Artigo 42.º
Controlo e gestão de dívidas de e a terceiros
1 - Os elementos a utilizar no controlo das dívidas de e a terceiros são os documentos que as titulam, designadamente facturas por pagar e guias de receita por arrecadar;
2 - O controlo e a gestão das dívidas de e a terceiros deve ser assegurado pela DGFP à qual compete, semanalmente proceder à actualização da respectiva inventariação, com identificação das razões do respectivo não pagamento ou não recebimento e levantamento de soluções adequadas à satisfação das mesmas.
3 – Das situações apuradas no número anterior deve ser elaborado documento de síntese a apuradas as respectivas responsabilidades se for o caso.
